2012 Nedsoft Telefoon: ( 0,70 PM) Internet:www.nedsoft.nl

© 2012 Nedsoft Telefoon: 0900-2022757 (€ 0,70 PM) E-mail: [email protected] Internet:www.nedsoft.nl

Inhoudsopgave 1. Om te beginnen _________________________________________________________ 3 1.1 Hartelijk welkom bij Nedsoft Factuur ______________________________________ 3 1.2 Registreren __________________________________________________________ 3 1.3 Copyright ___________________________________________________________ 3 1.4 Installatie van het programma ___________________________________________ 3 2. De werking van Factuur ___________________________________________________ 4 2.1 Uw facturen maken aan de hand van een database __________________________ 4 2.2 Windows-programma __________________________________________________ 5 2.3 Overzichten__________________________________________________________ 6 2.4 Veelgebruikte knoppen _________________________________________________ 7 3. Nieuw bedrijf aanmaken ___________________________________________________ 8 4. Instellingen wijzigen ______________________________________________________ 9 5. Onderhoud Stamgegevens _______________________________________________ 11 5.1 Artikelen ___________________________________________________________ 11 5.2 Relaties ____________________________________________________________ 14 5.3 Samengestelde artikelen ______________________________________________ 16 5.4 Orderstatus _________________________________________________________ 17 5.5 Ordertypen _________________________________________________________ 18 5.6 Relatiestatus ________________________________________________________ 18 5.7 BTW-codes _________________________________________________________ 18 5.8 Artikelgroepen_______________________________________________________ 19 5.9 Grootboekrekeningen _________________________________________________ 19 5.10 Valuta’s ___________________________________________________________ 20 5.11 Landen ___________________________________________________________ 20 5.12 Orderteksten _______________________________________________________ 21 5.13 Projecten__________________________________________________________ 21 6. Onderhoud Orders ______________________________________________________ 21 6.1 Order invoeren ______________________________________________________ 21 6.1.1 Orderregels invoeren ______________________________________________ 23 6.2 Knoppen in Orderoverzicht _____________________________________________ 25 7. Zoekmogelijkheden in overzichten __________________________________________ 26 7.1 Sorteren ___________________________________________________________ 26 7.2 Snelzoeken _________________________________________________________ 27 7.3 Filter ______________________________________________________________ 28 7.4 Selecties in Overzicht Orders ___________________________________________ 28 8. Voorraadmutaties _______________________________________________________ 29 9. Rapporten_____________________________________________________________ 29 10. Overige functies menu Orders ____________________________________________ 30 10.1 Onderhoud Lay-outs _________________________________________________ 30 10.2 Afdrukken aanmaningen/ rekeningoverzichten _____________________________ 31 10.3 Facturen exporteren naar Exact ________________________________________ 31 11. Overige functies menu Bedrijven __________________________________________ 31 11.1 Bedrijfsgegevens wijzigen ____________________________________________ 31 11.2 Kiezen bedrijf ______________________________________________________ 31 11.3 Importeer gegevens uit C&B Facturen ___________________________________ 32 11.4 Verwijderen bedrijf __________________________________________________ 32 11.5 Opschonen bedrijf___________________________________________________ 32

2

1. Om te beginnen 1.1 Hartelijk welkom bij Nedsoft Factuur Het doet ons bijzonder veel genoegen om u als nieuwe gebruiker van Nedsoft Factuur te mogen verwelkomen. Wij hopen dat u zich snel het programma eigen kan maken. Deze handleiding zal u daarbij ondersteunen. 1.2 Registreren Wij verzoeken u zich aan te melden als geregistreerde gebruiker van dit pakket. U kunt eenvoudig registreren door het Nedsoft-registratieformulier op internet (www.nedsoft.com) volledig in te vullen. Na verzending van een volledig ingevuld formulier, ontvangt u van Nedsoft een GRATIS softwarepakket. U kunt ook registreren via post. Schrijf dan een brief met uw naam- en adresgegevens, naam en aankoopdatum van het pakket en waar u het pakket heeft gekocht. Stuur dit in een voldoende gefrankeerde envelop naar Nedsoft Registratieafdeling, Postbus 4100, 2980 GC Ridderkerk. Let op! U ontvangt alleen een GRATIS softwarepakket, wanneer u registreert via internet. 1.3 Copyright Alle software is beschermd via het auteursrecht. Dit houdt onder andere in dat u programma’s niet zomaar mag kopiëren. Het is u echter wel toegestaan om één kopie voor veiligheidsdoeleinden te maken. In plaats van kostbare hardwarebeveiligingen toe te passen, zijn op meerdere plaatsen in het programma codes aangebracht waarmee de oorspronkelijke koper kan worden herleid. Bij geconstateerde inbreuken op ons copyright zullen passende juridische stappen worden ondernomen. 1.4 Installatie van het programma Het programma Nedsoft Factuur installeert u vanaf CD-Rom op uw computer. In de meeste gevallen zal de installatieprocedure automatisch starten als u de CD-Rom in de CDRomspeler plaatst. Ga dan verder met punt 4. Begint de installatieprocedure niet vanzelf? Dan kunt u de installatie als volgt starten: 1. Dubbelklik op het pictogram ‘Deze computer’ op uw bureaublad. 2. Dubbelklik vervolgens op het pictogram van uw CD-Romspeler. Dit is meestal station D. 3. Dubbelklik op het bestand Setup.exe. 4. Het installatieprogramma wordt voorbereid en vervolgens wordt het welkomstscherm getoond. Klik op ‘Volgende’. 5. Gevraagd wordt, waar u Factuur wilt installeren. Standaard gebeurt dit op de harde schijf op locatie C:\Program Files\ Nedsoft\Factuur.

