Evolutie van analoge post naar digitale big bang
Presentatie WGA 4 april 2011 Willem Broekhuis Hoofd DIV
Wat en waarover bij het Erasmus MC
Van een papieren naar een digitaal personeelsdossier De Medisch Ethische Toetsings Commissie METC Het digitale studentendossier Hybride werkwijze archief Raad van Bestuur Handboek vervanging
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
2
Erasmus MC in perspectief
Nederland populatie: 16.000.000 Rotterdam: havenstad populatie:
600.000
Erasmus MC: medewerkers: 10.000
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
3
Gezondheidszorg in Nederland: feiten & cijfers
Totaal aantal Ziekenhuizen: algemeen universitair medische centra
104 96 8
Erasmus MC = Grootste Universitair Medisch Centrum in Nederland
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
4
Geschiedenis
Oprichting Medische Faculteit Rotterdam
1966
Fusie Dijkzigt Ziekenhuis + Sophia Kinderziekenhuis:
1971
Academisch Ziekenhuis Rotterdam Fusie Medische Faculteit Rotterdam + Economische Hoge School: Erasmus Universiteit Rotterdam
1973
Fusie Academisch Ziekenhuis Rotterdam + Daniel den Hoed Kliniek
1995
Fusie Academisch Ziekenhuis Rotterdam + Faculteit der Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen van de Erasmus Universiteit Rotterdam: Erasmus MC
4 april 2011
2003
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
5
Erasmus MC: feiten & cijfers
Medewerkers
10.000
Medische en wetenschapplijke staf
1.500
Verpleegkundig personeel
2.200
Studenten Geneeskunde
2.550 2.000
Beleid en Management voor de Gezondheidszorg 550 Medisch specialistenopleidingen
28
Totaal budget
€ 1.074.149
Bedden
1.200
Polikliniekbezoeken per jaar
500.000
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
6
Kerntaken
Wetenschappelijk onderzoek
Onderwijs Patiëntenzorg Basiszorg
1/3
Topklinisch Topreferent Van molecuul tot patiënt - van patiënt tot samenleving 4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
7
Nieuwbouw: impressie 2020
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
8
2/3
Van een papieren naar een digitaal PD
Aanleiding Gedecentraliseerde personeel en organisatie functie; Grondslag reorganisatie onder de titel “Beter Besturen” Centrale DIV-functie voor de personeelsdossiers Logistiek probleem: Verspreide ligging decentrale personeelsafdelingen Nieuwbouw: geen tot weinig archiefruimte Schaduw dossiervorming
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
9
Overgang van CORSA 6.3 naar 7.1
Bilateraal: Directeur Informatie en Directeur Personeel Parallel met Elektronisch Patiëntendossier Tijd en plaats onafhankelijk informatie beschikbaar hebben Besluit stuurgroep concernsystemen tot het uitvoeren van een pilot Pilot bij één cluster: Cluster 3 Cluster is gehuisvest op de linker maasoever
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
10
CORSA 6.3
POST (Documentregistratie) ARCH (Dossierbeheer) LYST (Rapportage) ABIS (Archiefbeschrijving en Inventarisatie) Maatwerkkoppeling met Personeelsinformatiesysteem PERSIS: PERSIS is een personeelsinformatiesysteem dat onderdeel uitmaakt van het Ziekenhuis Informatie Systeem. (Leverancier was HISCOM nu I-SOFT )
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
11
Overgang CORSA 7.1
POST (Documentregistratie) ARCH (Dossierbeheer) LYST (Rapportage) ABIS (Archiefbeschrijving en Inventarisatie) SCAN (Digitaliseren) DMS (DMS-userinterface incl. Office-integratie) WEBZ (Web-userinterface) Import (Import document-, dossier- en persoonsgegevens) Aangepaste maatwerkkoppeling met PERSIS
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
12
Projectgroep elektronisch personeelsdossier
Ingesteld door Stuurgroep Concernsystemen Samenstelling; Projectleider Directie Informatie Unithoofd Personeelsadministratie Directie Personeel Vertegenwoordiger namens de managers Clusterbureaus Vertegenwoordiger Personeelsadviseurs Hoofd DIV
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
13
Werkgroepen 1
Werkgroep Inhoud; Projectleider (voorzitter) Personeelsadviseurs Assistent personeelsadviseurs Manager Clusterbureau Hoofd DIV Applicatiebeheerder CORSA
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
14
Werkgroepen 2
Werkgroep Informatica Projectleider (voorzitter) Databaseadministrator Netwerkbeheer
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
15
Werkgroep Inhoud
Definitie personeelsdossier heroverwegen Indeling personeelsdossier Autorisatie: Wie mag wat zien Wie mag wijzigingen aanbrengen in registraties Opstellen Richtlijnen elektronisch Personeelsdossier De richtlijn wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur na instemming van de Ondernemingsraad
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
16
Werkgroep Informatica
Server-capaciteit Inrichting database Netwerkbelasting Koppeling met Personeelsinformatiesysteem: Synchronisatie Import van in bulk gescande documenten
