Surat Rasmi
A. Jenis surat rasmi:
i. Surat aduan – sampah, gejala sosial, kafe siber, masalah pencemaran, kilang haram dan sebagainya. ii. Surat permohonan – pekerjaan, kemudahan asas, kemudahan sekolah dan sebagainya. iii. Surat bantahan – bantahan sesuatu perkara yang mendatangkan masalah atau kesan negatif. iv. Surat cadangan – cadangan mengadakan sesuatu, cadangan mengatasi sesuatu masalah dan sebagainya. v. Surat jemputan – perkahwinan, menghadiri majlis dan sebagainya.
B. Penerima dan alamat surat rasmi. i. Penerima surat rasmi – penerima perlu sesuai dengan situasi surat yang ditulis. Contohnya, jika kebakaran (bomba – Ketua Balai Bomba), kecurian (polis – Ketua Balai Polis XXXXXX), sampah sarap (Dewan Bandaraya Kuala Lumpur – Ketua Penguat Kuasa), jabatan kerajaan (Pengarah) dan sebagainya. ii. Alamat penerima – Jika anda tidak pasti alamat penerima, jangan bimbang kerana anda boleh menciptanya sendiri. Contohnya, jika alamat individu (ada nombor rumah, ada nama jalan, ada nama taman, ada poskod, ada nama bandar, ada negeri). Jika alamat jabatan kerajaan atau agensi kerajaan (ada tingkat, ada nama bangunan, ada nama jalan, ada poskod, ada nama bandar, ada nama negeri). Contoh : Masalah sampah sarap tidak diangkut. Ketua Penguat Kuasa Dewan Bandaraya Kuala Lumpur, Tingkat 5, Bangunan Menarajaya, Jalan Bunga Raya, 56000 Kuala Lumpur.
B. Format Surat Rasmi: 1. Nama dan alamat pengirim – di sudut kiri surat. (Selepas itu langkau sebaris dan lukis garisan panjang) (Sebaiknya selepas setiap perenggan berakhir, langkau satu baris) 2. Penerima dan alamat penerima – di sudut kiri surat. 3. Tarikh dengan huruf besar – di kanan dan selari dengan baris terakhir alamat penerima. 4. Panggilan hormat (Tuan/ Puan/ Datuk dan sebagainya yang sesuai) – di kiri dan tanda koma. 5. Tajuk surat – Semua perkataan awal dengan huruf besar, kecuali untuk kata hubung, sendi dan kata bantu. Garisi tajuk dan jangan letak tanda titik pada akhir ayat. 6. Pengenalan surat – nyatakan siapa anda + mewakili siapa (jika anda sebagai wakil) + tujuan surat ditulis. (tulis rapat di kiri surat dan jangan letak sebarang nombor) 7. Isi surat: (Bermula dari perenggan kedua dan seterusnya, letak nombor bermula dengan 2 dan seterusnya pada setiap perenggan dan mulakan perenggan agak ketengah – 2 ½ sm dari nombor)
i. Huraian isu atau huraian masalah yang ditulis (di mana + sejak bila + nama pihak penyebab masalah + masa masalah berlaku + siapa terlibat + dan apa-apa juga maklumat awal tentang isu atau masalah itu yang dapat digunakan bagi membantu pihak yang anda beritahu) ii. Kesan daripada isu atau masalah itu kepada anda atau orang yang anda wakili. Kesan ini mesti diulas, sama seperti anda menulis karangan biasa (ada isi, huraian, contoh dan kesimpulan kecil) Sebaikbaiknya, 1 kesan ditulis dalam satu perenggan) iii. Cadangan mengatasi masalah – anda boleh memberi cadangan awal untuk mengatasi masalah atau isu yang anda tuliskan. 8. Penutup surat – tuliskan harapan anda dan iringan terima kasih. 9. Tulis ucapan terima kasih – di kiri dan rapat dengan garisan. (Jangan letak nombor) (Selepas itu, langkau 3 hingga 4 baris) 10. Tulis pengesahan: - “Yang menjalankan tugas” (jika tujuan rasmi) dan “Yang benar” (jika tujuan persendirian) - Tandatangani -(NAMA) dengan huruf besar dan dalam kurungan -Nama jawatan (Ikut kehendak soalan jika dinyatakan), jika tidak tulislah Setiausaha. Jika tujuan persendirian, tidak perlu menulis jawatan. -Nama institusi, persatuan atau taman perumahan yang anda wakili. 11. Pastikan anda menggunakan frasa gramatis, peribahasa atau kata-kata hikmat seperti anda menulis karangan yang lain.
