MĚSTO BENEŠOV Rada města Benešov
Vnitřní předpis č. 16/2016 Směrnice k zadávání veřejných zakázek malého rozsahu
I.
Obecná ustanovení
Čl. 1 Předmět úpravy a působnost 1) Tato směrnice upravuje závazná pravidla zadávání veřejných zakázek malého rozsahu ve smyslu §12 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen „ZVZ“) v aplikační praxi města Benešov. 2) Obecná ustanovení ZVZ platná pro všechny veřejné zakázky a zásady a postupy pro zadávání nadlimitních a podlimitních veřejných zakázek jsou upraveny v ZVZ. 3) Tato směrnice se přiměřeně použije i na organizační zajištění zadávacích řízení pro podlimitní a nadlimitní veřejné zakázky podle ZVZ. 4) Pokud jsou veřejné zakázky spolufinancovány z jiných zdrojů, je nutné dodržovat pravidla stanovená poskytovatelem těchto jiných zdrojů. 5) Zadavatel není povinen postupovat podle této směrnice při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu v krajně naléhavých případech, kdy z časových důvodů není možné zadat veřejnou zakázku postupem dle této směrnice, tj. zejména v případech: odstraňování bezprostředních následků havarijních stavů, živelních pohrom, odvrácení možného ohrožení.
Čl. 2 Vymezení některých pojmů 1) Veřejnou zakázkou malého rozsahu (dále také jen „VZMR“) je veřejná zakázka realizovaná na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních 1
prací, jejíž předpokládaná hodnota nedosáhne v případě dodávek a služeb částku 2.000.000 Kč a v případě stavebních prací 6.000.000 Kč. 2) Předpokládanou hodnotou zakázky se rozumí zadavatelem předpokládaná výše peněžitého závazku vyplývající z plnění veřejné zakázky, kterou je zadavatel povinen stanovit pro účely postupu v zadávacím řízení před jeho zahájením. Při stanovení předpokládané hodnoty je vždy rozhodná cena bez daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“). Při stanovení předpokládané hodnoty se postupuje přiměřeně podle pravidel v ZVZ. 3) Zadáváním se rozumí postup zadavatele podle této směrnice, jehož účelem je zadání veřejné zakázky malého rozsahu, a to až do uzavření smlouvy nebo do zrušení zadávacího řízení.
II.
Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu
Čl. 3 Zadavatel 1) Zadavatelem veřejné zakázky malého rozsahu je město Benešov zastoupené: a) Radou města Benešov (dále jen „RM“), je-li předpokládaná hodnota veřejné zakázky malého rozsahu v rozmezí od 500.000 Kč (bez DPH) do 2.000.000 Kč (bez DPH) v případě veřejných zakázek na dodávky a na služby a v rozmezí od 500.000 Kč (bez DPH) do 6.000.000 Kč (bez DPH) v případě veřejných zakázek malého rozsahu na stavební práce, b) starostou, v případech, kdy předpokládaná hodnota veřejné zakázky malého rozsahu nedosahuje 500.000 Kč (bez DPH), a dále v případech v této směrnici výslovně uvedených, c) příslušným místostarostou, tajemnicí či vedoucím odboru, do jehož věcné kompetence dle organizačního řádu veřejná zakázka spadá (dále jen „příslušný vedoucí“), v případech, kdy předpokládaná hodnota veřejné zakázky malého rozsahu nedosahuje 100.000 Kč (bez DPH). 2) Další úkony související s organizačním zajištěním zadávání veřejné zakázky malého rozsahu činí: a) zaměstnanci města zařazení do oddělení investic Odboru rozvoje města a správy majetku (dále jen „OI“), do jejichž stanovené náplně práce patří oblast veřejných zakázek (dále jen „příslušný zaměstnanec“), b) vedoucí zaměstnanci městského úřadu a vrchní strážník městské policie či jim podřízené osoby v rozsahu nutném k zajištění plnění úkolů a povinností souvisejících s veřejnou zakázkou malého rozsahu stanovených touto směrnicí, jiným vnitřním právním předpisem města, usnesením rady nebo usnesením zastupitelstva nebo platným právním předpisem, c) jiná osoba zmocněná zadavatelem v rozsahu písemné plné moci. 2
3) Průběh zadávacího řízení veřejných zakázek malého rozsahu, kromě VZMR zadávaných příslušným vedoucím (dle čl. 3 odst. 1 písm. c)), organizačně zajišťuje příslušný zaměstnanec OI, který činí úkony nutné a doporučené k řádnému zajištění organizačního průběhu zadání veřejné zakázky malého rozsahu, s výjimkou úkonů, které jsou vyhrazeny zadavateli. Přitom postupuje na základě podkladů předaných k zadání veřejné zakázky malého rozsahu věcně příslušným odborem. 4) Za organizační zajištění postupu při zadávání veřejné zakázky je odpovědný vedoucí OI, není-li dále uvedeno jinak. Za organizační zajištění postupu při zadávání VZMR, které jsou zadávány přímo příslušným vedoucím, nese odpovědnost příslušný vedoucí. 5) Za dohled nad realizací veřejné zakázky je odpovědný vedoucí OI nebo jím určený zaměstnanec OI, případně příslušný vedoucí nebo jím určený zaměstnanec. 6) Odpovědnost jednotlivých osob pověřených prováděním finanční kontroly se řídí zvláštními právními předpisy. 7) V konkrétním případě může zadavatel na návrh vedoucího OI písemně zmocnit k provedení organizačního zajištění přípravy a průběhu veřejné zakázky malého rozsahu jinou vhodnou osobu, která bude postupovat s řádnou péčí a v zájmu zadavatele. Čl. 4 Zásady postupu zadavatele 1) Všechny osoby nebo orgány provádějící úkony podle této směrnice jsou povinny při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 2) Příslušné osoby pověřené starostou výkonem předběžné řídící kontroly před vznikem závazku odpovídají za dodržování a naplňování principů hospodárnosti, efektivity a účelnosti výdajů vynakládaných z veřejných prostředků.
