1 ÓCSA NAGYKÖZSÉG ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELŐTESTÜLETÉNEK 13/2000./XI.8./ sz. ÖK. rendelete Ócsa Nagyközség Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Ügyrendjéről Ócsa Nagyközség Önkormányzat Képviselőtestülete a Helyi önkormányzatokról szóló többszörösen módosított 1990. LXV. tv. 38.§. /1/ bekezdésében, valamint a 18. §. /1/ bekezdésében foglalt kötelezettségére figyelemmel, illetve a 16.§. /1/ és a 10. §. /1/ bekezdés a./ pontjában foglalt felhatalmazás alapján a Polgármesteri Hivatal ügyrendjéről az alábbi rendeletet alkotja: 1.§. (1)
A hivatal megnevezése: Ócsa Nagyközség Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala /a továbbiakban: Hivatal/
(2)
A hivatal székhelye: 2364 Ócsa, Bajcsy-Zs. u. 2.
(3)
A hivatal a Képviselőtestület által létrehozott egységes önkormányzati szerv, amely a Jegyző vezetése mellett és a Polgármester irányításával látja el feladatát.
(4)
A hivatal jogi személy, a saját költségvetési előirányzata körében önálló költségvetési szerv.
(5)
A hivatal vezetője a Jegyző
(6)
A hivatal tevékenységi köre: a./ A képviselőtestület, annak bizottságai, képviselők és a tisztségviselők munkájának segítése, szervezése, koordinálása, b./ a döntések szakmai előkészítése, a végrehajtás szervezése, végrehajtása, és ellenőrzése, c./ a Jegyző hatáskörébe tartozó ügyek előkészítése, végrehajtása, ellenőrzése, d./ az önkormányzat intézményeivel kapcsolatos felügyeleti tevékenység ellátása, e./ a képviselőtestület, vagy a Polgármester által meghatározott egyéb feladatok végrehajtása. 2.§. A HIVATAL SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE
(1)
A hivatal a szükséges munkamegosztás céljából az alábbi belső szervezeti egységekre tagozódik: a./ Hatósági és Ügyfélszolgálati iroda, b./ Pénzügyi iroda, c./ Adóügyi iroda d./ Műszaki, Beruházási és Vállalkozói iroda e./ Okmányiroda f./ Titkárság.
2 (2)
Az irodák élén a Ktv. 31.§.(1) bek. szerint megbízott irodavezetők állnak, akiknek feladata az iroda munkájának szervezése, irányítása és ellenőrzése.
(3)
A hivatal irodái jogi személyiséggel nem rendelkeznek, az egységes Hivatal részeit képezik. 3.§. A HIVATAL IRÁNYITÁSA
(1)
(2)
A Polgármester a Jegyző utján irányítja a Hivatalt, irányítói jogkörében: a./ általános és egyedi utasításokat ad a Jegyző számára a Hivatal tevékenységének irányvonalára nézve, b./ biztosítja a Hivatal feladatai ellátásához szükséges személyi feltételeket. A Polgármestert távollétében az Alpolgármester Ócsa Nagyközség Önkormányzat Képviselőtestülete a szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló többszörösen módosított 7/1998./XII.10./ ÖK. rendeletben (továbbiakban: SZMSZ) foglaltak szerint helyettesíti. 4.§. A HIVATAL VEZETÉSE
(1)
A hivatalt a Jegyző vezeti. Vezetői jogkörében eljárva: a./ gondoskodik a Hivatal munkájának megszervezéséről, amelynek során közvetlenül, vagy az irodavezetők utján utasíthatja a hivatal dolgozóit, b./ meghatározza a feladatok végrehajtásának idejét, módját, ütemét: c./ a Hivatal költségvetésével gazdálkodva biztosítja a működéshez szükséges szakmai és tárgyi feltételeket, d./ gondoskodik a Hivatal létszámának feltöltéséről, a köztisztviselői állomány továbbképzéséről, f./ gyakorolja a munkáltatói jogokat, figyelemmel a polgármester által meghatározott körben a kinevezés, vezetői megbízás, felmentés, vezetői megbízás visszavonása és jutalmazás esetenkénti egyetértési jogára, g./ gondoskodik a közszolgálati nyilvántartás vezetéséről és a személyes adatok védelméről, h./ a testületi munka hatékonysága érdekében együttműködik a bizottságok elnökeivel, i./ szükség szerint részt vesz az irodavezetői értekezleteken, illetve a hivatal egészét érintő összapparátusi értekezletet tart.
(2)
Az irodavezetők gondoskodnak az irodán belüli munka megszervezéséről, amelynek során: a./ az ügyintéző, illetőleg ügyvitelt ellátó dolgozók részére szükség szerint tartanak munkamegbeszélést, vagy egyéni eligazítást, b./ gondoskodnak az iroda dolgozói munkaköri leírásának elkészítéséről, c./ biztosítják a kiadott feladatok határidőre történő szakszerű és törvényes végrehajtását,
(3)
Az irodavezetők a testületi munka hatékonysága érdekében együttműködnek a bizottsági elnökökkel, részt vesznek a képviselőtestület és az illetékes bizottságok ülésein és gondoskodnak a hozzájuk tartozó bizottságok adminisztrációs ügyeinek ellátásáról.
