3 JUN 2016 (JUMAAT) UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA (UTM) KUALA LUMPUR
SKOP TAKLIMAT
KONSEP EKSA PELAKSANAAN EKSA FAEDAH EKSA
SESI 1: KONSEP EKSA
AMALAN 5S SEKTOR AWAM
ELEMEN BAHARU Meningkatkan imej korporat
Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi
Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan Kepelbagaian agensi kerajaan
Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan “Go Green” Memperluas pelaksanaan di agensi kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif
SESI 2: PELAKSANAAN EKSA
1 2 3 4
• Membentuk Jawatankuasa Pelaksana
• Mewujudkan zon • Mengadakan program latihan • Mengadakan pelancaran EKSA
PELAKSANAAN
MATLAMAT Persekitaran Kondusif
Peningkatan Produktiviti
Penjimatan kos Penyampaian Perkhidmatan Berkualiti
PELAKSANAAN PLAN RANCANG
ACT TINDAK
DO LAKSANA
CHECK – SEMAK /KAJI
PERINGKAT PELAKSANAAN
PENAMBAHBAIKAN
PASCA PERSIJILAN
AUDITAN / PERSIJILAN
PELAKSANAAN
PERSEDIAAN
PERSEDIAAN Sebelum pelaksanaan dijalankan
Mengukur kesediaan agensi untuk melaksanakan program EKSA
Mendapat komitmen dari semua pihak
PERSEDIAAN KESEDIAAN DAN KOMITMEN KETUA ORGANISASI
PENUBUHAN JAWATANKUASA PENETAPAN DASAR UTAMA PELAKSANAAN LATIHAN KEPADA JAWATANKUASA PERANCANGAN KEWANGAN
Faham Falsafah
Gambaran Umum Tentu Halatuju Lantikan Penglibatan
JABATAN PERTAHANAN AWAM MALAYSIA
1
PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana EKSA hendaklah menyeluruh. Setiap ahli Jawatankuasa dan ahli hendaklah melaksanakan peranan masing-masing. Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana bertanggungjawab untuk memastikan kejayaan pelaksanaan EKSA.
PENGERUSI
FASILITATOR
PENYELARAS
KETUA ZON
JK LATIHAN
JK AUDIT
JK PROMOSI
AHLI
AHLI
AHLI
2
PEWUJUDAN SEKTOR/ZON EKSA
Tujuan: mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA Pembahagian sektor/zon hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi sektor/zon bagi memudahkan rujukan
2
Sambungan..
• Susun atur keseluruhan sektor/zon dan pembahagian kepada sektor/zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi • Menentukan nama kumpulan untuk setiap sektor/zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi setiap sektor/zon
Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut:
Dasar EKSA Carta Organisasi Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS Pelan lantai Carta Perbatuan semasa Informasi/ hebahan Tarikh kemaskini sudut EKSA
SUDUT EKSA
3
LATIHAN EKSA
Tujuan: mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping untuk membudayakan program EKSA kepada semua warga agensi
Di antara latihan/program yang perlu diikuti : Program Kesedaran EKSA Kaedah Amalan dan Pelaksanaan EKSA
Audit Dalam EKSA
4
PELANCARAN EKSA
Pelancaran dan perasmian program EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula di samping untuk menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA dalam Jabatan/Agensi Antara perkara yang perlu diberikan penekanan adalah seperti berikut: Dasar EKSA Zon EKSA Pelan tindakan pelaksanaan EKSA
Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan secara berkala bagi memastikan setiap Jabatan/Agensi mengamalkan EKSA dan sentiasa melaksanakan penambahbaikan secara berterusan
1 2 3 4
• Membentuk Pasukan Audit Dalam EKSA • Latih amal Audit EKSA
• Mengaudit Prestasi EKSA • Mengumumkan Penemuan Audit
1
MEMBENTUK PASUKAN AUDIT
Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenalpasti, melantik dan melatih juruaudit untuk melaksanakan aktiviti audit dalaman EKSA Menyediakan kriteria Audit Dalam Amalan EKSA Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA
2
LATIHAN AUDIT DALAM EKSA
Pasukan Audit Dalam EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit dalam EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan. 3
MENGAUDIT PRESTASI EKSA Pasukan Audit Dalam melaksanakan audit dalam mengikut jadual yang dipersetujui.
4
MENGUMUMKAN PENEMUAN AUDIT Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam hendaklah melaporkan penemuan audit dalam kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA Jabatan/Agensi atau kepada ketua Jabatan/Agensi bagi dimaklumkan kepada semua warga Jabatan/Agensi
Latihan
Promosi
Auditan
Gerak Kerja
PENGETAHUAN PANDUAN
TAKLIMAT BENGKEL
PENYELARASAN
KURSUS
AUDITOR
PENYELARAS ZON
SEMUA KAKITANGAN
LATIHAN
HEBAHAN LAWATAN
GALAKAN KESEDARAN
PERTANDINGAN SUDUT EKSA
PEMANTAUAN PENYELARASAN
AUDITAN DALAMAN PENYEDIAAN KRITERIA AUDITAN
PENAMBAHBAIKAN
AUDITAN LUARAN
GOTONG ROYONG MESYUARAT JK PEMANDU
BENGKEL DOKUMENTASI MESYUARAT JK PELAKSANA
GOTONG ROYONG PERDANA PENGIKTIRAFAN
PEMANTAUAN BEST PRACTISE
ANALISA IMPAK TINDAKAN PENJIMATAN
Penjimatan AIR
Penjimatan ELEKTRIK
41
Penjimatan STOK
Penjimatan Kos
PERSIJILAN/ AUDITAN AUDITAN DALAMAN
AUDITAN LUARAN
AUDITAN PERSIJILAN
TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN
PASCA PERSIJILAN MESYUARAT BERKALA
AUDITAN BERKALA
PROGRAM WAJIB BERKALA
PENYEDIAAN LAPORAN SETIAP JK BERKALA.
JK PEMANDU
JK PELAKSANA INDUK
JK PELAKSANA ZON
2 KALI / TAHUN
AUDITAN DALAMAN
AUDITAN SUSULAN
AUDITAN LUARAN
PENAMBAHBAIKAN KAJIAN SEMULA
TAMBAHBAIK KRITERIA
TAMBAHBAIK PROGRAM TAMBAHBAIK PERANCANGAN
SESI 3: FAEDAH EKSA
FAEDAH EKSA Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi) Meningkatkan kecekapan & keberkesanan pengurusan organisasi Mengenalpasti, mengurang & menghapuskan pembaziran
Meningkatkan imej agensi sektor awam
Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi
Meningkatkan semangat esprit de corp
Meningkatkan disiplin warga jabatan
Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan
Mewujudkan piawaian kerja yang jelas
JABATAN PERTAHANAN AWAM MALAYSIA
SESI LATIH AMAL
RUMUSAN Notis peringatan Hiasan dan pewangi
Pendawaian
Kekemasan dan kebersihan tempat
Pelabelan pada suis
Carta alir perkhidmatan
Pelan lantai dan pelan lampu Tatacara penggunaan Sistem penanda aras
TERIMA KASIH ATAS PERHATIAN ANDA