CONTOH: MENULIS SURAT KIRIMAN RASMI Soalan: Di kawasan tempat tinggal anda terdapat pelbagai masalah keselamatan yang timbul berpunca daripada pendatang asing yang terlalu ramai di kawasan itu. Sebagai wakil penduduk di tempat anda. tulis sepucuk surat kepada pihak yang berkuasa bagi mengadukan hal tersebut agar masalah ini dapat diselesaikan. Contoh jawapan surat rasmi.
Lin Cheng Heng, No.6, Jalan Limau Purut 3, Taman Cheras Perdana, 52400 Kuala Lumpur. ____________________________________________________________________ Ketua Balai, Balai Polis Cheras, Jalan Ikan Emas 2, 53000 Cheras, Kuala Lumpur…… ……………………………………………………………………….16 JULAI 2008 Tuan, Aduan Tentang Masalah Pendatang Tanpa Izin di Taman Cheras Perdana Merujuk perkara di atas, saya Lin Cheng Heng selaku setiausaha penduduk Taman Perdana, ingin membuat aduan tentang masalah pendatang tanpa izin yang begitu ramai bilangannya di kawasan tempat tinggal kami. Akibat bilangannya yang terlalu ramai, pelbagai masalah sosial telah timbul sehingga mengganggu ketenteraman hidup penduduk di kawasan ini. 2.……………Untuk makluman pihak tuan, kawasan ini menjadi tumpuan pendatang tanpa izin kerana banyak bangunan baru didirikan di kawasan ini. Hal ini menyebabkan ramai pekerja tanpa izin bertumpu di kawasan ini untuk bekerja sebagai pekerja bangunan kerana di mana ada gula, di situ ada semut. Kebanyakan daripada pendatang tanpa izin itu tertumpu di Jalan Limau Manis 4 dan Jalan Tembikai 3. Mereka tinggal di dalam pondok-pondok sementara yang disediakan oleh pemaju dan didirikan daripada kayu. Perkara yang membimbangkan kami ialah sebahagian daripada pendatang tanpa izin tersebut melakukan pelbagai jenayah dan mengancam keselamatan penduduk tempatan di kawasan ini. 3.………….Sebelum kedatangan mereka di kawasan ini, kehidupan kami amat aman dan makmur. Namun begitu, kehadiran mereka sejak lima bulan yang lalu telah mengubah segala-galanya. Kejadian kecurian dan rompakan sering kali berlaku di kawasan tempat tinggal kami. Sehingga kini terdapat 6 kejadian pecah rumah dan rompakan yang telah diadukan kepada pihak polis. Kebanyakan rompakan tersebut melibatkan senjata tajam seperti parang dan senjata tajam yang lain. Hal ini menyebabkan kami berasa takut sekiranya kejadian seperti itu berulang semula. Kami juga percaya bahawa kejadian jenayah tersebut melibatkan pendatang tanpa izin melalui pertuturan mereka semasa kejadian jenayah itu berlaku. Hal seperti ini amat merungsingkan penduduk di kawasan ini.
