PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DENGAN METODE EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY) UNTUK MENENTUKAN JUMLAH PURCHASE ORDER (PO) PADA PT VARIA USAHA BETON, PLANT BETON SIAP PAKAI GRESIK Safa’at STIE Mahardhika Surabaya
ABSTRAK PT Varia Usaha Beton, Plant Beton Siap Pakai Gresik merupakan salah satu unit usaha dari beberapa unit usaha yang lain. Penelitian ini ditujukan untuk melakukan pengendalian persediaan bahan baku dengan metode EOQ untuk menentukan jumlah PO dikarenakan PT Varia Usaha Beton mengalami keterlambatan bahkan kehabisan bahan baku utamanya karena tingkat fluktuasi permintaan yang tinggi. Metode yang dilakukan adalah dengan wawancara terhadap karyawan yang sesuai dengan bidangnya serta mengumpulkan dokumen-dokumen yang diperlukan, dari data tersebut dilakukan analisa EOQ, persediaan pengaman, ROP dan persediaan maksimum karena perusahaan belum melakukannya. Dari hasil penelitian didapat kesimpulan Perusahaan belum menerapkan sistem pengendalian persediaan yang baik, sehingga pada bulan-bulan tertentu mengalami kekurangan dan bahkan kehabisan persediaan dan jumlah persediaan maksimum bisa dipakai sebagai dasar penentuan jumlah purchase order (PO) kepada para vendor. Kata kunci : pengendalian persediaan, bahan baku, EOQ dan PO
ABSTRACT PT Varia Usaha Beton , Ready Mix Concrete Plant Gresik is one of the business units of several other business units . This research is intended to do with the raw material inventory control EOQ method to determine the amount due to the PO because PT Varia Usaha Beton delayed even stock out of its main raw material for the high level of demand fluctuations . The method is by interviewing employees in accordance with their field and collect the documents required , from the data analysis EOQ , safety stock , ROP and maximum inventory because the company has not been doing it. The result is the conclusion the Company has not implement a good inventory control system, so that in certain months deficient and even stock out of supplies and the maximum amount of inventory can be used as a basis for determining the amount of purchase order (PO) to vendors. Keywords : inventory control, raw materials, EOQ and PO
PENDAHULUAN Pengendalian persediaan merupakan suatu hal yang sangat penting dan mendasar dalam menjalankan suatu usaha atau bisnis oleh perusahaan, banyak yang terkait dengan hal ini baik jaminan ketersediaan dan kelancaran barang pada saat yang tepat, tempat yang tepat, jumlah yang tepat, harga yang murah maupun kemampuan pengendalian persediaan untuk memberikan tingkat laba yang diinginkan oleh perusahaan.
157
Menurut Sofjan Assauri (2008:247) Pengawasan persediaan merupakan masalah yang sangat penting, karena jumlah persediaan akan menentukan atau mempengaruhi kelancaran proses produksi serta keefektifan dan efisiensi perusahaan tersebut. Jumlah atau tingkat persediaan yang dibutuhkan oleh perusahaan berbeda-beda untuk setiap perusahaan, pabrik, tergantung dari volume produksinya, jenis pabrik dan prosesnya.
Media Mahardhika Vol. 14 No. 2 Januari 2016
Keterlambatan bahkan sampai dengan kehabisan persediaan tidak hanya menyebabkan terhambatnya atau bahkan terhentinya produksi, namun lebih dari itu bisa menyebabkan kehilangan kesempatan perusahaan untuk meningkatkan produksi dan penjualan, sehingga juga menyebabkan hilangnya kesempatan untuk meningkatkan keuntungan perusahan. Menurut Yusuf (1992:11) Bahan baku adalah bahan-bahan yang dibeli oleh suatu perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi. PT Varia Usaha Beton merupakan salah satu perusahaan beton berskala nasional dimana salah satu kegiatannya adalah memproduksi beton siap pakai (readymix concrete) dengan bahan baku utama dalam proses produksi adalah semen, pasir dan batu pecah. Untuk memenuhi kebutuhan bahan baku utamanya, PT Varia Usaha Beton melakukan pembelian secara periodik dan dikirim secara terus menerus sesuai kebutuhan produksi. Pada periode-periode tertentu terutama pada triwulan terakhir setiap tahunnya PT Varia Usaha Beton mengalami keterlambatan bahkan kehabisan bahan baku utamanya karena tingkat fluktuasi permintaan yang tinggi walaupun perusahaan telah memberikan purchase order (PO) dan perintah kirim kepada para vendor, pada kondisi sulit tersebut perusahaan menentukan jumlah pemesanan berdasarkan kebutuhan sesaat dan intuisi sehingga ketika kehabisan persediaan, perusahaan kehilangan kesempatan untuk meningkatkan kinerjanya karena banyak konsumen yang beralih ke perusahaan lain yang mempunyai produk sejenis. Perencanaan dan pengendalian persediaan yang kurang tepat menyebabkan adanya investasi dalam inventory yang terlalu besar dibandingkan dengan kebutuhan dimana akan memperbesar beban bunga, memperbesar biaya penyimpanan dan pemeliharaan di gudang, memperbesar kemungkinan kerugian karena kerusakan, turunnya kualitas,
keusangan, sehingga semua ini akan memperkecil keuntungan perusahaan. Demikian sebaliknya, adanya investasi yang terlalu kecil dalam inventory akan mempunyai efek yanag menekan keuntungan juga, karena kekurangan material perusahaan tidak dapat bekerja dengan luas produksi yang optimal. Dengan adanya kebijakan persediaan bahan baku yang diterapkan dalam perusahaan, biaya persediaan tersebut dapat ditekan sekecil mungkin. Untuk meminimumkan biaya persediaan tersebut dapat digunakan analisa “Economic Order Quantity” (EOQ). Dengan analisa metode EOQ, perusahaan akan mampu meminimalkan persediaan sehingga tidak mengganggu proses dalam perusahaan dan menghemat biaya yang dikeluarkan perusahaaan. Selain itu jga mampu mengurangi biaya penyimpanan, penghematan ruang gudang maupun ruang kerja, serta menyelesaikan masalah-masalah yang timbul akibat banyaknya persediaan agar mampu mengurangi resiko yang akan timbul dalam penyimpanan di gudang.
