2N Attendance System. Konfigurační manuál 1.2

2N® Attendance System

Konfigurační manuál Verze

1.2

www.2n.cz

Společnost 2N TELEKOMUNIKACE a.s. je českým výrobcem a dodavatelem telekomunikační techniky.

K produktovým řadám, které společnost vyvíjí, patří GSM brány, pobočkové ústředny, dveřní a výtahové komunikátory. 2N TELEKOMUNIKACE a.s. se již několik let řadí mezi 100 nejlepších firem České republiky a již dvě desítky let symbolizuje stabilitu a prosperitu na trhu telekomunikačních technologií. V dnešní době společnost vyváží do více než 120 zemí světa a má exkluzivní distributory na všech kontinentech.

2N® je registrovaná ochranná známka společnosti 2N TELEKOMUNIKACE a.s. Jména výrobků a jakákoli jiná jména zde zmíněná jsou registrované ochranné známky a/nebo ochranné známky a/nebo značky chráněné příslušným zákonem.

Pro rychlé nalezení informací a zodpovězení dotazů týkajících se 2N produktů a služeb 2N TELEKOMUNIKACE spravuje databázi FAQ nejčastějších dotazů. Na www.faq.2n.cz naleznete informace týkající se nastavení produktů, návody na optimální použití a postupy „Co dělat, když…“.

Společnost 2N TELEKOMUNIKACE a.s. tímto prohlašuje, že zařízení 2N® Attendance System je ve shodě se základními požadavky a dalšími příslušnými ustanoveními směrnice 1999/5/ES. Plné znění prohlášení o shodě naleznete CD-ROM (pokud je přiloženo) nebo na www.2n.cz.

Společnost 2N TELEKOMUNIKACE a.s. je vlastníkem certifikátu ISO 9001:2009. Všechny vývojové, výrobní a distribuční procesy společnosti jsou řízeny v souladu s touto normou a zaručují vysokou kvalitu, technickou úroveň a profesionalitu všech našich výrobků.

Obsah

Obsah 1. Představení produktu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.1 Popis produktu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.2 Termíny a piktogramy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

2. Instalace produktu

................................. 8

2.1 Minimální a doporučené požadavky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.2 Instalace produktu a licencování produktu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 2.3 Nastavení v aplikaci 2N® Helios IP Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3. Konfigurace a ovládání produktu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 3.1 Služba běžící na pozadí . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 3.2 Webové rozhraní . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

4. Doplňkové informace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 4.1 Řešení problémů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 4.2 Obecné pokyny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

1. Představení produktu

V této kapitole bude představen produkt 2N® Attendance System, uvedeme možnosti jeho využití a výhody, které z jeho používání plynou. Zde je přehled toho, co v kapitole naleznete: 1.1 Popis produktu 1.2 Termíny a piktogramy

2N® TELEKOMUNIKACE a.s., www.2n.cz

4

1.1 Popis produktu Popis produktu 2N® Attendance System slouží k monitorování a správě pracovní docházky uživatelů (resp. firemních zaměstnanců). Aplikace je určena pro správce 2N® Attendance System a instaluje se na počítač, který má přes LAN síť přístup k interkomům z rodiny 2N® Helios IP. V těchto zařízeních musí být povoleno monitorování docházky. 2N® Attendance System jednoduchou a intuitivní formou zpracovává informace o příchodech/odchodech zaměstnanců do/z firmy či objektu. Administrátor 2N® Attendance System pak může sledovat a kontrolovat jednotlivé zaměstnance (např. jestli do zaměstnání přišli včas nebo jestli splnili požadovanou pracovní dobu). Systém dokáže automaticky stahovat potřebná data z nastavených interkomů 2N® Helios IP, graficky je zpracovat a přehledně zobrazit administrátorovi systému. K vytvoření databáze pro 2N® Attendance System a k uploadu konfigurace (struktury uživatelů a zón) do interkomů se používá výhradně aplikace 2N® Helios IP Manager. Upozornění Všechny interkomy z rodiny 2N® Helios IP použité pro sledování docházky musí mít správně nastavený čas. Doporučujeme nastavit synchronizaci s NTP serverem.


5

Obrázek: Docházkový systém ve spojení s ostatními produkty

Upozornění Výrobce průběžně reaguje na požadavky zákazníků zdokonalováním programového vybavení. Aktuální software a manuál pro 2N ® Attendance System jsou k dispozici na internetových stránkách www.2n.cz.

Připravované funkce, nové vlastnosti Text sázený v manuálu šedým písmem označuje připravované funkce nebo nově vyvíjené vlastnosti.


6

1.2 Termíny a piktogramy V manuálu jsou použity následující symboly a piktogramy. Nebezpečí úrazu Vždy dodržujte tyto pokyny, abyste se vyhnuli nebezpečí úrazu.

Varování Vždy dodržujte tyto pokyny, abyste se vyvarovali poškození zařízení.

Upozornění Důležité upozornění. Nedodržení pokynů může vést k nesprávné funkci zařízení.

Tip Užitečné informace pro snazší a rychlejší používání nebo nastavení.

Poznámka Postupy a rady pro efektivní využití vlastností zařízení.


7

2. Instalace produktu

V této kapitole najdete důležité informace týkající se instalace produktu. Kromě toho jsou zde popsány také kroky, které je třeba provést v aplikaci 2N® Helios IP Manager, aby docházkový systém mohl správně fungovat. Kapitola je dále členěna na následující podkapitoly: 2.1 Minimální a doporučené požadavky 2.2 Instalace produktu a licencování produktu 2.3 Nastavení v aplikaci 2N® Helios IP Manager


8

2.1 Minimální a doporučené požadavky V této kapitole je obsažen výčet minimálních požadavků na výkon zařízení, na kterém bude docházkový systém provozován. Upozornění Nedodržení níže uvedených minimálních požadavků může vést k nesprávné funkci aplikace popř. aplikace nemusí fungovat vůbec.