4.………….Selain itu, sebahagian pendatang tanpa izin di kawasan ini turut berkelakuan tidak sopan terhadap penduduk tempatan di sini. Beberapa orang gadis yang pulang lewat daripada bekerja telah diganggu dengan kata-kata yang tidak menyenangkan. Mereka juga sering mengeluarkan kata-kata berbau lucah kepada penduduk di kawasan ini sehingga pernah menyebabkan pergaduhan di antara pendatang tanpa izin dengan penduduk di taman ini. Sebagai ibu bapa di kawasan ini, kami berasa
bimbang jika berlaku sesuatu perkara yang tidak diingini ke atas keluarga kami. Justeru, kami berharap agar pihak tuan mengambil tindakan awal seperti kata pepatah, sediakan payung sebelum hujan. Kami tidak mahu ada di antara penduduk di kawasan ini yang akan menjadi mangsa akibat kelewatan kita mengambil tindakan kerana nasi sudah menjadi bubur. 5.………….Pada masa yang sama, sebahagian daripada pendatang tanpa izin tersebut juga melakukan pelbagai jenayah seperti berjudi dan menyalahgunakan dadah. Hal ini telah kami maklumi melalui beberapa orang penduduk yang pernah terserempak dengan mereka ketika melakukan jenayah tersebut. Sebelum ini, kejadian seperti itu tidak pernah berlaku di kawasan tempat tinggal kami. Keadaan ini juga amat membimbangkan penduduk di kawasan ini kerana kami takut sekiranya ada di antara anak-anak kami yang akan terpengaruh dengan gejala yang tidak sihat tersebut. Justeru kami meminta agar pihak tuan mengambil tindakan awal kerana mencegah lebih baik daripada mengubati.
6.………….Sehubungan dengan itu, kami mencadangkan agar pihak tuan dapat mengambil tindakan dengan secepat mungkin. Antara cadangan kami termasuklah meminta pihak tuan membuat serbuan dan menangkap pendatang tanpa izin di kawasan kediaman kami. Kami juga mencadangkan agar pihak tuan dapat membuat rondaan dengan lebih kerap supaya kejadian jenayah yang membimbangkan kami tidak berlaku di sini. Sekiranya pihak tuan memerlukan bantuan dan kerjasama daripada penduduk di kawasan ini, kami sedia menghulurkan bantuan yang diperlukan.
7.………….Akhir kata, saya berharap agar pihak tuan dapat mengambil tindakan yang sewajarnya dengan segera demi keselesaan dan keselamatan penduduk di kawasan ini. Kerjasama daripada pihak tuan amat kami hargai dan didahului dengan jutaan terima kasih. Sekian, terima kasih.
Yang menjalankan tugas, Linchengheng ...................
(LIN CHENG HENG) Setiausaha, Persatuan Penduduk Taman Cheras Perdana.
PENANDA WACANA Ungkapan yang digunakan dalam surat rasmi bagi menerangkan sesuatu kandungan surat supaya lebih bermakna atau signifikan. 1. Penanda Rujukan: Pada kebiasaannya ungkapan ini digunakan pada awal ayat atau perenggan pertama. Contoh: 1.5 Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas dan memaklumkan... 1.6 Dengan hormatnya saya merujuk surat daripada Kementerian Pendidikan Malaysia yang rujukannya KP (AM)2952/18/(20) bertarikh 26 Mei 2003 tentang perkara di atas. 2. Penanda Penyertaan: Ungkapan yang digunakan untuk memberi isyarat bahawa ada disertakan sesuatu. Contoh: 2.1 Bersama-sama ini,disertakan “Lampiran A” untuk tuan kemas kini... 1.1 Bersama-sama ini, saya lampirkan... 2.3 Dengan ini saya lampirkan sesalinan helaian yang tuan kehendaki. 3. Penanda Makluman: Ungkapan yang menunjukkan adanya pemakluman yang dibuat. Contoh: 3.1 Dengan ini dimaklumkan bahawa... 3.2 Sukacita dimaklumkan bahawa... 3.3 Dukacita dimaklumkan bahawa... 3.4 Dengan sukacita dimaklumkan bahawa...