Čl. 5 Postup zadávacího řízení 1) Veřejnou zakázku malého rozsahu lze zadat postupem podle této směrnice nebo postupem podle ZVZ pro zadávání podlimitních veřejných zakázek. 2) Zahájí-li zadavatel zadávání veřejné zakázky malého rozsahu postupem podle této směrnice, musí být ze všech dokumentů vztahujících se k veřejné zakázce malého rozsahu zřejmé, že se nejedná o postup podle ZVZ. 3) Zahájí-li zadavatel zadávání veřejné zakázky malého rozsahu postupem platným pro zadávání podlimitní veřejné zakázky, postupuje dále podle příslušných ustanovení zákona platných pro zadávání podlimitní veřejné zakázky (§ 26 odst. 5 ZVZ).
3
Čl. 6 Členění veřejných zakázek malého rozsahu do kategorií 1) Pro účely této směrnice jsou veřejné zakázky malého rozsahu rozděleny podle jejich předpokládané hodnoty v Kč (bez DPH) do těchto kategorií: a) veřejné zakázky malého rozsahu I. kategorie (dále také jen „VZMR I. kategorie“) - do 100.000 Kč, b) veřejné zakázky malého rozsahu II. kategorie (dále také jen „VZMR II. kategorie“) - od 100.000 Kč do 2.000.000 Kč u dodávek nebo služeb a - od 100.000 Kč do 6.000.000 Kč u stavebních prací 2) Při stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky je nutné postupovat dle pravidel stanovených ZVZ, přičemž je zakázáno rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení hodnoty veřejné zakázky. Čl. 7 Závazná pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu I. kategorie
1) VZMR I. kategorie mohou být zadávány i přímým zadáním za cenu v místě a čase obvyklou, přičemž musí být dodrženy zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 2) Před zadáním zakázky si zadavatel musí opatřit nabídky nejméně od tří dodavatelů za účelem jejich porovnání a posouzení (průzkum trhu). 3) Nesmí být vyzýván stále stejný okruh účastníků. 4) Hodnocení nabídek provádí zadavatel (zastoupený dle čl. 3 odst. 1). Hodnotícím kritériem je ekonomická výhodnost nabídky. 5) Po provedení průzkumu trhu a hodnocení nabídek je zakázka zadávána dodavateli, jehož nabídka je ekonomicky nejvýhodnější, a to následujícím způsobem: a) uzavřením písemné smlouvy (uzavření písemné smlouvy se doporučuje), b) doručení dodavatelem potvrzené objednávky, c) přímý nákup zboží v obchodě. 6) Příslušný vedoucí je povinen informovat RM o VZMR I. kategorie, které zadal v zastoupení zadavatele, a to čtvrtletně. Za místostarosty a tajemnici plní tuto povinnost jimi pověřený vedoucí odboru. 7) Příslušný vedoucí je povinen průběžně informovat příslušného zaměstnance OI o VZMR I. kategorie, které zadal v zastoupení zadavatele. Za místostarosty a tajemnici plní tuto povinnost jimi pověřený vedoucí odboru.
