Inkoopprotocol
Definitief
Inkoopprotocol Gemeente Drimmelen
Vastgesteld door het college van B&W in zijn vergadering van 13-9-2011
1/23
Inkoopprotocol
Definitief
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Uitgangspunten 1.1 Waarom een inkoopprotocol? 1.2 Wat is inkoop? 1.3 Wat zijn de inkoopdoelstellingen van de gemeente? 1.4 Spelers, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden 1.5 Het inkoopproces Hoofdstuk 2: Fase inventariseren 2.1 Algemeen 2.2 Bepaal behoefte 2.3 Bepaal opdrachtwaarde 2.4 Bepaal type opdracht 2.5 Bepaal te volgen procedure 2.6 Bepaal inkoopstrategie Hoofdstuk 3: Fase specificeren 3.1 Algemeen 3.2 Beschrijf opdracht 3.3 Beschrijf reden opdracht 3.4 Beschrijf planning opdracht 3.5 Beschrijf uitvoering opdracht 3.6 Beschrijf gewenste hoeveelheden 3.7 Beschrijf contractuele voorwaarden 3.8 Beschrijf uitsluitingsgronden 3.9 Beschrijf selectiecriteria 3.10 Beschrijf gunningscriteria 3.11 Beschrijf beoordelingssystematiek 3.12 Beschrijf inkoopprocedure Hoofdstuk 4: Fase selecteren 4.1 Algemeen 4.2 Bepaal definitieve kandidatenlijst 4.3 Verzend de uitnodigingen / plaats aankondiging 4.4 Organiseer een schouwing (optioneel) 4.5 Verzamel de vragen 4.6 Verzend de antwoorden Hoofdstuk 5: Fase beoordelen 5.1 Algemeen 5.2 Ontvang de offertes 5.3 Toets compleetheid offertes 5.4 Toets geldigheid offertes 5.5 Beoordeel offertes Hoofdstuk 6: Fase contracteren 6.1 Algemeen 6.2 Verzend voorlopige gunning & afwijzingen 6.3 Verzend definitieve gunning & afwijzingen 6.4 Stel overeenkomst op 6.5 Gun de opdracht
2/23
Inkoopprotocol
Definitief
Hoofdstuk 7: Fase administreren 7.1 Algemeen 7.2 Bepaal resultaat 7.3 Stel dossier samen 7.4 Voeg overeenkomst toe aan contractenoverzicht 7.5 Plaats afkondiging (optioneel) Hoofdstuk 8: Afwijken van het protocol Bijlagen: 1 Begrippenlijst 2 Stappenplan inkoopproces 3 Inkoopkaart 4 Inkoopformulier 5 Inkoopvoorwaarden 6 Formulier aanvragen afwijking van inkoopbeleid 7 Overzicht strategische partners 8 Standaardformulering oriëntatieofferte 9 Handreiking: uitsluitingsgronden 10 Handreiking: selectiecriteria 11 Handreiking: gunningscriteria 12 Handreiking: voorbeeld beoordeling voor leveringen 13 Handreiking: voorbeeld beoordeling voor diensten 14 Handreiking: aanbestedingsvormen 15 Handreiking: contractvormen
Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en / of openbaar gemaakt door middel van druk, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke ander wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande toestemming van de gemeente.
3/23
Inkoopprotocol
Definitief
Hoofdstuk 1: Uitgangspunten 1.1 Waarom een inkoopprotocol? De gemeente koopt voor een groot deel van de begroting in bij externe partijen. Het is daarom begrijpelijk dat de gemeente aan haar burgers, maar ook aan haarzelf, verplicht is deze gelden zo efficiënt en zo effectief mogelijk in te zetten. De inkoop- en aanbestedingsprocessen dienen om dat te bereiken professioneel uitgevoerd worden. De belangrijkste op inkopen en aanbestedingen van toepassing zijnde wet- en regelgeving zijn: • • • • • • • •
Richtlijn 2004/18/EG; Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO); Wet Implementatie Rechtsbeschermingsrichtlijnen aanbesteden (WIRA); Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB); Wet Openbaar Bestuur (WOB); Gemeentewet; Overeenkomstenrecht, Burgerlijk Wetboek; Algemene wet bestuursrecht.
De belangrijkste op inkopen en aanbestedingen van toepassing zijnde gemeentelijke kaders zijn: • • • • • •
Coalitieakkoord 2010-2014; Financiële verordening; Integriteitsbeleid; Budgethoudersregeling; Mandaatregeling; Inkoop- en aanbestedingsbeleid.
De drie grondbeginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijn zijn transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Deze beginselen dient een gemeente op al haar inkopen en aanbestedingen toe te passen. Om te borgen dat alle van toepassing zijnde regelgeving op de juiste wijze wordt toegepast is dit inkoopprotocol opgesteld.
1.2 Wat is inkoop? Tot inkoop behoren in principe alle zaken waar een externe factuur tegenover staat. De gemeente ontvangt facturen indien een externe partij, over het algemeen na opdrachtverlening, een prestatie heeft verricht. Zo’n prestatie kan betrekking hebben op levering van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken. Een factuur kan ook een creditfactuur zijn, als er bij het verrichten van de prestatie tevens inkomsten gegenereerd worden. Zelfs indien gewerkt wordt met gesloten beurzen kan sprake zijn van inkoop. De woorden ‘inkoop’ en ‘aanbesteding’ kunnen door elkaar gebruikt worden. Het woord ‘inkoop’ wordt vaker gebruikt bij leveringen en diensten, het woord ‘aanbesteding’ wordt vaker gebruikt bij werken met een civieltechnisch karakter en bij inkopen boven de EU-drempel. Ook de inhuur van externen valt onder de definitie van inkoop en dus de werking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en daarmee ook dit protocol. De uitvoering van inhuur van externen ligt in bijna alle gevallen bij het Regionaal loopbaancentrum. Indien bij de besteding van gemeenschapsgeld dan wel de realisatie van publieke functies de e verantwoording voor de aanbesteding doorgelegd wordt aan een 3 partij dan wordt het gemeentelijk e beleid wel van toepassing verklaard. De 3 partij dient de Europese en nationale wetgeving onverkort toe te passen. Dit houdt in dat indien een opdrachtwaarde boven de drempel van Europees aanbesteden komt, een 3e partij verplicht een is Europese aanbesteding te volgen.
4/23
Inkoopprotocol
Definitief
1.3 Wat zijn de inkoopdoelstellingen van de gemeente? Het hoofddoel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het komen tot juridisch, maatschappelijk en inkooptechnisch verantwoord verwerven van benodigde producten, diensten en werken in de benodigde kwaliteit tegen de meest optimale prijs/kwaliteitverhouding. Dit hoofddoel is • • • • • • • •
uit te splitsen in een aantal subdoelstellingen: er wordt efficiënt omgegaan met beschikbare middelen & capaciteit; Europese, nationale en eigen regelgeving wordt nageleefd; de integriteit wordt zowel op bestuurlijk en ambtelijk niveau als aan de kant van de opdrachtnemer gewaarborgd; er is oog voor duurzaamheid; er is oog voor lokaal en regionaal ondernemerschap; er is oog voor specifieke doelgroepen; er is oog voor samenwerking; er is oog voor goed opdrachtgeverschap.
Tijdens het uitvoeren dient met alle van bovenstaande doelstellingen rekening gehouden te worden.