TINJAUAN PUSTAKA Persediaan Menurut Nasution (2003:103) Persediaan adalah sumber daya menganggur (idle resources) yang menunggu proses lebih lanjut. Menurut Handoko (1999:33) Persediaan adalah segala sesuatu atau sumber-sumber dari daya sumber organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Menurut Ahyari (1990:163) Persediaan adalah setiap perusahaan yang menghasilkan produk akan memerlukan bahan baku dimana bahan baku merupakan bahan yang integral produk jadi. Fungsi persediaan penting artinya bagi kelancaran operasi perusahaan untuk mencapai target yang diinginkan. Menurut Handoko (1999:335) Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi-operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai kebebasan. Persediaan ini
Pengendalian Persediaan ................. (Safaat) hal. 157 – 167
158
memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier. Menurut Heizer dan Render (2005:60) Fungsi persediaan adalah : 1.Untuk memisahkan beragam bagian produksi, sebagi contoh : jika pasokan sebuah perusahaan berluktuasi, maka mungkin diperlukan persediaanpersediaan tambahan untuk mendecouple proses produksi dari pemasok. 2.Untuk men-decouple perusahaan dari fungsi permintaan dan menyediakan permintaan barang-barang yang akan memberikan pilihan bagi pelanggan. Persediaan macam ini uumnya terjadi pada pedagang eceran. 3.Untuk mengambil keuntungan diskon kuantitas, sebab pembelian dalam jumlah lebih besar dapat mengurangi biaya produksi atau pengiriman barang. 4.Untuk menjaga pengaruh inflasi dan naiknya harga. Menurut Horngren (1992:321) Perencanaan kebutuhan bahan adalah suatu sistem perencanaan yang pertamatama berfokus pada jumlah dan pada saat barang jadi yang diminta yang kemudian menentukan permintaan turunan untuk bahan baku, komponen dan sub perakitan pada saat tahapan produksi terdahulu. Menurut Supriyono (1999:400) Pengawasan bahan adalah suatu fungsi terkoordinasi didalam organisasi yang terus-menerus disempurnakan untuk meletakkan pertanggungjawaban atas pengelolaan bahan baku dan persediaan pada umumnya, serta menyelenggarakan suatu pengendalian internal yang menjamin adanya dokumen dasar pembukuan yang mendukung sahnya suatu transaksi yang berhubungan dengan bahan, pengawasan bahan meliputi pengawasan fisik dan pengawasan nilai atau rupiah bahan. Menurut Sofjan Assauri (2008:248) Pengawasan persediaan merupakan suatu kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi dari persediaan, parts bahan baku dan barang hasil produksi sehingga perusahaan dapat
159
melindungi kelancaran produksi dengan efektif dan efisien. Menurut Herjanto (1999:219) Pengendalian persedian merupakan serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan pesanan untuk menambah persediaan harus dilakukan dan berapa besar pesanan harus diadakan. Menurut Matz (1994:229)Tujuan dasar dari pengendalian bahan adalah kemampuan untuk mengirimkan surat pesanan pada saat yang tepat pada pemasok terbaik untuk memperoleh kuantitas yang tepat pada harga dan kualitas yang tepat. Menurut Handoko (1999:359) Tujuan perusahaan menerapkan pengendalian perusahaan adalah untuk : mengusahakan agar apa yang telah direncanakan bias menjadi kenyataan mengusahakan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitankesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana. Jadi pengendalian persediaan dibutuhkan baik dalam jumlah maupun kuantitas yang sesuai dengan kebutuhan untuk produksi serta kapan pesanan dilakukan. Economic Order Quantity (EOQ) Metode EOQ diperlukan agar perusahaan dapat menentukan kebijakan penyediaan bahan dasar dengan tepat, dalam arti tidak mengganggu proses produksi dan disamping itu biaya yang ditanggung tidak terlalu tinggi. Menurut Gitosudarmo (2002:101) EOQ sebenarnya adalah merupakan volume atau jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian. Menurut Chase dan Aquilano (1983:320) Syarat agar pembelian EOQ dapat dibenarkan : harga pembelian per unit konstan setiap saat bila perusahaan memerlukan bahan baku tersebut selalu tersedia di pasar jumlah produksi yang menggunakan bahan baku tersebut stabil yang dapat diartikan bahwa kebutuhan