Minimální požadavky Systém Operační systém Procesor Operační paměť Volné místo na disku Rozlišení displeje

x86 i x64 Windows 7 a vyšší 1.6 GHz 1 GB 0,6 GB 1024 x 768 pixelů

Doporučená konfigurace Systém Operační systém Procesor Operační paměť

x86 i x64 Windows 7 a vyšší 2 GHz 2 GB

Poznámka Minimální požadavky na volné místo na disku jsou uvedeny pouze pro aplikaci 2N® Attendance System. Pokud v počítači nejsou nainstalovány další komponenty nutné k používání 2N® Attendance System, mohou být výsledné požadavky na volné místo na disku mnohem větší.


9

2.2 Instalace produktu a licencování produktu Instalace software Instalační soubory 2N® Attendance System obsahující aktuální verzi je možné stáhnout z webových stránek www.2n.cz. Aplikaci lze nainstalovat na počítač s operačním systémem Windows 7 a vyšším. Instalace se provede spuštěním instalačního souboru (spouštět jako správce). Poznámka Pro správnou funkčnost docházkového systému je dále nutné doinstalovat případné chybějící aplikace: SQL server 2008, Microsoft Silverlight, .NET Framework 4.0, IIS (Internet Information Services) . Instalační program docházkového systému by měl automaticky rozpoznat chybějící komponenty a následně spustit jejich instalaci ještě před instalací samotného 2N® Attendance Systemu.

Instalace docházkového systému Poté, co instalátor nainstaluje všechny potřebné komponenty aplikace, spustí se instalace 2N® Attendance Systemu. Po kliknutí na tlačítko Next (Další) na první obrazovce instalátoru se zobrazí následující obrazovka:


10

Obrázek: 2. krok průvodce instalací Nastavení na této obrazovce je vhodné ponechat tak, jak je a pomocí tlačítka Next (Da lší) přejít na další obrazovku. Průvodce instalací poté doprovodí uživatele až na obrazovku s nastavením Launch after restart (Spuštění po restartu):


11

Obrázek: Nastavení automatického spouštění aplikace po startu systému Obrazovka obsahuje dva checkboxy: Launch 2N® Attendance System after restart – Nastavuje automatické spuštění výchozího webového prohlížeče na URL adrese docházkového systému (http://localhost/HIPAS/hipas.html). Launch 2N® Attendance System Service after restart – Nastavuje automatické spuštění Tray ikony a služby 2N® Attendance System. Poté průvodce instalace zobrazí ještě několik dalších obrazovek informativního charakteru. Pro přechod na následující obrazovku používejte tlačítko Next. Upozornění Po úspěšné instalaci je doporučeno restartovat systém pro zajištění správného běhu aplikace.

Licencování aplikace Nahráním licence do 2N® Attendance System zajistíte plnou funkčnost aplikace i pro více než jednoho uživatele. Pro vygenerování licence je potřeba unikátní identifikátor počítače, který je možné získat stiskem tlačítka Request new licence. Tlačítko je přístupné z tray ikony d ocházkového systému pod pravým tlačítkem myši > Settings....


12

Obrázek: Přidávání licence Poté je nutné kontaktovat odpovědnou osobu k vygenerování licence. Stačí předat textový řetězec, který se zobrazí po kliknutí na tlačítko Request new licence (Vyžáda t novou licenci). Od odpovědné osoby poté administrátor systému obdrží soubor s příponou lic. Pomocí tlačítka Add new licence file (Přidat nový licenční soubor) lze tento soubor přidat do 2N® Attendance System a začít tak aplikaci používat v plném rozsahu. Pokud v systému není nahrána žádná licence, je 2N® Attendance System omezen pouze pro jednoho uživatele. Přidání správně vygenerované licence umožní využívat docházkový systém více uživateli (v kroku po 25 uživatelích). Upozornění Přidávané licence se nesčítají. Vždy platí posledně přidaná (správně vygenerovaná) licence.


13

2.3 Nastavení v aplikaci 2N® Helios IP Manager K tomu, aby 2N® Attendance System správně fungoval, je nutné učinit následující kroky v aplikaci 2N® Helios IP Manager: 1) Zaškrtnout checkbox Attendance Monitoring (Monitorování docházky) všem uživatelům, u kterých je požadováno docházku zaznamenávat. Checkbox se nachází v menu Users (Uživatelé) na poslední záložce Attendance (Docházka). Situaci popisuje následující obrázek:

Obrázek: Povolení zaznamenávání docházky pro uživatele 2) Přidat k uživateli kartu (resp. číslo karty) na záložce Cards (karty). To lze zrealizovat pomocí USB čtečky karet nebo vyčtením Id karty z logu interkomu. Situace po přidání karty vypadá následovně:

Obrázek: Přidání čísla karty uživatele 3) Zaškrtnout checkbox Attendance monitoring (monitorování docházky) všem interkomům, pomocí kterých chceme docházku zaznamenávat. Checkbox se nachází v menu Devices (Zařízení) na záložce Device. U těchto interkomů je navíc potřeba zvolit režim z následujících variant: Check-In – Interkom s tímto příznakem slouží k zaznamenávání příchodů. Check-Out – Interkom s tímto příznakem slouží k zaznamenávání odchodů. Combine Check-In and Check-Out – Interkom s tímto příznakem zaznamenává průchody a nerozlišuje, zda se jedná o příchod nebo odchod zaměstnance. Stejný způsob nastavení platí také pro připojené čtečky, jejichž konfigurace se nachází v menu Devices (Zařízení) na záložce Settings (Nastavení) v sekci Card Reader (viz následující obrázky). Samotný princip je blíže popsán v kapitole zaměřené na záložku Attendance v sekci Přidání události do 2N® Attendance System.