1.4 Spelers, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Er zijn een drietal belangrijke spelers te onderscheiden, namelijk: De (hoofd)budgethouder: De budgethouder is primair verantwoordelijk en de hoofdbudgethouder (afdelingshoofd) is integraal eindverantwoordelijk voor het inkoopproces. Belangrijk aandachtsgebied voor de budgethouder in dezen is de juiste toepassing van het inkoopprotocol en het invulling geven aan de beleidsdoelstellingen op het gebied van inkoop in zijn of haar inkooptrajecten. Zie ook de budgethoudersregeling / mandaatregeling. De materiedeskundige: De materiedeskundige adviseert over wat en deels het hoe en waar te kopen. De materiedeskundige is verantwoordelijk voor het opstellen van het vakinhoudelijke deel van de opdrachtspecificatie en keuzes qua, indien van toepassing, de uit te nodigen marktpartijen, de selectiecriteria en gunningscriteria. De inkoopadviseur: De inkoopadviseur adviseert over hoe en waar te kopen. De inkoopadviseur is verantwoordelijk voor het opstellen van het inkooptechnische deel van de opdracht. Daarnaast denkt hij of zij kritisch mee met de materiedeskundige over het vakinhoudelijke deel van de opdrachtspecificatie en de te maken keuzes. Het is mogelijk dat de budgethouder en materiedeskundige een en dezelfde persoon zijn, maar het kan ook zijn dat de materiedeskundige bijvoorbeeld een externe technisch adviseur is. De inkoopadviseur is niet bij alle inkooptrajecten betrokken (zie paragraaf 2.6). Bij de inkooptrajecten waar hij wel betrokken is, is dit niet altijd in dezelfde mate. Sommige inkooptrajecten kunnen in zijn geheel begeleid worden door de inkoopadviseur, bij andere trajecten kan het bijvoorbeeld alleen een toetsende rol betreffen. Voor de bovenstaande beschrijving is uitgegaan van een situatie waarbij de inkoopadviseur de procedure volledig begeleidt.
1.5 Het inkoopproces Het inkoopproces is onder te verdelen in de volgende fasen: inventariseren, specificeren, selecteren, beoordelen, contracteren en administreren. Daarna start de fase van uitvoering & beheer. In hoofdstuk 2 van dit protocol wordt het inkoopproces nader uitgewerkt, met name in de zin van welke stappen er per fase gezet dienen te worden. Per stap wordt waar mogelijk een aantal aandachtspunten genoemd.
5/23
Inkoopprotocol
Definitief
Hoofdstuk 2: Fase inventariseren 2.1 Algemeen Het bepalen van de behoefte in de eigen organisatie en vaststellen inkoopstrategie.
2.2 Bepaal behoefte Om de door de gemeente vastgestelde programma- en productdoelen te realiseren ontstaan er in de organisatie op allerlei terreinen behoeften. Behoeften kunnen worden ingevuld door werkzaamheden zelf uit te voeren of door producten of diensten van externe partijen te betrekken of werken door externe partijen uit te laten voeren. In fase 1 van het inkoopproces dient een aantal vragen te worden beantwoord: • Wat is de behoefte? • Moet om in de behoefte te voorzien iets ingekocht worden? • Welke financiële middelen zijn er nodig om in de behoefte te voorzien? • Zijn de benodigde middelen beschikbaar? • Is een inkooptraject of aanbesteding vereist? • Welke aanpak is vereist in geval van een inkooptraject? Bij de behoeftebepaling is het volgende van belang: Er moet iets gekocht worden, maar wat? Het is van belang niet te snel de meest voor de hand liggende oplossing te kiezen, maar eerst een goede probleemanalyse te maken. Het proces van behoeftebepaling is een dynamisch proces. De behoefte kan gedurende dit proces veranderen door bijvoorbeeld gewijzigd beleid of veranderende marktomstandigheden. Indien besloten wordt een werk of dienst in te kopen moet de behoeftebepaling zo nauwkeurig (is iets anders dan gedetailleerd) mogelijk omschreven worden. In de behoeftebepaling wordt niet de oplossing beschreven maar de voorwaarden waaraan deze oplossing moet voldoen. Dit vormt een kwalitatief juiste basis voor de start van een effectief inkoop- of aanbestedingstraject.
2.3 Bepaal opdrachtwaarde Om te kunnen bepalen welke aanpak vereist is voor de uitvoering van het inkooptraject, dient allereerst de opdrachtwaarde (ex. BTW) bepaald te worden. De opdrachtwaarde bestaat uit een optelsom van de eenmalige (investerings)kosten en de jaarlijkse kosten maal het aantal contractjaren (inclusief opties en opties tot verlenging). De jaarlijkse kosten kunnen ook bestaan uit abonnementskosten, licentiekosten, onderhoudskosten of kosten voor updates. Er dient geen onderscheid gemaakt te worden tussen koop, huur en/of lease. Ook mogelijke naleveringen of meerwerk dienen te worden ingecalculeerd. Indien de kosten niet in te schatten zijn, kan er een oriëntatieofferte worden aangevraagd bij een leverancier. Deze leverancier dient er duidelijk van op de hoogte te worden gebracht dat er sprake is van een oriëntatieofferte. Een oriëntatieofferte mag nooit gebruikt worden om daadwerkelijk tot opdrachtverstrekking over te gaan. Omdat oriëntatieoffertes een rechtmatigheidrisico met zich mee brengen, wordt geadviseerd de inkoopadviseur hierbij te betrekken. Bij het aanvragen van oriëntatieoffertes wordt gebruik gemaakt van de standaardformulering / standaardbrief (zie bijlage 8). Voor trajecten die boven de Europese drempel komen moet de inkoopadviseur betrokken worden bij de oriëntatieofferte. In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd. Hierbij geldt dat de opdrachtwaarde wordt vastgesteld door alle gelijksoortige behoeften van alle gemeentelijke organisatieonderdelen over de gehele contractperiode op te tellen. De gemeente Drimmelen wordt dus gezien als één opdrachtgever. Indien de opdracht een werk betreft van eenmalige aard, (bijvoorbeeld projecten als het asfalteren van een weg, de bouw van een gebouw) dan hoeven de gelijksoortige behoeften niet bij elkaar opgeteld te worden.
6/23
Inkoopprotocol
Definitief
Voor diensten geldt dat indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, moeten de behoeften over 48 maanden worden opgeteld. Met onbekend of onbepaald wordt hier bedoeld dat de contractperiode vooraf niet bepaald kan worden. Een raamovereenkomst mag niet voor langer dan 48 maanden worden gesloten tenzij hiervoor zwaarwegende redenen zijn (bijvoorbeeld terugverdienen investeringen door opdrachtnemer). Bij de bepaling van de opdrachtwaarde mogen eventuele opbrengsten niet verrekend worden met de kosten.
