ING Corporate Card Online Handleiding voor programmabeheerders
2
@
Overal en altijd de transacties van kaarthouders in beeld
1. Inleiding
Op ING Corporate Card Online kunt u - als programmabeheerder van een ING Corporate Card Programma - uw beveiligde en persoonlijke site inrichten. Via deze site kunt u altijd (24 uur per dag, 7 dagen per week) en overal actuele (transactie)informatie van de ING Corporate Cards die onder uw Programma vallen, bekijken en de maandelijkse rekeningoverzichten downloaden.
2. Inrichten site (registratie, gebruikersnaam en wachtwoord, wijzigingen)
Voor het inrichten van uw beveiligde en persoonlijke site moet u de onderstaande handelingen verrichten: • Neem telefonisch contact op met ING Klantenservice: +31 (0)10 428 9581 om u te registreren als programmabeheerder van een ING Corporate Card Programma. U wordt daarbij gevraagd naar het 16-cijferige accountnummer van het betreffende ING Corporate Card Programma, of dit nummer wordt aan u verstrekt. • Noem uw codewoord als u wordt teruggebeld en noteer de telefonisch verstrekte gebruikersnaam en wachtwoord. • Ga vervolgens naar www.ingcorporatecardonline.com. • Vul in het Inlogscherm uw gebruikersnaam en wachtwoord in en log in. • Selecteer op de Startpagina ‘Wachtwoord wijzigen’ en vul samen met het verstrekte ‘oude’ wachtwoord een door uzelf samengesteld nieuw wachtwoord in. Dit laatste conform de eisen, beschikbaar onder het i-icoontje. • Neem op het scherm ‘Wachtwoord wijzigen’ tevens onder ‘Wachtwoordhint’ een vraag of omschrijving op, die u moet helpen uw wachtwoord in herinnering te brengen als u dit bent vergeten.
Wijzigen gegevens Startpagina
Indien u uw persoonlijke gegevens van de Startpagina (o.a. welkomst-aanspreeknaam, vooren achternaam en e-mailadres) wilt wijzigen, moet u de onderstaande handelingen verrichten: • Klik na het inloggen op de Startpagina op ‘Persoonlijke gegevens wijzigen’ in het menu ‘Gebruikersgegevens wijzigen’. • Voer de diverse gevraagde naam- en e-mailadresgegevens in en klik op ‘Opslaan’.
Wachtwoord wijzigen
Indien u - om wat voor reden ook - uw wachtwoord wilt wijzigen, moet u de onderstaande handelingen verrichten: • Selecteer na het inloggen op de Startpagina ‘Wachtwoord wijzigen’. • Voer in het scherm de diverse gevraagde gegevens in (waaronder een nieuwe wachtwoordhint) en klik op ‘Opslaan’.
Achterhalen vergeten wachtwoord
Als u uw wachtwoord bent vergeten, moet u de onderstaande handelingen verrichten: • Selecteer in het inlogscherm ‘Wachtwoord vergeten?’ • Voer in het scherm uw gebruikersnaam en e-mailadres in en klik op ‘Bevestigen’. U ontvangt vervolgens per e-mail uw wachtwoordhint (uw oorspronkelijke vraag of omschrijving), die ervoor moet zorgen dat uw wachtwoord u weer te binnen schiet.