14

Obrázek: Povolení zaznamenávání docházky na interkomu se čtečkou karet 4) K tomu, aby uživatel byl zaznamenáván do 2N® Attendance System, musí být zařazen ve stejné zóně/zónách, kde je použitý interkom. Uživatel se do zóny přiřazuje pomocí checkboxu na kartě Users (Uživatelé) / Zones (Zóny). Přidání uživatele do zóny popisuje následující obrázek:

Obrázek: Přiřazení uživatele do zóny 5) Interkom se přidává do zóny ze záložky Devices (Zařízení) na záložce Device. K přiřazení interkomu do příslušné zóny slouží výběr v části Zone:


15

Obrázek: Přiřazení interkomu do zóny 6) Takto vytvořenou konfiguraci je třeba nahrát do interkomu pomocí tlačítka Upload.

Obrázek: Upload konfigurace do zařízení 7) Dále je třeba vyexportovat data do databáze, což se provádí na kartě Settings (nas tavení), kliknutím na tlačítko Export data to database. S vyexportovanou databází již přímo pracuje 2N® Attendance System. Před provedením exportu databáze je nutné provést uložení aktuální konfigurace tlačítkem Save/Save As. Při exportování databáze je nutné správně vyplnit parametr Server Address, který se zadává ve tvaru: DOMENOVE_JMENO_POCITACE\SQLEXPRESS.


16

Obrázek: Exportování dat do databáze

Upozornění Je nutné věnovat zvýšenou pozornost zadávání přihlašovacích údajů při exportování databáze. Nesprávné vyplnění těchto údajů vede k nefunkčnosti celého systému.


17

3. Konfigurace a ovládání produktu

Tato kapitola popisuje konfiguraci a ovládání 2N® Attendance System. Výčet jednotlivých kapitol je následující: 3.1 Služba běžící na pozadí 3.2 Webové rozhraní


18

3.1 Služba běžící na pozadí Tato kapitola popisuje službu, která je spuštěna na pozadí operačního systému a zajišťuje stahování dat z interkomů do databáze docházkového systému. Služba se spouští automaticky po každém startu operačního systému (v závislosti na nastavení).

Úvod k Tray ikoně docházkového systému Tray ikona slouží k základnímu nastavení docházkového systému a k automatickému či manuálnímu stahování potřebných dat z interkomů rodiny 2N® Helios IP. Jednotlivé interkomy musí být správně nakonfigurovány a vybaveny čtečkou karet. Dále budou blíže probrány možnosti nastavení Tray ikony.

Spuštění Tray ikony Tray ikonu lze spustit z nabídky START, kde ve složce 2N TELEKOMUNIKACE / 2N Helios IP naleznete položku 2N® Attendance system service a lze ji poznat také podle použité ikony

.

Nabídka Tray ikony Tray ikonu najdete nejčastěji v dolním rohu obrazovky na liště s nabídkou START a lze ji identifikovat ikonou zobrazí nabídka:

. Po kliknutí pravým tlačítkem myši na Tray ikonu se

Download available data (Stáhnout dostupná data) – Stáhne dostupná data z interkomů z rodiny 2N® Helios IP. Dostupnými daty se rozumí zejména seznam ID karet včetně časových značek, kdy byly tyto karty k zařízení přiloženy a informace o uživateli, ke kterému je karta přiřazena. Docházkový systém tato data dále zpracovává a graficky je lze následně zobrazit pomocí webového rozhraní. Settings... (Nastavení) – Zobrazí nové okno s několika záložkami obsahujícími různé možnostmi nastavení. Podrobnější informace jsou obsaženy dále v manuálu. 2N ® Attendance System – Otevře výchozí prohlížeč na adrese http://localhost/HIPAS/hipas.html, kde je k dispozici webové rozhraní docházkového systému. About... (O aplikaci) – Zobrazí se standardní About dialog. Je zde obsaženo jméno spuštěné služby a číslo nainstalované verze.


19

Obrázek: About dialog – tray ikona Exit (Ukončit) – Ukončuje činnost Tray ikony a s tím i případné automatického stahování dat z interkomů.

Settings... (Nastavení) Po kliknutí pravým tlačítkem myši na Tray ikonu docházkového systému se zobrazí nabídka. Při zvolení možnosti Settings... se otevře nové okno s několika záložkami, které slouží k základnímu nastavení 2N® Attendance System. Jednotlivé položky nyní popíšeme:

Záložka Service settings Auto downloads enabled (Automatické stahování povoleno) – Checkbox slouží k povolení automatického stahování dat z interkomů (zejména logu přístupů ze čtečky karet). Je-li checkbox zaškrtlý, použije se perioda definovaná v rozbalovací nabídce Period. Pokud je checkbox odškrtnutý, data se z interkomů automaticky nestahují. Period – Rozbalovací nabídka nastavuje periodu stahování dat z interkomů. Nastavení se použije pouze v případě, že je zaškrtnutý checkbox Auto downloads enabled.