3

Wilt u het programma op een andere schijf of in een andere directory installeren? Wijzig dan de naam van de schijf en de directory. 6. Klik op de knop ‘Volgende’ om uw keuze te bevestigen. 7. Nedsoft Factuur zal aan het Startmenu worden toegevoegd in de nieuwe map Nedsoft Factuur. Wilt u het programma aan een andere map toevoegen? Dan kunt u een andere map selecteren of een nieuwe mapnaam intypen. 8. Klik op de knop ‘Volgende’ om uw keuze te bevestigen. 9. Het installatieprogramma zal nu de bestanden uitpakken en naar de juiste mappen kopiëren. Klik op ‘Volgende’ en wacht terwijl de bestanden worden gekopieerd. 10. Als het installatieprogramma klaar is, klikt u op ‘Voltooien‘. 11. U kunt Urenregistratie nu vanuit Windows opstarten: Via de Start-knop vindt u onder Programma’s de map Nedsoft Factuur met daarin het programma Nedsoft_Factuur.

2. De werking van Factuur 2.1 Uw facturen maken aan de hand van een database Factuur is een programma voor het registreren van uw offertes, orders, facturen etc. Het programma werkt met een zogenaamde database. Het is de bedoeling dat u in de database informatie invoert over al uw orders. Deze informatie kunt u daarna verder beheren. Bedrijf In Nedsoft Factuur kunt u meerdere bedrijven aanmaken en bijhouden. U begint in Factuur dan ook met het aanmaken van een bedrijf. Dit zal in hoofdstuk 3 aan de orde komen. Stamgegevens Nadat u een nieuw bedrijf hebt aangemaakt en de instellingen voor uw bedrijfsvoering hebt bepaald (hoofdstuk 4), kunt u eerst een aantal stamgegevens voor uw factuuradministratie opgeven. Zo voert u al uw artikelen in, uw relaties zoals klanten en leveranciers, de toepasselijke BTW-tarieven, de orderstatus zoals offerte, order, factuur, etc. Deze onderdelen komen in hoofdstuk 5 aan bod. Orders Als de stamgegevens eenmaal bij het programma bekend zijn, kunt u de verschillende orders op zeer eenvoudige wijze gaan registreren (hoofdstuk 6). Bij het invoeren van de orders kunt u namelijk vooraf ingevoerde stamgegevens eenvoudig oproepen binnen beschikbare uitklapmenu’s. Nedsoft Factuur is echter wel zo flexibel, dat het andersom meestal ook mogelijk is. U kunt desgewenst ook beginnen met het doorvoeren van orders en gaandeweg de basisgegevens invoeren. U kunt ook nog op elk moment wijzigingen aanbrengen in uw stamgegevens. Bent u zich er dan wel bewust van, dat er mogelijke verschillen kunnen ontstaan tussen de stamgegevens en de informatie bij reeds ingevoerde orders.

4

Van diverse gegevens in uw database overzichten op papier afdrukken. Rechtstreeks vanuit het orderoverzicht kunt u een offerte, order, factuur, etc. afdrukken (zie 6.2). Ook de benodigde aanmaningen kunt u afdrukken (zie 10.2). De lay-outs van de orders en aanmaningen e.d. kunt u zelf aanpassen (zie 10.1). Verder kunt u in het onderdeel Rapporten diverse andere gegevens afdrukken, zoals artikeloverzichten, besteladvieslijsten, BTW-totalen en telefoonlijsten (zie hoofdstuk 9). 2.2 Windows-programma Factuur is een standaard Windows-toepassing. Dit betekent dat er gebruiksvriendelijke menu’s aanwezig zijn, waarin u opties kunt aanklikken met de muis van uw computer. Onder deze menubalk vindt u bovendien een werkbalk, waarin u de meest gebruikte opties in knoppen met pictogrammen vindt.

