3 PADA PT. SARIHUSADA GENERASI MAHARDHIKA

EVALUASI MODUL FINANCIAL ACCOUNTING BERBASIS SAP R/3 PADA PT. SARIHUSADA GENERASI MAHARDHIKA Tiffany; Johan; Noerlina N. Binus University, Jl. K.H. Syahdan No. 9, Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat 11480, [email protected]

Abstract The purpose of this research is to analyze the current business processes, evaluate the compability of the current business processes to the SAP system of Financial Accounting module at PT. Sarihusada Generasi Mahardhika, and also give useful recommendations to the company in order to maximize the SAP ERP use of Financial Accounting module . The method that is used is the Fit/Gap Analysis method and doing observations and interviews also literature reviews. The results to be attained are the Fit/Gap analysis result and the recommendations that are suited the company requirements and can be followed up in order to upgrade the SAP. And as the conclusions, the SAP system that were implemented since 2007 runs well and supports the company business processes although there are still some deficiency in the daily practice, with the Fit presentage of 83%, Partial Fit 10%, and Gap 7%. Keywords: Evaluation, Financial Accounting, SAP, ERP, Fit/Gap Abstrak Tujuan dari penelitian ini ialah menganalisi proses bisnis berjalan, melakukan evaluasi kesesuaian proses bisnis berjalan dengan sistem SAP modul Financial Accounting pada PT. Sarihusada Generasi Mahardhika, serta memberikan rekomendasi yang bermanfaat bagi perusahaan dalam memaksimalkan penggunaan SAP ERP modul Financial Accounting. Metode yang dilakukan adalah dengan metode Fit/Gap Analysis dengan melakukan observasi dan wawancara serta studi pustaka. Hasil yang ingin dicapai adalah hasil analisa Fit/Gap serta rekomendasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang dapat ditindaklanjuti dalam peningkatan (upgrade) SAP. Simpulan yang dapat diambil adalah bahwa sistem SAP yang diterapkan oleh perusahaan sejak tahun 2007 telah berjalan dengan baik dan mendukung proses bisnis perusahaan walaupun masih terdapat kekurangan dalam pelaksanaannya, dengan presentasi Fit sebesar 83%, Partial Fit 10%, dan Gap sebesar 7%. Kata Kunci: Evaluasi, Financial Accounting, SAP, ERP, Fit/Gap

PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan jaman, tingkat persaingan pun semakin tinggi, dimana teknologi informasi digunakan sebagai salah satu senjata bagi perusahaan untuk dapat bertahan dan bersaing dalam era globalisasi sekarang ini. Perusahaan harus memiliki kemampuan untuk dapat memperoleh informasi secara akurat dan up-to-date dan mengurangi adanya duplikasi data di perusahaan. ERP merupakan suatu sistem yang mendukung perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya agar dapat bertahan dalam persaingan di era bisnis global. SAP merupakan salah satu perusahaan vendor ERP terbesar yang banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan terkemuka. SAP menjadi unggulan diantara pesaing-pesaingnya melalui best-practice yang ditawarkan melalui produk-produknya. SAP selalu melakukan inovasi terhadap produk ERP secara berkesinambungan sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan bisnis. PT. Sarihusada sendiri telah menerapkan software SAP R/3. Dalam penggunaan software tersebut, tidak hanya memperhatikan keberhasilan atas implementasi modul-modulnya, tetapi juga dalam keefektifan penggunaannya untuk menilai apakah fungsi-fungsi yang terdapat di dalamnya telah dimanfaatkan dengan baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat memberikan nilai lebih bagi perusahaan dalam pelaksanaannya. Penulis akan melakukan evaluasi terhadap penerapan sistem ERP SAP pada PT. Sarihusada (Jakarta Office) pada modul Financial Accounting. Pentingnya evaluasi terhadap modul Financial Accounting ini adalah untuk mengetahui apakah fungsi-fungsi dalam modul tersebut telah digunakan secara optimal oleh perusahaan, yang kemudian dapat digunakan sebagai tindak lanjut dalam usaha memaksimalkan penggunaan dalam implementasi pengembangan SAP (upgrade) ECC 6.0 dalam perusahaan

METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan adalah studi kepustakaan dari buku-buku ilmiah, artiket, jurnal serta website yang berhubungan dengan evaluasi sistem yang digunakan sebagai landasan dan rumusan teori, lalu dilakukan juga observasi dengan melakukan pengamatan secara langsung dengan melakukan internship (kerja magang), serta wawancara dengan pihak terkait. Dan metode yang digunakan untuk evaluasi adalah dengan menggunakan konsep dan langkah metode Fit/Gap Analysis.