20

Obrázek: Nastavení na záložce Service settings (nastavení služby)

Záložka Database connection settings V této části se nastavují přihlašovací údaje, které slouží k ověření uživatele, který bude 2N® Attendance System používat. K dispozici jsou následující parametry: Server Address (Adresa serveru) – Nastavuje k databázi docházkového systému. Lze použít doménové jméno nebo IP adresu počítače a dále je potřeba uvést řetězec pro přístup k databázi (\SQLEXPRESS). Login (Uživatelské jméno) – Nastavuje uživatelské jméno sloužící k ověření přístupu k databázi docházkového systému. Password (Heslo) – Nastavuje heslo sloužící k ověření přístupu k databázi docházkového systému. Use system login – Pokud je checkbox zaškrtnutý, k přihlášení k databázi se použijí přihlašovací údaje do systému Windows. V případě odškrtnutí checkboxu se použijí přihlašovací údaje definované na této záložce (Login, Password). Show password (Zobrazit heslo) – Pokud je checkbox zaškrtnutý, heslo vyplněné v kolonce Password bude možno přečíst. V případě odškrtnutí checkboxu se místo hesla zobrazí kolečka.

Obrázek: Nastavení na záložce Database connection settings (Nastavení přihlašování k databázi)


21

Záložka General settings Run at startup (Spustit při startu systému) – Pokud je checkbox zaškrtnutý, Tray ikona se bude automaticky spouštět při každém spuštění počítače. Pokud je checkbox odškrtnutý, je po startu systému nutné Tray ikonu spustit manuálně.

Obrázek: Nastavení na záložce General settings (Obecné nastavení)

Záložka License Na záložce License je uživateli umožněna základní správa licencí. Je zde zobrazena aktuální licence, lze generovat unikátní řetězec identifikující počítač a přidávat licenci vygenerovanou na základě tohoto řetězce. Jsou zde následující volby: Request new license (Vyžádat novou licenci) – Tlačítko slouží k vyžádání nové licence. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí nové okno, ve kterém je zobrazen textový řetězec, který slouží k jednoznačné identifikaci počítače. Pomocí tlačítka Copy to clipboard (Kopírovat do schránky) lze řetězec zkopírovat do schránky a následně odeslat distributorovi pro vygenerování požadované licence. Poznámka Pokud není přidána žádná licence, akceptuje 2N® Attendance System pouze jednoho uživatele. Přidání vygenerované licence způsobí navýšení počtu uživatelů na počet daný licencí. Platná je vždy pouze poslední přidaná licence (licence se nesčítají).


22

Obrázek: Kopírování řetězce jednoznačně identifikujícího počítač do schránky Add new license file (Přidat nový licenční soubor) – Po kliknutí na tlačítko je nutné se přemístit do adresáře, který obsahuje licenční soubor ( *.lic) a tento soubor vybrat. Licenční soubor lze získat od lokálního distributora.

Oznámení tray ikony Po každém pokusu o stažení dat z připojených interkomů (automatickém nebo manuálním) Tray ikona oznamuje, jestli a případně z jakých interkomů byla data úspěšně stažena. To je oznámeno "bublinou", která se po každém pokusu zobrazí v blízkosti Tray ikony. Situaci popisuje následující obrázek.

Obrázek: Oznámení úspěšného stažení dat z interkomů – Tray ikona


23

3.2 Webové rozhraní Pomocí webového rozhraní se lze přihlásit k databázi 2N® Attendance System. Po přihlášení lze na hlavní obrazovce graficky zobrazit informace o docházce stažené z jednotlivých interkomů. Lze sledovat časy příchodů a odchodů zaměstnanců, automaticky počítaný Balance odpracovaných hodin uživatele a data exportovat do některého z podporovaných formátů (xls, doc, pdf). Kapitola je členěna do několika podkapitol: 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4

Základní ovládání a nastavení webového rozhraní Záložka Users (Uživatelé) Záložka Attendance (Docházka) Záložka Log


24

3.2.1 Základní ovládání a nastavení webového rozhraní Spuštění webového rozhraní K 2N® Attendance System se lze přihlásit pomocí webového rozhraní. K docházkovému systému lze přistoupit lokálně ze serveru (počítače), na kterém je nainstalován, nebo vzdáleně z libovolného počítače, který má k serveru s instalací přístup. Lokální přístup Nejjednodušší cesta je otevřít docházkový systém z nabídky START kliknutím na položku s ikonou . Otevře se výchozí webový prohlížeč na adrese odpovídající lokálnímu přihlášení. Kromě toho lze spustit libovolný webový prohlížeč na adrese http://localhost/HIPAS/hipas.html nebo http://127.0.0.1/HIPAS/hipas.html. Vzdálený přístup Vzdáleně lze k 2N® Attendance System přistoupit pomocí IP adresy či doménového jména serveru (počítače), na kterém je systém nainstalován. Pokud má více síťových rozhraní, lze přistupovat přes všechna (není-li zakázáno nastavením samotného serveru). Jako příklad mohou posloužit následující adresy: http://server_address/HIPAS/hipas.html, http://10.0.27.153/HIPAS/hipas.html. Tip Při zadávání doménového jména do prohlížeče je lepší začít adresu http:// V opačném případě se může stát, že prohlížeč místo připojení na server začne vyhledávat zadaný řetězec v preferovaném vyhledávači (Goole, Yahoo, Bing, ...).

Upozornění Na serveru, kde je nainstalován 2N® Attendance System, musí být správně nastavený firewall, jinak nebude vzdálený přístup umožněn. V příchozích pravidlech musí být povolen TCP port 80.

Přihlášení k webovému rozhraní Pokud byla do webového rozhraní zadána správná adresa, otevře se jako první dialogové okno vyžadující přihlašovací údaje. Po přihlášení je již možné prohlížet a kontrolovat docházku jednotlivých uživatelů.

