8/2015
SPISOVÝ ŘÁD Městského úřadu v České Skalici
Číslo vnitřního předpisu 2/2008 10/2008 8/2010
Datum vydání /platnost
Aktualizace
Zrušen
1.1.1998 1.1.2006 1.1.2008 1.4.2008 1.5.2010
1.1.2009 1.5.2011, 1.6.2012 1.7.2013
31.12.2005 31.12.2007 31.3.2008 30.4.2010 31.12.2015
8/2015
29.12.2015/1.1.2016
1
SPISOVÝ ŘÁD Městského úřadu v České Skalici
1.
2.
3. 4. 5. 6.
1.
2. 3. 4. 5. 6. 7.
Článek 1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ Tento spisový řád se vydává na základě § 66 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“), v souvislosti s vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů (dále jen „vyhláška“) a dle § 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích ve znění pozdějších předpisů. Výkonem spisové služby se rozumí odborná správa dokumentů vzniklých z činnosti města České Skalice a městského úřadu, popřípadě z činnosti právních předchůdců města Česká Skalice, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Dokumentem je každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena z vlastní činnosti nebo byla doručena. Osobou je pro účely tohoto spisového řádu starosta, místostarosta, členové rady města, zastupitelstva města a zaměstnanci města, z jejichž činnosti dokument vznikl. Spisová služba je vykonávána v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby firmy GordicWinESS, dále jen elektronický systém spisové služby - „ESSS“. Zálohování evidenčních pomůcekv digitální podobě se provádí každý den na externí disk. Zálohy jsou archivovány na externím disku vždy za kalendářní měsíc. Poslední záloha v roce je vypalována na DVD a uložena v trezoru města. Článek 2. PŘÍJEM DOKUMENTŮ Příjem a odesílání dokumentů probíhá na podatelně Městského úřadu v České Skalici, která je současně výpravnou. Podatelna je vedena sekretářkou na sekretariátě úřadu a v případě její nepřítomnosti pověřenými zaměstnanci dle příkazu starosty 7/2015 (dále jen „zaměstnanec podatelny“). Dále jsou dokumenty (kromě datové schránky, faxu a e-mailu) přijímány v přízemí městského úřadu na odboru sociálně správním, kde jsou doručené dokumenty opatřeny otiskem podacího razítka, datumem, popřípadě časem doručení u dokumentů v listinné podobě počtem listů popřípadě počtem svazků příloh; počtem a druhem příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě a zapsány do knihy přijaté pošty s uvedením jména, příjmení nebo názvu firmy, adresy žadatele nebo sídla firmy a věci. Následně jsou tyto dokumenty oproti podpisu do knihy přijaté pošty předány na podatelnu k evidenci dokumentů. Dokumenty jsou přijímány v analogové podobě – poštou, faxem, kurýrem, osobně, do protokolu a v digitální podobě – e-mailem, datovou schránkou, na přenosném nosiči dat. Podatelna přijímá dokumenty v digitální podobě pouze v těchto datových formátech: PDF/A, ISO 19005; PNG, ISO/IEC 15948; TIF/TIFF, revize 6 – nekomprimovaný; JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918, MPEG-2, ISO/IEC 13818; MPEG-1, ISO/IEC 11172; GIF; MP2; MP3,WAV, PCM. V případě doručených dokumentů v jiných formátech, na dotaz zaměstnance podatelny, zpracovatel rozhodne, zda dokument přijme v jiném formátu než odstavci 3, následně má povinnost zabezpečit převedení dokumentu do výstupního datového formátu sám. Nosiče dat, na nichž lze přijímat dokumenty v digitální podobě: CD-R/RW, DVD±R/RW, USB disk. Na jednom technickém nosiči dat smí být pouze jedno podání a jeho přílohy. Podatelna otevírá veškeré došlé zásilky kromě faktur, výpisů z účtů, uchazečů o veřejnou zakázku nebo výběrové řízení, je-li na prvním místě uvedeno jméno a příjmení fyzické osoby, zásilky s utajovanými skutečnostmi nebo adresované odborové organizaci. V případě dodání dokumentu v listinné podobě, který je neúplný nebo nečitelný nebo dokumentu v digitální podobě, který je neúplný, nelze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, není v datovém formátu, ve kterém úřad přijímá digitální dokumenty, nebo není uložen na přenosném technickém nosiči dat, na kterém úřad přijímá dokumenty v digitální podobě, postupuje zaměstnanec podatelny následovně:
2
a) lze-li určit odesílatele dokumentu a jeho kontaktní údaje, vyrozumí zaměstnanec podatelny o zjištěné vadě odesílatele a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit, dokument se dále nezpracovává. b) nelze-li určit, odesílatele doručeného dokumentu a jeho kontaktní údaje, dokument se dále nezpracovává. 8. Datové zprávy, u kterých byl zjištěn výskyt chybného datového formátu nebo počítačového programu, který je způsobilý přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných úřadem (dále jen škodlivý kód), se nezpracovávají. 9. Dále zaměstnanec podatelny zjistí, zda je doručený dokument v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem a ověří platnost kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, nebo je označen platnou uznávanou elektronickou značkou a ověří platnost kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, popřípadě je opatřen planým kvalifikovaným časovým razítkem a ověří jeho platnost. Listinné dokumenty 10. Listinný dokument, případně obálka dokumentu nebo faxem doručené dokumenty se opatří v den doručení otiskem podacího razítka, které příslušná osoba vyplní a nenáleží-li doručený dokument do některé ze samostatných evidencí dokumentů, zavede záznam o dokumentu do ESSS a k podacímu razítku na dokumentu v listinné podobě doplní PID. 11. Zjistí-li fyzická osoba, na jejíž jméno a příjmení byl dopis zaslán, že se jedná o úřední dokument, zabezpečí ihned jeho označení a dodatečné zaevidování v evidenční pomůcce. Datem doručení dokumentu se pak rozumí datum, kdy ho fyzická osoba předala k evidenci nebo sama evidovala. 12. Je-li dokument předán mimo podatelnu nebo vznikl-li jako záznam o podání učiněném ústně nebo do protokolu, musí být neprodleně přebírající osobou opatřen podacím razítkem s náležitostmi (datum doručení, popřípadě čas doručení, u dokumentů v listinné podobě počet listů dokumentu, počet listů nebo počet svazků příloh, počet a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě) a poté předán k evidenci podatelně nebo ho může přebírající osoba po ověření dle odstavců 7,8,9 evidovat sama. Za předání podatelně, popř. za zavedení dokumentu do evidenční pomůcky zodpovídá osoba, která dokument převzala nebo pořídila záznam. 13. Pravidla podání učiněného ústně: Příslušná k přijetí ústního podání je každá osoba, příslušná k vyřízení (dále jen „zpracovatel“) nebo její zastup, nejsou-li přítomni; osoba, se kterou žadatel jedná. Osoba o ústním podání s žadatelem vyhotoví protokol o ústním podání, který musí obsahovat náležitosti dle § 37 odst. 2 z. č. 500/2004 Sb. správního řádu, zejména: kdo je činí, které věci se týká a co se navrhuje, označení správního orgánu, jemuž je určeno, další náležitosti, které stanoví zákon, a podpis osoby, která je činí. 14. Obálka dokumentu se ponechává vždy: a) je-li doručován do vlastních rukou, b) je-li to nezbytné k určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl úřadu doručen nebo k určení adresy odesílatele, c) je-li opatřena otiskem podacího razítka nebo jednoznačným identifikátorem. Datové zprávy 15. Příjem datových zpráv je součástí elektronického systému spisové služby. 16. Do datové schránky města mají přístup pověřené osoby DS dle příkazu starosty č. 7/2015. Pověřená osoba kontroluje obsah datové schránky několikrát denně, nejméně však dvakrát denně. Při zjištění, že datová schránka obsahuje doručenou datovou zprávu, zaměstnanec podatelny ji ověří dle odstavců 7,8,9 a neobsahuje-li digitální dokument včetně datové zprávy škodlivý kód a vady neprodleně ho eviduje v ESSS. E-maily 17. Pravidla potvrzování doručených datových zpráv na elektronickou adresu podatelny: Doručení datové zprávy se odesílateli potvrzuje, pokud lze z doručené datové zprávy zjistit adresu elektronické pošty odesílatele, datová zpráva a v ní obsažený dokument je doručen úplný, lze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, neobsahuje škodlivý kód, je v datovém formátu ve kterém úřad přijímá dokumenty v digitální podobě (bod 3), je podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným certifikátem, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, nebo označen platnou uznávanou elektronickou značkou a kvalifikovaným systémovým
3
certifikátem, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, popřípadě je opatřen planým kvalifikovaným časovým razítkem. Potvrzení doručení zprávy obsahuje: Text: Dokument byl doručen a splňuje podmínky pro přijímání dokumentů stanovené vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů a spisovým řádem Městského úřadu v České Skalici. Datum a čas doručení datové zprávy s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy, (DD/MM/RRRR v HH/MM/SS). Identifikátor dokumentu (jednoznačný identifikátor PID) Jméno a příjmení zaměstnance podatelny a jeho uznávaný elektronický podpis. 18. Neobsahuje-li digitální dokument včetně datové zprávy, v níž je obsažen škodlivý kód a vady neprodleně ho zaměstnanec podatelny eviduje v evidenční pomůcce. Doručený digitální dokument, je-li to technicky možné a maximálně do velikosti 10MB, připojí k evidenčnímu záznamu v evidenční pomůcce v elektronické podobě. 19. Dokument v digitální podobě, který má úřední charakter a byl doručen mimo elektronickou adresu podatelny (tj. e-mailovou adresu osoby), tato osoba přepošle na elektronickou adresu podatelny k evidenci v evidenční pomůcce nebo ho může tato osoba dle odstavce 18 evidovat v evidenční pomůcce sama. Nosiče dat 20. Zaměstnanec podatelny, popřípadě přebírací zaměstnanec je povinen zkontrolovat nosič dat antivirovým programem a ověřit dle odstavců 7,8, 9. 21. Digitální dokumenty na nosičích dat se předávají na podatelnu k evidenci v evidenční pomůcce. Zaměstnanec podatelny k evidenčnímu záznamu v evidenční pomůcce v elektronické podobě, je-li to technicky možné a maximálně do velikosti 10MB, připojí i digitální dokument z nosiče dat. 22. Je-li nosič dat přílohou analogového dokumentu, musí být označen jako jeho nedílná příloha.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Článek 3. Označování dokumentů Doručené i vytvořené dokumenty se v den, kdy byly doručeny nebo vytvořeny, opatří jednoznačným identifikátorem. Jednoznačným identifikátorem se neopatřují doručené dokumenty obsahující škodlivý kód, a dokumenty, které nemají úřední charakter a nepodléhají evidenci dokumentů (například doručené knihy, noviny, časopisy, zpravodaje, sbírky zákonů, věstníky, normy, reklamní a nabídkové tiskoviny, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání), nevyžádaná obchodní sdělení (spamy); vytvořené koncepty, pomocné a interní dokumenty, zpravodaje, časopisy, poukazy platební služby). Jednoznačný identifikátor je označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost a musí být neoddělitelně spojen s dokumentem, který označuje, obsahuje zejména označení úřadu, popřípadě zkratku označení úřadu, a alfanumerický kód. Je-li jako jednoznačný identifikátor užit otisk podacího razítka, nemusí obsahovat alfanumerický kód. V ESSS je jednoznačným identifikátorem PID, který obsahuje označení MěÚ „DXUX“ + alfanumerický kód a je automaticky přidělován při podání nebo vzniku dokumentu nebo při vytvoření spisu v ESSS, tj. při prvotním vzetí do evidence. V případě, že dokument evidenčně náleží do některé ze samostatných evidencí vedených v elektronické podobě, pak se takový dokument označuje jednoznačným identifikátorem příslušné samostatné evidence. Vyplněný otisk podacího razítka obsahuje: název MěÚ, datum doručení, případně čas doručení, číslo jednací nebo evidenční ze samostatné evidence dokumentů, počet listů, počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu; u příloh v nelistinné podobě počet a druh příloh dokumentu; otisk podacího razítka je uveden v příloze č. 1. Označování dokumentů jednoznačným identifikátorem: a) Vyplněný otisk podacího razítka – dokumenty v písemné podobě (u dokumentů evidovaných v ESSS se k podacímu razítku připojí PID) b) PID v ESSS c) Jednoznačný identifikátor příslušné samostatné evidence – samostatné evidence vedené v elektronické podobě Dokumenty opatřené jednoznačným identifikátorem se evidují v evidenci dokumentů. Záznam o dokumentu v evidenci dokumentů je spojen s dokumentem jednoznačným identifikátorem.
4
1.
2.
3. 4. 5. 6.
Článek 4. Rozdělení a oběh dokumentů Zaměstnanec podatelny po evidování v evidenčních pomůckách provede rozdělení dokumentů mezi jednotlivé odbory nebo přímo osoby příslušné k vyřízení. Je-li to účelné, připojí v ESSS k dokumentu informované osoby. V případě, že nelze určit zpracovatele, předá dokument až po projednání s vedením města. Dokumenty v analogové podobě vedoucí odboru nebo pověřená osoba denně fyzicky přebírá na podatelně a předává je k vyřízení jednotlivým zaměstnancům odboru, zároveň jim předává i evidenční záznam o dokumentu v ESSS v případě, že již nebyl zpracovateli předán přímo zaměstnancem podatelny. Osoba s uživatelským účtem v ESSS má povinnost denně kontrolovat jí doručené dokumenty. V případě chybně přiděleného dokumentu osoba tento dokument předá vedoucímu odboru nebo přímo zpracovateli (je-li mu znám) nebo zpět podatelně, zaměstnanec podatelny nebo vedoucí odboru dokument přerozdělí. Doručování vlastních dokumentů mezi odbory městského úřadu, mezi městem a městským úřadem probíhá přes podatelnu, kde je dokument nově evidován v evidenční pomůcce a předán příslušnému adresátovi. Sledování oběhu dokumentů je zajišťováno v ESSS. Tyto údaje se zobrazují v historii dokumentu.
Článek 5. PŘEVOD DOKUMENTU V ANALOGOVÉ PODOBĚ NA DOKUMENT V DIGITÁLNÍ PODOBĚ A NAOPAK, ZMĚNA DATOVÉHO FORMÁTU DOKUMENTU V DIGITÁLNÍ PODOBĚ 1. Zpracovatel, je-li to účelné, zajistí převod přijatého analogového dokumentu do dokumentu v digitální podobě nebo naopak, a to konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení dle § 69a zákona. Po provedeném převodu zpracovatel připojí dokument v elektronické podobě k evidenčnímu záznamu původního analogového dokumentu v evidenci dokumentů. Po provedeném převodu digitálního dokumentu na dokument analogový, opatří zpracovatel analogový dokument otiskem podacího razítka a jednoznačným identifikátorem z elektronické evidenční pomůcky. 2. Výstup z autorizované konverze dokumentů má právní účinky ověřené kopie dokumentu, jehož převedením vznikl. 3. Autorizovaná konverze dokumentů, dle z. č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ve znění pozdějších předpisů (dále jen „konverze“). Provedením konverze z moci úřední je dle příkazu starosty města č. 7/2015 pověřen pracovník odboru výstavby a životního prostředí pro uvedený odbor a pro ostatní odbory provádějí konverzi pověření pracovníci sociálně správního odboru. 4. Doručený dokument v analogové podobě se po konverzi uchová po dobu nejméně tří let, s výjimkou případu, kdy je jeho obsah spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis (např. § 609 OZ, § 34 trestní zákoník, OSŘ, trestní řád, § 100 správní řád, zákon o účetnictví) dobu delší. V takovém případě se doručený dokument uchová po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v dokumentu. 5. Doručený dokument v digitální podobě se uloží včetně datové zprávy, v níž je obsažen, ve tvaru, ve kterém byl doručen, a uchová se po dobu nejméně 3 let ode dne doručení, pokud obsah dokumentu není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší (např. § 609 OZ, § 34 trestní zákoník, OSŘ, trestní řád, § 100 správní řád, zákon o účetnictví); v takovém případě se uchová doručený dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu. 6. Je-li skartační lhůta doručeného dokumentu v analogové nebo digitální podobě převedeného konverzí kratší než 3 roky, uchová se doručený dokument nejméně po dobu skartační lhůty. Jiný způsob převedení dle § 69a zákona („dále jen převedení“) 7. Dokument vzniklý převedením nemá právní účinky ověřené kopie dokumentu. Jedná se o převedení dokumentu, u kterého zpracovatel zaručuje věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění (převod do výstupního datového formátu).
