29

ETELKA INTÉZMÉNYI ÉTKEZTETÉS NYILVÁNTARTÓ MODUL VERZIÓSZÁM: 3.035.2013

FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS

Verzió szám: 3.035.2013

1 / 29

Jelen dokumentum a Regionális Információtechnológiai Központ ZRt. tulajdona. Minden jog fenntartva! ©RITEK ZRt. Készítette: Bartha Gáborné Lektorálta: Tripolszky Balázs Programozó: Antal Attila Email: [email protected] Cím.: 6724 Szeged, Huszár u. 1. Tel.: +36-62-421-605 Kiadási verziószám: 3.035.2013 Kiadási dátum: 2013.02.01.


2 / 29

ETELKA INTÉZMÉNYI ÉTKEZTETÉS NYILVÁNTARTÓ MODUL VERZIÓSZÁM: 3.035.2013

FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS


3 / 29

Tartalomjegyzék 1 Felhasználói dokumentáció kezelése................................................................................................5 1.1 A dokumentáció kezelése és felépítése.....................................................................................5 1.2 Új felhasználó betanulása.........................................................................................................5 1.3 A használt technikák, jelölések bemutatása..............................................................................6 1.3.1 Menüpontok beazonosítása...............................................................................................6 1.3.2 Képernyőképek jelölései...................................................................................................6 1.3.3 Adattáblázatok szerkezetének leírása................................................................................7 1.3.4 Listaképek jelölései...........................................................................................................8 2 Bevezetés..........................................................................................................................................9 3 ETELKA modul ismertetése...........................................................................................................12 3.1 ETELKA modul felhasználói folyamatai (feldolgozási sorrendben).....................................12 3.1.1 Bevezetés.........................................................................................................................12 3.1.2 Új felhasználó indítása - leszámolás...............................................................................12 3.1.3 Napi feladatok.................................................................................................................13 3.1.3.1 Etelka törzsadatok lekérdezése................................................................................13 3.1.3.2 Étkezési adatok módosítása.....................................................................................15 3.1.3.2.1 Diéta beállítása.................................................................................................15 3.1.3.2.2 Lemondás, pótrendelés....................................................................................15 3.1.3.2.3 A-B menü beállítása.........................................................................................16 3.1.3.3 Új tagok kezelése.....................................................................................................16 3.1.3.4 Osztályok, csoportok kezelése(131)........................................................................17 3.1.3.5 Meglévő tagok adatainak módosítása(132).............................................................17 3.1.3.6 Csoportos adatok módosítása(131).........................................................................17 3.1.3.7 Étkezési díj beszedése(140).....................................................................................18 3.1.3.8 Napi étkeztetés feladatok.........................................................................................18 3.1.3.8.1 Napi étkeztetés feladatai .................................................................................18 3.1.3.8.2 Napi étkeztetés feladatai E jegy automatával..................................................18 3.1.3.8.3 Napi üzemeltetési problémák kezelése............................................................18 3.1.4 Havi, éves feladatok........................................................................................................19 3.1.4.1 Havi feladatok.........................................................................................................19 3.1.4.2 Éves feladatok.........................................................................................................19 3.1.4.2.1 Évnyitás feladatai.............................................................................................19 3.1.4.2.1.1 Naptári-év nyitási feladatai......................................................................19 3.1.4.2.1.2 Iskola-év nyitási feladatai........................................................................20 3.1.4.2.1.3 Iskola-év zárási feladatai..........................................................................21 4 Mellékletek. ...................................................................................................................................21 4.1 Referencia táblák. .................................................................................................................21 4.1.1 Etelka menü -modulkezelő megfeleltetések...................................................................21 4.1.2 Fogalmak jegyzéke.........................................................................................................26 4.1.2.1 Általános fogalmak..................................................................................................26 4.1.2.2 ETELKA étkezési modul fogalmai.........................................................................26 4.1.3 Számítási szabályok.......................................................................................................29


4 / 29

1 Felhasználói dokumentáció kezelése

1 Felhasználói dokumentáció kezelése 1.1 A dokumentáció kezelése és felépítése A dokumentáció az intézményi élelmezés nyilvántartás modul felhasználói teendőit mutatja be a felhasználó által végzendő folyamatok leírásaiban, valamint a modul menüstruktúrája szerint. Nem tartalmazza az ismertető a kulcsfelhasználói-, valamint a RITEK Zrt. munkatársai által a témában végrehajtandó feladatok leírását. Azok leírását külön dokumentációkban foglaltuk össze az illetékesek részére. Ezen leírás minden esetben utal azonban a folyamatban következő elvégzendő feladatra és a feladattevő szerepkörére. Ennek ismeretében a felhasználó a szükséges intézkedést meg tudja tenni, kérni vagy végrehajtatni azt. A felhasználó folyamat leírásokban megismerheti a feldolgozási feladatait kronologikus sorrendben. Menüstruktúra sorszámára hivatkozással látja a feldolgozási feladatban elérendő menüpontban a programrész működési folyamatát, képernyő képeit, az adatcsoportokhoz tartozó táblázatos ismertetőkkel együtt. A táblázatos ismertetőkben utalás történik további információkra, melyeket a 4. Melléklet- ben csatolt táblázatokban találhat meg.

1.2 Új felhasználó betanulása Csak akkor javasolt a kézikönyv forgatása, ha a kijelölt felhasználó eléri a jól telepítettelőkészített tesztrendszert, az olvasottakat azonnal ki tudja próbálni! Kövesse a továbbiakban ismertetett sorrendet: •

nyisson egy jegyzetet, és egy dossziét melyben tapasztalatait rögzíti, •

bármikor hozzákezd a tanuláshoz dátumozza azt, jegyezze fel, hogy mit csinált, meddig jutott a tanulásban,

•

a keletkezett dokumentumokat gyűjtse külön dossziéban, dátumozva, esetleg vezesse rá melyik menüben hozta létre

•

jegyezze fel azt is, ha nem tudta végrehajtani az utasításokat (melyik menüpontban volt mit rögzített, mit csinált, mi történt, milyen hibaüzenetet kapott esetleg)

•

ezekre a lépésekre azért van szükség, mert később mankóként tudja használni éles munkája során, valamint ami nem sikerült, arról pontos leírást tud adni és szakértőink segíteni tudnak Önnek,

•

nézze át a dokumentáció tartalomjegyzékét,

•

ismerkedjen meg a dokumentáció1.-es pontjában leírtakkal,

•

jegyezze meg és memorizálja a taglaltakat,


5 /29

1 Felhasználói dokumentáció kezelése •

a 3. pontban leírtakat a bemutatás sorrendje szerint ismerje meg úgy, hogy minden egyes menüpont esetén az olvasottakat a tesztrendszeren is próbálja ki azonnal, •

olvassa el a menüpontra vonatkozó leírást •

táblázatok adatai szerint egyenként ismerkedjen meg a képernyőn, listában szereplő adatokkal, a leírás utalása szerint keresse meg a vonatkozó mellékletekben csatolt további adatokat, leírásokat,

•

ügyeljen arra, hogy mindig térjen vissza a fő folyamathoz a menüponton belül is.