Přihlašovací obrazovka Přihlašovací obrazovka slouží k ověření uživatelských práv pro přihlášení do 2N® Attendance System. Jsou zde vyžadovány následující parametry:


25

Server address (Adresa serveru) – Adresa počítače, na kterém existuje databáze 2N® Attendance System a na kterém je spuštěn SQL server. Adresa serveru se zadává ve formátu: Adresa\SQLEXPRESS. Adresou může být doménové jméno nebo IP adresa počítače. User name (Uživatelské jméno) – Uživatelské jméno pro přihlášení do 2N® Attendance System. Password (Heslo) – Heslo uživatele pro přístup do 2N® Attendance System.

Obrázek: Přihlašovací dialog pro ověření přístupu do 2N® Attendance System přes webové rozhraní. Pokud jsou všechny údaje vyplněny korektně, lze se přihlásit stisknutím tlačítka Login (Přihlásit se). Pokud chcete přihlašovací obrazovku zavřít, klikněte na tlačítko Cancel ( Zrušit) nebo na křížek v pravém horním rohu dialogu.

Horní nabídka ovládacích tlačítek V pravém horním rohu jsou po přihlášení zobrazena tlačítka sloužící k základnímu ovládání aplikace. Reload (Znovu načíst data) – Tlačítko slouží k aktualizaci údajů o příchodech a odchodech jednotlivých uživatelů (načtení aktuálních dat z databáze). Tlačítko nelze využít pro aktualizaci dat o uživatelích (nově přidaní uživatelé se zobrazí až po opětovném přihlášení). Help (Nápověda) – Po kliknutí se otevře nové okno prohlížeče s URL adresou na aktuální manuál pro 2N® Attendance System (včetně manuálů pro interkomy 2N® Helios IP). Settings (Nastavení) – Zobrazí dialogové okno s různými možnostmi nastavení (viz sekce Settings). Logout (Odhlásit se) – Tlačítko slouží k odhlášení administrátora z webového rozhraní 2N® Attendance System.

Obrázek: Horní nabídka ovládacích tlačítek (vpravo nahoře)


26

Settings (Nastavení) Po kliknutí na tlačítko Settings (Nastavení) se zobrazí nové okno, které obsahuje záložky Date - Time, Change Password, Holidays.

Date - Time Na záložce Date - Time je možno nastavit následující parametry: First Day of Week (První den týdne) – Nastavuje, který den bude považován za první den v týdnu. Nastavení se projeví v kalendáři a v sekci zobrazení odpracovaných hodin v případě použití týdenního zobrazení (Week View). Lze vybrat libovolný den v týdnu. Week View Mode (Mód týdenního zobrazení) – Pro týdenní zobrazení (Week View) nastavuje, zda bude zobrazen i víkend nebo jen pracovní dny. Volba Week (týden) zobrazí celý týden včetně víkendů. Volba Working days (pracovní dny) zobrazí jen pracovní dny bez víkendů. Displayed Time Range (Zobrazený časový rozsah) – Nastavuje časový rozsah zobrazený v 2N® Attendance System. K dispozici je: Day Start Time – Nastavuje čas, od kdy bude docházka pro každý den zobrazována. Day End Time – Nastavuje čas, do kdy bude docházka pro každý den zobrazována. Standard Working Hours – Nastavuje standardní pracovní dobu. Standardní pracovní doba je poté v docházkovém systému odlišena světle žlutou barvou pozadí. Nastavený časový rozsah je použit k výpočtu fondu pracovní doby. K dispozici je: From – Standardní počátek pracovní doby. To – Standardní konec pracovní doby.

Obrázek: Přehled nastavení na záložce Date - Time


27

Change password (Změnit heslo) Pomocí záložky lze změnit přihlašovací údaje do webového rozhraní 2N® Attendance System. K dispozici jsou tři textboxy: Enter Old Password (Zadejte staré heslo) – Do textboxu je potřeba správně vyplnit aktuálně používané heslo. Enter New Password (Zadejte nové heslo) – Nastavuje nové heslo pro přihlašování do webového rozhraní 2N® Attendance System. Re-enter New Password (Znovu zadejte nové heslo) – Pro potvrzení změny hesla je potřeba nové heslo zopakovat. V případě shody obou textových řetězců, dojde po kliknutí na tlačítko OK ke změně hesla a k odhlášení z webového rozhraní. Při dalším přihlášení je již potřeba použít nové heslo.

Obrázek: Nastavení nového hesla do webového rozhraní 2N® Attendance System

Holidays (Svátky) Na záložce Holidays (Svátky) lze přidávat a odebírat svátky a měnit jejich nastavení. Svátky lze filtrovat a řadit pomocí filtru v záhlaví tabulky. V tabulce jsou k dispozici sloupečky: Label – Zobrazuje/Nastavuje jméno přidaného svátku. Month / Day – Zobrazuje/Nastavuje konkrétní měsíc a den svátku. Valid From / Valid To – Nastavuje platnost svátku od do pro přidávané svátky. Lze použít pro jednorázové události. Pod tabulkou se nachází tlačítka: Add New Holiday – Přidává nový svátek definovaný administrátorem. Delete Selected Holiday– Maže vybraný svátek.


28

Obrázek: Pohled na záložku Holidays (Svátky)

Tip Dvojklikem na příslušnou buňku v hlavičce tabulky lze data řadit (vzestupně/sestupně).

Poznámka V levém dolním rohu webového rozhraní je zobrazena aktuální používaná verze 2N® Attendance System.