Verder kunt u in de diverse vensters van het programma uw gegevens eenvoudig invoeren. In de invoervelden bent u vrij om de tekst in te typen, zoals u dat wilt. U klikt met de muis in een invoerveld, voordat u met typen begint. U kunt overigens ook met de TAB-toets van uw toetsenbord naar een volgend invoerveld gaan. Een aantal velden zullen automatisch voor u worden ingevuld aan de hand van de door u eerder ingevoerde stamgegevens. U bent echter vrij om dit desgewenst handmatig voor iedere order aan te passen. Overigens zijn de meeste invoervelden optioneel. Als u bepaalde gegevens niet wilt of kunt invoeren, kunnen de betreffende invoervelden leeg worden gelaten.

5

In plaats van invoervelden zijn er in veel gevallen handige uitklapmenu’s, waarin u eerder ingevoerde gegevens terugvindt en eenvoudig kunt selecteren. Deze zijn te herkennen aan het pijltje , waarmee u het menu kunt openklikken.

In plaats van het selecteren van gegevens in een uitklapmenu, kunt u soms ook direct naar het overzicht met al die betreffende gegevens. Dit kan als u de knop aantreft. Vanuit het gegevensoverzicht waar u daarmee in terechtkomt, selecteert u de gewenste gegevens of kunt u nog nieuwe gegevens toevoegen.

2.3 Overzichten Ieder gegevensbestand in het programma, zoals Artikelen, Relaties, Orders enzovoorts, heeft een overzichtsvenster. Hierin worden alle gegevens van het betreffende onderdeel weergegeven. Dit is een weergave van gegevens in een tabel met rijen en kolommen. Rondom een overzicht zijn schuifbalken aanwezig, waarmee u door de gegevens kunt bladeren.

6

U kunt de kolommen desgewenst verplaatsen, zodat de volgorde van links naar rechts verandert. Dit doet u door met de linkermuisknop te klikken op de titel van een kolom en deze, terwijl u de knop ingedrukt houdt, te slepen naar de gewenste plek. In de overzichten zijn diverse zoek- en sorteermogelijkheden ingebouwd, die het u gemakkelijk maken om uw gegevens snel terug te vinden (zie hoofdstuk 7). 2.4 Veelgebruikte knoppen In ieder overzicht van Factuur vindt u de volgende knoppenbalk terug:

In deze balk staan de knoppen, die u veel zult gebruiken. De belangrijkste knoppen zijn de volgende drie: Een item toevoegen. Het geselecteerde item verwijderen. U krijgt eerst de vraag of u zeker weet dat u het item wilt verwijderen. Klik op ‘Ja’ als dit het geval is. Het geselecteerde item wijzigen. NB. U kunt ook altijd dubbelklikken op het item zelf om het te wijzigen. De betekenis van de overige knoppen in de balk is de volgende: Afdrukken van het betreffende overzicht. Terugbladeren naar het eerste item in het overzicht. 10 items terugbladeren. Eén item terugbladeren.

7

Eén item verder bladeren. 10 items verder bladeren. Verder bladeren naar het laatste item in het overzicht. Een selectie maken met behulp van het filterprogramma: zoeken aan de hand van specifieke waarden. In 7.3 wordt deze functie verder uitgelegd. Een gemaakte selectie weer opheffen.