•

lehetőleg egy-egy menüpontot többször is próbáljon ki mielőtt a következő menüpontra továbblép,

•

ha munkája során hibaüzenetet kapott és nem tudja megoldani az üzenet alapján, keresse a megoldást a 4.6..5. pontban. Amennyiben ott sincs elegendő segítség, a hibát jegyezze fel és keresse tanácsadóinkat a RITEK Zrt.-nél.

1.3 A használt technikák, jelölések bemutatása 1.3.1

Menüpontok beazonosítása

A dokumentációban gyorsan kereshetünk menüpontokra. A menüpont sorszáma a dokumentáció szakaszait követő zárójelek között található. Példa keresésre: a keresés mezőbe gépeljük be a (211) számokat zárójelek között, az eredmény:„Új nagy értékű eszköz rögzítése” menüpont, melynek működése a dokumentáció 3.2.1.1. pontjában kerül ismertetésre

1.3.2

Képernyőképek jelölései

A képernyőkép mindig egy adott téglalapot mutat be, ezért jelölése az alábbi: Sorszám(menüpont +képernyő alábontás)képernyőkép szövege Példa: 3. képernyőkép (111) Étkezések, napi menük


6 /29

1 Felhasználói dokumentáció kezelése

1.3.3

Adattáblázatok szerkezetének leírása

Tartalma mindig egy adott képernyő adatait mutatja be ajánlott rögzítési sorrendben, ezért jelölése az alábbi: Sorszám(menüpont +képernyő vagy lista alábontás)képernyőkép vagy listakép szövege Példa: 1.

táblázat (111.1) Szolgáltatás tartalom fül adatai

Adattáblázat szerkezete: Megnevezés

Meghatározás a

Mező Kapcsoló hivatkozás

Kitöltése kötelező I/N

Típusa

1. táblázat. Adattáblázat szerkezete

Példa: Mező Meghatározás Kapcsoló Megnevezés a hivatkozás Egyedi azonosító, Étkezés fajta nincs étkezést azonosítja

Kitöltése kötelező I/N I

Típusa

Szöveg

2. táblázat. Adattáblázat bemutatása

Típus azonosítók: •

Dátum – idő

•

Idő

•

Igaz/hamis

•

Szöveg

•

Dátum

•

SzámE - egész szám


7 /29

1 Felhasználói dokumentáció kezelése •

1.3.4

SzámT - törtszám

Listaképek jelölései

A listakép jelölése az alábbi: Sorszám(menüpont +listakép alábontás)listakép szövege Példa: 1.

listakép (122) Támogatási csoportok listája


8 /29

2 Bevezetés

2 Bevezetés A magyarországi önkormányzatok egyik legfontosabb másodlagos feladata az oktatási feladatok után biztosítani az intézmény tanulóinak étkeztetését, amennyiben arra a tanuló gondviselője igényt tart és megrendeli ezt a szolgáltatást. Az oktatási intézmények vállára az oktatási feladatok mellett egy igen jelentős súlyú szociális feladat is nehezedik, amely jelentős logisztikai és finanszírozási nehézségeket jelent számukra. Ebben nyújt jelentős támogatást a RITEK Zrt. TITÁN keretrendszerébe illeszkedő ETELKA étkeztetési modulja. A szoftver kifejlesztésénél elsődlegesen a célkitűzés az volt, hogy a közfeladatokat ellátó szervek dolgozóinak, tanulóinak, ellátottainak és egyéb étkezőinek étkeztetését és az ezzel kapcsolatos minden adminisztrációs feladatot egyetlen integrált rendszeren belül lehessen megoldani, vagyis elsősorban a tanintézmények, óvodák, bölcsődék étkeztetési feladatkörét teljes szélességében és mélységében lefedje a fejlesztett rendszer. A rendszer lehetőleg küszöbölje ki a munkafolyamat során elkövethető emberi és nem emberi hibákat, miközben lekezeli a való életben előforduló jelentős változatosságot mutató speciális eseteket, így érve el, hogy a felhasználóknak ne legyen szükségük rendszeren kívüli megoldásokra, papír alapú számolgatásokra ez irányú feladataik elvégzésében. Referenciákkal működő rendszerünkben az alábbi célokat valósítottuk meg •

A modul használata több fajta intézménynél étkezési díjbeszedés és elszámolás céljából. A modul használható szociális és oktatási intézményeknél étkeztetési díj beszedésének és elszámolásának nyilvántartására, étkeztetés bonyolítására egy vagy több telephelyes intézményeknél különböző intézmény fajtákra is.( iskolák, óvodák, szociális otthonok stb.)

•

Étkezést támogatók, támogatások nyilvántartása, az étkeztetést támogatók köre és a támogatásfajták nyilvántartása, a támogatások étkezőkhöz rendelése, a támogatások érvényesítése, akár visszamenőleg is

•

Étkezők egyedi nyilvántartása, visszamenőleges változások átvezetése, étkezők egyedi – eseti étkezéssel kapcsolatos adatainak nyilvántartása, étkeztetésben való részt vételének adminisztrálása, változások nyomon követése

•

Többféle választható menü kínálat, diétás étrend kezelése, rendszerben többféle választható menüt tudunk nyilvántartani, lehetőség van diétás étkeztetés kezelésére is

•

Előrendelések, pótigények, lemondások kezelése, előrendeléssel a szolgáltatók munkáját segítjük, az előrendelési adatok igény szerinti változtathatósága is megoldott

•

Csoportos étkezés, csoportstruktúrák kezelése esetenként előfordulhat csoportos étkeztetés pl.: kiránduló osztály, nyári táborozók étkezésének kezelése is a modul része

•

Naptár (központi, intézményi) kezelés, változások átvezetése központi naptár kezelése mellet lehetséges intézményi szintű étkezési naptár beállítás,

•

Rendelések lezárása, pénzügyi elszámolás, kivetés, beszedés Az integrált TITÁN rendszerhez kapcsolódva lehetőség van a KASZPER számviteli


9 /29

2 Bevezetés modulhoz kapcsolódásra, az adatmozgás oda-vissza biztosított. Az ETELKA modul pénzügyi-számviteli elszámolás felé adatokat ad át, az ETELKA modulnak a KASZPER pénzügyi-számviteli modul alapadatokat biztosít. •

Szolgáltatói megrendelés, adatszolgáltatás a konyháknak, szolgáltatók részére a rendelésekről naponta adatot szolgálta adatot adhat át egyeztetett formában, mellyel a szolgáltatók és az étkeztetők közötti elszámolást segíti, változások átvezetése is megoldott.