29

3.2.2 Záložka Users (Uživatelé) Na záložce Users (Uživatelé) se nachází seznam všech uživatelů docházkového systému. Uživatelé se do docházkového systému přidávají pomocí aplikace 2N®

Helios IP Manager. Posloupnost kroků, které je nutné pro přidání uživatelů do 2N® Attendance System učinit, je popsána v části manuálu – 2.3 Nastavení v aplikaci 2N® Helios IP Manager. Pokud byly všechny kroky provedeny správně, měla by se po úspěšném přihlášení do webového rozhraní docházkového systému zobrazit právě záložka Users se seznamem všech vytvořených uživatelů. Záložku Users lze zobrazit kliknutím na kartu Users v levém horním rohu.

Informace o uživatelích Záložka obsahuje základní informace o uživatelích docházkového systému: Celé uživatelské jméno – Tak jak byl uživatel přidán do aplikace 2N® Helios IP Manager. Výčet User Groups (Uživatelských skupin), ve kterých je daný uživatel zařazen. E-mailovou adresu daného uživatele (pokud byla vyplněna). Fotografii uživatele – pokud byla přidána pomocí programu 2N® Helios IP Manager.

Filtr na záložce Users Pomocí sekce Filter by name (Filtrovat podle jména) lze uživatele snadno filtrovat a rychleji mezi nimi vyhledávat. Filtr hledá shodu vepsaného řetězce s jakoukoliv částí jména uživatele. Pokud je shoda nalezena, zobrazí se uživatelé odpovídající zadanému filtru.

Obrázek: Pohled na záložku Users (Uživatelé)


30


31

3.2.3 Záložka Attendance (Docházka) Záložka Attendance (Docházka) je graficky rozdělena do tří základních sekcí. V první sekci po levé straně obrazovky je umístěn seznam uživatelů a filtr, kterým lze snadno vyhledávat uživatele dle jejich jména. V horní části menu jsou podrobnější informace o zvoleném uživateli, kalendář, přehled měsíce a ovládací tlačítka menu. Pod touto sekcí je umístěna třetí část obrazovky, kde je k dispozici samotné grafické vyobrazení docházky zvoleného uživatele v týdenním či měsíčním pohledu. Celé obrazovka je vidět na následujícím obrázku. Jednotlivé sekce budou probrány dále v textu.

Obrázek: Pohled na záložku Attendance (Docházka)

Filtr na záložce Attendance V levé horní části okna je sekce (Filter by name), která má stejnou funkci, jako filtr n a záložce Users. Filtr hledá shodu zadaného řetězce s libovolnou částí jména uživatele. Pokud je nalezena shoda, jsou zobrazeni pouze odpovídající uživatelé.

Obrázek: Filtr na kartě Attendance (Docházka)


32

Horní část obrazovky okna s docházkou Horní část obrazovky záložky Attendance (Docházka) zobrazuje informace o uživateli a kalendář. Dále jsou zde tlačítka pro zobrazení týdenní či měsíční docházky. Pomocí tlačítka Data export (Export dat) lze docházku aktuálně zvoleného uživatele exportovat do jednoho z nabízených formátů (xls, doc, pdf).

Obrázek: Detailnější pohled na horní část obrazovky ze záložky Attendance (Docházk a)

Informace o uživateli Napravo od filtru jsou zobrazeny informace o aktuálně zvoleném uživateli: Celé jméno uživatele Jména User Groups (Uživatelských skupin), do kterých uživatel náleží Email uživatele (pokud byl při konfiguraci vyplněn)

Kalendář Vedle uživatele je zobrazen kalendář. Aktuální den je zvýrazněn modrým podsvícením. Vpravo od kalendáře jsou zobrazeny informace vztahující se k vybranému týdnu/měsíci podle toho, zda je aktivní týdenní nebo měsíční pohled (tlačítka Week View / Month View dále vpravo). Jsou zde uvedeny následující informace: Week/Month – Období (týden/měsíc) které je aktuálně vybráno v kalendáři, k němuž se vztahují zbývající údaje této sekce i níže uvedené tabulky s docházkou. Period hours – Očekávaný počet odpracovaných hodin podle definované standardní pracovní doby a pracovních dnů za zvolené časové období (týden/měsíc). Worked hours – Zobrazuje součet odpracovaných hodin evidovaných v rámci zvoleného časového období (týden/měsíc). Balance – Zobrazuje rozdíl mezi souhrnnými parametry Worked hours a Period hours ve zvoleném časovém období (týden/měsíc).

Tlačítka Week View, Month View a Data export Napravo od bloku s kalendářem jsou tlačítka: Week View – Přepíná do režimu týdenního zobrazení. Month View – Přepíná do režimu měsíčního zobrazení. Data Export – Umožňuje exportovat data do jednoho z nabízených formátů (xls, doc, pdf), viz následující sekce Data Export.


33

Data Export (Exportování dat) Data zobrazeného časového období (týden/měsíc) lze exportovat do excelu, Wordu či PDF. Filtrovat a řadit položky lze podle parametrů Date (Data), Day balance (Denní saldo), Start (Doba příchodu), End (Odchod), Hours (Počet odpracovaných hodin), Subject (Předmět událostí v jednotlivých dnech), Note (Poznámka k docházce konkrétního dne).

Obrázek: Obrazovka zobrazená po kliknutí na tlačítko Data Export

Tip Dvojklikem na příslušnou vzestupně/sestupně řadit.

buňku

v

hlavičce

tabulky

lze

data

Filtrování exportovaných dat Logika filtru je stejná pro všechny sloupečky, proto zde uvedeme vysvětlení pouze pro sloupeček Day balance. Jednotlivé parametry filtru budou probírány odshora dolů: Select All (Vybrat vše) – Checkbox slouží k zobrazení všech událostí v rámci exportovaného období. Poznámka Pod checkboxem Select All je zobrazen výčet exportovaných dnů. Zaškrtnutím/Odškrtnutím checkboxů vedle těchto dnů lze zajistit, aby export byl/nebyl pro zvolený den proveden. Show rows with value that (Ukázat řádky s hodnotou, která) – Lze zvolit podmínku, kterou se filtrování bude řídit. Logika je založena v podstatě


34

na podmínkách (Je rovno, Není rovno, Je menší než, Je menší nebo rovno než, Je větší než, Je větší nebo rovno než). Pomocí logických výrazů And (A zároveň) nebo Or (Nebo) lze podmínky dále řetězit.