HASIL DAN BAHASAN Analisis Fit/Gap dilakukan dengan membandingkan fitur-fitur yang terdapat pada sistem SAP dengan sistem berjalan pada PT. Sarihusada Generasi Mahardhika, khususnya pada modul Financial Accounting. Analisis Fit/Gap akan ditampilkan dengan menggunakan tabel yang menyertakan proses bisnis dalam modul Financial Accounting. Requirement sistem yang dimiliki oleh perusahaan, level yang menentukan tingkat prioritas di dalam perusahaan, Fit/Gap/Partial, keterangan yang menjelaskan secara singkat mengenai requirement tersebut, dan alternatif yang dapat digunakan oleh perusahaan sebagai solusi dari Gap yang ada. Tahapan analisis Fit/Gap dimulai dengan Ranking Requirement, yaitu penilaian berdasarkan pada tingkat prioritas perusahaan terhadap requirement sistem tersebut, terdiri dari 3 level prioritas, yaitu: - High (H) – Mission Critical Requirements Level ini menyatakan bahwa requirement sistem dinilai sangat kritikal, sangat diperlukan untuk pengoperasian perusahaan.

- Medium (M) – Value Add Requirements Level ini menyatakan bahwa requirement sistem dinilai tidak kritikal terhadap bisnis perusahaan, namun dapat memberikan nilai tambah yang cukup signifikan bagi perusahaan. - Low (L) - Desirable Requirements Level ini menyatakan bahwa requirement sistem dinilai tidak esensial, yang jika diterapkan hanya akan memberikan sedikit nilai tambah ataupun sedikit perubahan bagi perusahaan. Tahapan berikutnya, yaitu Degree of Fit, yaitu tahap penentuan peringkat kesesuaian antara requirements dengan sistem yang ada. Dimana tingkat peringkat tersebut adalah: - Fit (F) Sistem atau pun software telah mencakup atau memenuhi requirement. - Gap (G) Sistem atau pun software sama sekali tidak memenuhi requirement yang ada, dimana terdapat alternatif dan rekomendasi yang diberikan. Kemungkinan akan dilakukan customization terhadap software atau sistem tersebut. - Partial Fit (P) Sistem telah memiliki fungsi yang mendukung requirements, namun diperlukan customization agar sistem dapat memenuhi requirements secara menyeluruh. Berikut merupakan hasil dari analisis Fit/Gap yang telah dilakukan terhadap modul Financial Accounting pada PT. Sarihusada Generasi Mahardhika:

Tabel 1. Hasil Analisis Fit/Gap Degree of Fit

Ranking Requirements

Total

F

P

G

H

21

3

1

M

3

-

-

L

1

-

1

24/29 x 100% = 83%

3/29 x 100% = 10%

2/29 x 100% = 7%

Gambar 1. Pie Chart Presentasi Hasil Analisis Fit/Gap

Rekomendasi Hasil Fit/Gap Analysis Berdasarkan pada hasil analisis di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem SAP yang diterapkan oleh PT. Sarihusada Generasi Mahardhika, yaitu pada modul Financial Accounting, telah berjalan dengan cukup baik. Seperti yang tergambarkan pada tabel dan grafik di atas, bahwa prioritas High(H) atas sistem yang berjalan sekarang telah dimanfaatkan dengan baik oleh perusahaan. Namun dapat dilihat pula dari tabel di atas bahwa masih terdapat kesenjangan yang terjadi atas requirement yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga perusahaan dianjurkan untuk melakukan kustomisasi. Berikut merupakan rekomendasi yang dihasilkan dari analisa Fit/Gap yang dilakukan:

Tabel 2. HasilAnalisis Fit/Gap Alternatives

Level

Sistem dapat menghasilkan laporan untuk Payment Analysis secara rutin pada akhir periode setelah closing

High

Sistem dapat melakukan proses maintain amortisasi prepaid

High

Special GL untuk intern reimbursement: AP/Clearing, yang dijurnal oleh Treasury

High

Memasukkan setiap vendor kedalam kategori vendor yang ada

High Low

Sistem hanya melakukan koreksi pada nomor PO yang salah saja, sehingga user tidak perlu mengulang kembali proses input

Kelima alternatives tersebut di atas merupakan usulan yang diberikan berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan, dimana alternatif yang diberikan merupakan alternatif atas

requirementyang termasuk di dalam tingkat High-Gap (1), Low-Gap (1), dimana sistem berjalan belum memenuhi requirement perusahaan, dan High-Partial Fit (3), dimana sebenarnya perusahaan telah memiliki fungsi yang mendukung requirement tersebut, namun lebih baik jika perusahaan melakukan kustomisasi untuk menyempurnakan requirement tersebut agar penggunaannya lebih maksimal dan memberikan dampak positif serta memberikan nilai lebih bagi perusahaan.

Rencana Implementasi a.

Payment Analysis Report

Tabel 3. Payment Analysis Report

Tipe

Payment Analysis Report

Analisis Masalah

Sistem belum dapat mengkonfigurasi Payment Analysis Report, dimana pengelolaan laporan ini masih dilakukan secara manual menggunakan Ms.Excel

Kebutuhan Sistem

Sistem menyediakan laporan untuk Payment Analysis dengan detail per mata uang yang digunakan untuk pembayaran

Usulan Rekomendasi

Mengkonfigurasi sistem agar dapat menghasilkan laporan sesuai dengan kebutuhan pengguna laporan

Deskripsi Rekomendasi

Payment Analysis Report ini dibuat dengan tujuan untuk mengolah data pembayaran menjadi informasi yang bernilai. Berfokus pada pengelolaan seluruh pembayaran/pengeluaran kas dilakukan oleh perusahaan. Laporan ini terdiri atas 2 menu, yaitu: • •

Summary Report Transaction details

Dimana Summary Report merupakan rangkuman total dari masing-masing pengelompokan biaya, sesuai dengan mata uang yang digunakan dalam pembayaran, yang dapat ditampilkan sesuai dengan periode yang diinginkan. Transaction Details merupakan sub-report yang berisikan tentang detail transaksi dari setiap kelompok/kategori biaya yang ada. Laporan ini dapat ditampilkan sesuai dengan periode (mm/yyyy) dan mata uang yang dipilih (AUD/EUR/IDR/SGD/USD)

b.

Amortisasi Prepaid

Tabel 4. Amortisasi Prepaid

Tipe

Laporan Amortisasi Prepaid

Analisis Masalah

Pada sistem berjalan saat ini, pengelolaan amortisasi Prepaid “menumpang” pada modul Fixed Asset.

Kebutuhan Sistem

Sistem menyediakan laporan untuk me-maintain amortisasi Prepaid

Usulan Rekomendasi

Mengkonfigurasi sistem agar dapat menghasilkan laporan sesuai dengan kebutuhan pengguna laporan

Deskripsi Rekomendasi

Laporan amortisasi prepaid ini dibuat dengan tujuan untuk memantau dan mengelola amortisasi prepaid sehingga nantinya dapat diketahui jumlah piutang yang tersisa pada setiap akhir periode. Berfokus pada pengelolaan amortisasi prepaid yang dapat di-maintain secara manual.

c.

Special G/L untuk internal reimbursement

Tabel 5. Special G/L untuk internal reimbursement

Tipe

Special G/L Account

Analisis Masalah

Saat ini prosedur sistem berjalan dinilai kurang efektif karena menyebabkan proses berulang, yaitu park document oleh staff AP, kemudian post pembayaran dan post jurnal oleh Treasury, lalu dilakukan adjustment oleh SPV AP.

Kebutuhan Sistem

Special G/L untuk intern reimbursement adalah AP/Clearing yang diposting oleh Treasury.