3
5.§. A HIVATAL MŰKÖDÉSE (1)
A munkarend a./ A Hivatal dolgozóinak törzsmunkaideje 7.30-16 óráig tart.(hétfő 7.30-18.30 óráig, kedd 7.30-16.00 óráig, szerda 7.30-16.00 óráig, csütörtök 7.30-16.00 óráig, péntek 7.30 – 13.30 óráig) b./ A ledolgozott munkaidőt hetenként összesíteni kell. A heti munkaidő átcsoportosítását az irodavezető engedélyezheti a jelenléti naplóban történő szignálással c./ A Hivatal dolgozói az ügyfélfogadási időben kötelesek ügyfeleket fogadni.
(2)
A helyettesítés rendje: a./ A Hivatal dolgozói a munkaköri leírásukban foglaltak szerint helyettesítik egymást. b./ A 30 napon belüli – illetve a munkatárs évi rendes szabadsága alatti – helyettesítés minden dolgozó munkaköri kötelessége. Az egyhuzamban 30 napon túli helyettesítésért a közszolgálati törvényben meghatározott helyettesítési díj jár. c./ A három hónapon túl szükségessé váló helyettesítés esetén a helyettesítés idejére határozott idejű munkaszerződést kell kötni.
(3)
Az ügyiratkezelés és a kiadmányozás rendje A hivatal ügyiratkezelése – a személyi iratok kivételével – központosított. Az ügyiratok iktatását és kezelésük legfontosabb teendőit az egész hivatalra nézve az iktató végzi. Iktató felügyeletét a Jegyző látja el. a./ A hivatalhoz érkező postát – a személyre szólóan címzettek kivételével- a Titkárság bontja, majd a tisztségviselők által intézkedésre átadott ügyekkel együtt az ügyiratot az illetékes /irodavezetőre/ ügyintézőre szignálja. b./ Az iratra felvezetett jelzés az üggyel kapcsolatba kerülő valamennyi dolgozóra vonatkozik. - Az „S” /sürgős intézkedés!/ jelzésű akta minden vonatkozásban /iktatás, sokszorosítás, ügyintézés, postázás stb./ soron kívüliséget élvez. - a „T” /testületi tájékoztatását, döntését igénylő!/ jelzés esetén a gyors, precíz előkészítés a követelmény. Az ügyintézés a testületi ülésekhez igazodik, legfeljebb azonban 60 nap. - Az „R” /referencia!/ jelzéssel ellátott ügyekben az irodavezető /ügyintéző/ önállóan jár el, azonban az érdemi döntést tartalmazó iratot a Jegyzővel kell aláíratni. Az ügyintézés határideje általában 60 nap c./ Valamennyi, külső szervektől érkező iratot, továbbá a saját kezdeményezésre induló ügyek alapiratát be kell iktatni. Nem kell beiktatni a hivatalon belüli leveleket, a meghívókat, a tájékoztató jellegű vagy csupán tudomásulvételt igénylő iratokat.
4
(4)
d./ A polgármesteri és jegyzői utasításokat – főszámra történő iktatás után – folyamatos sorszámozással, egységes jelölést alkalmazva kell kiadni, például 1/1991.sz. jegyzői utasítás. Az utasítások nyilvántartásáról és közzétételéről a titkárság gondoskodik. e./ Az iktató feladatai: - a küldemények átvétele, kézbesítése, - az iratok érkeztetése, iktatása, az előzmények egyidejű csatolása, - a felszerelt akták haladéktalan továbbítása az irodákhoz /a vezető által megbízott dolgozóhoz/ naponta két alkalommal, - határidős nyilvántartás vezetése, - a postázás, amelyhez az irodáktól naponta 14 óráig /pénteken 13 óráig/ gondoskodik a küldemények összegyűjtéséről, - irattározás, irat kiadása az irattárból /iratkölcsönzés/, másolat kiadása a vezető /ügyintéző/ kérése alapján, - félévenként iratleltár készítése, amely tartalmazza az iktatott iratok számát, ezen belül a jelzéssel ellátott akták számát, az adott időszakban irattárba le nem adott ügyiratokra /szám, tárgy és ügyintéző megjelölésével./ - a bélyegző nyilvántartás vezetése, a bélyegzők selejtezése. f./ Az irodákon munkafüzetet kell vezetni, amely naprakészen tartalmazza az ügyiratok számát, tárgyát, az ügyintéző nevét, az elintézési határidőt és az irattározás tényét. g./ A hivatalban a kiadmányozás rendje az alábbiak szerint alakul: - főszabályként, hatáskörükben megfelelően a kiadmányozási jogot a tisztségviselők és a jegyző gyakorolják, - kiadmányozási jog illeti meg az ügyintézőket, - hivatalon belüli intézkedés során, - az ügy érdemét nem érintő, un. közbenső intézkedések /hiánypótlás, közlés stb./ esetén, - külső szervektől, intézményektől, képviselőktől stb. hozzájuk érkező megkeresések alkalmával, amennyiben az ügy nem tartozik a képviselőtestület, bizottság, tisztségviselő vagy a Jegyző hatáskörébe. h./ A külső szervektől /személyektől/ érkező megkeresések iktatását követően a kiadmányozási jog gyakorlója – függetlenül az ügy jellegétől – azonnali írásos visszajelzést