Exportování dat Po kliknutí na jedno z tlačítek vpravo dole (Excel, Word, PDF) se otevře okno pro potvrzení exportu. Export dat potvrdíme kliknutím na tlačítko OK. Poté se otevře další okno, kde je třeba zvolit umístění a případně upravit název exportovaného souboru. Poznámka Exportovaný soubor je uložen ve zvoleném adresáři, ale nezobrazí se mezi staženými soubory prohlížeče.

Tabulka s docházkou Docházka pro každého uživatele je zobrazena v tabulce zabírající většinu okna Attendance (Docházka). Standardní pracovní doba je v pracovních vyznačena světle žlutým podbarvením (viz následující obrázek čtvrtek a Automaticky a manuálně přidané, neúplné či editované události jsou odlišeny.

záložky dnech pátek). barevně

Oranžová – Automaticky přidaná událost, která nemá konec (pouze příchod), je zobrazena oranžově. Modrá – Automaticky přidávané události (na základě příchodů a odchodů zaměstnanců) jsou zobrazeny modře. Žlutá – Manuálně přidané, či upravené události (změna času nebo data) jsou zobrazeny žlutě. Fialová – Automaticky přidaná událost, která nemá začátek (pouze odchod) je zobrazena fialově. Pro každý den je zobrazeno: Date (Datum) – Vypisuje konkrétní datum a název dne v týdnu. Hours (Hodiny) – Zobrazuje počet odpracovaných hodin v rámci daného dne. Parametr se počítá podle rozdílu času odchodu a příchodu. Pro výpočet se jednotlivé časy průchodů zaokrouhlí na minuty a jejich rozdíl je následně zaokrouhlen na nejbližší nižší čtvrthodinu. Pokud je např. čas příchodu 09:16:15 a čas odchodu 17:45:28, zobrazí se v parametru Hours hodnota 8,25 (tzn. 17:45 - 9:16 = 8:29 = po zaokrouhlení na čtvrt hodiny 8:15 = 8,25 h). Balance – Zobrazuje rozdíl mezi parametrem Hours pro daný den a standardní pracovní dobou (definovanou v Settings – Nastavení). Pokud je parametr záporný, znamená to, že uživatel nesplnil pro daný den docházku definovanou standardní pracovní dobou. Poznámka Pro víkendy a svátky je balance počítán odlišně. Standardní pracovní doba je zde nulová a proto Balance odpovídá hodnotě ze sloupce Hours.


35

Obrázek: Pohled do tabulky s docházkou

Přidání události do 2N ® Attendance System Docházku lze pro každého uživatele doplnit dvěma způsoby:

Automaticky Uživatel protáhne přístupovou kartu u některého z interkomů při příchodu (událost se zatím přidá oranžově) a později použije kartu znovu pro zaznamenání odchodu (přidávaná událost se rozšíří a změní barvu na modrou). Chování je však závislé také na režimu, ve kterém pracují použité interkomy a jejich čtečky. Obecně mohou nastat tři varianty: 1. Je využíván pouze režim Check-In nebo Check-Out – Zařízení rozlišují, zda se jedná o příchod nebo odchod zaměstnance. Všechna zařízení jsou nastavena pouze pro sběr událostí typu IN nebo OUT. Není použito žádné zařízení, které by plnilo obě funkce zároveň. 2. Je využíván pouze kombinovaný režim, tedy Check-In a Check-Out – Zařízení neumí rozlišovat, zda se jedná o příchod nebo odchod zaměstnance. Všechna zařízení jsou nastavena pro sběr událostí typu IN a zároveň OUT. Není použito žádné zařízení, které by plnilo pouze jednu z funkcí. 3. Jsou využívány oba uvedené režimy zároveň – Jsou použita zařízení obou výšeuvedených typů současně. Toto nastavení není doporučeno. Dále se budeme zabývat pouze prvními dvěma variantami.

Režim Check-In nebo Check-Out V tomto režimu všechna zařízení rozlišují, zda se jedná o příchod nebo odchod zaměstnance. Pro sestavení výsledné docházky platí následující pravidla: Samotný check-in (bez check-out v rámci dne) je znázorněn událostí oranžové barvy. Samotný check-out (bez check-in v rámci dne) je znázorněn událostí fialové barvy. Dvojice check-in a check-out tvoří jednu kompletní událost v docházce (označena modře).


36

V rámci jednoho dne může být více kompletních událostí, jejichž čas se sčítá. Pokud je více check-in událostí za sebou (bez přerušení událostí check-out), platí vždy první check-in. Pokud je u uživatele více check-out událostí za sebou (bez přerušení událostí check-in), platí vždy poslední check-out. Události se vyhodnocují vždy pouze v rámci jednoho dne a nelze je tedy přetáhnout přes půlnoc.