5
8. Převedení dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě. K analogovému dokumentu se připojí doložka s uvedením názvu města, počtem listů, z nichž se skládá převáděný dokument, informace o existenci vodoznaku, reliéfního tisku nebo embossingu, suché pečetě nebo reliéfní ražby, optického variabilního prvku, jiného zajišťovacího prvku, plastického písma nebo otisku plastického razítka, datum vyhotovení ověřovací doložky a jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla (viz příloha 11) a i s doložkou se dokument převede do digitální podoby do formátu PDF/A; osoba odpovědná za převedení dokument opatří uznávaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným časovým razítkem. Doručený dokument v analogové podobě se uchová po dobu uchování dokumentu v digitální podobě vzniklého převedením doručeného dokumentu v analogové podobě. 9. Převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě; změna datového formátu dokumentu v digitální podobě na PDF/A. Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou datového formátu dokumentu v digitální podobě se nejdříve ověří platnost uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen, a platnost kvalifikovaných certifikátů, na kterých jsou založeny a údaje o výsledcích zjištění se doplní k ostatním údajům do doložky, viz příloha 11. 10. V doložce převodu digitálního dokumentu na analogový dle § 69a zákona se dále uvede název města, informace o existenci zajišťovacího prvku, datum převedení dokumentu, datum vyhotovení ověřovací doložky, jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení nebo změnu datového formátu provedla. Doložka se neoddělitelně připojí k nově vzniklému dokumentu v analogové podobě a odpovědná osoba za převedení dokumentu připojí vlastnoruční podpis a otisk úředního razítka. V doložce ke změně datového formátu dokumentu v digitální podobě dle § 69a zákona se dále uvede název města, původní datový formát, datum převedení dokumentu, datum vyhotovení ověřovací doložky, jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení nebo změnu datového formátu provedla. Doložka i s dokumentem se převede do digitální podoby do formátu PDF/A; osoba odpovědná za převedení dokument opatří uznávaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným časovým razítkem. 11. Doručený dokument v digitální podobě se uloží včetně datové zprávy, v níž je obsažen, ve tvaru, ve kterém byl doručen, a uchová se po dobu nejméně 3 let ode dne doručení, pokud obsah dokumentu není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší (např. § 609 OZ, § 34 trestní zákoník, OSŘ, trestní řád, § 100 správní řád, zákon o účetnictví); v takovém případě se uchová doručený dokument po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu. 12. Je-li skartační lhůta doručeného dokumentu v analogové nebo digitální podobě převedeného konverzí kratší než 3 roky, uchová se doručený dokument nejméně po dobu skartační lhůty.
1.
2. 3. 4. 5. 6.
7.
Článek 6. EVIDENCE DOKUMENTŮ Městský úřad vede dva typy evidenční pomůcky, a to základní evidenční pomůcku prostřednictvím programu elektronického systému spisové služby a dále samostatnou evidenční pomůcku, samostatné evidence dokumentů v listinné podobě i v elektronické podobě. Jednotlivé odbory vedou knihu odeslané pošty, které využívají jen k pomocné evidenci. Seznam osob, které mají uživatelský účet v ESSS a seznam zkratek s vysvětlivkami používaných v ESSS a korespondenci je uveden v příloze č. 2. Za osoby, které nemají vlastní uživatelský účet, vede spisovou službu v ESSS jejich zástupce. Pro technické služby a oddělení městské knihovny a je tímto zástupcem zaměstnanec podatelny. Každá osoba je povinna zabezpečit evidenční pomůcku proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jinému zneužití ve spojení se směrnicemi a opatřeními městského úřadu. Evidenci dokumentů obsahující utajované skutečnosti vede starosta města. Dokumenty poskytnuté Organizací Severoatlantické smlouvy nebo Evropskou unií jsou v zájmu bezpečnosti státu, veřejné bezpečnosti nebo ochrany práv třetích osob chráněny označením „NATO UNCLASSIFIED“ nebo „LIMITE“ s takovými dokumenty se může seznamovat jen osoba, která je nezbytně potřebuje k výkonu své funkce, k pracovní nebo obdobné činnosti. Orgány veřejné moci, právnické osoby nebo fyzické osoby nesmí označovat vzniklé dokumenty textem „NATO UNCLASSIFIED“ nebo „LIMITE“. O dokumentu se v ESSS vedou tyto údaje:
6
8.
9. 10. 11.
12.
a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v evidenci dokumentů b) datum doručení dokumentu, popřípadě čas doručení dokumentu, stanoví-li to jiný právní předpis nebo datum vytvoření dokumentu; datem vytvoření dokumentu se rozumí datum jeho zaevidování v ESSS, u dokumentů v digitální podobě s výjimkou dokumentu v digitální podobě doručeného na nosiči dat se zaznamená rovněž čas doručení dokumentu s přesností na sekundy. c) údaje o odesílateli v rozsahu údajů dle jmenného rejstříku; jde-li o vytvořený dokument, uvede se slovo "Vlastní", d) identifikace dokumentu odesílatele (např. č.j., sp. zn., č.ev.), je-li jím dokument označen, e) počet listů dokumentu v listinné podobě, počet listů nebo počet svazků příloh v listinné podobě; počet a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě; u dokumentu v digitální podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje určit. f) stručný obsah dokumentu (věc), g) označení organizační součásti města, které byl dokument přidělen k vyřízení; pokud je určena k vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede se její jméno, popřípadě jména, a příjmení, h) údaje o vyřízení dokumentu: způsob vyřízení, identifikace adresáta v rozsahu údajů dle jmenného rejstříku, datum odeslání, počet a druh odeslaných příloh; u dokumentu v digitální podobě se počet a druh příloh uvádí pouze v případě, že je povaha dokumentu umožňuje určit, i) spisový znak a skartační režim, (kterým je skartační znak + skartační lhůta + rok zařazení dokumentu do skartačního řízení, případně spouštěcí událost: okamžik rozhodný pro běh skartační lhůty) j) jednoznačný identifikátor dokumentu k) informaci, zda jde o dokument v digitální nebo analogové podobě l) informaci, zda byl dokument zařazen do výběru archiválií, zda byl vybrán jako archiválie m) identifikátor Národního archivu nebo digitálního archivu u digitálního dokumentu vybraného jako archiválie. Pořadová čísla v ESSS a v samostatných evidencích dokumentů tvoří číselnou řadu, která začíná číslem 1 a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. V ESSS je číselná řada vedena jeden kalendářní rok. Začíná vždy 1. ledna a končí 31. prosince uzavřením číselné řady daného roku. Zápis se v evidenční pomůcce provede srozumitelně a přehledně a v listinné podobě čitelně a způsobem zaručujícím trvanlivost zápisu. Opravy a identifikace zaměstnanců v ESSS se zpracovávají automaticky. V analogové podobě se chybný zápis škrtne tak, aby byl čitelný, doplní se správným zápisem a uvede se datum, jméno/a, příjmení a podpis fyzické osoby, která ho provedla. Pokud je dokument zaevidován v jedné evidenční pomůcce např. příchozí dokumenty prostřednictvím datové schránky, chybně evidované dokumenty se přeevidují do jiné evidenční pomůcky. Záznam se ukončí vyřízením o přeevidování dokumentu včetně nového čísla jednacího nebo evidenčního čísla ze samostatné evidence dokumentů (v ESSS se číslo evidenční zapíše do poznámky). Pro vlastní potřebu vedou samostatně jednotlivé odbory knihu odeslané pošty. V knize odeslané pošty je veden denní přehled veškerých dokumentů odeslaných z odboru. Kniha odeslané pošty obsahuje: značku odesílatele, adresu adresáta, způsob odeslání poštou nebo kurýrem "O" (obyčejně), "D" (doporučeně), „N“(s návratkou).
Samostatné evidence 13. Dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů osoba neeviduje v ESSS. 14. Samostatná evidence dokumentů vedená v elektronické podobě musí být v souladu s požadavky stanovenými národním standardem pro elektronické systémy spisové služby VMV čá. 64/2012. 15. Samostatná evidence dokumentů v listinné podobě je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená městského úřadu nebo města, druhem dokumentů, které jsou v ní evidovány, časovým obdobím, v němž je užívána, a počtem všech listů. 16. V samostatné evidenci v listinné podobě se vedou, alespoň údaje uvedené v odstavci 7 písm. a), b), c), f) a i). 17. V samostatné evidenci v elektronické podobě se vedou, alespoň údaje uvedené v odstavci 7 písm. b), c), f), i)-m). 18. Za vedení samostatné evidence odpovídá osoba pověřená danou agendou.
7
19. Výčet všech užívaných samostatných evidencí dokumentů je uveden v příloze č. 4.
1. 2.
3. 4. 5.
1. 2. 3.
4.
5.
6.
Článek 7. Jmenný rejstřík Jmenný rejstřík slouží k vyhledávání, ověřování a zpracování údajů o adresách odesílatelů a adresátech dokumentů evidovaných v evidenčních pomůckách (např. v ESSS je jmenný rejstřík veden pod názvem „Organizace“). Ve jmenném rejstříku jsou vedeny údaje o odesílatelích a adresátech dokumentů v rozsahu: název (u fyzické osoby – jméno, popř. jména a příjmení, u podnikající fyzické osoby nezapsané v obchodním rejstříku – jméno a příjmení, popřípadě dodatek odlišující tuto podnikající osobu od fyzické, u právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby zapsané v obchodním rejstříku - obchodní firma nebo její název, typ adresy, adresy, identifikační číslo (IČ) bylo-li přiděleno, ID datové schránky, byla-li zřízena, popřípadě organizační složka. Dále ve jmenném rejstříku může být vedeno datum narození, popřípadě rodné číslo odesílatele nebo adresáta pokud jsou tyto údaje známy z příslušného dokumentu nebo spisu. Do jmenného rejstříku jednotlivých evidenčních pomůcek mají přístup pouze osoby s uživatelským účtem dané evidence. Tyto osoby při přijímání a odesílání dokumentů, ověřují správnost vedených údajů ve jmenném rejstříku, doplňují neúplné údaje nebo provádějí opravy těchto údajů. Osoby s uživatelským účtem do evidenční pomůcky mají pro vstup do evidenční pomůcky přidělené heslo, tyto osoby nesmí sdělit přidělené heslo další osobě a umožnit jí tak přístup do evidenční pomůcky. Dále tyto osoby musí zajistit, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům a data nebyla užita k jinému účelu než pro plnění pracovních povinností, vyplývajících z jejich současného pracovního poměru. Osoby s uživatelským účtem v evidenční pomůcce jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích vedených ve jmenném rejstříku a to i po skončení pracovního poměru. Článek 8. Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů Dokument zavedený v ESSS se označuje číslem jednacím, které přidělí zpracovatel (v ESSS tlačítko „Zaevidovat“). Číslo jednací je tvořeno zkratkou městského úřadu, pořadovým číslem dokumentu z ESSS, rokem zapsání, značkou odboru městského úřadu, značkou zpracovatele, který dokument zaevidoval nebo dostal ke zpracování (MUCS/1/2015/SSO/Jir). V případě, že doručenému dokumentu bylo již přiděleno číslo jednací a poté se zjistí, že patří k vyřízení jinému odboru nebo osobě, toto číslo jednací se již nemění a dokument je vyřízen pod tímto číslem jednacím. To neplatí u iniciačních dokumentů, na základě kterých se zakládá spis. Příslušný odbor původní záznam v ESSS ukončí záznamem o předání jinému odboru a osoba příslušná k vyřízení o dokumentu pořídí nový záznam v ESSS. Dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů se označují evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. V elektronické podobě musí evidenční číslo splňovat minimálně podmínky stanovené pro jednoznačný identifikátor tj. označení města, popřípadě zkratku označení města a alfanumerický kód. V písemné podobě je evidenční číslo tvořeno: zkratkou městského úřadu, pořadovým číslem zápisu dokumentu v samostatné evidenci dokumentů, rokem, názvem samostatné evidence dokumentů, pro který je samostatná evidence vedena, popřípadě označení zaměstnance, který dokument vyřizuje (např. MUCS/1/2015/ŽR/Fa). Pokud se k jednomu doručenému dokumentu vyhotovuje jeden vyřizující dokument, připojí se odpověď k doručenému dokumentu a označí se stejným číslem jednacím nebo číslem evidenčním ze samostatné evidence dokumentů jako doručený dokument. Originál žádosti a odpovědi na tuto žádost se vedou vždy ve stejné podobě buď obě v digitální podobě, nebo obě v analogové podobě. Odešle-li osoba vlastní žádost, a přijde-li na ní odpověď osoba je povinna spojit žádost s odpovědí v ESSS vytvořením spisu, v listinné podobě se žádost a odpověď spojí fyzicky.
Článek 9. Spisy 1. Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojí ve spis, každý spis musí být označen spisovou značkou. 2. Tvorba spisu: nový (iniciační) dokument je evidován v evidenční pomůcce a je mu přiděleno číslo jednací nebo evidenční ze samostatné evidence dokumentů. Na základě iniciačního dokumentu je vytvořen spis, který je označen spisovou značkou. Spis je tvořen chronologickým soupisem
8
3.
4. 5.
6. 7. 8. 9.
1. 2. 3. 4.