ad a küldő félnek, amennyiben az ügyintézés előreláthatólag a 15 napot meghaladja. i./ Irattárba az elintézett ügyiratok kerülnek, amelyeket két évig kézi irattárban, majd a központi irattárban kell megőrizni. Az ügyiratok selejtezését a vonatkozó szabályok szerint kell elvégezni. j./ A telefaxon érkező küldemények késedelem nélküli továbbításáról a készülék kezelői gondoskodnak. k./ Az ügyiratkezelés a kiadmányozás rendjét a Jegyző felügyeli, indokolt esetben megteszi a szükséges intézkedéseket. A hivatalban a következő feliratú bélyegzők használhatók: - Ócsa Nagyközség Polgármesteri Hivatala – állami címerrel, - Ócsa Nagyközség Polgármestere – állami címerrel, - Ócsa Nagyközség Alpolgármestere – állami címerrel,
5 -
Ócsa Nagyközség Jegyzője – állami címerrel, Ócsa Nagyközség Polgármesteri Hivatala 2364 Ócsa, Bajcsy-Zs. u. 2. Telefon: (29) 378-112, 378-102 - Ócsa Nagyközség Polgármesteri Hivatala 2364 Ócsa, Bajcsy-Zs. u. 2. Telefon: (29) 378-125 a./ A használatra az illetékes személyeknek kiadott bélyegzőkről az iktató nyilvántartást vezet. A nyilvántartó a bélyegzők meglétét évenként ellenőrizni köteles. b./ A használatra átvett bélyegzők jogszerű használatáért a bélyegzőt kezelő ügyviteli dolgozó /bélyegzőfelelős/ anyagi, fegyelmi és büntetőjogi felelősséggel tartozik. c./ A bélyegzőfelelős a használatra történő átvételkor a bélyegzőlenyomat mellett a következő szövegű nyilatkozatot írja alá: „Alulírott a mai napon az alanti lenyomatú bélyegzőt használatra és megőrzésre átvettem. Gondoskodom arról, hogy a bélyegző illetéktelenek kezébe ne kerüljön. A bélyegzőt csak a hivatal céljaira, rendeltetésének megfelelően használom.” d./ Ha a bélyegzőfelelős a rábízott bélyegzőt elveszíti, erről felettes vezetőjének azonnal köteles írásban jelentést tenni. A vezető köteles az elvesztés körülményeit és a dolgozó felelősségét megvizsgálni. A vezető a felelősség megállapításától függetlenül haladéktalanul megkeresi a Jegyzőt a bélyegző megsemmisítési eljárás megindítása és lefolytatása céljából. e./ Ha megszűnik a bélyegzőt kezelő dolgozó munkaviszonya, a bélyegző visszaadását az átvevő- nyilatkozaton igazolni kell. 6.§. A SZEMÉLYI IRATOK KEZELÉSE ÉS A KÖZSZOLGÁLATI ALAPNYILVÁNTARTÁS /ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT/ (1) A személyi iratok kezelése és a közszolgálati alapnyilvántartás /Adatvédelmi Szabályzat/ Személyi irat minden – bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett – adathordozó, amely a közszolgálati jogviszony létesítésekor, fennállása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik és a köztisztviselő személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz. (2) Az önkományzattal közszolgálati jogviszonyban álló köztisztviselőkről, ügykezelőkről és fizikai alkalmazottakról /a továbbiakban együtt: köztisztviselő/ személyi anyagot kell vezetni. (3) A személyi anyag a mindenkori jogi szabályozásnak megfelelően, de kiemelten a következő iratokat tartalmazza: a) alapnyilvántartás adatlapja, b) önéletrajz, c) erkölcsi bizonyítvány, d) esküokmány, e) kinevezési okmány, f) besorolásról, illetve a visszatartásról rendelkező irat, g) az áthelyezésről rendelkező irat, h) minősítés, i) közszolgálati jogviszonyt megszüntető irat,
6 j) a hatályban lévő fegyelmi büntetést kiszabó határozat, k) a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő egyéb irat, l) a köztisztviselő saját kérelmére kiállított, vagy önként átadott adatokat tartalmazó iratok, m) a köztisztviselőnek a közszolgálati jogviszonyával összefüggő más jogviszonyával kapcsolatos iratok. (4) Nem tartoznak a személyi anyagba az illetményszámfejtéssel kapcsolatban keletkező iratok, valamint a köztisztviselő egyéb, nem szorosan a közszolgálati jogviszonyával összefüggő, más jogviszonyaival kapcsolatos iratok /pl. adójogi, végrehajtási jogi stb. iratok/ Ezek az okiratok személyes adatokat tartalmazó okiratoknak minősülnek, így kezelésükre a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII.tv. vonatkozik. (5) a./ A személyi anyagok a Jegyző által a személyzeti feladatok ellátásával megbízott köztisztviselő kezeli. A személyi anyagot köztisztviselőnként személyi anyaggyűjtőben kell elhelyezni és tűzbiztos lemezszekrényben elzárva kell tárolni. A személyi iratok kezeléséhez számítógépes program is