•

Pontos ebédosztás – kiszolgálás és visszaélések elkerülése érdekében E-jegy automata alkalmazása. Az étkeztetéseknél előforduló visszaélések megszüntetése érdekében lehetőség van Eétkezési jegy szolgáltatás igénybe vételére, mellyel minden étkező (vendég is) ellátható elektronikus étkezési kártyával. A kártya használatával veheti igénybe az étkeztetési lehetőségeket. Több szolgáltató – több étkezési hely kezelésre, a modul képes több szolgáltató, szolgáltatónként több étkezési hely kezelésére

•

• •

Szolgáltatónkénti árak árjegyzékek, térítési díjak kezelése, szolgáltatónként különböző árak kezelése Pénzforgalom lebonyolítása (számla, nyugta), utalványrendeletek, könyvelés integrált rendszerben adatátvitel biztosítása számviteli pénzügyi modulok felé

•

Fizetés módja többféle lehet: készpénz, utalás, étkezési utalványok(Erzsébet utalvány stb)

•

Fizetés helye: helyben személyesen, csekken, csoportos beszedési megbízással, utalással megoldott,

•

Elszámolások, jelentések, kimutatások készítése a modulban nyilvántartott adatokból rendszeres jelentések, összesítések készíthetők a felügyeleti szervek, a szolgáltatók felé. Összesítők segítik a belső elszámolásokat, igény esetén integrált rendszeren belüli adat átadás-átvétel is biztosított. Jellemzőbb jelentések összesítők: napi-, havi rendelések, havi fogyasztások adatai, pénzmozgások, pénzügyi összesítők, fizetőeszköz kimutatások, támogatások, tagtípus-korosztály ellenőrző listák, tagok-étkezők ellenőrző listái, havi élelmezési jelentés a modul alkalmas oktatási térítési díj beszedésére is, fejlesztés alatt van a bölcsődei térítési díjbeszedés megoldása.

A felsoroltak alátámasztják, hogy a rendszer komplexitása szükséges az adott feladathoz, miközben a rendszer a felhasználók számára könnyen elsajátítható és adott feladatokra specializált felhasználói felületeket biztosít. Ki emeljük az időtényező fontosságát is. Sok esetben találkozhatunk azzal a problémával, amikor az adatok, beállítások változása, az új adatok rögzítése, nem a jelent, hanem a múltat vagy a jövőt érinti, befolyásolja. Ilyen eset például, amikor egy gyerek eltartója által benyújtott szociális támogatási kérelemre a határozat később visszamenőleges hatállyal ítél oda támogatást a gyermeknek, mely visszamenőlegesen módosítja a beszedett összegeket és módosítja pénzügyi elszámolást. Másrészt az újévben bekövetkező árváltozásokat, melyeket előre kell rögzíteni, miközben a hatás Újév napján éjfélkor, vagy egy külön megadott árváltozási dátum bekövetkezésével automatikusan kell létrejöjjön. Az ETELKA modul egyik jellemző tulajdonsága, hogy a legtöbb felrögzíthető információ hatályát tekintve visszamenőlegesen vagy előzetesen is rögzíthető; vagyis megadható, hogy mettől meddig érvényes a rögzített adat. Mindeközben a rendszer beépített szigorú ellenőrzések által különösen


10 /29

2 Bevezetés nagy figyelmet szentel a rögzített étkeztetési adatok konzisztenciájának fenntartására. Azonban itt meg kell jegyezni, hogy az olyan rendszerek, melyek historikusan kezelnek egy vagy inkább több információcsoportot, a felhasználók részéről nagy odafigyelést igényelnek. AZ ETELKA modul alkalmazhatósága Az ETELKA modul a TITÁN keretrendszer része, amely szoros kapcsolatban áll a KASZPER pénzügy-számviteli modullal. Ez a kapcsolat kétirányú, mivel az ETELKA modul adatokat szolgáltat a könyveléshez, miközben a KASZPER elvégzi a modul számára a térítési díjak beszedését, és ezt automatikusan átadja az étkeztetési modul számára további feldolgozásra. Az ETELKA modul önmagán belül tárolja a tanulók és egyéb étkező személyek adatait, és szigorúan korlátozza ezeket az adathozzáféréseket az adott intézményre. Azonban egyes esetekben szükséges az eltartó személy rögzítése is pénzügyi és könyvelési szempontok okán, ezért az ETELKA modul épít a KASZPER pénzügy-számviteli törzsadataira. Az ETELKA és a KASZPER modulok közötti legfontosabb integrációs pontot az étkezés pénzügyi vonatkozásainak lekezelése, a KASZPER utalványrendeletei és csoportos utalványrendeletei jelentik. • . Az utalványrendeleteken keresztül történik a kifizetések és beszedések levezénylése, biztos alapot nyújtanak a pénzforgalom lebonyolításában és a könyvelés előkészítésében, valamint az intézményi támogatási formák adatainak nyilvántartásában, továbbá a szolgáltatók által kiszállított adagok számának számlázásának követése során. Az étkezési visszaélések elkerülése érdekében a kifejlesztett E-étkezési jegy alkalmazás került bevezetésre.

•


11 /29

3 ETELKA modul ismertetése

3 ETELKA modul ismertetése 3.1 ETELKA modul felhasználói folyamatai (feldolgozási sorrendben)

3.1.1

Bevezetés -A RITEK Zrt., valamint a Felhasználó (Szerződő cég – intézmény) által kötött érvényes szerződések szerint első lépésként az ETELKA modul bevezetési feladatait kell megoldani. E feladatok előkészítésében, végzésében mindkét fél jelentős munkával vesz részt. -A RITEK ZRT. a szerződő fél részére táblázatos formában adattáblákat bocsájt rendelkezésre. A táblák elérhetőek az info.ritek.hu/ETELKA/Dokumentáció/Folyamat ismertetők/Admin feladatai/1.Bevezetés – ETELKA modul indítása leíráshoz csatolva. -A Felhasználó a feladattal megbízott személye, a témában kijelölt kulcsfelhasználója irányításával a táblázatokat kitölti és a táblázatok állományát adattartalmi ellenőrzést követően a RITEK Zrt. részére feldolgozásra megküldi. -A RITEK Zrt. formai ellenőrzést követően az installált rendszer adatbázisába az adatokat elhelyezi. -A RITEK Zrt. az elvégzett feladat eredménye képen feltöltött rendszerhez a szükséges jogokat a Felhasználó – kulcsfelhasználó részére megadja. A feltöltött modult a felhasználó részére használatba átadja. -A RITEK Zrt. a Felhasználó részére oktatást – igény szerint oktatás sorozatot végez. A kulcsfelhasználó és a felhasználó részére külön oktatásokat végez. -A RITEK Zrt.A modulhoz tartozó dokumentációk elérését a Felhasználó részére lehetővé teszi. - A Felhasználó az oktatások, valamint a dokumentációk alapján a rendszert teszteli, kezelését elsajátítja, az adatbázis adatait ellenőrzi. A modult éles használatban átveszi.

3.1.2

Új felhasználó indítása - leszámolás A tevékenységsor ismertetésekor feltételezzük, hogy a Felhasználó már a RITEK ZRT ETELKA moduljának folyamatos használója. Ekkor is előfordulhat felhasználó váltás, mely új felhasználó a feldolgozási folyamatba történő beállításával is jár. A leírás javaslat, melyet a felhasználónak megoldásként ajánlunk. Javasolt, hogy az átadás-átvételi feladatok levezénylését a Felhasználó kijelölt kulcsfelhasználója irányításával ellenőrzésével végezzék el.