2.4 Bepaal type opdracht Om te kunnen bepalen welke aanpak vereist is voor de uitvoering van het inkooptraject, dient ook het opdrachttype bepaald te worden. Hierbij wordt de onderstaande driedeling gemaakt: Definitie werken Onder ‘werken’ wordt verstaan het uitvoeren van opdrachten van civieltechnische, bouwkundige of installatietechnische aard aan objecten die ertoe bestemd zijn een economische of technische functie te vervullen. Onderhoud en reparaties aan deze objecten vallen niet altijd onder de definitie van ‘werken’, maar soms juist onder de definitie van ‘diensten’. Definitie levering Onder ‘leveringen’ wordt verstaan opdrachten voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een of meerdere producten onder bezwarende titel. De bezwarende titel wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren ( respectievelijk de levering en de betaling). Producten worden gedefinieerd als alle roerende zaken, waar de opdrachtgever eigendom (of in het geval van huur of lease het gebruiksrecht over een bepaalde periode)van verwerft. Bijkomende werkzaamheden voor het leveren, aanbrengen of installeren van de producten worden als onderdeel van het product beschouwd. Definitie diensten Onder ‘diensten’ wordt verstaan opdrachten voor het verrichten van diensten onder bezwarende titel. De bezwarende titel wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de feitelijke prestatie en de betaling). Onder diensten worden alle prestaties begrepen die niet onder leveringen of werken vallen. De inhuur van derden dient te worden beschouwd als ‘dienst’. De inhuur van personeel voor de continuering van de bedrijfsvoering, dus bij vacatures en ziekte, is vrijgesteld van het inkoopbeleid, mits de geraamde opdrachtwaarde onder de Europese drempel blijft. De budgethouder is wel verantwoordelijk voor een correcte afweging bij de te kiezen kandidaat, de dossiervorming etc. Onduidelijk opdrachttype Indien de opdracht niet (gemakkelijk) te scharen is onder één van bovenstaande opdrachttypes, is de algemene richtlijn dat het type van toepassing is waar het grootste aandeel van de opdracht onder valt. Bij twijfel kan het juiste opdrachttype bepaald worden door advies te vragen aan de inkoopadviseur. Ook kan de de CPV-codelijst geraadpleegd worden, welke te vinden is op www.europadecentraal.nl.
7/23
Inkoopprotocol
Definitief
2.5 Bepaal te volgen procedure Om de te volgen inkoopprocedure te bepalen dient de opdrachtwaarde bepaald te worden. Zie ook paragraaf 2.3. Bij leveringen & diensten dienen de volgende procedures toegepast te worden: Categorie 1 2 3 4 5
Geraamde opdrachtwaarde (excl. BTW)
Minimaal te hanteren procedure
Minimaal aantal uit te nodigen partijen
vanaf de Europese drempel
Europees
N.V.T.
van € 125.000,- tot Europese drempel
Naar keuze openbaar of meervoudig onderhands
N.V.T. / 5
van € 15.000,- tot € 125.000,-
Meervoudig onderhands
3
van € 1.000,- tot € 15.000,-
Enkelvoudig onderhands
1
van € 0,- tot € 1.000,-
Betalingsbewijs volstaat
N.V.T.
Bij werken dienen de volgende procedures toegepast te worden: Categorie 1 2a 2b 3 4 5
Geraamde opdrachtwaarde (excl. BTW)
Minimaal te hanteren procedure
Minimaal aantal uit te nodigen partijen
vanaf de Europese drempel
Europees
N.V.T.
van € 500.000,- tot Europese drempel van € 350.000,- tot € 500.000
Naar keuze openbaar of meervoudig onderhands* Naar keuze openbaar of meervoudig onderhands*
N.V.T. / 6 N.V.T. / 4
van € 35.000,- tot € 350.000,-
Meervoudig onderhands
3
van € 1.000,- tot € 35.000,-
Enkelvoudig onderhands
1
van € 0,- tot € 1.000,-
Betalingsbewijs volstaat
N.V.T.
* Meervoudig onderhands na instemming door het College. In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een lichtere aanbestedingsprocedure te kunnen doorlopen. Een voorbeeld hiervan is het splitsen van een opdracht in soortgelijke deelopdrachten. Bij twijfel kiest de gemeente ervoor om een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om hiermee de objectiviteit, transparantie en voldoende concurrentie te waarborgen.
2.6 Bepaal inkoopstrategie De inkoopstrategie dient voorafgaand aan elk inkooptraject vastgelegd te worden in het inkoopformulier. Het inkoopformulier is opgedeeld in 2 delen. In deel 1 dient de strategie ingevuld te worden. Inkoopformulier Bij elk inkooptraject in de categorieën 1 t/m 3 is het invullen van een ‘inkoopformulier’ vereist. Het invullen van een ‘inkoopformulier’ is altijd de verantwoordelijkheid van de budgethouder. In het inkoopformulier (deel 1, de strategie) worden de keuzes die relevant zijn voor de aanbesteding vastgelegd. Bij het invullen van het inkoopformulier wordt bewust stilgestaan bij de inkoopdoelstellingen. Er is voldoende aandacht voor duurzaamheid (zowel sociaal als milieutechnisch, regionale werkgelegenheid, specifieke doelgroepen en samenwerking. Het invullen van het inkoopformulier wordt gedaan door de materiedeskundige, budgethouder en de inkoopadviseur samen. Het inkoopformulier is te vinden in bijlage 4.
8/23
Inkoopprotocol
Definitief
Inschakeling inkoopadviseur Bij elk inkooptraject in de categorieën 1 en 2, en voor werken 1 en 2a is de budgethouder verplicht om de inkoopadviseur te raadplegen om de inkoopstrategie vast te stellen. Voor reguliere RAW trajecten geldt een uitzondering. Aan het begin van elk jaar worden in één keer de inkoopstrategieën voor alle RAW trajecten voor dat jaar opgesteld. Bij elk inkooptraject voor diensten in de categorieën 1 en 2, en voor werken de categorieën 1 en 2a, is de budgethouder verplicht om de inkoopadviseur het inkooptraject te laten begeleiden. Kandidatenlijst: Een onderdeel van het bepalen van de inkoopstrategie is de kandidatenlijst. Het is van belang om na te gaan welke marktpartijen er zijn die de opdracht kunnen verzorgen. Er dient, indien mogelijk, te allen tijde dynamiek gehanteerd te worden in de bepaling van de kandidatenlijst. Als stelregel wordt gehanteerd dat bij elk traject ten minste één onbekende partij uitgenodigd wordt en ten minste twee regionale partijen, mits er regionale marktpartijen zijn voor dat specifieke vakgebied. Indien er onvoldoende kennis aanwezig is over de markt, kan een marktconsultatie gedaan worden. Om rechtmatigheidsproblemen te voorkomen, is het verstandig om als opdrachtgever slechts informatie te vragen en niet te geven. Het is namelijk niet toegestaan een kennisvoorsprong te geven aan de marktpartijen die worden betrokken bij de marktconsultatie. Indien gekozen wordt om een marktconsultatie te doen, kan hierbij een inkoopadviseur betrokken worden. Als het (de verwachting is dat het) een Europese aanbestedingsprocedure betreft, dient de inkoopadviseur hierbij betrokken te worden. Keuze contractvorm: Een onderdeel van het bepalen van de inkoopstrategie is de contractvorm. De meest gangbare vormen van contracten zijn reguliere koop-, diensten- of aannemersovereenkomsten. Daarnaast zijn er een aantal contractvormen die minder vaak voorkomen, maar voor specifieke behoeften een grote toegevoegde waarde hebben. Dit zijn innovatieve contractvormen als bouwteam, turnkey of design & construct. Dit soort contracten vergen over het algemeen meer tijd en expertise. Andere voorbeelden zijn raamcontracten of contracten die voortvloeien uit een aanbesteding met voorselectie of een concurrentie gerichte dialoog. Sociaal inkopen: Een onderdeel van de inkoopstrategie is het bepalen of sociaal kan worden ingekocht. Onder sociaal inkopen wordt verstaan: het zorgen dat doelgroepen met een afstand tot de arbeidsmarkt worden ingezet bij de uitvoering van de opdracht. Dit geldt met name voor inwoners in onze gemeente/regio die zijn aangewezen op de Wet Sociale Werkvoorziening. (maar ook andere doelgroepen zoals bijvoorbeeld inwoners die zijn aangewezen op de Wet werk en bijstand (Wwb), allochtonen en jongeren). Hiervoor zijn twee standaard mogelijkheden binnen de Europese regelgeving, namelijk: •
Opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen: Artikel 19 BAO waarin wij de deelneming aan procedures voor de gunning van opdrachten willen voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen als bedoeld in artikel 1, onderdeel e, van het Besluit uitvoering sociale werkvoorziening en begeleid werken, voor zover de meerderheid van de bij de uitvoering van de betreffende opdracht betrokken werknemers personen zijn met een handicap die wegens de aard of de ernst van hun handicaps geen beroepsactiviteiten in normale omstandigheden kunnen uitoefenen. In aanbestedingen van deze opdrachten zullen wij dit voorbehoud aan sociale werkvoorzieningen expliciet vermelden.
