BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1
Company Profile PT Peter-GO Consultan Peter-GO Consultan ada sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang konsultan penelitian tanah dan studi kelayakan gedung yang berlokasi di Jl. Prepedan Raya No.26 Jakarta Barat. Bidang perkejaan yang dilakukan meliputi : penyelidikan tanah lapangan (Field Investigations), Penyelidikan tanah laboratorium (Laboratorium Investigations), Pengujian kualitas mutu beton, Survey (Topography) dan Perencanaan Design Struktur Pondasi dan Konstruksi. Peter-GO Consultan berdiri mulai tanggal 20 September 2010, sampai dengan saat ini Peter-GO telah menjalin kerjasama dengan beberapa kontraktor diantaranya PT. Total Bangun Persada, Group Agung Sedayu, PT. Adhimix, dan bahkan kontraktor dari Jepang PT. Ito Taka Construktions. PT. Peter-GO telah bekerja keras untuk menciptakan tim manajemen yang kuat dan professional yang bekerja berlandaskan pada prinsip-prinsip penuh tanggung jawab serta dedikasi tinggi terhadapa hasil kepuasan mitra kerjasama.
3.2
Visi dan Misi Visi:
a.
Menjadi Perusahaan dibidang kontruksi yang dikenal sebagai perusahaan professional dan dengan penuh integritas
b.
Berorientasi pada kepuasan layanan konsumer
c.
Mengembangkan sumber daya manusia yang professional
d.
Melaksanakan manajemen terbuka
e.
Peduli terhadap kepentingan masyarakat dan lingkungan
21
22
Misi: Berkomitmen membangun hubungan jangka panjang yang didasari atas kepercayaan, baik dengan para perusahaan kontraktor nasional maupun internasional.
3.3
Struktur Organisasi
DIREKTUR
MANAGER ACOUNTING
MANAGER OPERASIONAL
KABAG ACCOUNTING
SUPERVISOR ACCOUNTING
KABAG DIVIS SOIL TEST
Admin
KABAG DIVISI BUILDING AUDIT
MANAGER PERSONALIA
KABAG DIVISI DESIGN KONTRUKSI
SUPERVISOR LAPANGAN
SUPERVISOR KANTOR
SUPERVISOR LAPANGAN
SUPERVISOR KANTOR
SUPERVISOR LAPANGAN
OPERATOR
ADMINISTRASI
OPERATOR
ADMINISTRASI
DRAFTER
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.4
Deskripsi Pekerjaan Deskripsi Pekerjaan Direktur :
1.
Menerima laporan dari para manager
2.
Menjalin hubungan dengan mitra kerja
3.
Memeriksa Provit Perusahaan
Deskripsi Pekerjaan Manager Accounting:
KABAG PERSONALIA
Supervisor Personalia
STAFF
23
1.
Melaporkan neraca keuangan perusahaan kepada direktur secara kondisional
2.
Mengotrol keuangan perusahaan untuk segala kebutuhan perusahaan
3.
Melaksanakan rapat perihal transaksi keuangan perusahaan secara berkala
4.
Memutus biaya operasional yang digunakan perusahaan
5.
Menganalisa pertumbuhan keuangan perusahaaan
Deskripsi Pekerjaan Manager Operasional:
1.
Menggantikan peran direktur ketika rapat dengan mitra kerja saat direktur berhalangan hadir
2.
Mengatur pengeluaran dana perusahaan harian
3.
Membuat laporan tentang biaya operasional perusahaan
4.
Menganalisa hasil evaluasi setiap kepala bagian dari divisi operasional
5.
Melaporkan hasil evaluasi operasional kepada direktur
Deskripsi Pekerjaan Manager Personalia:
1.
Melaporkan keadaan SDM di perusahaan kepada direktur
2.
Menerima laporan dari kepala bagian personalian tentang perekrutan karyawan
3.
Menganalisa kinerja dari hasil evaluasi karyawan
4.
Melakukan rapat dengan kepala bagian untuk menampung dan mencari keluhan karyawan
Deskripsi Pekerjaan Kabag Accounting :
1.
Membuat laporan keuangan perusahaan
2.
Melaporkan laporan neraca keuangan perusahaan kepada manager accounting
3.
Membuat data pengeluaran dan pemasukan keuangan perusahaan
4.
Menyusun anggaran keuangan perusahaan
Deskripsi Pekerjaan Kabag Divisi Soil Test :
24
1.
Menerima laporan hasil soil test lapangan dari supervisor lapangan
2.
Membuat persentasi pemasaran tentang soil test terhadap kontraktor
3.
Melaporkan hasil soil test lapangan kepada manager operasional
4.
Membuat jadwal job soil test bagi supervisor lapangan
Deskripsi Pekerjaan Kabag Divisi Building Audit :
1.
Menerima laporan audit bangunan kontraktor dari supervisor lapangan
2.