4
Čl. 8 Závazná pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu II. kategorie
1) VZMR II. kategorie jsou zadávány na základě provedeného výběrového řízení zahájeného zasláním elektronické výzvy k podání nabídky minimálně třem dodavatelům prostřednictvím profilu zadavatele. 2) Výběr dodavatelů pro konkrétní veřejnou zakázku, kterým bude zaslána elektronická výzva prostřednictvím profilu zadavatele k podání nabídek, schvaluje starosta, případně místostarosta, na základě odůvodněné žádosti vedoucího či příslušného zaměstnance OI. 3) Nesmí být vyzýván stále stejný okruh účastníků. 4) Výzva k podání nabídek musí obsahovat minimálně tyto náležitosti: a) Identifikační údaje zadavatele b) Název a vymezení předmětu plnění veřejné zakázky malého rozsahu, dobu a místo plnění c) Předpokládanou hodnotu veřejné zakázky malého rozsahu bez DPH d) Lhůtu a místo pro podání nabídek, přičemž lhůta pro podání nabídek musí být minimálně 10 kalendářních dní ode dne odeslání výzvy účastníkům e) Informaci o tom, v jakém jazyce může být nabídka podána f) Požadavky na doložení kvalifikačních předpokladů g) Hodnotící kritéria, která jsou rozhodná pro zadání zakázky a postup hodnocení h) Možnost zrušení soutěže, a to i v jejím průběhu, možnost neuzavřít smlouvu s vítězným účastníkem i) Podmínky poskytnutí zadávací dokumentace, popř. odkaz na uveřejněnou zadávací dokumentaci j) V případě stavebních prací návrh smlouvy, v ostatních případech návrh smlouvy nebo bude ve výzvě uveden požadavek na předložení návrhu smlouvy uchazečem jako součásti jeho nabídky k) Informaci o tom, že se jedná o veřejnou zakázku malého rozsahu, a že se nejedná o zadávací řízení podle ZVZ (pokud nemá být zadávání zahájeno podle ZVZ) l) Upozornění, že každý dodavatel je oprávněn podat pouze jednu nabídku, a podává-li samostatnou nabídku, nemůže současně
být subdodavatelem, jehož prostřednictvím jiný dodavatel, který také podává nabídku, prokazuje splnění kvalifikace ani
podat společnou nabídku s jiným(i) dodavatelem(i)
m) Informaci o tom, že podáním nabídky uchazeč souhlasí s podmínkami veřejné zakázky a se zadávací dokumentací 5
n) Informaci o podávání dodatečných informací o) Podpis starosty a datum 5) Rozhodnutí zadavatele (např. o vyloučení uchazeče, o výběru nejvhodnější nabídky) musí obsahovat stručné odůvodnění a musí být doručeno. Zadavatel si může ve výzvě vyhradit, že rozhodnutí uveřejní profilu zadavatele, v takovém případě se rozhodnutí považuje za doručené okamžikem uveřejnění na profilu zadavatele. 6) Příslušný zaměstnanec OI je povinen uveřejnit uzavřenou smlouvu na profilu zadavatele včetně případných jejích dodatků. Čl. 9 Zahájení zadávacího řízení 1) Příslušný vedoucí odboru (případně i jiný vedoucí zaměstnanec) předá podklady k zadání veřejné zakázky na OI nejpozději 30 kalendářních dnů před předpokládaným zveřejněním oznámení zadávacího řízení. 2) OI na základě předaných podkladů zpracuje příslušný materiál. Čl. 10 Příjem nabídek 1) Evidenci podaných nabídek zajišťuje podatelna městského úřadu. 2) OI vyrozumí písemně podatelnu městského úřadu o zahájení zadávacího řízení s uvedením názvu zadávacího řízení, přesného data a hodiny ukončení příjmu nabídek a době pro přijímání obálek stanovené v oznámení zadávacího řízení a předá protokol pro zápis jednotlivých nabídek. 3) U jednotlivých druhů zadávacích řízení přijme podatelna městského úřadu pouze řádně označenou obálku, kterou označí tiskem příjmového razítka, pořadovým číslem, datem a hodinou doručení a zapíše do protokolu. Řádně označená obálka nesmí být podatelnou ani žádným jiným zaměstnancem otevřena. 4) Toto ustanovení se použije i v případě podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek podle ZVZ. Čl. 11 Komise pro otevírání obálek 1) Pro otevírání obálek ustanoví starosta nejméně tříčlennou komisi. Komise pro otevírání obálek je povinna umožnit účast při otevírání obálek členům ZM a uchazečům, kteří podali nabídku. 2) Komise pro otevírání obálek činí úkony dle § 71 ZVZ.