Media Mahardhika Vol. 14 No. 2 Januari 2016
bahan baku relative stabil sepanjang tahun. Menurut Ahyari (1990:260) EOQ adalah merupakan jumlah pembelian bahan yang dapat mencapai biaya yang paling minimal. Model EOQ mudah untuk mudah untuk diterapkan apabila asumsi-asumsi dasar dalam EOQ dipenuhi, yaitu : permintaan akan produk adalah konstan, seragam dan diketahui harga per unit produk adalah konstan biaya penyimpanan per unit per tahun adalah konstan biaya pemesanan per pesan adalah konstan waktu antara pesanan dilakukan dan barang-barang diterima adalah konstan tidak terjadi kekurangan barang atau back order. Dalam menerapkan EOQ ada beberapa biaya yang harus dipertimbangkan dalam penentuan jumlah pembelian atau keuntungan, diantaranya : Biaya pemesanan Biaya pemesanan merupakan biaya yang akan langsung terkait dengan kegiatan pemesanan yang dilakukan perusahaan. Biaya pemesanan berfluktuasi bukan dengan jumlah yang dipesan, tetapi dengan frekwensi yang dipesan. Biaya pesan tidak hanya terdiri dari biaya yang eksplisit, tetapi juga biaya kesempatan (opportunity cost). Sebagai misal, waktu yang terbuang untuk memroses pesanan, menjalankan administrasi pesanan dan sebagainya. Contoh biaya pemesanan antara lain biaya penerimaan dan pemeriksaan, biaya telepon, biaya pengiriman, biaya pembuatan faktur. Rumus biaya pemesanan Heizer dan Render(2010:73) adalah sebagai berikut: D Biaya pesan = xS Q Keterangan : Q = jumlah barang setiap pesan D = permintaan barang persediaan periode tertentu (unit) S = biaya pemesanan untuk setiap pesan Biaya penyimpanan Biaya yang harus ditanggung perusahaan sehubungan dengan adanya bahan baku yang disimpan dalam
perusahaan. Contoh biaya penyimpanan antara lain biaya pemeliharaan dan handling, biaya asuransi, biaya kerusakan dalam penyimpanan, biaya kehilangan, pajak, bunga, biaya sewa gedung dan biaya fasilitas penyimpanan. Rumus biaya penyimpanan Heizer dan Render(2010:71) adalah sebagai berikut: Q Biaya penyimpanan = xH 2 Keterangan : Q = jumlah barang setiap pesan H = biaya penyimpanan per periode tertentu per unit Sehingga dalam menentukan biaya persediaan ada dua jenis biaya yang berubah-ubah dan harus dipertimbangkan. Pertama berubah-ubah sesuai dengan frekwensi pesanan yaitu biaya pesan. Kedua biaya yang berubahubah sesuai dengan besar kecilnya persediaan yaitu biaya penyimpanan. Untuk menentukan jumlah pesanan yang ekonomis menurut metode EOQ adalah: 2DS EOQ = H Frekwensi pemesanan = D/EOQ Keterangan : EOQ = jumlah pesanan yang ekonomis/economic order quantity D = permintaan/pemakaian barang persediaan periode tertentu (unit) S = biaya pemesanan untuk setiap pesan H = biaya penyimpanan per periode tertentu per unit Safety Stock (Persediaan Pengaman) Persediaan pengaman dibutuhkan untuk menentukan besarnya stok yang dibutuhkan selama waktu tenggang untuk memenuhi kebutuhan atau permintaan. Menurut Sofjan Assauri (2008:263) Persediaan penyelamat adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau
Pengendalian Persediaan ................. (Safaat) hal. 157 – 167
160
menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out). Menurut Ahyari (1990:199) Persediaan pengaman adalah merupakan suatu persediaan yang dicadangkan sebagai pengaman dari kelangsungan proses produksi perusahaan. Untuk menentukan perhitungan persediaan pengaman, terlebih dahulu harus dilakukan perhitungan sebagai berikut : Penggunaan bahan baku ratarata dan standar deviasinya Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode tertentu adalah rata-rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya. Kebutuhan atas permintaan langganan tidak dapat diramalkan dengan tepat karena sifatnya variable dengan resiko kehabisan. Cara yang sering dipakai adalah dengan menghitung rata-rata dan deviasi atau penyimpangannya. Rumus yang digunakan : D = Σ Di / N (Di - D) 2 σD