Membuat persentasi pemasaran tentang audit bangunan terhadap kontraktor
3.
Melaporkan hasil audit bangunan kontraktor kepada manager operasional
4.
Monitoring hasil pekerjaan di lapangan
5.
Membuat jadwal job audit bangunan bagi supervisor lapangan
Deskripsi Pekerjaan Kabag Divisi Desain Kontruksi :
1.
Menerima laporan proses desain kontruksi bangunan kontraktor dari supervisor lapangan
2.
Membuat persentasi pemasaran tentang desain kontruksi terhadap kontraktor
3.
Melaporkan hasil desain kontruksi bangunan kontraktor kepada manager operasional
4.
Monitoring hasil pekerjaan di lapangan
5.
Membuat jadwal job desain kontruksi bagi supervisor lapangan
Deskripsi Pekerjaan Kabag Personalia :
1.
Membuat evaluasi kinerja para karyawan
2.
Melakukan proses recruitmen karyawan secara kondisional
3.
Mengurus kebutuhan internal karyawan mulai dari gaji, tunjangan, dan bonus
4.
Menerima data absen karyawan dari supervisor
25
5.
Membina hubungan baik dengan para karyawan
6.
Menempatkan jobdesk karyawan sesuai dengan latar belakang pendidikan
Deskripsi Pekerjaan Supervisor Accounting :
1.
Melaporkan pembukuan transaksi keuangan perusahaan
2.
Menganalisa laporan transaksi keuangan perusahaan
3.
Membuat breakdown anggaran keuangan
Deskripsi Pekerjaan Supervisor Lapangan Divisi Soil Test :
1.
Drlling / Boring Log : terdiri dari Pengambilan Data SPT (Standard
Penetration
Test,
UDS
(Undisturbed
Sample),
Diskripsi lapangan struktur litologi sifat-sifat tanah,
2.
Sondir (Dutch Cone Pentration Test) : Pengambilan data qc (tahanan conus), gesek (friction) kelekatan tanah,
3.
CBR test : Pengujian hasil pemadatan kekuatan tanah dengan satuan CBR %
4.
Sand Cone Test : Pengujian kepadatan hasil pemadatan dengan satuan % dan dencity tanah.
Deskripsi Pekerjaan Supervisor Kantor Divisi Soil Test :
1.
Analisa Hasil Boring log : untuk mendapatkan nilai jenis pondasi dan Daya dukung Pondasi, settlement, countur litology tanah, dan Muka Air tanah.
2.
Analisa Sondir : untuk mendapatkan nilai : jenis dan daya dukung pondasi, settlement, dan satuan conversi ke CBR %
3.
Kuality control terhadap pemadatan tanah hasil CBR, Sand Cone Dan CBR.
Deskripsi Pekerjaan Supervisor Lapangan Divisi Building Audit :
1.
Pengujian Ultrasonic Pulse Velocity : Data data Strengh beton, homogenitas, ketetakan beton.
2.
Pengujian Hammer test : data strength beton,
26
3.
Covermeter / profometer test : ukuran dan dimensi cover penulangan beton.
4.
Topography konstrksi dan level lendutan
Deskripsi Pekerjaan Supervisor Kantor Divisi Building Audit :
1.
Analisa Ultrasonic
2.
Analisa Hammer test
3.
Analisa cover meter
4.
Penggambaran topo dan lendutan
Deskripsi Pekerjaan Supervisor Lapangan Divisi Desain Kontruksi :
1.
Design Pondasi
2.
Design Bangunan / konstruksi
3.
Design Study kelayakan struktur
Deskripsi Pekerjaan Supervisor Personalia:
1.
Membuat laporan evaluasi pekerja
2.
Melakukan proses recruitment tenaga pekerja baru
3.
Memonitor laporan absensi data pakerja
Deskripsi Pekerjaan Staff Accounting:
1.
Membuat data laporan keuangan perusahaan
2.
Melaporkan data perputaran keuangan perusahaan
3.
Membantu tugas supervisor accounting
Deskripsi Pekerjaan Operator Lapangan Divisi Soil Test:
1.
Peng-operasian mesin ( Jacro 125, Power Rig, Pompa,)
2.
Peng-operasian pengambilan data dengan metode ASTM Standard
Deskripsi Pekerjaan Operator Lapangan Divisi Building Audit:
1.
Peng-operasian Alat Ultrasonic Pulse Velocity
27
2.
Peng-operasian Covermeter test
3.
Peng-operasian Hammer test
Deskripsi Pekerjaan Drafter Divisi Desain Kontruksi:
1.
Penggambaran dalam bentuk 2D dan 3D dengan menggunakan Autocad, Etabs, Sap, Tekla
2.
Penggambaran analisis kelayakan
3.
Penggambaran desain kontruksi bangunan
Deskripsi Pekerjaan Staff Personalia:
3.5
1.
