2.18 Systém pohledávek a zavedení systému příjímání plateb více způsoby Úřad, kde bylo řešení aplikováno: Městský úřad Nový Bor Naplňování příjmové strany rozpočtu představuje významnou oblast rozpočtového hospodaření. V posledních letech roste objem rozpočtových příjmů vznikajících vlastní činností obcí, a tudíž územně samosprávné celky musí hledat cesty k zefektivnění inkasa a správy pohledávek vzniklých výkonem samosprávy a zejména státní správy v přenesené působnosti. Rezervy lze najít ve dvou oblastech: 1. předpisy příjmů: a) Výkonnost věcně příslušných odborů: zde nám od roku 2006 pomáhá benchmarking, jenž umožňuje porovnat naše výkony se srovnatelnými úřady. b) Předání avíza očekávané platby do finanční účtárny – od roku 2004 kvalitní software snižuje na minimum riziko selhání lidského faktoru, tedy možnost zapomenout zaevidovat pohledávku. 2. péče o pohledávky: Oblast pohledávek vzniklých na základě smluvních vztahů podle obchodního a občanského zákoníku obnáší ustálený okruh dlužníků a fungující systém vymáhání v souladu s platnými právními předpisy. Tyto pohledávky musí být vymáhány soudní cestou, průběh téměř nelze urychlit. Výkon státní správy v přenesené působnosti vytváří největší objem pohledávek. Územně samosprávné celky inkasují úhrady za správní poplatky a sankční platby vzniklé činností jejich městského úřadu, ovšem nejvýznamnější a nejpracnější oblastí jsou místní poplatky vybírané na základě obecně závazné vyhlášky. Mezi nejdůležitější patří místní poplatek za komunální odpad a poplatek ze psů, dále poplatky za užívání veřejného prostranství a provozované výherní hrací přístroje. Jejich výběr je pro samosprávný celek velmi náročný, a to jak z hlediska administrativního, tak i z hlediska efektivnosti. Na vymáhání těchto pohledávek se vztahuje režim zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků; úřad má tudíž kompetenci pohledávku vymáhat až po realizaci exekuce. Základním předpokladem úspěšného inkasa pohledávek je řádně vedená evidence všech pohledávek tak, aby bylo možné přesně stanovit výši pohledávky a doložit nabývací titul (tj. jak pohledávka vznikla a její oprávněnost). Pro zefektivnění výběru plateb je potřeba podporovat nové způsoby úhrad, zejména bezhotovostní. Péče o pohledávky do roku 2003 Město Nový Bor je obcí s rozšířenou působností, výkon státní správy v přenesené působnosti zajišťuje městský úřad, který se člení na 10 odborů a má 100 zaměstnanců. Příjmy rozpočtu spravuje finanční odbor, ovšem prvotní informace o pohledávkách vznikají prakticky ve všech článcích organizační struktury města. Součást publikace Dobré praxe z benchmarkingu. MEPCO, Praha, 2007. Celou publikaci naleznete na www.mepco.cz.
Do roku 2003 byly pohledávky spravovány decentralizovaně v členění na jednotlivé agendy městského úřadu. Neexistovala vnitřní norma, která by ošetřovala a sjednocovala správu pohledávek, velký vliv hrál lidský faktor – převážně ruční, decentralizovaná evidence nezaručovala zanesení předpisu pohledávky do účetnictví města a následně kontrolu řádného vymáhání. Nový systém správy pohledávek od roku 2003 Naše město přešlo na nový systém správy pohledávek, jenž měl zajistit: - stoprocentní evidenci všech předepsaných plateb, a to v elektronické podobě; - software musí zajistit přesnou identifikaci platby jako přípravu na hladký průběh procesu vymáhání a možnost inventarizace všech předpisů, musí umožnit dohledatelnost jakéhokoliv pohybu a vazby na prvotní doklad, jednoznačnou identifikaci aktivit jednotlivých uživatelů v systému, dále musí být zaručena flexibilita a stabilnost softwaru, dostupnost metodické a servisní podpory; - jednotná evidence pro celý městský úřad – jedna metodika, jeden typ softwaru; - soustředění pohledávek po splatnosti na jedno pracoviště, jež bude zároveň zajišťovat metodickou pomoc pro ostatní odbory; - podpora všech dnes dostupných typů plateb (SIPO, platební terminál …); - upřednostnění elektronické komunikace při správě pohledávky; - minimalizování hotovostních operací. Pro úspěšné zavedení nového systému správy pohledávek města byly nejprve splněny tyto předpoklady: 1) posílení finančního odboru o dva pracovníky na vymáhání pohledávek; 2) vydání směrnice, která sjednocuje postup při správě pohledávek; 3) zavedení jednotné tvorby variabilních symbolů (buď je generuje automaticky program, nebo mají pevnou strukturu podle druhu platby) s cílem snadné identifikace plateb a automatického párování předpisu s platbou; 4) stanovení harmonogramu pro předání dosud decentralizovaně vymáhaných pohledávek. Zavedení nového systému do praxe probíhalo v těchto krocích: 1) pořízení a zprovoznění nového softwaru, který splňoval požadavek kompatibility s účetnictvím, spisovou službou a pokladnou; 2) předání stávajících pohledávek finančnímu odboru k vymáhání: po inventarizaci na odboru (původci) došlo k fyzickému předání pohledávek včetně kontroly náležitostí;
Součást publikace Dobré praxe z benchmarkingu. MEPCO, Praha, 2007. Celou publikaci naleznete na www.mepco.cz.