használható. b./ A személyi iratokat az iktatóból elkülönítetten, alszámokra tagozódó sorszámos iktatási rendszerben kell iktatni. Az iktatást külön iktatókönyvben a személyzeti feladatokat ellátó köztisztviselő végzi. A beiktatott személyzeti iratokat tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében az e célra személyenként nyitott előadói ívben kell őrizni. Az így elhelyezett iratokról tartalomjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza az iktatószámot és az ügyirat keletkezésének időpontját is. c./ A személyi iratra csak olyan adat és megállapítás vezethető, amelynek alapja: - közokirat, vagy a köztisztviselő írásbeli nyilatkozata, - bíróság, vagy más hatóság döntése, - jogszabályi rendelkezés, d./ A közszolgálati jogviszony megszűnése után a köztisztviselő személyi iratait 10 évig a személyzeti irattárban, ezt követően az irattárban kell őrizni. Ötven év után gondoskodni kell a levéltárban történő elhelyezéséről. e./ A közszolgálati alapnyilvántartás rendeletben meghatározott tartalmú és formájú adatlapokból áll. Az adatlapokat a személyzeti feladatok ellátásával megbízott köztisztviselő vezeti. f./ A köztisztviselő az adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles tájékoztatni a munkáltatói jogkör gyakorlóját. A személyzeti feladatokat ellátó köztisztviselő haladéktalanul köteles az adatlapra rávezetni az adatváltozást. g./ Az alapnyilvántartásból személyazonosító adatokat is tartalmazó adatszolgáltatás teljesíthető: - közigazgatási vagy más szerv részére törvényben meghatározott adatszolgáltatási kötelezettség esetén, - a jegyző engedélye alapján, a közszolgálati nyilvántartásba betekintésre jogosultak részére. - a köztisztviselő eseti írásbeli hozzájárulása alapján, az abban meghatározottak szerint. h./ A központi közszolgálati nyilvántartás részére adatszolgáltatást kell teljesíteni. (6) a./ A hivatalnál vezetett személyi anyagba betekintésre jogosult: - saját adataiba a köztisztviselő, - a köztisztviselő felettese,
7 -
(7)
a minősítést végző vezető. a személyi irat esetében a más jogviszony alapján keletkezett iratokba a jogszabályi felhatalmazás alapján az arra jogosultak. b./ A személyi anyag kizárólag személyzeti feladatok ellátásával megbízott köztisztviselő irodájában tekinthető meg. c./ Az iratok megtekintése során csak a betekintésre jogosult lehet jelen, illetve az a személy, akit a köztisztviselő felhatalmazott arra, hogy a rá vonatkozó iratokat megismerje. A betekintésre jogosult a személyi anyagról feljegyzést készíthet, de az iratokba bejegyzést nem tehet. d./ A köztisztviselő minősítése esetén a minősítést végző vezető gondoskodik arról, hogy a minősítés folyamatába a köztisztviselő kérésére bevont munkavállalói érdekképviseleti szerv kizárólag csak a jogszerű és tárgyilagos minősítéshez szükséges adatokat ismerhesse meg. a./ A személyzeti feladatokat ellátó köztisztviselő köteles: - gondoskodni a személyi iratra való rávezetésről az adat keletkezésétől, illetőleg változásától számított 3 munkanapon belül. - intézkedni legkésőbb 3 munkanapon belül a köztisztviselő által szolgáltatott és igazolt adatok helyesbítése és kijavítása iránt, ha azt a köztisztviselő kezdeményezte. b./ A közokirat, illetve a munkáltató döntése alapján bejegyzett adatok helyesbítését, vagy törlését csak közokirat, illetve a munkáltató erre irányuló nyilatkozata, vagy döntésének az illetékes szerv által történt megváltoztatása alapján lehet kérni. c./ kezdeményezni a Jegyző az adathelyesbítést, illetve kijavítás engedélyezését, ha a köztisztviselő az egyéb, nem általa szolgáltatott adatainak kijavítását, vagy helyesbítését kéri. d./ gondoskodni arról, hogy az általa kezelt – közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adat és megállapítás az adatkezelés teljes folyamatában megfeleljen a közokirat, a köztisztviselő írásbeli nyilatkozata, a Jegyző rendelkezése, a bíróság, vagy más hatóság döntése, valamint a jogszabályi rendelkezések tartalmának, e./ gondoskodni arról, hogy a személyi iratra csak olyan adat, illetve megállapítás kerülhessen, amely a fentiekben felsorolt adatforráson alapul, f./ a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adat helyesbítését és törlését kezdeményezni, ha a megítélése szerint a személyi iraton szereplő adat a valóságnak már nem felel meg.
