Page | 1
KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI IAIN PALU
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh
In.18/B.II/OT.01.3/1159C /2014
21 Mei 2014 1 Juni 2014 Subbag Orpeg Rektor IAIN Palu
SOP PENGUSULAN TUGAS BELAJAR DAN IZIN BELAJAR S2 DAN S3 Dasar Hukum : 1. UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara; 2. KMA 175 Tahun 2010 tentang Pemberian tugas dan izin belajar di lingkungan Kemenag; 3. SE Menpan nomor SE/18/M.PAN/5/2004, tentang Pemberian tugas belajar dan izin belajar bagi PNS; 4. SE Sekjen Kemenag nomor SJ/B.II/4/Kp.02.3/2850/2013, tentang tugas belajar dan izin belajar PNS di lingkungan Kemenag
Kualifikasi Pelaksana: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Tugas Belajar dan Izin Belajar bagi PNS yang studi S2 dan S3
Keterkaitan : 1. SOP Pembuatan Surat Dinas Kepegawaian; 2. SOP Penomoran Surat; 3. SOP Disposisi Surat; 4. SOP Ekspedisi Berkas/Surat. 5. SOP Pembuatan Surat Tugas/Izin Belajar pada Biro Kepegawaian
Peralatan/Perlengkapan: 1. Persyaratan pengajuan* 2. Komputer/laptop 3. Printer 4. ATK 5.
Peringatan : Pegawai yang tidak memiliki surat keputusan tugas/izin belajar yang sah maka Ijazah tidak diakui secara kedinasan
Pencatatan dan Pendataan: 1. Berkas Persyaratan Usul; 2. Surat Pengantar Usul.
Page | 2
Pelaksana Prosedur Pelaksana No
Biro Kepegawaian Pusat
1
Fakultas/ Lembaga/ BAUAK
Subbag Tata Usaha
Rektor / Warek II
Kepala Biro AUAK
Kabag Umum
Mulai
Lembar Disposisi
Disposisi
Disposisi
Disposisi
Kasubbag Orpeg
Pelaksana Teknis Orpeg
Periksa Berkas
Buat Surat Pengantar r
2
TTD/ Paraf
3
TTD/ Paraf
Paraf
Penomoran Surat
4
Arsip Berkas Usulan
5
6
7
Proses Buat SK di Ropeg
Ekspedisi Berkas
SK Tugas belajar/ izin Belajar
Lembar Disposisi
8
9
Paraf
Selesai
Disposisi
Disposisi
Disposisi
Proses Arsip
Arsip SK
Distribusi SK
Page | 3
Aktivitas Prosedur Mutu Baku No
Aktivitas Persyaratan/ Perlengkapan
1
1. Pengajuan Permohonan dan Berkas Usulan Permohonan Studi Kepada Rektor Cq. Dekan/ Ketua Lembaga/ Kepala Biro AUAK*) sebanyak 2 (dua) rangkap; - Arsip Subbag Orpeg - Biro Kepegawaian Pusat
1. 2. 3. 4.
2. Melampirkan lembar disposisi di subbag TU;
6.
3. Proses Disposisi Pimpinan; 4. Kasubbag Orpeg Menerima Berkas Persyaratan Usul Tugas Belajar / Izin Belajar : a. Meneliti kembali kelengkapan berkas usulan; b. Membuat Surat Pengantar usul kepada Sekjen
5.
7. 8.
9.