3) u nově vznikajících pohledávek již veškeré úkony probíhaly v novém režimu: „rozhodnutí avízo platby–výzva–předání pohledávky na finanční odbor k vymáhání–vymáhání“; 4) zavedení nových způsobů plateb včetně medializace. Placení místních poplatků přes systém SIPO S cílem motivovat občany k platbám, odstranit fronty na pokladně a zároveň omezit manipulaci s hotovostí na pokladně městského úřadu Město Nový Bor kromě tradičních způsobů úhrad, tj. hotovostně na pokladně, převodem z účtu a složenkami, postupně zavádí nové způsoby plateb. Již několik let nejsou občanům zpoplatňovány hotovostní platby v bance ve prospěch příjmového účtu města; od roku 2005 mají občané možnost při placení na pokladně a na vybraných přepážkových pracovištích (stavební a živnostenský odbor) využívat platební terminály. Od roku 2007 zavedl úřad možnost platit poplatek za komunální odpad také v rámci Soustředěného inkasa plateb obyvatelstva (tzv. SIPO). Městu se tento platební nástroj osvědčil, připravuje se rozšíření úhrad prostřednictvím SIPO u dalších agend. Službu SIPO poskytuje Česká pošta, s. p., na základě podepsané mandátní smlouvy. Zřízení této služby je rychlé a jednoduché: v lednu 2007 Město Nový Bor, v roli mandanta, podepsalo s Českou poštou mandátní smlouvu, v níž se zavázalo vždy ke konci měsíce předcházejícího datu splatnosti poplatku, tj. v našem případě ke konci měsíce ledna a srpna, zaslat České poště přehled plátců v členění variabilní symbol plátce–spojovací číslo SIPO–částka. Česká pošta, neboli mandatář, vyinkasuje platby dle těchto dispozic a připíše je jednou částkou na bankovní účet města. Zároveň zašle na městský úřad do finanční účtárny v elektronické podobě sestavu s přehledem inkasovaných plateb v členění variabilní symbol–částka. Tento soubor může rozšifrovat, z důvodu ochrany dat, pouze pověřený pracovník, který poté celou databázi jedinou operací spáruje s předpisy plateb v agendě evidující pohledávky. Hrazení poplatku prostřednictvím SIPO si občan – plátce – zařídí během jediné návštěvy na městském úřadu: podepíše souhlas s úhradou místního poplatku prostřednictvím SIPO, který obsahuje základní identifikační údaje plátce, jeho spojovací číslo SIPO a požadované termíny srážek v souladu s obecně závaznou vyhláškou. Placení místních poplatků přes SIPO přináší úspory městu i pro občany Za každou složenku občan na poště zaplatí minimálně 20 Kč, každý bezhotovostní převod zpoplatní banka dle platného sazebníku, ale u SIPO se za jednotlivé platby neplatí. Pro město má inkaso plateb přes SIPO zejména tyto výhody: Zatímco distribuce jedné složenky město stojí 8 až 9 Kč (7,50 Kč za poštovné, 0,50 Kč za tisk složenky plus náklady na balné a obálkování), platba inkasovaná prostřednictvím SIPO město stojí 3,10 Kč za jeden předpis v řádném termínu a 3,40 Kč za zaslanou upomínku včetně inkasa platby. Součást publikace Dobré praxe z benchmarkingu. MEPCO, Praha, 2007. Celou publikaci naleznete na www.mepco.cz.
