25 maart 2009 Nota bestrijding misbruik en oneigenlijk gebruik

RAADSVOORSTEL raadsvergadering: onderwerp: bijlage: datum: gemeenteblad I nr.: agenda nr.:

18 / 25 maart 2009 Nota bestrijding misbruik en oneigenlijk gebruik ontwerp-besluit 16 februari 2009

Aan de gemeenteraad, Inleiding Hierbij bieden wij u aan de nota “bestrijding misbruik en oneigenlijk gebruik” In de financiële verordening ex artikel 212 GW van de gemeente Hilversum is opgenomen dat het college ten minste elke vier jaar een nota inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen ter vaststelling aan de raad aanbiedt. Daarnaast is met ingang van de jaarrekening 2004 de reikwijdte van het accountantsoordeel verruimd en rapporteert de accountant naast het getrouwe beeld ook over rechtmatigheidsaspecten. Onder het rechtmatigheidsbegrip wordt ook het “misbruik en oneigenlijk gebruik” als criterium genoemd. Het ontbreken van een adequaat M&O-beleid op een beleidsterrein leidt tot een onzekerheid voor de accountant in de controle en eventueel tot een niet-goedkeurende verklaring. De gemeente heeft tot nu toe op dit gebied nog geen formele organisatiebrede beleidskaders gehad.

Doelstelling van de nota Binnen de verschillende beleidsvelden moet beleid ontwikkeld worden in het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik. Het onderzoek naar misbruik en oneigenlijk gebruik is voor de gemeente niet nieuw. Op verschillende beleidsterreinen is al beleid ontwikkeld ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke voorzieningen, maar vaak is dit niet als zodanig benoemd. De voorliggende nota heeft niet de pretentie alle beleidsvelden uitdrukkelijk te beschrijven en voor alle gemeentelijke diensten of afdelingen onderdelen beleid vast te stellen. Dit behoort uitdrukkelijk tot de competentie van de diensten. Deze nota heeft wel de pretentie om kaders te stellen voor de beleidsvelden waar dit beleid ontwikkeld moet worden. In het vervolg geven wij daarom richting aan waarop de gemeentelijke organisatie alert moet zijn in het kader van het ontwikkelen van M&O-beleid. Tenslotte wordt met deze nota een praktisch hulpmiddel geboden bij het formuleren, het uitvoeren en het evalueren van het M&O-beleid. De nota richt zich dan ook op de gehele organisatie van de gemeente Hilversum. Invulling van de nota In bijlage C is de invulling gegeven voor de belangrijkste regelingen die als M&O-gevoelig worden aangemerkt. M&O-gevoeligheid wordt opgevat als afhankelijkheid van derdengegevens. Van M&Ogevoeligheid is sprake "zodra de aanspraak op een uitkering, de verplichting om een heffing te betalen en/of de hoogte van een uitkering of heffing (in belangrijke mate) afhankelijk is van gegevens die door de belanghebbende zelf verstrekt moeten worden".

1

In dit verband dient benadrukt te worden dat als een regeling op grond van deze definitie als M&Ogevoelig wordt aangeduid, dit niet wil zeggen dat er dus een ontoereikend M&O-beleid wordt gevoerd betreffende deze regeling. M&O-gevoelig omvat volgens deze definitie alle regelingen waar zich in eerste aanleg, op grond van het feit dat er een afhankelijkheid van derdengegevens bestaat, M&O kan voordoen. De invulling heeft plaatsgevonden aan de hand van een inventarisatie van de gemeentelijke verordeningen waarbij is nagegaan waar sprake is van contacten met burgers of instellingen en vervolgens of sprake is van M&O.gevoeligheid. Dit heeft geleid tot een selectie van de volgende regelingen die als M&O gevoelig moeten worden aangemerkt. - Wet Werk en Bijstand - Wet Maatschappelijke Ondersteuning - Subsidies - Kwijtschelding belastingen - Hondenbelasting - Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Het vorenstaande houdt niet in dat naast de genoemde regelingen er verder geen risico’s meer zouden bestaan. Het minimaliseren van risico’s zowel van de genoemde regelingen als van andere processen met risico’s zal plaatsvinden door een goede opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en interne controle, eventueel aangevuld met andere instrumenten (bijvoorbeeld: auditsysteem op werkprocessen, accountantscontrole, 213a onderzoek).

Wij stellen u voor de bij dit voorstel gaande nota “bestrijding misbruik en oneigenlijk gebruik” vast te stellen.

Burgemeester en wethouders van Hilversum, de secretaris, de burgemeester,

I.C. de Vries

E.C. Bakker

2

RAADSBESLUIT

De raad van de gemeente Hilversum, Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 3 februari 2009; BESLUIT: De nota bestrijding misbruik en oneigenlijk gebruik vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 18 / 25 maart 2009, de griffier, de voorzitter,

K.E. Driehuijs

E.C. Bakker

3

HANDBOEK FINANCIËLE FUNCTIE

2. financiële functie: beleidsnota´s deelterreinen

2.8 BESTRIJDING MISBRUIK EN ONEIGENLIJK GEBRUIK Voorwoord De invoering van het dualisme en het besluit begroting en verantwoording zijn twee recente externe ontwikkelingen, die van grote invloed zijn op de invulling van de financiële functie in onze gemeente. Dat alle aspecten van die functie erdoor worden geraakt, komt wellicht het duidelijkst naar voren uit artikel 212 van de naar aanleiding van het dualisme gewijzigde Gemeentewet (GW). Dat artikel verplicht ons tot het vaststellen van een verordening “inzake de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie”. De “financiële verordening gemeente Hilversum” die op 12 mei 2004 als uitwerking van artikel 212 GW door de raad is vastgesteld, overkoepelt dan ook de hele financiële functie. Van beleids- en beheersmatige uitgangspunten als ´de waardering en registratie van activa´ tot planning & controlinstrumenten als ´begroting, interne controle en tussentijdse rapportages´. De overkoepelende functie van de verordening ex artikel 212 GW brengt met zich mee dat diverse onderwerpen verder zijn of moeten worden uitgewerkt in beleidsnota´s, waarvoor in november 2003 een actiepunten programma is vastgesteld. Het is de bedoeling deze financieel beleid en planning & controlnota´s met de verordening ex artikel 212 GW in één band te bundelen. Door daarin ook op te nemen de jaarlijks verschijnende circulaires zoals de planning & controlkalender, begrotingsrichtlijnen e.d. ontstaat een compleet en actueel handboek voor de financiële functie, met de navolgende inhoud. Vastgesteld c.q. laatst Gewijzigd in de raad van: 1. Financiële functie: algemeen 1.1. financiële verordening gemeente Hilversum 1.2. planning en control algemeen 1.3. financiële organisatie 2. financiële functie: beleidsnota´s deelterreinen 2.1. begroting, begrotingsbeheer en rekening 2.2. investeringen, waardering en afschrijving 2.3. reserves en voorzieningen 2.4. treasurystatuut en –reglement 2.5. weerstandsvermogen en risicomanagement 2.6. lokale heffingen 2.7. verbonden partijen 2.8. bestrijding misbruik en oneigenlijk gebruik 2.9. bedrijfsvoering 2.10. onderhoud openbare ruimte 2.11. onderhoud gebouwen 2.12. subsidies

12 mei 2004

3 november 2006 5 oktober 2005 12 september 2007 20 februari 2008 6 maart 2007 12 januari 2005 20 februari 2008

4

2.13. grondbeleid 2.14. interne controle 2.15. aanbesteding en inkoop

27 september 2006

3. financiële functie: richtlijnen 3.1. planning & controlkalender 3.2. richtlijnen voorjaarsnota, productenraming en programmabegroting 3.3. richtlijnen budgetrapportage 3.4. richtlijnen programma- en productenrapportage 3.5. richtlijnen jaarrekening Deze nota betreft onderdeel 2.8 “bestrijding misbruik en oneigenlijk gebruik” van het handboek

Inhoud

pagina

Inleiding 1.

- Doelstelling van de nota

2.

- Definities en begrippenkader 3

3.

- Reikwijdte van het begrip M&O-beleid in deze nota 4

4.

- Uitgangspunten van het M&O-beleid

5.

- Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 5

6.

- Onderdelen van het M&O-beleid

6

7.

- Kaderstelling

7

5

5

8.

- Slot

Bijlagen A.

Format samenvatting M&O beleid (per dienstspecifiek proces)

B.

Toelichting op het M&O beleid 11

C.

M&O-gevoelige regelingen

10

20

6

Inleiding In de financiële verordening ex artikel 212 GW van de gemeente Hilversum is opgenomen dat het college ten minste elke vier jaar een nota inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen ter vaststelling aan de raad aanbiedt. Daarnaast is met ingang van de jaarrekening 2004 de reikwijdte van het accountantsoordeel verruimd en rapporteert de accountant naast het getrouwe beeld ook over rechtmatigheidsaspecten. Onder het rechtmatigheidsbegrip wordt ook het “misbruik en oneigenlijk gebruik” als criterium genoemd. Het ontbreken van een adequaat M&O-beleid op een beleidsterrein leidt tot een onzekerheid voor de accountant in de controle en eventueel tot een niet-goedkeurende verklaring.

1

Doelstelling van de nota

Binnen de verschillende beleidsvelden moet beleid ontwikkeld worden in het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik. Het onderzoek naar misbruik en oneigenlijk gebruik is voor de gemeente niet nieuw. Op verschillende beleidsterreinen is al beleid ontwikkeld ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke voorzieningen, maar vaak is dit niet als zodanig benoemd. De voorliggende nota heeft niet de pretentie alle beleidsvelden uitdrukkelijk te beschrijven en voor alle gemeentelijke diensten of afdelingen onderdelen beleid vast te stellen. Dit behoort uitdrukkelijk tot de competentie van de diensten. Deze nota heeft wel de pretentie om kaders te stellen voor de beleidsvelden waar dit beleid ontwikkeld moet worden. In het vervolg geven wij daarom richting aan waarop de gemeentelijke organisatie alert moet zijn in het kader van het ontwikkelen van M&O-beleid. Tenslotte wordt met deze nota een praktisch hulpmiddel geboden bij het formuleren, het uitvoeren en het evalueren van het M&O-beleid. De nota richt zich dan ook op de gehele organisatie van de gemeente Hilversum. In bijlage C is de invulling gegeven voor de belangrijkste regelingen die als M&O-gevoelig worden aangemerkt.

2

Definities en begrippenkader

Om te beginnen is het van belang dat de gehele organisatie dezelfde definitie hanteert om misverstanden tijdens de uitvoering van de processen te voorkomen.

Misbruik Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte (te hoge) overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

7

Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van informatie betreft een bewuste misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Misbruik wordt gelijk gesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Oneigenlijk gebruik Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van (te hoge) overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Bij oneigenlijk gebruik wordt feitelijk gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving. Daarmee zijn dergelijke handelingen niet onrechtmatig. Wel is sprake van het in strijd handelen met het doel en de strekking van de wet- en regelgeving. Indien de wet- en regelgeving oneigenlijk gebruik mogelijk maakt (‘de mazen van de wet”) is het blijkbaar noodzakelijk dat de wet- en regelgeving wordt aangepast en/of wordt duidelijker moet worden toegelicht.

Misbruik is dus onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet. Misbruik kan op basis van de bestaande regelgeving worden bestreden op grond van “onrechtmatigheid” en “fraude”. Oneigenlijk gebruik kan veelal slechts worden voorkomen door het aanpassen van regelgeving.

M&O-gevoeligheid M&O-gevoeligheid wordt opgevat als afhankelijkheid van derdengegevens. Van M&Ogevoeligheid is sprake "zodra de aanspraak op een uitkering, de verplichting om een heffing te betalen en/of de hoogte van een uitkering of heffing (in belangrijke mate) afhankelijk is van gegevens die door de belanghebbende zelf verstrekt moeten worden". In dit verband dient benadrukt te worden dat als een regeling op grond van deze definitie als M&Ogevoelig wordt aangeduid, dit niet wil zeggen dat er dus een ontoereikend M&O-beleid wordt gevoerd betreffende deze regeling. M&O-gevoelig omvat volgens deze definitie alle regelingen waar zich in eerste aanleg, op grond van het feit dat er een afhankelijkheid van derdengegevens bestaat, M&O kan voordoen.

Derdengegevens Derdengegevens worden gedefinieerd als gegevens afkomstig van natuurlijke of rechtspersonen buiten de gemeentelijke organisatie. Deze personen zijn verantwoordelijk voor de levering van gegevens voor de uitvoering van een regeling. De regeling kan betrekking hebben op de aanspraak op een uitkering of subsidie, de verplichting om een heffing te betalen en/of de hoogte van de uitkering, subsidie of heffing die afhankelijk is gesteld van de te leveren gegevens.

