OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: OPR/BEN/GP010/BYR GARIS PANDUAN PENGAGIHAN BAYARAN DARI PENAJA DAN PELAJAR 1.0
TUJUAN Garis Panduan ini disediakan untuk menerangkan tatacara bayaran Biasiswa/ Pinjaman/ Dermasiswa/ Sumbangan/ Hadiah/ Bantuan kepada pelajar yang mendapat tajaan terus dari penaja atau melalui tuntutan kepada penaja dan pelajar tajaan sendiri (Persendirian).
2.0
3.0. 3.1
SKOP Skop Garis Panduan merangkumi bayaran yuran dari penaja kepada pelajar Program Diploma, Ijazah Pertama, Sarjana dan Doktor Falsafah dan bayaran balik kepada penaja atau pelarasan jika ada baki yang tidak dituntut. Prosedur ini dilakukan setelah proses pengenaan yuran Automatic Fees Charging (AFC).
TATACARA TERPERINCI Terima Dokumen Sokongan Bayaran 3.1.1
Terima salah satu dokumen sokongan bayaran seperti berikut :-
Bil. 1.
Dokumen Sokongan Bayaran Resit dan penyata bayaran dari penaja
Daripada Juruwang
2.
Bank slip
Pelajar
3.
Surat perubahan maklumat pelajar
a) Bahagian Akademik - status dan pertukaran program (Diploma dan Ijazah Pertama). b) Sekolah Pengajian Siswasah (status dan tindakan tatatertib) c) Kolej Kediaman - Penginapan Pelajar. d) BHEP - tindakan tatatertib.
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011
1 drp. 6
3.1.2
Semak resit penaja yang diterima daripada Juruwang dengan senarai di paparan Fail Daftar Penaja yang dicetak melalui http://smb.upm.edu.my:88/rekod_penaja/ yang mengandungi maklumat berikut:-
(a)
Nama Penaja
(b)
Nombor Siri Resit
(c)
Nombor Resit UPM
(d)
Tarikh resit
(e)
Jumlah
(f)
Program
(g)
Tanggungjawab
(h)
Tarikh Terima
(i)
Keterangan
3.1.3
Sekiranya resit penaja yang diterima daripada Juruwang tidak sama dengan senarai di paparan Fail Daftar Penaja yang dicetak, rujuk semula kepada Juruwang.
3.1.4
Edarkan resit dan penyata bayaran penaja kepada staf bertanggungjawab dan dapatkan pengesahan penerimaan.
3.1.5
Cop tarikh terima pada muka hadapan dokumen sokongan bayaran yang diterima (tidak termasuk bank slip)
3.1.6
Cop Tarikh Proses Bayaran pada penyata bayaran penaja yang mengandungi maklumat seperti berikut :-
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011
(a)
No.Resit/Tarikh Terima
(b)
Tarikh Semakan
(c)
Tarikh Input Data
(d)
Tarikh/No.Baucer
(e)
Nama PTK
2 drp. 6
3.2
Semakan Dokumen. 3.2.1
3.3
Semak dokumen sokongan bayaran dan pastikan butir-butir berikut lengkap:(a) Nama penaja yang tercatit pada resit adalah betul.
(b)
Jumlah pada resit sama dengan jumlah pada penyata bayaran dari penaja.
(c)
Pastikan nama pelajar, kad pengenalan atau nombor matrik adalah betul.
(d)
Jumlah bayaran pelajar tercatit di bank slip sama dengan cetakan komputer bank di atas bank slip untuk mengesahkan pelajar telah membayar yuran.(Jika tidak sama gunakan jumlah yang dicetak oleh bank).
(e)
Bagi bayaran melalui tuntutan kepada penaja, pastikan maklumat pelajar dan jumlah bayaran yang diterima daripada penaja adalah sama dengan surat tuntutan.
3.2.2
Tandatangan secara ringkas (Initials) dan cop perkataan “Dokumen Sokongan Telah Di Semak Dan Didapati Betul Dan Lengkap” pada dokumen dari penaja / bank slip yang telah di semak.
3.2.3
Sekiranya dokumen didapati tidak lengkap, kembalikan kepada pihak berkenaan.
Semakan Melalui SAS-UG/SAS-GSO 3.3.1
Bagi pelajar yang mempunyai penaja, semakan melalui SAS-Undergraduate / SAS-Postgraduate hendaklah dibuat bagi memastikan rekod pelajar wujud atau tidak wujud. Jika rekod pelajar tidak wujud, rujuk langkah 3.4.
3.3.2
Bayaran yang diterima dari penaja tidak boleh diproses atau ditangguhkan sementara jika:-
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011
(a)
Rekod pelajar wujud tetapi tidak aktif (tamat pengajian / menangguh pengajian )
(b)
Pelajar sudah mempunyai penaja lain dalam bentuk Biasiswa / Pinjaman.
(c)
Pelajar yang telah bertukar program, bayaran biasiswa hendaklah ditangguh sehingga mendapat pengesahan dari penaja bahawa bayaran boleh diteruskan.
3 drp. 6
3.4
3.5
Semakan Melalui SMP/ IGIMS 3.4.1
Bagi maklumat pelajar yang tidak wujud di SAS-Undergraduate/SASPostgraduate, teruskan semakan melalui SMP/ IGIMS berdasarkan Manual Semakan Maklumat Pelajar Melalui SMP (Diploma Dan Ijazah Pertama) / IGIMS (Sarjana dan Doktor Falsafah) (M009).
3.4.2
Jika maklumat pelajar wujud dan berstatus aktif di SMP/ IGIMS serta belum dikenakan yuran laksanakan pengenaan yuran pelajar berdasarkan arahan kerja “Fee Posting” di manual kerja SAS.