Dalším pozitivem je úspora bankovních poplatků za zúčtovanou položku – připsání prostředků vyinkasovaných přes SIPO je prováděno podle předpisu poplatku, tj. v našem případě dvakrát ročně, zatímco např. u úhrady složenkou je zúčtovacím obdobím jeden den, tzn. částky jsou připisovány a bankou zpoplatněny denně. Ještě dražší jsou hotovostní platby v bance, kde město stojí každá připsaná položka 5 Kč. Další výhodou SIPO je, že Česká pošta zajišťuje zaslání první upomínky včetně inkasa platby. Pro občana je to opět bezplatné, město zaplatí jen 3,40 Kč za upomínku včetně inkasa platby, přičemž minimální poštovné za dopis činí 7,50 Kč, odeslání platebního výměru a poté výzvy k náhradnímu plnění stojí na poštovném minimálně 29 Kč za jeden dopis. Díky dobrým zkušenostem s inkasem plateb přes systém SIPO byla po zpracování prvního cyklu úhrad, jenž proběhl bez závad, zahájena medializace nabízené služby. Jako nástroje jsme použili články v tisku, letáky na pokladně a na nástěnkách městského úřadu a letáky distribuované se složenkami na 2. pololetí (u této poslední formy registrujeme největší ohlas, zájem občanů roste). Vzhledem k pozitivním ohlasům plánujeme od příštího roku využití SIPO rozšířit i pro další agendy úřadu. Platební terminál První kroky ke zřízení služby, jež by umožňovala občanům platit městu platební kartou, byly podniknuty již v roce 2004. Na základě ekonomické výhodnosti nabídky byl zvolen peněžní ústav a byla vytipována pracoviště městského úřadu vhodná pro zkušební provoz terminálů. V rámci pilotního provozu nám byly bankou bezplatně poskytnuty čtyři platební terminály, jež byly umístěny na pokladně a na pracovištích s největší frekvencí hotovostních plateb – na živnostenském úřadu, správním odboru a na stavebním úřadu. Po zaškolení zaměstnanců byl spuštěn zkušební provoz a zároveň byly učiněny kroky na podporu placení kartou místo hotovostí. Proběhla mediální kampaň v tisku; na pokladně a na nástěnkách úřadu byly umístěny letáky. Zaměstnanci úřadu byli motivováni vyhlášením cílové odměny během prvního půlroku po skončení zkušebního provozu. Počet plateb platební kartou na jednotlivých pracovištích je pravidelně sledován; z důvodu nedostatečného využití byl po čase jeden terminál vrácen bance. Přesto lze konstatovat, že tento platební nástroj se nám osvědčil, počet plateb kartou dynamicky roste, ovšem s jejich poměrem k hotovostním platbám zatím nejsme spokojeni. Proto placení kartou podporujeme pravidelnou medializací. Vyhodnocení projektu Projekt se podařilo zrealizovat v průběhu tří let, jednotlivé fáze byly průběžně vyhodnocovány a dolaďovány. Nyní jej považujeme za ukončený; přesto je systém správy pohledávek trvale zdokonalován. Například začínáme využívat elektronický podpis při zasílání žádosti o součinnost bankám a chtěli bychom stejně postupovat při zasílání vyrozumění o právní moci exekučních příkazů. Pro rok 2008 plánujeme Součást publikace Dobré praxe z benchmarkingu. MEPCO, Praha, 2007. Celou publikaci naleznete na www.mepco.cz.
uplatnit SIPO i pro další poplatky a opakované platby občanů. Nejproblematičtější oblastí projektu bylo automatické párování plateb v programu, což bylo zapříčiněno zejména tím, že náš úřad byl vybrán dodavatelskou firmou pro pilotní provoz. Závady byly postupně odstraněny a nyní již nedochází k vážnějším problémům. Přínosy pro úřad - Díky novému systému péče o pohledávky jsme dosáhli zvýšení efektivnosti inkasa pohledávek při snížení finanční a administrativní náročnosti. Zároveň se projevuje větší motivace občanů k platbám v řádných termínech a zlepšení komunikace občanů s úřadem. - Účetní operace a párování plateb se provádí převážně automatizovaně, pracovníci finančního odboru neshánějí informace o inkasovaných platbách, ale spíše plnění kontrolují a vyhodnocují. - Díky kompletní a jednotné databázi všech dlužníků mají zaměstnanci jiných odborů dostupné informace o příslušných pohledávkách, zvýšila se kvalita, rychlost a transparentnost poskytovaných informací při snížení administrativní a komunikační náročnosti. - Poměr výběru pohledávek se postupně mění z převážně hotovostních operací ve prospěch bezhotovostních plateb. - Platební nástroj SIPO významně zkracuje časovou náročnost na zpracování a zaúčtování připsaných plateb. - Výstupem z projektu je kompletní databáze všech dlužníků, která je základem pro efektivní vymáhání pohledávek a poskytuje aktuální informace o stavu a postupu při vymáhání jednotlivých pohledávek. - Důsledným vybíráním poplatků, a v případě nezaplacení i sankcemi, se zvyšuje motivace občanů k platbám. Přínosy pro občana - Na pokladně městského úřadu jsou kratší fronty. - Úhrada přes SIPO, platební terminál a hotovostní vklad na příjmový účet města jsou pro občana bezplatné. - Pokladní je schopna občanovi poskytnout informaci o dalších peněžních závazcích vůči městu včetně termínu splatnosti. - Jelikož jsou veškeré dluhy soustředěny na jednom pracovišti, jsou vytvořeny podmínky pro komplexní řešení situace dlužníka. Autor příspěvku: Antonín Metál, tajemník, Městský úřad Nový Bor, nám. Míru č. 1, 473 01 Nový Bor Součást publikace Dobré praxe z benchmarkingu. MEPCO, Praha, 2007. Celou publikaci naleznete na www.mepco.cz.