12 /29

3 ETELKA modul ismertetése -a kulcsfelhasználó régi felhasználótól átveszi az adatokat, lezárt időszakot ellenőrzi, a régi felhasználó jogosultságait a RITEK Zrt. ügyfélszolgálatával megszüntetteti, -új felhasználó részére bejogosítást kért a rendszer eléréséhez a RITEK Zrt. munkatársaitól, -új felhasználót a modul használatáról, az elvégzendő feladatokról oktatja, betanítja, -új felhasználóval a betanítást követően a jogosultsági kulcsokat tesztoktatási és éles rendszerre átveteti, -új felhasználó részére a modul oktatási felületén elérést biztosít, -új felhasználó a jogosultságok igénybe vételét követően a rendszert az oktatási felületen teszteli, igény szerint segítséget kérhet a kulcsfelhasználótól - Felhasználó, kulcsfelhasználó bevonásával meghatározza új felhasználó élesben történő munkavégzésének kezdő időpontját, -új felhasználó a rendszer megfelelő ismertében a meghatározott időponttól éles rendszerben végzi munkáját.

3.1.3

Napi feladatok

3.1.3.1 Etelka törzsadatok lekérdezése

Intézményi törzsadatok karbantartása a RITEK Zrt. adminisztrátora, valamint ETELKA modul intézményi kulcsfelhasználó feladata. Intézményi felhasználó a felrögzített adatokat lekérdezheti. Lekérdezhető törzsadatok; intézményi beállatásokat kérdezhet le: Étkezések, napi menük (111) - étkezésfajták, - étkezés típusok, étkezési altípusok, - étkező korosztályok, - szolgáltatás tartalmak, - napi menük. Szolgáltatók kezelése(113) - szolgáltatók listája, - szolgáltatók árlistái •

szolgáltatói árak,

•

akkumulált szolgáltatói árak,


13 /29

3 ETELKA modul ismertetése •

használt árjegyzékek

- szolgáltatókhoz tartozó étkezési helyek(114) •

saját étkezési hely,

•

összes étkezési hely

- intézményi naptár kezelése(115) •

naptár adatainak lekérdezése

•

naptár adatinak beállítása intézményi vezetés utasítása szerint

- étlapok letöltése(116) •

szolgáltatók által feltöltött étlapok letöltése kinyomtatása

Támogatások - támogatók adatainak lekérdezése,(121) - támogatókhoz tartozó támogatási csoportok lekérdezése,(122) - támogatottak listája(123) Intézmény beállításai - saját intézményi beállítások,(311) •

intézmény, intézmény beállításai,

•

fizetési beállítások,

•

telephelyek,

•

ügyintézők,

•

automatizmusok,

•

csoportkategóriák

- intézmény fajták lekérdezése(313) Tagok, csoportok, rendelési szabályok - tagi típusok és kategóriák beállítása,(321) •

tagtípusok, korosztályok,

•

tagazonosító típusok, tagkategóriák,

- tagtípusok és intézmény fajták(322) - előrendelés és rendelhetőség összefüggése,(323) - támogatás típusok kezelése(324) •

támogatás típusok,

•

támogatás szintek

- csoportstruktúra kialakítás lekérdezése(325) •

struktúra – nevek összefüggései


14 /29

3 ETELKA modul ismertetése - tagok kezelése menüben tagra keres. Lehetősége van a kiválasztott tag személyes, rendelés, csoporttagság, pénzmozgások, utalványrendeletek, támogatások és a tagi élettörténetének lekérdezésére.(139) 3.1.3.2 Étkezési adatok módosítása 3.1.3.2.1

Diéta beállítása

-gyermek eltartója jelzi, hogy a gyermek részére orvos által meghatározott időponttól diétás étkezést kell igénybe vennie. Az orvos recepten rögzíti a gyermek étkezési lehetőségeit. -az ügyintéző a z eltartótól átveszi a receptet, másolja egy példányban. -a recept adatait e-mail-ban megküldi a RITEK Zrt. ügyfélszolgálatának vagy az intézménye kulcsfelhasználójának, illetve NGSZ esetében a mozgópénztáros / étkeztetési ellenőr részére törzsadatként történő felrögzítésre. Az illetékes kulcsfelhasználó – ritek admin a 11-es menüben felrögzítik a diétás recept adatait alapján az új diétás adatsort. -jelölt személyek a recept adatait felrögzítik az ETELKA modulba. -a felrögzítést jelzik az ügyintézőnek. -az ügyintéző a gyermek – tag adatait módosítja a 132-es menüben / tag adatai/személyes adatok fülön. Étkezési típust módosít, kitölti a hozzá felajánlott további mezőket -étkezési altípus, igazolás száma, indoklás - az orvos által megírt recept másolat adatai alapján. -a tag beállított adatait követően módosítja a már meglévő rendeléseket a diétás beállítások szerint. 3.1.3.2.2

Lemondás, pótrendelés

-gyermek eltartója jelzi, hogy a már befizetett és megrendelt ebédre vonatkozóan változtatásokat kér. Lemondja a megrendelt ebédet vagy újabb rendeléseket kér az étkezési időszakban. Lemondás -felhasználó a kapott információk szerint a 132-es „tagok kezelése”menüpontban a rendelések fülön naponként beállítja a kért változtatásokat, majd „rögzít” gombbal érvényesíti azokat. -intézmény kulcsfelhasználója a lemondást érvényesíti, a felhasználó az érvényesítést követően a módosított rendelések listát a szolgáltatónak megküldi, illetve azon szolgáltatóknál, ahol az rendelés adatok számítógépes nyilvántartása elérhető már a javított adatok szerint kerül az étel előállításra. -lemondás eredményeként a tag túlfizetésbe kerül, melyet a következő befizetési időszakban újabb rendeléseinél felhasználhat vagy kérésre az összeg az eltartó részére visszafizetésre kerül. pótrendelés


15 /29

3 ETELKA modul ismertetése -a pótrendelés kezelése önkormányzatonként – intézményenként más és más. -azon intézmények, ahol a pótrendelést bármikor elfogadnak, ott a felhasználó új rendeléseket rögzít. A 32-es „tagok kezelése”menüpontban a rendelések fülön naponként beállítja a kért változtatásokat, majd „rögzít” gombbal érvényesíti azokat. A pótrendelés térítési díját a megrendelő köteles azonnal befizetni -intézmény kulcsfelhasználója a pótrendelést érvényesíti, a felhasználó az érvényesítést követően a módosított rendelések listát a szolgáltatónak megküldi, illetve azon szolgáltatóknál, ahol az rendelés adatok számítógépes nyilvántartása elérhető már a javított adatok szerint kerül az étel előállításra. -a pótrendelés funkció nem minden intézménynél engedélyezett. A pótrendelés igényt az intézmény csak befizetési és pótbefizetési napokon fogad el. A pótrendelés térítési díját a megrendelő köteles azonnal befizetni 3.1.3.2.3