8

3

Reikwijdte van het begrip M&O-beleid in deze nota

Een aantal factoren is van invloed op de afbakening van het begrip M&O-beleid. Om het M&O-risico zoveel mogelijk te beperken is het van belang om inzicht te hebben in deze factoren. Risico’s in de doelgroep Naast de eerdergenoemde M&O-gevoeligheid dient gekeken te worden naar de risico’s van de doelgroep. Door middel van een risicoanalyse wordt bepaald welke klantgroepen een verhoogd risico op fraude hebben. Hierbij geldt hoe meer risico, hoe intensiever de benodigde controle. Het resultaat van een risicoanalyse is een beschrijving van de kenmerken van cliënten die behoren tot een groep met een hogere fraudekans, en dus in aanmerking komen voor een intensieve controle. Controlebeperkingen Verder zullen eventuele controlebeperkingen van invloed zijn. Dit zijn bijvoorbeeld wettelijke bepalingen die controle verhinderen (bijvoorbeeld privacy-wetgeving), wetten waarbij de controle is opgedragen aan instanties buiten de gemeente, politieke afwegingen in de gemeenteraad die hebben geleid tot het stellen van nadere grenzen aan de controle of een kosten/baten-analyse waaruit blijkt dat verdergaande controle ondoelmatig is. Bij controle moeten, gelet op de kosten en het nut van controle, keuzen gemaakt worden. Aan een stelsel van voorgeschreven controlehandelingen in een uitvoeringsorganisatie dient dan ook een weloverwogen geheel van keuzen (uitmondend in een beleid) ten grondslag te liggen.

Indien alle drie de vorengenoemde factoren zich tegelijkertijd voordoen is er sprake van een verhoogd risico op misbruik en oneigenlijk gebruik. De regelingen of processen waarbij deze situatie zich voordoet is onderwerp van deze nota.

9

In onderstaande figuur wordt e.e.a. schematische weergegeven:

risico's in doelgroep

M&O gevoeligheid van de regeling

controle beperkingen

verhoogde kans op misbruik of oneigenlijk gebruik

4

Uitgangspunten van het M&O beleid

Ten aanzien van het M&O beleid gelden de volgende uitgangspunten:

1. Misbruik en oneigenlijk gebruik dienen te worden tegen gegaan, teneinde te voorkomen dat bijvoorbeeld (te hoge) bijstand of subsidie wordt toegekend als gevolg van door derden (al dan niet bewust) onjuist verstrekte gegevens; 2. Bij de controle van de van derden ontvangen gegevens mag in de praktijk niet zonder meer van de juistheid van de door derden verstrekte gegevens worden uitgegaan; 3. Voorkomen is beter dan bestrijden. Elke overtreding heeft een negatieve uitwerking op het maatschappelijke en financiële draagvlak van wet- en regelgeving. Wanneer een overtreding is gepleegd, lukt het niet altijd om deze te signaleren en de rechtmatige situatie volledig te herstellen: voorkomen is dus beter; 4. Als zich toch overtredingen voordoen, moet zowel de signalering als constatering effectief zijn. Constatering is effectief, indien zoveel mogelijk overtredingen zo snel mogelijk gesignaleerd worden, en deze signalering zo snel mogelijk onderzocht wordt om de omvang van de overtreding vast te stellen; 5. Het overtreden mag niet lonen. Na constatering van de overtreding moet de rechtmatige situatie zo snel mogelijk hersteld worden, financieel voordeel weggenomen worden en indien nodig worden bestraft: overtreders dienen te ondervinden dat een overtreding niet loont.

10

5

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Het college van burgemeester en wethouders is primair verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. In de praktijk is dit in de dagelijkse gang van zaken opgedragen aan het ambtelijk management van de diensten. De diensten zijn verantwoordelijk voor de goede uitvoering en beheersing van hun activiteiten en daarom ook verantwoordelijk voor het ontwerpen en de uitvoering van de maatregelen en implementatie van de M&O-regelingen binnen de taakvelden van hun dienst. Bij de diensten zit immers ook de deskundigheid omtrent M&O-gevoelige activiteiten.

In de procesbeschrijvingen van de diensten zal onder meer aangegeven zijn dat de leiding wordt geïnformeerd over zaken die afwijken van de gebruikelijke procesgang van de uitvoering. De rapportage met betrekking tot deze afwijkingen, bijvoorbeeld het aantal geconstateerde M&O-gevallen ten opzichte van het verwachte aantal, vormt input voor nieuw beleid, de aanpassing van een gemeentelijke regeling of verordening, de aanpassing van de uitvoering of de inschakeling van de accountant.

Ondersteuning Ondersteuning wordt geboden door: Ø de accountant die in zijn managementletter of interim-rapportage zonodig verbeterpunten aangeeft, terwijl bij de controle van de jaarrekening een rechtmatigheidscontrole wordt uitgevoerd. De resultaten hiervan worden besproken, waarbij eventueel voorstellen worden gedaan tot bijstelling van het beleid. Aangezien het M&O beleid onderdeel uit maakt van de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening ligt het voor de hand om op dat moment een actueel beeld te krijgen van het gevoerde en te voeren M&O-beleid. Ø door middel van de nota misbruik en oneigenlijk gebruik wordt een handreiking gegeven waarin toetsings- en aandachtspunten voor het M&O-beleid zijn opgenomen.

6

Onderdelen van het M&O beleid

11

Zoals al eerder vermeld is de aandacht binnen de organisatie voor het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik niet nieuw. De gemeente Hilversum heeft in het verleden al diverse maatregelen getroffen rondom dit thema. De maatregelen gericht op het tegengaan van M&O worden als volgt weergegeven:

preventief Beleidsvoorbereiding en regelgeving

Evaluatie

en

Voorlichting

verantwoording Beleid controle vooraf

---------------------------------------------------------------------

repressief Beleid controle achteraf

Sanctiebeleid

Zoals uit bovenstaand schema blijkt wordt bij de maatregelen ter voorkoming en bestrijding van M&O onderscheid gemaakt tussen preventieve en repressieve maatregelen. Preventieve maatregelen zijn maatregelen die liggen vóór het moment van beschikken of betalen. Repressieve maatregelen zijn maatregelen na het moment van beschikken of betalen. Evaluatie en verantwoording hebben betrekking op beide soorten maatregelen.

Resterende onzekerheid Ondanks risicobeperkende maatregelen resteert vaak toch nog een bepaalde mate van onzekerheid over de rechtmatigheid, de zogenaamde “resterende onzekerheid”. Indien bij een toereikend M&Obeleid dat in voldoende mate is uitgevoerd toch een belangrijke (materiële) onzekerheid – die inherent

12

is aan de regeling – blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven.

13

7

Kaderstelling

7.1. Inventarisatie, analyse en beheersing van M&O-beleid geschiedt per dienst met inachtneming van de gemeentebreed geldende kaders:

a.

Beleidsvoorbereiding en regelgeving

Bij de voorbereiding van beleid, wetten en regelgeving wordt aandacht besteed aan M&O gevoelige aspecten van het voorgenomen beleid. Dit uit zich bijvoorbeeld in: - heldere definities; - vermindering van de afhankelijkheid van gegevens afkomstig van derden; - een nauwkeurige omschrijving van doel en doelgroep; - een slagvaardige reparatiewetgeving. In de regelgeving zijn sancties op misbruik opgenomen. De gemeente is hierbij deels afhankelijk van hogere wet- en regelgeving. Wel kan de gemeente bij de uitwerking van deze wetgeving in gemeentelijke verordeningen of beleidsregels de M&O aspecten hierbij betrekken.

b. Voorlichting Voorlichting heeft een preventieve werking bij het bestrijden van M&O. Via voorlichting worden burgers, bedrijven, instellingen etc., en ook medewerkers en bestuur op de hoogte gebracht van het bestaan en de inhoud en toepassing door het bestuur van de wet- en regelgeving. Voorlichting over het controle- en sanctiebeleid heeft een afschrikkend effect. Bij de voorlichting wordt daarom aangegeven dat misbruik of fraude bestuurlijke gevolgen zal hebben, dan wel zal worden bestraft.

c.

Controlebeleid

Door middel van controle wordt gesignaleerd of er sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik. Onder controlebeleid wordt verstaan het beleid dat zich richt op het toetsen van de door de belanghebbende verstrekte gegevens. Er wordt onderscheid gemaakt tussen controle vooraf en controle achteraf. Onder controle vooraf wordt verstaan de controle tot aan het moment van betaling of verlenen van de beschikking. Controle vooraf heeft een belangrijke “poortwachtersfunctie”. Mogelijke M&O-gevallen zullen bij controle vooraf worden gedetecteerd voordat tot betaling wordt overgegaan. Dit voorkomt het risico dat ten onrechte bedragen worden uitgekeerd. Controle achteraf omvat de controle nadat de betaling of beschikking heeft plaatsgevonden. Controle achteraf heeft een repressieve werking in het bestrijden van M&O; via controle achteraf kan M&O worden geconstateerd. Daarnaast dient ook op de naleving van de uitvoering van het M&O-beleid expliciet (interne) controles plaats te vinden. d.

Sanctiebeleid

14

Bij geconstateerd misbruik is een adequaat sanctiebeleid vereist. Een toereikend sanctiebeleid haalt ten minste het behaalde voordeel weg, dat wil zeggen dat teveel betaalde bedragen worden teruggevorderd of ten onrechte gederfde ontvangsten worden nageheven. Het sanctiebeleid wordt opgenomen in de regelgeving. In gevallen van misdrijven wordt aangifte gedaan bij het Openbaar Ministerie. Opgelegde sancties zullen een leereffect hebben, daarnaast heeft het ook een preventieve werking. e. Evaluatie Om tot verbetering in het M&O beleid te komen wordt periodiek geëvalueerd. Gebreken zullen worden ontdekt en hersteld wanneer in de fase van beleidsevaluatie expliciet aandacht wordt besteed aan M&O. Evaluatieprocedures zijn nodig voor zowel bestaande als nieuwe regelgeving. Naar aanleiding van evaluaties wordt een indicatie gegeven van de effectiviteit van het M&O beleid. Tevens wordt zicht verkregen op de toereikendheid van de controlemogelijkheden. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar bijlage B.

7.2. De informatie over M&O-beleid loopt via de reguliere planning & controlrapportages (gemeentelijk dasboard als onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering) vanuit de diensten naar gemeentebreed niveau. Op dat laatste niveau wordt de raad inzicht geboden in de uitvoering van het M&O beleid.

8.

Slot

15

In deze nota is aangegeven wat wij in de Gemeente Hilversum onder de begrippen misbruik en oneigenlijk gebruik verstaan, waarbij de reikwijdte van de begrippen is aangegeven. Daarnaast zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de uitvoering van het M&O-beleid vastgelegd. Op grond van de onderdelen, genoemd in hoofdstuk 6 zijn in hoofdstuk 7 de kaders aangegeven. Als hulpmiddel is in bijlage A het format voor de samenvatting van het M&O beleid per dienstspecifiek proces aangegeven. In bijlage B worden de gegeven onderdelen van de kaderstelling uitvoerig toegelicht. In bijlage C is de invulling gegeven voor de belangrijkste regelingen die als M&O-gevoelig worden aangemerkt.

16

Bijlagen

17

Bijlage A Format samenvatting M&O beleid (per dienstspecifiek proces)

(In te vullen op grond van de kaderstelling en de toelichting daarop)

Beleidsvoorbereiding en regelgeving

Voorlichting

Controlebeleid

Sanctiebeleid

Evaluatie

18

Bijlage B

B.1

Toelichting bij het M&O beleid

- Beleidsvoorbereiding en regelgeving

B.1.1 B.1.2 B.1.3

- Algemeen - Coördinatie en overleg - Uitvoering door derden

B.1.4 B.1.5.

- Uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid - Controlemogelijkheden

B 1.6

- Uitwisseling van gegevens

B.1.7

- Sanctiemogelijkheden

B.2 B.2 .1

B.3

- Voorlichting - Algemeen

- Controlebeleid

B.3.1

- Algemeen

B.3.2

- Uitvoeringsactiviteiten

B.3.3 B.3.4

- Interne controle op uitvoeringsactiviteiten - Effectiviteit van het controlebeleid

B.3.5 B.3.6.