3. Diverse informatie raadplegen
Na het inloggen kunt u op de Startpagina via het Menu ‘Overzichten’ diverse (actuele) gegevens van uw ING Corporate Card Programma (en van de ING Corporate Cards van kaarthouders die onder uw Programma vallen) benaderen. Onder ‘Overzichten’ kunt u twee verschillende submenu’s aanklikken: ‘Mijn kaart bekijken’ en ‘Autorisatieverzoeken weergeven’. Als u het submenu ‘Mijn kaart bekijken’ selecteert, komt u in het scherm ‘Mijn kaarten/ accounts’. U kunt in dit scherm een zoekcriterium selecteren voor een bepaalde ING Corporate Card waarvan u informatie wilt bekijken, bijvoorbeeld het kaartnummer of de naam van de kaart-
Mijn kaart bekijken - Mijn kaarten/accounts
ING Corporate Card Online, Handleiding voor programmabeheerders Juni 2012 2
- Kaartoverzicht
- Transacties weergeven
- Overzichten weergeven
Autorisatieverzoeken weergeven
houder zoals vermeld op de kaart. U kunt echter ook het veld ‘Zoek’ leeg laten. Na het aanklikken van ‘Start’ verschijnen de ‘Zoekresultaten’: diverse gegevens van de door u geselecteerde specifieke ING Corporate Card respectievelijk van alle ING Corporate Cards die u beheert in het betreffende ING Corporate Card Programma. Per getoonde kaart zijn voor u drie vergrootglazen beschikbaar voor diverse details. Onder ‘Kaartoverzicht’ ziet u onder ‘Activiteit sinds laatste overzicht’ onder andere: • het saldo van het laatste rekeningoverzicht • wanneer de betaling/incasso heeft plaatsgevonden • een samenvatting (naar totaalbedrag aankopen en totaalbedrag geldopnames) van de transacties sinds het laatste rekeningoverzicht • de eventueel met deze transacties gemoeide kosten • het met deze transacties gemoeide, huidig saldo • de bestedingslimiet van de kaart • de actuele bestedingsruimte van de kaart • separaat ernaast een samenvatting van het laatste rekeningoverzicht met onder andere totaalbedrag aankopen, totaalbedrag geldopnames en het daarmee gemoeide saldo. Onder ‘Transacties weergeven’ ziet u de diverse gegevens van de verrichte, actuele transacties in de huidige afrekenperiode. Dit met uitzondering van transactiesdie MasterCard (nog) niet heeft geboekt als post voor het komende rekeningoverzicht. Deze transacties kunt u benaderen onder het submenu ‘Autorisatieverzoeken weergeven’ (zie hierna). Als u een of meer transacties van de voorgaande zes maanden wilt bekijken, kunt u op datum het betreffende rekeningoverzicht selecteren waarin deze transacties zijn opgenomen. Desgewenst kunt u een pagina met transactiegegevens printen, downloaden in een te selecteren format (zoals Excel) of opslaan op uw eigen pc. Onder ‘Overzichten weergeven’ kunt u een rekeningoverzicht van de laatste zes maanden selecteren en downloaden als pdf-bestand om te bekijken, te printen of op te slaan op uw eigen pc. Onder het submenu ‘Autorisatieverzoeken weergeven’ kunt u van alle ING Corporate Cards van kaarthouders die vallen onder uw ING Corporate Card Programma transacties bekijken die door MasterCard (nog) niet als post zijn geboekt op het (komende) rekeningoverzicht. U moet hiervoor de onderstaande handelingen verrichten: • Selecteer desgewenst een zoekcriterium voor een bepaalde ING Corporate Card waarvan u deze informatie wilt bekijken, bijvoorbeeld het kaartnummer of de naam van de kaarthouder zoals vermeld op de kaart. • Laat anders desgewenst het veld ‘Zoek’ leeg als u deze informatie wilt zien van alle ING Corporate Cards die u beheert in het betreffende ING Corporate Card Programma. • Klik per getoonde kaart op ‘Weergave’ om de informatie over de autorisatieverzoeken te zien. • Vink desgewenst een statusoptie aan als u uitsluitend transacties met die specifieke status wilt bekijken. (‘Alle’ is defaultwaarde.) • Selecteer bovendien een tijdsperiode (‘van’ – ‘aan’) en klik op ‘Zoeken’. • U kunt van de getoonde transacties de autorisatiestatus bekijken: - Goedgekeurd: het bedrag van een goedgekeurde transactie is verwerkt in de actuele bestedingsruimte, zoals getoond in het ‘Kaartoverzicht’ (zie hiervoor). - Afgewezen: een transactie die niet werd goedgekeurd door de acceptant (zie een aantal mogelijke redenen hieronder). - Verwezen/ ‘neem contact op met uw bank’: een hoogst uitzonderlijke status wanneer ING een transactie die zeer afwijkend is van het gangbare bestedingspatroon constateert en er vermoeden is van ongeoorloofd gebruik van de ING Corporate Card bestaat.
ING Corporate Card Online, Handleiding voor programmabeheerders Juni 2012 3
- ‘Pickup’: een transactie die werd verricht met een geblokkeerde, gestolen of verloren ING Corporate Card en die werd afgebroken bij een acceptant (en eventueel gevolgd door het innemen van de kaart door de acceptant). - Fraude: wordt door ING niet gebruikt/toegekend en is dus niet van toepassing. • Klik op downloaden als u het overzicht wenst te downloaden in Excel of wil opslaan op uw pc.