A-B menü beállítása

- gyermek eltartója jelzi, hogy a már befizetett és megrendelt ebédre vonatkozóan változtatásokat kér. A megrendelt ebédre vonatkozó menü választást módosítja. -f elhasználó a kapott információk szerint a 132-es „tagok kezelése” menüpontban a rendelések fülön előre naponként beállítja a kért menü változtatásokat, majd „rögzít” gombbal érvényesíti azokat. - visszamenőleges menüváltozás csak rendszerleállás esetén lehetséges. Ekkor a felhasználó utólag rögzíti fel a menüváltoztatás adatát. - visszamenőleges menüváltozás esetén az intézmény kulcsfelhasználója a pótrendelést érvényesíti, a felhasználó az érvényesítést követően a módosított rendelések listát a szolgáltatónak megküldi, illetve azon szolgáltatóknál, ahol az rendelés adatok számítógépes nyilvántartása elérhető már a javított adatok szerint kerül az étel előállításra. 3.1.3.3 Új tagok kezelése

-132-es menüben dolgozik, felrögzíti •

a tag személyi adatait,

•

a tag csoporttagságát,

•

amennyiben az intézmény használja a huzamos időre történő előrendelés lehetőségét a tagnak beállítja az előrendelés adatait az előrendelés fülön

•

amennyiben az intézmény nem használja az előrendelési lehetőségeket a tag részére beállítja a rendelési adatokat a rendelés fülön


16 /29

3 ETELKA modul ismertetése 3.1.3.4 Osztályok, csoportok kezelése(131)

- intézményen belül új csoportot hozhat létre. Ezt a feladatot pl. év kezdéskor végzi, mikor új osztályok indulnak, vagy nyári táborozás étkeztetésének bonyolításához hozhat létre új csoportokat. Használhatja a menüpontot kiránduló csoportok külön étkeztetésének szervezésekor is. - új csoportokat hozhat létre, módosíthatja a meglévő csoport nevét tagi összetételét, a csoporthoz tartozó étkezési helyeket, szolgáltatókat is. - intézményen belül csoport léptetést, kiléptetést és felvételt végezhet Ennek javasolt sorrendje a következő: (példaként vegyünk egy nyolc osztályos általános iskolát) - első lépésként kilépteti a nyolcadik osztályos csoportokat. Így a kiléptetett csoportok tagjai – tanulói adatai kivezetetté válnak. - második lépésként visszafelé haladva csoport léptetést végez a hetedik osztályosoknál, majd a hatodik osztályoknál ezt követően az ötödik osztályoknál ….., addig míg az első osztályos tagokat is a második osztályos csoportba lépteti. - harmadik lépésként az új elsős korú, nyilvántartott tagokat besorolhatja az üres első osztályos csoportba -figyelem: - azon tagokat, akik nem lépnek előre (pl.:bukott tanulók) javasolt a folyamat előre léptetni a többiekkel és az előre léptetést követően visszasorolni a maradó szintjére. - amennyiben a tag elhagyja az intézményt valamilyen okból a csoportból történő kiléptetést a tag egyéni oldalán kell elvégezni 3.1.3.5 Meglévő tagok adatainak módosítása(132)

- 132-es menüben a megjelenő tagok listából kiválasztja a keresett módosítandó tagot, majd a személyes adatok/ rendelések, csoporttagságok fülön a keresett adatokat módosítja 3.1.3.6 Csoportos adatok módosítása(131)

- módosíthatja a meglévő csoport nevét tagi összetételét, a csoporthoz tartozó étkezési helyeket, szolgáltatókat is. - csoportos előrendeléseket hozhat létre, - csoportos étkezéseket igény szerint lemondhat - csoportos ebédjegy nyomtatást végezhet, tagok kiválasztását követően az ebédjegyek nyomtatása csoportosan megtörténik. - tagok kiválasztását követően csoportos beszedési megbízást indíthat


17 /29

3 ETELKA modul ismertetése 3.1.3.7 Étkezési díj beszedése(140)

- az intézmény rendelkezése szerint meghatározott időpontokban történik az étkezési díj beszedése és pótbeszedése - az adminisztrátor a 140-es menüpontban dolgozik, új beszedési napot nyit •

kiválasztja a taglistából az étkezési díjfizetésre jelentkező tag nevét és adatait

•

kiválasztja a megrendelt étkezés típusokat dátum szerint, a rendelést lezárja a taggal, illetve a megrendelővel elszámol.

•

Napi beszedési időszak végén zárja a napot a 140-es menüben

•

összesítést készít a pénzbeszedésről

•

a pénzkezelési szabályzat előírásai szerint a beszedet ellenőrzött, összesített készpénzt házipénztárban tárolja vagy a bankba eljuttatja.

3.1.3.8 Napi étkeztetés feladatok 3.1.3.8.1

Napi étkeztetés feladatai

- napi rendelések, lemondások rögzítése ETELKA modulban(lásd 3.1.3.2. pontban leírtak) - napi rendelések összesítő listázása, dossziéba gyűjtése havi ellenőrzésekhez - napi rendelések összesítő adataiból adagszámok kigyűjtése konyha részére - csoportfelelősökkel adagszám egyeztetése napközis napló adataival - ellenőrzött adagok átadása konyhának - adagszám eltérés esetén (konyha jelzése szerint) eltérés egyeztetés jezése szolgáltató felé 3.1.3.8.2

Napi étkeztetés feladatai E jegy automatával

- napi rendelések, lemondások rögzítése ETELKA modulban(lásd 3.1.3.2. pontban leírtak) 3.1.3.8.3

Napi üzemeltetési problémák kezelése

- áramkimaradás esetén technikai helyreállítást követően ellenőrzi az ETELKA modulban adatbázis adatok helyességét szúrópróba szerűen (néhány tag adatait ellenőrzi) Eltérés észlelésekor azonnal felveszi a kapcsolatot a RITEK Zrt. ügyfélszolgálatával. - étkeztetési díj beszedés esetén helyreállíthatatlan technikai feltétel jelentkezésekor a pénztárkezelési szabályzat és a számviteli törvény Verzió szám: 3.035.2013

18 /29

3 ETELKA modul ismertetése rendelkezései szerint kézi bizonylatolású étkezési díj beszedést alkalmaz. A technikai feltételek és az ETELKA modul működés képessé válását követően a kézi beszedés adatait az ETELKA modul adatbázisába rögzíti, a rögzített adatokat egyezteti a kézi beszedés adataival. - E jegy automata működés képtelensége esetén listát szolgáltat a konyha részére a maradéktalan étkeztetés kiszolgálás érdekében - E jegy automata technikai helyreállítása érdekében felveszi a kapcsolatot a RITEK Zrt. ügyfélszolgálatával

3.1.4

Havi, éves feladatok

3.1.4.1 Havi feladatok

- normatíva egyeztetéshez havi csoportösszesítő listát készít, nyomtat (4111) - adagszámok egyeztetésére havi élelmezési jelentést készít – nyomtat (4134) - szolgáltatóval történő egyeztetéshez, elszámoláshoz havi rendelés összesítőt készít, nyomtat - adott havi végleges elszámoláshoz havi rendelés összesítőt készít(4111) - következő havi munkákhoz havi rendelés összesítőt készít tájékoztatás céljából - tagok havi ellenőrző listáját nyomtatja, a lista alapján tudja kiszűrni, kik nem fizettek (4140) - támogatás ütközés listát készít a támogatással kapcsolatos problémák módosítások elvégzéséhez (4141) - könyvelési ellenőrzési listát készít a könyvelési hibák – eltérések kiszűréséhez (4143) - pénzmozgások összesítőjét készíti el a tagok ellenőrzésére – mit vettek igénybe stb. (4131) 3.1.4.2 Éves feladatok