3.4.3
Jika penyemakan dilangkah 3.4.1 menunjukkan rekod pelajar masih tidak wujud, teruskan semakan ketiga dengan menghubungi Seksyen/Unit yang mengendalikan sistem SAS program yang lain.
3.4.4
Jika bayaran telah disahkan oleh Seksyen/Unit seperti di langkah 3.4.3, pindahan bayaran kepada Seksyen/Unit berkenaan perlu dibuat melalui sistem SAS berdasarkan arahan kerja “Sponsor Credit Note” di manual kerja SAS.
3.4.5
Jika maklumat bayaran masih tidak wujud hubungi penaja untuk semakan semula.
Kemasukan Data Ke SAS-UG/SAS-GSO 3.5.1
Masukkan data pelajar daripada maklumat di penyata bayaran penaja dan bank slip ke SAS-UG/SAS-GSO berdasarkan arahan kerja “Amount Allocation” bagi bayaran dari penaja atau “Bank Receipt Manual Upload” bagi bayaran melalui slip bank masing-masing seperti di manual kerja SAS.
3.5.2
Sekiranya langkah 3.5.1 menunjukkan terdapat pelajar tidak aktif, ia mungkin menunjukkan bahawa:-
(a) Perubahan kod status (b) Perubahan kod penaja (c) Tersalah masuk data atau data yang tidak lengkap. 3.5.3
3.6
Semak atau lakukan pembetulan berdasarkan langkah 3.6 sekiranya perlu atau teruskan ke langkah 3.7.
Tindakan Semakan/Pembetulan 3.6.1
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011
Bagi perubahan maklumat yang telah dikenal pasti , maklumkan kepada Bahagian Akademik, Sekolah Pengajian Siswasah, Kolej Kediaman atau BHEP untuk memastikan perubahan status, kod penaja dan kod kolej
4 drp. 6
dikemaskini.
3.7
3.6.2
Setelah menerima surat perubahan yang melibatkan status, program, penginapan atau keputusan tatatertib, tindakan pembetulan yang melibatkan pengurangan atau penambahan yuran pelajar berkaitan hendaklah dibuat berdasarkan arahan kerja “Debit Note – Debit Note Single” atau “Credit Note – Credit Note Single” seperti di manual kerja SAS sebelum bayaran yang diterima dari penaja diproses.
3.6.3
Setelah membuat proses pembetulan di langkah 3.6.1 dan 3.6.2 kembali ke proses agihan yuran dalam SAS-Undergraduate/SAS-Postgraduate (langkah 3.5.1)
Kemaskini Lejar Pelajar 3.7.1
3.8
3.9
Penyediaan Baucar 3.8.1
Semua baki bayaran balik lebihan yuran kepada pelajar hendaklah diproses dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh pelajar layak dibayar.
3.8.2
Bayaran balik kepada penaja sekiranya ada, hendaklah dibuat selewatlewatnya 2 minggu sebelum semester baru bermula.
3.8.3
Sediakan baucar bayaran kepada pelajar atau bayaran balik kepada penaja berdasarkan arahan kerja “Payment “ seperti di manual kerja SAS.
3.8.4 3.8.5
Catitkan tarikh kemaskini SAS-UG/SAS-GSO dan nombor baucar bayaran di cop Tarikh Proses Bayaran. Kemaskini laporan status bayaran kepada pelajar mengikut penaja di Daftar Format Laporan Status Bayaran Kepada Pelajar Mengikut Penaja (OPR/BEN/DF036/BYR).
3.8.6
Sahkan dan luluskan baucar yang telah di sediakan.
3.8.7
Failkan salinan resit, penyata bayaran dari penaja dan salinan baucar pembayaran di dalam Fail Penaja.
Kemaskini Baucar 3.9.1
3.10
Catitkan tarikh agihan yuran di cop Tarikh Proses Bayaran di atas penyata bayaran dari penaja setelah proses kemaskini lejar pelajar di SASUndergraduate/SAS-Postgraduate dibuat.
Kemaskini baucar berpandukan (OPR/BEN/AK009/AKN)
Arahan Kerja Kemaskini Baucar
Penyediaan Dan Pengedaran Cek
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011
5 drp. 6
3.10.1 3.10.2
Bil. 1
Sedia dan edar cek berpandukan Prosedur Pengurusan (UPM/OPR/BEN-AKN/P005) Agihkan cek yang diterima mengikut tindakan berikut :-
Cek atas Nama Bank :(a) Jumlah pelajar kurang daripada 20 orang
Cek
Tindakan Menghantar surat arahan kepada bank seperti di Lampiran IV berserta senarai pelajar dan disahkan oleh PB.
(b) Jumlah pelajar lebih daripada 20 orang
Menghantar surat arahan kepada bank dan senarai pelajar yang disediakan melalui sistem “Autopay” seperti di Lampiran V dan disahkan oleh PB.
2
Pelajar
Hubungi pelajar melalui telefon, e-mail atau pemberitahuan melalui portal pelajar.
3
Penaja (Bayar Balik Penaja)
Dapatkan alamat penaja dari Penyata Penaja dan buat surat untuk pos cek kepada penaja seperti di Lampiran VI.
3.11
Laporan Status Bayaran Kepada Pelajar Mengikut Penaja 3.11.1
Sediakan laporan status bayaran kepada pelajar mengikut penaja di Daftar Format Laporan Status Bayaran Kepada Pelajar Mengikut Penaja (OPR/BEN/DF036/BYR).
3.11.2
Laporan status hendaklah difailkan mengikut bulan proses bayaran dibuat kepada pelajar.
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 01 TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011
6 drp. 6
