2015-ös zárás a gyakorlatban Zárás előtti egyeztetések Számlák év végi kezelése Bizonylatolás módja Elhatárolások
Hók Gerda ügyféltámogatási üzletágvezető-helyettes
www.griffsoft.hu
1
Egyeztetések Technikai számlák egyenlegei ÁFA számlák Év végi vegyes ellenőrzések
www.griffsoft.hu
2
Áhsz. számlatükör nem tartalmazza Forrás működése miatt kerültek megnyitásra Év végén nem lehet egyenlegük Költségvetési számlatípus 3 = E/N Pénzügy és az analitika közötti kapcsolat, átvezetések 11,12,13,14,15,18-as technikai számlák (pl.: 15103. Gép, berendezés, felszerelés, jármű beruh. technikai számla) 21,22,23-as technikai számlák (pl.: 21101. Anyagok technikai számla PEN) 3510., 4210. visszatérítendő támogatások technikai számlája 36419., 36429. technikai ÁFA számlák (AK) 42110., 42120. technikai bérelszámolási számlák
www.griffsoft.hu
3
Főkönyv modul Kivonat Számlakarton (36419/36429-re) ha a főkönyvi kivonatban ezeken a számláknak egyenlege van, az azt jelenti, hogy vannak olyan bizonylatok, amelyek jellegüknél fogva nem tartalmazhatnak ÁFA összeget, de mégis ÁFÁ-san kerültek rögzítésre javításuk korrekcióval történik
www.griffsoft.hu
4
3510 E = T a követelés előírása vegyesben történt (14-es nyitás), viszont a törlesztés elszámolása bizonylaton bizonylat rontása/sztornója, helyette közvetlen banki KOVREND jogcím generatív funkció megszakításra, vagy a kigenerált bizonylatok lerontásra kerültek bizonylat rontása, majd a folyamat újbóli futtatása
3510 E = K a kifizetési bizonylat lerontásra került, az előírás megmaradt ha nincs szükség az előírásra, rontani kell
www.griffsoft.hu
5
A 42110/42120. technikai számlák egyenlegét egyedi gyűjtőnként kell vizsgálni a nem rendezett egyenleg 2016-ra átfordul! A technikai bérelszámolási egyedi gyűjtők egyenlegei a választott módszer szerinti K1101/K2 kezdetű egyedi gyűjtőre kerülnek megnyitásra a 42110/42120 technikai számlára ha szükséges, nyitást követően javítani kell! Nem maradhat K11010/K20 kezdetű jogcímekre rögzített nyitott bizonylat év végén korrekciózni kell a megfelelő végleges bérjellegű jogcímre. A K11010/K20 kezdetű jogcímek nem kerültek megfeleltetésre 2016-ban a B/1-es és C/2-es módszert választóknál. www.griffsoft.hu 6
42110/42120 E = T van olyan nyitott bizonylat, amely K11010/K20-as jogcímű korrekció végleges jogcímre olyan személyi jellegű kifizetés is technikai jogcímen került elszámolásra, amelyet a bérfeladás nem tartalmazott (pl.: reprezentáció) korrekció végleges jogcímre olyan decemberi kifizetés is technikai jogcímen került kifizetésre, amely elhatárolt bérhez kapcsolódik korrekció 3K366-os jogcímre bérfeladás nem volt teljeskörű KIRA listákkal egyeztetés
www.griffsoft.hu
7
42110/42120 E = K van olyan bizonylat, ahol végleges bérjogcímet használtak, pedig a tételt tartalmazza a bérfeladás korrekció decemberi kifizetést 3K366-ra számoltak el, pedig tárgyévi kiadásként számolták el (nem határolták el) korrekció a bérfeladás tartalmaz olyan tételeket is, amit közvetlenül könyvelnek (pl.: napidíj) bérfeladás módosítása a pénzforgalom könyvelése nem teljeskörű bank rögzítése A bérfeladásban elszámoltak 2016-ot érintő tételeket is az elhatároláson felül bérfeladás módosítása
www.griffsoft.hu
8
zárás előtt az ÁFA számlák összesített egyenlegének (364.) 0-nak kell lennie a 3641. és a 3642. számlák egyenlegének különbségét pozíciótól függően vevő/szállító egyéb pénzbekérőn el kell számolni teljesítés szerinti havi ÁFA bevallás esetén a decemberre és a januárra vonatkozó ÁFA rész külön bizonylaton pénzforgalmi ÁFA elszámolás esetén 364. egyenlege eltér a decemberre vonatkozó bevallás adatától a püileg nem teljesített bizonylatok ÁFA összegével a bizonylato(ka)t 2016-ra át kell emelni szükség szerint helyesbíthető
www.griffsoft.hu
9