Režim Check-In a Check-Out V tomto režimu žádné zařízení nerozlišuje, zda se jedná o příchod nebo odchod zaměstnance. Pro sestavení výsledné docházky platí následující pravidla: První protažení karty v rámci dne je bráno jako check-in a značí se oranžovou barvou. Každé další protažení karty je bráno jako check-out. První check-out dne ukončí událost a vyznačí ji modře. Každý další check-out dne pouze protahuje existující událost. V tomto režimu tak nelze automaticky vytvořit více událostí v rámci jednoho dne (jedině pomocí manuálního doplnění). Události se vyhodnocují vždy pouze v rámci jednoho dne a nelze je tedy přetáhnout přes půlnoc.

Manuálně Administrátor systému přidá manuálně událost do systému buď dvojklikem na místo, kde by měla událost začínat, nebo jedním kliknutím na + pro přidání události. Událost, kterou administrátor přidá tímto způsobem, bude mít žlutou barvu.

Obrázek: Manuální přidání události do docházkového systému Pokud administrátor přidává událost manuálně (nebo edituje libovolnou událost), otevře se následující dialog:


37

Obrázek: Dialog pro manuální přidání události Dialog obsahuje následující parametry: Subject (Předmět) – Nastavuje předmět události, který je poté zobrazen v docházkovém systému (např. návštěva lékaře). Description (Popis) – Obsahuje detailnější popis přidávané události. Start Time (Počátek události) – Nastavuje čas počátku události v případě, kdy je checkbox All Day Event (Celodenní událost) nezaškrtnutý. End Time (Konec události) – Nastavuje konec události v případě, kdy je checkbox All Day Event (Celodenní událost) nezaškrtnutý. All Day Event (Celodenní událost) – Pokud je chceckbox zaškrtnutý, přidá se událost na intervalu definovaném standardní pracovní dobou. Poznámka Pokud je přidávána delší událost než je jeden den, doporučuje se zaškrtnout checkbox All Day Event. Pokud zaškrtnut není, je událost nastavena od Start Time prvního dne až po End Time posledního dne zvoleného intervalu včetně víkendů a svátků a je zároveň rozdělena na samostatné události jednotlivých dnů. Nejdelší jednotlivá událost tak může mít 24 hodin.

Odebrání události z 2N® Attendance System Událost lze odebrat kliknutím na křížek v jejím pravém horním rohu, který se zobrazí po najetí myší nad tuto událost (viz následující obrázek). Po kliknutí na křížek se zobrazí potvrzovací dialog. Teprve po potvrzení tlačítkem OK dojde ke smazání vybrané události.


38

Obrázek: Odebrání události


39

3.2.4 Záložka Log Na záložce Log je možné pozorovat výpis informací o tom kdy byla přiložena přístupová karta, kdo (podle ID karty) přístupovou kartu přiložil a k jakému zařízení byla přístupová karta přiložena. Záznamy je možné filtrovat pomocí filtru pod tabulkou s tímto seznamem. Na záložce jsou zobrazeni pouze uživatelé, kteří jsou součástí databáze pro 2N® Attendance System. Jak bylo již naznačeno, tabulka obsahuje několik sloupečků: Time (Čas) – Zobrazuje datum a čas, kdy došlo k přiložení přístupové karty uživatele k zařízení. Check In – Pokud se jedná o IN událost, je pole barevně vyplněno, v opačném případě je prázdné. Pokud je zařízení, ze kterého byla událost stažena, v kombinovaném režimu, je uvnitř pole znaménko minus. Check Out – Pokud se jedná o OUT událost, je pole barevně vyplněno, v opačném případě je prázdné. Pokud je zařízení, ze kterého byla událost stažena, v kombinovaném režimu, je uvnitř pole znaménko minus. User (Uživatel) – Zobrazuje jméno uživatele, který je svázán s ID přiložené karty. Card number (Číslo karty) – Zobrazuje číslo karty, která byla k interkomu přiložena. Některé čtečky registrují omezený počet znaků Id karty, a proto docházkový systém v takovém případě pracuje pouze s posledními šesti znaky. Device (Zařízení) – Zobrazuje jméno zařízení, ke kterému byla přístupová karta přiložena. Jméno zařízení odpovídá pojmenování v 2N® Helios IP Manageru.

Obrázek: Pohled na záložku Log

Poznámka Pokud je již obsaženo v systému více záznamů, lze použít ovládací prvky pod tabulkou k přepínání mezi jednotlivými stránkami.

Tip Pro rychlé nalezení konkrétního záznamu lze využít filtr pod tabulkou.


40

4. Doplňkové informace

V této kapitole jsou popsány další informace o produktu 2N® Attendance System. Zde je přehled toho, co v kapitole naleznete: 4.1 Řešení problémů 4.2 Obecné pokyny


41

4.1 Řešení problémů

Nejčastěji řešené problémy naleznete na stránkách faq.2n.cz.


42

4.2 Obecné pokyny Před použitím tohoto produktu si prosím pečlivě přečtěte tento návod k použití a řiďte se pokyny a doporučeními v něm uvedenými. Výrobce nenese žádnou odpovědnost za případné škody vzniklé používáním produktu ji ným způsobem, než je uvedeno v tomto návodu, tedy zejména jeho nesprávným použitím, nerespektováním doporučení a upozornění. Výrobce neposkytuje žádnou záruku na ztrátu nebo poškození dat. Zákazník je povinen si na vlastní náklady zajistit softwarové zabezpečení produktu. Výrobce nenese zodpovědnost za škody způsobené nedostatečným zabezpečením. Zákazník je povinen si bezprostředně po instalaci změnit přístupové heslo k produktu. Výrobce neodpovídá za škody, které vzniknou v souvislosti s užíváním původního přístupového hesla. Zákazník je v případě zaznamenávání osobních údajů povinen postupovat v souladu s platnou lokální legislativou.


43

2N Attendance System. Konfigurační manuál 1.2

Recommend Documents