5.
dokumentů, které jsou vkládány do spisu vzestupně a z nichž každý má vlastní číslo jednací nebo evidenční ze samostatné evidence dokumentů a zároveň je označen spisovou značkou příslušného spisu. O spisu se v ESSS nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě vedou tyto údaje: a) jednoznačný identifikátor spisu, b) stručný obsah spisu, c) spisová značka spisu, d) datum založení spisu, e) datum uzavření spisu, f) spisový znak spisu, g) skartační režim spisu, h) údaje o uložení spisu, kterými jsou počet uložených listů dokumentů v listinné podobě tvořících spis, popřípadě svazků příloh v listinné podobě dokumentů tvořících spis, i) informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a jejich fyzické umístění, j) informaci o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl spis vybrán jako archiválie, k) identifikátor přidělený Národním archivem nebo digitálním archivem digitálnímu dokumentu vybranému jako archiválie. Na obálce spisu vedeného v listinné podobě v samostatné evidenci dokumentů se vedou údaje dle odst. 3 s výjimkou údajů písm. a), i), j) a k). Dokumenty v analogové podobě se do spisu vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se do spisu vzájemně spojí prostřednictvím metadat a vzájemné spojení dokumentů v analogové a digitální podobě do spisu se činí pomocí odkazů. V evidencích dokumentů musí být vždy uvedeno, které části spisu jsou vedeny analogové podobě a které v digitální podobě, s uvedením místa uložení dokumentu. Části spisu jedné podoby se ukládají společně. Spisy jsou označovány spisovou značkou, pod kterou jsou evidovány. Městský úřad vede více spisových značek podle věcného zaměření. Přehled spisových značek, je uveden v příloze č. 3. Spisovou značku tvoří: název spisové řady – pořadové číslo ve spisové řadě/ číslo jednací iniciačního dokumentu. Číselné řady spisových značek jsou složeny z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích, začínají vždy 1. ledna, pořadovým číslem 1 a uzavírají se vždy k 31. prosinci ukončením číselné řady daného roku. Součástí vyřízeného spisu je záznam o jeho vyřízení a prvopis dokumentu, byl-li spis vyřízen dokumentem. Článek 10. VYŘIZOVÁNÍ DOKUMENTŮ A SPISŮ Dokumenty a spisy vyřizuje zpracovatel. Kontrolu provádí nadřízený zpracovatele v dané agendě. Vyřízením spisu se rozumí zpracování návrhu, jeho schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení. Má-li být dokument vyvěšen na úřední desce, vyvěšuje se stejnopis dokumentu opatřený datem vyvěšení. Po sejmutí se opatří datem sejmutí a zařadí do příslušného spisu, jako doklad o vyvěšení. Po vyřízení se spis uzavře, tím se rozumí, kompletace všech dokumentů pařících do spisu a kontrola doplnění označení dokumentů spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami a převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu a jejich opatření metadaty (metadata jsou údaje o dokumentu dle článku 6 odst. 7, 16, 17, článku 8 a článku 9 odst. 1-3, 6-9) Dokument nebo spis je vyřízen vzetím na vědomí, záznamem na dokumentu (ústně, telefonicky), postoupením (postoupení pro nepříslušnost), dokumentem, přeevidováním (do samostatné evidence dokumentů) a spisovou rozlukou. Záznam o způsobu vyřízení se vyznačí v ESSS nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě nebo na dokumentu v samostatné evidenci dokumentů vedené v listinné podobě.
6. Článek 11. SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN 7. Spisový a skartační plán (viz příloha č. 7) – upravuje vyřazování dokumentů a rozděluje dokumenty do věcných skupin podle jejich obsahu s přiřazením skartačních znaků a lhůt. Tvoří ho posloupně uspořádané věcné skupiny, které jsou označeny spisovými znaky a podznaky u kterých je veden skartační znak a lhůta, popřípadě spouštěcí událost.
9
8. Spisový znak je kombinace číslic k označení dokumentů pro jejich zařazení do věcných skupin podle spisového plánu. 9. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Skartační znak „A” (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie. Skartační znak „S” (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak „V” (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen za archiválii nebo ke zničení. 10. Skartační lhůta je číselný údaj doplněný za skartačním znakem stanovený podle povahy a účelu zpracování dokumentu. Udává dobu, během které musí být dokument uložen na úřadě, než bude navržen do skartačního řízení. Skartační lhůta se určuje počtem celých let počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastala spouštěcí událost. Spouštěcí událostí se rozumí vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Je-li stanovena jiná skutečnost jako spouštěcí událost je uvedena ve spisovém a skartačním plánu. 11. Pro stanovení skartačního znaku a lhůty spisu platí, že spis se označí skartačním znakem z archivního hlediska nejhodnotnějšího dokumentu vloženého do spisu a označí nejdelší skartační lhůtou dokumentu náležejícího tomuto spisu. Pro spis má skartační znak „A“ vyšší hodnotu než skartační znak „V“ a skartační znak „V“ vyšší hodnotu než skartační znak „S“.
1.
2.
3. 4.
Článek 12. VYHOTOVOVÁNÍ A PODEPISOVÁNÍ DOKUMENTŮ Vyhotovené dokumenty určené k odeslání obsahují záhlaví, ve kterém je uveden: název úřadu nebo města a adresa sídla. Dokumenty vyhotovované orgánem obce a týkající se samostatné působnosti obce se v záhlaví označují „Město Česká Skalice“, dokumenty vyhotovované orgánem obce týkající se přenesené působnosti obce (s výjimkou nařízení obce) se v záhlaví označují „Městský úřad Česká Skalice“. Vypracovávají-li dokumenty odbory městského úřadu, uvedou v záhlaví také název odboru nebo oddělení. Dále se na vyhotoveném dokumentu určenému k odeslání uvede: číslo jednací nebo číslo evidenční ze samostatné evidence dokumentů, popř. spisová značka jedná-li se dokumenty ve spisu; v odpovědi na doručený dokument se uvede také číslo jednací nebo číslo evidenční odesílatele dokumentu, je-li uvedeno, datum podpisu dokumentu, jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem, dále se na dokumenty v analogové podobě uvede: počet listů, počet příloh, počet listů příloh nebo počet svazků příloh, počet a druh příloh v digitální podobě nebo jiné nelistinné podobě, jsou-li přílohou analogového dokumentu a na dokumenty v digitální podobě se počet příloh se vyznačuje pouze v případě, že ho povaha dokumentu umožňuje určit. Používání značek, znaku města a dalších symbolů se řídí manuálem jednotného vizuálního stylu města Česká Skalice. V tištěné podobě je k dispozici pouze černobílá verze viz příloha č. 8. Barevné provedení je k dispozici na společném disku „M“ v adresáři „grafický manuál“. Digitální dokumenty se vyhotovují ve formátu PDF/A podepsané uznávaným elektronickým podpisem a opatřené kvalifikovaným časovým razítkem. Statické obrazové dokumenty, dynamické obrazové dokumenty a zvukové dokumenty se vyhotovují ve formátech dle článku 2 odst. 3 spisového řádu.
PODEPISOVÁNÍ 5. Osoby oprávněné k podepisování jimi vyhotovovaných dokumentů a podmínky podepisování odesílaných dokumentů stanoví organizační řád městského úřadu. 6. Seznam osob, které mají zaregistrovaný uznávaný elektronický podpis je uveden v příkazu starosty města č. 7/2015. 7. Evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb městského úřadu, na nichž jsou založeny užívané uznávané elektronické podpisy, vede informatik městského úřadu. 8. Zažádat o podepsání digitálního dokumentu lze příslušnou osobu oprávněnou k podpisu do 11.00 hodin v neúřední dny a do 14.00 hodin v úřední dny. Osoba příslušná k podpisu neprodleně po uvedených hodinách opatří dokument uznávaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným časovým razítkem. 9. Prvopis je originál dokumentu zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem.
10
1.
2. 3.
4.
5. 6.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
1.
2.
Článek 13. UŽÍVÁNÍ RAZÍTEK Pro úřední potřebu se používají úřední razítka kulatého tvaru s malým státním znakem o průměru 25 mm nebo 36 mm; malý státní znak je vyobrazen uvnitř kruhu, na jehož obvodu je označení Města České Skalice, Městského úřadu v České Skalici, popřípadě odboru. Otisk úředního razítka je jednobarevný. Úřední razítka se užívají jen tehdy, obsahuje-li dokument rozhodnutí, usnesení, příkaz, blokovou pokutu nebo jde-li o dokument, kterým se osvědčují důležité skutečnosti, stanoví oprávnění nebo povinnosti. Razítka se státním znakem se neužívají v běžné korespondenci. Evidence všech razítek je vedena vedoucím sociálně správního odboru s členěním podle jednotlivých osob. Evidence obsahuje jméno, příjmení a funkci osoby, která razítko převzala a užívá, otisk razítka, datum převzetí, podpis přebírající osoby, datum vrácení razítka, podpis přebírající osoby, datum vyřazení razítka z evidence; v případě ztráty razítka, datum, popřípadě předpokládané datum ztráty razítka. Vedoucí sociálně správního odboru určí, které osoby mohou používat úřední razítka, zajišťuje přidělování razítek jednotlivým osobám, dle jejich pracovní náplně po projednání s příslušným vedoucím odboru nebo tajemníkem. Dále vyřazuje poškozená nebo opotřebovaná razítka, eviduje ztráty a zajišťuje zhotovení a předávání razítek nových a připravuje soupis vyřazených razítek pro skartační řízení. Osoba, která končí pracovní poměr nebo se mění její pracovní zařazení, je povinna před ukončením pracovního poměru nebo změně pracovního zařazení, odevzdat převzatá a užívaná razítka vedoucímu sociálně správního odboru. Při ztrátě razítka je třeba o tom bezodkladně uvědomit vedoucího sociálně správního odboru nebo tajemníka, kteří v případě ztráty úředního razítka neprodleně informují Ministerstvo vnitra ČR, odbor dozoru a kontroly veřejné správy. V oznámení se uvede datum, od kdy je razítko postrádáno, rozměr a popis razítka. Článek 14. ODESÍLÁNÍ DOKUMENTŮ Dokumenty se odesílají prostřednictvím výpravny. Způsob odeslání dokumentů v analogové podobě – poštou, kurýrem města, faxem, osobně, v digitální podobě – e-mailem, datovou schránkou, na přenosném nosiči dat. V ESSS se zaznamenává způsob i datum odeslání dokumentu. Odesílání datových zpráv je součástí ESSS. Před vytvořením zásilky v digitální podobě osoba ve jmenném rejstříku ověří, zda má adresát zřízenu a přístupnou datovou schránku. Zásilky do vlastních rukou označí na obálce datové zprávy a připraví zásilku k odeslání. Pověřená osoba k přístupu do datových schránek odesílá dokumenty prostřednictvím datové schránky nejméně dvakrát denně. U vrácených doručenek dokumentů odeslaných prostřednictvím datové schránky je podatelna zaeviduje do ESSS k jednotlivým dokumentům („Zjistit stav doručení“). Odesílané dokumenty v analogové podobě a jiné zásilky předávají jednotlivá pracoviště výpravně v zalepené obálce (analogové dokumenty evidované v ESSS po vytvoření zásilky) do 13:00 hod., v pátek do 10.00 hod., později předaná pošta je odesílána až následující pracovní den. Dokumenty v analogové podobě, u nichž je nutno ověřovat doručení, jsou odesílány na doručenku nebo dodejku, která se po vrácení připojí ke spisu nebo dokumentu. Roznáška pošty po městě Česká Skalice se řídí směrnicí číslo 16/2007 o roznášce – doručování pošty po městě Česká Skalice. Článek 15. UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ Zpracovatelé ukládají vyřízené dokumenty a uzavřené spisy v analogové podobě v průběhu jednoho kalendářního roku v příručních registraturách a digitální dokumenty jsou ukládány v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě. Po uplynutí každého kalendářního roku jsou vyřízené dokumenty a uzavřené spisy v analogové podobě uloženy do příslušných spisoven. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy mohou být do spisoven ukládány i později pokud je zpracovatel potřebuje pro další vlastní činnost. Při předání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů do spisovny zpracovatel překontroluje, zda dokumenty a spisy splňují náležitosti v bodu č. 3. Pořadače s dokumenty v listinné podobě se na obalech označí názvem úřadu, názvem dokumentu nebo spisu, časovým rozsahem, spisovým znakem, skartačním znakem, skartační lhůtou a datem ukončení úložní lhůty.
11
3. K předání dokumentů a spisů do spisovny vyhotoví zpracovatel dvojmo předávací protokol do příslušné spisovny, který obsahuje: název spisovny, název dokumentů nebo spisů, časový rozsah dokumentů, spisový znak, skartační znak a lhůtu, návrh dokumentů se skartačním znakem „V“ na archivaci nebo skartaci, datum ukončení úložní lhůty, množství, název evidenční pomůcky ve které jsou dokumenty evidovány a jejich označení (v ESSS číslo balíku) s uvedením data předání a převzetí dokumentů do spisovny a jménem, příjmením a podpisem předávající a přebírající osoby. Jedno vyhotovení zůstává předávající osobě, druhé si zakládá osoba zodpovědná za vedení příslušné spisovny. 4. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy evidované v ESSS osoba vloží do balíků dle spisových značek a předá předávacím protokolem osobě zodpovědné za vedení spisovny. Vyřízené dokumenty a spisy v listinné podobě se zároveň předají fyzicky. 5. Před uložením do spisovny, přebírající osoba zodpovědná za vedení příslušné spisovny zkontroluje uzavřené spisy a vyřízené dokumenty, jsou-li úplné zda jsou v evidenční pomůcce správně zpracovány všechny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu. Předmětem kontroly je zejména: a. u doručeného dokumentu v analogové podobě - otisk podacího razítka a úplnost jeho vyplnění b. označení dokumentu v analogové podobě evidovaného v ESSS jednoznačným identifikátorem (PID), c. obsahuje-li spis v analogové podobě všechny dokumenty dle soupisu dokumentů, d. počet listů dokumentu v listinné podobě, počet listinných příloh dokumentů a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, e. celkový počet listů, popřípadě počet svazků listinných příloh podle písmene d) spisu u dokumentů v analogové podobě, f. převedení dokumentu v digitální podobě do výstupního datového formátu, (u textových dokumentů PDF/A, ostatní viz článek 2 odst. 3) g. uvedení spisového znaku a skartačního režimu (skartační znak + skartační lhůta + spouštěcí událost) u všech dokumentů a spisů h. zápis v evidenční pomůcce a jeho úplnost, a to podle druhu evidence, ve které je evidován i. uložení dokumentů a spisů v obalech, které zaručují jejich neporušitelnost a zachování jejich čitelnosti j. uložení dokumentů v digitální podobě zpracovávaných před vyřízením na přenosných technických nosičích dat v elektronickém systému spisové služby nebo jejich převedení do analogové podoby dle článku 5. 6. O uložených dokumentech a spisech vede osoba zodpovědná za vedení příslušné spisovny evidenci, která obsahuje zejména: stručný obsah dokumentů nebo spisů (Věc), spisové znaky, skartační režim a označení příslušného spisového a skartačního plánu. Evidenci uložených dokumentů lze vést předávacími protokoly. Ve spisovně se dokumenty ukládají podle věcných hledisek uvedených ve spisovém a skartačním plánu, viz příloha č. 7. U uložených dokumentů a spisů evidovaných v ESSS, je jejich evidence součástí ESSS (spisovna-balíky). Spisovny 7. Městský úřad má zřízeny spisovny: sociálně správního odboru (do které jsou ukládány dokumenty sociálně správního odboru, starosty, místostarosty, odboru tajemníka, veřejnoprávní kontroly a městské policie), odboru výstavby a ŽP (pro uložení dokumentů odboru výstavby a životního prostředí), finančního odboru (do které jsou ukládány dokumenty finančního odboru, odboru investic a správy majetku a technických služeb). 8. Osoby zodpovědné za vedení příslušné spisovny jsou: vedoucí sociálně správního odboru za spisovnu sociálně správního odboru, vedoucí odboru výstavby a životního prostředí za spisovnu odboru výstavby a životního prostředí, vedoucí finančního odboru za spisovnu finančního odboru. Vedoucí odboru může pověřit podřízeného zaměstnance odboru k vedení příslušné spisovny. Zapůjčování dokumentů 9. Pro každou spisovnu zvlášť vede osoba zodpovědná za vedení spisovny knihu zápůjček analogových dokumentů ze spisovny. Kniha zápůjček obsahuje: datum zapůjčení, označení dokumentu (věc, č.j., počet stran, příloh, datum vyhotovení, u spisů lze ofotit obsah spisu), vydáno/zasláno komu, podpis/doručenka, vráceno dne.