- Handhavingsplan - Overige controleaspecten

B.4 B.4.1 B.4.2

- Sanctiebeleid - Algemeen - Effectiviteit van het sanctiebeleid

19

B.5

- Evaluatie en verantwoording

B.5.1

- Algemeen

B.5.2

- Quick scan

B.5.3

- Verantwoording over M&O-beleid

B.5.4

- De rol van de accountant

20

Toelichting bij het M&O beleid Deze bijlage dient als hulpmiddel voor de opzet en uitvoering van het M&O-beleid. Het is een uitdieping c.q. toelichting van de in de nota gegeven uitgangspunten. De indeling van deze bijlage is daarbij gebaseerd op verschillende typen M&O-maatregelen, zoals genoemd in de kaderstelling van hoofdstuk 7, waarbij voor elke stap de relevante aspecten, instrumenten en actoren aan de orde komen. Paragraaf B.1

B.1.I

Toelichting op beleidsvoorbereiding en regelgeving

Algemeen

Bij de voorbereiding van beleid, wetten en regelgeving wordt doorgaans aandacht besteed aan M&Ogevoelige aspecten van het voorgenomen beleid. Onder regelgeving wordt in dit verband verstaan de gemeentelijke verordeningen maar ook interne instructies en uitvoeringsbesluiten van college en management. Bij de beleidsvoorbereiding en –bepaling is het van belang dat al integraal aandacht wordt besteed aan de M&O-gevoelige aspecten van de voorgenomen regelgeving. De opzet van het M&O-beleid behoort in deze fase al in belangrijke mate te worden beoordeeld zodat dat daarmee rekening zal worden gehouden bij de uitvoering van de regeling. Hierbij is het van belang dat ook bezien wordt op welke wijze afspraken gemaakt worden over gegevensuitwisseling tussen de verschillende gemeentelijke afdelingen of diensten en indien noodzakelijk met externe instellingen. In deze fase moet zoveel mogelijk weergegeven worden door wie, wat wanneer gedaan wordt.

Voorop staat dat een regeling zodanig moet zijn opgebouwd dat de kans op misbruik of oneigenlijk gebruik van de regeling zo klein mogelijk is. Aspecten die hieraan zullen bijdragen zijn: - De moeite die men moet doen om misbruik te plegen moet zo groot mogelijk zijn (het mag niet te eenvoudig worden gemaakt); - de omvang van het te behalen voordeel van het misbruik dient steeds zo laag mogelijk te worden gehouden; - de veronderstelde pakkans moet zo hoog mogelijk lijken; - de mogelijkheid om door eigen handelen voordeel te behalen dient zo klein mogelijk te zijn; - veronderstelde gevolgen (sancties) van ontdekking van misbruik of oneigenlijk gebruik dienen dusdanig afschrikwekkend te zijn dat zij misbruik zoveel mogelijk voorkomen.

B.1.2 Coördinatie en overleg Voornemens die aanleiding geven tot nadere of nieuwe regelgeving worden door de betreffende dienst die het onderwerp primair uitvoert voorbereid. De betreffende dienst is daarbij verantwoordelijk voor het inschakelen van de relevante disciplines om te komen tot de regeling. Dit is ten aanzien van M&O aspecten bijvoorbeeld de juridische afdeling of de afdeling planning en control van de betreffende dienst zijn. Uiteraard is en blijft de verordenende bevoegdheid bij de raad. Dit impliceert met name dat de raad in de meeste gevallen autonoom is in het bepalen van de regelgeving. Wanneer echter een regeling wordt vastgesteld die in de praktijk op uitvoeringsproblemen stuit lijkt het raadzaam om dergelijke problemen al in een vroegtijdig stadium te signaleren om daar zo mogelijk op in te spelen. Om die reden is het raadzaam dat al in een vroegtijdig stadium met de externe instellingen die direct bij de regeling betrokken zijn overleg gepleegd wordt. Hiermee wordt tevens bereikt dat de regeling een hogere acceptatiegraad krijgt en zullen uitvoeringsproblemen worden voorkomen. Ook zal dit overleg een bijdrage leveren aan een

21

efficiëntere verkrijging en verwerking van de gegevens waardoor de administratieve lasten in een later stadium beperkt zullen blijven.

B.1.3

Uitvoering door derden

De uitvoering van een regeling kan worden overgedragen aan een bestuur van een orgaan buiten de gemeente. Het zal in veel gevallen dan gaan om een gemeenschappelijke regeling. Ook is het mogelijk dat bepaalde taken worden uitbesteed aan derden. In deze gevallen zal de gemeente weliswaar de uitvoering uitbesteden maar zullen toch de verantwoordelijkheden en bevoegdheden geregeld moeten worden. Daarbij is het van belang dat vooraf duidelijk wordt vastgelegd op welke wijze het toezicht zal worden uitgeoefend. In het kader van het bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik is het ook van belang te bepalen op welke wijze verantwoording wordt afgelegd en welke mogelijkheden de gemeente heeft om het voorgestane beleid af te dwingen. Dergelijke afspraken moeten worden vastgelegd in de regeling of in de met derden te sluiten contracten. Voorop staat in dergelijke gevallen dat de toezichthoudende verantwoordelijkheid eerst goed kan worden uitgevoerd wanneer de informatievoorziening optimaal is.

B.1.4

Uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid

In het voorgaande is al aangegeven dat bij de beleidsvoorbereiding de verschillende disciplines betrokken moeten worden. Dit geldt eveneens voor de uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid van de regelingen. Om die reden verdient het ook aanbeveling om al in het voortraject overleg te plegen met de toekomstige handhavers. Met de inbreng van deze disciplines zal bij het opstellen van de regels rekening gehouden worden. Vanuit dit oogpunt wordt een tweetal regels als uitgangspunt gesteld waaraan de regelgeving in het kader van de handhaving in iedere geval moet voldoen:

- Tot het treffen van een maatregel wordt niet besloten dan nadat is vastgesteld dat handhaving in voldoende mate te realiseren valt; - Vooraf wordt vastgesteld of handhaving langs bestuursrechtelijke, civielrechtelijke of strafrechtelijke weg, dan wel op andere wijze zal plaatsvinden.

Om te beoordelen of de regeling voldoet aan de eisen van uitvoerbaarheid moet voldaan worden aan een aantal criteria. De uitgangspunten worden als volgt samengevat: - Een regel moet zo weinig mogelijk ruimte laten voor interpretatieverschillen; - Uitzonderingssituaties moeten tot een minimum worden beperkt; - Regels moeten zo veel mogelijk zijn gericht op zichtbare dan wel volgens objectieve criteria vast te stellen feiten; - Regels moeten werkbaar zijn voor diegene op wie de regels van toepassing zijn en voor de handhavers.

22

B.1.5

Controlemogelijkheden

Voor een goede handhaafbaarheid moet een regeling voldoende controlemogelijkheden bieden. Gedacht wordt aan administratieve controles vooraf en achteraf, waarnemingen ter plaatse, boekenonderzoek en dergelijke. De controlemogelijkheden en bevoegdheden van de ambtelijke organisatie dienen duidelijk te worden geformuleerd en, waar zinvol, in de regeling opgenomen. Verder wordt voorzien in de verplichting voor de belanghebbende om binnen het raam van de regeling alle gegevens volledig en naar waarheid te verstrekken. Hierbij wordt de mogelijkheid opgenomen om nadere gegevens te laten verstrekken die voor de behandeling door de gemeentelijke organisatie wenselijk worden geacht. Nagegaan wordt of er specifieke controlebevindingen betreffende deze regeling dan wel bij vergelijkbare regeling zijn die tot een andere invulling van de risicoanalyse noodzaken. Hierbij wordt eveneens de mogelijkheid tot samenwerking met andere instanties betrokken. Controle hoeft overigens niet alleen door (gemeentelijke) overheidsinstanties plaats te vinden. Er bestaat immers ook de mogelijkheid van informele controle, waarbij er een kans op ontdekking en melding van het gedrag van de doelgroep door niet-overheidsinstanties plaatsvindt. (Voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld het gebruik van gegevens van dierenartsen, die gebruikt worden voor vaststelling van de belastingplicht in het kader van de hondenbelasting).

B.1.6

Uitwisseling van gegevens

Voor de uitvoering van de regelgeving wordt in toenemende mate een beroep gedaan op de gegevens vanuit de eigen bestanden maar ook op de gegevensbestanden van derden. Het is daarbij van belang dat vooraf een goede afstemming wordt gemaakt met de verschillende gegevensbeheerders en ook goede en sluitende afspraken. Bij het gebruik maken van gegevensbestanden van derden is het van belang dat aandacht wordt geschonken aan een aantal aspecten. In het bijzonder worden hier genoemd de aspecten als privacywetgeving (wordt de privacy van de burger of de instelling niet geschaad omdat naast de benodigde informatie ook inzicht wordt verkregen in informatie die niet ter zake doende is voor de het M&O-beleid). Tevens zal een beoordeling moeten worden gegeven of de gegevens van derden bruikbaar zijn voor het gestelde doel. En zeker niet onbelangrijk: wordt met behulp van de aanwezige technische hulpmiddelen toegang verkregen tot de gegevensbestanden van derden. Wanneer hiervoor verhoudingsgewijs te hoge kosten moeten worden gemaakt zal de vraag gesteld worden of de uitvoeringskosten van de regeling het doel niet voorbij schieten. In ieder geval is het van belang dat voordat een regeling in het besluitvormingstraject terecht komt er duidelijkheid is over de controlemogelijkheden.

23

B.1.7

Sanctiemogelijkheden

De mogelijkheid om bij niet-naleving een sanctie op te opleggen vergroot de handhaafbaarheid. Een regeling zonder sanctie beperkt daarentegen de handhaafbaarheid. Bezien moet worden of er een sanctie wenselijk en mogelijk is. Bevat een verordening een sanctie, dan wordt deze op zijn wenselijkheid en toepasbaarheid beoordeeld. Over de in de regeling op te nemen mogelijke sancties dient overleg met de juridische discipline te worden gevoerd, waarbij in het bijzonder de mogelijkheden tot het afdwingen van naleving beoordeeld worden. Daarnaast is een aantal andere aspecten van belang. Zo zal er in de regeling worden voorzien in het (tijdelijk) uitsluiten van degene die misbruik heeft gepleegd voor de toekomst. Om de afschrikwekkende werking van sancties te behouden is het aan te bevelen dat er terughoudend wordt omgegaan met kwijtscheldingen. De sanctiekans zou dus in het algemeen zo hoog mogelijk dienen te zijn. Het is voorts aan te bevelen dat de sanctie zodanig hoog is dat deze minimaal het ten onrechte genoten voordeel teniet doet. Bijzondere aandacht verdient het opsporen van recidivisten op het gebied van de fraude. Dit gebeurt mede door het gebruik maken van de gegevens over het gedrag van derden ten aanzien van de verschillende subsidies en belastingen van uit de bestanden van andere regelingen. Het is aan te bevelen (vooral ten aanzien van recidive) in het sanctiebeleid de mogelijkheid van een verscherping van de op te leggen sancties door te voeren. Naar gelang van de ernst van de overtreding, of de herhaling daarvan, zal de sanctie variabel zijn.

Paragraaf B.2

B.2.1

Toelichting op voorlichting

Algemeen

Als de regeling of verordening is vastgesteld is het van belang dat de regeling wordt gecommuniceerd met de instellingen of personen waarvoor de regeling bedoeld is. Tevens zal de regeling intern gecommuniceerd moeten worden met de uitvoerende medewerkers. Bij de voorlichting dient uitdrukkelijk aandacht te worden besteed aan de aspecten van het M&O-beleid. Hiervoor behoeven geen afzonderlijke trajecten te worden gevolgd maar wordt volstaan met de in de gemeente gebruikelijke voorlichtingsacties die extern gericht zijn (bijvoorbeeld.bijsluiter woonlastennota, brochures, internet, bijeenkomsten, presentaties, inzage leeskamer, interne voorlichting, enz). Een van de belangrijke doelstellingen van het geven van voorlichting is vooral om de acceptatiegraad van de regeling te verhogen. Wanneer een regeling niet geaccepteerd wordt zal de neiging tot nietnaleving van de regeling groter zijn dan wanneer de regeling wel wordt geaccepteerd. In het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik is voorlichting daarom een belangrijk middel. De invulling van de voorlichting hangt veelal samen met de doelgroep van de regeling. Hierbij wordt in de meeste gevallen aandacht besteed aan voorlichting over de aard, doelgroep en voorwaarden voor de regeling. In de voorlichting zal echter ook expliciet aandacht worden besteed aan het controle- en sanctiebeleid. Indien een regeling door derden wordt uitgevoerd wordt een deel van het M&O risico als het ware verplaatst daar deze uitvoerende instantie. Voorlichting over het voorkomen en bestrijden van M&O aan deze derden ligt dan ook voor de hand.