4. Penanda Perintah atau Arahan: Ungkapan yang digunakan untuk menunjukkan perintah. Contoh: 4.1 Perintah kasar atau tegas: a. Saya telah diarahkan bagi memberitahu tuan... b. Dengan ini tuan diingatkan bahawa... c. Seyogia tuan diingatkan supaya... d. Saya diarahkan merujuk perkara di atas dan memaklumkan bahawa... e. Sila beri sebab tindakan tatatertib tidak boleh diambil terhadap tuan. 1.5 Memberi Harapan: a. Dengan ini diharapkan tuan... b. Pihak kami mengharapkan tuan dapat... c. Saya mengharapkan tuan memaklumkan perkara tersebut kepada... 1.6 Nasihat : a. Tuan dinasihatkan supaya... b. Dengan ini tuan dinasihatkan supaya lapor diri dengan segera. c. Pihak tuan didapati melanggar peraturan... dan dinasihatkan... 1.7 Permintaan: a. Saya memohon jasa baik tuan... b. Diharapkan tuan sudi melapangkan masa untuk bersama-sama kami pada hari tersebut. c. Sukacita sekiranya mendapat kerjasama daripada... d. Ingin saya mendapatkan penjelasan tuan tentang...
5. Penanda Sebab-musabab: Ungkapan yang menunjukkan penanda sesuatu peristiwa yang menyebabkan peristiwa yang lain berlaku. Contoh: 5.1 Saya berkeberatan menerima jemputan tersebut kerana... 5.2 Kejadian tersebut amatlah dikesali dan pihak kami... 5.3 Terima kasih atas jemputan tuan tetapi saya memohon maaf kerana... 5.4 Atas kesulitan yang timbul amatlah dikesali dan... 6. Penanda Matlamat: Ungkapan yang menunjukkan danya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai. 6.1 Untuk tujuan... 6.2 Untuk pengetahuan tuan... 6.3 Untuk makluman tuan... 7. Penanda Perwakilan: Ungkapan yang digunakan bagi menandakan wakil bagi pihak tertentu. 7.1 Bagi pihak kakitangan jabatan ini,saya... 7.2 Bagi pihak semua anggota keluarga jabatan ini, ingin saya... 1.4 Sebagai wakil Jabatan Pendidikan Perak ,saya ingin memaklumkan... 8. Penanda Pendapat: Ungkapan yang digunakan untuk menyatakan sesuatu pendapat. 8.1 Berhubung dengan perkara di atas, saya ingin mencadangkan... 8.2 Ekoran perbincangan antara pegawai daripada jabatan tuan dengan pihak kami tempoh hari, saya ingin mencadangkan... 8.3 Oleh sebab tuan akan menghadiri persidangan tersebut, dicadangkan...
9. Penanda Penegas: Ungkapan yang digunakan bagi memberi penegasan terhadap sesuatu perkara. 9.1 Dengan hormat dimaklumkan bahawa tuan dikehendaki... 9.2 Dengan ini, menjadi harapan kami... 9.3 Dengan ini, didapati pihak tuan telah ... 10. Penanda Sambungan: Ungkapan yang digunakan bagi menunjukkan kaitan peristiwa dari segi waktu. 10.1 Sebagai lanjutan surat saya dahulu... 10.2 Berikutan daripada percakapan kita tempoh hari... 10.3 Dalam mesyuarat tempoh hari telah diputuskan bahawa... 11. Penanda Sikap: Ungkapan yang digunakan bersifat emotif tertentu dan boleh dibahagikan kepada positif dan negatif. 11.1 Positif : i. ii. iii.
1.5 i. ii. iii.
Saya merakamkan ucapan terima kasih atas sumbangan tuan... Saya tidak berhalangan membenarkan pegawai tersebut menghadiri... Saya tidak berkeberatan...
Negatif: Dukacita dimaklumkan bahawa saya tidak membenarkan... Kejadian itu sangat dikesali kerana pihak tuan tidak... Pihak kami berhalangan membenarkan pegawai tersebut...
12. Penanda Antisipasi: Ungkapan ini biasanya digunakan pada akhir surat yang berkaitan dengan penghargaan dan sebab-musabab. 12.1 Atas kerjasama tuan itu saya dahului dengan ucapan terima kasih. 12.2 Kerjasama tuan dalam hal ini didahului dengan ucapan terima kasih.