12
10. Dokumenty a spisy v analogové podobě mohou být zapůjčeny osobou zodpovědnou za vedení spisovny, osobám nebo zaměstnancům odboru, z jejichž činnosti vznikly maximálně na pět dní. Výpůjční lhůtu lze prodloužit po předložení zapůjčeného dokumentu osobě zodpovědné za vedení spisovny. Dále na delší dobu mohou být dokumenty a spisy zapůjčeny z důvodu zapůjčení spisu (např. na zastupitelský úřad, odvolacímu orgánu apod.), po vrácení zaslaného spisu, ho příslušná osoba neprodleně uloží zpět do spisovny. 11. Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů ve správním řízení; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením do spisovny byly veřejně přístupné. 12. Dokumenty nebo spisy v digitální podobě uložené v ESSS ve spisovně se fyzicky nezapůjčují; oprávněnému žadateli se zobrazí dokument nebo spis na monitoru počítače. Pokud není možné předložit žadateli k nahlížení celý dokument nebo spis, vytiskne se jako neověřená kopie, znečitelní se pasáže, na jejichž nahlédnutí nemá žadatel právo a poté se předloží žadateli. Ztráta, zničení, poškození dokumentů 13. Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, k nevratnému poškození nebo zničení dokumentu v digitální podobě nebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, v evidenční pomůcce se záznam o dokumentu nebo spisu označí za ztracený a do poznámky se uvede číslo jednací, kterým byla ztráta nebo zničení řešeno. 14. Osoba, která si dokument vypůjčila nebo zaměstnanec zodpovědný za vedení příslušné spisovny v případě havárie nebo živelné pohromy sepíše oznámení o ztrátě, zničení nebo poškození dokumentu nebo spisu (kdy, kde a jak k události došlo, kdy bylo sepsáno, jméno, příjmení, podpis). 15. Lze-li ztracený, zničený nebo poškozený dokument nahradit duplicitním dokumentem (stejnopis, kopie…), učiní se tak. Pokud není možné duplicitní dokument pořídit, založí se místo dokumentu pouze oznámení o ztrátě, zničení nebo poškození.
1. 2.
3.
4.
5.
Článek 16. VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ VE SKARTAČNÍM ŘÍZENÍ Žádné dokumenty nesmějí být zničeny bez posouzení ve skartačním řízení. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, nejde-li o převáděné dokumenty z digitální podoby do analogové podoby autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení a dále nejde-li o dokumenty převáděné z analogové podoby do podoby digitální autorizovanou konverzí dokumentů. Do skartačního řízení se také zařadí razítka vyřazená z evidence. Skartační lhůty nelze zkracovat, ale mohou být po dohodě s příslušným archivem prodlouženy, jestliže dokumenty i nadále potřebujeme pro vlastní činnost. Dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem „S“, se zařazují do skartačního řízení bez zrušení stupně utajení; pokud je pro účely posouzení dokumentů v rámci skartačního řízení nutné seznámit se s jejich obsahem, původce tyto dokumenty ze skartačního řízení vyřadí, změní u nich skartační lhůtu a zařadí je do skartačního řízení poté, kdy důvod pro utajení informace pominul a u těchto dokumentů tedy byl stupeň utajení zrušen. Dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem „A“, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, se po dobu trvání důvodů utajení do skartačního řízení nezařazují, pokud není k jejich výběru oprávněn příslušný bezpečnostní archiv. Dokumenty ke skartačnímu řízení připravují osoby zodpovědné za vedení příslušné spisovny. Tyto osoby zpravidla z evidence dokumentů vedené v listinné podobě sestaví seznam dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. V seznamech dokumentů uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem „A“, zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S“, dokumenty se skartačním znakem „V“ se posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“, nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“. V seznamech se u dokumentů uvedou údaje dle přílohy č. 6. Hotové seznamy se předají osobě pověřené vedením skartačního řízení. Dále sestaví seznam dokumentů určených ke skartačnímu řízení z ESSS nebo ze samostatné evidence vedené elektronické podobě nebo jedná-li se o dokumenty v analogové podobě evidované v ESSS, předá rovněž metadata k nim náležející. Tento seznam musí být vytvořen podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem a obsahujícím metadata podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem. V ESSS osoby pověřené vedením příslušné spisovny vytvářejí SIP balíčky ve spisovně k jednotlivým balíkům a ukládají je do složky určené osobou pověřenou vedením skartačního řízení. Přípravy skartačního řízení se účastní vždy osoba pověřená vedením skartačního řízení a osoba zodpovědná za vedení příslušné spisovny.
13
6. Osoba pověřená vedením skartačního řízení vypracuje skartační návrh, který zašle v digitální podobě příslušnému archivu. Skartační návrh obsahuje: název města, žádost o posouzení dokumentů dle skartačního návrhu a seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení, viz příloha č. 5 a v případě elektronických dokumentů předá SIP balíčky na přenosném nosiči dat. 7. Příslušný archiv na základě skartačního návrhu provede odbornou archivní prohlídku dokumentů, určí, do čí péče budou dokumenty vybrané za archiválie náležet, a vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení. V případě nesouhlasu s obsahem skartačního protokolu lze podat do 15 dnů ode dne doručení námitky ke Státnímu oblastnímu archivu v Zámrsku. 8. Na základě protokolu o provedení skartačního řízení se předávají do archivu dokumenty a spisy v analogové podobě a úřední razítka vybrané jako archiválie; v případě analogových dokumentů evidovaných v ESSS se předávají rovněž metadata k nim náležející, v případě digitálních dokumentů a spisů se předávají jejich repliky a k nim náležející metadata. Tyto repliky a metadata se předávají příslušnému archivu zpracované podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem a schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem. 9. Po předání dokumentů a spisů v analogové podobě a úředních razítek vybraných za archiválie a po přenosu dokumentů a spisů v digitální podobě do digitálního archivu, archiv vyhotoví o předání archiválií úřední záznam. Pokud při zpracování úředního záznamu zjistí, že stav předávaných replik dokumentů nebo spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie neodpovídá národnímu standardu nebo že tyto repliky obsahují škodlivý kód, vyzve město k odstranění zjištěných nedostatků. Jestliže jsou dokumenty evidované v ESSS nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě, jsou předány dokumenty, spisy a razítka na základě seznamu vytvořeného archivem podle schématu XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory digitálního archivu původci stanoveného národním standardem. 10. Na základě souhlasu se zničením dokumentů a razítek v protokolu o provedení skartačního řízení a po marném uplynutí 15-ti denní lhůty pro podání námitek nebo ukončení řízení o námitkách se mohou dokumenty určené ke zničení zlikvidovat. Analogové dokumenty a razítka se musí zničit tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu, digitální dokumenty jsou zničeny, jsou-li smazány z ESSS a dalších úložišť. Stejně se zničí dokumenty v digitální podobě, které byly vybrány jako archiválie a jejich repliky byly předány do archivu. 11. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, úřední záznam o předání archiválií a doklad o provedeném zničení dokumentů se ukládají na sociálně správním odboru. 12. Za provádění skartačního řízení odpovídá vedoucí sociálně správního odboru. Článek 17. UKONČENÍ PRACOVNÍHO POMĚRU 1. Ustanovení tohoto článku se použijí v případě ukončení pracovní poměru, skončení funkčního období starosty a místostarosty, odstoupení funkce apod., změně pracovního zařazení, odvolání a jmenování vedoucích odborů a přiměřeně při změně, rušení, vytváření nových odborů apod. (dále jen ukončení pracovního poměru). 2. V případě ukončení pracovního poměru informatik města dosavadní uživatelský účet zaměstnanci v ESSS uzavře a novému zaměstnanci vytvoří nový účet a zkratku. Odcházející zaměstnanec předá uzavíraný účet prázdný (tj. bez dokumentů a spisů na stole, bez vyřízených spisů a uzavřených dokumentů ve vyřízených dokumentech a spisech a ve spisovně). Nový uživatelský účet se nevytváří starostovi, místostarostovi, tajemníkovi, podatelně, veliteli MP a právníkovi města, nevyřízené dokumenty a spisy se při předání odkontrolují v elektronické evidenci spisové služby dle předávacích protokolů. 3. Všechny nevyřízené dokumenty a spisy zaměstnanec zanese do předávacího protokolu, a předá je příslušnému nadřízenému, (dokumenty evidované v ESSS předá zároveň s jejich evidenčními záznamy z této evidence), který je rozdělí a předá k vyřízení. Po schválení příslušným nadřízeným, může odcházející zaměstnanec tyto dokumenty a spisy předat přímo novému zaměstnanci, který bude vykonávat danou agendu. V případě, že starosta přestane vykonávat svoji funkci, předá protokolárně nevyřízené dokumenty a spisy místostarostovi, místostarosta starostovi, (dokumenty evidované v ESSS předá zároveň s jejich evidenčními záznamy z této evidence). V případě, že svoji činnost ukončují oba, předají protokolárně nevyřízené dokumenty a spisy svým nástupcům nebo pověřené osobě. U zaměstnanců nebo představitelů města, kteří nemají vlastní uživatelský účet v ESSS se při protokolárním předání nevyřízených dokumentů a spisů odkontrolují evidenční záznamy předávaných dokumentů v ESSS u zástupce.
14
Předávací protokol nevyřízených dokumentů a spisů obsahuje: název dokumentu nebo spisu, č.j. nebo spisovou značku, rozsah (počet listů a příloh), dobu jejich vzniku, spisový znak, jméno/a a příjmení zpracovatele a její podpis. V případě tisku předávacího protokolu z ESSS se chybějící údaje do protokolu doplní. 4. Odcházející osoba je povinna všechny vyřízené dokumenty a uzavřené spisy předat předávacím protokolem do příslušné spisovny a současně v ESSS předat záznamy o těchto dokumentech a spisech příslušnému vedoucímu spisovny. 5. Zaměstnanec odpovědný za vedení příslušné spisovny Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, vyřadí ve skartačním řízení. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, protokolárně předá svému nástupci, není-li určen vedoucímu SSO nebo tajemníkovi a zároveň v ESSS předá jednotlivé balíky s vyřízenými spisy a uzavřenými dokumenty.
1. 2. 3. 4. 5.
6.
7. 8.
1. 2.
3. 4.
5.
Článek 18. SPISOVÁ ROZLUKA Při zrušení městského úřadu se provádí spisová rozluka. Níže uvedená ustanovení se použijí přiměřeně pro zrušení organizačních součástí úřadu, při změně působnosti úřadu nebo jeho organizačních součástí, popřípadě bude-li úřad právním nástupcem jiného původce. Před zahájením rozluky městský úřad zpracuje plán provádění spisové rozluky s časovým rozvrhem a zašle ho příslušnému archivu. Spisová rozluka se připravuje a provádí před datem zrušení a dokončuje ji právní nástupce městského úřadu, není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, se zařadí do skartačního řízení. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny právního nástupce na základě předávacího seznamu. Předávací seznam obsahuje: pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípadě spisu, dobu jejich vzniku a množství, jméno/a a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis. V ESSS se po předání dokumentů na příslušný úřad vyřadí z důvodu spisové rozluky. Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy se předají tomu, na koho přešla působnost k jejich vyřízení na základě předávacího seznamu. Ten na koho přešla působnost, zaeviduje tyto dokumenty spisy do své evidenční pomůcky. Předávací seznam obsahuje: dobu jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno/a a příjmení fyzické osoby odpovědné za provedení spisové rozluky a její podpis. V ESSS se vyřídí z důvodu spisové rozluky a předají do spisovny, kde bude balík po předání dokumentů na příslušný úřad vyřazen z důvodu spisové rozluky. Ten na koho přešla působnost k vyřízení předávaných nevyřízených dokumentů a neuzavřených spisů, zaeviduje tyto dokumenty a spisy do své evidence dokumentů jako doručené. Pokud ti, kteří mezi sebou provádějí spisovou rozluku, vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, mohou provést spisovou rozluku a předání dokumentů v digitální podobě prostředky elektronického systému spisové služby. Článek 19. VEDENÍ SPISOVÉ SLUŽBY V MIMOŘÁDNÝCH SITUACÍCH Mimořádná situace - živelná pohroma, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, nebo případ jiné mimořádné situace, kdy nelze po omezené časové období vykonávat spisovou službu obvyklým způsobem. Spisová služba se vede náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku. Podací deník je kniha, která se v záhlaví označuje přesným názvem, názvem úřadu, rokem a počtem číslovaných stran. Podací deník obsahuje údaje dle článku 6 odst. 7, písm. a-i. Evidenci dokumentů vede pověřený zaměstnanec vedením náhradní evidence. Došlé dokumenty opatří pověřená osoba vedením náhradní evidence otiskem podacího razítka a zapíše do podacího deníku. Následně do podacího razítka tato osoba doplní číslo jednací a předá k rozdělení. Číslo jednací začíná v případě mimořádné situace pořadovým číslem 9000 a končí 31. prosince daného roku. Pod posledním záznamem se prázdné kolonky na stránce proškrtnou a deník se uzavře: ukončeno dne, poslední č.j., jméno a příjmení a podpis osoby. Dále se náhradní evidence uzavře po ukončení mimořádné situace. V případě další mimořádné situace v kalendářním roku se pokračuje v číselné řadě pořadových čísel daného roku. Odpověď na došlý dokument se eviduje, vyřizuje a odesílá pod tímtéž číslem jednacím, pod kterým byl evidován při doručení. Spis je v náhradní evidenci vytvářen spojováním dokumentů. Na nový
15
6. 7. 8. 9.
dokument spisu, se v podacím deníku vezme nové číslo jednací a u předcházejícího i nového dokumentu se uvedou vzájemné odkazy na příslušná čísla jednací. Spisovou značku v náhradní evidenci tvoří: název spisové řady a číslo jednací iniciačního dokumentu. Zásilky připravené k odeslání se označují číslem jednacím a je-li spisovou značkou. V zalepených obálkách se předávají osobě pověřené vedením náhradní evidence, která v podacím deníku u příslušného čísla jednacího vyznačí datum odeslání a adresáty i s adresami. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy se ponechávají v příručních registraturách a ukládají se do spisovny, až po skončení mimořádné situace. Ostatní ustanovení tohoto spisového řádu použijí přiměřeně při vedení náhradní evidence. Dokumenty evidované v náhradní evidenci méně než 48 hodin se přeevidují z náhradní evidence do příslušné evidenční pomůcky. Dokumenty evidované déle než 48 hodin zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do příslušné evidenční pomůcky se přeevidují pouze ty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci.