(8) A köztisztviselő, ügykezelő felelős azért, hogy az általa a közigazgatási szerv részére átadott, bejelentett adatok hitelesek, pontosak, teljesek és aktuálisak legyenek. 7.§. A TESTÜLETI DÖNTÉSEK ELŐKÉSZITÉSE ÉS VÉGREHAJTÁSA (1) A döntés-előkészítés alapvető szabályai a.) A hivatal szervezeti egységei szakmailag segítik a képviselőtestület és a bizottságok munkáját. Szakkérdésekben az egyes bizottságok, elsősorban a működési körüknek megfelelő feladatkört ellátó irodák tevékenységére támaszkodnak. b.) Előterjesztés (beszámoló, javaslat, jelentés, tájékoztató stb.) általában írásban, kivételesen szóban
8 tehető. Szóbeli előterjesztés esetén értelemszerűen figyelemmel kell lenni az előterjesztések általános követelményeire. c./ Az előterjesztés két részből áll: - az ügy tárgya, előzményei, a tényállás ismertetése, a döntési alternatíva indokolása, mellékletek, - a határozati javaslat. d./ Határozati javaslat kidolgozása csak akkor mellőzhető, ha az ügy ismertetéséből – az elfogadáson túl – döntési igény nem jelentkezik. (2) Az egyes előterjesztések tartalmi követelményei: - a tárgyban hozott korábbi döntések megvalósulásának, hatásának elemzése, - pontos helyzetelemzés, tényfeltárás, hivatkozva a vonatkozó jogszabályi keretekre - a javasolt megoldás /ok/ alternatívák megjelölése, tárgyilagosan feltárva azok várható következményeit, - az előkészítő munka során végzett összehangoló munka, a közreműködő szervek személyek álláspontjának ismertetése, az esetleges mellőzés okainak bemutatása és indokolása, - a végrehajtásért felelős személy /ek/ és a végrehajtás határidejének megjelölése. A határozatban több felelőst, valamint több határidőt is meg lehet jelölni. Több felelős esetén – ha a határozat eltérően nem rendelkezik – elsőként megnevezett köteles a végrehajtást megszervezni, - indokolt esetben a meghozandó döntéssel érintett korábbi képviselőtestületi határozatok, rendeletek módosításának, kiegészítésének, hatályon kívül helyezésének kezdeményezése, (3) Az előterjesztés alaki követelményei: a./ Az előterjesztések két formában készülhetnek: - főszabályként írásban, amelynek terjedelmi a tíz, kivételesen indokolt esetben a tizenöt gépelt oldalt nem haladhatja meg. Ez alól kivételt képeznek a nagyobb terjedelmű összefoglaló anyagok /költségvetés, zárszámadás, koncepciók stb./ - kivételesen szóban, amelynek leghosszabb ideje tizenöt perc lehet. Szóbeli előterjesztés vázlatát és a határozati javaslat teljes szövegét iásban ki kell dolgozni. c.) Törekedni kell a pontos, tömör fogalmazásra, logikus felépítésre, - alternatív döntési javaslat esetén világosan el kell különíteni a határozati javaslatokat, a hozzájuk tartozó pontos adatok, információk megjelölésével, - a jogszabályok által meghatározott fogalmak használata mellett törekedni kell a közérthetőségre, - a határidőt „év, hó, nap” megjelölésével kell meghatározni, amely a kitűzött feladatok egyszerű végrehajtására vonatkozik. Hosszabb távú feladatok esetén „folyamatos” illetve „beszámolásra év, hó, nap” megjelölés alkalmazható. (4)
A döntés-előkészítés eljárási szabályai a./ A testületi anyagok megfelelő előkészítéséért a téma szerint illetékes irodavezető a felelős. A több iroda feladatkörét érintő ügyekben az irodavezetők kötelesek egymással együttműködni és tevékenységüket koordinálni. Vita esetén a feladatokat a Jegyző határozza meg. b./ A hivatal által a bizottságok részére készített előterjesztéseket a Jegyző által tartott munkaértekezlet elé kell vinni, a hivatalon belüli egyeztetés céljából. c./ A törvényesség betartása érdekében valamennyi előterjesztés a Jegyző törvényessé-
9 gi észrevételével együtt terjeszthető a testületek elé. - Jogszabálysértés esetén az anyag készítője az anyagot haladéktalanul köteles átdolgozni és ismételten bemutatni. - A pénzügyi vonzatú előterjesztéseket a Pénzügyi iroda vezetőjével is láttamoztatni kell. d./ A bizottság elé kerülő előterjesztéseket, illetőleg a bizottsági ülés napirendjét az irodavezető egyezteti a bizottság elnökével. e./ A bizottság elé kerülő anyagok kézbesítéséről a titkárság gondoskodik. f./ A sürgősségi indítvánnyal benyújtott – helyszíni kiosztású – anyagokra mindazok az egyeztetési kötelezettségek vonatkoznak, amelyek az egyéb előterjesztésekre. (5)