=
Σ
N–1 Keterangan : D = rata-rata permintaan barang selama periode tertentu σD = standar deviasi permintaan bahan baku Σ Di = jumlah permintaan barang selama periode tertentu N = jumlah periode Faktor lead time rata-rata dan standar deviasinya. Perkiraan lead time dengan menggunakan rata-rata hitung lead time dari beberapa kali pemesanan sebelumnya. Rumus yang digunakan : LT = Σ LTi / N (LTi - LT) 2 σLT
=
Σ
N–1 Keterangan : LT = rata-rata lead time selama periode tertentu σLT = standar deviasi lead time
161
Σ LT = jumlah lead time selama periode tertentu N = jumlah periode Untuk menentukan persediaan pengaman umumnya didasarkan pada tingkat permintaan pelayanan (requirement of sevice level). Menurut meyer (1982:214) Tingkat pelayanan adalah merupakan persentase dari interval pemesanan dari keadaan tanpa persediaan. Menurut Adam dan Ebert (1982:503) Untuk mengukur service level ada dua cara: Rasio dari pelanggan yang menerima produk dengan jumlah pelanggan yang membutuhkan produk tersebut, Rasio dan jumlah unit barang yang disediakan dengan jumlah unit barang yang diminta Rumus yang digunakan : SS = k
LT (σD)2 + (D2 . σLT2 )
Keterangan : SS = persedian pengaman σLT = standar deviasi lead time LT = rata-rata lead time selama periode tertentu D = rata-rata permintaan barang selama periode tertentu σD = standar deviasi permintaan bahan baku k = koefisien tingkat pelayanan/safety factor Reorder Point/ROP (Titik Pemesanan Kembali) Menurut Riyanto (1993:74) Reorder point adalah saat atau titik dimana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan material yang dipesan itu adalah tepat waktu dimana persediaan diatas safety stock sama dengan nol. Menurut Supriyono (1999:397) Faktor-faktor yang mempengaruhi reorder point antara lain : Waktu yang diperlukan dari saat pemesanan sampai bahan datang di perusahaan (lead time). Lead time ini akan mempengaruhi besarnya bahan yang dipakai selama
Media Mahardhika Vol. 14 No. 2 Januari 2016
lead time, semakin lama lead time semakin besar pula jumlah beban yang diperlukan pemakaian selama lead time. Tingkat pemakaian bahan ratarata per hari atau satuan waktu lainnya. Besarnya bahan yang diperlukan selama lead time adalah jumlah hari lead time dikalikan tingkat pemakaian bahan ratarata. Besarnya safety stock (persediaan pengaman). Persediaan pengaman merupakan jumlah persediaan bahan yang minimum harus ada untuk menjaga kemungkinan keterlambatan kedatangan bahan yang akan dibeli agar perusahaan tidak mengalami stock out atau mengalami gangguan kelancaran kegiatan produksi karena habisnya bahan yang umumnya menimbulkan elemen biayan stock out. Penjumlahan besarnya penggunaan bahan baku selama lead time dengan besarnya safety stock, maka akan diketahui reorder point. Menurut Heizer, Render (2010:98) Tingkat pemesanan kembali (Reorder Point/ROP) adalah suatu titik atau batas dari jumlah persediaan yang ada pada suatu saat dimana pemesanan harus diadakan kembali. Rumus yang digunakan : ROP = (LT . AU) + SS Keterangan : ROP = titik pemesanan kembali LT = waktu tenggang/lead time AU = pemakaian rata-rata selama periode tertentu/average use SS = persediaan pengaman/safety stock Maximum Stock (Persediaan Maksimum) Menurut Sofjan Assauri (2008:76) Persediaan maksimum merupakan batas jumlah persediaan yang paling besar yang sebaiknya dapat diandalkan oleh perusahaan. Rumus yang digunakan : MI = SS + EOQ Keterangan : MI = Persediaan maksimal/ Maximum inventory
