SZUHAKÁLLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL – REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOK SZABÁLYZATA
Ikt.sz: 3003-23/2013/Sz.
9/2013. számú Jegyzői-Polgármesteri Utasítás
A SZUHAKÁLLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATALBAN A REPREZENTÁCIÓS CÉLÚ KIADÁSOK RENDJÉRŐL
Érvényes: 2013. március 1-jétől
SZUHAKÁLLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL – REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOK SZABÁLYZATA
I. Általános Rész 1. A Szabályzat felhatalmazása A Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal jegyzője, Szuhakálló, Vadna, Sajógalgóc és Sajóivánka községek polgármesterei, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormány Rendelet 13. § (2) bekezdés e) pontjában meghatározott felhatalmazása alapján az alábbi Reprezentációs Kiadások Szabályzatát adják ki: 2. A Szabályzat hatálya 2.1. Jelen Szabályzat hatálya kiterjed a Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatalra (a továbbiakban: Hivatal), valamint Szuhakálló, Vadna, Sajógalgóc, Sajóivánka Községek Önkormányzataira (a továbbiakban: Önkormányzat), az Önkormányzatok által irányított költségvetési szervekre (a továbbiakban: Szervezet). 2.2. A Szabályzat hatálya – az 1.1. pontban foglaltakon túl - kiterjed a nemzetiségek jogairól szóló 2011. évi CLXXIX. törvény 80. § (2) bekezdése és az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 27. §-a alapján a Vadna községi Önkormányzat és a Vadna Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat, valamint a Sajóivánka községi Önkormányzat és a Sajóivánka Község Roma Nemzetiségi Önkormányzat között létrejött együttműködési megállapodások alapján a nemzetiségi önkormányzatokra is. 2.3. Ahol a Szabályzat Önkormányzatot nevesít, azon a Nemzetiségi Önkormányzatot (Továbbiakban: RNÖ), ahol polgármestert nevesít, ott az RNÖ elnökét, ahol képviselő-testületet, ott az RNÖ képviselő-testületé kell érteni. 3. Szabályzat célja A Szabályzat célja, hogy a Szervezetnél meghatározza a reprezentációs kiadások felosztását, azok teljesítésének és elszámolásának szabályait, továbbá a vezetők részére a reprezentációs keret felhasználási jogosultságát, az alkalmazható keretek összegét, valamint a vendéglátási költségnormákat és azok felhasználásának rendjét. II. Reprezentációs kiadások 1. A reprezentáció tárgya 1.1. A Szabályzat hatálya kiterjed a Hivatal illetve a költségvetési szerve érdekében felmerülő és reprezentációs keret (előirányzat) terhére elszámolt kiadásokra, melyeknek tárgya: a. vendéglátás (étel-, italfogyasztás, ezen felül nyújtott szolgáltatás), b. üzleti célú ajándékozás, c. vezetői beosztással kapcsolatos személyi reprezentáció, d. termék ellenérték nélküli átadása ajándékozás céljából, e. ünnepségekkel, rendezvényekkel kapcsolatos fogadás és vendéglátás költsége, f. rendezvényeken történő ajándéksorsolás vagy versenyen.
SZUHAKÁLLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL – REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOK SZABÁLYZATA
1.2. Reprezentációs keret: a meghatározott tárgyban, termékek és szolgáltatások ellenértékének, valamint az azok juttatásával járó közterhek, járulékok fedezésére szolgáló elkülönített pénzügyi keret. A reprezentációs keret forrása kizárólag az adott önkormányzat, a Hivatal saját bevétele lehet. A reprezentációs keret lehet személyek részére kiadott (vezetői reprezentáció), illetve rendezvények lebonyolításához költségnormák alapján biztosított reprezentációs keret. 2. A reprezentáció fogalma 2.1. Reprezentáció a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás (étel, ital) és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram, stb.) azzal, hogy az előzőek nem minősülnek reprezentációnak, ha a juttatásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási hely és idő, a tényleges szakmai, illetve hitéleti program és a szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján a rendeltetésszerű joggyakorlás sérelme akár közvetve is megállapítható. 2.2. Az Szja 69. §. (1) bekezdése alapján, béren kívüli juttatásnak nem minősülő egyes meghatározott juttatások, valamint a béren kívüli juttatások után az adó a kifizetőt terheli. 3. A reprezentációs kiadások mértéke és a felhasználók köre 3.1. A reprezentációs kiadások fedezetét, előirányzatát az adott önkormányzatok éves költségvetési rendeletében, a Hivatal esetében a székhely önkormányzat, a hivatal költségvetésére vonatkozó címében, kell meghatározni. 3.2. A vezetői reprezentációs kerettel – az adott év költségvetési rendeleteiben meghatározott mértékig – a jegyző és az adott polgármesterek rendelkeznek. 3.3. A nemzetiségi önkormányzat költségvetési határozatában kell a reprezentációs keretet megnevezni, mellyel a nemzetiségi önkormányzat elnöke rendelkezik. 3.4. A reprezentációs keret részeként az ünnepségekkel, rendezvényekkel kapcsolatos fogadásra és vendéglátásra felhasználható költségnormák az alábbiak: a. Ünnepség és rendezvény alkalmával (Pl: falunap), ha a polgármester (stb.) ad fogadást: 5.000 Ft/fő b. Sajtófogadás esetén 2.000 Ft/fő c. Elismerések, kitüntetések, átadása, állampolgársági eskütétel esetében d. Nyugdíjas találkozók alkalmával a meghívott nyugdíjasok után 3.5. 4.
3.000 Ft/fő
3.000 Ft/fő
A fenti költségnormák a vezetői reprezentációs keretek terhére túlléphetők. A reprezentációs kiadási keret felhasználásának feltételei
4.1. A reprezentációs kiadás keret felhasználása a kötelezettségvállalási jogkör gyakorlása keretében történhet a Gazdálkodási (a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, teljesítés szakmai igazolása) Szabályzatban foglaltak szerint. 4.2. Amennyiben az elsődleges kötelezettségvállaló (utalványozó) a Szabályzatban adott felhatalmazást más részére, és a reprezentációs kiadásokat a felhatalmazásban nem korlátozta, a
SZUHAKÁLLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL – REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOK SZABÁLYZATA
felhatalmazott (a felhatalmazás szerint) jogosult reprezentációs kiadásokat kezdeményezni, illetve ilyen kiadásokat utalványozni. III. Reprezentációs keret terhére megvalósuló kifizetések általános szabályai 1.
A vezetői reprezentációs keret folyósítása és elszámolása
1.1. A vezetői reprezentációs keret terhére az érintett részére előleg folyósítható. 1.2. A vezetői reprezentációs keret terhére folyósított előleg felhasználását az érintettek kötelesek a tárgyhónapot követő hónap 5. napjáig a Hivatal illetve az adott önkormányzat nevére kiállított és leigazolt számlával a költségvetési ügyintézőnél elszámolni, aki ellenőrzi annak formai és tartalmi megfelelősségét. 1.3. A teljesítés (megtörténtét) igazolását a vezetői reprezentációs keretet felhasználó vezeti rá a számlára. Ennek során minden elszámolásra egységesen a következő szöveget kell rávezetni: „A számla összegét vezetői reprezentációs keretem terhére kérem elszámolni”. 1.4. A bizonylatok leadását és azok befogadását követően az ezzel megbízott intézkedik a reprezentációs költségek megtérítéséről. A kifizetést a házipénztárból vagy átutalás útján kell teljesíteni. 1.5. A havi keretösszeg fel nem használt része a tárgy negyedéven belül felhasználható. 