Lampiran 5 SK No. 00228/HK.01.01/02/ReINDO/12/2012 Tanggal 26 Desember 2012
PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN
DAFTAR ISI
Daftar Isi .........................................................................................................
1
Pernyataan Komitmen.......................................................................................
2
I.
TUJUAN DAN MANFAAT ..................................................................
3
II.
PENGERTIAN UMUM ........................................................................
4
III. PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP ...........................................
6
IV. KEBIJAKAN UMUM ...........................................................................
7
V.
PENGELOLAAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN ...........
9
VI. PEMANTAUAN TINDAK LANJUT DAN SOSIALISASI .................
12
1
PERNYATAAN KOMITMEN DEWAN KOMISARIS DAN DIREKSI PT REASURANSI INTERNASIONAL INDONESIA
Dewan Komisaris dan Direksi PT Reasuransi Internasional Indonesia, dengan ini menyatakan bahwa dalam menjalankan tugas, fungsi dan wewenang masing-masing senantiasa menerapkan Pedoman Good Corporate Governance (GCG Code), Pola Hubungan Kerja Dewan Komisaris dan Direksi (Board Manual), Pedoman Perilaku (Code of Conduct), Pedoman Pengendalian Gratifikasi, Pedoman Kepatuhan Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN) dan Pedoman Sistem Pelaporan Pelanggaran (whistleblowing system) serta pedoman lainnya yang terkait dengan penerapan Good Corporate Governance. Jakarta, 26 Desember 2012 Dewan Komisaris
Direksi
Drs. Frans Wiyono Komisaris Utama
Drs. Setiawan, Dipl., Ins., MBA Direktur Utama
Drs. Herdaru Poernomo Poerwokoesoemo Komisaris
Widyawati, Ak, MBA, QIA, AAAIJ Direktur
Wahyu Wibowo, ST, MM Komisaris
M. Rusli, SIP, MBA, CFP®, QWP Direktur
2
I. TUJUAN DAN MANFAAT 1. Tujuan Pedoman Sistem Pelaporan Pelanggaran PT Reasuransi Internasional Indonesia (ReIndo) berisi panduan untuk mengelola pengaduan mengenai perilaku melawan hukum, perbuatan tidak etis yang disampaikan secara rahasia, anonim dan independen oleh Insan ReIndo dalam mengungkapkan pelanggaran yang terjadi di lingkungan Perseroan.
2. Manfaat a. Menyediakan tata cara penyampaian informasi penting bagi Perseroan kepada pihak yang harus segera menanganinya b. Menyediakan mekanisme deteksi dini (early warning system) atas kemungkinan terjadinya masalah akibat suatu pelanggaran c. Menyediakan kesempatan untuk menangani pelanggaran secara internal terlebih dahulu, sebelum meluas menjadi konsumsi publik d. Mengurangi risiko yang dihadapi organisasi akibat pelanggaran baik dari segi keuangan, operasi, hukum dan keselamatan kerja e. Meningkatnya reputasi Perseroan di mata pemangku kepentingan, regulator, dan masyarakat umum f.
Memberikan masukan kepada Perseroan untuk mengkaji kelemahan pengendalian internal, serta untuk merancang tindakan perbaikan yang diperlukan.