EOQ = jumlah pesanan yang ekonomis/economic order quantity SS = persediaan pengaman/safety stock Purchase Order (PO) Menurut Amir MS (2002:33) Purchase order adalah surat pernyataan persetujuan (akseptasi) dari importir atas penawaran eksportir yang sifatnya mengikat secara hukum. Menurut Hinkel, Edward G, (1994:165) Purchase order adalah pernyataan resmi yang diterbitkan oleh pembeli kepada penjual yang dalam pernyataan itu dilengkapi dengan segala syarat dan kondisi dari transaksi yang akan dilakukan. Dalam purchase order (PO) tertulis secara lengkap informasi yang diinginkan pembeli tentang barang yang dipesan, jumlahnya, harganya baik harga satuan maupun harga total, kapan barang dikirim, tujuan barang, cara pembayaran, syarat penyerahan barang, volume dan catatan lain jika ada. Dengan diterimanya purchase order (PO) maka penjual akan memproduksi barang seperti yang dipesan oleh pembeli. Seandainya didalam purchase order (PO) terdapat hal-hal yang tidak disetujui oleh penjual, maka penjual akan menolak purchase order (PO) tersebut dengan cara mengirimkan kembali purchase order (PO) disertai dengan konfirmasi penolakan. Purchase order (PO) itu sendiri mempunyai kekuatan seperti halnya “sales contract“. Penjual akan melakukan proses produksi sampai barang siap untuk dikirim berdasarkan purchase order (PO). Jadi penjual melakukan aktivitas ekspor dengan menjadikan purchase order(PO) sebagai pedoman. Penelitian Sebelumnya Penelitian yang dilakukan Gede Agus Darmawan, Wayan Cipta, Ni Nyoman Yulianthini dengan judul Penerapan Economic Order Quantity(EOQ) Dalam Pengeloaan Persediaan Bahan Baku Tepung Pada Usaha Pia Ariawan Di Desa Banyuning
Pengendalian Persediaan ................. (Safaat) hal. 157 – 167
162
yang menyimpulkan bahwa jumlah esanan dengan menggunakan metode EOQ lebih sedikit atau efisien disbanding jika tidak menggunakan metode EOQ. Penelitian yang dilakukan Pinetri dengan judul Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku Pada Produk Mi Kering(Studi Kasus Di PT Surya Pratista Hutama, Sidoarjo) yang menyimpulkan bahwa dengan menggunakan model EOQ perusahaan dapat menghemat biaya persediaan setiap tahunnya.
2DS EOQ = H Frekwensi pemesanan = D/EOQ Keterangan : EOQ = jumlah pesanan yang ekonomis/economic order quantity D = permintaan/pemakaian barang persediaan periode tertentu (unit) S = biaya pemesanan untuk setiap pesan H = biaya penyimpanan per periode tertentu per unit
METODE PENELITIAN Penelitian ini merupakan penelitian kasus pada PT Varia Usaha Beton dengan objek dokumen-dokumen yang berhubungan dengan persediaan terutama bahan baku. Dalam penelitian ini data yang digunakan adalah data sekunder dimana datanya diperoleh langsung dari perusahaan dan data-data lain yang berhubungan dengan penelitian. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang dibutuhkan dilakukan dengan beberapa metode, antara lain : Wawancara yaitu mendapatkan data dengan melakukan wawancara langsung kepada karyawan yang sesuai dengan bidangnya dengan harapan dapat memperoleh data tentang gambaran perusahaan, biaya yang berhubungan dengan persediaan bahan baku dan permasalahan-permasalahan lainnya. Dokumentasi yaitu mendapatkan data dengan pengumpulan dokumen-dokumen dimana diharapkan diperoleh data tentang pemakaian/ permintaan bahan baku, biaya pemesanan, biaya penyimpanan, waktu tunggu dan harga bahan baku. Teknik Analisa Data Teknik analisa yang digunakan dalam penelitian ini dengan menggunakan metode EOQ dengan langkah-langkah sebagai berikut : a. Menentukan jumlah pesanan yang ekonomis menurut metode EOQ adalah :
163
b. Menentukan Safety Stock (Persediaan Pengaman) Penggunaan bahan baku rata-rata dan standar deviasinya Rumus yang digunakan : D = Σ Di / N (Di - D) 2 σD
=
Σ N–1
Keterangan : D = rata-rata permintaan barang selama periode tertentu σD = standar deviasi permintaan bahan baku Σ Di = jumlah permintaan barang selama periode tertentu N = jumlah periode Faktor lead time rata-rata dan standar deviasinya Perkiraan lead time dengan menggunakan rata-rata hitung lead time dari beberapa kali pemesanan sebelumnya. Rumus yang digunakan : LT
= Σ LTi / N
σLT
=
(LTi - LT) 2 Σ N–1 Keterangan : LT = rata-rata lead time selama periode tertentu
Media Mahardhika Vol. 14 No. 2 Januari 2016
σLT = standar deviasi lead time Σ LT = jumlah lead time selama periode tertentu N = jumlah periode Untuk menentukan persediaan pengaman umumnya didasarkan pada tingkat permintaan pelayanan (requirement of sevice level). Rumus yang digunakan : SS = k