24

Paragraaf B.3

Toelichting op controlebeleid en –middelen

B.3.1 Algemeen Het controlebeleid is een belangrijk element van het M&O-beleid. Door middel van controle zal gesignaleerd worden of er sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik. Het controlebeleid wordt gedefinieerd als het beleid dat zich richt op de toetsing van gegevens die door derden/belanghebbenden zijn verstrekt. Toetsing en controle zullen plaatsvinden bij ontvangst van de gegevens en/of achteraf. Het college c.q. de directeuren van de diensten zijn verantwoordelijk voor het bepalen en uitvoeren van het controlebeleid. Daarbij moet onder meer aandacht worden besteed aan de planning, de selectie van objecten evenals de reikwijdte en diepgang en frequentie van de controle. Het is niet mogelijk alle onregelmatigheden te ontdekken en te corrigeren, omdat er aan de controle grenzen zijn van maatschappelijke, economische en vaktechnische aard. Het streven moet erop gericht zijn de meeste aandacht te geven daar waar dat gelet op basis van een gemaakte risicoanalyse het meest noodzakelijk is. Een risicoanalyse moet daarom deel uitmaken van het controlebeleid. Het controlebeleid is veelal onderdeel van het primaire proces. Het primaire proces is vervolgens weer onderdeel van de totale planning- en controlcyclus van de organisatie. De vragen van het toetsingskader voor dit onderdeel beginnen daarom met de vraag naar de planning- en controlcyclus, die de bedrijfs- en beleidsplannen aanstuurt en ondersteunt. De invulling van de controle is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de aard en omvang van de doelgroep en het inzicht in het M&O-risico. De invulling van de controle zal per regeling verschillen. De mate van controle zal variëren van integraal, steekproefsgewijs tot incidenteel. Hierbij speelt wederom de omvang en aard van de doelgroep een rol. Soms wordt op basis van risicoafweging de doelgroep opgesplitst, de mate van controle zal in zo’n situatie per subgroep verschillen. In andere gevallen wordt op basis van een risicoafweging besloten bepaalde aspecten slechts bij uitzondering te controleren. Doelmatigheid speelt hierbij een rol. De uitvoerende dienst c.q. afdeling dient te beoordelen of en in hoeverre de door derden verstrekte gegevens voldoende betrouwbaar zijn. In dit verband is het onder meer van belang dat onderzoek wordt gedaan naar de gezagsgetrouwheid van de doelgroep. Een goed geïntegreerd ontworpen regeling leidt ertoe dat de subsidievoorwaarden de mogelijkheid van inzage van alle door derden te verstrekken bewijsstukken voorschrijven. Dit leidt ertoe dat de beoordeling van deze bewijsstukken onderdeel uitmaakt van het uitvoeringsproces. De administratieve controle voor iedere aanvraag zal dan worden uitgevoerd voor die bewijsstukken die, gelet op de oorsprong van het document, als voldoende “hard” worden aangemerkt, voorbeelden zijn: notariële akten, kadastrale gegevens, door accountantskantoren gecertificeerde declaraties en jaarrekeningen enz. Indien bijgevoegde bewijsstukken niet voldoende zekerheid bieden dan moet de controle worden uitgebreid. Hierna wordt een aantal voorbeelden gegeven van mogelijke controles. Al deze vormen van controle kunnen zowel tijdens controle vooraf als achteraf worden gebruikt: -

externe accountantsverklaring instellen van auditteams bestandsvergelijkingen gebruiken van externe informatie eisen van aanvullende stukken gewaarmerkte gegevens onderzoek ter plaatse

25

B.3.2 Uitvoeringsactiviteiten De uitvoeringsactiviteiten worden onderscheiden in activiteiten met betrekking tot de aanvraag, de bevoorschotting, de vaststelling/afrekening en de betaling. Met betrekking tot de aanvraag en de vaststelling/afrekening worden enkele zaken vanuit het M&O-aspect belicht.

2. de aanvraag Onder meer om dubbele aanvragen te voorkomen verdient het aanbeveling een geïntegreerde administratie te voeren waarin per aanvrager en per aanvraag en in voorkomende gevallen per object, een geïntegreerde registratie aan te leggen. Hierin wordt de geschiedenis vanaf de aanvraag tot en met de toekenning c.q. vaststelling traceerbaar vastgelegd. Door middel van de gebruikerstoets is vastgesteld wat het geschikte pakket aan gegevens is dat bij een aanvraag moet worden ingediend. Een goed ontworpen regeling leidt ertoe dat in de voorwaarden alle door de belanghebbende te verstrekken bewijsstukken zijn voorgeschreven. In eerste instantie beoordeelt de uitvoerende afdeling in hoeverre het door de belanghebbende bij de aanvraag verstrekte pakket volledig is. In deze fase worden de gegevens, indien mogelijk, ook op aannemelijkheid beoordeeld. In tweede instantie vindt nadere controle van het aanvraagmateriaal plaats. De controle moet plaatsvinden in overeenstemming met de vooraf gegeven voorlichting over de regeling. De mate waarin wordt gecontroleerd, onder meer gebaseerd op een risicoanalyse, wordt vastgelegd in de werkinstructies c.q. de beschrijving van de administratieve organisatie. In de werkinstructies is tevens opgenomen of en in welke situaties van het controle-instrument gegevensuitwisseling met andere organisaties gebruik wordt gemaakt. Het spreekt vanzelf dat hierbij voldaan moet worden aan de eisen ten aanzien van privacybescherming zoals die zijn vastgelegd in wet- en regelgeving.

2. de vaststelling/afrekening Een vaststelling is een beschikking waarbij definitief wordt beslist dat de belanghebbende een bepaald bedrag ontvangt of een vergunning krijgt. In voorkomende gevallen dienen ten behoeve van de definitieve vaststelling de nodige “aanvullende” gegevens door de belanghebbende te worden verstrekt. In geval van niet-natuurlijke personen zullen dit bijvoorbeeld jaarrekeningen, voorzien van een accountantsverklaring, activiteitenverslagen met prestatiegegevens, aanvullende verklaringen over de naleving van de subsidiebepalingen enz. zijn. Bij budgetsubsidies zal moeten worden nagegaan of de gesubsidieerde instelling voldaan heeft aan de budgetafspraken. Deze moeten daarom vooraf duidelijk geformuleerd worden zodat deze slechts voor één uitleg vatbaar zijn en bij de afrekening geen aanleiding geven tot interpretatieverschillen. In geval van afrekening met natuurlijke personen zullen bijvoorbeeld “M&O-gevoelige zaken” als

26

definitieve opgave van het inkomen en winst uit onderneming worden genoemd, beide met betrekking tot het jaar waarin een subsidie of een uitkering enz. is genoten. Ook hier speelt gegevensuitwisseling een rol. In deze fase is het in voorkomende gevallen ook mogelijk gebruik te maken van onderzoeksbevindingen van een controleorgaan van derden, bijvoorbeeld accountantsverklaringen bij de jaarrekeningen van gesubsidieerde instellingen. Vanzelfsprekend is het in dit verband van belang dat de vakafdeling c.q. dienst goede afspraken maakt over de inschakeling van een controleorgaan van derden en deze afspraken goed vastlegt.

B.3.3 Interne controle op uitvoeringsactiviteiten Naast de controle met betrekking tot gegevens van derden zal er ook op de naleving van de uitvoering van het M&O-beleid expliciet (interne) controle plaatsvinden. Een belangrijke functie van de interne controle, zeker met betrekking tot de M&O-bestrijding, is gelegen in het tijdig signaleren van fouten in de uitvoeringsprocessen, opdat deze tijdig zullen worden gecorrigeerd. De voorgeschreven controlemaatregelen in een uitvoeringsproces hebben de bedoeling te waarborgen dat de uitkomsten van het proces goed zijn, d.w.z. voldoen aan de eraan te stellen eisen. Als onderdeel van het interne beheersingssysteem, dient er daarom controle te zijn die gericht is op het handelen van de functionarissen van de uitvoerende vakafdeling. Intern gerichte controle is van belang in verband met zaken als: -

samenspanning binnen de organisatie met belanghebbenden; aanvragen door eigen personeel; aanvragen door familie van personeelsleden; de behandeling van dergelijke aanvragen.

Daarnaast leidt de accountantscontrole tot een evaluerend oordeel over de toereikendheid van de belangrijkste interne controlemaatregelen. Het ligt hierbij voor de hand dat vooraf overleg gepleegd wordt met de accountant om na te gaan welke controlemaatregelen in het kader van de interne controle zullen worden uitgevoerd. In het externe controletraject van de accountant zal dit tot kostenbesparing leiden.

B.3.4 Effectiviteit van het controlebeleid In het licht van de beleidscyclus die een M&O-gevoelige regeling doorloopt is inzicht in de resultaten van de controle belangrijk. De resultaten van de controle zullen bijvoorbeeld leiden tot aanpassing van het controlebeleid en/of de regelgeving. Doorgaans worden gedetecteerde M&O-gevallen wel in de dossiers geregistreerd maar is er geen inzicht in de totale omvang hiervan. Ten behoeve van een kosten-baten afweging is naast inzicht in de resultaten van het controlebeleid ook inzicht in de kosten van de controle noodzakelijk. Doorgaans is het niet zinvol om een diepgaande controle uit te voeren, als de uitvoeringskosten van de controle de opbrengsten ruimschoots overschrijden. Echter diepgaande controle zal ook een preventieve werking hebben voor de toekomst.

27

B.3.5

Handhavingsplan

In een handhavingsplan wordt op basis van een volledige inventarisatie van de M&O-risico’s aangegeven welke controles en verificaties moeten worden verricht en met welke frequenties. Een voorbeeld van het opstellen van een handhavingsplan is de op basis van de Wet werk en Bijstand opgestelde regelingen ten behoeve van de handhaving van het M&O-beleid voor dit werkveld. Ten aanzien van het plan gelden de volgende eisen: - het plan geeft rekenschap van de noodzaak om voldoende zekerheid te verkrijgen over de juistheid van de door de belanghebbende overgelegde gegevens; - het plan bevat een inventarisatie van de controle-instrumenten; - aangegeven wordt hoe de controle-instrumenten worden ingezet. Daarbij dient te worden aangegeven bij welke bronnen gegevens worden gecontroleerd; - aangegeven wordt hoe met de beschikbare sancties en met de terugvordering wordt omgegaan; - aangegeven wordt hoe de voor controle beschikbare capaciteit en het budget wordt ingezet. De risico’s dienen eerst te worden geanalyseerd en concreet gemaakt.

Nadat het handhavingsplan is vastgesteld door het voor de betreffende regeling bevoegde orgaan (bij de Wet Werk en Bijstand is dit bijvoorbeeld de gemeenteraad) dient dit te worden vertaald naar werkinstructies en naar de administratieve organisatie. Na afloop van het jaar dient het bestuur in een verantwoordingsverslag aan te geven of en in hoeverre het handhavingsbeleid is gerealiseerd. Het bestuur is zelf gehouden aan te geven of het zijn doelstellingen heeft gerealiseerd. Deze verantwoording is tevens weer een bouwsteen voor het handhavingsplan van het volgende jaar, voorzover daar aanleiding toe is. Het jaarlijks indienen van een eindverantwoording laat overigens onverlet dat bij de tussentijdse managementrapportages aan het college en in de bestuursrapportages aan de raad eveneens informatie over ontwikkelingen worden opgenomen wanneer daar aanleiding toe is. Bepaalde elementen uit het handhavingsplan zullen tevens in een controleplan worden opgenomen.

B.3.6

Overige controleaspecten

Een goede voorlichting over controles en consequenties van misbruik (sancties) vormt een onderdeel van het controlebeleid. Hierbij is het van belang dat de controle in overeenstemming met de voorlichting plaatsvindt. Het is aan te bevelen even streng te controleren als men heeft voorgesteld in de voorlichting, anders tast dit de geloofwaardigheid van de controle en daarmee een grondslag van het M&O-beleid aan. Om het misbruik zo spoedig mogelijk te beëindigen, dienen controles snel en adequaat afgewerkt te worden. Effectieve controle leidt tot een redelijke pakkans. De effectiviteit van de controle wordt onder meer vergroot door een selectie te maken van risicovolle instellingen of personen. Bij het vormgeven van de controlemogelijkheden en het controlebeleid moet men zich bewust zijn van het feit dat er grenzen zijn aan de toepasbaarheid van administratieve en/of fysieke controles. Tevens zijn er grenzen van maatschappelijke aard zoals privacy en algemene beginselen van behoorlijk

28

bestuur. Dit impliceert tevens dat er steeds sprake zal zijn van resterende onzekerheid. Uiteraard zijn er ook grenzen te stellen aan de controles als gevolg van budgettaire limieten.