Membuat laporan daftar hasil pekerja
2.
Membantu tugas supervisor personalia
Analisis Sebelum melakukan perancangan terhadap sistem yang dibangun, terlebih dahulu dilakukan analisis terhadap sistem. Analisis tersebut meliputi analisis terhadap sistem yang sedang berjalan dan analisis yang sedang dibangun. Proses analisis dapat mengindentifikasi permasalahan yang terjadi pada system sehingga dapat dicari solusi dan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani permasalah pada sistem tersebut.
3.6.
Analisis Sistem Berjalan PT Peter-GO Consultan merupakan perusaahan yang baru bediri yaitu pada tahun 2010. Hampir semua aktivitas pengolahan data pada perusahaan dilakukan secara manual. Termasuk halnya dalam aktivitas pengolahan data perjalanan dinas masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Ms. Exel, sehingga sering terjadi kendala dalam pengolahan dan pencarian data yang diiginkan.
28
3.6.1
Use Case Sistem Berjalan Use case diagram merupakan sebuah fungsional diagram yang
menggambarkan fungsi dasar dari sistem, yaitu apa yang dapat digunakan oleh pengguna dan bagaimana sistem harus merespon terhadap aksi pengguna. Sistem Perjalanan Dinas
Periksa SPD Membuat SPT
Proses Data SPD
Menyerahkan SPD ke Bag. Keuangan
Admin Accounting
Staf Personalia
Biaya Dan Rekapitulasi Anggaran Perjalanan Dinas Laporan Perjalanan Dinas Isi SPD
Pegawai
Menyerahkan SPD ke Bag. Personalia
Terima Biaya Perjalanan Dinas
Gambar 3.2 Use Case rancangan sistem berjalan
Use Case
Tabel 3.1 Use Case Membuat SPT Membuat SPT
Aktor
Staff Personalia
Deskripsi
Staff personalia membuat SPT bagi karyawan yang ditunjuk
Pra-kondisi Normal Skenario
melaksanakan tugas diluar kantor Menunggu intruksi penugasan karyawan yang ditugaskan Staff personalia membuat surat perjalanan dinas kepada karyawan
Alternatif Skenario
yang akan melaksanakan tugas diluar kantor Memungkinkan bagian personalia membuat SPT
Pasca-Kondisi
Terima form SPD yang telah di isi karyawan
29
Tabel 3.2 Use Case Menyerahkan data SPD ke Bag. Keuangan Use Case
Menyerahkan form SPD
Aktor
Staff Personalia
Deskripsi
Staf personalia menyerahkan form SPD ke bag. Keuangan
Pra-kondisi
Mengisi data SPD
Normal Skenario
Staff personalia menyerahkan data SPD ke bag. Keuangan untuk menentukan bag keuangan dalam menyiapkan anggaran perjalanan dinas karyawan
Alternatif Skenario
Memungkin penyerahan data perjalanan dinas dari bagian personalia ke bagian keuangan
Pasca-Kondisi
Simpan Data SPD
Tabel 3.3 Use Case Isi SPD Use Case
Isi SPD
Aktor
Karyawan
Deskripsi
Karyawan yang akan melakukan tugas perjalanan dinas harus
Pra-kondisi
mengisi data formulir SPD Terima SPT
Normal Skenario
Karyawan yang melakukan perjalan dinas harus mengisi data SPD dari formulir surat perjalanan dinas yang diambil pada bag. Personalia
Alternatif Skenario
Memungkinkan karyawan mengisi data perjalanan berdasarkan SPT
Pasca-Kondisi
Kembali formulir data SPD
Tabel 3.4 Use Case Kembalikan Data SPD ke Bag. Personalia Use Case
Kembalikan data SPD ke bag. Personalia
Aktor Deskripsi
Karyawan Karyawan mengembalikan formulir SPD yang telah diisi kebagian
Pra-kondisi Normal Skenario
personalia Karyawan isi formulir SPD Formulir SPD yang telah diisi oleh karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas dikembalikan ke bag. Personalia
30
Alternatif Skenario
Memungkinkan karyawan menyerahkan form SPD yang telah terisi
Pasca-Kondisi
kepada bagian personalia Tunggu pencairan anggaran perjalanan dinas
Tabel 3.5 Use Case Periksa Formulir SPD Use Case Aktor Deskripsi
Periksa data formulir SPD Admin accounting Admin accounting memeriksa data formulir SPD untuk menyiapkan
Pra-kondisi Normal Skenario
anggaran perjalan dinas karyawan Terima formulir data SPD dari bag. Personalia Data formulir SPD yang diterima admin accounting dari bag. personalia diperiksa agar dapat menentukan anggaran perjalanan