3.1.4.2.1

Évnyitás feladatai

3.1.4.2.1.1 Naptári-év nyitási feladatai

Felhasználó az alábbi feladatokat látja el: - árlistákon szereplő árak érvényességi idejének ellenőrzése (113) -árlistákon szereplő árak ellenőrzése Verzió szám: 3.035.2013

19 /29

3 ETELKA modul ismertetése -új szolgáltató beállíttatása kulcsfelhasználóval felvétel a törzsbe (113) - étkezési helyek hozzárendelése, beállítása (114) - árlista beállítása (113) - csoportoknál szolgáltató váltás (137) - támogatások ellenőrzése (121,122,123) -érvényességi idő -csoport tagok jogosultsága (131) 3.1.4.2.1.2 Iskola-év nyitási feladatai

Felhasználó az alábbi feladatokat látja el: - TITÁN rendszer elérhetősége - nyomtatás működik - ETELKA rendszer elérhetősége -árlistákon szereplő árak érvényességi idejének ellenőrzése (113) . árlistákon szereplő árak ellenőrzése . új szolgáltató beállíttatása kulcsfelhasználóval felvétel a törzsbe (113) -étkezési helyek hozzárendelése, beállítása (114) -árlista beállítása (113) -csoportoknál szolgáltató váltás (137) -támogatások ellenőrzése (121,122,123) . érvényességi idő . csoport tagok jogosultsága (131) - E-jegy automaták ellenőrzése -be lehet-e kapcsolni -van-e internet elérés -van-e kapcsolat a RITEK szerverrel - csoport léptetés, kivezetés (137, 325) érvényességi idők ellenőrzése: étkezési hely, csoport tagságok, támogatási csoportok vészforgatókönyvek aktualizálása (áramszünet, hálózati kiesés, helyettesítés stb esetére) (11,12) - felhasználók jogosultságai megfelelőek-e (új felhasználó)


20 /29

3 ETELKA modul ismertetése 3.1.4.2.1.3 Iskola-év zárási feladatai

Felhasználó az alábbi feladatokat látja el: - tagi tartozások, túlfizetések elszámolása (132,140)

4 Mellékletek. 4.1 Referencia táblák. 4.1.1

Etelka menü -modulkezelő megfeleltetések Az alábbi táblázatban az intézményi felhasználók menüelérési jogait foglaltuk össze: menü

modulkezelő hozzáférés T=teljes körű L=lekérdezés N= nincs joga

menü sorszám

megnevezés

funkció

betekin intéz-tő ményi beszedő

intézményi kulcsfelhasz -náló

111

Étkezések, napi menük

Étkezés fajta, étkezés típus, korosztály, szolgáltatás tartalom, napi menü adatok karbantartása, lekérdezése

L

L

T

113

Szolgáltatók kezelése

Szolgáltatók adatainak karbantartása, lekérdezése

L

L

T

114

Étkezési helyek kezelése

Intézményhez tartozó saját és más szolgáltatói étkezési helyek adatainak karbantartása, lekérdezése

L

L

T

115

Intézményi naptár kezelése

Intézményi naptár karbantartása, lekérdezése

L

L

T

116

Étlapok letöltése

Szolgáltató által feltöltött heti étlapok L lekérdezése

L

T

121

Támogatók kezelése

Tagi támogatók adatainak karbantartása, lekérdezése

L

L

T

122

Támogatási csoportok

Támogatókhoz tartozó támogatási

L

L

T


21 /29

4 Mellékletek. menü

menü sorszám

megnevezés

funkció

kezelése

csoportok karbantartása, lekérdezése

123

Támogatottak listája

131

modulkezelő hozzáférés T=teljes körű L=lekérdezés N= nincs joga betekin intéz-tő ményi beszedő


Támogatottak listája támogatási csoportonként

L

L

T

Osztályok és csoportok kezelése

Telephelyenkénti csoportok karbantartása, lekérdezése

L

T

T

132

Tagok kezelése

Tagok adatainak karbantartása, lekérdezése

L

T

T

133

Eltartók listázása

Tagok eltartói adatainak karbantartása lekérdezése

L

T

T

134

Csoportos előrendelés

Azonos csoportba besorolt tagok azonos érkezésének előrendelése, módosítása, lekérdezése

L

T

T

135

Utólagos jóváhagyások

tag utólagos étkezés módosításának L megerősítése, módosítás végrehajtása

T/L

T

136

Csoportos étkezési lemondások

azonos csoportba sorolt és azonos L étkezést igénybe vevők étkezésének együttes lemondása

T

T

137

Csoportos műveletek

tagok kiválasztása csoporthoz, csoportos ebédjegy, csoportos beszedési megbízás nyomtatása

L

T

T

138

Tagi azonosítók karbantartása

tagi azonosítók – lakcímkártya, személyigazolvány – karbantartása, tagonkénti lekérdezése

L

T

T

139

Tagkereső

több intézmény kezelése esetén tagok keresése, tagi adatok lekérdezése

L

T

T

140

Beszedés lefolytatása(Készpénzes fizetés)

tagok adatainak karbantartása, új tag L felvitele, tagi étkezési térítés beszedése, nyugta, számla nyomtatása, utalványozási adatok lekérdezése, tagi történetek lekérdezése, tagi rendelések felvitele, módosítása, lemondás kezelése

T

T


22 /29



menü sorszám

megnevezés

funkció



142

Zárások megtekintése

beszedési időszak zárási adatok megtekintése, lekérdezése

L

T

T

144

Időszak étkezői

telephelyenként étkezők adatainak havi listája

L

T

T

311

Saját intézményi beállítások

saját intézmény alapbeállításai

L

L

T

313

Intézményfajták kezelése

intézményfajták karbantartása, lekérdezése

L

L

T

314

Partner adatai

tagok eltartói adatainak karbantartása, lekérdezése

L

T

T

321

Tagi típusok és kategóriák beállítása

tagtípusok és korosztályok, tagazonosító típusok, tag kategóriák karbantartása, lekérdezése

L

L

T

322

Tagtípusok és intézményfajták

tagtípusok – intézményfajták L megfeleltetés beállítása, lekérdezése

L

T

323

Előrendelés és rendelhetőség

Etelka modul alapadatok összefüggéseinek karbantartása és táblázatos megjelenítése lekérdezhetősége. Az intézmény ezen adatokat a modul indításakor adja meg.