Másodlagos számlaszámoknak van-e egyenlege? Egyenlegvizsgálat a technikai, valamint azon számlaszámokra, amelyeknek nem maradhat egyenlege év végén (költségvetési számla típus = E/N) Készlet/Eszköz/ENK modulok zártak-e? Rovatkód – főkönyvi számla konzisztencia vizsgálat vane olyan könyvelési tétel, amelyben nem a főkönyvi számlának megfelelő rovat (ERA) került megadásra? javítása főkönyvi vegyes naplóban, KGR funkció kikapcsolását követően 0-s ellenszámlák vizsgálata minden 0-s költségvetési számlaszámhoz korrekt ellenszámlaszám került-e megadásra a könyvelés során? javítása főkönyvi vegyes naplóban
www.griffsoft.hu
10
Pénzeszköz számlák forgalmának vizsgálata (főkönyv és karton forgalmának összehasonlítása) Árfolyamkülönbözet elszámolásra került? Minden bank rögzítésre került? Megfelelő banki kartonon történt a rögzítés? Nyitás megtörtént a bankban is? Főkönyvi számla és technikai rovat vizsgálata nem technikai számlaszám mellett van-e technikai rovat (3B/3K, K11010/K20)? javítása korrekcióval, vagy főkönyvi vegyesben Összetartozó tételpárok vizsgálata átfordított tételben megegyeznek-e a főkönyvi dimenziók? javítása ellenkönyveléssel, majd a helyes dimenziókkal való rögzítéssel www.griffsoft.hu
11
Számlák év végi kezelése Mit? Mikor? Hová? Hogyan?
www.griffsoft.hu
12
Áht. 36.§ (3) tárgyévi előirányzat terhére vállalt kötelezettség püi teljesítésének legfeljebb tárgyév
december 31-ig meg kell történnie, kivéve: ha a határozott idejű szerződés köv.év 06.30-ig lezárul költségvetési szervek + fejezeti kezelésű előirányzatok (Ávr. 46. § (1))
www.griffsoft.hu
13
A 2015. évi mérlegben csak azok a kötelezettségek szerepelhetnek, amelyek: tárgyévi élőirányzat terhére vállaltak
fizikai teljesítésük 2015. december 31., vagy előtti kapcsolódó számlái mérlegkészítés időpontjáig beérkeznek 2015. évet érintő kötelezettségek www.griffsoft.hu
14
KÖTELEZETTSÉGEK
Tárgyévi esedékességű
Központi költségvetési szervek, fejezeti kezelésű előirányzatok
Követő évi esedékességű
Önkormányzatok, központi kezelésű, előirányzatok
Központi költségvetési szervek, fejezeti kezelésű előirányzatok
www.griffsoft.hu
Önkormányzatok, központi kezelésű, előirányzatok
15
TÁRGYÉVI a kötelezettség, ha Határozott idejű szerződése 2016.06.30-ig lezárul Folyamatos szerződés esetében számla püi esedékessége 2015-ös
Több évre vonatkozó szerződés esetén a számla püi esedékessége 2015-ös www.griffsoft.hu
16
KÖVETŐ ÉVI a kötelezettség, ha
Folyamatos szerződés esetében számla püi esedékessége 2016-os
Több évre vonatkozó szerződés esetén a számla püi esedékessége 2016-os www.griffsoft.hu
17
TÁRGYÉVI a kötelezettség, ha A számla püi esedékessége 2015-ös
KÖVETŐ ÉVI a kötelezettség, ha A számla püi esedékessége 2016-os www.griffsoft.hu
18
Ha a számla püi esedékessége 2015-ös, 2016.01.15-ig beérkezik + tartalmaz tárgyévi és követő évi teljesítést is számlát nem kell szétbontani, hanem:
1. sorában tárgyévet érintő rész normál pénzforrás kóddal, 2. sorában köv.évet érintő rész elhatárolós pénzforrás kóddal (el kell határolni év végén!) kell rögzíteni.
www.griffsoft.hu
19
Ha a számla püi esedékessége 2016-os, mérlegkészítésig beérkezik + tartalmaz tárgyévi és követő évi teljesítést is a számlát ketté kell bontani (ᴓ elhatárolás): tárgyévi teljesítésű rész 2015-ös adatbázis, köv.évi kötelezettség köv.évi teljesítésű rész 2016-os adatbázis, tárgyévi kötelezettség
www.griffsoft.hu
20
Ha a számlát nem szeretnék szétbontani: rögzítsék teljes adatbázisban
egészében
a
2016-os
határolják el a 2015-ös adatbázisban a tárgyévet érintő részt + rögzítsék fel követő éviként a kötelezettségvállalást
www.griffsoft.hu
21
MINDEN ESETBEN 2016-OS ADATBÁZISBAN RÖGZÍTENDŐ A SZÁMLA! Ha a hozzá kapcsolódó szerződés, megrendelés mérlegforduló napig aláírásra/elküldésre kerül követő évi kötvállként a 2015-ös adatbázisban rögzíteni kell!