Alternatif Skenario
dinas yang kan digunakan Menerima formulir SPD yang diisi oleh karyawan dan diserahkan ke bagian personalia untuk dicek dan dilakukan
Pasca-Kondisi
Rekapitulasi anggaran perjalanan pencairan biaya perjalanan dinasdinas
Tabel 3.6 Use Case Proses data SPD Use Case Aktor
Proses data SPD Admin accounting
Deskripsi
Admin accounting memproses data formulir perjalanan dinas karyawan yang telah diperiksa agar dapat melakukan pencairan anggaran perjalanan dinas
Pra-kondisi
Periksa SPD
Normal Skenario
Data formulir SPD yang diserahkan oleh bagian personalia diperiksa oleh diperiksa oleh bagian keuangan agar dapat melakukan
Alternatif Skenario
Memungkinkan bagian keuangan memeriksa pencairan anggaran perjalanan dinas karyawandata SPD untuk dapat selanjutnya melakuka proses pencairan buaya perjalanan dinas
Pasca-Kondisi
Pencairan anggaran perjalanan dinas
31
Tabel 3.7 Use Case Terima Anggaran Perjalanan Dinas Use Case
Terima biaya perjalanan dinas
Aktor Deskripsi
Karyawan Karyawan menerima anggaran perjalanan dinas dari bagian keuangan berdasarkan data formulir SPD yang telah dioeriksa dan disetujui
Pra-kondisi Normal Skenario
Proses data SPD oleh bagian keuangan Data SPD yg telah diperiksa dan di proses oleh bagian keuangan kemudian dilakukan pencairan anggaran untuk diterima oleh
Alternatif Skenario
Memungkinkan adanya pencairan biaya perjalanan karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas dinas setelah
Pasca-Kondisi
dilakukan pemeriksaan data SPD oleh bagian keuangan Karyawan melakukan perjalanan dinas
32
Bag Personalia
Karyawan
Buat Formulir SPD
Isi Formulir SPD
Terima SPD karyawan
Bag Keuangan
Menyerahkan formulir SPD ke bagian personalia
Copy dan arsip SPD
Serahkan Copy SPD ke bagian keuangan
Cek SPD
Proses Data SPD
Terima Anggaran Perjalanan Dinas
Kalkulasi Anggaran Perjalanan Dinas
Arsip Data Anggaran Perjalanan Dinas
Gambar 3.3 Activity Diagram Rancangan Sistem Berjalan
33
3.7.
Rancangan Sistem Usulan Proses pada sistem yang digunakan pada aplikasi APD ini dapat memudahkan element perusahaan yang berhubungan dengan perjalanan dinas mulai dari bagian personalia, bagian keuangan dan karyawan yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas pada sebuah perjalanan dinas. Dengan adanya sistem ini bagian personalia tinggal mengupload surat perjalanan dinas karyawan yang ditunjuk, untuk selanjutnya sistem ini memberikan notifikasi pada karyawan yang yang ditunjuk melakukan tugas dan melaksanakan perjalanan dinas lewat smartphone karyawan. Setelah karyawan mendapatkan notifikasi bahwa dirinya mendapatkan tugas diluar kantor maka berarti karyawan melakukan perjalanan dinas. Dan karyawan melakukan reservasi transportasi dan penginapan untuk mengetahui anggaran yang akan disediakan oleh bag keuangan. Data APD pun diinput oleh karyawan yang akan melakukan perjalanan kedalam aplikasi tersebut berdasarkan surat perjalanan dinas yang diberikan bagian personalia kepada karyawan melalui sistem pada aplikasi ini. Setelah data diisi oleh karyawan maka data tersebut masuk kedalam notifikasi bagian keuangan untuk dicek dan diproses sehingga bagian keuangan dapat melakukan kalkulasi mengenai jumlah anggaran yang akan diperlukan untuk perjalanan dinas, setelah jumlah anggaran disetujui maka bagian keuangan melakukan pencairan anggaran perjalanan dinas, untuk kemudian karyawan dapat mengetahui bahwa anggaran perjalanan dinas telah ditransfer oleh bagian keuangan, setelah itu maka karyawan mengupload bukti transaksi penginapan dan transportasi kedalam sistem untuk di arsip oleh bagian keuangan. Bagian keuangan dapat menyimpan data karyawan dan anggaran yang melakukan perjalanan dinas dalam aplikasi ini, sehingga sistem pada aplikasi ini dapat membantu bagian keuangan untuk membuat laporan kepada top management perusahaan.