L

L

T

324

Támogatástípusok kezelése

tagi támogatók által alkalmazott támogatás típusok alapadatainak karbantartása, lekérdezése

L

L

T

325

Csoportstruktúra kialakítása

új intézményi csoportok létrehozása, L karbantartása, csoportok közötti kapcsolatok meghatározása, lekérdezése

T

T

326

Adat import

felhasználók által meghatározott adatszerkezetű excel táblázatba gyűjtött nagy tételszámú adathalmazok adatbázisba történő beolvasása

L

T

T

4111

Havi rendelések

intézményi szintű havi előrendelések, rendelések összesített adatainak lekérdezése ellenőrzésekhez

L

T

T


23 /29



menü sorszám

megnevezés

funkció

4112

Heti rendelések

intézményi szintű heti előrendelések, L rendelések összesített adatainak lekérdezése ellenőrzésekhez

T

T

4113

Napi rendelések

intézményi szintű napii előrendelések, rendelések összesített adatainak lekérdezése ellenőrzésekhez

L

T

T

4114

Napi rendelések tagonkénti listázása

intézményi szintű havi előrendelések, rendelések tagi adatainak lekérdezése ellenőrzésekhez

L

T

T

4115

Fogyasztási adatok

intézményi szintű fogyasztási adatok L lekérdezése tagonként időpontonként

T

T

4116

E jegy automata tag hiányzó azonosítói

E jegy automatát használó intézményben rögzített hiányos azonosítókkal rendelkező tagok karbantartása, lekérdezése

L

T

T

4121

Csoportösszesítés(havi)

havi csoportos étkeztetés lekérdezése ellenőrzéshez

L

T

T

4122

Csoportösszesítés(heti)

heti csoportos étkeztetés lekérdezése ellenőrzéshez

L

T

T

4131

Pénzmozgások intézményi összesítője

pénzmozgások éves, havi lekérdezése könyveléssel történő egyeztetéshez

L

T

T

4132

Utalványrendeletek listája

pénzügyi egyeztetéshez utalvány adatok lekérdezése

L

T

T

4133

Kézzel rögzített pénzmozgások kézzel rögzített pénzmozgások – listája kivetések, befizetések ellenőrző listája

L

T

T

4134

Havi élelemezési jelentés

havi élelmezési adatok listája normatívákhoz, szolgáltatóval történő egyeztetésekhez

L

T

T

4135

Heti élelmezési jelentés

heti élelmezési adatok listája szolgáltatóval történő egyeztetésekhez

L

T

T




24 /29



menü sorszám

megnevezés

funkció

4136

Napi élelmezési jelentés

napi élelmezési adatok listája napi L étkeztetés bonyolításához ellenőrzés céljából

T

T

4139

Saját pénzmozgások

Intézményre vagy telephelyenként tagonkénti pénzmozgások összesítése havonta

L

T

T

4140

Tagok havi ellenőrző listája

Többféle tetszőleges lekérdezési szempontra paraméterezhető lista, mely tagonként mutatja meg az összesített pénzügyi adatokat

L

T

T

4141

Támogatás ütközés lista

A tagi támogatással kapcsolatos problémák kiszűrésére tagonkénti támogatás adatok listája

L

T

T

4142

Tagtípus-korosztály rendelés ütközés lista

Tagtípus-korosztály rendeléssel kapcsolatos problémák szűrésére készített időszakonkénti telephelyenkénti lista

L

T

T

4143

Könyvelési(nevelési)hely ellenőrző lista

Könyveléssel történő egyeztetésekhez készített lista

L

T

T

4144

Rendelés ütközések ellenőrző listája

Rendelés problémák kiszűréséhez készített lista időszak , telephely megadással.

L

T

T

4145

Tagok személyes adatainak ellenőrző listája

Tagi lista az e-jegyhez szükséges hiányzó azonosítók kiszűréséhez, rögzítéséhez.

L

T

T

4147

Napi mentések ellenőrző lista

Napi automatikus mentések ellenőrző tájékoztató listája

L

T

T

9

Intézmény választás

Segédprogram több telephelyet, intézményt kezelő ügyintézők részére

L

T

T




25 /29

4 Mellékletek.

4.1.2

Fogalmak jegyzéke Az alábbi táblázatokban az Etelka modulban fogalmak magyarázatát foglaltuk össze:

4.1.2.1 Általános fogalmak Fogalom

Magyarázat

Alapadat

Azon adatok köre, melyek az ETELKA rendszer szempontjából elsődleges adatok. Lehetnek törzsadatok, melyek nem változnak meg, lehetnek olyan adatok, melyek értéke csak nagyobb időtávlatokban módosul az étkeztetési feladatok valamilyen átszervezése folytán.

Törzsadat

Azon adatok köre, amelyek az ETELKA rendszer szempontjából egyszer rögzített általában állandó adat és a feldolgozás során többször felhasználásra kerül, a feldolgozási folyamatok számos alkalommal használják fel. Ezek tartalma általában nem változik.

4.1.2.2 ETELKA étkezési modul fogalmai Fogalom

Magyarázat

Árjegyzék

A szolgáltató által kibocsátott bruttó árjegyzék, amely tartalmazza a megrendelésre kerülő étkezések (szolgáltatás tartalmak) számlázásra kerülő árait. A szolgáltatók a különböző megrendelők számára, ill. a különböző szállítási célállomások számára eltérő árjegyzékeket alakíthatnak ki.

Befizetés

Megállapított fizetendő összeg megtérítése (kp, csekk, inkasszó)

Befizetési nap

Az a naptári nap, melyre az intézmény a következő időszakra étkeztetés térítés befizetés lehetőségét biztosítja. Időszakonként lehet több ilyen nap is.

Beszedés

Készpénzes tagok esetében történő tagzárás (nyitott beszedési nap esetében lehetséges)

Bruttó ár

A bruttó ár egy adott árjegyzékben egy adott szolgáltatástartalom (étkezés) számlázáskor figyelembe vett ellenértékét jelenti HUF-ban. A bruttó ár 2 tizedesjegy pontossággal adható meg.

Csoport

Az intézményeknek a tagjaikat csoportokba kell szervezni. Erre a célra csoportokat lehet kialakítani. (Pl.: iskolai osztályok, tantestület, ...)

Előrendelés

Szolgáltatóval egyeztetett a tag részére hosszútávra beállított étkezés

Étkezés altípus

Az étkezési típusokhoz altípusok alakíthatóak ki. Ezzel a típust lehet tovább bontani és pontosabban meghatározni. (Diétás étkezési típus altípusai például, hogy milyen diétáról van szó. Ide tartozik a tejérzékenység, liszt érzékenység vagy egyéb elhagyandó vagy igényelt anyagok szerinti diéták.)

Étkezés fajta

Az étkezésfajták a napszak szerinti étkezéseket jelentik. Klasszikus elnevezésekkel: Reggeli, Tízórai, Ebéd, Uzsonna, Vacsora. (Ezektől eltérőek is kialakíthatóak.)

Étkezés típus

Az étkezéstípusok az ételek minőségére vonatkozó kritériumokat takarnak. (A normál étkezés mellett diétás, vegetáriánus vagy akár emelt szintű tápanyagtartalmú feltételeknek megfelelő étkezések is kialakíthatóak.)


26 /29

4 Mellékletek. Fogalom

Magyarázat

Étkezési hely

Adott szolgáltató szolgáltatási helyszíne, vagyis olyan telephely, amelyre a tagok étkezést rendelhetnek. Az étkezési helynek számos tulajdonsága, jellemzője van, melyeket az étkezési hely beállításai hordoznak.