12.3 Dengan kehadiran tuan akan menyerikan lagi majlis kami. . 12.4 Atas pertimbangan tuan bagi permohonan ini amatlah dihargai dan didahului dengan jutaan terima kasih. 12.5 Atas kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih. 13. Penanda Penamat: Ungkapan yang memberikan isyarat akan berakhirnya isi surat. 13.1 Sekian terima kasih. 13.2 Sekian. 13.3 Sekian jutaan terima kasih. 14. Penanda Akuan atau Rujukan Diri: Ungkapan ini hendaklah bersesuaian dengan tujuan menulis surat,situasi pengirim dan hubungannya dengan penerima. 14.1 Yang benar, 14.2 Saya yang menurut perintah, 14.3 Patik dengan hormat dan takzimnya, SAPAAN (Sistem Panggilan dan Rujukan Kehormat) Sapaan yang diberikan di bawah ialah yang berkaitan dengan majlis rasmi dan surat rasmi. Sapaan melibatkan panggilan seperti yang berikut: 1. Kata pembuka rujukan kehormat : Kebawah ( Sultan) 2. Rujukan kehormat : Duli Yang Maha Mulia (Sultan),Yang Berhormat (ADUN). 3. Gelaran jawatan : Yang di-Pertuan Agong (Agong) 4. Gelaran raja : Sultan 5. Gelaran keagamaan : Haji 6. Gelaran bahasa Arab: Al-Musta’in Billah 7. Gelaran warisan: Nik, Syed. 8. Gelaran akademik dan ikhtisas: Profesor (ikhtisas) , Doktor (akademik). 9. Gelaran adat: Datuk Baginda Besar (Negeri Sembilan) 10. Gelaran kurniaan: Tan Sri, Dato’ Seri,Datuk. 11. Gelaran kurniaan tanpa bintang: Dato’ Seri Wangsa Diraja (Perak)
Rujukan Kehormat
Bil Jawatan
Rujukan Kehormat Penyandang
Rujukan Kehormat Untuk Isteri
1.
Yang di-Pertuan Agong
Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong
Seri Paduka Banginda Raja Permaisuri Agong
2.
Sultan Perak
Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Sultan Perak
Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak
3.
Raja Muda
Duli Yang Teramat Mulia Raja Muda Perak.
Duli Yang Teramat Mulia Raja Puan Besar Perak
4.
Raja Di Hilir
Duli Yang Amat Mulia Raja Di Hilir Perak
Duli Yang Amat Mulia Raja Puan Muda Perak
5. 6. 7.
Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Menteri,Timbalan Meneteri ) dan Setiausaha Parlimen ) Yang Dipertua Dewan ) Rakyat dan Dewan Negara ) Timbalan Yang Dipertua ) Dewan Rakyat dan ) Dewan Negara ) ADUN dan Ahli Parlimen Tun dan Toh Puan Tan Sri dan Puan Sri Datuk/Dato’/Datin
Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat Yang Berhormat
Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia
Yang Berhormat
Yang Berbahagia
Yang Berhormat
Yang Berbahagia
Yang Berhormat Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia
Yang Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia
Bil Jawatan
Rujukan Kehormat Penyandang
Rujukan Kehormat Untuk Isteri
14. 15.
Yang Amat Arif Yang Arif
Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia
Yang Arif
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia Yang Amat Setia Yang Amat Setia Yang Setia Yang Berbahagia Yang Berhormat
Yang Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia
Yang Amat Berhormat
Yang Amat Berbahagia
8. 9.
10. 11. 12. 13.
16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.
Ketua Hakim Negara Hakim Besar Malaya dan Borneo Hakim Mahkamah Tinggi / Agung Ketua Setiausaha Negara Panglima Angkatan Tentera Ketua Polis Negara Pegawai Tentera/Polis Ketua Setiausaha Speaker Dewan Undangan Negeri Menteri Besar/Ketua Menteri
24.
25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32.