34
Sistem Aplikasi Perjalanan Dinas
Pengolahan Biaya Perjalan Dinas
Cek SPT
Input Perjalanan Dinas
Karyawan
Admin Keuangan Upload Bukti Transaksi Penginapan dan Transportasi
Transaksi Biaya Perjalanan Dinas
Transaksi SPD
Login Cek Pembayaran Biaya Perjalanan Dinas
Penerbitan SPT
Staff Personalia Pengolahan Data Pegawai
Gambar 3.4 Use Case rancangan sistem usulan Tabel 3.8 Use Case Penerbitan SPT Use Case
Penerbitan SPT
Aktor Deskripsi
Staff Personalia Staff personalia menerbitkan SPD pada aplikasi APD kedalam sistem
Pra-kondisi
web mobile Menerima intrusi pembuatan SPT
Normal Skenario Alternatif Skenario
SPT diterbitkan oleh staff personalia kedalam sistem APD Memungkinkan karyawan untuk mengetahui SPT yang diterbitkan
Pasca-Kondisi
oleh bagian personalia kedalam sistem APD . SPT dikirim kepada karyawan didalam sistem APD
35
Tabel 3.9 Use Case Pengolahan Data Karyawan Perjalanan Dinas Use Case Aktor Deskripsi
Mengolah data karyawan perjalanan dinas Staff Personalia Staff personalia mengolah setiap data karyawan baru untuk dapat
Pra-kondisi Normal Skenario Alternatif Skenario
menggunakan APD pada smartphone mereka Penerbitan SPT Staff personalia mengolah data karyawan baru agar dapat Memungkin bagian personalia mengolah data karyawan yang
Pasca-Kondisi
mengakses dalamdinas smartphone mereka melakukan APD perjalanan bedasarkan SPT Karyawan dapat menggunakan APD karna data telah ada dalam
sistem APD Tabel 3.10 Use Case Log in Use Case Aktor
Log In Karyawan (user), Staff Personalia, Admin Accounting
Deskripsi
Karyawan, Staff Personalia, Admin Accounting dapat log in di sistem aplikasi
Pra-kondisi
Karyawan (user), Staff Personalia, Admin Accounting yang akan menggunakan sistem APD
Normal Skenario
Sistem akan menampilkan menu setelah Karyawan (user), Staff
Alternatif Skenario
Personalia, Admin Accounting melakukan log in Memungkinkan Karyawan, Staff Personalia, Admin Accounting dapat menggunakan APD setelah melakukan log in
Pasca-Kondisi
. Melihat dashboard
Tabel 3.11 Use Case Cek SPT Use Case
Melihat SPT yang masuk kedalam notifikasi APD karyawan
Aktor Deskripsi
Karyawan Notifikasi SPT akan ditampilkan kedalam APD karyawan
Pra-kondisi
Karyawan mendapatkan email mengenai SPD kemudian karyawan login kedalam APD untuk mengetahui isi SPD tersebut
Normal Skenario
Karyawan dapat melihat isi SPD dalam notifikasi pada sistem APD
Alternatif Skenario
Memungkinkan karyawan dapat mengetahuai SPT yang diterima melalui sistem APD
Pasca-Kondisi
Karyawan melakukan reservasi biaya transportasi dan penginapan
36
Tabel 3.12 Use Case Input Data Perjalanan Dinas Use Case Aktor Deskripsi Pra-Kondisi Normal Skenario
Input data perjalanan dinas Karyawan Karyawan mengisi data perjalanan dinas pada program APD Cek notifikasi SPD pada program APD Karyawan dapat mengisi data perjalanan dinas ke dalam program
Alternatif Skenario
APD setelah melakukan reservasi biaya transportasi dan penginapan Memungkinkan karyawan untuk mengisi data perjalanan dinas pada sistem APD setelah melakukan reservasi transportasi dan penginapan
Pasca-Kondisi
sesuai tujuan perjalanan Terima notifikasi apabiladinas biaya disetujui oleh bagian keuangan
Tabel 3.13 Use Case Cek Pembayaran Biaya Perjalanan Dinas Use Case
Cek pembayaran biaya perjalanan dinas
Aktor Deskripsi
Karyawan Karyawan dapat melihat notifikasi biaya yang disetujui oleh bagian keuangan untuk keperluan perjalanan dinas
Pra-kondisi
Input data perjalanan dinas pada program APD
Normal Skenario
Karyawan dapat melihat notifikasi biaya yang telah di cairkan oleh
Alternatif Skenario
bagian keuangan di dalam program APD Memungkinkan karyawan dapat mengetahui pembayaran anggaran
Pasca-Kondisi
perjalan dinas oleh bagian keuangan dalam sistem APD . Terima biaya perjalanan dinas
Tabel 3.14 Use Case Upload Bukti Transaksi Use Case
Upload Bukti Transaksi
Aktor Deskripsi
Karyawan Karyawan wajib mengupload bukti transaksi biaya penginapan dan
Pra-kondisi Normal Skenario