Paragraaf B.4

Toelichting op sanctiebeleid

B.4.1 Algemeen Door een toereikend sanctiebeleid zal adequaat gereageerd worden op geconstateerd misbruik en zal de hierdoor ontstane schade worden beperkt. Een toereikend sanctiebeleid dient tenminste het behaalde voordeel weg te halen, dat wil zeggen dat teveel betaalde bedragen worden teruggevorderd of ten onrechte gederfde ontvangsten worden nageheven. Het sanctiebeleid dient te zijn opgenomen in de regelgeving. Het opnemen van regels voor de naleving van gemeentelijke regelingen zonder dat daar sancties op staan draagt niet bij aan de effectiviteit van de regeling. Een voorbeeld maakt dit duidelijk: de subsidie- verordening bepaalt dat de gesubsidieerde instelling de begroting vóór 1 mei van het jaar waarvoor de subsidie wordt gevraagd moet inleveren. Als hier niet de sanctie aan wordt verbonden dat latere indiening leidt tot een korting op het subsidiebedrag of andere gevolgen voor de subsidiëring is deze bepaling een dode letter geworden en niet met strafmaatregelen afdwingbaar. Om de bepaling afdwingbaar te maken zal de verordening ook moeten bepalen wat de gevolgen zijn van het te late indienen.

De volgende sancties zijn bijvoorbeeld mogelijk: -terugbetaling -boetebetaling -opschorten betaling -intrekking besluit -korting op uitkering -uitsluiting van de regeling

De verordeningen waarin voorwaarden zijn opgenomen waaraan moet worden voldaan, zullen daarom een bepaling moeten kennen die duidelijk aangeeft welke sanctiemaatregel wordt uitgevoerd bij welke overtreding. Uiteraard zullen dergelijke bepalingen in de gemeentelijke regelingen achterwege blijven wanneer ter uitvoering van een regeling hogere wetgeving van toepassing is. Voorbeeld hiervan is dat bij de gemeentelijke belastingheffing de algemene wet inzake rijksbelastingen van toepassing is met alle sanctiemogelijkheden die daarin opgenomen zijn. Ondanks de mogelijkheid een financiële sanctie op te leggen wordt hiervan niet altijd gebruik gemaakt, bijvoorbeeld indien de gemeente van oordeel is dat de uitvoering van een dergelijke sanctie een maatschappelijk ongewenst effect zal veroorzaken. Bijvoorbeeld bij sommige instellingen is sprake van afhankelijkheid van de subsidiegelden. Het opleggen van een sanctie zal in zo’n geval gevolgen hebben voor de uitvoering van het beleid. Bij duurzame relaties met cliënten wordt vaak oplossingsgericht gedacht. Ondanks gemotiveerde redenen voor een soepele toepassing van het sanctiebeleid geldt als uitgangspunt dat indien in de regelgeving een sanctie is voorzien, deze in voorkomende gevallen ook zou moeten worden toegepast. Immers symbolisch beleid dient te worden vermeden. Mochten er 29

zwaarwegende redenen zijn de betreffende sanctie niet ten uitvoering te brengen, dan moet dit tot uitdrukking komen in het terugvorderings- en kwijtscheldingsbeleid. Eventueel zal worden overwogen niet-financiële sancties in de regeling op te nemen, bijvoorbeeld vervanging van het bestuur, ontbinding van een overeenkomst of intrekking van een erkenning.

B.4.2 Effectiviteit van het sanctiebeleid Voor inzicht in de effecten van het gevoerde beleid is het van belang te beschikken over informatie over de resultaten van het sanctiebeleid. Hiertoe zullen bijvoorbeeld het aantal opgelegde sancties per regeling worden geregistreerd. In het algemeen wordt door middel van controles zichtbaar of door belanghebbenden misbruik of oneigenlijk gebruik van de regeling is gemaakt. In het geval van misbruik dient vervolgens beoordeeld te worden of er een sanctie, en zo ja welke, opgelegd moet worden. In de werkprocessen en – instructies wordt onder meer beschreven hoe en door wie een sanctieproces wordt geïnitieerd en hoe de voortgang van dat proces wordt bewaakt.

Paragraaf B.5 Toelichting op evaluatie en verantwoording

B.5.1 Algemeen Of de goede activiteiten ter voorkoming en bestrijding van M&O worden ontplooid zal blijken aan de hand van de rapportages waarin de bevindingen voor onder meer de evaluatie worden opgenomen. Op grond van de bepalingen van artikel 213a van de Gemeentewet zal ieder organisatieonderdeel periodiek op doelmatigheid worden beoordeeld terwijl de verordening op grond van artikel 212 hetzelfde voorschrijft met betrekking tot de rechtmatigheidsonderzoeken. Deze onderzoeken zijn tevens een instrument om de werking van het M&O-beleid te toetsen.

B.5.2

Quick scan

Door periodiek een quick scan uit voeren zal actueel inzicht worden verkregen in de toereikendheid van het M&O-beleid. Hoewel nieuwe regelingen uitgebreid getoetst zullen zijn, blijkt immers uit de dagelijkse praktijk pas het effect van de maatregelen op het terrein van bestrijden en voorkomen van M&O. Doel van een quick scan is het verkrijgen van een globaal totaaloverzicht van de opzet en/of werking van enkele aspecten van het M&O-beleid/M&O-maatregelen voor alle relevante regelingen. Hierbij wordt geïnventariseerd welke regelingen niet voldoen aan de meest essentiële voorwaarden en wordt in kaart gebracht welke regeling op basis van een (uitgebreide) toets op uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid zijn ontworpen. Verder worden de gegevens in het centraal toegankelijke overzicht beoordeeld op onvolkomenheden en onvolledigheden en worden deze onderworpen aan een lichte toets op feitelijke juistheid. Hierbij zal het onderzoek zich ook richten op voor de nabije toekomst actuele regelingen. Vanuit deze quick scan zal eventueel een verbeteractie ingezet worden. Het ligt voor de hand om in het kader van de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening op dat moment een actueel beeld te krijgen van het gevoerde en te voeren M&O-beleid.

30

B.5.3 Verantwoording over M&O-beleid

Periodiek verantwoorden Een dienst dient zich te verantwoorden over zowel het uit te voeren als het feitelijk uitgevoerde beleid. Dit geldt ook ten aanzien van het M&O-beleid, dat een belangrijk onderdeel vormt van het beleid. In de P&C kalender is opgenomen dat alle organisatieonderdelen zorgdragen voor het opstellen van tussentijdse rapportages. Deze rapportages zullen naast de gebruikelijke zaken ook dienen als rapportagemiddel voor het M&O-beleid evenals over de uitvoering daarvan. De paragraaf bedrijfsvoering is hiervoor de meest geëigende plaats.

Toelichting bij de financiële verantwoording Indien gebrek aan zekerheid bestaat als gevolg van M&O-problematiek en die onzekerheid van materieel belang is dient de dienst in de toelichting bij de financiële verantwoording per regeling waarvoor dit geldt expliciet in te gaan op ieder van de navolgende aspecten: - dat er sprake is van onzekerheid met betrekking tot de rechtmatigheid als gevolg van M&O; - een omschrijving van de aard van de gegevens van de belanghebbenden die aanleiding zijn van het gebrek aan zekerheid; - welke maatregelen zijn genomen ter voorkoming en bestrijding van M&O; - de reden waarom ondanks het gevoerde M&O-beleid een materieel gebrek aan zekerheid resteert; - indien mogelijk, een globale schatting van de omvang van de bestaande onzekerheid.

De omvang van de te nemen maatregelen wordt begrensd door eventuele beperkingen uit hoofde van wet-en regelgeving, zoals de privacywetgeving of door een te ongunstige verhouding tussen de kosten die aan de te nemen (extra) maatregelen zijn verbonden en het nut van die maatregelen. Onder nut dienen in dit verband niet alleen te worden verstaan de opbrengsten die worden behaald met het opsporen en terugvorderen c.q. naheffen van ten onrechte genoten of niet betaalde bedragen, maar ook de indirecte opbrengsten uit hoofde van het preventieve effect van de genomen maatregelen.

B.5.4

De rol van de accountant

De accountant controleert op grond van artikel 213 van de gemeentewet de getrouwheid van de lasten de baten en de balanspositie evenals de rechtmatige utvoering van financiële handelingen. Deze taakstelling impliceert ook dat de accountant een taak heeft op het gebied van de controle op de rechtmatige uitvoering van het M&O-beleid. Hij zal de handhavingsplannen toetsen op een juiste en volledige werking van het M&O-beleid en zal bovendien de omvang van de toetsen beoordelen. Vanuit zijn rol zal hij eveneens onderwerpen voor verbetering aangeven. Dit laatste behoort tot zijn natuurlijke adviesfunctie.

31

In zijn managementletter of interimrapportage zal hij zo nodig de verbeterpunten aangeven terwijl hij bij de controle van de jaarrekening een rechtmatigheidscontrole moet uitvoeren. In de rechtmatigheids-controle speelt de beoordeling van het M&O-beleid en de uitvoering daarvan een belangrijke rol. Dit houdt daarom in dat wanneer de accountant constateert dat het M&O-beleid op een juiste wijze is geïmplementeerd en de uitvoering goed gestalte wordt gegeven dit een belangrijke stap is om de goedkeurende verklaring voor de rechtmatigheid te behouden.

32

Bijlage C

M&O-gevoelige regelingen

In het kader van deze nota worden in de Gemeente Hilversum de volgende regelingen als M&O-gevoelig aangemerkt: - C1

Wet Werk en Bijstand

- C2

Wet Maatschappelijke Ondersteuning

- C3

Subsidies

- C4

Kwijtschelding belastingen

- C5

Hondenbelasting

- C6

Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

33

C1 - M&O-beleid Wet Werk en Bijstand Beleidsvoorbereiding en regelgeving Verordeningen Afstemmingsverordening 2007 (10-1-2007) Verordening cliëntenparticipatie WWB 2004 (8-12-2004) Verordening Handhaving Wet werk en bijstand (13-4-2005) Reïntegratieverordening Wet werk en bijstand (28-9-2006) Toeslagenverordening gemeente Hilversum 2007 (10-1-2007) Beleidsregels Het beleid is vastgelegd in het beleidsplan 2006 – 2007 (zie programma 2 sociale zaken programmabegroting 2008). Beleidsregels en beleidslijnen bij de reïntegratie verordening WWB Re-integratievisie “Werken aan Werk, Visie op re-integratie, strategie en aanpak (Raad 9 jan. 2008) Beleidsregels terugvordering WWB van de gemeente Hilversum (20-5-2008) Nota bijzondere bijstand Uitbreiding bijzondere bijstand Uitbreiding van de regeling vergoeding voor deelname aan activiteiten uit bijzondere bijstand

Voorlichting De verordeningen worden gepubliceerd op internet. Voorts worden (potentiële) cliënten van sociale zaken gewezen op hun rechten en plichten. Dit vond in het verleden plaats door middel van het uitreiken van een ‘informatiemap’ waarin de rechten en plichten staan vermeld en de consequenties van fraude. Het uitreiken is echter gestopt. Het nut van de informatiemap wordt niet betwist maar aan het onderhoud ervan (het redactioneel up-to-date houden) wordt geen prioriteit gegeven. In het verleden is de samenstelling, onderhouden en uitreiken onderdeel geweest van project Hoogwaardig Handhaven. Dat project is eenmalig gefinancierd. Na afloop van het project is er geen mankracht en tijd vrij gemaakt om het structureel voort te zetten en in de afdeling in te bedden. Via de nieuwe voorlichter van de afdeling wordt de zaak opgepakt. Het is de bedoeling dat er een digitaal handboek komt dat alle losse brochures en mapjes gaat vervangen. Daarnaast wordt de voorlichting in het kader van fraudebestrijding en het terugdringen van misbruik en oneigenlijk gebruik meegenomen in het nieuw te ontwikkelen handhavingsbeleid. De verwachting is dat dit beleid in 2009 zal worden ingevoerd.