Článek 20. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 1. Za vedení spisové služby odpovídá vedoucí sociálně správního odboru. Vedoucí odborů odpovídají za vedení spisové služby svého odboru. 2. Kontrolu dodržování spisového řádu provádí pracovník vnitřní kontroly, namátkově nejméně u třech zaměstnanců města za rok. 3. Pokud zvláštní právní předpisy stanoví pro příjem, evidenci, rozdělování, oběh a vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání nebo ukládání dokumentů nebo užívání razítek jiný postup, ustanovení tohoto spisového řádu se nepoužijí. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Článek 21. Spisový řád vydaný dne 1.4 2008 se ruší. Tento spisový a skartační řád nabývá účinnosti dne 1. 5. 2010 Aktualizace spisového řádu z důvodu sloučení odboru sociálního a správního od 1. 5. 2011. Aktualizace spisového řádu z důvodu doplnění přílohy č. 9 od 1. 6. 2012. Aktualizace spisového řádu dle vyhlášky č. 259/2012 Sb. a novely zákona o archivnictví. Spisový řád vydaný dne 01. 07. 2013 se ruší. Tento spisový řád nabývá účinnosti dne 01. 01. 2016.
Nedílnou součástí spisového řádu jsou přílohy č. 1-11. V České Skalici dne 29. 12. 2015 Jaroslav Hitschfel, v.r. tajemník
Seznam příloh: Příloha č. 1 – Vzor podacího razítka………………………………………………………………………..… Příloha č. 2 – Seznam používaných zkratek a seznam zaměstnanců s uživatelským účtem v ESSS……………………..……………………..…………..……..……………………………. Příloha č. 3 – Seznam spisových značek………………………..………………………………….…..….. Příloha č. 4 – Přehled samostatných evidencí…………………………………………………….…..….. Příloha č. 5 – Vzor skartačního návrhu…………………………………..……………………….…...…... Příloha č. 6 – Vzor seznamů ke skartačnímu řízení………………………….……………….……...... Příloha č. 7 – Spisový a skartační plán…………………………………………..…………………….….… Příloha č. 8 – Manuál jednotného vizuálního stylu města Česká Skalice; barevné provedení je k dispozici na společném disku „M“ v adresáři „grafický manuál“ Příloha č. 9 – k ukládání dokumentů souvisejících s veřejnými zakázkami a s dotacemi z cizích zdrojů…….……………………………………………………………………………….…. Příloha č. 10 – Informace o provozu podatelny a o podmínkách přijímání dokumentů……... Příloha č. 11 – Doložky k převedení a změně datového formátu……………………..………..……
16
str. 17 str. str. str. str. str. str.
18 19 20 21 22 24
- 20 - 21 - 23 - 41
str. 41 - 42 str. 42 – 43 str. 44
příloha č. 1 – vzor podacího razítka
17
příloha č. 2 - seznam používaných zkratek Městský úřad
MěÚ
Název uzlu v ESSS
Odbor
Vedení
-
Vedení Finanční odbor
Odbor investic a správy majetku
Městská policie
Sociálně správní odbor
Oddělení
Zkratka
Sociálně správní FINANČNÍ
VED FIN
INVESTIC A SPRÁVY MAJETKU
SOCIÁLNĚ SPRÁVNÍ
Vnitřní kontrola Odbor výstavby a životního prostředí
TECHNICKÉ SLUŽBY
VÝSTAVBY A ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ
Starosta Místostarosta Podatelna
STAR MIST POD
ANO ANO ANO
Fišer Karníková Mazáčová Lokvencová Baliharová
Fis. Ka. Maz. Lok. Bal.
ANO Ne Ne Ne ANO
Kábrtová Kubová Karásková Ravinger
Kbr. Kub. Kar. Rav.
ANO ANO ANO ANO
Včeliš Fink Petr Slavík Šubr
VMP Fin. Pet. Sla. Šbr.
ANO Ne Ne Ne Ne
Hlaviznová Soulková Bejrová
Hla. Bej.
ANO ANO
Erlebachová Faltová Hrubá Holý Jirmanová Zálišová
Er. Fa. Hr. Ho. Jir. Zal.
ANO ANO ANO Ne ANO Ne
Skořepová
Sk.
Ne
Tajemník Andrejsek Kušiaková Právník
TAJ And. Kuš. PRAV
ANO ANO ANO ANO
Kmošťák Nováková Janková
Km. No. Jan.
Ne Ne ANO
Zákravská Bartáková Pásler Řehák Staněk Velecká
Za. Ba. Pa. Ře. St. Vel.
ANO ANO ANO ANO ANO ANO
Zástupce v ESSS
MP
SSO
Městská knihovna Městská knihovna
-
Uživatelský účet v ESSS
MAJ
MĚSTSKÁ POLICIE
TAJEMNÍKA
Zkratka
VED
Pečovatelská služba
Odbor tajemníka
Zaměstnanec osoba
Podatelna
OTJ
TS
KONT VÝST
18
Podatelna
Příloha č. 3 Seznam spisových značek a oprávnění k jejich užívání Odbor/funkce Název spisové značky Vedení Starosta, Místostarosta Zástupce města Finanční odbor Vedoucí a zam. odboru Finanční odbor Investic a správy majetku Vedoucí odboru Odbor majetku a investic Pozemky Odbor majetku a investic Zemědělský půdní fond Ochrana přírody Dělení pozemků (odbor výstavby) Investice Odbor majetku a investic Byty Odbor majetku a investic Městská policie Vedoucí odboru Městská policie Sociálně správní Vedoucí odboru Sociálně správní odbor Změna příjmení Změna jména Manželství Opatrovnictví Matrika Změna příjmení Změna jména Manželství Sociálně správní odbor Evidence Rušení trvalého pobytu Volby Přestupky Výherní hrací přístroje Sociálně správní odbor Přestupky Přestupky Výherní hrací přístroje Volby Rušení trvalého pobytu Sociálně správní odbor Dávky Opatrovnictví Sociálně správní odbor Pečovatelská služba Sociálně správní odbor Podatelna Sociálně správní odbor Finanční příspěvky města Technické služby Technické služby Odbor technických služeb Tajemníka Tajemník Vedoucí úřadu Informatik Informatik Euromanažer Dotace-projekty Výběrová řízení Strategický plán Právník Podnikový právník Vnitřní kontrola Kontrola Vnitřní kontrola Dotace Dotace-projekty Finanční příspěvky města
19
Zástupce
Zkratka sp. značky MĚSTO OF OMJ OMJ ZPF OCHP DP OMJ OMJ POL OSS ZPŘ ZJ M OP ZPŘ ZJ M OSS ZTP VOLBY PŘ VHP OSS PŘ VHP VOLBY ZTP OSS OP OSS OSS OSS FPÚ
Podatelna
OTS VÚ IT PROJ VŘ STP PR VSK PROJ FPÚ
Výstavby a životního prostředí Vedoucí a referenti Výstavba a životní prostředí stavebního odboru Odpady Odpady Ovzduší Ochrana přírody Příloha č. 4 Přehled samostatných evidencí Samostatné evidence V analogové podobě VED Smlouvy
OVŽP ODP OVZ OCHP
V elektronické podobě Sml.
Evidence smluv města (od 1/2013)
SSO Evidence dokumentů úřední desky Ztráty a nálezy Žádosti o vydání rybářského lístku
ÚD ZN RL
Pohledávek města
PM
Evidence pasportů nemovitostí Evidence pasportů památek
NEM PAM
FIN MAJ
OTJ Evidence kvalifikovaných certifikátů Samostatné evidence podléhající zvláštním předpisům V analogové podobě VED Obecně závazné vyhlášky Vnitřní předpisy Rada Zastupitelstvo KONT Stížnosti SSO Opatrovnictví osob Matriční knihy a sbírky listin
V elektronické podobě
Evidence uživatelů a poskytovaných služeb pečovatelské služby Určení otcovství
Evidence legalizací a vidimací Evidence vydaných potvrzení o OP Evidence vydaných potvrzení o změně místa TP Evidence vydaných potvrzení o změně údajů v OP
Evidence výpůjček knih
Evidence výpisů z účtů Evidence psů
Evidence faktur Pokladna
FIN
VÝST Smlouvy za odvoz komunální odpadu Evidence odpadového hospodářství
20
MATUrcRod
Příloha č. 5
třída T. G. Masaryka 80, 552 03 Česká Skalice
www.ceskaskalice.cz
Státní okresní archiv Náchod Dobenínská 96 547 01 Náchod
Vaše značka: Ze dne: Naše značka/č.j.: Vyřizuje: Tel.: 491 490 011 E-mail:
[email protected] Datum: Věc: Skartační návrh
Na základě zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, podle vyhlášky č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů a v souladu se spisovým řádem Městského úřadu v České Skalici předkládáme skartační návrh na vyřazení dokumentů a žádáme o jejich odborné posouzení. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty z let ……………….. s uplynulými skartačními lhůtami, které nejsou nadále potřebné pro naši činnost. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně Městského úřadu v České Skalici, ………………………. odboru. Přiložený seznam je uspořádán podle znaků spisového a skartačního plánu, který je součástí spisového řádu.
starosta
Počet listů: Počet listů příloh:
TEL.: 491 490 011 IČ: 00272591
FAX: 491 490 067-8 DIČ: CZ272591
DS: f8Yb27v KB Náchod, č. ú.: 9005-2420551/0100
21
Příloha č.6 Městský úřad v České Skalici, …………….odbor
Dokumenty skupiny „A“ poř. číslo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
název dokumentů
časový rozsah
spisový znak
skartační režim
množství
spisový znak
skartační režim
množství
Dokumenty skupiny „V“ navrhované k přeřazení do „A“ poř. název dokumentů číslo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
časový rozsah
Poznámka: Druh kategorie vyplňuje archiv
22
Městský úřad v České Skalici, ……………. odbor Dokumenty skupiny „S“ poř. název dokumentů č. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
časový rozsah
spisový znak
skartační režim
množství
časový rozsah spisový znak
skartační režim
množství
Dokumenty skupiny „V“ navrhované k přeřazení do „S“ poř. č. název dokumentů 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
23
příloha č. 7 – spisový a skartační plán
Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin Jednotlivé skupiny spisových znaků
spisové znaky od do
Znaky všeobecné
51 - 99
Organizace činnosti
101-108
Agenda kontroly, přezkumu hospodaření a interního auditu
111-115
Personální práce
117-122
Finance
176-181
Životní prostředí
201-250
Správa majetku obce
254-260
Doprava a silniční hospodářství
276-282
Obchod a cestovní ruch
302-307
Územní plánování a stavební řád
326-341
Kultura
401-411
Záležitosti církví a náboženských společností
431-432
Školství a sport
451-457
Zdravotnictví
526-537
Sociální péče
551-559
Požární ochrana
581-585
Všeobecná vnitřní správa, ochrana veřejného pořádku
601-625
Spisové znaky spisového a skartačního plánu ZNAKY VŠEOBECNÉ Spisový znak
Skartační znak/lhůta
Heslo
51
Dokumenty vedoucích útvarů, které nelze zařadit do jiných věcných skupin:
51.1
Dokumenty starosty
V/10
51.2
Dokumenty místostarosty
V/10
51.3
Dokumenty tajemníka
V/10
51.4
Dokumenty vedoucích odborů
V/10
52
Spolupráce se státními orgány a jinými subjekty:
52.1
Součinnost se správními úřady
V/5
52.2
Součinnost s jinými subjekty
V/5
52.3
Členství ve Svazu měst a obcí ČR apod.
V/5
52.5
Mikroregiony, přeshraniční spolupráce
V/5
53
Organizace členění a působnost úřadu:
53.1
Systemizace úřadu
A/5
53.2
Interní akty řízení (řády, směrnice, příkazy) a další řídící předpisy
A/5
54
Řízení, kontrola a metodická činnost:
54.1
u obecního úřadu
A/5
54.2
u příspěvkových organizací, jichž je obec zřizovatelem, a organizačních složek obce
A5
24
54.3
ústředními správními úřady pro činnost obecního úřadu
54.4
Metodické materiály:
54.4.1
vlastní
A/5
54.4.2
ostatní
S/5
55
Rehabilitace
A/10
56
Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných dokumentů)
56.1
všeobecně
V/51)
56.2
hospodářské
V/51)
56.3
nájemní
S/51)
56.4
majetkoprávní
A/51)
56.5
kolektivní
A/51)
56.6
ostatní
V/51)
57
Statistika, výkaznictví
57.1
Časové řady ukazatelů
V/51)
57.2
Roční výkazy, výroční zprávy
A/5
57.3
Výkazy s kratší než roční periodicitou
S/5
57.4
Pomocný materiál ke statistice o sčítání lidí, domů a bytů
V/52)
57.5
Jednorázové soupisy
V/52)
57.6
Podkladový materiál k výkazům
S/52)
58
Automatizace, výpočetní technika
58.1
Informační systém úřadu
A/51)
58.3
Programová dokumentace
S/53))
58.4
Provozní dokumentace, licence
S/53)
59
Petiční právo
V/10
60
Stížnosti, podněty a oznámení občanů
60.1
Stížnosti, podněty a oznámení občanů
V/5
60.2
Hodnocení, rozbory, evidence
A/5
61
Ochrana obyvatelstva, Integrovaný záchranný systém, krizové řízení
61.1
V/5
Ochrana obyvatelstva:
61.1.1
organizace ochrany obyvatelstva a zařízení civilní obrany
A/5
61.1.2
spolupráce s ostatními orgány a subjekty (jednotky požární ochrany, občanská sdružení, technické a jiné služby aj.)
V/5
61.1.3
opatření ochrany obyvatelstva (varování, evakuace, ukrytí, nouzové přežití aj.)
V/5
61.1.4
hospodaření s materiálem civilní ochrany
S/5
61.1.5
zařízení civilní ochrany
V/5
61.1.6
organizace školení fyzických a právnických osob
S/5
61.1.7
stanoviska obce jako dotčeného orgánu ve stavebním a územním řízení z hlediska ochrany obyvatelstva
A/5
61.2
Integrovaný záchranný systém:
61.2.1
organizace Integrovaného záchranného systému
V/5
61.2.2
dokumentace Integrovaného záchranného systému (havarijní plánování, cvičení, vzdělávání)
S/5
61.2.3
koordinace záchranných a likvidačních prací
V/5
61.2.4
financování, náhrady
S/5
25
61.2.5 61.3
zahraniční pomoc
A/5
Krizové řízení:
61.3.1
organizace krizového řízení (bezpečnostní rada, krizový štáb)
A/5
61.3.2
zvláštní skutečnosti
V/5
61.3.3
připravenost na krizové stavy (krizové plánování, cvičení, vzdělávání v krizovém řízení)
S/5
61.3.4
krizové situace (mimořádné události, živelní pohromy aj.)
A/5
61.3.5
financování, náhrady
S/5
61.3.6
humanitární pomoc
V/5
61.4
Hospodářská opatření pro krizové stavy:
61.4.1
organizace systému hospodářských opatření pro krizové stavy
V/5
61.4.2
příprava hospodářských opatření pro krizové stavy
V/5
61.4.3
realizace hospodářských opatření pro krizové stavy
V/5
62
Zahraniční styky a cesty
63
Referendum, místní referendum
63.1
Vyhlášení, průběh a výsledek referenda
A/10
63.2
Ostatní dokumentace referenda
V/5
63.3
Použité hlasovací lístky a úřední obálky referenda
S4)
63.4
V/5
Místní referendum:
63.4.1
návrh na konání místního referenda, podpisové listiny, usnesení o vyhlášení referenda, zápisy okrskových a místních komisí, vyhlášení výsledků hlasování
A/10
63.4.2
ostatní dokumentace
V/5
63.4.3
použité hlasovací lístky a úřední obálky
S5)
65
Plány, koncepce, programy rozvoje obce
A/10
66
Pokuty (ukládání, hrazení)
S/5
67
Přestupky, správní delikty
67.1
Rozbory, hodnocení
A/5
67.2
Evidence přestupků
V/5
67.3
Konkrétní případy
V/5
67.4
Správní delikty podnikajících právnických osob a fyzických osob
V/5
67.5
Správní delikty podle zákona o obcích
V/5
68
Ochrana státního a služebního tajemství
V/5
69
Fotografování, filmování (povolení aj.)