transportasi Terima pencairan biaya perjalanan dinas Karyawan diwajibkan mengupload bukti transaksi penginapan dan
Alternatif Skenario
transportasi sebagai bukti bahwa tak ada manipulasi data Memungkinkan karyawan dapat mengkofirmasi jumlah transaksi
Pasca-Kondisi
penginapan dan transportasi pada perjalanan dinas . Bukti upload trasanksi di simpan oleh bagian keuangan
37
Tabel 3.15 Use Case Transaksi SPD Use Case Aktor Deskripsi
Transaksi SPD Bagian Keuangan Bagian keuangan memeriksa transaksi data SPD pada program APD berdasarkan data yang diinput karyawan yang akan
Pra-kondisi Normal Skenario
melakukan perjalanan dinas Bagian keuangan menerima data perjalanan dinas karyawan Bagian keuangan dapat memeriksa dan menyetujui pencairan biaya perjalanan dinas berdasarkan data yang diinput karyawan dalam
Alternatif Skenario
APD Memungkin bagian keuangan dapat memeriksa dan melakukan
Pasca-Kondisi
pencairan biaya perjalanan dinas sesuai data yang di input Melakukan karyawan transaksi pengolahan biaya perjalanan dinas
Tabel 3.16 Use Case Transaksi Biaya Perjalanan Dinas Use Case Aktor Deskripsi Pra-kondisi Normal Skenario
Transaksi biaya perjalanan dinas Admin Keuangan Admin dapat mengatur data biaya perjalanan dinas Verifikasi biaya perjalanan dinas Bagian keuangan dapat menyetujui atau tidak biaya yang di input
Alternatif Skenario
karyawan pada program APD Memungkinkan admin memutuskan disetujui atau tidaknya anggaran perjalanan dinas yang di ajukan karyawan dalam sistem
Pasca-Kondisi
perjalanan dinas Admin keuangan melakukan pencairan biaya perjalanan dinas
Tabel 3.17 Use Case Pengolahan Biaya Perjalanan Dinas Use Case Aktor Deskripsi Pra-kondisi
Mengolah biaya perjalanan dinas Admin Keuangan Admin dapat mengolah biaya perjalanan dinas Persetujuan berdasarkan verifikasi anggaran
Normal Skenario
keuangan Admin dapat mengubah anggaran perjalanan dinas yang ditentukan
Alternatif Skenario
oleh Manager Keuangan Memungkinkan admin keuangan untuk mengolah biaya
Pasca-Kondisi
perjalanan dinas Laporan anggaran perjalanan dinas
oleh
bagian
38
Bag Personalia
Buat SPT
Karyawan
Bag Keuangan
Cek SPT
Observasi Transportasi dan Penginapan
Input Data Dan Biaya Perjalanan Dinas
Konfirmasi Data Perjalanan Dinas
Verifikasi Data dan Biaya Perjalanan Dinas
TS S
Terima Anggaran Perjalanan Dinas
Transfer Biaya Perjalanan Dinas
Upload Bukti Transaksi
Simpan Data dan Bukti Transaksi
Gambar 3.5 Activity Diagram Rancangan sistem usulan 3.7.1
Sequence Diagram
Sequence diagram digunakan untuk menggambarkan perilaku pada sebuah skenario. Diagram ini menunjukkan sejumlah contoh objek dan message (pesan) yang diletakkan diantara objek-objek ini di dalam use case. Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan disekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa pesan yang digambarkan terhadap waktu.
39
Dari bentuk use case yang telah digambarkan di atas hanya satu aktor yang akan dibuat sequence diagram sesuai dengan use case yang telah dibuat sebelumnya. Berikut adalah sequence diagram :
1.
Sequence Diagram Login Berikut adalah sequence diagram login dimana user akan melakukan login untuk dapat masuk ke dalam menu SIPD, Kemudian sistem informasi akan memberikan respon terhadap user mengenai keberhasilan atau kegagalan proses login tersebut.
Halaman Login
Sistem APD
Halaman Utama
User
1: User Login
3: Verifikasi Data 2: Cek User 4: User Diterima
5: Menampilkan Menu SIPD
Gambar 3.6 Sequence Diagram Login
2.
Sequence Diagram Transaksi SPT Berikut adalah sequence diagram transaksi SPT dimana staff dari bagian personalia dapat melihat, mencari, menginput, mengedit dan menghapus, kemudian sistem akan merespon dengan menyimpan dan mengupdate data SPT yang diinput dan diedit.
40
Form SPT
Sistem APD
Database SIPD
Staff Personalia
1: Request Data SPT
3: Verifikasi Data 2: Terima Data SPT 4: Request Data SPT
5: Terima Data SPT
6: Menampilkan Data SPT
Gambar 3.7 Sequence Diagram SPT
3.