1.6. Amennyiben az elszámolás a vezetői reprezentációs keretnél magasabb összegű számlával történik, a kifizetés csak a vezetői reprezentációs keretnek megfelelő összegben történhet, azt meghaladó reprezentációs kiadás nem számolható el. 1.7. A vezetői reprezentációs keret terhére teljesített kifizetéseket, a jogosult a saját maga is megelőlegezheti. Az elszámolás rendjére az előző pontokban foglaltak az irányadók. 1.8. A vezetői reprezentációs keretről és annak felhasználásáról a költségvetési ügyintéző analitikus nyilvántartást vezet a 3. melléklet szerinti adattartalommal. 2. Az ünnepségekkel, rendezvényekkel kapcsolatos reprezentációs keret folyósítása és elszámolása 2.1. A Hivatalt illetve az adott önkormányzatot érintő ünnepségnek és rendezvénynek kizárólag a Képviselő-testület éves munkatervében szereplő, annak részét képező és az általa jóváhagyott ünnepség, rendezvény, fogadás minősül. Ennek függvényében az éves munkatervben szereplő valamennyi rendezvénynél, ünnepségnél – a tervezhetőség érdekében – szerepeltetni kell annak besorolását, és a besorolás szerint meghatározott összegének figyelembevételével kalkulált és tervezett várható reprezentációs költséget. 2.2. Amennyiben év közben előre nem tervezett ünnepség, rendezvény megrendezése válik szükségessé, abban az esetben annak reprezentációs keretét a Képviselő-testületnek – a megrendezés előtt – el kell fogadnia. 2.3. Az ünnepségek és rendezvények reprezentációs keretének előlegként történő kifizetéséhez annak tervezett időpontját megelőzően 30 nappal a rendezvény szervezésével a polgármester vagy a polgármester által megbízott, aHivatal vagy az önkormányzat állományába tartozó személynek a 1. melléklet szerinti Igénylő lapot kell kitöltenie, melyet a polgármester hagy jóvá (engedélyez). 2.4. Az ünnepségekkel, rendezvényekkel kapcsolatos fogadás és vendéglátás költségnormái (valamint annak a vezetői reprezentációs keret terhére való túllépése) alapján a felhasznált költségek elszámolásához a költségvetési ügyintéző részére a 2. melléklet szerinti Elszámoló lapot kell benyújtani.
SZUHAKÁLLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL – REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOK SZABÁLYZATA
2.5. Az Elszámoló laphoz az elszámolást végzőnek csatolnia kell az elszámolás alapjául szolgáló számlákat, bizonylatokat, továbbá a rendezvényen résztvevők névsoráról készült jelenléti ívet. 2.6. A számlák teljesítésének igazolására a Gazdálkodási Szabályzatban erre felhatalmazott személy jogosult. 2.7. Az ünnepséggel, rendezvénnyel kapcsolatos kiadások elszámolását a lebonyolítást követően 8 munkanapon belül kell elkészíteni és a költségvetési ügyintéző felé elszámolni, aki ellenőrzi annak formai és tartalmi megfelelősségét. 2.8. Az ünnepséggel, rendezvénnyel kapcsolatos kiadások felhasználásáról a költségvetési ügyintéző analitikus nyilvántartást vezet a 4. melléklet szerinti adattartalommal. IV. Záró Rendelkezés 1. A szabályzat 2013. március 1. napjától lép hatályba. 2. A Szabályzat hatályba lépésével hatályát vesztik a jogelőd Szuhakállói Polgármesteri Hivatal és a Vadna-Sajógalgóc-Sajóivánka községek Körjegyzősége reprezentációs szabályzatai. 3. A Szabályzat 2 egyező példányban készült, melyből 1 pld a Szuhakállói Közös Önkormányzati Hivatal székhelyén; 1 pld pedig a Vadnai Állandó Kirendeltségen kerül elhelyezésre.
Dátum: Szuhakálló, 2013. március 1. ___________________________________ Dávid István polgármester
_________________________________ Bencze Péter polgármester
___________________________________ Bartus József polgármester
_________________________________ Seszták Ottó polgármester
_____________________________________ Dr. Herczeg Tibor jegyző címzetes főjegyző
SZUHAKÁLLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL – REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOK SZABÁLYZATA
1. melléklete
Igénybejelentő lap és engedély rendezvények, ünnepségek reprezentációs költségeinek elszámolásához
Rendezvény megnevezése és célja: ………………………………………………………. ........................ Rendezvény helye és tervezett időpontja:
................................................................................................
Meghívottak tervezett köre:
................................................................................................