S/5
70
Spisová služba
70.1
Skartační řízení
A/5
70.2
Podací deník (jednací protokol)
A/51)
70.3
Doručovací knížky
S/51)
70.4
Rejstříky k podacím deníkům
A/56)
70.5
Jiná pomocná evidence
V/56)
73
Privatizace
A/10
74
Vyznamenání, ceny obce, čestné občanství
A/5
75
Náhrady cestovních, stěhovacích a jiných výdajů
S/5
76
Propagační činnost
76.1
Obecní zpravodaj, jiné tiskoviny vydávané obcí (v příslušném archivu se ukládá jeden exemplář)
26
A/5
76.2
Monitoring tisku, výstřižková služba
V/5
76.3
Jiné formy prezentace obce
V/5
77
Volby
77.1
Kandidátní listina, přihláška kandidáta k registraci, prohlášení kandidáta včetně podkladů ke kandidátní listině a přihlášce k registraci, petice, dokumentace o vzdání se kandidatury nebo jejím odvolání, rozhodnutí o registraci kandidátní listiny, rozhodnutí o registraci přihlášky k registraci, rozhodnutí soudu ve věci registrace přihlášky k registraci
A/107)
77.2
Zápisy o výsledku hlasování, hlášení výsledků voleb v obci
A/10
77.3
Organizačně technické zabezpečení voleb
S/5
77.4
Ostatní volební dokumentace
V/5
77.5
Seznamy voličů
S/57)
77.6
Použité hlasovací lístky a volební obálky
S8)
78
Volby přísedících u soudu
A/5
79
Konference, porady, konzultace
V/5
82
Reklama:
82.1
Vlastní
V/51)
82.2
Cizí
S/51)
83
Obecně prospěšné práce
V/5
84
Poskytování informací, styk s veřejností
84.1
Poskytování informací ze zákona
S/5
84.2
Vyhodnocení
A/5
87
Dokumenty, které nejsou podnětem k úřednímu jednání nebo nepřísluší k vyřízení obecnímu úřadu
87.1
Dokumenty na vědomí
S/1
87.2
Postoupení věcně nebo místně nepříslušné záležitosti
S/1
88
Dotace, grantová podpora
88.1
Dotace, grantová podpora
V/10
88.2
Vyjádření, stanoviska ke grantům a dotacím
V/5
89
Právní předpisy
89.3
Návrhy zákonů
V/5
89.4
Stanoviska k návrhům právních předpisů
V/5
91
Veřejné zakázky, výběrové řízení
91.1
Veřejné zakázky
V/51)
91.2
Výběrové řízení
V/5
91.3
Veřejné zakázky financované z cizích zdrojů:
91.3.1
Dokumentace o veřejné zakázce a úkony učiněné elektronicky
V/1013)
91.3.2
Veřejné zakázky, u kterých město odečítá DPH
V/1014)
93
Předběžná ochrana orgánem státní správy
V/5
95
Ukládání sankcí
V/5
96
Vymáhání pohledávek
S/15
97
Úkony v rámci nečinnosti správních úřadů
S/5
99
Nadace, nadační fondy
A/5
27
ORGANIZACE ČINNOSTI 101
Činnost zastupitelstva, rady, výborů a komisí
101.1 Podkladové materiály k jednání (nejsou-li součástí zápisu): 101.1.1 zastupitelstva
V/5
101.1.2 rady
V/5
101.1.3 výborů a komisí
V/5
101.2 Zápisy z jednání včetně programu, usnesení, příloh a podkladů 101.2.1 zastupitelstva
A/10
101.2.2 rady
A/10
101.2.3 výborů a komisí
A/10
101.3 Evidence členů zastupitelstva, rady, výborů a komisí
A/5
102
Zvláštní orgány obce
102.1
Činnost zvláštních orgánů obce
V/5
102.2
Bezpečnostní rada obce
V/5
102.3
Krizový štáb obce
V/5
104
Vyhlášky a nařízení obce
104.1
Obecně závazné vyhlášky obce
A/51)
104.2
Nařízení obce
V/51)
105
Zastupování obce a obecního úřadu
105.1
Řízení podle správního řádu soudního
A/10
105.2
Řízení podle občanského soudního řádu (správní žaloby)
A/10
105.3
Právní zastupování ve finančních záležitostech
V/5
106
Dobrovolné svazky obcí Pozn.: po ukončení činnosti svazku obcí se doporučuje ponechat dokumenty uložené u obce v sídle svazku nebo v sídle likvidátora svazku obcí.
A/51)
107
Regionální rozvoj
A/10
108
Evropská unie
108.1
Region soudržnosti
A/10
108.2
Národní rozvojový plán
V/10
108.3
Operační programy
V/10
108.4
Regionální rada
A/10
AGENDA KONTROLY, PŘEZKUMU HOSPODAŘENÍ A INTERNÍHO AUDITU 111 Plány kontrolní činnosti a interního auditu: 111.1
krátkodobé
S/5
111.2
dlouhodobé
A/10
111.3
Kontrolní řád
A/5
112
Kontroly
112.1
Kontroly vlastní
V/10
112.2
Kontroly ve spolupráci s jinými orgány
V/10
112.3
Zprávy z kontrol provedených jinými orgány
V/10
112.4
Rozbory a vyhodnocení
A/10
113
Přezkoumání hospodaření územních samosprávných celků
113.1
Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření vykonaném krajským
28
V/10
úřadem 113.2
Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření obce
V/10
113.3
Podklady
S/10
114
Interní audit
114.1
Zpráva o interním auditu
A/10
114.2
Podklady
S/10
115
Kontrola plnění usnesení (nejsou-li součástí zápisu):
115.1
- zastupitelstva
A/5
115.2
- rady
A/5
115.3
- výborů a komisí
A/5
PERSONÁLNÍ PRÁCE 117 Kvalifikace a vzdělávání pracovníků: 117.1
Kvalifikace a vzdělávání
V/10
117.2
Hmotné zabezpečení
S/5
117.3
Ověřování odborné způsobilosti
S/5
118
Pracovní poměr
118.1
Osobní spisy a dokumenty s obdobnou funkcí včetně dotazníků
S/50
118.2
Pracovní doba (pracovní volno, úlevy v práci, práce přesčas)
S/5
118.3
Snížení pracovního úvazku
S/5
118.4
Evidenční listy
S/3
118.5
Vedlejší činnost, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti
S/5
118.6
Náhrada škody
S/5
118.7
Nemocenské a sociální zabezpečení pracovníků
S/10
118.8
Zdravotní pojištění
S/10
118.9
Způsobilost zaměstnanců k výkonu činnosti - pověřování, akreditace, zmocnění apod.
S/5
118.10
Postihy podle zákoníku práce
S/5
118.11
Výběrová řízení na obsazení pracovních míst
S/5
118.12
Žádosti o zaměstnání
S/5
119
Záležitosti pracovně právní
119.1
Zaměstnanci obce zařazení do obecního úřadu
S/5
119.2
Zaměstnanci obce zařazení do organizačních složek obce
S/5
119.5
Rozbory (stav, počty, platy zaměstnanců aj.)
A/5
120
Záležitosti členů obce, výborů a komisí
120.1
Vztahy vyplývající z výkonu funkce neuvolněného člena zastupitelstva
S/5
120.2
Záležitosti důchodového zabezpečení
S/5
120.3
Odměny včetně odvodů z odměn
S/5
120.4
Náhrady (kromě cestovních a stěhovacích výdajů)
S/5
120.5
Střet zájmů a neslučitelnost některých funkci
120.5.1
Oznámení o osobním zájmu, činnostech, majetku, příjmech, darech a závazcích a o jeho změnách
V/515)
120.5.2
Žádosti o nahlížení do registru
V/513)
121
Mzdy, půjčky zaměstnancům
121.1
Platový řád
V/51)
29
121.2
Katalog funkcí a mzdových tarifů
S/51)
121.4
Odměňování
S/5
121.5
Náhrady za dovolenou
S/5
121.6
Věcná plnění
S/5
121.7
Dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti
S/45
121.8
Mzdové listy
S/50
121.9
Daň z příjmu
S/10
121.10
Sociální pojištění
S/10
121.11
Výplatní lístky
S/5
121.12
Půjčky zaměstnancům
S/5
122
Péče o pracovníky
122.1
Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy, odškodňování pracovních úrazů
122.1.1
smrtelné a těžké
A/10
122.1.2
ostatní
S/5
122.3
Pracovní podmínky žen
S/5
122.4
Pracovní podmínky mladistvých
S/5
122.5
Osoby se změněnou pracovní schopností
S/5
122.6
Závodní stravování
S/5
122.7
Ochranné oděvy a jiné součástky, služební oděvy
S/5
FINANCE 176
Rozpočty
176.1
Rozpočtový výhled
A/10
176.2
Roční rozpočty, rozpočtová opatření
A/10
176.3
Rozbory o plnění rozpočtů a finančního hospodaření
A/10
176.4
Ostatní dokumenty finančního hospodaření
S/10
177
Finanční plány a rozpočty příspěvkových organizací
177.1
Finanční plány a rozpočty
177.3
Rozbory hospodaření:
177.3.1
roční
A/10
177.3.2
kratší
S/10
177.4 Ostatní dokumenty o finančním hospodaření příspěvkových organizací
A/10
S/5
178
Daně, dávky, poplatky
178.1
Všeobecné záležitosti státních příjmů a příjmů obcí
S/5
178.2
Jiné příjmy (s výjimkou uvedených níže)
S/5
178.3
Rejstříky, katastry, výkazy apod., likvidace nedoplatků
V/5
178.4
Místní daně a poplatky
S/5
178.5
Katastr domovní daně
V/5
178.7
Daň z přidané hodnoty
S/10
180
Konfiskace, propadnutí majetku
180.1
Konfiskační záležitosti
A/10
180.2
Propadnutí majetku (vládní nařízení č. 15/1959 Sb. a zákon č. 71/1959 Sb.)
A/20
180.3
Propadnutí majetku z prozatímní správy (vyhláška č. 61/1986 Sb.)
A/20
181
Účetnictví:
30
181.1
Účetní výkazy:
181.1.1
roční účetní výkazy, roční účetní závěrky, audit
A/10
181.1.2
měsíční účetní výkazy, měsíční účetní závěrky
S/10
181.3
Účetní doklady o výdajích a příjmech v hotovosti, o nakládání s majetkem, o pohledávkách a závazcích a ostatní účetní doklady
S/10
181.4
Inventární karty hmotného majetku (kromě zásob nebo účetních písemností je nahrazujících)
S/5
181.5
Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek
S/59)
181.6
Ostatní účetní dokumenty
S/5
181.7
Účetní doklady týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků
S/101)
181.9
Úvěry, záruky a dokumenty s obdobnou funkcí
S/5
181.10
Cenné papíry
V/101)
ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ 201
Půdní fond
201.1
Vynětí zemědělské půdy:
201.1.1
vynětí zemědělské půdy ze zemědělského půdního fondu
A/15
201.1.2
rozhodnutí o odvodech za vynětí půdy ze zemědělského půdního fondu
A/15
201.3
Ochrana využití zemědělského půdního fondu
V/5
201.4
Změny kultur a využití půdního fondu
V/10
201.5
Převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků
A/5
201.6
Použití zemědělské půdy k nezemědělským účelům na dobu jednoho roku
S/5
201.7
Návrhy dobývacích prostorů
A/10
201.8
Návrhy tras nadzemních a podzemních vedení
V/5
202
Pozemkové úpravy (územně plánovací dokumentace)
V/5
203
Zemědělská výroba, podnikání v zemědělství
203.1
Užívání půdy a jiného zemědělského majetku, podnikání v zemědělství:
203.1.1
evidence soukromě hospodařícího rolníka - fyzické osoby
V/10
203.1.2
evidence zemědělského podnikatele - fyzické osoby, právnické osoby, zahraniční osoby
V/10
203.3
Ochrana proti škůdcům, chorobám a plevelům
S/5
203.6
Veterinární opatření
V/5
203.8
Včelařství
V/5
203.9
Chov a ochrana zvířat
V/5
204
Zemědělské práce (zajištění)
S/5
205
Zemědělské organizace a podniky
V/5
207
Rybářství
207.5
Evidence rybářských lístků
S/510)
208
Posuzování vlivů na životní prostředí (EIA)
V/5
209
Integrované povolení (IPPC)
V/5
230
Vodohospodářské plánování
A/5
231
Vodní hospodářství
231.1
Realizace zákona o vodách a souvisejících předpisů
31
V/5
231.2
Vodoprávní povolení, souhlasy a vyjádření, evidence vydaných rozhodnutí
A/5
231.3
Opravné prostředky proti rozhodnutí
S/5
231.5
Vodní toky, rybníky:
231.5.1
vodní toky, čistota toků a odpadních vod, vypouštění nebezpečných vod
V/20
231.5.2
rybníky, nádrže, vodní rekreace (vyjádření, rozhodnutí o kolaudaci, revize)
V/20
231.7
Vodoprávní dozor
A/10
231.8
Vodoprávní evidence (včetně vodních toků)
A/5010)
231.9
Protipovodňová ochrana - povodňový plán obce
A/5
233
Vodovody a kanalizace
233.1
Plán rozvoje vodovodů a kanalizací
A/10
233.2
Územně plánovací dokumentace vodovodů a kanalizací
A/10
233.3
Evidence vodovodů a kanalizací:
233.3.1
majetková
A/10
233.3.2
provozní (záznamy o zdrojích povrchových a podzemních vod, výkresová dokumentace, nákladové listy, cenové kalkulace, plán kontrol jakosti vod, plán kontrol míry znečištění odpadních vod, provozní deník a provozní řády)
V/10
233.4
Ochranná pásma vodovodních řadů a kanalizačních stok:
233.4.1
ochranná pásma
A/10
233.4.2
výjimky z ochranných pásem
A/10
233.7
Vodné a stočné
S/5
233.8
Čistírny odpadních vod a kanalizace
V/20
233.9
Technický audit vodovodů a kanalizací
A/5
245
Ochrana ovzduší
245.1
Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu ovzduší
A/5
245.2
Snižování emisí, stanovení emisních limitů
S/5
245.3
Poplatky za znečištění ovzduší
S/5
245.4
Regulační opatření při inverzních stavech ovzduší
S/5
245.5
Evidence stacionárních zdrojů (MZZO)
V/5
245.6
Dozor nad ochranou ovzduší
S/5
246
Ochrana přírody
246.1
Realizace vyhlášky o chráněných částech území
A/5
246.2
Rozhodnutí o výjimkách z chráněných částí přírody
A/5
246.3
Chráněné části přírody
V/5
246.4
Ochrana krajinného rázu, zásahy do významných krajinných prvků