3
II. PENGERTIAN UMUM 1. Insan ReIndo adalah Dewan Komisaris, Direksi dan Karyawan PT Reasuransi Internasional Indonesia. 2. Suap adalah sebagai perbuatan memberikan atau menjanjikan sesuatu kepada seorang yang memiliki wewenang, dengan maksud agar yang bersangkutan berbuat atau tidak berbuat sesuatu dalam jabatannya yang bertentangan dengan kewajibannya. 3. Kecurangan (Fraud) adalah perbuatan tidak jujur yang menimbulkan potensi kerugian ataupun kerugian nyata terhadap Perseroan atau karyawan Perseroan atau orang lain, tetapi tidak terbatas pada pencurian uang, pencurian barang, penipuan, pemalsuan. Juga termasuk dalam perbuatan ini adalah pemalsuan, penyembunyian atau penghancuran dokumen/laporan, atau menggunakan dokumen palsu untuk keperluan bisnis, atau membocorkan informasi Perseroan kepada pihak di luar Perseroan 4. Gratifikasi adalah pemberian dalam arti luas, yakni meliputi pemberian uang, barang, rabat (discount), komisi, pinjaman tanpa bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan, perjalanan wisata, pengobatan cuma-cuma, dan fasilitas lainnya baik yang diterima di dalam negeri maupun di luar negeri dan yang dilakukan dengan menggunakan sarana elektronik atau tanpa sarana elektronik. 5. Benturan Kepentingan adalah situasi dimana seorang Insan ReIndo mempunyai kepentingan pribadi atau kepentingan selain kepentingan Perseroan sehingga mempengaruhi pengambilan keputusan atau kualitas kinerja yang seharusnya sehingga mengakibatkan Perseroan tidak mendapatkan hasil terbaik. 6. Pelapor adalah Insan ReIndo yang melaporkan adanya tindak pelanggaran, yang mempunyai bukti-bukti surat atau alat bukti petunjuk (rekaman, gambar, dsb.) bahwa telah terjadi tindak pelanggaran. 7. Saksi adalah seseorang yang melihat dan mendengar atau mengalami sendiri tindak pelanggaran yang dilakukan terlapor. 8. Terlapor adalan Insan ReIndo yang dilaporkan oleh pelapor. 9. Pengaduan adalah tindakan pelaporan pelanggaran atau pengungkapan perbuatan yang melawan hukum, perbuatan tidak etis atau perbuatan lain yang dapat merugikan Perseroan. 10. Investigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan pelanggaran yang dilakukan oleh Terlapor, yang telah dilaporkan melalui Sistem Pelaporan Pelanggaran. 11. Indikasi Awal adalah informasi yang ada didalam Pengaduan, mengandung diantaranya hal-hal sebagai berikut permasalahan, siapa yang telibat, bentuk dan dasar kerugian, kapan serta tempat terjadinya. 12. Satuan Pengawasan Intern adalah Unit Kerja yang berfungsi untuk melaksanakan pengelolaan terhadap Sistem Pelaporan Pelanggaran di Perseroan, termasuk di dalamnya melaksanakan penelaahan awal terhadap pengaduan pelanggaran. 13. Pengelola Administrasi Pelaporan Pelanggaran adalah Satuan Pengawasan Intern.
4
14. Tim Investigasi adalah tim yang melakukan tugas untuk mengumpulkan datadata/bukti terkait pelanggaran. Tim Investigasi yang dimaksud adalah Quality Assurance & Internal Audit atau Komite Audit dan/atau Investigator Independen. 15. Investigator Independen adalah pihak di luar Perseroan yang ditunjuk oleh Perseroan untuk melaksanakan investigasi secara khusus terhadap suatu Pengaduan dugaan pelanggaran di Perseroan.
5
III. PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP 1. Pengertian Sistem Pelaporan Pelanggaran merupakan sistem yang mengelola Pengaduan mengenai perbuatan melawan hukum, tidak etis/tidak semestinya dimana pengaduan tersebut dijamin kerahasiaannya dan digunakan untuk mengoptimalkan peran serta Insan ReIndo dalam mengungkapkan pelanggaran yang terjadi di lingkungan Perseroan.
2. Ruang Lingkup Ruang lingkup pelanggaran meliputi hal-hal sebagai berikut: a. Menerima atau melakukan penyuapan b. Kecurangan (Fraud) yang dapat menimbulkan kerugian finansial ataupun non-finansial c. Perbuatan melanggar hukum (termasuk pencurian, penggunaan kekerasan terhadap karyawan atau pimpinan, pemerasan, penggunaan narkoba, pelecehan, perbuatan kriminal lainnya) d. Pelanggaran Code of Conduct Perseroan seperti penyalahgunaan jabatan untuk kepentingan lain di luar Perseroan, benturan kepentingan, gratifikasi. e. Pelanggaran prosedur operasi baku (SOP) Perseroan, terutama terkait dengan pengadaan barang dan jasa. f.