Permohonan Studi; Surat Pernyataan; Surat Rekomendasi; Surat Keterangan Aktif Kuliah dari Tempat Studi; Surat Keterangan Sponsor, bagi yang Tugas Belajar; Jadwal Kuliah, bagi yang Izin Belajar; SK KP Terakhir. DP3/SKP tahun terakhir setiap unsur bernilai baik; SK Jabatan Fungsional
Ket. Waktu
Output
15 Menit
Kasubbag Orpeg menerima Disposisi pimpinan dan memeriksa kelengkapan berkas
10 Menit
30 Menit 15 Menit
2
Pelaksana Orpeg membuat surat pengantar usul Tugas Belajar/Izin Belajar sesuai Disposisi Pimpinan
Disposisi pimpinan dan Berkas Persyaratan
15 Menit
Draf Surat Pengantar Usul dan Berkas Lengkap
3
Proses penandatanganan Surat Pengantar Usul
Draf Surat Pengantar Usul
30 Menit
Surat Pengantar Usul telah ditandatangani
4
Proses Penomoran surat pengantar usul pada Sub Bagian Tata usaha
Surat Pengantar Usul
10 Menit
Surat Pengantar Usul Telah di nomor
5
Pelaksana Orpeg : 1. Mengarsipkan Berkas Usul; 2. Mendistribusikan Berkas Usul kepada Subbag Tata Usaha;
Berkas usulan tugas belajar / izin belajar PNS
15 menit
Berkas Siap
6
1. Subbag Tata Usaha Mengekspedisikan Berkas sesuai tujuan surat;
Berkas
60 Menit
Berkas Terkirim Proses di Biro Kepegawaian Pusat**)
2. Proses Pembuatan SK Tugas Belajar dan Izin Belajar di Biro Kepegawaian Pusat
SOP Ropeg
Page | 4
Gratis
Mutu Baku No
Aktivitas Persyaratan/ Perlengkapan
7
SK Tugas belajar/Izin belajar di terbitkan oleh Sekretaris Jenderal melalui Biro Kepegawaian Pusat;
Berkas
8
1. Lembaga menerima SK Tugas Belajar/Izin Belajar;
SK Tugas Belajar/Izin Belajar
9
Ket. Waktu
Output
SOP Ropeg
SK Tubel/Ibel
-
SK Tubel/Ibel
2. Melampirkan lembar disposisi di Subag TU;
10 Menit
3. Proses Disposisi Pimpinan;
30 Menit
4. Kasubbag Orpeg Menerima Disposisi Pimpinan beserta SK;
10 Menit
1. Pelaksana Orpeg : 1) Mengarsipkan SK; 2) Mendistribusikan SK kepada Bagian Keuangan; 3) Mendistribusikan SK kepada Subbag Tata Usaha; 2. Subbag Tata Usaha Mendistribusikan SK kepada PNS yang bersangkutan
SK Tugas Belajar/Izin Belajar
15 Menit
SOP Subbag TU
1. Arsip SK; 2. Distribusi SK 3. SK Proses di Bag. Keuangan 4. SK diterima PNS ybs
Keterangan : *)
**)
1. Usul SK Tugas/Izin belajar untuk tenaga dosen diusulkan dari Fakultas; 2. Usul SK Tugas/Izin belajar untuk tenaga administrasi di lingkungan lembaga diusulkan dari Lembaga; 3. Usul SK Tugas/Izin belajar untuk tenaga administrasi di lingkungan BAUAK, UPT dan Pasca diusulkan dari BAUAK. Pembuatan SK di Biro Kepegawaian Pusat mengikuti SOP Biro Kepegawaian.
Page | 5
Lampiran :
Palu, .................................
Perihal
:
Permohonan Izin Belajar
Yth.
Kepada, Rektor IAIN Palu Cq. Dekan Fakultas/Ketua Lembaga/ Kepala Biro AUAK*) diPALU
Dengan hormat, Yang bertandatangan di bawah ini : Nama NIP Pangkat/Gol. Ruang Jabatan Unit Kerja Pendidikan Terakhir Jurusan/Tahun Lulus
: : : : : : :
dengan ini mengajukan permohonan Izin Belajar melanjutkan pendidikan pada (nama Perguruan Tinggi), fakultas/jurusan ...... Tahun Akademik ............ Selanjutnya sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan persyaratan sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Rekomendasi Izin Belajar; Surat Pernyataan Izin Belajar; Surat Keterangan Aktiv Kuliah; Jadwal Perkuliahan; SK Kenaikan Pangkat Terakhir; DP3 2 Tahun Terakhir; SK Jabatan Fungsional
Demikian surat permohonan ini saya sampaikan sebagai bahan pertimbangan selanjutnya. Atas perkenannya disampaikan terima kasih.