•
Eisen van een bepaalde inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt: Artikel 26 BAO waarin de mogelijkheid is opgenomen voor bepaalde opdrachten in de betreffende bestekken c.q. Programma’s van Eisen, de voorwaarde op te nemen dat minimaal 50% van de met uitvoering betrokken medewerkers een Sw-geïndiceerde betreft. Dit artikel zal tevens worden toegepast om voor anderen met een achterstand tot de reguliere arbeidsmarkt een percentage op
9/23
Inkoopprotocol
Definitief
te nemen waarin zij in het werk – hetzij middels een dienstverband dan wel via een leerwerktraject – betrokken zal worden. Naast de bovenstaande mogelijkheden zijn er nog 2 alternatieven, die echter minder eenvoudig toe te passen zijn, namelijk: •
Quasi in house inbesteden: Inbestedingsmogelijkheden op basis van bestaande jurisprudentie welke gelden voor de uitvoering van de gemeentelijke taken op het terrein van de uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening zoals deze voor onze gemeenten op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling wordt uitgevoerd in/via het Werkvoorzieningschap WAVA en haar uitvoeringsorganisatie !GO.
•
Voor een bepaalde periode, voor een bepaalde opdracht een alleenrecht gunnen: Artikel 18 Richtlijn 2004/18/EG en artikel 17 Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) waarin wordt voorzien in het toepassen van een alleenrecht hetwelk wij voor bepaalde diensten willen toepassen ten behoeve van hen die zijn aangewezen op een sociale werkvoorziening. Bij nadere beschikking zal ons College van Burgemeester en Wethouders een uitvoerende rechtspersoon aanwijzen.
In alle hiervoor vermelde situaties zal sprake zijn van een marktconforme prijsstelling waarbij naast prijs ook andere – indirecte – economische criteria worden gehanteerd zoals besparing op (uitkerings) kosten e.d. Tijdens de aanbesteding zal dan ook het criterium “de economisch meest voordelige aanbieding” worden gehanteerd bij beoordeling van de offertes. Om hieraan te voldoen wordt per opdracht stilgestaan bij de mogelijkheden om specifieke doelgroepen in te zetten. Duurzaam inkopen: Een onderdeel van de inkoopstrategie is het bepalen of duurzaam kan worden ingekocht. Onder duurzaam inkopen wordt verstaan: een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemerschap waarbij mens, milieu en financiën in balans zijn. Bij de mens gaat het om sociaalethische zaken als mensenrechten, kinderarbeid, fraude, discriminatie etc. Bij milieu om de beperking van belasting van milieu en natuur. Om hieraan te voldoen wordt per opdracht stilgestaan bij de mogelijkheden om duurzaamheidscriteria toe te passen, waarbij niet alleen de criteria van AgentschapNL worden toegepast, maar indien mogelijk meer. De duurzaamheidscriteria die AgentschapNL voor verschillende productgroepen heeft vastgesteld worden hierbij als leidraad gebruikt, wat er kort op neer komt dat getoetst wordt op de volgende criteria: • milieu: beperking milieubelasting bij productie • milieu: beperking milieubelasting bij gebruik • milieu: beperking milieubelasting bij transport • milieu: minimalisering transport • milieu: recycling • mens: goede arbeidsomstandigen bij productie en uitvoering • mens: geen kinderarbeid • mens: beperking omgevingsoverlast • mens: inzet van mensen met afstand tot arbeidsmarkt Uiteraard zijn er altijd aanvullende criteria mogelijk. De lijst met productgroepen van AgentschapNL is hiervoor een belangrijke informatiebron. Zie hiervoor de website http://www.pianoo.nl/dossiers/duurzaam-inkopen/criteria
10/23
Inkoopprotocol
Definitief
Hoofdstuk 3: Fase specificeren 3.1 Algemeen Specificeren is het omschrijven van de eigenschappen waaraan de in te kopen producten, diensten of werken aan moeten voldoen ten einde te kunnen beantwoorden aan het gestelde gebruiksdoel. Dit komt neer op het opstellen van een functioneel Programma van Eisen of bestek. Een complete specificatie geeft de kandidaat-leveranciers alle informatie die nodig is voor het maken van een goede offerte. Standaardsystematieken Er bestaat een aantal standaardsystematieken om in het geval van werken te komen tot vergelijkbare inschrijvingen. Ze voorzien meestal in vooraf opgestelde inschrijfstaten waarin de inschrijver enkel nog de eenheidsprijzen moet invullen. Onderaan kan de inschrijver dan nog posten opvoeren voor risico en winst en eventueel nog kortingen doorvoeren. Bekende standaardsystematieken zijn de RAW systematiek (door het CROW ontworpen) voor (GrondWeg en Waterbouw of de STABU-systematiek voor (utiliteits-) bouwwerken. Groot voordeel is dat de inschrijving van de geselecteerde leverancier ook meteen het contract vormt. Belangrijke aandachtspunten bij standaardsystematieken: • het gebruik van de systematiek kost geld (afdracht aan CROW). De inschrijver draagt dit af, maar de aanbestedende dienst betaalt het uiteindelijk wel. Bij RAW bestekken bedraagt dit een door het CROW vastgesteld percentage van de aannemingssom; • soms worden zeer grote kortingen opgevoerd onderaan de inschrijfstaat. Als dit het geval is, zou er sprake kunnen zijn van hoge verrekenprijzen en rekent de inschrijver waarschijnlijk op meerwerk dat dan tegen hoge tarieven kan worden uitgevoerd. • de aanbestedende dienst heeft het recht om de eenheidstarieven (verrekenprijzen) van de laagste inschrijving te toetsen op marktconformiteit. Die tarieven mogen worden aangepast, maar dit mag niet leiden tot een gewijzigde inschrijfsom. Indien tarieven dus worden verlaagd, dient dat met de staartkorting ook te gebeuren om zodoende tot hetzelfde eindbedrag te komen. Te allen tijde moet de afweging gemaakt worden of de standaardsystematiek nodig is, of dat met een functionele werkomschrijving kan worden volstaan. De Inkoopadviseur kan hierin adviseren.
3.2 Beschrijf opdracht Beschrijf in een samenvatting functioneel de opdracht.
3.3 Beschrijf reden opdracht Het aangeven van de reden voor de opdracht geeft een kandidaat-leverancier inzicht in de achtergrond en de motieven om de opdracht op de markt te brengen. Betreft het een expiratie van een huidig contract dan kan de kandidaat-leverancier een andere insteek van zijn inschrijving kiezen als dat het een nieuwe opdracht betreft.