LT (σD)2 + (D2 . σLT2 )
Keterangan : SS = persedian pengaman σLT = standar deviasi lead time LT = rata-rata lead time selama periode tertentu D = rata-rata permintaan barang selama periode tertentu σD = standar deviasi permintaan bahan baku k = koefisien tingkat pelayanan /requirement of service level c. Menentukan Reorder Point/ROP (Titik Pemesanan Kembali) Tingkat pemesanan kembali (Reorder Point/ROP) adalah suatu titik atau batas dari jumlah persediaan yang ada pada suatu saat dimana pemesanan harus diadakan kembali. Rumus yang digunakan : ROP
= (LT . AU) + SS
Keterangan : ROP = titik pemesanan kembali LT = waktu tenggang/lead time AU = pemakaian rata-rata selama periode tertentu/average use SS = persediaan pengaman/safety stock d. Menentukan Maximum Stock (Persediaan Maksimum) Persediaan maksimum merupakan batas jumlah persediaan yang paling besar yang sebaiknya dapat diandalkan oleh perusahaan. Rumus yang digunakan : MI = SS + EOQ
Keterangan : MI = Persediaan maksimal/ Maximum inventory EOQ = jumlah pesanan yang ekonomis/economic order quantity SS = persediaan pengaman/safety stock
HASIL Profil Persahaan Pada tahap awal merupakan unit usaha samping PT Semen Gresik (Persero) yang meliputi: • Unit Usaha Beton Siap Pakai (Remicon) • Unit Usaha Tegel & Beton Ringan • Unit Usaha Pemecah Batu Pada tahun 1989 PT Semen Gresik (persero) menyerahkan unit usaha samping tersebut kepada salah satu anak perusahaan, yaitu PT Varia Usaha. Seiring dengan pertumbuhan ekonomi yang cukup tinggi dan pesatnya perkembangan sektor konstruksi, khususnya pembangunan infrastruktur dan properti, PT Varia Usaha Beton ikut berpartisipasi melalui usaha penyediaan produk-produk Beton Siap Pakai, Beton Masonry dan Batu Pecah Mesin/base Coarse, serta bahan bangunan lainnya yang berbahan baku semen. Dengan didukung staf karyawan yang berpengalaman di bidang beton, peralatan-peralatan yang tepat serta fasilitas group, perusahaan senantiasa mengutamakan kepuasan dan kepercayaan pelanggan, dengan menjamin bahwa produk yanh dihasilkan dapat memenuhi mutu yang dipersyaratkan, penyerahan produk tepat waktu serta harga yang bersaing. Pemakaian Bahan Baku PT Varia Usaha Beton Plan Beton Siap Pakai Gresik mengadakan bahan baku pasir dari daerah Lumajang, batu pecah dari daerah Pasuruan dan Mojokerto serta semen dari PT Semen Gresik Tuban. Data pemakaian bahan baku rata-rata tiga tahun terakhir dapat dilihat pada tabel berikut:
Pengendalian Persediaan ................. (Safaat) hal. 157 – 167
164
Tabel 1. Pemakaian Bahan Baku No.
Bulan
1
Januari
Pasir(m3) 1,261.02
Batu P(m3) 1,669.30
2
Februari
1,183.27
1,499.35
547.65
Maret
1,410.03
1,753.28
754.05
4
April
2,119.85
2,378.26
1,172.90
5
Mei
2,403.03
4,097.31
1,555.40
6
Juni
2,084.63
2,695.35
1,215.49
7
Juli
2,543.45
2,687.33
1,224.49
8
Agustus
3,990.12
3,565.87
1,231.01
9
September
2,239.05
3,263.67
1,239.36
10
Oktober
3,195.31
4,030.33
1,758.76
11
November
1,970.36
2,377.27
1,007.65
12
Desember
3,134.51
3,440.17
1,501.12
3
Semen(ton) 689.66
Biaya Pemesanan Biaya pemesanan meliputi biaya penerimaan dan pemeriksaan, biaya administrasi dan komunikasi serta biaya pengiriman dan bongkar muat. Data biaya pemesanan rata-rata tiga tahun terakhir dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 2. Jenis Biaya Pemesanan (Rp./bulan) No. 1 2 3
Jenis Biaya Biaya Penerimaan dan Pemeriksan Biaya Administrasi dan Komunikasi Biaya Pengiriman dan Bongkar muat Total
Nilai 50,000.00
penyimpanan, biaya kehilangan, pajak, bunga. Besarnya biaya penyimpanan bahan baku ditetapkan oleh perusahaan sebesar 10% dari nilai persediaan dengan perincian sebagai berikut: Biaya handling = 2%; Biaya kerusakan = 1% Biaya kehilangan = 3%; Biaya pajak = 2% Biaya bunga = 2% Data biaya penyimpanan rata-rata tiga tahun terakhir dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 4. Biaya Penyimpanan Bahan Baku (Rp.) Bahan Baku Pasir Batu pecah Semen
%Biaya Simpan 10
Persentase
Harga(Rp.)