Controlebeleid Het controlebeleid kan worden gedefinieerd als het beleid dat zich richt op de toetsing van door derden aangeleverde informatie en gegevens, op hun juistheid en volledigheid. In het kader van tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) wordt conform de handhavings-, de afstemmings-, de toeslagen- en de Reïntegratieverordening gehandeld. Toetsing vindt plaats zowel vooraf, tijdens de ontvangst van de gegevens en bewijsstukken, als achteraf. Om dit te bewerkstelligen zijn in de werkprocessen beschreven hoe de daadwerkelijke controles (validatie, verificatie, etc.) plaats moeten vinden. • In de administratieve organisatie en interne controle (AO-IC) zijn de werkprocessen en werkinstructies zodanig beschreven dat fraude en oneigenlijk gebruik van de voorzieningen te controleren zijn. Er worden aanvullende controlemaatregelen in de werkprocessen opgenomen zoals identificatieplicht, verificatie van vermogen en inkomsten, verificatie van woonsituaties

34

• •

•

• • •

•

•

• •

•

en gezinssituaties, bewijsstukken controles, huisbezoeken waar nodig, etc. Dit gebeurt middels verificatie en validatie schema´s. Er wordt met risicoprofielen gewerkt om gerichte controles uit te voeren in geval van aanvragen van voorzieningen in het kader van vooral de WWB-uitkering. Er worden themacontroles uitgevoerd en tijdens die controles wordt gebruik gemaakt van diverse omgevingssoftware (bestanden) zoals die van RDW (rijksdienst wegverkeer), SUWINET, Inlichtingenbureau, etc. Overigens zijn er in 2008 geen themacontroles op projectbasis verricht. In het verleden (in 2005 en 2006) zijn twee projecten afgerond, te weten: project carwash (screenen van klanten met auto´s) en project waterproef (screenen van klanten met hoog waterverbruik als indicatie van samenwoning/meerdere woning op hetzelfde adres). Verder wordt door de administratieve krachten bestandscontrole verricht door de inkomens en vermogensgegevens van het inlichtingenbureau (IB) te vergelijken met de gegevens in onze bestanden. Indien daar aanleiding is worden de verstrekte uitkeringen teruggevorderd. Ook tijdens de maandelijkse interne controle door de medewerker bedrijfsvoering, worden de gegevens van de klanten in het SUWINET bestand vergeleken met die van de afdeling sociale zaken. Wederom indien de inkomsten in het SUWINT bestand niet door klanten zijn opgegeven dan volgt er een terugvordering en een maatregel (sanctie ofwel afstemming van de uitkering). Er zijn voorgeschreven formulieren om de voorzieningen aan te vragen, die de aanvragers voorzien van hun handtekeningen en verklaren dat zij naar waarheid te hebben ingevuld. De aanvragen, de bewijsstukken en de uitgevoerde controles worden in dossiers opgeborgen en zijn beschikbaar voor latere controles. Eventuele subsidies ten behoeve van kinderopvang en re-integratie doeleinden worden getoetst op rechtmatigheid van besteding, aan de hand van de regelgeving en verordeningen van de gemeente Hilversum. Er worden tussentijds en aan het eind van de rit zowel klanten als instellingen die voorzieningen hebben ontvangen, middels standaard formulieren en procedures gecontroleerd en gevraagd aan te tonen wat de wijze van besteding is van de verstrekte voorzieningen. In de tekening- en mandateringsregeling is beschreven wie welke bevoegdheden heeft om beschikkingen te tekenen, re-integratie inkopen te doen en subsidieverplichtingen aan te gaan namens de directeur van Dienst Inwoners. Functiescheidingen bij geautomatiseerde systemen worden middels autorisaties geregeld. Een medewerker kan hierdoor geen handelingen verrichten waartoe hij/zij niet is gemachtigd. Er wordt middels controlebeleid en op steekproefsgewijze rechtmatigheidsonderzoeken verricht. Er wordt dan beoordeeld of klanten aan al hun verplichtingen voldoen, of de hoogte van de norm en toeslag en vorm van uitkering nog passend zijn. Er worden ook themacontroles uitgevoerd om fraude en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Wij controleren dan steeds een andere groep klanten met een bepaalde gemeenschappelijke noemer. Dit is voor de dienst efficiënt en een effectieve manier van controleren van rechtmatigheid en doelmatigheid van verstrekte voorzieningen en subsidies. Een themacontrole kan bijvoorbeeld zijn controle op aantal, de 30 hoogste verstrekte bijzondere bijstandsuitkeringen, controle op ingeleverde rechtmatigheidsonderzoeksformulieren (ROFjes), controle op toepassen van juiste offerteprocedure bij re-integratie inkopen, etc.

Sanctiebeleid In het algemeen geldt dat als gebruikers van het bestaan van de regelingen weten dat er wel wordt gecontroleerd, maar dat er bij onregelmatigheden geen sancties of boete worden opgelegd, de gebruikers eerder geneigd zijn tot misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Daarom hoort er bij al onze voorzieningen een afstemmingsbeleid (sanctiebeleid). Daarmee wordt het behaalde voordeel uit hoofde van M&O weggenomen. De afstemmingsbepalingen zijn bijvoorbeeld: het terugvorderen van ten onrechte of te veel verstrekte uitkeringen en subsidies, intrekken van uitkeringen, boven bepaalde fraude gevallen (> € 6000)

35

overdracht naar regionale sociale recherche te Bussum en aangifte bij politie. Al deze maatregelen zijn expliciet opgenomen in de afstemmingsverordening en in de Re-integratieverordening. Bij het opleggen van maatregelen en treffen van sancties worden aandacht besteed aan onder andere de volgende aandachtspunten: • Wanneer sanctie wordt opgelegd (afstemming treffen) en op welke wijze wordt die nageleefd (intrekken van recht bijstand/subsidie, terugvorderen, maatregel opleggen, etc.) • Waaruit bestaat de sanctie/afstemmingmaatregel per geval. In gelijke gevallen worden gelijk gehandeld. De sanctie/afstemming hangt af van de soort, duur en hoogte van de fraude/oneigenlijk gebruik. • Te volgen procedures bij afstemmen van uitkeringen en terugvorderingen, intrekkingen, herzieningen, etc. • Wijze van voorlichting van sanctie/afstemmingbeleid aan klanten/gebruikers. Dat wordt geregeld middels informatiemapjes welke aan klanten worden uitgereikt en middels de beschikkingen die de aanvragers mee krijgen zodra de voorzieningen worden toegekend. Verder wordt bij iedere overtreding van de wet en bij iedere constatering van M&O dit aan de overtreder meegedeeld middels beschikking en een kopie van de beschikking komt in zijn/haar dossier. Hierdoor en door rapportage is het voor het management en de accountant mogelijk om zich een oordeel te vormen over de uitvoering van sanctiebeleid (afstemmingsbeleid) als onderdeel van het M&O-beleid.

Evaluatie In principe wordt bij het verrichten van de interne controles, audits op de processen, kwaliteitscontroles via ‘kwaliteitsmedewerkers en consulenten handhaving’, aandacht besteed aan fraude en oneigenlijk gebruik van de voorzieningen die door de dienst worden verstrekt aan de klanten. Uit de evaluatie handhaving 2007 blijkt dat de inzet van ‘consulenten handhaving’ aan de kop van het proces, minder instroom oplevert. Dit levert tijdwinst op die weer wordt ingezet voor de afhandeling van fraudesignalen, themacontroles en bevordering van fraudealertheid. De informatie die tijdens de uitvoering van de interne controles naar boven komt, wordt door de leiding van de dienst gebruikt om, indien nodig, de processen en procedures bij te sturen en aan te scherpen.

36

C2 - M&O-beleid Wet Maatschappelijke Ondersteuning Beleidsvoorbereiding en regelgeving Verordeningen Verordening Wet maatschappelijke ondersteuning (Raad 26-9-2006) Beleidsregels Besluit Maatschappelijke Ondersteuning Hilversum 2006 (B&W 14-11-2006). Beleidsregels en beleidslijnen behorende bij de Verordening Maatschapp. Ondersteuning (19-12-2006) Beleidsplan WMO ‘Werken aan kwaliteit van leven, vierjarig plan (Raad 6-12-2007) Reglement WMO Raad Hilversum (6-12-2007)

Voorlichting De voorlichting wordt gegeven via de consulenten in het WWZ-loket, via de website www.loketgooi.nl.; door publicatie van beleidstukken, verordeningen en dergelijke op de website www.hilversum.nl.; via WMO-folders bij het WWZ-loket en bij diverse maatschappelijke instellingen zoals VERSA, MEE, etcetera; door informatie op de seniorenpagina in de Gooi en Eembode alsmede door presentaties bij organisaties zoals de Ouderenbonden, Patiënten- en cliëntenorganisaties. De verordeningen worden gepubliceerd op internet. Voorts worden (potentiële) cliënten van sociale zaken gewezen op hun rechten en plichten. In de verordening wet maatschappelijke ondersteuning staat wanneer de voorziening aangevraagd en toegekend kan worden en welke de verplichtingen zijn verbonden aan de toekenning van de WMO voorzieningen. In elke beschikking staat o.a. de volgende standaardvoorwaarden en mededelingen met het oog om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan: Verplichtingen Aan de toekenning van het persoonsgebonden budget is een aantal verplichtingen verbonden. We zetten ze hieronder voor u op een rij: - U besteedt het budget alleen aan het doel waarvoor u het toegekend krijgt; - U koopt alleen kwalitatief verantwoorde zorg in; - Veranderingen in uw handicap/verhuizing/gezinssituatie geeft u op tijd aan ons door; - U zorgt voor een schriftelijke overeenkomst met de door u ingeschakelde zorgverlener; - U spreekt met deze zorgverlener af dat u een declaratie van hem/haar ontvangt, binnen zes weken na afloop van iedere 4 wekelijkse periode waarover u zorg ontvangt; - U betaalt de nota over die maand niet als de zorgverlener niet of te laat de declaratie stuurt; - Op de ondertekende declaratie staat in ieder geval: - Burger Service Nummer en de naam, het adres en de woonplaats van de zorgverlener - het uurtarief - de tijden waarop is gewerkt - het aantal betaalde uren - U laat ons op ons verzoek zien hoeveel en aan wie u betalingen heeft verricht. U dient van uw betalingen dan ook een goede administratie bij te houden. Dit voorkomt dat wij genoodzaakt zullen zijn gelden van u terug te vorderen. U bewaart de overeenkomsten en declaraties zeven jaar. U levert de overeenkomsten bij ons in als wij daarom vragen. Wijzigingen doorgeven U bent verplicht ons direct alles mee te delen waarvan u kunt weten dat het van invloed kan zijn op uw recht op huishoudelijke hulp. Dit betekent dat u wijzigingen van o.a. uw handicap of verhuizing onmiddellijk aan ons meldt. Wij verzoeken u hiervoor gebruik te maken van bijgevoegd mutatieformulier. Intrekken besluit

37

Wij kunnen dit besluit geheel of gedeeltelijk intrekken als: - u niet voldoet aan de voorwaarden van de Verordening Maatschappelijke Ondersteuning - blijkt dat u onjuiste gegevens heeft verstrekt waardoor wij een verkeerde beslissing hebben genomen.

Controlebeleid Het controlebeleid van WMO voorzieningen richt zich evenals de WWB regelingen op de toetsing van door klanten en instanties aangeleverde informatie en gegevens, op hun juistheid en volledigheid. In het kader van tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) wordt conform de Verordening Wet maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en Beleidsplan WMO 2007 “ Werken aan kwaliteit van leven” gehandeld. Toetsing vindt plaats zowel vooraf, tijdens de ontvangst van de gegevens en bewijsstukken, als achteraf. Om dit te bewerkstelligen zijn in de werkprocessen beschreven hoe de daadwerkelijke controles (validatie, verificatie, etc.) plaats moeten vinden. • In de administratieve organisatie en interne controle (AO-IC) zijn de werkprocessen en werkinstructies zodanig beschreven dat fraude en oneigenlijk gebruik van de voorzieningen te controleren zijn. Er worden aanvullende controlemaatregelen in de werkprocessen opgenomen zoals identificatieplicht, verificatie van vermogen en inkomsten, verificatie van woonsituaties (GBA controle) en gezinssituaties en verder bewijsstukken controles. • Er zijn voorgeschreven formulieren om de voorzieningen aan te vragen, die de aanvragers voorzien van hun handtekeningen, en verklaren dat zij naar waarheid hebben ingevuld. • De aanvragen, de bewijsstukken en de uitgevoerde controles, etc. worden in dossiers opgeborgen en zijn beschikbaar voor latere controles. • Eventuele subsidies en verstrekkingen aan zowel klanten als instellingen worden getoetst op rechtmatigheid van besteding, middels de regelgeving en verordeningen van de gemeente Hilversum. • Er worden tussentijds en aan het eind van de rit zowel klanten als instellingen die voorzieningen hebben ontvangen, middels standaard formulieren en procedures benaderd, gecontroleerd en gevraagd aan te tonen wat de wijze van besteding is van de aan hen verstrekte voorzieningen. • In de tekening- en mandateringsregeling is beschreven wie welke bevoegdheden heeft om beschikkingen te tekenen en subsidieverplichtingen aan te gaan namens de directeur van de Dienst Inwoners. • Functiescheidingen bij geautomatiseerde systemen worden middels autorisaties geregeld. Een medewerker kan hierdoor geen handelingen verrichten waartoe hij/zij niet is gemachtigd. • In de beleidsregel (WMO-beleidsplan 2007) is opgenomen dat iedere ontvanger van een Persoonsgebonden budget (PGB) de originele nota´s/facturen, eigen administratie met bewijsstukken van aangeschafte voorzieningen dient te bewaren. Volgens controlebeleid zou dan steekproefsgewijze controles plaatsvinden bij welke budgethouder/zorgontvanger deze stukken zullen worden opgevraagd om te controleren of de PGB besteed is aan het doel waarvoor het is verstrekt. Is het PGB niet conform de beschikking besteed dan volgt er terugvordering. • Er worden ook themacontroles uitgevoerd om fraude en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Wij controleren dan steeds een andere groep klanten met een bepaalde gemeenschappelijke noemer. Een themacontrole kan bijvoorbeeld zijn: controle op verstrekte voorzieningen in het kader van het leerlingenvervoer, controle op toepassen van juiste offerteprocedure bij inkopen van WMO- voorzieningen, controle op PGB-verstrekkingen, controle op juiste toepassing van mandatering, tekening van beschikkingen en ingekomen facturen en verplichtingen, etc.