www.griffsoft.hu
22
Bizonylatolás módja
Kötelezettségvállalások Követelések Kötelezettségek
www.griffsoft.hu
23
2015-ös adatbázisban kell rögzíteni azokat a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált kötelezettségvállalásokat, amelyeket mérlegfordulónapig:
www.griffsoft.hu
24
2015-ös adatbázisban kell rögzíteni azokat a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált követeléseket, amelyek mérlegfordulónapig kiszámlázásra, vagy egyéb módon bizonylatolásra kerültek (korrekció is!).
www.griffsoft.hu
25
Ha a követelés több évet érintően részletekben kerül teljesítésre: 1. Évek szerint külön-külön bizonylat rögzítése
2. Egy bizonylat követő évi részt év végén átsorolni (Pénzügy modul » Folyószámla » Követelés átvezetése tárgyév és követő év között)
www.griffsoft.hu
26
Ha a kötelezettséghez nem kapcsolódik kötelezettségvállalási bizonylat:
www.griffsoft.hu
27
Ha a kötelezettséghez kapcsolódik PENZ02 kötelezettségvállalási bizonylat, függetlenül a bizonylat püi esedékességétől:
www.griffsoft.hu
28
Lényege a követő évre átemelni kívánt bizonylatok ellátása a követő évi főkönyvi dimenziókkal. 1. 2015-ös adatbázisban az árnyéktáblázandó bizonylaton sorában állva -es gomb 2. 2016-os adatbázisban a. egyenkénti beemelés esetén: Adatbázisváltás modul » Migráció támogatása » Bizonylatok kijelölésének karbantartásával egyidejűleg b. csoportos beemelés esetén: Árnyéktábla automatikus kitöltése (Pénzügy) www.griffsoft.hu
29
2015-ös adatbázisból történő utalás esetén csak az 1. módszer alkalmazható, elegendő a szállító/vevő bizonylatot árnyéktáblázni
2016-ra történő átemelés esetén az összes kapcsolódó bizonylatot árnyéktáblázni kell kijelöléskor automatikusan elvégzi a program Árnyéktábla adataiban módosítási lehetőség nincs törlés, létrehozás Az automatikus árnyéktáblázás átemelésre kijelölt bizonylatokra fut www.griffsoft.hu
csak
az 30
Elhatárolások Mikor? Mit? Hová? Elkülönítés, analitika
www.griffsoft.hu
31
mérleg fordulónapja után esedékes de a mérlegkészítés időpontjáig felmerült tárgyévet érintő bevételek év végén határolom el, és nyitást követően szüntetem meg a. december havi TB kifizetőhelyi költségtérítés, amennyiben az intézmény kifizetőhelyként működik b. szállítói finanszírozásnál a tárgyévben elszámolt költségek fedezetéül elhatárolt bevétel, ha a támogatást csak a következő évben számoljuk el
www.griffsoft.hu
32
c. partnernek tárgyévi bevétel után mérlegkészítés időpontjáig kiszámlázott késedelmi kamat, kötbér d. tárgyévre járó bevétel, amiről a számlát mérlegkészítés időpontjáig állítjuk ki, pl.: december havi mobiltelefon magánhasználat kiszámlázása, folyamatos szolgáltatások, tanácsadás e. hitelezési viszonyt megtestesítő névérték alatt vásárolt értékpapírok árfolyamnyeresége amely a tárgyévre időarányosan jut f. lekötött betét következő évben esedékes, de tárgyévre járó kamata Könyvelése: T371 – K91/92/93 Pénzforráskód használata: 2016-os adatbázisban rögzítem az eredeti bizonylatot analitikához előző évre elhatárolt bevételek, 2015-ben követő évi elhatárolt bevételek, összesítve. www.griffsoft.hu 33
olyan költségek, ráfordítások, melyek tárgyévben elszámolásra kerültek, de a következő évet terhelik év végén határolom el és nyitást követően szüntetem meg a. a tárgyévben felmerült (kiszámlázott), de a következő évet terhelő: bérleti díjak tagsági, előfizetési díjak hirdetési díjak közüzemi díjak hitelek, kölcsönök után fizetendő kamatok követő évi része
www.griffsoft.hu
34
a. azon kötelezettségek tárgyévet követő fizetendő kamata amelyeknél a visszafizetendő összeg nagyobb a kapott összegnél (váltó tartozások, kötvénytartozások, beruházási hitelek stb.) b. beszerzési értékben nem aktivált, jelentős összegű, várhatóan megtérülő bizományi díjak, és a vásárolt vételi opció díja, amelyek a forgóeszközök között kimutatott értékpapírok beszerzésekor nem kerültek elszámolásra Könyvelése: T372 – K52/54/84/85 Pénzforráskód használata: 2015-ben analitika bizonylatokban követő évre elhatárolandó költségek, elhatárolás ugyanezzel, összesítve. Bizonylatok átemelése után korrekció normál pénzforráskódra vagy megfeleltetés. www.griffsoft.hu
35
speciális elhatárolás fajta az Szt. 33. § (1) bekezdése szerinti tárgyévben felmerült ráfordítások, amely követő évet érintenek felmerüléskor határolom el, és a bevétel elszámolásával egyidejűleg szüntetem meg 1 eset: Ellentételezés nélkül átvállalt, pénzügyileg nem rendezett kötelezettségek tárgyévben felmerült ráfordításai a véglegesen átvállalt és pénzügyileg nem rendezett kötelezettség egyéb ráfordításként elszámolt megállapodás szerinti összege.