Sequence Diagram Transaksi SPD Berikut adalah sequence diagram transaksi SPD dimana karyawan dapat melakukan pengisian data perjalananan dinas berdasarkan SPT (Surat Perintah Tugas) yang nantinya data akan di verifikasi oleh sistem dan akan diterima oleh admin bagian keunagan untuk selanjutnya agar dapat diproses oleh sistem. Halaman APD
Sistem
Database SIPD
Karyawan
1: Input Data Perj Dinas
3: Verifikasi Data 2: Terima Data Perj Dinas 4: Simpan Data
5: Terima Data SPT
6: Konfirmasi
Gambar 3.8 Sequence Diagram SPD
41
5.
Sequence Diagram Transaksi Biaya Perjalanan Dinas Berikut adalah sequence diagram transaksi biaya perjalanan dinas dimana admin pada bagian keuangan dapat mencetak rincian biaya transaksi perjalanan dinas, sementara untuk proses perhitungan biaya transaksinya dilakukan oleh sistem informasi.
Form Biaya SPD
Sistem
Database SIPD
Staff Keuangan
1: Request Data Biaya Perj Dinas
3: Verifikasi Dan Kalkulasi 2: Terima Data Biaya Perj Dinas 4: Simpan Data Biaya
5: Terima Data Biaya SPD
6: Menampilkan Data Dan Rician Biaya Perj Dinas
Gambar 3.9 Sequence Diagram Transaksi Biaya Perjalanan Dinas 3.7.2
Class Diagram
Class Diagram menjelaskan hubungan antar class dalam sebuah sistem yang sedang dibuat dan bagaimana caranya agar mereka saling berkolaborasi untuk mencapai sebuah tujuan. Berikut adalah penggambaran class diagram dari aplikasi perjalanan dinas PT. Peter-GO Consultant.
42
Karyawan -NIK -Prefix_Karyawan -Id_Jabatan -Nm_Karyawan -Alamat -Tlp -Email -Password -Level +Add() +Edit() +Delete() +Search() +Save()
1
Jabatan 1
-Id_Jabatan -Nama_Jabatan -Bagian +Add() +Edit() +Delete() +Search() +Save()
1
1
*
SPT -Id_SPT -NIK -Kd_Tujuan -SPT_Prefix -No_SPT -Tgl_Berangkat -Tgl_Kembali -Lama Hari -Keperluan -Stts -Ref_SPD +Add() +Edit() +Delete() +Search() +Save()
*
1
1
Tujuan -Kd_Tujuan -Kota_Tujuan -Detail_Tujuan +Add() +Edit() +Delete() +Save() +Search()
Gambar 3.10 Class Diagram
SPD -Id_SPD -Id_SPT -SPD_Prefix -No_SPD -Tgl_SPD -Jns_Penginapan -Lvl_Penginapan -Jns_Kendaraan -Nm_Kendraan -Biaya_Kendaraan -Stts_SPD -Bukti_Penginapan -Bukti _Transportasi -Stts_Trf -Keterangan +Add() +Edit() +Delete() +Search() +Save()
43
3.8. Perancangan Basis Data 3.8.1
Perancangan Data/Informasi
Tabel 3.18 Database APD
No.
Tabel
Tabel Database / Master
Deskripsi
Database
File Type
1
Trans_SPT
Tabel Untuk SPT
MS-SQL
2
Trans_SPD
Tabel Untuk Transasksi SPD
MS-SQL
3
Karyawan
Tabel Data Karyawan
MS-SQL
4
Jabatan
Tabel Nama-nama Jabatan
MS-SQL
5
Tujuan
Tabel Data Tujuan
MS-SQL
Tabel 3.19 Database Trans_SPT
No.
Field Name
Field Deskripsi
1
Id_SPT
Id_SPT
2
NIK
3
Kd_Tujuan
Kode Tujuan
4
SPT_Prefix
5
No_SPT
6
Tgl_Berangkat
7
Tgl_Kembali
8
Nomor Induk
Key (PK
Default
/ FK)
Value
PK
Type
Length
Int
11
FK
Null
Varchar
10
FK
Null
Varchar
5
SPT Prefix
Null
Varchar
5
No SPT
Null
Varchar
20
Null
Date
Tanggal Kembali
Null
Date
Lama_Hari
Lama Hari
Null
Int
9
Keperluan
Keperluan
Null
Text
10
Status
Status SPT
Null
Varchar
10
11
Ref_SPD
Refrensi SPD
Null
Varchar
3
Karyawan
Tanggal Keberangkatan
44
Tabel 3.20 Database Trans_SPD
No.