3.4 Beschrijf planning opdracht In de offerteaanvraag / bestek dient duidelijk omschreven te worden wat de planning van de opdracht is. Betreft het een opdracht met een uiterste opleverdatum dan dient dit expliciet aangegeven te worden. Eventueel kan hieraan een boetebeding gekoppeld worden om sanctiemaatregelen achter de hand te houden bij een eventuele overschrijding van de opleverdatum.
11/23
Inkoopprotocol
Definitief
3.5 Beschrijf uitvoering opdracht De opdracht dient objectief en in ieder geval functioneel te worden beschreven. Functioneel wil zeggen dat de functies beschreven worden, die het aan te kopen product voor de gebruiker moet vervullen. Functioneel specificeren is eenvoudig, doelgericht en voorkomt onvolledigheden. Een specificatie bevat in principe geen merknamen, sluit op voorhand geen mogelijke leveranciers uit en is opgesteld volgens het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Wel kan de opdracht aanvullend op de functionele specificatie ook (deels) technisch uitgewerkt worden. (De BAO Besluit aanbestedingsregels Overheid, schrijft het volgende voor (artikel 23.11 en 23.12 BAO): De aanbestedende dienst schrijft geen fabrikaat, merk of type voor, tenzij sprake is van overmacht. En zelfs dan dienen de woorden ‘of gelijkwaardig toegevoegd te worden.) Denk in dit hoofdstuk met name ook aan: • dienstverlening met betrekking tot installatie / implementatie; • service en/of onderhoud; • garantie; • nalevering van extra eenheden, onderdelen of verbruiksgoederen; • overleg met leverancier gedurende de uitvoering (frequentie / locatie). De te stellen eisen en/of wensen aan het product, werk of dienst vormen één van de belangrijkste onderdelen van de aanbesteding. Het is belangrijk dat er eisen worden gesteld waaraan de markt kan voldoen. Een eis is een voorwaarde waaraan het product, werk of dienst moet voldoen. Wordt hieraan niet voldaan, dan valt het aangeboden product, werk of dienst af (een eis is een ‘knock-out’-criterium). Naast het stellen van eisen kan het wenselijk zijn om ook wensen op te nemen. Op deze manier krijgen marktpartijen de gelegenheid om zich te onderscheiden. Daarnaast is het hierdoor voor de aanbestedende dienst mogelijk om vernieuwende aspecten uit de markt te halen. Het moet voor inschrijvers wel duidelijk zijn hoe eventuele invulling van de wensen wordt gewaardeerd in de beoordeling. In het beleid staat beschreven dat er bij ieder traject onderzocht zal worden of het opnemen van duurzaamheidseisen of sociale eisen mogelijk is. Zie hiervoor paragraaf 2.6.
3.6 Beschrijf gewenste hoeveelheden Er dient in de offerteaanvraag / bestek de gewenste hoeveelheden of afnameaantallen vermeld te worden. De kandidaat-leveranciers kunnen aan de hand hiervan een goede prijs calculeren en het kan tevens achteraf problemen voorkomen. Indien het niet mogelijk is om hoeveelheden aan te geven (bijvoorbeeld bij een raamovereenkomst), verdient het de aanbeveling om toch indicatieve hoeveelheden aan te geven. Belangrijk is wel om in een dergelijk geval aan te geven dat er geen rechten te ontlenen zijn aan dergelijke hoeveelheden.
3.7 Beschrijf contractuele voorwaarden Het is verstandig om een aantal contractuele voorwaarden op te nemen. Het van toepassing verklaren van de inkoopvoorwaarden is daarin een belangrijk aspect, al was het maar om de verkoopvoorwaarden van de leverancier van tafel te krijgen. Deze zullen namelijk in zaken als aansprakelijkheid, auteursrechten en prijswijzigingen nooit in het voordeel van de gemeente zijn. Een aantal andere aspecten die van belang kunnen zijn om iets over op te nemen zijn: Commerciële aspecten: In de overeenkomst kunnen de volgende commerciële aspecten behandeld worden: • definiëring van de prijzen; • prijsindexeringen; • kortingen; • facturatiewijze en betalingstermijn;
12/23
Inkoopprotocol
Definitief
Logistieke aspecten: In de overeenkomst kunnen de volgende logistieke aspecten behandeld worden: • bestelprocedure; • leveringsvoorwaarden (Incoterms 2000); • verpakkingswijze. Juridische aspecten: In de overeenkomst kunnen de volgende juridische aspecten behandeld worden: • contractduur; • onderscheid basistermijn met opties en opties tot verlenging; • aansprakelijkheid; • auteursrechten; • in- en verkoopvoorwaarden; • geschillen; • verzuim en sancties; • ontbinding. In alle offerteaanvragen / bestekken dient een paragraaf opgenomen te zijn waar aangegeven is dat de gemeente de mogelijkheid heeft om de aanbestedingsprocedure gedeeltelijk of in haar geheel te staken. Er moet dus duidelijk beschreven staan dat de gemeente geen plicht tot gunnen heeft. UAV: Voor werken en diensten in de harde sector is het toegestaan om de UAV (Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen: een juridisch fundament voor de hele bouwsector.) toe te passen. Indien bij het opstellen van de specificatie van werken de UAV van toepassing wordt verklaard, worden de algemene inkoopvoorwaarden niet toegepast. Omdat de onderwerpen in de UAV en de inkoopvoorwaarden veel op elkaar lijken, zou het toepassen van beide voorwaarden tot onnodige problemen leiden. Algemene inkoopvoorwaarden: Producten, diensten en werken worden meestal aangeboden voor condities, vastgelegd in de verkoopvoorwaarden van de externe marktpartij. Deze condities zijn over het algemeen niet gunstig voor de gemeente. In veel gevallen echter ligt de inkoopmacht juist bij de inkopende gemeente. De gemeente bepaalt derhalve wat zij inkoopt en ook tegen welke condities. Hiervoor zijn speciaal voor de gemeente ‘Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Drimmelen’ ontwikkeld. Bij iedere inkoop worden in beginsel de inkoopvoorwaarden van de gemeente van toepassing verklaard. In sommige gevallen, bij sommige productgroepen, is dit lastiger. Een modelovereenkomst is een specifiek voor het betreffende traject gemaakte voorbeeld overeenkomst. Deze kan bij de aanbesteding ter informatie meegestuurd worden zodat de inschrijver vooraf kennis kan nemen van de te ondertekenen overeenkomst.
3.8 Beschrijf uitsluitingsgronden De uitsluitinggronden die mogen worden gehanteerd zijn voorgeschreven in de BAO (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten). Ze zijn als voorbeeld in bijlage 9 aan dit document toegevoegd. Een voorbeeld is dat kandidaat opdrachtnemers zich niet in een staat van surseance van betaling mogen bevinden.
3.9 Beschrijf selectiecriteria De selectiecriteria die mogen worden gehanteerd zijn voorgeschreven in de BAO. Er mogen alleen criteria als selectiecriterium worden gebruikt die betrekking hebben op de inschrijvende organisatie. Selectiecriteria hebben alleen betrekking op vakbekwaamheid, financieel-economische draagkracht en/of beroepsbekwaamheid van een organisatie. Een voorbeeld is dat kandidaat opdrachtnemers in het bezit moeten zijn van passende referenties. Bij onderhandse inkooptrajecten worden meestal geen selectiecriteria gehanteerd, aangezien de gemeente zelf de uit te nodigen kandidaten heeft bepaald. Criteria die betrekking hebben op de uitvoering van de opdracht mogen niet als selectiecriterium worden gebruikt.
13/23
Inkoopprotocol
Definitief
In bijlage 10 is een handreiking opgenomen, waarin nog iets dieper wordt ingegaan op selectiecriteria.