6
3) Komise pro otevírání obálek sepíše o otevírání obálek protokol, jehož vzor je přílohou č. 1 této směrnice. 4) Toto ustanovení se použije i v případě podlimitních a nadlimitních veřejných zakázek. Čl. 12 Hodnotící komise 1) Pro posouzení a hodnocení nabídek ustanoví starosta nejméně tříčlennou komisi. Současně se jmenováním členů komise jmenuje starosta za každého člena komise i jeho náhradníka. 2) Hodnotící komise rovněž posuzuje kvalifikaci uchazečů. 3) Hodnotící komise při posuzování nabídek postupuje podle § 76 ZVZ. 4) Hodnotící komise sepíše o svém jednání protokol o hodnocení nabídek, jehož vzor je přílohou č. 2 této směrnice.
Čl. 13 Hodnotící kritéria 1) Základním hodnotícím kritériem pro zadání veřejné zakázky malého rozsahu je ekonomická výhodnost nabídky. 2) Dílčí hodnotící kritéria a jejich váhu pro konkrétní veřejnou zakázku malého rozsahu schvaluje starosta.
Čl. 14 Výběr nejvhodnější nabídky 1) O výběru nejvýhodnější nabídky rozhoduje zadavatel (zastoupený dle čl. 3 odst. 1). 2) V případě, že je zadavatel zastoupen starostou, podepisuje starosta smlouvu na realizaci zakázky s vítězným dodavatelem. 3) V případě, že je zadavatel zastoupen RM Návrh usnesení RM včetně důvodové zprávy vypracuje OI na základě protokolu hodnotící komise o hodnocení nabídek, kterou přiloží jako podkladový materiál. Rozhodnutí o výběru nejvýhodnější nabídky podepisuje starosta, popř. jeho zástupce. Smlouvu na realizaci zakázky s vítězným dodavatelem podepisuje starosta, popř. jeho zástupce. 4) Zadavatel může rozhodnout o tom, že nebude vybrána žádná z nabídek a zrušit výběrové řízení.
7
III.
Společná ustanovení
Čl. 15 Vícepráce/dodatečné dodávky a služby 1) V průběhu realizace VZMR může zadavatel uzavřít s dodavatelem dodatek k již uzavřené smlouvě na: - dodatečné stavební práce, dodatečné služby nebo dodatečné dodávky, pokud potřeba těchto dodatečných prací, dodatečných služeb a dodatečných dodávek vznikla v důsledku objektivně nepředvídatelných okolností a tyto dodatečné stavební práce, dodatečné služby a dodatečné dodávky jsou nezbytné pro provedení původních stavebních prací, pro poskytnutí původních služeb nebo původních dodávek. Celkový rozsah všech dodatečných prací, dodatečných služeb nebo dodatečných dodávek nesmí překročit 30 % ceny původní VZMR. 2) Dodatek s původním dodavatelem schvaluje zadavatel.
Čl. 16 Maximální cena 1) Předpokládaná hodnota zakázky v zadávacích podmínkách a cena ve smlouvě budou vždy stanoveny jako maximální a nejvýše přípustné. 2) Povinnou součástí smlouvy na VZMR bude prohlášení dodavatele, že prověřil skutečnosti rozhodné pro určení výše ceny plnění (např. předaný výkaz výměr). Čl. 17 Evidence Příslušný zaměstnanec OI vede evidenci zadaných zakázek a dbá na dodržování pravidel a povinností dle této směrnice. Čl. 18 Archivace 1) Všechny dokumenty vztahující se k veřejným zakázkám (výzvy, předložené nabídky, protokoly, rozhodnutí, smlouvy a další písemnosti, které jsou součástí dokumentace) je zadavatel povinen archivovat po dobu stanovenou zvláštním zákonem.
8
2) Všechny úkony a dokumenty týkající se zadávání jednotlivých veřejných zakázek (kromě VZMR I. kategorie) budou chronologicky vedeny a zveřejněny na profilu zadavatele.
Čl. 19 Výjimky ze směrnice 1) RM rozhoduje o výjimkách z užití ustanovení této směrnice, výjimky musí být odůvodněné a v souladu se zásadami uvedenými v čl. 4 této směrnice. 2) Pokud tato směrnice neupravuje určitou záležitost, použije se obdobné ustanovení ZVZ.
IV.
Závěrečná ustanovení Čl. 20 Zrušovací ustanovení Vnitřní předpis č. 4/2014 se zrušuje.
Čl. 21 Účinnost
1) Tato směrnice nabývá účinnosti dne 01.06.2016. 2) Tato směrnice byla schválena usnesením Rady města Benešov ze dne 26.05.2016. 3) Nedílnou součástí této směrnice je: Příloha č. 1 – Protokol o otevírání obálek Příloha č. 2 – Protokol o hodnocení nabídek
Otisk razítka
Ing. Petr Hostek, MBA, v.r. starosta města Benešov
9