Field Name
Field Deskripsi
Key (PK
Default
/ FK)
Value
1
Id_SPD
Id SPD
PK
2
Id_SPT
Id SPT
FK
3
SPD_Prefix
SPD Prefix
Type
Length
Int
11
Null
Int
11
Null
Varchar
5
15
Nomor 4
No_SPD
Karyawan
Null
Varchar
5
Tgl_SPD
Tanggal SPD
Null
Date
6
Jns_Inap
Jenis Penginapa
Null
Varchar
30
Null
Varchar
15
Null
Varchar
30
Null
Double
Level 7
Lvl_Inap
Penginapan Nama
8
Nm_Penginapan
Penginapan
Biaya_Penginapa
Biaya
n
Penginapan
Biaya_Penginapa
Biaya
10
n
Penginapan
Null
Varchar
50
11
Uang Saku
Uang Saku
Null
Varchar
50
12
Jns_Kend
Jenis Kendaraan
Null
Varchar
20
Null
Varchar
20
9
Nama 13
Nm_Kend
Kendaraan Biaya
14
Biaya_Kendaraan
Kendaraan
Null
Double
15
Stts_SPD
Status SPD
Null
Varchar
10
Null
Varchar
100
Bukti Transaksi 16
Bukti_Inap
Penginapan Bukti Transaksi
17
Bukti_Trans
Traportasi
Null
Varchar
100
18
Stts_Trf
Stts Transfer
Null
Varchar
3
19
Ket
Keterangan
Null
Text
45
Tabel 3.21 Database Karyawan
No.
Field Name
Field Deskripsi
1
NIK
2
Id_Jabatan
Id Jabatan
3
Pre_Karyawan
Prefix_ Karyawan
4
Key (PK
Default
/ FK)
Value
Type
Length
Varchar
15
Null
Int
5
Null
Varchar
5
Nm_Karyawan Nama Karyawan
Null
Varchar
25
5
Alamat
Alamat
Null
Text
6
Tlp
Telepon
Null
Varchar
13
7
Email
Email
Null
Varchar
25
3
Password
Password
Null
Text
4
Level
Level Karyawn
Null
Varchar
Nomor Induk Karyawan
PK FK
20
Tabel 3.22 Database Jabatan
No.
Field Name
Field Deskripsi
1
Id_Jabatan
Id Jabatan
2
Nama_Jabatan
Nama Jabatan
3
Bagian
Nama Bagian
Key (PK
Default
/ FK)
Value
PK
Type
Length
Int
11
Null
Varchar
30
Null
Varchar
30
Type
Length
Tabel 3.23 Database Tujuan
No.
Field Name
Field Deskripsi
1
Kd_Tujuan
Kode Tujuan
2
Kota_Tujuan
Kota Tujuan
3
Detail_Tujuan
Detail Tujuan
Key (PK
Default
/ FK)
Value
PK
Varchar
5
Null
Varchar
20
Null
Text
46
3.10
Arsitektur Sistem
Setiap karyawan yang medapatkan penugasan keluar akan melakukan penginputan data perjalanan dinas melalui jaringan internet. Setiap informasi yang telah diinput oleh karyawan akan diteruskan oleh aplikasi perjalanan dinas menuju server. Hal ini akan lebih meningkatkan keamanan data, sebab data dari setiap karyawan yang melakukan akses didalam aplikasi perjalanan dinas akan langsung terkirim ke server sehingga tidak akan ada data karyawan yang ditugaskan untuk perjalanan dinas hilang atau rusak.
Software yang digunakan yaitu :
3.10
1.
Deployment Server
: Xampp Server
2.
Programming Language : PHP, HTML, JQUERY,JAVASCRIPT
3.
Database Engine
: MySQL
Perancangan Antar Muka
Interface adalah suatu media yang digunakan untuk berkomunikasi antar manusia (Pengguna) dengan sistem. Aplikasi ini dirancang untuk memudahkan pengguna untuk menggunakan atau mengoperisikannya. Pada tahap ini penulis membuat desain antarmuka dari aplikasi yang akan dibuat dan akan menunjukkan letak komponen untuk menjalankan aplikasi. Hal ini dimaksudkan agar pada tahap pengerjaan/pembuatan aplikasi tidak terlalu menyimpang atau melebar arah pembahasan. Adapun perancangan dari Sistem Informasi Perjalanan Dinas yang dibangun adalah sebagai berikut :
47
1.
Form Login PT. PETER-GO. CONSULTAN 2014
Silahkan Masukan Data Anda
NIK Password
Masuk
Gambar 3.11 Form Login 2.
Form Buat SPT APLIKASI PERJALANAN DINAS | PT.PETER-GO. CONSULTAN Selamat Datang
MENU Masukan Data SPT No. SPT Nama Karyawan Tanggal Berangkat Tanggal Kembali Tujuan
Keperluan
SENT
RESET
Gambar 3.12 Menu Input SPT
48
3.
Form Input SPD APLIKASI PERJALANAN DINAS | PT.PETER-GO. CONSULTAN Selamat Datang
MENU Masukan Data SPD No. SPD Nama Karyawan Jabatan Bagian Waktu Perjalanan Dinas Jenis Transportasi Biaya Transportasi Nama Transportasi Jenis Penginapan Level Penginapan Nama Penginapan Biaya Penginapan
SENT
RESET
Gambar 3.13 Menu Input SPD