Sanctiebeleid Er bestaat geen aparte afstemmingsverordening en of beleid ten aanzien van de WMO voorzieningen. Met andere woorden de afstemmingsverordening (sanctiebeleid) zoals opgenomen voor de Wet Werk

38

en Bijstand is niet van toepassing op de WMO voorzieningen. Wel de intrekking/herziening/terugvordering. In geval dat uit onderzoek blijkt dat een klant teveel of ten onrechte voorziening heeft gebruikt dan volgt er, analoog aan de WWB regelingen, een intrekking/herziening en terugvorderingbesluit. Evaluatie In principe wordt bij het verrichten van de interne controles, audits op de processen en kwaliteitscontroles via kwaliteitsmedewerkers, aandacht besteed aan fraude en oneigenlijk gebruik van de voorzieningen die door de dienst worden verstrekt aan de klanten. De informatie die tijdens de uitvoering van de interne controles naar boven komt, wordt door de leiding van de dienst gebruikt om, indien nodig, de processen en procedures bij te sturen en aan te scherpen.

39

C3 - M&O-beleid Subsidies Beleidsvoorbereiding en regelgeving Regelgeving en beleid met betrekking tot subsidies is vastgelegd in de volgende stukken: Wetten Algemene wet bestuursrecht Verordeningen Algemene subsidieverordening gemeente Hilversum 2006 Toelichting Algemene subsidieverordening gemeente Hilversum 2006 Beleidsregels Subsidieregeling maatschappelijk welzijn gemeente Hilversum 2006 Toelichting Subsidieregeling maatschappelijk welzijn gemeente Hilversum 2006 Beleidsregel met betrekking tot reserves en voorzieningen gesubsidieerde instellingen 2006 Toelichting Beleidsregel met betrekking tot reserves en voorzieningen gesubsidieerde instellingen 2006 Beleidsregel en voorwaarden voor incidentele activiteiten op het terrein van cultuur 2008 In de vorengenoemde regelgeving wordt op de volgende manier aandacht besteed aan de M&Oaspecten: Algemene wet bestuursrecht In titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht staan bepalingen die betrekking hebben op de subsidies. De bepalingen zijn vooral van toepassing op de subsidieverleningen, verplichtingen van de subsidieontvanger, subsidievaststellingen, intrekken of wijziging van de subsidieverlening, intrekken of wijziging van de subsidievaststellingen en betaling en terugvordering. De gemeentelijke subsidieverordening of beleidsregels verwijzen soms ook uitdrukkelijk naar artikelen in de Algemene wet bestuursrecht. De Algemene wet bestuursrecht is de kapstok om subsidies te kunnen intrekken, wijzigen en terug te vorderen in het kader van het M&O-beleid Hilversum. Algemene subsidieverordening gemeente Hilversum 2006 De algemene subsidieverordening vindt zijn oorsprong in de artikelen 149 en 156 van de Gemeentewet en artikel 4:23 van de Algemene wet bestuursrecht. Deze verordening geeft aan in welke gevallen subsidie kan worden verleend, wanneer de subsidie geweigerd moet worden, bevoegdheid voor het vaststellen van subsidieregeling en aan welke voorwaarden een subsidieregeling moet voldoen. Onder deze voorwaarden kan controle op de subsidieverlening plaatsvinden, zodat misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidiegelden kan worden voorkomen. Subsidieregeling maatschappelijk welzijn gemeente Hilversum 2006 De subsidieregeling geeft aan binnen welke programma´s en onder welke voorwaarden structurele of incidentele subsidie´s kunnen worden verleend. Subsidieaanvragen die niet in een programma zijn vastgelegd mogen niet worden verleend. Beleidsregels De bovengenoemde beleidsregels geven nadere regels onder welke voorwaarden een subsidie kan worden verleend. De beleidsregels kunnen betrekking hebben op het vermogen, reserves en voorzieningen die een subsidieaanvrager mag hebben zonder dat dit gevolgen heeft voor de

40

subsidieaanvraag. Ook kunnen er specifieke voorwaarden in opgenomen zijn om subsidie te kunnen verlenen.

Voorlichting Elke gesubsidieerde instelling heeft een exemplaar van de verordening ontvangen. De nota en de jaarlijkse verdeling (verdeelmaatstaf) van de subsidiebedragen over de diverse instellingen liggen voor iedereen ter inzage bij de afdeling beheer & exploitatie aan de Koninginneweg 10 en in de burgerleeskamer in het pand van de afdeling publiekszaken aan het Melkpad 26. Verder zijn de nota en verdeling in te zien en te downloaden op de website van de gemeente Hilversum. De jaarlijkse verdeling wordt eveneens het gepubliceerd in de gemeentelijke informatiepagina “Raadhuis aan huis” in de Gooi en Eembode. Structureel gesubsidieerde instellingen ontvangen het begin van het jaar de richtlijnenbrief voor de aanvraag van de subsidie het jaar daarop. Hierin staat vermeld, dat op de aanvragen van subsidie, de Algemene Wet bestuursrecht, de Algemene subsidieverordening Hilversum en de Subsidieregeling Maatschappelijke Welzijn en Beleidsregels van toepassing is.

Controlebeleid

Aanvraag (controle vooraf) Voor 1 mei moet de subsidieaanvraag, inhoudende activiteitenplan en kostenraming zo mogelijk in meerjarenperspectief, voor het komende jaar en een inhoudelijk en financieel verslag met balans over het afgelopen jaar worden ingediend. Vervolgens worden in de periode mei tot en met augustus onderhandeld met de instellingen over de activiteiten die voor subsidiëring in aanmerking komen, het subsidiebedrag, de termijn van subsidiëring, afspraken over de inzichtelijkheid van de afgesproken prestaties en verdere voorschriften. Dit kan worden vastgelegd in een uitvoeringskomst. Op het moment dat de ondertekende uitvoeringsovereenkomst is ontvangen, zal de subsidiebeschikking worden verzonden.

Vaststelling (controle achteraf) De financiële administratie van de instelling moet zodanig zijn ingericht dat de exploitatieresultaten en de vermogenspositie daaruit op eenvoudige wijze duidelijk worden. Het college kan bindende voorschriften geven voor de inrichting van de begroting, de financiële administratie en de jaarrekening. De instelling kan worden verplicht aan door het college daartoe aangewezen ambtenaar inzage te geven in de financiële administratie en inlichtingen te geven over en controle toe te staan op de werkzaamheden en/of het financiële beheer. De instelling kan worden verplicht de controle op het financiële beheer op te dragen aan een registeraccountant.

Interne controle op de uitvoering

41

De coördinatie van het proces valt onder verantwoording van de Sectie Onderwijs en Welzijn zoals voortgang, termijnen van aanvraag en vaststelling. De medewerkers van de afdeling beleid en beheer & exploitatie zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het feitelijke subsidieproces. Als leidraad zijn beoordelingsformulieren opgesteld, waarvan de volledigheid wordt beoordeeld door de financiële medewerkers van B&E. Dit geldt zowel voor de subsidieverlening als voor de subsidievaststelling. Sanctiebeleid Het sanctiebeleid met betrekking tot M&O kan als volgt worden weergegeven: Artikel 57 (Algemene wet bestuursrecht) Terugvordering Onverschuldigde betaalde subsidiebedragen en voorschotten kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, dan wel de handeling als bedoeld in artikel 4:49, eerste lid, onderdeel c Algemene wet bestuursrecht heeft plaatsgevonden, nog geen vijf jaren zijn verstreken. Het bestuursorgaan kan ook het terug te vorderen bedrag verrekenen met een aan dezelfde subsidieontvanger voor dezelfde activiteiten verstrekte subsidie voor een ander tijdvak. Verder is in de Subsidieregeling maatschappelijk welzijn gemeente Hilversum 2006 de volgende tekst opgenomen met betrekking tot een te late indiening van een subsidieaanvraag: Artikel 4 Overschrijding termijn van indiening aanvraag 1. Bij overschrijding van de termijn genoemd in artikel 3 het eerste lid wordt de subsidieaanvraag niet in behandeling genomen, tenzij het tweede lid van dit artikel van toepassing is. 2. In zeer bijzondere gevallen kan het college afwijken van de in artikel 3 het eerste lid genoemde termijn indien de uitvoering van de beoogde activiteiten hierdoor onevenredig wordt geschaad.”

Evaluatie

De verordening bevat geen evaluatiebepaling. Wel is in het raadsvoorstel een evaluatiebepaling opgenomen. De bepaling houdt in dat evaluatie van de Algemene subsidieverordening 2006 en de bijbehorende subsidieregelingen vóór 1 januari 2010 plaatsvindt. Daarnaast is het mogelijk om tussentijds op hoofdlijnen te evalueren om na te gaan of enige aanpassingen noodzakelijk zijn. Evaluatie met betrekking tot M&O-aspecten vindt plaats door bijeenkomsten met medewerkers die bij het subsidieproces zijn betrokken.

42

C4 - M&O-beleid Kwijtschelding belastingen Beleidsvoorbereiding en regelgeving Verordeningen Kwijtscheldingsregels volgens Leidraad invordering gemeentelijke belastingen (landelijk) Invorderingswet 1990 Uitvoeringsregeling Invorderingwet 1990. Beleidsregels Beleidsregels voor het aanwijzen van een belastingplichtige in een keuzesituatie, vastgesteld door het hoofd van de afdeling Belastingen

Het verlenen van kwijtschelding van gemeentelijke heffingen is gebaseerd op de Gemeentewet, Invorderingswet 1990 en het daaraan gekoppelde Uitvoeringsregeling Invorderingwet 1990. Daarnaast gelden de door het college van B en W vastgestelde gemeentelijke beleidsregels kwijtschelding. Kwijtschelding kan worden verkregen op basis van een schriftelijk ingediend verzoek. In Hilversum is de kwijtscheldingsnorm al vele jaren vastgesteld op 100% van het bijstandsniveau. (= wettelijk maximum) Met ingang van 1 januari 2005 is de gemeente Hilversum geautomatiseerde (meerjarige) kwijtschelding toe gaan passen. Dit betekent dat sommige burgers gedurende een periode van 2 jaren geen kwijtscheldingsformulieren meer hoeven in te vullen en automatisch kwijtschelding van gemeentelijke Belastingen zullen krijgen. Dit betreft voornamelijk personen die een bijstands-, AOW- of een andere uitkering ontvangen. Op basis van wettelijke regelgeving vindt na twee jaar een toetsing van de betalingscapaciteit en het vermogen van de belastingschuldige plaats.

Voorlichting Voorlichting over (geautomatiseerde) kwijtschelding wordt verstrekt in de brochure “Bijsluiter woonlastennota”, op de internetsite en de gemeentelijke informatiepagina 'Raadhuis aan huis' in de Gooi en Eembode. Op de internetsite staat het onderwerp kwijtschelding en vermeldt de hierbij behorende link ‘aanvraagformulier, kwijtscheldingsformulier belasting’ dat: -Een aantal genoemde recente bewijsstukken bij de aanvraag dient te worden ingeleverd. Indien men dit niet doet dan volgt een herinneringsverzoek om alsnog stukken te overleggen. Indien dit niet tijdig gebeurt dan wordt de aanvraag afgewezen. In de voorlichting wordt aangeven, dat bij het in aanmerking komen voor geautomatiseerde kwijtschelding, de gemeente gegevens vergelijkt van personen die eerder kwijtschelding hebben gekregen, met de gegevens van personen die een bijstands-, AOW- of een andere uitkering ontvangen.