A végrehajtás rendje a./ A képviselőtestületi határozatok végrehajtásáról a felelősként megjelölt szerv vagy személy köteles gondoskodni. A határozat tárgya szerint illetékes hivatali egység vezetője közreműködik a végrehajtásban és annak ellenőrzésében. A felmerülő illetékességi vitában a Jegyző dönt. b./ A határozatok végrehajtásáról a határidő lejártát követő testületi ülésen jelentést kell tenni. Amennyiben a határidő és a legközelebbi ülés között tizenöt napnál kevesebb idő áll rendelkezésre, a jelentés a határidőt követő második ülésen esedékes. c./ Amennyiben a határidő valamilyen oknál fogva nem tartható be, még a lejárat előtt póthatáridőt kell kérni. A kérelemben vázolni kell az akadályoztatás okát és körülményeit. d./ A végrehajtásról szóló jelentést a felelősnek kell összeállítani, amelynek tartalmaznia kell: - a határozat számát, tárgyát, utalást a rendelkezés tartalmára, - a beszámolást a végrehajtás tényéről, eredményéről, - a végrehajtás esetleges elmaradásának okát - a javaslatot a módosításra, kiegészítésre, szükség esetén a felelősségvonásra. e./ A jelentést a határidő lejártát követő öt munkanapon belül kell eljuttatni a jegyzőhöz. A jelentést a polgármester terjeszti a képviselőtestület elé. f./ A határozatok naprakész nyilvántartásáról a Jegyző gondoskodik a titkárság utján. 8.§. A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS ÉS UTALVÁNYOZÁS RENDJE (1) A kötelezettségvállalás a./ A kötelezettségvállalás a költségvetés végrehajtására tett intézkedés, amelynek során az erre jogosult személy intézkedést tesz a munka, a szolgáltatás, az áruszállítás megrendelésére. Egyben kötelezettséget vállal arra, hogy az elvégzett munka a teljesített szolgáltatás átvétele után az ellenértéket kiegyenlíti. b./ Az önkormányzat nevében kötelezettséget a polgármester, vagy az általa felhatalmazott személy vállalhat. A kötelezettségvállalás a következő kifizetésekre terjedhet ki:
10 -
az éves költségvetésben tervezett kiadások teljesítésére az éves költségvetésben nem szereplő /kiadási megtakarítással, illetve bevételi többlettel fedezett/, terven felüli, rendkívüli feladatokra esetenként 1 millió Ft erejéig. c./ A hivatal nevében kötelezettséget a jegyző, vagy az általa esetenként felhatalmazott személy vállalhat, az önkormányzat költségvetési rendelete elkülönítve tartalmazza a hivatal szorosan vett működési kiadásait, amelyre nézve a jegyző kötelezettséget vállalhat. d./ Bevételek előírása a hivatal saját bevételeinek beszedésére tett intézkedés. A bevételek előírására ugyanazon személyek jogosultak, mint a kötelezettségvállalások teljesítésére. e./ A kötelezettségvállalás, illetőleg a követelés előírása minden esetben csak írásban és az ellenjegyzés után történhet. (2) Az érvényesítés a./ Az érvényesítés a kiadások folyósítását, a bevételek beszedését megelőző gazdálkodási tevékenység. Az érvényesítés során ellenőrizni kell, hogy - az előzetes kötelezettségvállalás, vagy követelés jogos-e? /van-e jogszabályi, vagy egyéb döntési háttere/ - az anyag, az áru, a szolgáltatás, stb. átvétele megtörtént-e? - az összeg, a számla kiállítása számszakilag pontos-e? Meg kell győződni a bizonylatok pontos kiállításáról, a teljesítést igazoló záradékról, a szükséges okmányok meglétéről, a bevételezések megtörténtéről. b./ Az érvényesítést az érvényesítő záradékkal igazolja, amelynek – az „érvényesítve” megjelölésen kívül – tartalmaznia kell a kiadás, vagy bevétel összegét, az elszámolás szerinti szakfeladatot, a főkönyvi számla számát. c./ Érvényesítési feladatot pénzügyi szakképesítéssel rendelkező dolgozó végezhet, írásbeli megbízás alapján. Az érvényesítők személyét a jegyző jelöli ki. (3) Az utalványozás a./ Utalványozáson a kiadások teljesítésének, a bevételek beszedésének vagy elszámolásának elrendelését kell érteni. Utalványozásra az érvényesítés után kerül sor. Az utalványon fel kell tüntetni: - a rendelkezőnek és a rendelkezést végrehajtónak a megnevezését, - az „utalvány” szót, - a költségvetési évet és az elszámolás módját, - a kedvezményezett, illetve befizető megnevezését, bankszámláját, - a fizetés időpontját és módját, - a megterhelendő bankszámla számát és megnevezését, - a keltezést, valamint az utalványozó és az ellenjegyző aláírását. b./ Az önkormányzat nevében aláirt kötelezettségvállalás utalványozására a Polgármester, vagy az általa felhatalmazott személy jogosult. (4) Ellenjegyzés a./ Az ellenjegyzőnek meg kell győződni arról, hogy a kiadások teljesítéséhez a költségvetésben a fedezet biztosított-e, illetve gondoskodni kell a jogszabályi előírások, önkormányzati rendeletek, határozatok betartásáról.