Feldolgozott adat

Azon adatok köre, melyeket az ETELKA rendszer állított elő, ez lehet rögzített adat, és számított adat is.

Felhasználó, ügyintéző

A dolgozókat, a feladatokat elvégző személyeket, akik a TITÁN rendszer azon belül legfőképpen az ETELKA modul kezelésére jogosultságot kaptak.

Helyi naptípus

A különböző fajtájú intézmények a naptípusokat tovább osztják a működésük hatékonyságának érdekében. A helyi naptípusokkal tovább lehet bontani a központi naptár naptípusait. (Pl.: Tanítási nap a tanintézményekben)

Intézmény

Az olyan szervezet, mely önálló alapító okiratban lefektetett szervezeti keretekkel rendelkezik és az étkeztetés tekintetében a legfontosabb szervezeti szintet jelenti. Az intézményt az ETELKA modulban a pénzügyi vonatkozása szerint kell értelmezni, hiszen az étkeztetés egyik fontos vetületét éppen a könyvelés jelenti.

Intézmény fajta

Az intézmények csoportosítása elsődleges feladatkörük szerint. Pl. Tanintézmények, Óvodák, Bölcsődék, … Az intézmény fajták számára a rendszert különböző módon testre lehet szabni, hogy feladataiknak megfelelő felhasználó felület álljon rendelkezésükre.

Intézményi naptár

Az intézmények egyedileg kialakított saját naptára a helyi naptípusaik szerint.

Kifizetés, visszatérítés

Kifizetés, visszatérítés: túlfizetés kifizetése a tag vagy eltartója részére

Kivetés

Csekkes és csoportos beszedési módú tagoknál a zárás folyamata

Korosztály

A korosztály az étel adagok méretére és ebből eredően árazási kategóriára vonatkozó tulajdonságot takar. (Pl.: felnőtt, iskolás, óvodás, ...)

Központi naptár

A hivatalos, törvényben foglalt naptár, melynek napjaihoz a naptípusok hozzá lettek rendelve.

Lemondás

A tag által jelzett előre beállított (kifizetett) napi étkezés megszüntetése

Napi menü

Egy adott napra rendelhető szolgáltatástartalmak összessége. Ezeket egyedi névvel szokás ellátni, amely helyi szokásokon alapul. (Pl. Felnőtt TEU = Felnőtt Normál Tízórai + Ebéd + Uzsonna)

Naptípus

A naptári napok alapvető csoportosítása:Munkanap,Munkaszüneti nap, Pihenő nap.

Nettó ár

A bruttó ár ÁFÁ-val csökkentett értéke.

Pénzmozgás

Tagra vonatkozó ki és befizetések tételei

Pótigény (Napi rendelés)

A tag által utólag jelzett és kifizetett napi rendelésben beállított új rendelés

Számla, egyenleg

Számla - Bizonylat, amelyet árú, szolgáltatás értékesítésekor állítanak ki. A számla tartalmi előirásait a számviteli, és az ÁFA tv. szabályozza. Egyenleg: az előírások és bevételek különbsége. Lehet negatív egyenleg (tartozás) és pozitív egyenleg (túlfizetés)

Szolgáltatás tartalom

(étkezés) Egy étkezés fajta, egy étkezés típus és egy korosztály együttesen ad ki egy szolgáltatás tartalmat. (Pl.: Felnőtt Normál Ebéd)

Szolgáltató

Olyan szervezet vagy személy (inkább vállalkozó), aki vagy amely előállítja a megrendelésre kerülő étkezéseket. Mivel a szolgáltatásról számlát állít ki,


27 /29

4 Mellékletek. Fogalom

Magyarázat ezért pénzügyi partnernek kell lennie (KASZPER partnertörzs!)

Tag

A tagok kategóriái, melyek a tagok általános csoportosítását teszi lehetővé. A tagok típusaihoz eltérő beállítások alkalmazhatóak, melyek megkönnyítik az étkeztetési feladatok elvégzését.

Tag típus

A tagok kategóriái, melyek a tagok általános csoportosítását teszi lehetővé. A tagok típusaihoz eltérő beállítások alkalmazhatóak, melyek megkönnyítik az étkeztetési feladatok elvégzését.

Támogatás

A szolgáltatói árat csökkentő tételek, amely alapján kialakul a tag által fizetendő ár.

Támogatás fajta

A támogatás meghatározásának módja: %-os, havi fix összegű vagy napi fix összegű lehet.

Támogatás típus

Az étkeztetéshez nyújtott támogatások támogatási formája. Egy támogatás típus egy adott mértékű egy bizonyos fajtájú támogatási formát jelent egy adott támogatási szinten. (Pl. 30%-os támogatás, havi 2000Ft támogatás vagy napi 100Ft támogatás)

Támogatási csoport

Adott támogatási formában részesülő tagok csoportja. Egyazon támogatási formára több támogatási csoport is kialakítható, így elkülönítve a különböző jogcímek alapján kiosztott támogatásokat.

Támogatási szint

A támogatási szintek határozzák meg, hogy mi a támogatások erősorrendje, vagyis milyen sorrendben kell levonni a szolgáltatói árból. Az 1. szintű támogatásokat dotációnak vagy közismert nevén nyersanyagnormának is szokták nevezni. A szolgáltatói bruttó árak dotációval csökkentett értékét szokás térítési díjnak is nevezni.

Zárás, pótzárás

A rendelési időszak zárása funkció, elszámolások céljából. Az intézménynél ez előfordulhat havonta több alkalommal – intézmény vezetése rendelkezése szerint - . Mindig a következő érkezési időszakra - hónapra -, vonatkozik.


28 /29

4 Mellékletek.

4.1.3

Számítási szabályok Az alábbiakban az ETELKA modulban alkalmazott főbb számítási szabályokat mutatjuk be:

Havi fizetendő étkezési térítési díj(támogatás nélkül) A tag havi fizetendő étkezési térítési díjának összege a napi menü árának és a rendeléses napok számának szorzatából számolandó Havi fizetendő étkezési térítési díj(támogatásal) Az étkezésért fizetendő összeget a napi menü ára és az adott/kapott támogatások összessége határozza meg. - étkezési térítési díj meghatározása támogatás nélkül - támogatások figyelembe vétele a számított összeg módosításához támogatásokra az ETELKA modulban alkalmazott fogalmak: - támogatás típusok szintekbe szervezett támogatási formákat jelentenek - támogatási formákat szintekbe lehet szervezni, ahol a szintek a támogatások levonási sorrendjét jelenti a megrendelt étkezések bruttó összárából Pl: egy 40%-os nyersanyag norma (0. szint) és egy 50%-os normatív (1. szint) támogatás együttesen nem 90%-os támogatást jelent, hanem 40% + (1-0,4) * 50% = 70%-os támogatási mértéket jelent egyben. Azonban egy 30%-os és egy 40%-os egyidejű szociális támogatás (2. szint) különböző jogcímeken megkapva együttesen 30% + 40% = 70%-ot jelent, mivel az azonos szintekre megadott támogatások összeadódnak.


29 /29

29

Recommend Documents