0.38
102,000
Biaya Penyimpanan 3,876.00
10
0.51
105,000
5,355.00
10
0.11
936,000
10,296.00
Analisis Data Menentukan EOQ Pada Januari untuk bahan baku pasir diketahui: D = 1.261,02 S = 495.900,H = 3.876,-
475,000.00 780,000.00 1,305,000.00
2 x 1.261,02 x 495.900 EOQ = = 568,04
Dengan rata-rata komposisi bahan baku pembentuk beton per meter kubik adalah: Pasir = 38%; Batu pecah = 51%; Semen = 11% maka didapat biaya pemesanan seperti pada tabel berikut: Tabel 3. Biaya Pemesanan (Rp.) No. 1 2 3
Bahan Baku Pasir Batu pecah Semen
Persentase 0.38
Biaya Pemesanan 495,900.00
0.51
665,550.00
0.11
143,550.00
Biaya Penyimpanan Biaya penyimpanan diperhitungkan dalam bentuk persentase dari nilai persediaan, biaya penyimpanan antara lain biaya pemeliharaan dan handling, biaya asuransi, biaya kerusakan dalam
165
3.876 Frekwensi pemesanan = 1.261,02/568,04 = 2,2 kali Selengkapnya dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 5. EOQ dan Frekwensi Pemesanan Bulan
Pasir
Batu Pecah
Semen
EOQ
F
EOQ
F
EOQ
F
Januari
568.04
2.2
644.16
2.6
138.68
5.0
Februari
550.25
2.2
610.49
2.5
123.58
4.4
Maret
600.67
2.3
660.16
2.7
145.00
5.2 6.5
April
736.50
2.9
768.87
3.1
180.85
Mei
784.15
3.1
1,009.19
4.1
208.26
7.5
Juni
730.36
2.9
818.53
3.3
184.10
6.6
Juli
806.74
3.2
817.31
3.3
184.78
6.6
Agustus
1,010.45
3.9
941.47
3.8
185.27
6.6
September
756.92
3.0
900.70
3.6
185.90
6.7
Oktober
904.23
3.5
1,000.91
4.0
221.46
7.9
November
710.06
2.8
768.71
3.1
167.62
6.0
Desember
895.58
3.5
924.73
3.7
204.59
7.3
Media Mahardhika Vol. 14 No. 2 Januari 2016
Menentukan Safety Stock (Persediaan Pengaman) dan ROP (Titik Pemesanan Kembali) Dengan tingkat kepuasan pelanggan yang diharapkan sebesar 95% didapat nilai k=1,645, dan dengan menggunakan fasilitas yang ada di program microsoft excel didapat tabel berikut: Tabel 6. Safety Stock dan Reorder Point Bahan Baku Pasir Bulan
D
AU
LT
SS(m3)
ROP(m3)
Januari
1,261.02
40.7
3.0
165.9
288.0
Februari
1,183.27
42.3
2.0
165.9
250.5
Maret
1,410.03
45.5
1.0
165.9
211.4
April
2,119.85
70.7
1.0
165.9
236.6
Mei
2,403.03
77.5
1.0
165.9
243.4
Juni
2,084.63
69.5
1.0
165.9
235.4
Juli
2,543.45
82.0
2.0
165.9
330.0
Agustus
3,990.12
128.7
2.0
165.9
423.4
September
2,239.05
74.6
3.0
165.9
389.8
Oktober
3,195.31
103.1
4.0
165.9
578.2
November
1,970.36
65.7
4.0
165.9
428.6
Desember
3,134.51
101.1
4.0
165.9
570.4
Rata-rata Standar deviasi
75.1
2.3
26.4
1.2
Pada Januari untuk bahan baku pasir diketahui: SS = 1,645 2,3 (26,4)2 + (75,12 . 1,22 ) = 165,9 ROP
= (40,7 x 3) + 165,9
= 288
Tabel 7. Safety Stock dan Reorder Point Bahan Baku Batu Pecah Bulan
D
AU
LT
SS(m3)
ROP(m3)
Januari
1,669.30
53.8
3.0
198.1
359.6
Februari
1,499.35
53.5
2.0
198.1
305.2
Maret
1,753.28
56.6
1.0
198.1
254.6
April
2,378.26
79.3
1.0
198.1
277.4
Mei
4,097.31
132.2
1.0
198.1
330.3
Juni
2,695.35
89.8
1.0
198.1
287.9
Juli
2,687.33
86.7
2.0
198.1
371.5
Agustus
3,565.87
115.0
2.0
198.1
428.1
September
3,263.67
108.8
3.0
198.1
524.4
Oktober
4,030.33
130.0
4.0
198.1
718.1
November
2,377.27
79.2
4.0
198.1
515.1
Desember
3,440.17
111.0
4.0
198.1
642.0
Rata-rata Standar deviasi
91.3
2.3
28.2
1.2
Tabel 8. Safety Stock dan Reorder Point Bahan Baku Semen Bulan
D
AU
LT
SS(m3)
ROP(m3)
Januari
689.66
22.2
2.0
39.9
84.3
Februari
547.65
19.6
2.0
39.9
79.0
Maret
754.05
24.3
1.0
39.9
64.2
April
1,172.90
39.1
1.0
39.9
78.9
Mei
1,555.40
50.2
1.0
39.9
90.0
Juni
1,215.49
40.5
1.0