www.griffsoft.hu
36
Az Szt. 33. § (2) és (6) bekezdésében foglalt esetek az Áhsz. szerint nem alkalmazhatók! Ezek a nem realizált árfolyamveszteség elhatárolása: devizakészlettel nem fedezett beruházás vagyoni értékű jog beszerzéséhez felvett külföldi pénzértékre szóló hitel kibocsátott devizakötvény tartozás esetén. Könyvelése: T373 – K8435 Pénzforráskód használata: 2015-ben analitika bizonylatokban követő évre halasztott ráfordítások, elhatárolás ezzel egyidejűleg egyedileg.
www.griffsoft.hu
37
mérleg fordulónapja előtt befolyt bevételek, amelyek következő év(ek)re vonatkoznak év végén határolom el, és a költségek felmerülésekor szüntetem meg (akár több részletben is) a tárgyévben befolyt bevételből év végén annyit határolok el, amennyi nem került felhasználásra a tárgyévben a. költségek, ráfordítások ellentételezésére kapott vissza nem fizetendő támogatások: B16 egyéb működési célú támogatások ÁH-n belülről B63 egyéb átvett pénzeszközök
www.griffsoft.hu
38
b. tárgyévben kiszámlázott követő évi bérleti, előfizetési díj c. hitelek, kölcsönök után előre megkapott kamatok arányos része Könyvelése: T91/92/93 – K441 Pénzforráskód alkalmazása: 2015-ben analitika a bizonylatban követő évre elhatárolt bevétel, elhatárolása összesítve.
www.griffsoft.hu
39
mérleg fordulónapja előtti időszakot terhelő, de csak következő évben felmerülő költségek, ráfordítások év végén határolom el, és nyitást követően szüntetem meg a. december havi illetmény és járulékai b. mérlegkészítés időpontjáig felmerült késedelmi kamat, kötbér, amely tárgyévi költséghez, ráfordításhoz kapcsolódik c. bérbevevőnél a tárgyévre vonatkozó, de mérlegkészítés időpontjáig kiszámlázott összeg d. folyamatos teljesítésű közüzemi számlák esetében, ha a következő évre (mérlegkészítés időpontjáig) könyvelt számlában tárgyévet érintő költség is található → időarányosan
www.griffsoft.hu
40
e. pénzügyi műveletek között elszámolandó ráfordítások, amelyek teljesítése a tárgyévet követően történik, de a tárgyidőszakot érintik f. névérték felett vásárolt befektetett pénzügyi eszközök között kimutatott értékpapírok névértéke és a korrigált bekerülési értéke közötti árfolyamveszteség tárgyévi időarányos része g. közös üzemeltetésből származó a tárgyévvel kapcsolatos átadandó nyereség összege Könyvelése: T 52/53/54/55/84/85– K442 Pénzforráskód alkalmazása: 2016-ban analitika bizonylatokban előző évre elhatárolandó költségek (kiv.: bér), 2015-ben köv.évről elhatárolt költségek összesítve
www.griffsoft.hu
41
speciális elhatárolás tárgyévben felmerült bevételek, melyek követő évet érintenek felmerüléskor határolom el, a költséggel, ráfordítással egyidejűleg szüntetem meg több részletben a. felhalmozási célú támogatások (B25, B73) b. térítés nélkül, ajándékként, hagyatékként átvett és leltári többletként fellelt eszköz (piaci érték) c. elengedett, harmadik személy által átvállalt kötelezettségek értéke Könyvelése: T92 – K443 Pénzforráskód alkalmazása: 2015-ben analitika bizonylatokban köv.évre elhatárolandó halasztott bevételek, elhatárolás ezzel egyidejűleg egyedileg www.griffsoft.hu 42
KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! www.griffsoft.hu
43