Redenen afwijzing
Redenen voor afwijzing van een transactie bij een acceptant kunnen bijvoorbeeld zijn: met de transactie zou de bestedingslimiet of de actuele bestedingsruimte van de kaart zijn overschreden, de transactie betreft een niet toegestane transactie (bijvoorbeeld geldopname), het gaat om een transactie bij een niet-toegestane branch (zoals bijvoorbeeld een juwelier of een casino), er werd driemaal een foutieve pincode ingevoerd, bij een internetbetaling werden onjuiste kaartgegevens ingevuld.
4. Rapportage aanmaken
Na het inloggen kunt u op de Startpagina via het menu ‘Rapportages’ een aantal rapportages aanmaken van uw ING Corporate Card Programma (en van de ING Corporate Cards van de kaarthouders die onder uw Programma vallen). Onder ‘Rapportages’ kunt u drie verschillende submenu’s aanklikken: ‘Standaardrapportages’, ‘Planner’ en ‘Uitvoerlog bekijken’.
- Standaardrapportages
Als u ‘Standaardrapportages’ selecteert, kunt u een Rapport Kaarthoudersprofielen (5080) of een ander daar aan te klikken Rapport plannen, draaien of eerst een voorbeeld ervan downloaden.
- Planner - Uitvoerlog bekijken
Om een dergelijk rapport te plannen/te draaien, moet u steeds nagenoeg dezelfde handelingen verrichten. Voor het Rapport Kaarthoudersprofielen moet u het onderstaande doen: • Selecteer desgewenst een zoekcriterium voor een bepaalde ING Corporate Card, waarvan u het kaarthoudersprofiel-rapport wilt draaien: bijvoorbeeld het kaartnummer of de naam van de kaarthouder, zoals vermeld op de kaart. • Laat anders desgewenst het veld ‘Zoek’ leeg als u dit rapport wilt draaien voor alle ING Corporate Cards die u beheert in het desbetreffende ING Corporate Card Programma. • Vink in het getoonde overzicht per kaart aan of daarvan het kaarthoudersprofiel in het rapport moet worden opgenomen. • Klik daarna op ‘Volgende’ en maak in het scherm ‘Uitvoerindeling selecteren’ een aantal gevraagde keuzen, waaronder het bestandsformaat (Excel of CSV). • Selecteer ‘Opslaan’ als u de gekozen rapportagecriteria wilt opslaan voor toekomstige Kaarthoudersprofielrapporten. • Selecteer ‘Plannen’ en maak de diverse gevraagde keuzen, waaronder de frequentie waarin het rapport moet worden aangemaakt en of u wel of niet een e-mailbericht wilt ontvangen als het rapport gereed is. • Controleer in het scherm ‘Taakinstellingen beoordelen’ de diverse door u gemaakte keuzen, wijzig deze eventueel en klik op ‘Voltooien’ en op ‘OK’ voor ‘Rapport is gepland’. Een Rapport Kaarthoudersprofielen (5080) wordt vervolgens in de overeengekomen frequentie voor u beschikbaar gesteld in het ‘Uitvoerlog’ (zie hierna). Voor zover u eenmalig een Rapport Kaarthoudersprofielen wilt aanmaken en draaien, kunt u - in plaats van ‘Plannen’ - gelijk ‘Uitvoeren’ selecteren. Als u ‘Planner’ selecteert, kunt u wijzigingen in de diverse geplande rapporten (onder ‘Standaardrapportages’; zie hiervoor) wijzigen. Als u ‘Uitvoerlog bekijken’ selecteert, kunt u de diverse soorten beschikbare rapporten waarvan u gebruikmaakt en heeft gepland (onder ‘Standaardrapportages’; zie hiervoor) oproepen. Vervolgens kunt u de beschikbare bestanden downloaden en exporteren naar uw eigen pc voor verdere analyse en verwerking.
ING Corporate Card Online, Handleiding voor programmabeheerders Juni 2012 4
Na het inloggen kunt u op de Startpagina via het menu ‘Beheer’ de informatie onderhouden die beschikbaar is over de gebruikers van de ING Corporate Cards die vallen onder uw ING Corporate Card Programma. U kunt via het invoeren van diverse zoekcriteria een overzicht van bepaalde gebruikers genereren. Dit overzicht kunt u downloaden en exporteren naar uw eigen pc voor verdere analyse en verwerking.
6. Ondersteuning
Mocht u problemen hebben met de registratie of vragen hebben over ING Corporate Card Online, dan kunt u contact opnemen met het ING Corporate Card Serviceteam, telefoon +31 (0)10 428 9581. De medewerkers zijn bereikbaar op maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 21.00 uur en op zaterdag van 10.00 tot 17.30 uur.
ICC011 0612 © ING Bank N.V.
5. Gebruikers beheren