A/5
246.5
Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu přírody
A/5
246.6
Vyjádření ke stavbám pro územní řízení
V/5
246.8
Mezinárodní konvence o ochraně živočichů a rostlin (CITES)
V/5
246.9
Geografické nepůvodní druhy
V/5
246.10
Kácení dřevin rostoucích mimo les
V/5
246.11
Stráž ochrany přírody
V/5
246.12
Rozhodnutí o přestupcích podle zákona o ochraně přírody a krajiny
V/5
246.13
Registrace VKP
A/5
248
Odpadové hospodářství
32
248.0
Odpadové hospodářství – všeobecně
V/5
248.1
Rozhodnutí podle právních předpisů upravujících odpadové hospodářství
A/51)
248.3
Evidence skládek odpadů
A/51)
248.4
Evidence hlášení
S/5
248.5
Upomínky
S/2
248.6
Sběrný dvůr
A/10
248.7
Dozor na obecní skládce odpadu
S/5
250
Geologie
250.1
Obnova území (rekultivace, revitalizace, regenerace, sanace)
A/10
250.2
Dobývání výhradního ložiska
A/10
250.4
Povolování staveb a zařízení v chráněných ložiskových územích
A/10
250.5
Změna a rušení dobývacího prostoru
A/5
250.7
Skládky odpadních hmot
V/5
250.8
Omezení vlastnických práv k nemovitosti při provádění geologických prací
S/5
250.9
Náhrady škod způsobených geologickými pracemi
S/5
250.10
Hornická činnost:
250.10.1
souhlas s důlní činností
250.10.2 náhrada škod způsobených důlní činností SPRÁVA MAJETKU OBCE 254 Hospodaření a správa majetku 254.1
A/10 V/5
Evidence majetku:
254.1.1 obecní pozemky
A/5
254.1.2 obecní budovy
A/5
254.1.3
u příspěvkových organizací a právnických osob, jejichž zřizovatelem je obec
254.2
Inventarizace majetku:
A/5
254.2.1 dílčí inventurní soupisy, podklady
S/5
254.2.2 výsledná zpráva
A/5
254.3
Hospodaření s majetkem obce:
254.3.1 nabývání majetku
A/5
254.3.2 převod majetku
A/10
254.3.3 převod práva hospodaření s majetkem
A/10
254.3.4 nájemné
S/5 V/51)
254.3.5 rekonstrukce a modernizace majetku 254.3.6 opravy a údržba majetku
S/5
254.3.7 zatížení majetku (dluhy, věcná břemena)
S/5
254.3.8 pojištění majetku
S/5
254.3.9 vyřazování majetku
S/5
254.3.10 zábor, užívání majetku obce
S/5
254.4
Bytový majetek :
254.4.1 hospodaření s byty (přidělování, směna bytů)
S/10
254.4.2 modernizace a adaptace bytů
S/5
254.4.3 nájemné
S/5
255
Nebytové prostory
33
255.1
Přidělování
S/10
255.2
Nájemné
S/5
256
Veřejné osvětlení
S/5
257
Majetková účast obce
V/10
260
Pohřebnictví, evidence hrobů
260.1
Pohřebnictví
V/5
260.2
Evidence hrobů
A/510)
260.3 Evidence válečných hrobů DOPRAVA A SILNIČNÍ HOSPODÁŘSTVÍ 276 Doprava
A/510)
276.1
Koordinace dopravy, zabezpečení dopravní obslužnosti:
276.1.1
integrované dopravní systémy
A/10
276.1.2
dopravní průzkumy
A/10
276.3
Jízdní řády
S/5
276.4
Mechanizace nakládky a vykládky
S/5
276.5
Provozní objekty, pomocné objekty a zařízení, čekárny, zastávky, stanoviště
V/5
276.6
Státní odborný dozor na dodržování podmínek provozu vozidel na pozemních komunikacích
S/5
276.7
Rozvoj motorismu
S/5
276.9
Eurolicence
S/5
276.10
Bezpečnost silničního provozu
V/5
280
Pozemní komunikace, provoz na pozemních komunikacích
280.1
Stavby a rušení silnice nebo místní komunikace
A/10
280.2
Příprava plánů investic a velkých oprav
V/10
280.4
Dopravní inženýrství (stanovení dopravního značení)
S/5
280.6
Běžná údržba pozemních komunikací a mostů
S/5
280.7
Zimní údržba pozemních komunikací
S/5
280.8
Objížďky, uzavírky pozemních komunikací a jiná rozhodnutí
S/5
280.9
Odvolání proti rozhodnutí týkajících se pozemních komunikací
V/10
280.10
Zvláštní užívání pozemních komunikací
S/5
280.13
Stavební a kolaudační řízení pozemních komunikací
A/20
280.14
Evidence, kategorizace a změny v síti pozemních komunikací
A/10
280.15
Cyklostezky
V/5
280.16
Nemovitosti:
280.16.1
připojení pozemní komunikace nebo sousední nemovitosti na pozemní komunikaci
A/10
zřizování věcných břemen
A/10
280.18
Reklamní zařízení
S/5
280.19
Kontrolní vážení
S/5
280.21
Pověření osob oprávněných k zastavování vozidel
S/5
281
Ostatní obory dopravy
281.1
Železniční doprava
V/5
281.2
Letecká doprava
V/5
281.3
Vodní doprava
V/5
280.16.2
34
281.4
Ostatní doprava (pásová, potrubní, lanová atd.)
282
Státní odborný dozor
282.1
v nákladní dopravě
V/5
282.2
v osobní dopravě
V/5
282.3 na pozemních komunikacích OBCHOD A CESTOVNÍ RUCH 302 Tržní agenda
V/5
V/5 S/5
303
Síť podniků, prodejen, provozoven, skladů a trhů
V/5
306
Cestovní ruch
V/5
307 Koncepce rozvoje V/10 ÚZEMNÍ PLÁNOVÁNÍ A STAVEBNÍ ŘÁD Ukládací znak spisového a skartačního plánu se u této skupiny druhů dokumentů použije jen tehdy, kdy dokument nelze zařadit do kompletního spisu stavby. 326 Územně plánovací dokumentace 326.1
Územní plány (včetně dokumentace)
A/101)
326.2
Urbanistické studie (včetně dokumentace)
A/101)
327
Územně plánovací podklady
V/10
328
Územní rozhodnutí:
328
Územní rozhodnutí
A/5
328.1
Rozhodnutí o chráněném území
A/5
328.2
Rozhodnutí o stavební uzávěře
A/5
328.3
Rozhodnutí o umístění stavby
A/5
328.4
Rozhodnutí o dělení a scelování pozemků
V/5
328.5
Odvolání proti územnímu rozhodnutí
V/5
329
Oprávnění k projektové činnosti
A/10
330
Stavební povolení a další spisy včetně dokumentace, týkající se stavby (kolaudace, změny stavby, změny v užívání stavby, A/101) udržovací práce, odstranění stavby)
331
Povolení terénních úprav, některých prací a zařízení
V/5
332
Státní stavební dohled
S/20
333
Vyvlastnění (stanoviska a vyjádření)
A/51)
334
Stavební úřady
V/10
335
Vstup na cizí nemovitosti
S/5
336
Souhlas k vydání stavebního povolení pro speciální stavby
A/10
337
Rozhodování stavebních úřadů podle zvláštních předpisů
V/10
338
Sankce podle stavebního zákona
S/5
339
Přezkoumání pravomocných správních rozhodnutí mimořádnými opravnými prostředky
V/5
340
Radonový program
V/5
Program obnovy venkova
V/10
341 KULTURA 401
Kultura
401.1
Péče o občanské záležitosti
S/5
401.2
Slavnosti, vzpomínkové akce, koncerty, výchovné, kulturní a jiné veřejné produkce
V/5
401.3
Vzdělávací kursy a jiné kulturně výchovné akce
V/5
402
Organizační záležitosti kulturních zařízení
V/5
35
403
Kulturní instituce a zařízení:
403.1
Divadla
V/5
403.2
Knihovny
V/5
403.3
Muzea a galerie
V/5
403.4
Ostatní
V/5
405
Autorský zákon (odvolací řízení)
V/5
406
Neziskový sektor (neprůřezové činnosti)
V/10
407
Povolování veřejné produkce
V/5
408
Tisk, rozhlas, televize a film
V/5
409
Neprofesionální umělecké aktivity
V/5
410
Kroniky
A/106)
411
Péče o kulturní památky
411.1
Péče o kulturní památky, památkové rezervace, památkové zóny, památková ochranná pásma, včetně evidence
A/10
411.2
Prohlášení Ministerstva kultury za kulturní památku, památkovou rezervaci, památkovou zónu, památkové ochranné pásmo
A/30
411.6
Evidence kulturních památek
A/1010)
411.8
Trvalé přemístění movité kulturní památky z veřejně přístupného místa
A/5
411.9
Užívání kulturních památek a národních kulturních památek
A/10
411.10
Archeologické výzkumy
V/5
411.11 Příspěvky vlastníkům památek ZÁLEŽITOSTI CÍRKVÍ A NÁBOŽENSKÝCH SPOLEČNOSTÍ 431 Věci církví a náboženských společností Stavby a opravy církevních budov a zařízení (stanoviska a vyjádření) ŠKOLSTVÍ A SPORT 451 Školy a školská zařízení 432
V/10 V/10 A/201)
451.1
Školy a školská zařízení zřízená obcí
V/5
451.3
Zřizovací listiny škol a školských zařízení
A/10
451.4
Konkursní řízení na obsazení funkcí ředitelů škol a školských zařízení zřizovaných obcí
V/5
452
Soukromé a církevní školy
V/5
453
Školský rejstřík
453.1
Žádosti o zápis, změnu zápisu a výmaz, rozhodnutí
V/5
453.2
Vyjádření k udělení výjimek z počtu škol, dětí a žáků ve škole
S/5
453.3
Výkazy škol a školských zařízení
V/5
453.4
Výroční zprávy škol, jejichž zřizovatelem je obec
A/5
455
Pasportizace škol
A/10
456
Česká školní inspekce
456.1
Inspekční zprávy a protokoly o činnosti škol a školských zařízení
V/5
456.2
Opatření přijatá na základě výsledků kontroly ČŠI u škol a školských zařízení
S/10
457
Mládež, sport
457.1
Rozvoj sportu a aktivit dětí a mládeže
S/10
457.2
Provozování zařízení sloužících dětem a mládeži
S/10
36
ZDRAVOTNICTVÍ 526
Zdravotnická soustava
526.1
Zařízení a organizace zdravotnické soustavy
V/5
526.2
Registrace nestátních zdravotnických zařízení
V/510)
526.6
Zdravotnická zařízení zřizovaná obcí
V/5
527
Přírodní léčebné lázně a přírodní léčebné zdroje pro zdraví
A/5
528
Hygienická služba
V/5
529
Lékárenská služba
V/5
531
Léčiva, návykové a omamné látky
531.1
Evidence nakládání s návykovými látkami
S/5
531.2
Návykové látky (alkoholismus, tabakismus, drogy)
V/10
531.3
Omamné látky
V/10
532
Záchranná služba
V/5
533
Územní znalecká komise
V/10
534
Zdravotnická dokumentace převzatá od zdravotnických zařízení zrušených bez právních nástupců
S/100
535
Ambulantní karty převzaté od zdravotnických zařízení zrušených bez právních nástupců
S/10
536
Očkování (kalmetizace aj.)
V/10
537 Odvolání proti lékařským posudkům SOCIÁLNÍ PÉČE Sledování sociálních poměrů a vedení evidence sociálně 551 potřebných občanů
S/5 V/5
551.1
Zvláštní příjemce důchodu
V/5
552
Mimoústavní sociální péče
552.1
Výkon opatrovnictví
S/5
552.2
Péče o zdravotně postižené a staré občany
S/15
552.3
Mimořádné výhody pro občany zdravotně postižené
S/5
553
Sociální služby
553.1
Řízení, kontrola a rozvoj na úseku sociálních služeb
553.2
Zařízení sociálních služeb:
553.2.1
zřizování
A/5
553.2.2
školení zaměstnanců
S/5
553.2.3
organizační a provozní záležitosti, metodika
S/5
553.2.4
přijímání osob do zařízení sociálních služeb
S/5
553.6
Odvolání proti rozhodnutí na úseku sociálních služeb
S/10
555
Péče o rodinu
555.1
Sociální péče
555.2
Sociálně právní ochrana:
555.2.1
dokumenty postoupené, dokumentace dětí, které dosáhly zletilosti
S/3
555.2.2
odvolání proti rozhodnutí
V/10
555.2.3
dětí a mládeže
V/511)
555.2.4
pěstounská péče
S/1011)
555.2.5
peněžité a věcné dávky
S/15
555.3
Pečovatelská služba (evidence osobních materiálů uživatelů)
S/10
556
Péče o společensky nepřizpůsobené občany
V/10
V/10
37
556.1
Peněžité a věcné dávky
S/15
556.2
Pomocná evidence
S/510)
557
Záležitosti národnostních menšin
V/5
559
Dávky sociální péče
559.1
Odvolání proti rozhodnutí na úseku dávek sociální péče
559.2 POŽÁRNÍ OCHRANA 581
Dávky při nedostatečném příjmu
S/10 S/10
Organizace požární ochrany
581.3
Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi (Hasičský záchranný sbor ČR, sbory dobrovolných hasičů aj.)
582
Činnost požární ochrany:
582.4
Školení a odborná příprava pracovníků o požární ochraně
S/5
582.5
Prevence požární ochrany
S/5
582.6
Bezpečnostní a jiná opatření
S/5
583
Jednotky požární ochrany
583.1
Stavby a rekonstrukce požárních zbrojnic a stanic - viz stavební dokumentace, ukládací znak 330
583.2
Odborná příprava jednotek požární ochrany
S/5
583.3
Výzbroj jednotek požární ochrany
S/5
585
Všeobecné prostředky požární ochrany
S/5
VŠEOBECNÁ VNITŘNÍ SPRÁVA, OCHRANA VEŘEJNÉHO POŘÁDKU 601 Sčítání lidu, domů a bytů
V/5
A/10
602
Shromažďování
603
Záležitosti vojenskosprávní
603.1
Odvodní řízení
S/5
603.2
Evidenční věci vojáků
V/5
603.3
Vojenské újezdy
A/5
603.4
Příprava občanů k obraně státu
V/5
604
Území obce a jeho změny
604.1
Územní změny
A/10
604.2
Městské obvody, městské části
A/10
604.3
Slučování a rozdělování obcí
A/10
604.4
Záležitosti státních hranic
A/10
605
Evidence obyvatel
605.1
Hlášení evidence obyvatel
605.1.1
Hlášení evidenci obyvatel (zbavení nebo omezení způsobilosti k právním úkonům, omezení svéprávnosti, zákaz pobytu)
V/5
605.1.2
Ostatní hlášení (narození, manželství, úmrtí, rozvody, stěhování aj.)