Tindakan yang membahayakan keselamatan kerja dan kesehatan kerja, atau membahayakan keamanan Perseroan.
g. Pelanggaran Sistem Pengendalian Intern.
6
IV. KEBIJAKAN UMUM 1. Kebijakan Penerimaan dan Penyelesaian Pengaduan a. Perseroan wajib menerima Pengaduan dari Insan ReIndo b. Perseroan menyediakan saluran pelaporan c. Perseroan wajib menindaklanjuti Pengaduan dari Insan ReIndo baik yang menyertakan identitas maupun tidak menyertakan identitas namun menyertakan bukti, petunjuk, informasi, atau indikasi yang jelas atas terjadinya pelanggaran yang dilaporkan 2. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Pengaduan Pelapor sebaiknya memberikan bukti, informasi, atau indikasi yang jelas atas terjadinya pelanggaran yang dilaporkan, sehingga dapat ditelusuri atau ditindaklanjuti. Tanpa informasi yang memadai Pengaduan akan sulit untuk ditindaklanjuti. Penyampaian Pengaduan oleh Pelapor harus memperhatikan halhal sebagai berikut: a. Pelapor wajib memberikan indikasi awal yang dapat dipertanggungjawabkan, meliputi: 1) Jenis pelanggaran yang diadukan dan jumlah kerugian (apabila dapat ditentukan). 2) Pihak-pihak yang terlibat serta saksi 3) Lokasi pelanggaran. 4) Waktu pelanggaran berupa hari dan tanggal pada saat pelanggaran terjadi. 5) Bagaimana terjadinya pelanggaran tersebut dan apakah terdapat buktibukti pendukung telah terjadinya pelanggaran. b. Untuk mempercepat dan mempermudah proses tindak lanjut Pengaduan, maka Pelapor dianjurkan untuk memberikan informasi mengenai data diri, yang sekurang-kurangnya memuat nomor telepon dan/atau alamat email. 3. Perlindungan terhadap Pelapor a. Identitas Pelapor dijamin kerahasiaannya oleh Perseroan apabila Pelapor memberikan identitas serta informasi yang dapat digunakan untuk menghubungi pelapor. b. Walaupun diperbolehkan, namun penyampaian pelaporan secara anonim, yaitu tanpa identitas, tidak direkomendasikan. Pelaporan secara anonim menyulitkan dilakukannya komunikasi untuk tindak lanjut atas pelaporan; c. Perseroan menjamin perlindungan terhadap Pelapor dari segala bentuk ancaman, intimidasi, ataupun tindakan tidak menyenangkan dari pihak manapun selama Pelapor menjaga kerahasiaan pelanggaran yang diadukan kepada pihak manapun. d. Perlindungan yang diberikan oleh Perseroan berupa perlindungan dari tekanan, dari penundaan kenaikan pangkat, pemecatan, gugatan hukum, harta benda, hingga tindakan fisik. 7
e. Perlindungan terhadap Pelapor juga berlaku bagi para pihak yang melaksanakan Investigasi maupun pihak-pihak yang memberikan informasi terkait dengan Pengaduan tersebut. f.
Informasi pelaksanaan tindak lanjut, berupa kapan dan bagaimana serta kepada institusi mana tindak lanjut diserahkan. Informasi ini disampaikan secara rahasia kepada pelapor yang lengkap identitasnya.