Usulan Rekomendasi

Mengkonfigurasi sistem agar sesuai dengan Special G/L account tersebut, sehingga tidak perlu ada proses berulang.

Deskripsi Rekomendasi

Proses yang diusulkan adalah: Park Documents oleh staff AP -> post pembayaran dan kemudian posting jurnal oleh Treasury, yaitu: Accounts Payable

xxx

Clearing

d.

xxx

Vendor Master Data

Tabel 6. Vendor Master Data

Tipe

Vendor Master Data

Analisis Masalah

Sesuai dengan kebijakan perusahaan, maka kateogori one-time-vendor ingin dihilangkan, sehingga nantinya semua vendor, baik yang telah terdaftar sebagai one-time-vendor maupun calon vendor baru, harus terdaftar dalam kategori Vendor yang ada pada Vendor Master Data

Kebutuhan Sistem

Mengeliminasi kategori one-time-vendor

Usulan Rekomendasi

Meng-update Vendor Master Data

Deskripsi Rekomendasi

Melakukan penyesuaian/update kategori terhadap seluruh vendor yang termasuk dalam kategori one-time-vendor (ZZ000000 – ZZ999999) dan nantinya seluruh vendor baru juga harus terdaftar dalam kategori yang ada, yaitu: - Vendor Dalam Negri (10000 - 19999) - Vendor Luar Negri (20000 – 29999) - Vendor Capex (40000 – 49999) Semua vendor baru harus didaftarkan terlebih dahulu dengan mengirimkan form vendor kepada calon vendor baru, kemudian jika calon vendor baru sudah mengisi form tersebut, maka staff SSD wajib melaporkan hal tersebut dengan mengirimkan new vendor request form untuk kemudian didatakan oleh A/P SPV ke dalam

Vendor Master Data

e.

Koreksi nomor Purchase Order

Tabel 7. Koreksi Nomor Purchase Order

Tipe

Sistem Koreksi Nomor Purchase Order

Analisis Masalah

Pada

proses

Park

document,

jika

terjadi

kesalahan pada nomor invoice yang diinput, maka user harus mengulang kembali input nomor invoice dari awal. Kebutuhan Sistem

Sistem hanya melakukan koreksi pada nomor invoice yang salah saja.

Usulan Rekomendasi

Melakukan konfigurasi sistem dalam proses post document, yaitu pada proses validasi nomor invoice.

Deskripsi Rekomendasi

Pada proses validasi nomor invoice, sistem memungkinkan dilakukannya pengecekan list nomor invoice dengan mensortir list yang benar dan kemudian menyimpan data tersebut dan menolak nomor invoice yang salah dan user harus melakukan koreksi terhadap nomor invoice yang salah.

Gantt Chart Berikut merupakan perkiraan waktu pelaksanaan re-implementasi upgrade SAP ECC 6.0 :

Tabel 4.9 Gantt Chart

Minggu Kegiatan 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Total Durasi

Wawancara dan pengembangan user requirements

7 hari

Meeting consultant dan konfigurasi sistem

60 hari

Testing dan evaluasi

21 hari

SAP Launching

2 hari

Re-implementasi keseluruhan

7 hari

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil evaluasi sistem SAP Modul Financial Accounting yang telah dilakukan pada PT. Sarihusada Generasi Mahardhika, maka dapat diambil beberapa simpulan sebagai berikut: 1.

2.

3.

Hasil pengolahan data yang diambil melalui wawacara terhadap user dengan menggunakan metode Fit/Gap analysis menunjukkan bahwa sistem SAP modul Financial Accounting pada PT. Sarihusada Generasi Mahardhika berperan penting dan mampu menangani semua kegiatan Financial Accounting. Berdasarkan hasil dari analisis yang dilakukan dengan metode Fit/Gap, dapat disimpulkan bahwa implementasi SAP pada PT. Sarihusada Generasi Mahardhika sejak tahun 2007 sudah berjalan dengan baik dengan presentase Fit sebesar 82%, walaupun terdapat beberapa kekurangan dalam pelaksanaannya, yaitu 11% Partial Fit dan 7% Gap. Dari hasil analisis menggunakan metode Fit/Gap ditemukan hasil partial fit yang dapat diminimalisir dengan melakukan maksimalisasi pada penggunaan sistem SAP. Sedangkan untuk hasil gap yang ditemukan, dilakukan perancangan Payment Analysis Report dan diharapkan adanya perbaikan sistem Park Document pada SAP.