11 b./ Amennyiben az utalványozó az előbbiekkel ellentétes rendelkezést ad, az ellenjegyző köteles erre felhívni a figyelmét. Ha az utalványozó továbbra is ragaszkodik a jogszabályellenes utasításhoz, az ellenjegyző az utalványra rávezeti, hogy az ellenjegyzés utasításra történt. Erről tájékoztatja az önkormányzat Pénzügyi, Ellenőrző és Vagyonkezelő Bizottságát. c./ az önkormányzat nevében történő kötelezettségvállalások, illetve ezek utalványainak ellenjegyzésére a jegyző, vagy az általa felhatalmazott személy jogosult. A hivatal nevében történő kötelezettségvállalások, illetve ezek utalványainak ellenjegyzésére a Pénzügyi Iroda vezetője, vagy az általa felhatalmazott személy jogosult. d./ A kötelezettségvállaló és az utalványozó, illetőleg az ellenjegyző és az érvényesítő azonos személy is lehet. e./ Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási és ellenjegyzési feladatokat nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet közeli hozzátartozója, vagy a maga javára látná el. 9.§. A BELSŐ ELLENŐRZÉS (1) A belső ellenőrzés célja: a) elősegíteni a szabályszerű és törvényes gazdálkodást, az önkormányzati tulajdon védelmét, a bizonylati rend és okmányfegyelem érvényesülését. b) A szabálytalanságot, hiányosságok feltárásával és megszüntetésével biztosítani a pénz és egyéb eszközökkel való gazdálkodást, valamint az elszámolás jogszabályban meghatározott rendjét. c) rámutatni a hiányosságok okaira, következményeire, felvetve a mulasztásokkal kapcsolatos felelősséget is, egyben javaslatokat tenni a hibák felszámolására, a gazdálkodási munka színvonalának további emelésére. (2) A belső ellenőrzés tárgyi hatálya A belső ellenőrzés a hivatal költségvetési gazdálkodásának következő területeire terjed ki: a) a hivatal működéséhez szükséges költségvetési előirányzatokat tartalmazó „Önkormányzati igazgatási tevékenység” szakfeladaton tervezett előirányzatokkal történő gazdálkodásra, b) az önkormányzati pénzügyi alapok kezelésére, kifizetések teljesítésére, c) a beruházásokra tervezett pénzeszközök felhasználására, elszámolására. (3) A belső ellenőrzés rendje a./ A hivatal gazdálkodási tevékenységét a belső ellenőrzés mindhárom ága érinti, melyek egymásra épülve, egymást feltételezve, egymást kölcsönösen kiegészítve, azonban egymástól függetlenül működnek. b./ A vezetői ellenőrzés a vezetés részét képezi, vezetői funkciónak kell tekinteni. A vezetői ellenőrzés gyakorlása során a vezetőnek folyamatosan figyelemmel kell kísérnie a vezetése alatt álló munkaterület egész tevékenységét, meg kell győződnie a munkavégzés színvonaláról, informálódnia kell a feladatok végrehajtásának állásáról, a jelentkező problémákról.