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
17
Indeling personeelsdossier 1
Vaststelling door de werkgroep 1 Hoofddossier 17 Subdossiers
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
18
Indeling personeelsdossier 2
Hoofddossier Identiteitsgegevens Sollicitatiebescheiden
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
19
Indeling personeelsdossier 3
Subdossiers: 1. Aanstellingsgegevens
11. Verlof
2. Bekwaamheid
12. Arbeidsongeschiktheid
3. Jubileum
13. Zorgverzekering
4. Functiewaardering
14. Overige correspondentie
5. Jaargesprekken
15. Vertrouwelijk
6. Beoordeling
16. Werkdossier Personeelsadviseur
7. Gratificaties e.d.
17. Werkdossier Leidinggevende
8. Pensioen 9. Opleiding en Studie 10. Reiskosten e.d.
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
20
Leen en inzage bevoegdheden papier
Vrije toegang via DIV directie personeel Medewerkers decentrale personeelsafdelingen bij de clusters Leidinggevenden Arbeidsjuristen DIV directie personeel Directie Personeel
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
21
Autorisaties elektronisch PD 1
Geen vrije toegang maar een toegang op basis van een rol Rol geautoriseerd op hoofd en subdossier niveau
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
22
Autorisaties elektronisch PD 2
Toegang tot het digitale dossiers op basis van de rol van:
(Sub)dossiers:
Leidinggevende
0 t/m 15 en 18
Personeelsadviseurs
0 t/m 15 en 17
Assistent Personeelsadviseurs
0 t/m 4, 6 t/m 15 en 17
Project medewerkers Manager Clusterbureau
2, 7
Salarisadministratie
1, 7, 8, 9, 10, 12 en 15
Directie Personeel: Arbeidsjuristen Team Sociale Regelingen
0 t/m 4 en 6 t/m 15
Medewerkers
0 t/m 16
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
23
Inrichting door applicatiebeheer 1
Structuur en omvang van de organisatie: 650 afdelingen en 650 leidinggevende Autoriseren van de rollen Toegang van de medewerkers tot hun eigen dossier
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
24
Inrichting door applicatiebeheer 2
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
25
Inrichting door applicatiebeheer 3
Inrichting binnen CORSA: Eerst vrije gedachte op basis huidige werkwijze Op basis van de functionaliteiten van CORSA Stap voor stap Wat doet CORSA bij POST enz.
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
26
Inrichting door applicatiebeheer 4
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
27
Scannen uitbesteden of zelf doen
Zelfdoen
Uitbesteden
Vrij maken personeel
Kosten
Dossiers op twee locaties
Vaste doorlooptijd
Schaduwdossiers samenvoegen
Afstemming t.b.v. import
Doorlooptijden
Opleiden medewerkers aannemer
Scancapaciteit
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
28
De Medisch Ethische Toetsingscommissie
De Medisch Ethische Toetsings Commissie toetst en beoordeelt medisch-wetenschappelijk onderzoek met proefpersonen Het doel van de toetsing van medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen in de zin van de WMO is het waarborgen van de rechten, veiligheid en het welzijn van de proefpersonen die deelnemen aan medisch-wetenschappelijk onderzoek. Speciale aandacht verdient het onderzoek met kwetsbare personen. De commissie toetst op basis van de WMO en overige relevante weten regelgeving, waaronder het ICH richtsnoer voor Good Clinical Practice en de Verklaring van Helsinki.
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
29
METC
In overleg met de Raad van Bestuur kan de commissie ook medischwetenschappelijk onderzoek beoordelen ten behoeve van andere instellingen in de regio, waarvoor geen andere commissie in de zin van artikel 16 van de WMO aangewezen is, haar worden voorgelegd door: de GG&GD Rotterdam, de Bloedbank Rotterdam, het Havenziekenhuis Rotterdam, het Revalidatiecentrum Rijndam te Rotterdam en het Oogziekenhuis Rotterdam.
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
30
Productie METC
De METC produceert ongeveer 28.000 stukken Ongeveer 400 procollen 35 m¹ papier per jaar
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
31
CCMO
Centrale Commissie Mensgebonden Onderzoek (CCMO) waarborgt de bescherming van proefpersonen betrokken bij medischwetenschappelijk onderzoek, middels toetsing aan de daarvoor vastgestelde wettelijke bepalingen en met inachtneming van de voortgang van de medische wetenschap. De toetsing door de CCMO betreft medisch wetenschappelijk onderzoek met geneesmiddelen De METC’s zijn verplicht de betreffende documenten digitaal in pdf aan te leveren. Workflow Management is meegenomen in het traject
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
32
Dossier registratie METC
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
33
Workflow METC
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
34
Workflow METC
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
35
Workflow METC
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
36
Studentendossier
Analoog aan het personeelsdossier Vertrouwelijkheidsstructuur Meervoudig gebruik door het gehele Diensten Centrum Onderwijs (DCO) en de examencommissie Koppeling met de databank Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) van de IBG-groep Automatische aanmaak van het studentendossier
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
37
Hybride werkwijze archief Raad van Bestuur
Opdrogen analoge poststromen Cesuur in het archief Digitaal archiveren Hybride werkwijze Digitaal vergaderen met behulp van de I-pad
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
38
Handboek Vervanging
Beleidsregel ED-3 audit Aanpassingen en review archiefinspectie
4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
39
Vragen ?
? 4 april 2011
Evolutie van analoge post naar digitale big bang
40