3.10 Beschrijf gunningscriteria Er zijn slechts twee gunningcriteria waarop de gunning van een opdracht bepaald kan worden: • ‘Laagste prijs’: prijs is het enige beoordelingscriterium; • ‘EMVI (Economische Meest Voordelige Inschrijving)’: naast prijs worden ook één of meerdere andere beoordelingscriteria toegepast. Er mogen alleen criteria als beoordelingscriterium worden gebruikt die betrekking hebben op de uitvoering van de opdracht. Een voorbeeld is een plan van aanpak voor de werkwijze. Criteria die betrekking hebben op de organisatie mogen niet als beoordelingcriterium worden gebruikt, deze vallen namelijk onder de selectiecriteria. Indien EMVI als gunningcriterium wordt toegepast, dient in de opdrachtspecificatie aangegeven te worden in welke verhouding de verschillende criteria meewegen in de beoordeling en hoe de beoordeling gedaan wordt. In bijlage 11 is een handreiking opgenomen, waarin nog iets dieper wordt ingegaan op gunningscriteria.
3.11 Beschrijf beoordelingssystematiek In bijlagen 12 en 13 is een handreiking opgenomen, waarin nog iets dieper wordt ingegaan op beoordelingssystematiek en wel in vorm van een voorbeeld.
3.12 Beschrijf inkoopprocedure Om het proces voor alle betrokkenen overzichtelijk te houden is het verstandig om in een offerteaanvraag de volgende aspecten op enigerlei wijze aan bod te laten komen: 1
Contactgegevens
Hierin geef je aan wie als contactpersoon optreedt (met contactgegevens) namens de Gemeente Drimmelen. 2
Schriftelijke vragen / Nota van Inlichtingen
Hierin geef je aan op welke wijze de inschrijvers schriftelijk vragen kunnen stellen. Het is aan te bevelen het digitale formulier hiervoor te laten gebruiken, dit is aanwezig in de documentenbank. Neem hierin een harde datum / tijd op dat vragen binnen moeten zijn en houd rekening met de tijd die je denkt nodig te hebben om vragen te kunnen beantwoorden. Neem hiervoor zeker een week. De Nota van Inlichtingen moet zeven dagen voor de aanbestedingsdatum beschikbaar zijn gesteld aan de inschrijvers. 3
Details indienen inschrijving
Neem hierin de datum, tijd en plaats op waarop je de inschrijving uiterlijk wenst te ontvangen. Neem zowel een postadres op als een adres waar de inschrijving persoonlijk kan worden afgegeven. Meld hierbij dat de inschrijver in alle gevallen zelf verantwoordelijk is voor de tijdige binnenkomst van de inschrijving. Hierbij ook opnemen of inschrijvers wel of niet aanwezig mogen zijn bij de opening. (Nooit bij gunningscriterium EMVI)
14/23
Inkoopprotocol
4
Definitief
Eisen aan de inschrijving
Hierin staat vermeld welke eisen je stelt aan de inschrijving. Denk hierbij aan: • • • • • • • •
hoeveel exemplaren (eventueel ook in digitale vorm); gesteld in de Nederlandse taal; rechtsgeldige ondertekening door daartoe bevoegd persoon; ingevulde bijlagen; eigen verklaring met betrekking tot uitsluitingsgronden; bewijsstukken ten behoeve van de geschiktheidseisen; eventueel: Plan van Aanpak / Tijdsplanning; eventuele documentatie.
Schrijf voor dat de inschrijver deze documenten in een bepaalde volgorde indient. Dit scheelt veel zoekwerk bij de beoordeling.
15/23
Inkoopprotocol
Definitief
Hoofdstuk 4: Fase selecteren 4.1 Algemeen Als de behoefte en specificatie vastgelegd zijn kan het Programma van Eisen of bestek de markt op. Kandidaat-leveranciers kunnen een offerte indienen, mits deze voldoet aan de gestelde specificaties.
4.2 Bepaal definitieve kandidatenlijst Het selectieproces start met een marktonderzoek naar potentiële leveranciers. Bij niet complexe inkooptrajecten is enkel deskresearch via internet een goed vertrekpunt. Zowel de budgethouder als de inkoopadviseur hebben bij het invullen van het inkoopformulier al enkele suggesties voor kandidaten gedaan. Zie paragraaf 2.6 kandidatenlijst. Uiteindelijk bepaalt de budgethouder bij onderhandse inkooptrajecten welke kandidaat-inschrijvers worden uitgenodigd. Dit lijstje met uit te nodigen kandidaten wordt ook wel ‘shortlist’ genoemd. Een shortlist is geen vaste lijst, maar altijd maatwerk per project. Een shortlist bevat leveranciers, waarvan te verwachten is dat zij een interessante aanbieding zouden kunnen doen. Een shortlist is gevarieerd (wisselende leveranciers), uitdagend (nieuwe en huidige of bij de gemeente bekende leveranciers) en kwalitatief voldoende (leverancier moet technisch, logistiek, kwalitatief en bedrijfseconomisch in staat zijn om gevraagd product binnen de gestelde planning te kunnen leveren). Er dient, indien mogelijk, te allen tijde dynamiek gehanteerd te worden in de bepaling van de kandidatenlijst. Als stelregel wordt gehanteerd dat bij elk traject ten minste één onbekende partij uitgenodigd wordt en ten minste één regionale partij, mits er regionale marktpartijen zijn voor dat specifieke vakgebied. Geadviseerd wordt, om in het kader van zuiverheid, partijen die in het voortraject een rol gespeeld hebben niet mee te laten dingen naar de gunning van de opdracht. Indien de adviserende partij wel als inschrijver betrokken wordt in het offertetraject dan is het van belang de specificatie objectief te beoordelen. Het gebruik van een zwarte lijst van leveranciers is niet toegestaan. Wel kan een leverancier na slechte prestaties voor een bepaalde periode gesanctioneerd worden door hem dan niet uit te nodigen. Als een leverancier in het verleden veroordeeld is wegens slechte prestaties kan dit worden aangegrepen om deze te weigeren als kandidaat inschrijver.
4.3 Verzend de uitnodigingen / plaats aankondiging In geval van een meervoudigonderhandse aanbesteding worden de uitnodigingen en begeleidende stukken direct verstuurd. In het geval van een Europese of openbare aanbesteding is een publicatie (van een aankondiging van opdracht) vereist op bijvoorbeeld de www.aanbestedingskalender.nl. Alle kandidaat-inschrijvers die voldoen aan de door de gemeente gestelde minimumeisen mogen dan deelnemen. Bepaalde basisinformatie zoals omschrijving van de opdracht en selectie- en gunningscriteria dienen hierin opgenomen te worden. Bij de (openbare) aanbesteding van werken op basis van een RAW-bestek is het toegestaan om een prijs te vragen aan de kandidaat-inschrijvers ter hoogte van maximaal de reprokosten van het bestek inclusief tekeningen (dit conform de legesverordening). Het is tegenwoordig echter ook toegestaan om uitnodigingen of stukken digitaal te verstrekken. Dit werkt tijdsbesparend en is dan ook aan te raden. Het is belangrijk om bij een meervoudig onderhandse aanbesteding het bestek gelijktijdig aan alle kandidaat-inschrijvers te zenden, om zo niet te discrimineren. Bij openbare en Europese aanbestedingen dient uiterlijk binnen 6 kalenderdagen na het verzoek daartoe het bestek toegezonden te worden.