Saran Berdasarkan simpulan yang dijabarkan diatas, terdapat beberapa saran yang diberikan kepada PT. Sarihusada Generasi Mahardhika untuk perbaikan yang dapat dilakukan pada implementasi proyek Themis, diantaranya: 1.

2. 3.

4.

Pada pelaksanaan implementasi proyek Themis nantinya diharapkan seluruh master data untuk terus di-update untuk meminimalisir kesalahan (misalnya update Vendor Master Data untuk meminimalisasikan penggunaan one-time-vendor). Memperbaharui access grant SAP seiring dengan adanya pergantian maupun penambahan posisi/jabatan dalam struktur organisasi PT. Sarihusada. Melakukan pelatihan/training kepada user SAP sesuai dengan modul yang digunakan, karena kurang efektifnya penyampaian pengetahuan mengenai sistem SAP secara nonformal. Hal ini dapat mempengaruhi efektifitas modul SAP yang diimplementasi karena user akan mengetahui cara memaksimalisasikan fungsi dari sistem SAP tersebut. Melakukan konfigurasi Payment Analysis Report terhadap SAP yang akan diimplementasi sesuai dengan kebutuhan user (dalam hal ini adalah Treasury Manager).

REFERENSI Anonim. (2006). SAP01 Fundamentals. Germany : SAP AG Anonim. (2006). AC010 Processes in Financial Accounting. Germany : SAP AG Babu, K.V.S.N Jawahar; Bezawada, Munirajasekhar. (2012). Enterprise Resource Planning. SSRN Working Paper Series (Online) diakses 10 Juni 2013 dari www.proquest.com Bentley, Lonnie D., Jeffrey L. Whitten. (2007). Systems Analysis and Desgin for the Global Enterprise (7th ed). New York: McGraw-Hill. Berg, Bjarne; Stylianou, Antonis C. (2009). Factors Considered When Outsourcing an IS System: An Empirical Examination of the Impacts of Organization Size, Strategy and the Object of a Decision. European Journal of Information Systems (Online). Jilid 18, No.3, diakses 11 Juni 2013 dari www.proquest.com Hall, J. A. (2008). Introduction to Accounting Information Systems (7th ed). Singapore: Cengage Learning. Jacobs, F. Robert, Whybark, D. Clay. (2000). Why ERP?: A Primer on SAP Implementation. Boston: Irwin/McGraw-Hill. Jr, Raymond Mcleod, George P. Schell. (2007). Sistem Informasi Manajemen. 10th Edition. Jakarta : Salemba Empat. Monk, Ellen F.,Bret J.Wagner. (2009). Concepts in Enterprise Resource Planning (3rd ed). United State of America:Course Technology, Cengage Learning O’Brien, & A., J. (2005). Introduction to Information System (12th ed). Singapore: McGraw-Hill. Oz, Effy. (2009). Management Information Systems (6th ed). United State of America : Course Technology, Cengage Learning. Ragowsky, Arik; Gefen, David. (2008). What Makes the Contribution of ERP Strategic. Database for Advances in Information Systems (Online) diakses 10 Juni 2013 dari www.proquest.com Stair, Ralph M., Reynolds, George W. (2010). Principles of Information Systems : A Managerial Approach (9th ed). United State of America : Course Technology, Cengage Learning.

Satzinger, John W., Robert B.Jackson and Stephen D.Burd. (2010). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. United State of America : Course Technology, Cengage Learning. Williams, Brian K., Sawyer, Stacey C. (2010). Using Information Technology : A Practical Introduction to Computers & Communication.( 9th ed). New York: .McGraw-Hill. Navarro, E. Fit Gap Analysis, diakses 13 Maret 2013 dari http://www.ehow.com/

RIWAYAT PENULIS Tiffany lahir di kota Bekasi pada tanggal 10 Maret 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi (Program Ganda) pada tahun 2013.