g. Perlindungan di atas tidak diberikan kepada pelapor yang terbukti melakukan pelaporan palsu dan/atau fitnah. Pelapor yang melakukan laporan palsu dan/atau fitnah dapat dikenai sanksi sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 4. Prinsip-prinsip Pelaksanaan Investigasi Pelaksanaan investigasi atas Pengaduan dilaksanakan dengan prinsip-prinsip sebagai berikut: a. Sebelum proses investigasi dilakukan, ditetapkan terlebih dahulu sasaran, waktu yang diperlukan dan besaran biaya yang akan digunakan. b. Proses investigasi ini harus terbuka terhadap kemungkinan review secara administratif, operasional dan yudisial. Oleh karena itu, rekam jejak investigasi (audit trail) harus terdokumentasi dengan baik dan reliable, sehingga dapat di-review proses investigasi terkait dengan sasaran yang ditetapkan dan keputusan-keputusan penting yang diambil selama investigasi berlangsung; c. Pengelolaan investigasi harus cukup fleksibel. Komunikasi yang digunakan harus jelas dan tidak mengambang, pendekatan secara multi disiplin kalau perlu harus digunakan. Dalam hal beberapa tahapan prosedur tidak dapat dilaksanakan, perlu dicari solusi yang kompromistis dan dapat diterima oleh semua pihak, tanpa kehilangan sasaran dan tujuan. Dalam kondisi semacam ini mungkin diperlukan pendapat ahli dari eksternal.
8
V. PENGELOLAAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN 1. Media Pelaporan Pelapor dapat menyampaikan Pengaduan kepada Pengelola Administrasi Sistem Pelaporan Pelanggaran melalui: a. Email
:
[email protected]
b. Dropbox pengaduan yang diletakkan di lobby Kantor Pusat ReIndo Jl. Salemba Raya No. 30 Jakarta c. Surat ditujukan kepada: Satuan Pengawasan Intern PT. Reasuransi Internasional Indonesia JL. Salemba Raya No. 30 Jakarta 10430 Indonesia P.O. Box 2635 Jkt 10026 Phone (62-21) 3920101, 334208 Fax : 62-21 3143828 2. Kewenangan Penanganan Laporan Direksi dapat membentuk Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran dengan menugaskan sesuai level pelaku pelanggaran atau terlapor dengan pembagian tugas sebagai berikut:
Terlapor
Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran
Karyawan/Pejabat 2 level Satuan Pengawasan Intern dan/atau Divisi SDM dibawah Direksi dan Pelayanan Korporasi. Pejabat 1 level dibawah Direktur yang membidangi SDM Direksi Anggota Direksi
Dewan Komisaris, Komite Audit
Anggota Dewan Komisaris
Tim Independen
3. Prosedur Pengelolaan Pengaduan Pelanggaran Jalur Direksi a. Pengelola Administrasi Pelaporan Pelanggaran dalam hal ini Satuan Pengawasan Intern menerima dan menyeleksi Pengaduan yang diterima, apakah terdapat Indikasi Awal atau sesuai dengan kriteria laporan Sistem Pelaporan Pelanggaran dan dapat ditindaklanjuti? Bila YA Pengaduan diteruskan ke Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran, bila TIDAK proses Sistem Pelaporan Pelanggaran selesai. b. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran menerima laporan dari Pengelola Administrasi Pelaporan Pelanggaran dan melakukan investigasi awal terhadap Pengaduan. Hasil investigasi awal tersebut dilaporkan kepada Direksi.
9
c. Dari laporan Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran, Direksi menetapkan rekomendasi apakah akan dilakukan investigasi lanjutan oleh Tim Investigasi (Satuan Pengawasan Intern dan Investigator Independen). d. Tim Investigasi (Satuan Pengawasan Intern dan Investigator Independen) melakukan investigasi lanjutan terhadap Pengaduan dan melaporkan hasilnya kepada Direksi. e. Dari laporan investigasi lanjutan oleh Tim Investigasi, Direksi menetapkan rekomendasi tindakan selanjutnya. Bila tidak terbukti atau selesai, maka Laporan Pelanggaran akan ditutup. f.