Controlebeleid Het verzoek wordt in behandeling genomen als het daarvoor bestemde kwijtscheldingsformulier volledig is ingevuld en de gevraagde bijlagen zijn verstrekt. Deze bijlagen verschaffen inzicht in de inkomsten van de aanvrager aan de hand van onder andere, bankafschriften, jaaropgave en huurspecificatie. Op grond van de verstrekte gegevens vindt toetsing van het verzoek plaats. Geautomatiseerde kwijtschelding:

43

Hierbij vindt een vergelijking plaats tussen de gegevens van de gemeente van personen die in eerdere jaren kwijtschelding hebben ontvangen, met de gegevens van personen die een bijstands-, AOW-, of andere uitkering ontvangen. Door deze vergelijking wordt een onderscheid gemaakt tussen personen die wel en personen die niet in aanmerking komen voor geautomatiseerde kwijtschelding in aanmerking.

De betalingscapaciteit en het vermogen van de belastingschuldige wordt regelmatig getoetst. De gemeente is wettelijk verplicht om na twee jaar te toetsen of men nog steeds in aanmerking komt voor kwijtschelding. Na twee achtereenvolgende jaren automatische kwijtschelding te hebben gekregen wordt in het daaropvolgende jaar een aanslag gezonden en kan de belastingschuldige weer een kwijtscheldingsverzoek indienen die op vermogen en inkomen wordt getoetst. Voordat de belastingplichtige de aanslag ontvangt wordt hij/zij door middel van een brief hierover geïnformeerd.

Sanctiebeleid Op het aanvraagformulier kwijtschelding is aangegeven dat het opzettelijk vermelden van onjuiste gegevens, het aanleveren van onvolledige gegevens of het ontbreken van informatie en specificaties, leidt tot afwijzing van het kwijtscheldingsverzoek. Afwijzing van het kwijtscheldingsverzoek vindt eveneens plaats als na de ‘gegevens check’ van de gemeente blijkt dat de aangeleverde gegevens niet conform zijn. Eventuele terugvordering van het kwijtgescholden bedrag is op publiekrechtelijke wijze niet mogelijk. De enige weg hiervoor is een kostbare civielrechtelijke procedure, waarbij de lasten de baten overstijgen.

Evaluatie Evaluatie met betrekking tot M&O-aspecten vindt plaats door middel van rapportages waarbij de beslissing op de kwijtscheldingsverzoeken een belangrijke indicator vormt. Toetsing en het accorderen van afgewezen, geheel en gedeeltelijke toegekende kwijtscheldingsverzoeken vindt plaats door respectievelijk een medewerker en een coördinator.

44

C5 - M&O-beleid Hondenbelasting Beleidsvoorbereiding en regelgeving Verordeningen Verordening Hondenbelasting 2008 Beleidsregels Beleidsregels voor het aanwijzen van een belastingplichtige in een keuzesituatie, vastgesteld door het hoofd van de afdeling Belastingen De verordening hondenbelasting is gebaseerd op, artikel 226 van de Gemeentewet. De hondenbelasting is aangemerkt als directe belasting. Deze aanwijzing is noodzakelijk om toepassing van artikel 31 e.v. van de AWR (Algemene Wet inzake Rijksbelastingen) betreffende de richtige heffing mogelijk te maken. Voorlichting Voorlichting over hondenbelasting wordt verstrekt in de brochure “Informatiewijzer woonlastennota”, op de internetsite en de gemeentelijke informatiepagina 'Raadhuis aan huis' in de Gooi en Eembode. Op de internetsite van de gemeente Hilversum staat het onderwerp ‘hondenbelasting’ en vermeldt de hierbij behorende links ‘direct uw hond aan- en afmelden’ en de ‘verordening hondenbelasting’ dat: -de meldplicht om aangifte te doen 14 dagen is. Indien de aangifte betrekking heeft op het afmelden van een hond dient er een schriftelijke verklaring te worden overlegd. Controlebeleid De ervaring leert dat een relatief groot aantal houders van honden verzuimt daarvan aangifte te doen bij de gemeente. Om de pakkans bij deze houders van honden te vergroten moet zoveel mogelijk jaarlijks een huis aan. huis controle uitgevoerd worden op het in bezit hebben van (een) hond(en). Indien blijkt dat er sprake is van hondenbezit, en hiervoor geen hondenbelasting wordt geheven, volgt een uitnodiging om een aangifteformulier in te vullen of een reactie te geven, waarna een aanslag wordt opgelegd op basis van de geconstateerde feiten tijdens de controle. Vijf jaar lang heeft de gemeente Hilversum geen huis aan huis controle uitgevoerd. In 2008 is een huis-aan-huiscontrole opgestart die begin 2009 is afgerond. Indien een bezwaarschrift wordt ingediend dient een bewijs te worden aangeleverd om het tegendeel te bewijzen. Het afmelden van een hond dient te allen tijde schriftelijk of door middel van DigiD te gebeuren. Sanctiebeleid Het sanctiebeleid met betrekking tot M&O kan als volgt worden weergegeven: Op het doen van aangifte voor de hondenbelasting is de AWR (Algemene Wet Rijksbelasting), die ook van toepassing is voor gemeentelijke belastingen/heffingen, van toepassing. Artikel 47 van de AWR bepaalt dat een ieder is gehouden om aan de inspecteur (bedoelde ambtenaar) de gegevens en inlichtingen te verstrekken die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn. Als hieraan geen gevolg wordt gegeven leidt dit tot omkering van de bewijslast in de bezwaar- en beroepsprocedure. Het toezenden van een aangiftebiljet hondenbelasting geschiedt aan hem/haar die vermoedelijk belastingplichtig is. Indien na circa drie weken het aangiftebiljet niet is ontvangen volgt een herinnering om aangifte te doen. In deze herinnering wordt nogmaals gewezen op de aangifteplicht en op wettelijke sancties die staan op een niet-tijdige of onjuiste aangifte en dat de verschuldigde

45

belasting altijd wordt geheven. In het bijzonder wordt in de herinneringsbrief vermeld dat indien de belastingplichtige de aangifte niet, dan wel niet binnen de gestelde termijn heeft gedaan, ook niet na een aanmaning daartoe, gelijktijdig met de vaststelling van de aanslag, een ‘verzuimboete’ kan worden opgelegd van maximaal 1.134 euro (artikel 67a AWR). Indien het aan opzet van de belastingplichtige is te wijten dat de aangifte niet, onjuist of onvolledig is gedaan, kan gelijktijdig met de vaststelling van de aanslag een ‘vergrijpbare boete’ worden opgelegd van maximaal 100% van de te weinig geheven belasting (artikel 67e AWR).

Evaluatie Evaluatie met betrekking tot M&O-aspecten vindt plaats door middel van rapportages waarbij het aantal bezwaarschriften een belangrijke indicator vormt. Het is mogelijk query´s te draaien waarbij de status van het aantal geregistreerde honden wordt gemonitord. Tevens wordt bij de jaarrekening een toelichting gegeven op het aantal gerealiseerde hondenaangiftes voor de hondenbelasting ten opzichte van de begroting. Toetsing en het accorderen van aan – en afmeldingen van honden vindt afzonderlijk plaats door respectievelijk een medewerker en een coördinator.

46

C6 - Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens De gemeentelijke basisadministratie (hierna: GBA) dient betrouwbare gegevens te bevatten. Voor de correctie bijhouding van de GBA zijn burgemeester en wethouders verantwoordelijk (artikel 2 Wet GBA) Ten aanzien van het actualiseren van de gemeentelijke basisadministratie is de gemeente afhankelijk van informatie die van de burger en instanties afkomstig is. Die verstrekte informatie kan onjuist zijn waardoor de gemeente of andere instanties nadeel kunnen ondervinden. Bij een verhuizing is de gemeente afhankelijk van de aangifte van betrokkene. Alle instanties die recht hebben op informatie uit de GBA, hebben er belang bij dat er juist is geregistreerd. Bijvoorbeeld heeft de Informatie Beheergroep er belang bij dat studenten die bij hun ouders wonen, zich niet elders als uitwonende inschrijven. Ze krijgen dan immers meer studiefinanciering. Daarnaast kan (als ongewenst neveneffect) een goede uitvoering van overheidstaken worden bemoeilijkt. Op grond van de Rampenwet registreert de afdeling Publiekszaken slachtoffers bij rampen. Bij een brand in een flat, dienen alle slachtoffers geëvacueerd te worden en elders ondergebracht te worden. Vaak is dat een opvanglokatie. Op deze lokatie worden de slachtoffers geregistreerd. Om er zeker van te zijn dat alle slachtoffers geregistreerd zijn, is het van belang dat alle inwoners van Hilversum zich daadwerkelijk inschrijven in de GBA. Helaas is dat niet altijd het geval en dat maakt de registratie en controle van de registratie lastig.

Beleidsvoorbereiding en regelgeving Verordening Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Hilversum 2007 Beleidsregels Handboek beveiliging

Voorlichting De verordening is gepubliceerd op internet. Informatie over de rechten en plichten van burgers met betrekking tot de gemeentelijke basisadministratie wordt verstrekt aan de burger bij de eerste inschrijving in de gemeente. Het handboek beveiliging wordt aan iedere nieuwe medewerker van de afdeling Publiekszaken verstrekt. De medewerkers worden geacht te handelen in overeenstemming met dit handboek. Controlebeleid Bij twijfel over de juistheid van persoonsgegevens in de basisadministratie bestaat voor de gemeente in ieder geval het recht om nadere informatie te vragen ingevolge artikel 70 lid 3 van de Wet GBA. Ook kan een adresonderzoek worden opgestart. Dit houdt in dat betrokkene diverse malen (waarvan eenmaal aangetekend) wordt aangeschreven met het verzoek zich te melden met het juiste adres. Wordt niet gereageerd, dan mag de gemeente ervan uitgaan dat betrokkene niet op het bewuste adres woont. Controle hiervan is mogelijk. In het verleden heeft de gemeente bij wijze van proef om extra informatie bij de aangifte gevraagd, zoals een kopie van een huurcontract of leveringsakte. Omdat dit geen vermindering van het aantal adresonderzoeken tot gevolg had, is hiermee gestopt. Een betere controlemethode zou zijn om ambtenaren het adres te laten bezoeken om te controleren of betrokkene er daadwerkelijk verblijft. Hiervoor is op dit moment geen mankracht aanwezig. Een oplossing zou kunnen zijn om te gaan samenwerken met Sociale Zaken. Op dit moment wordt onderzocht of dit mogelijk is. Briefadres/emigratie

47

Een briefadres kan worden gekozen indien een woonadres ontbreekt. Eerst zal moeten worden vastgesteld of iemand ergens woont. Is dat het geval, dan heeft die persoon geen recht op een briefadres. Financiële belangen kunnen sommige mensen ertoe zetten valselijk een briefadres bij de gemeente aan te vragen. Een houder van een briefadres hoeft geen onroerende zaaksbelasting te betalen. De persoon bij wie de aangever feitelijk woont, heeft recht op huurkorting als het briefadres wordt toegekend. Personen die verzwijgen in het buitenland te wonen en hier een briefadres houden, kunnen hier pensioen opbouwen en verzekerd blijven. Om dergelijke situaties te voorkomen, wordt bij de aangifte vragen gesteld over het verblijf van betrokkene. Aan de hand van de antwoorden op die vragen kan worden vastgesteld of er sprake is van een woonadres. De vragen zijn dusdanig geformuleerd dat niet voor de aanvrager duidelijk wordt waar de vragen op doelen. Naast de controle vooraf vindt er jaarlijks een controle plaats onder alle briefadreshouders. Aan deze personen wordt opnieuw (in persoon) dezelfde vragen gesteld. Blijkt uit de antwoorden duidelijk dat betrokkene ergens woont, dan wordt die persoon ambtshalve met woonadres ingeschreven. Wettelijke controle Met ingang van 1 april 2007 is de Wet GBA op een aantal punten gewijzigd. Afnemers worden verplicht de in het Besluit GBA aangewezen authentieke persoonsgegevens te gebruiken bij hun beslissingen en bij gerede twijfel omtrent de juistheid van deze gegevens dit aan gemeenten terug te melden. Dit komt ten goede aan de kwaliteit van de GBA en dat heeft weer voordelen voor alle op de GBA aangesloten instanties. Sanctiebeleid Geen

Evaluatie Geen

48