39.9
80.4
Juli
1,224.49
39.5
1.0
39.9
79.4
Agustus
1,231.01
39.7
1.0
39.9
79.6
September
1,239.36
41.3
2.0
39.9
122.5
Oktober
1,758.76
56.7
2.0
39.9
153.3
November
1,007.65
33.6
2.0
39.9
107.0
Desember
1,501.12
48.4
2.0
39.9
136.7
Rata-rata Standar deviasi
37.9
1.5
11.4
0.5
Menentukan Maximum Stock (Persediaan Maksimum) Pada Januari untuk bahan baku pasir diketahui: SS = 165,9 EOQ = 568,04 MI = 165,9 + 568,04 = 733,94 dibulatkan menjadi 734 Selengkapnya dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 9. Persediaan Maksimum Bulan
Pasir(m3)
Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember
734.0 716.2 766.6 902.4 950.1 896.3 972.7 1,176.4 922.9 1,070.2 876.0 1,061.5
Batu Pecah(m3) 842.2 808.6 858.2 967.0 1,207.3 1,016.6 1,015.4 1,139.6 1,098.8 1,199.0 966.8 1,122.8
Semen(ton) 178.5 163.4 184.9 220.7 248.1 224.0 224.6 225.1 225.8 261.3 207.5 244.4
KESIMPULAN Perusahaan belum menerapkan sistem pengendalian persediaan yang baik, sehingga pada bulan-bulan tertentu mengalami kekurangan dan bahkan kehabisan persediaan. Dengan menerapkan salah satu sistem pengendalian persediaan, didapatkan nilai EOQ, safety stock, ROP dan persediaan maksimum. Jumlah
Pengendalian Persediaan ................. (Safaat) hal. 157 – 167
166
persediaan maksimum bisa dipakai sebagai dasar penentuan jumlah purchase order (PO) kepada para vendor
SARAN Perusahaan sebaiknya melakukan sistem pengendalian persediaan dengan melakukan analisa EOQ, safety stock, ROP dan persediaan maksimum dan melakukan monitoring pelaksanaannya serta melakukan evaluasi hasilnya untuk menghindari terjadinya kekurangan dan bahkan kehabisan persediaan. Perusahaan sebaiknya melakukan perhitungan fisik persediaan barang di gudang secara periodik (setiap akhir bulan) untuk mengetahui realisasi persediaan agar tidak terjadi kekuarangan, kehabisan atau kelebihan persediaan.
DAFTAR PUSTAKA Buku Adam, Everett E and Ronald J Ebert 1982, Production and Operation Management, Prentice Hall Inc. Englewood Cliffs, New Jersey Amir MS 2002, Kontrak Dagang Ekspor, PPM, Jakarta Ahyari, Agus 1990, Manajemen Produksi, Edisi A, Yogyakarta : BPFE UGM Chase and Aquilano 1983, Production And Operation Management, Richard D Irwin Inc, Homewood, Illinois Gitosudarmo, Indrio 2002, Manajemen Keuangan, Edisi 4, Yogyakarta : BPFE UGM
167
Handoko, T.Hani 1999, Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasional, Jilid 1, Yogyakarta : BPFE Herjanto, Eddy 1999, Manajemen Produksi dan Operasi, Edisi Kedua, PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta Hinkel, Edward G 1994, Dictionary of International Trade, PPM, Jakarta Horngren, Charles 1992, Akuntansi Biaya Suatu Pendekatan Manajerial, Jilid 2, Erlangga, Jakarta Matz, Adolp dkk 1994, Akuntansi Biaya, Erlangga, Jakarta Meyer, Raymond R 1982, Production and Operation Management, McGraw Hill, Kogalusha Nasution, Arman Hikam 2003, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Edisi Pertama, Guda Widya, Surabaya Render, Barry; Heizer, Jay 2010, Manajemen Operasi, Salemba Empat, Jakarta Riyanto, Bambang 1993, Dasar-Dasar Pembelanjaan Persahaan, Yayasan Badan Penerbit Gadjah Mada, Yogyakarta Sofjan Assauri 2008, Manajemen Produksi dan Operasi, Edisi Revisi 2008, LPFEUI : Jakarta Yusuf, A.L Aryono 1992, Dasar-Dasar Akuntansi, Jilid II Edisi V, STIE YKPN & UGM, Yogyakarta
Media Mahardhika Vol. 14 No. 2 Januari 2016