S/1
605.2
Všeobecně – dotazy, upozornění, sdělení, informace
S/5
605.3
Poskytnutí údajů, výpisů, vyjádření z evidence obyvatel
S/5
605.4
Rozhodování o zrušení trvalého pobytu
V/5
605.5
Přihlašovací lístek k trvalému pobytu
S/50
605.6
Knihy evidence obyvatel
A/50
605.7
Národnostní menšiny
V/5
606
Státní občanství
38
V/5
606.2
Čestné prohlášení o státním občanství
V/100
606.3
Stanoviska a vyjádření
V/10
606.4
Žádosti o osvědčení státního občanství ČR (kopie)
S/1
607
Matriční záležitosti
607.1
Matriky a sbírky listin:
607.1.1
narození
A/1006)
607.1.2
manželství
A/756)
607.1.3
úmrtí
A/756)
607.1.4
opisy matričních dokladů, výpisy z matrik, dodatečné záznamy
S/3
607.1.5
oznámení pro zápisy do zvláštních matrik
S/3
607.1.6
nahlédnutí, potvrzení z matriční knihy nebo sbírky listin
S/3
607.2
Matriční doklady do ciziny (+ vysvědčení)
S/3
607.3
Osvědčování způsobilosti k uzavření manželství (církevní sňatek)
S/3
607.4
Rozhodování v matričních věcech (správní řízení sňatky)
V/5
607.5
Dozor a kontrola vedení matrik
V/5
607.6
Záležitosti matrikářů a matriční obvody
V/5
607.7
Určení otcovství
V/5
608
Změna jména a příjmení
A/20
609
Ověřování opisů listin a podpisů na listinách (ověřovací kniha)
S/101)
610
Archivy a archivnictví
V/5
611
Hospodářsko-provozní záležitosti
611.4
Telefon, rozhlas, televize a jiné věci spojů
S/5
611.5
Kancelářská technika
S/5
611.8
Vozový park
S/51)
611.9
Objednávky pro zajištění hospodářsko-provozní činnosti
S/5
612
Názvy obcí, ulic a veřejných prostranství
A/5
613
Číslování domů
613.1
Číslování domů
A/5
613.2
Informace o číslování domů
S/3
614
Ochrana veřejného pořádku
614.1
Organizační a věcné problémy veřejného pořádku na jednotlivých úsecích
614.2
Městská policie:
614.2.1
úřední záznamy o výkonu městské policie
V/10
614.2.2
dokumenty ve věci výkonu rozhodnutí
S/5
614.2.3
osvědčení strážníků městské policie (vydání, pozastavení platnosti, odejmutí, vrácení)
S/5
614.3
Součinnost s jinými orgány a organizacemi
S/5
615
Záležitosti bezpečnostně správní
S/5
616
Zprávy a informace o občanech
616
Zprávy a informace o občanech
S/5
616.1
Vyjádření k osobě žádajícího (žádost o zbrojní průkaz aj.)
S/5
617
Státní, obecní znaky a symboly
617.1
Používání státních a obecních znaků a symbolů
V/5
617.2
Znaky, barvy a prapory obce
A/5
39
V/5
617.3
Pečetidla a razítka:
617.3.1
pečetidla
A/512)
617.3.2
razítka
V/512)
619
Sbírky
619.1
Veřejné sbírky
V/5
620
Ztráty a nálezy
S/3
621
Evidence žádostí o výpis z rejstříku trestů
V/5
622
Cestovní doklady
622.1
Všeobecná agenda
623
Občanské průkazy
623
Všeobecná agenda
S/5
623.1
Ohlášení ztráty, odcizení, poškození občanského průkazu
S/5
623.2
Evidence vydaných potvrzení o občanském průkazu
S/5
623.3
Evidence potvrzení o změně trvalého bydliště, potvrzení o změně údajů zapisovaných do občanského průkazu
S/5
624
Evidence dokumentů zveřejněných na úřední desce
S/5
625
Agendy Czech Pointu
625.1
Písemné žádosti o výpis z rejstříku trestů včetně ověřených plných mocí
S/6
625.2
Evidence vydaných ověřených výstupů z ISVS
S/5
625.3
Vydané výstupy
S/1
625.4
Evidence provedených konverzí dokumentů
S/10
625.5
Žádosti o výpis z informačního systému veřejné správy
S/5
625.6
Žádosti o výpis – ostatní
S/1
625.7
Agendy ISDS
S/6
625.8
Datové schránky – žádosti, potvrzení, oznámení
S/3
625.9
Žádosti o výpis ze základních registrů
S/6
625.9
Evidence žádostí ze základních registrů
S/6
S/5
Poznámky: Spouštěcí události 1. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po ukončení platnosti dokumentu, u smluv po uplynutí doby platnosti smlouvy či po jejím ukončení, zrušení nebo zániku. 2. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vyhodnocení dokumentu. 3. Skartační lhůta začíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po roce, v němž byla výpočetní a jiná technika naposledy použita. 4. Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po vyhlášení výsledků referenda prezidentem republiky ve sbírce zákonů, popřípadě po vyhlášení nálezu Ústavního soudu, kterým rozhodl, že postup při provádění referenda nebyl v souladu s ústavním zákonem o referendu o přistoupení České republiky k Evropské unii nebo zákonem vydaným k jeho provedení, s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu. 5. Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po vyhlášení výsledků hlasování s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu 6. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po uzavření dokumentu. 7. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po vyhlášení výsledků voleb. 8. Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po uplynutí třicetidenní lhůty od uveřejnění výsledků voleb Státní volební komisí s povinností zachování tří sad nepoužitých hlasovacích lístků pro jednotlivé volby k uložení v příslušném archivu. 9. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vyřazení všech dokumentů, v nichž byly použity.
40
10. 11. 12. 13.
Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po pořízení nové evidence. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po dovršení plnoletosti dítěte. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po zrušení platnosti starých. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po uzavření smlouvy, její změny nebo od zrušení zadávacího řízení 14. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku, kdy bude zpracována Závěrečná monitorovací zpráva projektu, tj. po ukončení projektu. 15. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku, od skončení výkonu funkce veřejného funkcionáře. Není-li u skartační lhůty uvedena konkrétní spouštěcí událost, platí, že skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu.
Příloha č. 9 Město Česká Skalice, třída T. G. Masaryka 80, 552 03 Česká Skalice, IČ : 00272591 Příloha číslo 9. ke spisovému řádu MěÚ v České Skalici číslo 8/2015 k ukládání dokumentů souvisejících a veřejnými zakázkami a s dotacemi z cizích zdrojů (EU apod.) I. Úvod Z důvodů připravenosti města Česká Skalice na očekávané kontroly využití dotací (grantů) městem Česká Skalice na investiční akce financované z cizích zdrojů (dotace – granty EÚ a ostatní cizí zdroje) je nutné uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií ze všech veřejných zakázek. V případech, byla-li uzavřena mandátní smlouva mezi městem Česká Skalice (mandantem) a projektovým manažerem daného projektu (mandatářem) na přípravu a organizační zajištění podání žádosti o poskytnutí podpory (dotace, grantu) je mandatář povinen v souladu s mandátní smlouvou, po uzavření investice veškerou dokumentaci, související s daným projektem předat prokazatelně (proti podpisu) vedoucímu příslušného odboru MěÚ v České Skalici, v jehož gesci je příslušná investice. II. Odpovědnost Z výše uvedeného důvodu vydávám níže uvedený seznam originálů dokumentů k uložení (viz stať III. Seznam), za jehož úplnost jsou odpovědní vedoucí příslušných odborů MěÚ a pracovník vnitřní kontroly. a) za stavební práce, pořízení majetku a projekty obvykle vedoucí odboru investic a správy majetku, který založením a vedením spisu může pověřit svého podřízeného, b) za dodávky a služby příslušní vedoucí odborů MěÚ v České Skalici a pracovník vnitřní kontroly, kteří mají danou dodávku a službu v gesci a c) za fakturaci vedoucí odboru finančního, který je povinen archivovat originály dokumentů a jejich kopie předávat příslušným vedoucím odborů k založení do spisů příslušné veřejné zakázky. Kompletní dokumentace o jednotlivé investiční akci (veřejné zakázce) musí být vedena ve spisu označeném spisovou značnou (viz spisový řád MěÚ v České Skalici článek 9.), který bude kompletně ukládán příslušným vedoucím odboru MěÚ či pracovníkem vnitřní kontroly v České Skalici v souladu se spisovým řádem. III. SEZNAM dokumentů k uložení, které musí být součástí spisu Ukládat se musí veškeré dokumenty, které jsou zpracovány – pořízeny při konkrétní veřejné zakázce v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů.
41
Ukládané dokumenty nejsou při každé investiční akci – veřejné zakázce stejné, je nutné ukládat též dokumenty, které byly uvedeny ve smlouvě mezi městem Česká Skalice a poskytovatelem dotace. Základní dokumenty veřejné zakázky k založení do spisu 1. Název veřejné zakázky 2. Výzva a doklad o jejím odeslání (pošta, datová schránka) 3. Zadávací dokumentace 4. Mandátní smlouva s projektovým manažerem (existuje-li) 5. Informace o zaměstnanci města, který má – měl projekt v kompetenci 6. Projektová dokumentace 7. Výkaz výměr (u stavebních prací) 8. Event. dotazy uchazečů a jejich zodpovězení 9. Jmenování hodnotící komise, jmenovací dekrety 10. Prohlášení o nepodjatosti členů hodnotící komise 11. Protokoly z výběrových řízení o otevírání obálek a hodnocení nabídek 12. Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek 13. Případné oznámení o vyřazení uchazeče či výzvy k doplnění nabídky 14. Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky s dokladem o doručení 15. Smlouva o dílo s vítězným uchazečem 16. Doklad o zveřejnění oznámení o zadání zakázky 17. Průběžné monitorovací zprávy 18. Žádosti o platby 19. Úředně ověřené kopie faktur (daňových dokladů) z odboru finančního 20. Informace o zveřejnění veřejné zakázky na profilu zadavatele města Česká Skalice po 1. 4. 2012 21. Doplňkové materiály k výběrovým řízením na veřejné zakázky na: - Projektanta - Zhotovitele - Technický dozor investora (TDI) - Energetický audit apod., vyhodnocení energetických přínosů apod. - Finanční vypořádání daného projektu (veřejné zakázky) 22. Závěrečná monitorovací zpráva 23. Případné další dokumenty, stanovené poskytovatelem dotace (grantu) 24. Potvrzení o zveřejnění dokumentu o veřejné zakázce na úřední desce IV. Závěrečné ustanovení S výše uvedenou přílohou č. 9. k spisovému a skartačnímu řádu byli seznámeni všichni vedoucí odborů MěÚ v České Skalici na poradě vedení 15. května 2012. V České Skalici dne 4. 5. 2012. Jaroslav Hitschfel tajemník MěÚ v České Skalici
Příloha č. 10
INFORMACE O PROVOZU PODATELNY A O PODMÍNKÁCH PŘIJÍMÁNÍ DOKUMENTŮ
1. Adresa pro doručování dokumentů v analogové podobě a dokumentů v digitální podobě doručovaných na přenosných technických nosičích dat: Město Česká Skalice třída T. G. Masaryka 80 552 03 Česká Skalice
42
2. Úřední hodiny podatelny: Po 8.00 – 12.00 13.00 – 17.00 hodin Út 8.00 – 12.00 hodin St 8.00 – 12.00 13.00 – 17.00 hodin Čt 8.00 – 12.00 hodin Pá 8.00 – 12.00 hodin 3. Elektronická adresa podatelny:
[email protected]
4. Identifikátor datové schránky:
f8yb27v
5. Datové formáty dokumentů přijímaných v digitální podobě: PDF/A, ISO 19005; PNG, ISO/IEC 15948; TIF/TIFF, revize 6 – nekomprimovaný;JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918, MPEG-2, ISO/IEC 13818; MPEG-1, ISO/IEC 11172; GIF; MP2; MP3,WAV, PCM 6. Nosiče dat, na nichž lze přijímat dokumenty v digitální podobě: CD-R/RW, DVD±R/RW, USB disk. Na jednom technickém nosiči dat smí být pouze jedno podání a jeho přílohy. 7. Pravidla potvrzování doručených datových zpráv na elektronickou adresu podatelny: Doručení datové zprávy se odesílateli potvrzuje, pokud lze z doručené datové zprávy zjistit adresu elektronické pošty odesílatele, datová zpráva a v ní obsažený dokument je doručen úplný, lze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, je v datovém formátu, ve kterém úřad přijímá dokumenty dle bodu 5, je podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem a kvalifikovaným certifikátem, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, nebo označen platnou uznávanou elektronickou značkou a kvalifikovaným systémovým certifikátem, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, popřípadě je opatřen platným kvalifikovaným časovým razítkem a nebyl u datové zprávy zjištěn výskyt chybného datového formátu nebo počítačového programu, který je způsobilý přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných úřadem (dále jen „škodlivý kód“), Potvrzení doručení zprávy obsahuje: o Text: Dokument byl doručen a splňuje podmínky pro přijímání dokumentů stanovené vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů a spisového řádu Městského úřadu v České Skalici. o Datum a čas doručení datové zprávy s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy, (DD/MM/RRRR v HH/MM/SS). o Identifikátor dokumentu (jednoznačný identifikátor PID) o Jméno a příjmení zaměstnance podatelny a jeho uznávaný elektronický podpis. 8. Postup v případě doručení datové zprávy se škodlivým kódem: Datové zprávy, u kterých byl zjištěn škodlivý kód, se nezpracovávají. 9. Důsledky vad dokumentů V případě dodání dokumentu v listinné podobě, který je neúplný nebo nečitelný nebo dokumentu v digitální podobě, který je neúplný, nelze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, není v datovém formátu, ve kterém úřad přijímá digitální dokumenty, nebo není uložen na přenosném technickém nosiči dat, na kterém úřad přijímá dokumenty v digitální podobě, postupuje úřad následovně: c) lze-li určit odesílatele dokumentu a jeho kontaktní údaje, vyrozumí zaměstnanec podatelny o zjištěné vadě odesílatele a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit, dokument se dále nezpracovává. d) nelze-li určit, odesílatele doručeného dokumentu a jeho kontaktní údaje, dokument se dále nezpracovává.
43
Příloha č. 11 - Doložky k převedení a změně datového formátu
PÍSEMNÉ DO ELEKTRONICKÉ
Doložka převodu dokumentu z analogové podoby do dokumentu v digitální podobě Převod provedlo: Počet listů převáděného dokumentu: Zajišťovací prvek: Datum vyhotovení ověřovací doložky: Jméno a příjmení a funkce osoby, která převod dokumentu provedla:
ELEKTRONICKÉ do PÍSEMNÉ
Doložka převodu dokumentu z digitální podoby do dokumentu v analogové podobě Převod provedlo: Zajišťovací prvek: Údaje o výsledku ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen, a platnost kvalifikovaných certifikátů, na kterých jsou založeny: název nebo obchodní firma akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb údaj o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě, pokud jsou známy, datum a čas jeho zneplatnění jméno, popřípadě jména, a příjmení, název nebo obchodní firma držitele certifikátu výsledek, datum a čas ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a kvalifikovaného časového razítka, náležitosti kvalifikovaného časového razítka a číslo seznamu zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost certifikátů ověřována, bylo-li seznamu zneplatněných certifikátů k ověření užito Datum vyhotovení ověřovací doložky: Jméno a příjmení a funkce osoby, která převod dokumentu provedla:
ZMĚNA FORMÁTU
Doložka změny datového formátu dokumentu v digitální podobě Převod provedlo: Původní datový formát a jeho verze: Údaje o výsledku ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen, a platnost kvalifikovaných certifikátů, na kterých jsou založeny: název nebo obchodní firma akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb údaj o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě, pokud jsou známy, datum a čas jeho zneplatnění jméno, popřípadě jména, a příjmení, název nebo obchodní firma držitele certifikátu výsledek, datum a čas ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a kvalifikovaného časového razítka, náležitosti kvalifikovaného časového razítka a číslo seznamu zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost certifikátů ověřována, bylo-li seznamu zneplatněných certifikátů k ověření užito Datum převedení dokumentu: Datum vyhotovení ověřovací doložky: Jméno a příjmení a funkce osoby, která změnu datového formátu provedla:
44