16/23
Inkoopprotocol
Definitief
4.4 Organiseer een schouwing (optioneel) Het is mogelijk om, daar waar het een toegevoegde waarde kan bieden, een schouwing te laten plaatsvinden in de inkoopprocedure. Dit houdt in dat op een vooraf vastgesteld moment potentiële kandidaat-inschrijvers een bezoek kunnen brengen aan de locatie om zodoende een beter beeld te krijgen van de opdracht. Tevens kunnen er bij een schouwing vragen bij de kandidaat-inschrijvers opkomen welke tijdens de Nota van Inlichtingen beantwoord worden. Iedere kandidaat-inschrijver ontvangt de Nota van inlichtingen. Indien mogelijk wordt de schouwing verspreid over meerdere momenten. Tijdens een schouwing mogen geen vragen worden beantwoord.
4.5 Verzamel de vragen Bij voorkeur krijgen de kandidaat-inschrijvers gelegenheid tot het schriftelijk stellen van aanvullende vragen. Hierdoor verzekeren zowel de kandidaat-inschrijvers als de gemeente zich er van dat de kandidaat-inschrijvers de opdracht goed begrepen hebben. Daarmee wordt de kans op passende offertes vergroot.
4.6 Verzend de antwoorden Alle gestelde vragen met de juiste antwoorden worden geanonimiseerd in een op schrift gestelde “Nota van inlichtingen” opgestuurd aan alle kandidaat-inschrijvers of op de aanbestedingskalender geplaatst, op een dusdanige wijze dat iedere kandidaat-inschrijver over dezelfde informatie beschikt.
17/23
Inkoopprotocol
Definitief
Hoofdstuk 5: Fase beoordelen
5.1 Algemeen Nadat alle offertes tijdig ontvangen zijn begint het proces van beoordeling. Beoordeling vindt plaats conform de gestelde beoordelingseisen in het Programma van Eisen of bestek.
5.2 Ontvang de offertes De offertes worden ontvangen op een vooraf aangegeven tijd en plaats en op voorgeschreven wijze. Belangrijk hierbij is dat de sluitingstermijn (deadline) voor het indienen van offertes strikt nageleefd wordt (11:00 uur is 11:00 uur). Het is mogelijk om aanbestedingsbijeenkomsten te organiseren waarbij aannemers uitgenodigd worden en waarbij de enveloppen worden opengemaakt en prijzen worden voorgelezen.
5.3 Toets compleetheid offertes Als de offertes zijn ontvangen, worden deze eerst getoetst op compleetheid. Indien een offerte niet compleet is dient de afweging te worden gemaakt of een ontbrekend stuk opgevraagd mag worden. Het is binnen bepaalde kaders mogelijk om kleine foutjes te laten herstellen. Stelregel hierbij is dat er geen wijziging wordt aangebracht in de offertes dat de concurrentie raakt, als niet iedere inschrijver die kans krijgt. Het verdient de aanbeveling om bij twijfel over ontbrekende stukken of kleine foutjes de inkoopadviseur te consulteren
5.4 Toets geldigheid offertes Alle offertes worden ook op geldigheid getoetst. Dit betekent een toetsing op de acceptatie van alle voorwaarden, voldoen aan de uitsluitingsgronden en de selectiecriteria. Daarnaast dient getoetst te worden of de offerte rechtsgeldig ondertekend is. Wie namens een onderneming rechtsgeldig tekeningsbevoegd is, kan afgeleid worden uit het uittreksel Kvk.
5.5 Beoordeel offertes Het kan voorkomen dat er behoefte bestaat aan een verduidelijking op de offerte van een inschrijver. Het betreffen veelal verduidelijkingen van inhoudelijke technische aard, maar ook tegenstrijdigheden in de offerte kunnen voorkomen. Het is toegestaan om per inschrijver een verduidelijking te vragen. Stelregel hierbij is dat er geen wijziging wordt aangebracht in de offertes die de concurrentie raakt, als niet iedere inschrijver die kans krijgt. De offertebeoordeling op het ‘kwaliteitsaspect’ wordt uitgevoerd door de budgethouder of materiedeskundige omdat deze over de materiekennis beschikt. Het betreft een beoordeling op de technische, vakinhoudelijke aspecten (wensen) en een toetsing op de eisen. Indien een presentatie of test onderdeel is van de beoordeling, wordt deze beoordeeld door de budgethouder /materiedeskundige. Als de inkoopadviseur het traject begeleid zal deze de kwalitatieve aspecten niet beoordelen. Indien er meerdere beoordelingscriteria zijn worden de scores in tabelvorm weergegeven, met daarbij voor de kwalitatieve criteria de argumenten voor de behaalde score. Als de inkoopadviseur het traject begeleid, zal hij de beoordeling op prijs (commerciële- en bedrijfseconomische condities) doen.
18/23
Inkoopprotocol
Definitief
Hoofdstuk 6: Fase contracteren 6.1 Algemeen Voordat de overeenkomst definitief wordt gemaakt, is het bij sommige inkooptrajecten mogelijk om te onderhandelen. Onder onderhandelen wordt zowel onderhandelen over voorwaarden als onderhandelen over prijs verstaan. Indien het inkooptraject een aanbod heeft opgeleverd die voldoet aan de voorwaarden en past binnen het budget, mag alleen met de winnende inschrijver worden onderhandeld. Onderhandelen met meerdere partijen is in dat geval uitdrukkelijk niet de bedoeling. Onderhandelen met meerdere inschrijvers is alleen mogelijk wanneer geen van de inschrijvers binnen het budget heeft ingeschreven, dan moeten juist alle inschrijvers die een geldige inschrijving hebben gedaan in de onderhandelingen worden betrokken. Hierbij dient altijd de inkoopadviseur betrokken te worden. Bij inkooptrajecten waarbij de ARW 2005 (Aanbestedingsregelement Werken 2005) van toepassing is verklaard en bij Europese aanbestedingen is onderhandelen niet toegestaan.
6.2 Verzend voorlopige gunning & afwijzingen Voordat een opdracht definitief gegund wordt, is het aan te raden om de opdracht eerst voorlopig te gunnen (voornemen tot gunning). Tegelijkertijd met de brief van voorlopige gunning wordt een afwijzingsbrief naar alle overige inschrijvers gezonden. Daarmee krijgen zij de kans om toelichting te vragen op de uitslag en kunnen ze eventueel bezwaar aantekenen. Bij nationaal openbare aanbestedingen en Europese aanbestedingen dient in ieder geval een bezwaartermijn gehanteerd te worden. De bezwaartermijn die gehanteerd dient te worden is 15 kalenderdagen. Zowel bij de voorlopige gunning als bij de definitieve gunning mag geen informatie verstrekt worden over de offertes van andere aanbieders. Alleen het relatieve verschil tussen de winnende aanbieder en de aanbieder aan wie deze informatie toegestuurd wordt mag vermeld worden. Wel moeten de argumenten worden aangegeven waarom een aanbieder niet heeft gewonnen.
6.3 Verzend definitieve gunning & afwijzingen Indien geen van de afgewezen inschrijvers bezwaar maakt tegen de voorgenomen gunning, kan de opdracht gegund worden aan de winnende inschrijver. Indien er wel bezwaar wordt gemaakt, wordt de opdracht nog niet gegund en dient de uitspraak van de rechter afgewacht te worden.