Pemohon,
NAMA LENGKAP NIP. ...................
Page | 6
Palu, .................................
Perihal
:
Permohonan Tugas Belajar
Yth.
Kepada, Rektor IAIN Palu Cq. Dekan Fakultas/Ketua Lembaga/ Kepala Biro AUAK*) diPALU
Dengan hormat, Yang bertandatangan di bawah ini : Nama NIP Pangkat/Gol. Ruang Jabatan Unit Kerja Pendidikan Terakhir Jurusan/Tahun Lulus
: : : : : : :
dengan ini mengajukan permohonan Tugas Belajar melanjutkan pendidikan pada (nama Perguruan Tinggi), fakultas/jurusan ...... Tahun Akademik ............ Selanjutnya sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan persyaratan sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Rekomendasi Tugas Belajar; Surat Pernyataan Tugas Belajar; Surat Keterangan Aktiv Kuliah; Surat Keterangan Sponsor (pemberi bantuan studi); SK Kenaikan Pangkat Terakhir; DP3 2 Tahun Terakhir; SK Jabatan Fungsional
Demikian surat permohonan ini saya sampaikan sebagai bahan pertimbangan selanjutnya. Atas perkenannya disampaikan terima kasih.
Pemohon,
NAMA LENGKAP NIP. ...................
Page | 7
SURAT PERNYATAAN IZIN BELAJAR Yang bertandatangan di bawah ini : Nama NIP Pangkat/Gol. Ruang Jabatan Unit Kerja Pendidikan Terakhir Jurusan/Tahun Lulus
: : : : : : :
Dengan ini menyatakan bahwa saya : 1. Bersedia mentaati aturan Izin Belajar; 2. Bersedia menanggung seluruh biaya pendidikan; 3. Tidak menerima bantuan biaya pendidikan tugas belajar secara penuh; 4. Mengikuti kegiatan pendidikan di luar jam kerja, serta tidak mengganggu tugas pokok; 5. Sebelumnya akan melapor kepada pimpinan apabila ada kegiatan pendidikan yang dilaksanakan pada jam kerja. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila dikemudian hari ternyata saya terbukti melanggar pernyataan di atas, maka saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
.......................,.................................. Yang membuat pernyataan, Materai Rp. 6000,-
NAMA LENGKAP NIP. ......................
Page | 8
SURAT PERNYATAAN TUGAS BELAJAR Yang bertandatangan di bawah ini : Nama NIP Pangkat/Gol. Ruang Jabatan Unit Kerja Pendidikan Terakhir Jurusan/Tahun Lulus
: : : : : : :
Dengan ini menyatakan bahwa saya : 1. Bersedia mentaati aturan tugas belajar dan mengganti biaya apabila melakukan pelanggaran terhadap ketentuan tugas belajar; 2. Sanggup untuk tidak menuntut biaya tambahan di luar anggaran pendidikan tugas belajar yang telah disediakan; 3. Tidak melakukan perpindahan perguruan tinggi/program/jurusan sebagaimana yang telah ditetapkan sebelumnya; 4. Akan membuat laporan perkembangan studi secara berkala; 5. Berjanji akan tetap bertugas di Institut Agama Islam Negeri Palu setelah selesai melaksanakan studi. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila dikemudian hari ternyata saya terbukti melanggar pernyataan di atas, maka saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
.......................,.................................. Yang membuat pernyataan, Materai Rp. 6000,-
NAMA LENGKAP NIP. ......................
Page | 9
(KOP FAKULTAS / INSTANSI)
REKOMENDASI IZIN BELAJAR Nomor : .............................