Setiausaha Kerajaan/ Penasihat Undang-undang/ Pegawai Kewangan Negeri Ketua Jabatan Raja/Tengku Profesor/Doktor Mufti Kadi/Ulama Pengarah Jabatan Agama Islam Balu Almarhum Sultan Raden, Syeikh
Yang Berhormat
Yang Berbahagia
Yang Berusaha Yang Mulia Yang Berbahagia Sahibul Samahah Sahibul Fadilah Sahibus Saadah
Yang Berbahagia Yang Mulia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia
Yang Maha Mulia Yang Mulia
Yang Mulia
Sapaan Bagi Orang Yang Mempunyai Satu Gelaran: Contoh: i. ii. iii. iv. v. vi.
Yang Teramat Mulia Tengku (isim) Yang Mulia Raden (isim) Yang Amat Berbahagia Tun (isim) Yang Mulia Syeikh (isim) Yang Berbahagia Tan Sri (isim) Yang Amat Berhormat Dato’ Seri (isim)
Sapaan Bagi Orang Yang Mempunyai Lebih Daripada Satu Gelaran: 1.Jika gelaran itu gelaran warisan yang kanan seperti Tengku dan Raja, gelaran itu hendaklah didahulukan daripada gelaran kurniaan. Contoh: i. ii.
Yang Mulia Raja Tan Sri ( isim) Yang Mulia Tengku Datuk (isim)
2. Sekiranya gelaran warisan itu bukan yang kanan seperti Syed,Meor,Nik dan Megat gelaran itu hendaklah dikemudiankan daripada gelaran kurniaan. Contoh: i. ii. iii.
Yang Berbahagia Datuk Nik (isim) Yang Berbahagia Tan Sri Syeikh (isim) Yang Berbahagia Datuk Syed (isim)
3. Kalau kedua-dua gelaran yang dimiliki itu gelaran kurniaan maka hendaklah didahulukan gelaran kurniaan yang lebih kanan. Contoh: i. ii. iii.
Yang Berbahagia Tan Sri Datuk (isim) Yang Berbahagia Datuk Patinggi Tan Sri (isim) Yang Amat Berbahagia Tun Datuk (isim).
4. Contoh-contoh lain bagi orang yang mempunyai gelaran lebih daripada dua. i. ii. iii. iv. v. vi.
Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. Haji (isim) Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. (isim) Yang Berbahagia Tan Sri Datuk Dr. (isim) Yang Amat Arif Raja Tan Sri Datuk (isim) Yang Arif Tengku Tan Sri Datuk (isim) Yang Berbahagia Tan Sri Datuk Syed (isim)
Sapaan Bagi Datuk Gelaran (Gelaran Datuk yang tiada pingat): i. ii. iii. iv.
Yang Berbahagia Dato’ Lela Jasa . (Terengganu) Yang Berbahagia Dato’ Karma Jaya. (Kedah) Yang Berbahagia Dato’ Paduka Maharajalela ( Negeri Sembilan) Yang Berbahagia Dato’ Seri Wangsa Diraja . (Perak)
Faktor yang menentukan susunan gelaran: 1. Susunan gelaran kurniaan daripada Yang di-Pertuan Agung paling kanan dan diletakkan pada permulaan susunan gelaran . Manakala susunan gelaran kurniaan daripada kerajaan negeri (kedua kanan) . 2. Walau bagaimanapun susunan gelaran juga berdasarkan istiadat kerajaan negeri dan juga berdasarkan kebebasan individu. Rujukan: 1. Sistem Panggilan Dalam Bahasa Melayu (DBP) 2. Acara Rasmi Adat Istiadat Menyambut Ulang Tahun Hari Keputeraan Sultan Perak,Kedah,Selangor, dan Pahang 3. Sejarah Perak,Kedah,Selangor, dan Pahang. (DBP) 4. Panduan Menulis Surat (DBP) 5. Gaya Bahasa Dewan (DBP) 6. Pekeliling Perkhidmatan Awam dan Kementerian Pendidikan. 7. Tatabahasa Dewan (DBP).