6.4 Stel overeenkomst op Een overeenkomst is niets meer en niets minder dan een schriftelijke vastlegging van een contractuele afspraak, waarin geregeld wordt wat de partijen zijn overeengekomen. Het grootste en verreweg het belangrijkste gedeelte van de overeenkomst staat al op schrift in de vorm van de specificatie of het bestek, de nota van inlichtingen, de uitgebrachte offerte (met eventuele aanvullingen hierop) en de algemene inkoopvoorwaarden. In de overeenkomst moeten daarom deze zaken van toepassing worden verklaard. Voor kleine, eenvoudige en/of overzichtelijke inkooptrajecten (bijvoorbeeld enkelvoudig / meervoudig onderhandse inkooptrajecten en alle trajecten op basis van een RAW-bestek) kan worden volstaan met een opdrachtbrief. Voor de overige inkooptrajecten dient een overeenkomst te worden opgesteld. Voor opdrachten tot categorie 5 volstaat een betalingsbewijs en is dus geen overeenkomst nodig. Tenzij het niet te vermijden is, worden geen modelovereenkomsten van inschrijvers gebruikt.
19/23
Inkoopprotocol
Definitief
6.5 Gun de opdracht Zodra gegund kan worden gebeurt dit middels de ondertekening van de overeenkomst door de daarvoor binnen de gemeente gemandateerd persoon. Volgens de mandaatregeling is het aangaan van financiële verplichtingen binnen de begroting gemandateerd aan de hoofdbudgethouders/afdelingshoofden. Deze kunnen het doormandateren aan de budgethouder. De budgethouder is bevoegd tot het voorbereiden en uitvoeren. Het gunnen van inkoop- en aanbestedingstrajecten is de bevoegdheid van de hoofdbudgethouder.
20/23
Inkoopprotocol
Definitief
Hoofdstuk 7: Fase administreren 7.1 Algemeen Nadat de opdracht definitief is gegund en de overeenkomst door beide partijen is getekend wordt het resultaat berekend en het aanbestedingsdossier opgemaakt.
7.2 Bepaal resultaat Door het invullen van deel 2 van het inkoopformulier worden de resultaten van een inkooptraject vastgelegd. Daarbij is niet alleen de prijs van belang, aangezien de offerte met de laagste prijs niet altijd de winnende offerte is. Ook is van belang wie de opdracht heeft gewonnen (is dat bijvoorbeeld een regionale partij).
7.3 Stel dossier samen De budgethouder is in alle gevallen verantwoordelijk voor een compleet en rechtmatig dossier. Voor ondersteuning bij dossiervorming (aanmaken van dossiers of feitelijke dossiervorming) kan gebruik gemaakt worden van de dienstverlening vanuit DIV en het secretariaat. Vanuit organisatorisch belang heeft het de voorkeur om dossiers bij lopende inkooptrajecten boven de drempel bij de inkoopadviseurs te laten staan. Dossiers voor inkooptrajecten van enkelvoudig onderhandse trajecten (categorie 5) Documenten van enkelvoudig onderhandse inkooptrajecten maken onderdeel uit van het desbetreffende “zaak/projectdossier”. In het dossier dienen de volgende zaken opgenomen te worden: • Schriftelijk offerte aanvraag / uitnodigingsbrief / bestek / opdrachtspecificatie / gespreksverslag; • Offerte; • Beoordeling; • Relevante correspondentie en aantekeningen; • Contract (ondertekend door beide partijen) / opdrachtbrief; • (B&W) besluitvormingsdocumenten (indien van toepassing). Dossiers voor inkooptrajecten van meervoudig onderhandse trajecten of hoger (categorie 1 t/m 4) Documenten van alle inkooptrajecten boven het drempelbedrag voor meervoudig onderhands maken onderdeel uit van het desbetreffende “zaak/projectdossier”. In het dossier dienen de volgende zaken opgenomen te worden: • Inkoopopdracht; • Correspondentie en aantekeningen; • Uitnodigingsbrieven / offerte aanvragen / bestek / opdrachtspecificatie; • Uitnodigingsbrieven / offerte aanvragen gegunde leverancier; • Bestek / Programma van eisen / opdrachtspecificatie; • Nota van inlichtingen + brieven; • Brief nota van inlichtingen gegunde leverancier; • Procesverbaal van opening; (indien van toepassing); • Ontvangen offerte / inschrijfbiljet; • Offerte-evaluatie (beoordelingsmatrix/ proces verbaal van aanbesteding); • Contract (ondertekend door beide partijen) / opdrachtbrief; • Brief uitslag / gunning (gemotiveerd); • (B&W) besluitvormingsdocumenten (indien van toepassing); • Evaluatie formulier (indien van toepassing). Afgewezen offertes dossier: • Uitnodigingsbrieven / offerte aanvragen niet gegunde leveranciers • Brief nota van inlichtingen niet gegunde leveranciers; • Afgewezen offertes; • Brief uitslag / afwijzing (gemotiveerd).
21/23
Inkoopprotocol
Definitief
Bij inkopen in categorie 5 hoeft geen dossier te worden gevormd en geen inkooptraject te worden gevolgd. Het nadien aantonen van een betalingsbewijs / bon is voldoende. Hiervoor hoeft geen dossier te worden aangemaakt.
7.4 Voeg overeenkomst en inkoopformulier toe aan contractenoverzicht De budgethouder is ervoor verantwoordelijk dat de overeenkomst en het inkoopformulier, conform de richtlijnen in de organisatie, wordt opgenomen in het contractregister.
7.5 Plaats afkondiging (optioneel) Bij een Europese aanbesteding dient na de definitieve gunning, via www.aanbestedingskalender.nl, het Bureau voor Officiële Publicaties der Europese Gemeenschappen binnen 48 dagen op de hoogte te worden gesteld van de uitkomst door middel van aankondiging van een gegunde/geplaatste opdracht.
22/23
Inkoopprotocol
Definitief
Hoofdstuk 8: Afwijken van het protocol Afwijken van het inkoopbeleid dient te gebeuren op basis van in dit protocol vastgestelde redenen. De Europese richtlijn voor overheidsopdrachten is wettelijk verplicht en dient onverkort toegepast te worden. Indien een opdrachtwaarde boven de drempel van Europees aanbesteden komt is dus verplicht een Europese aanbesteding te volgen. Afwijking van de tabellen inkoopdrempels en toe te passen procedures, zoals vermeld in paragraaf 2.5 is alleen mogelijk door middel van een collegebesluit. Het verzoek om afwijking kan worden ingediend door bij het “B&W adviesnota” een primaat bij te sluiten, voorzien van een tekst met het advies van de inkoopadviseur. Redenen tot afwijking kunnen zijn: • het doorlopen van een inkooptraject is vanwege auteursrechten onmogelijk; • het doorlopen van een inkooptraject is vanwege technische redenen onmogelijk (het betreft bijv. updates); • het doorlopen van een inkooptraject is onmogelijk wegens dwingende spoed omdat de veiligheid of service aan de burger per direct in het gedrang is; • het betreft een vervolgopdracht, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich zou brengen. • het doorlopen van een inkooptraject is onwenselijk omdat het een opdracht betreft die uitgevoerd kan worden door één van de strategische partners van de gemeente, voor een specifiek strategisch project. Het college kan besluiten tot het vaststellen van een strategisch partner. Naast bovenstaande argumenten tot afwijken, kan, bij hoge uitzondering, gevraagd worden in te stemmen met een voorgesteld afwijkingsbesluit op andere argumenten. Hier dient een gegronde reden voor te zijn en er is geen andere mogelijkheid voorhanden, dan een besluit tot afwijking van het inkoopbeleid. Voor het aanvragen van een afwijking kan het formulier in bijlage 6 gebruikt worden.
23/23