Meghívottak tervezett létszáma:
................................. fő
Hivatal/intézmény részéről tervezett létszám:
................................. fő
Összesen létszám:
................................. fő
Rendezvény besorolása és költségnormája a reprezentációs szabályzat alapján: - besorolás:
…………………………………….
- költségnorma: ……………………………………………Ft/ fő Rendezvény (költségnormák alapján számolt) tervezett összköltsége:…………… Ft A rendezvény az éves munkatervben: szerepel - nem szerepel Kelt,…….201…. év………hó………nap ............................................................... rendezvény szervezéséért felelős A rendezvényre tervezett reprezentációs költségek felhasználását engedélyezem. Kelt,…….201…. év………hó………nap
………………………….. kötelezettségvállaló aláírása
………………………….. ellenjegyző aláírása
SZUHAKÁLLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL – REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOK SZABÁLYZATA
2. melléklete
Elszámoló lap ünnepségek, rendezvények reprezentációs költségeinek elszámolásához Rendezvény megnevezése és célja:
……………………………………………… ……………………………………………….
Rendezvény helye és időpontja:
……………………………………………….
Meghívottak köre:
....................................................................................
A rendezvényen ténylegesen szerint:.…………….………… fő
résztvevők
létszáma
a
mellékelt
jelenléti
ív
A rendezvény besorolása, a reprezentációs szabályzat szerint elszámolható költség: Rendezvény besorolása
Költségnorma Ft/fő
Elszámolható norma x fő
kiadás
(Ft):
A rendezvény tényleges, számlák szerinti összköltsége:………………Ft Csatolt számlák:
……… db
jelenléti ív(ek):
……….db
egyéb okmányok(meghívó, emlékeztető stb): …………. db Kelt,…….201…. év………hó………nap ............................................................... rendezvény szervezéséért felelős
SZUHAKÁLLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL – REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOK SZABÁLYZATA
3. melléklete Nyilvántartás a vezetői reprezentációs keretről és annak felhasználásáról Időszak:
201... ……. negyedév
Név: Beosztás: hónap:
Reprezentációs keret összege Ft:
Sorszám
dátum
pénztár/bank hivatkozás
számla szám
kifizetett összeg Ft
maradvány
1. 2. 3. 4. 5. 6. Hónap összesen hónap:
Reprezentációs keret összege Ft:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Hónap összesen hónap:
Reprezentációs keret összege Ft:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Hónap összesen ... negyedéves elszámolás
keret összesen
felhasználás
maradvány
SZUHAKÁLLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL – REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOK SZABÁLYZATA
3. melléklete
Nyilvántartás rendezvények, ünnepségek reprezentációs keretről és annak felhasználásáról Időszak:
20... év
Éves előirányzat:
Ft
hónap: Sorszám
Reprezentációs keret összege Ft: dátum
pénztár/bank hivatkozás
számla szám
kifizetett összeg Ft
maradvány
1. 2. 3. 4. 5. 6. Hónap összesen hónap:
Reprezentációs keret összege Ft:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Hónap összesen hónap:
Reprezentációs keret összege Ft:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Hónap összesen 20... évi elszámolás
keret összesen
felhasználás
maradvány
SZUHAKÁLLÓI KÖZÖS ÖNKORMÁNYZATI HIVATAL – REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOK SZABÁLYZATA
Megismerési nyilatkozat
A 9/2013. számú jegyzői-polgármesteri együttes utasítást megismertem, az abban foglaltakat tudomásul vettem.
Név
Beosztás
Dátum
Aláírás
Dávid István
polgármester
………………………...
Bencze Péter
polgármester
………………………...
Bartus József
polgármester
………………………...
Seszták Ottó
polgármester
………………………...
Fazekas Józsefné
ügyintéző
………………………...
Fazekas Márta
ügyintéző
………………………...
Klómer Gézáné
ügyintéző
………………………...
Ötvös Béláné
ügyintéző
………………………...
Paizsné Ablonczy Emőke
ügyintéző
………………………...
Pál Lajosné
ügyintéző
………………………...
Pollákné Nagy Beáta
ügykezelő
………………………...
Tóth Tamásné
ügyintéző
………………………...