Yang bertandatangan di bawah ini Nama NIP Pangkat/Gol. Ruang Jabatan
: : : :
Dengan ini menyatakan bahwa saudara : Nama NIP Pangkat/Gol. Ruang Jabatan Unit Kerja Pendidikan Terakhir Tempat Studi Fakultas & program studi Jenjang pendidikan
: : : : : : : : :
Berdasarkan surat permohonan yang bersangkutan tanggal ..... (srt permohonan ybs pada pimpinan), pada prinsipnya kami tidak keberatan apabila yang bersangkutan melanjutkan pendidikan melalui Izin Belajar dalam rangka peningkatan kualitas Sumberdaya Manusia, mengingat : 1. Program studi pilihan telah sesuai dan mendukung dengan Tugas Pokok dan Fungsi yang bersangkutan saat ini; 2. Pendidikan dilaksanakan di luar jam kerja dan tidak mengganggu tugas sehari-hari sesuai ketentuan jam kerja yang berlaku. Demikian rekomendasi ini dibuat sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut.
....................., ............................ Mengetahui, Dekan/Ketua Lembaga/Kepala Biro AUAK*)
Pejabat Atasan Langsung,
NAMA LENGKAP PANGKAT NIP........................
NAMA LENGKAP PANGKAT NIP........................
Page | 10
(KOP FAKULTAS / INSTANSI)
REKOMENDASI TUGAS BELAJAR Nomor : .............................
Yang bertandatangan di bawah ini Nama NIP Pangkat/Gol. Ruang Jabatan
: : : :
Dengan ini menyatakan bahwa saudara : Nama NIP Pangkat/Gol. Ruang Jabatan Unit Kerja Pendidikan Terakhir Tempat Studi Fakultas & program studi Jenjang pendidikan Lama pendidikan
: : : : : : : : : :
Berdasarkan surat permohonan yang bersangkutan tanggal ..... (srt permohonan ybs pada pimpinan), pada prinsipnya kami tidak keberatan apabila yang bersangkutan melanjutkan pendidikan melalui Tugas Belajar dalam rangka peningkatan kualitas Sumberdaya Manusia, mengingat : 1. Program studi pilihan telah sesuai dan mendukung dengan Tugas Pokok dan Fungsi yang bersangkutan saat ini; 2. Yang bersangkutan selama ini telah menunjukkan Kemampuan intelektualitas (kecerdasannya), loyalitas, kinerja, dedikasi dan tanggung jawabnya sebagai PNS. Demikian rekomendasi ini dibuat sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut.
....................., ............................ Mengetahui, Dekan/Ketua Lembaga/Kepala Biro AUAK*)
Pejabat Atasan Langsung,
NAMA LENGKAP PANGKAT NIP........................
NAMA LENGKAP PANGKAT NIP........................
Page | 11
I.
Persyaratan Pengajuan Tugas/Izin Belajar
Izin Belajar : 1. 2. 3. 4. 5.
Permohonan studi ybs; Surat Pernyataan Izin Belajar; Surat Rekomendasi atasan langsung; Surat Keterangan aktiv kuliah dari perguruan tinggi tempat studi; Jadwal kuliah diatas jam 16:00, diluar hari sabtu-minggu (jadwal kuliah tidak bertepatan dengan jam kerja nasional, dan hari libur nasional); 6. SK Kenaikan Pangkat terakhir; 7. DP3 Tahun terakhir; 8. Jarak tempuh maksimum 68 km. TUGAS BELAJAR : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Permohonan studi ybs; Surat Pernyataan Tugas Belajar; Surat Rekomendasi atasan langsung; Surat Keterangan aktiv kuliah dari perguruan tinggi tempat studi; Surat keterangan/keputusan sponsor / ada yang mendanai (pemda/yayasan berbadan hukum); SK Kenaikan Pangkat terakhir; DP3 Tahun terakhir;
Petunjuk Pengisian Formulir : 1.
Permohonan Izin Belajar dibuat dan diisi oleh PNS ybs.
2.
Surat Pernyataan dibuat dan diisi oleh PNS ybs, bermaterai Rp.6000,-;
3.
Surat Rekomendasi dibuat oleh :
4.
a.
Subbag Administrasi Umum untuk pengusulan di lingkungan Fakultas;
b.
Subbag Tata Usaha untuk pengusulan di lingkungan Lembaga;
c.
Subbag Orpeg BAUAK untuk pengusulan di lingkungan Biro AUAK, UPT dan Pasca
Petunjuk pengusulan sampai kepada Sekjen terdapat dalam SOP
Page | 12