12 c./ Minden vezetőnek feladata: - a döntések végrehajtása, az információk és adatok elemzése, értékelése, - az érdekeltek rendszeres és eseti beszámoltatása a döntések, feladatok végrehajtásáról, - az aláírási jog – kiadmányozás, kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás – gyakorlásával a gazdasági kihatással járó intézkedések indokoltságának és tartalmi helyességének, szabályszerűségének vizsgálata. d./ A gazdálkodási folyamatba épített ellenőrzés a gazdálkodás teljes folyamatát magába foglalja a költségvetés tervezésétől az operatív gazdálkodáson át a beszámolásig. e./ A jegyző gondoskodik a gazdálkodási folyamatok olyan megszervezéséről, amelyben valamely munkaművelet egyben egy megelőző munkaművelet folyamatba épített ellenőrzésé is feltételezi. E munkamegosztáson alapuló munkaszervezésnek kell biztosítani azt, hogy: - egyes folyamatok megszakítás nélkül ellenőrzésre kerüljenek, - a hibák, a nem kívánt jelenségek időben felmérhetők és megakadályozhatók legyenek, - a folyamatban jelentkező rendellenességek megszüntetésére gyors intézkedések történjenek, - a dolgozók személyi felelőssége a végrehajtás minden szakaszában megfelelően érvényesüljön. f./ A belső ellenőrzést a belső ellenőr végzi a jegyző, mint a költségvetési szerv vezetője közvetlen irányítása mellett. A jegyző kijelöli feladatait és felügyeletet gyakorol működése felett. A belső ellenőrnek ellenőrzési tervet kell készítenie, amelyben fel kell tüntetni a tervezett feladatokat. g./ A belső ellenőr általános feladatai: - vizsgálja a költségvetési gazdálkodásra vonatkozó jogszabályok, belső utasítások megtartását, - vizsgálja a hivatal tevékenységével összefüggő gazdasági folyamatos előkészítését, szervezését, és lebonyolítását, - erősítse a számviteli rendet és a bizonylati fegyelmet, - ellenőrizze a költségvetési beszámolók valódiságát. h./ A belső ellenőr részleges feladatai: - ellenőrzi, hogy a költségvetési előirányzatok megtervezése s működéshez szükséges kiadások szerint történt-e, - ellenőrzi, hogy a kifizetések teljesítését a megfelelő pénzügyi bizonylatok alapján végezték-e, - a jegyző megbízása alapján elemzést végez az egyes költségnemek tervezésének és teljesítésének alakulásáról, helyzetéről, - tételesen felülvizsgálja a könyvvezetést végző szerv által adott pénzügyi-gazdasági forgalmi információs jelentést, - ellenőrzi a szakfeladatok vonatkozásában a féléves, éves gazdálkodási beszámoló adatait, összeállítását,
13 -
javaslatot tesz a számviteli-pénzügyi szabálytalanságok esetén a felelős személyek megállapítására és felelősségre vonására.
i./ -
A belső ellenőr a vizsgálatokat a következő rendben végzi: a bér- és bérjellegű kifizetések havonta, a dologi jellegű kifizetések helyességének negyedévenként, külön megbízás alapján végzett téma- és célvizsgálatokat a megbízásban megjelöltek szerint, a költségvetési beszámolókat félévenként, a beszámoló elkészítését követő 15 napon belül.
j./ -
A belső ellenőr a vizsgálatokat a következő módszer szerint végzi: a bér és céljellegű kifizetések teljesítését tételesen, a reprezentációs kiadásokat negyedévenként tételesen, a devizavásárlással és felhasználással kapcsolatos kifizetéseket tételesen, az egyéb dologi kifizetéseket, költségek elszámolását szúrópróbaszerűen, havi /negyedévi/ forgalmi információs jelentéseket havonta /negyedévenként/ tételesen át kell tekintetni és röviden írásban elemezni - a téma és célellenőrzések módszerét a megbízás tartalmazza. A belső ellenőr vizsgálatainak tapasztalatairól írásos jelentést köteles készíteni. Az ellenőr köteles a megállapításainak alátámasztására szolgáló adatok valódiságát ellenőrizni, megállapításait – indokolt esetben már az ellenőrzés befejezése előtt is – a jegyzővel közölni. k./ Az ellenőrzés megállapításai alapján teendő intézkedések: - Az ellenőrzés megállapításairól készített jelentést a jegyző ismerteti a Pénzügyi Iroda vezetőjével és elrendeli a hiányosságok felszámolását, a hibák kijavítását. Erre vonatkozóan intézkedési tervet kér. - A téma- és célvizsgálatok megállapításait az érdekelt vezetői körben a jegyző megtárgyalja és a következő évi költségvetés tervezése során intézkedik a szükséges változtatásokról. - Amennyiben a vizsgálatok során olyan jelentős hiányosságok kerülnek megállapításra, amelyek fegyelmi, illetve büntetőjogi felelősségrevonást igényelnek, úgy a jegyző a megfelelő eljárás megindítására intézkedést tesz, illetve kezdeményez. - A belső ellenőrzés általános tapasztalatait évente egyszer vezetői értekezleten átfogóan értékelni kell és a személyre szóló konkrét megállapításokat a köztisztviselők jutalmazásánál figyelembe kell venni. 10. §. ÁTMENETI RENDELKEZÉSEK Ezen rendelet a kihirdetést követő 15 napon belül lép hatályba, ezzel egyidejűleg az Ócsa Nagyközség Önkormányzat Képviselőtestülete a szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló többszörösen módosított 7/1998./XII.10./ ÖK. rendelet 6. számú melléklete hatályát veszti.
Dönti Károly
dr.Szabó György
14 alpolgármester
jegyző