Apabila Pengaduan tersebut terbukti maka akan dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.
g. Apabila Pengaduan tersebut terbukti mengandung unsur tindak pidana umum/ kriminal atau korupsi maka diteruskan kepada penegak hukum untuk diproses lebih lanjut sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku. h. Seluruh proses Investigasi atas Pengaduan wajib dibuatkan Berita Acara. 4. Prosedur Pengelolaan Pengaduan Pelanggaran Jalur Dewan Komisaris a. Pengelola Administrasi Pelaporan Pelanggaran dalam hal ini Satuan Pengawasan Intern menerima dan menyaring Pengaduan yang diterima, apakah terdapat Indikasi Awal atau sesuai dengan kriteria laporan Sistem Pelaporan Pelanggaran dan dapat ditindak lanjuti? Bila YA Pengaduan diteruskan ke Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran, bila TIDAK proses Sistem Pelaporan Pelanggaran selesai. b. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran menerima laporan dari Pengelola Administrasi Pelaporan Pelanggaran dan melakukan investigasi awal terhadap Pengaduan. Hasil investigasi awal tersebut dilaporkan kepada Dewan Komisaris. c. Dari laporan Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran, Dewan Komisaris menetapkan rekomendasi apakah akan dilakukan investigasi lanjutan oleh Tim Investigasi (Komite Audit dan Investigator Independen) d. Tim Investigasi (Komite Audit dan Investigator Independen) melakukan investigasi lanjutan terhadap Pengaduan dan melaporkan hasilnya kepada Dewan Komisaris. e. Dari laporan investigasi lanjutan oleh Tim Investigasi, Dewan Komisaris menetapkan rekomendasi tindakan selanjutnya. Bila tidak terbukti atau selesai, maka Laporan Pelanggaran akan ditutup. f.
Apabila Pengaduan tersebut terbukti mengadung pelanggaran code of conduct maka akan dikenakan sanksi sesuai ketentuan dan peraturan yang berlaku.
g. Apabila Pengaduan tersebut terbukti mengandung unsur tindak pidana umum/ kriminal atau korupsi maka diteruskan kepada penegak hukum untuk diproses lebih lanjut sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku. h. Seluruh proses Investigasi atas Pengaduan wajib dibuatkan Berita Acara.
10
5. Laporan Tim Pengelola Pengaduan Pelanggaran a. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran wajib membuat laporan secara periodik yaitu 3 (tiga) bulan sekali, yang disampaikan selambat-lambatnya minggu kedua pada bulan berikutnya, yang meliputi jumlah Pengaduan, kategori Pengaduan serta media yang digunakan oleh Pelapor b. Laporan Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran disampaikan kepada Direksi dan Dewan Komisaris melalui Komite Audit.
11
VI. PEMANTAUAN TINDAK LANJUT DAN SOSIALISASI 1. Pemantauan a. Pemantauan tindak lanjut Pengaduan dilakukan oleh Satuan Pengawasan Intern atau Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran. b. Satuan Pengawasan Intern atau Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran dalam hal terlapor Direksi harus menginformasikan Pengaduan yang masuk, yang diinvestigasi, dan yang dianggap selesai kepada Direksi dan Dewan Komisaris setiap saat diperlukan. c. Satuan Pengawasan Intern atau Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran dalam hal terlapor Dewan Komisaris harus menginformasikan Pengaduan yang masuk, yang diinvestigasi, dan yang dianggap selesai kepada Dewan Komisaris dan Pemegang Saham setiap saat diperlukan. 2. Penyampaian Tanggapan a. Perseroan melalui Satuan Pengawasan Intern atau Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran dapat menginformasikan dan/atau memberikan tanggapan atas status proses penyelesaian Pengaduan kepada Pelapor yang meminta penjelasan kepada Perseroan mengenai Pengaduan yang dilaporkan. b. Untuk Pengaduan tanpa identitas, tidak ada kewajiban Perseroan untuk memberikan tanggapan. 3. Sosialisasi Satuan Pengawasan Intern wajib mempublikasikan serta mensosialisasikan Pedoman Sistem Pelaporan Pelanggaran kepada seluruh Insan ReIndo melalui berbagai media Perseroan, seperti: a. Mencetak dan mendistribusikan dokumen kebijakan ini. b. Forum pertemuan internal pegawai.
12