3. Nieuw bedrijf aanmaken Kies vanuit het hoofdmenu Bedrijven → Nieuw bedrijf aanmaken. In het venster dat verschijnt kunt u de volgende zaken invoeren: Uniek nummer nieuw bedrijf Voer hier een bedrijfsnummer in, dat nog niet eerder is gebruikt. Standaard zal het programma het laatst gebruikte nummer + 10 voorstellen. Tip: Druk op de toets van uw toetsenbord om naar het volgende veld te springen. U kunt natuurlijk ook uw muis gebruiken, om te klikken in het volgende veld. Bestandslocatie gegevens De map op uw harde schijf waarin de databestanden worden opgeslagen. Normaal gesproken hoeft u deze niet zelf te veranderen. Het programma kiest een geschikte locatie (in de map waar u het programma Factuur heeft geïnstalleerd). Bestandslocatie lay-outs De map waarin de lay-outbestanden worden opgeslagen. Normaal gesproken hoeft u deze niet zelf te veranderen. Het programma kiest een geschikte locatie. Bestandslocatie aanmaningen De map waarin de lay-outbestanden voor aanmaningen worden opgeslagen. Normaal gesproken hoeft u deze niet zelf te veranderen. Het programma kiest een geschikte locatie. Naam nieuw bedrijf Voer de bedrijfsnaam in van het nieuwe bedrijf. Kies bijvoorbeeld voor de naam van uw bedrijf gevolgd door het boekjaar, zoals “Janssen Bakkerijen 2002”. Adresgegevens Voer alle relevante adresgegevens van het bedrijf in. Gegevens overnemen van Hier kunt u selecteren van welk bedrijf u bestaande gegevens wilt overnemen naar het nieuwe bedrijf. Als u een nieuw bedrijf aanmaakt, dan kunt u het beste kiezen voor 0 – basisbedrijf. Overnemen van de volgende gegevens U kunt hier precies bepalen welke gegevens wel en niet moeten worden overgenomen van het gekozen bedrijf naar het nieuwe bedrijf. Standaard staan alle onderdelen geselecteerd. Als u een nieuw bedrijf aanmaakt vanuit het basisbedrijf, dan kunt u alle opties geselecteerd laten staan.

8

Klik op de knop ‘OK’, als u alle gegevens heeft ingevoerd. Het nieuwe bedrijf zal worden aangemaakt en geactiveerd. Het Instellingenvenster wordt geopend, zodat u alvast de basisinstellingen van het nieuwe bedrijf kunt invoeren en controleren (zie Instellingen wijzigen, hoofdstuk 4).

4. Instellingen wijzigen Kies vanuit het hoofdmenu Systeem → Instellingen om het instellingenvenster op te roepen. In dit venster kunt u diverse algemene gegevens van het actieve bedrijf wijzigen. Ordernummer Het laatst gebruikte ordernummer. De eerstvolgende order krijgt dit nummer + 1. Factuurnummer Het laatst gebruikte factuurnummer. De eerstvolgende factuur krijgt dit nummer + 1. Wilt u bijvoorbeeld uw facturen laten beginnen bij 2002100, dan voert u hier 2002099 in. BTWcodehoog Kies hier de BTW-code voor het hoge tarief; in het basisbedrijf is dat H. BTWcodelaag Kies hier de BTW-code voor het lage tarief; in het basisbedrijf is dat L. BTWcodenul Kies hier de BTW-code voor het 0-tarief; in het basisbedrijf is dat N.

Instellingen 1 Artikel kenmerk omschrijvingen Aan een artikel kunnen een aantal vrije kenmerken worden gekoppeld. De namen van de kenmerken kunnen vrij ingevuld worden. Er kunnen 5 tekstkenmerken worden opgegeven, de alfanumerieke, en 5 getalkenmerken, de numerieke. Alfanum 1 t/m 5 Geef hier de omschrijvingen van de alfanumerieke kenmerken op. Numeriek 1 t/m 5 Geef hier de omschrijvingen van de numerieke kenmerken op. Afdruk Voorbeeld op scherm bij afdrukken van orders Selecteer deze optie (klik in selectievakje), als u vóór iedere afdruk eerst een afdrukvoorbeeld op het scherm wilt zien. Vooral in het begin is dit handig zodat u uw facturen nog even kunt controleren voordat u ze afdrukt. Standaard lay-out voor bestellingen Kies een afdruklay-out die standaard gebruikt moet worden voor het afdrukken van bestellingen. U kunt deze onveranderd laten als u niet zeker weet, welke u moet kiezen.

9

Beveiligingen Verplichte status voor bestellingen De status die een order moet hebben voordat voor deze order een bestelling kan worden aangemaakt. U kunt hier bijvoorbeeld opgeven dat alleen voor facturen bestellingen moeten worden aangemaakt, zodat dit niet voor offertes gebeurt. Verplichte status voor factureren De status die een order moet hebben voordat voor deze kan worden gefactureerd. U kunt deze ook leeg laten. In dat geval kunnen alle orders gefactureerd worden. Standaardprinter De printer die standaard moet worden gebruikt voor het afdrukken. Faxprinter De printer waarnaar afgedrukt moet worden als er gefaxt wordt. Meestal is een faxmodem als faxprinter in Windows geïnstalleerd.

Instellingen 2 Vrije orderrubrieken Aan een order kan een aantal vrije rubrieken worden gekoppeld. De namen van de kenmerken kunnen vrij worden ingevuld. Er kunnen 5 alfanumerieke rubrieken worden opgegeven. U kunt hier alles wat u belangrijk vindt bij een order en wat niet standaard in het pakket zit, opnemen. Rubriek 1 t/m 5 Vul hier maximaal 5 omschrijvingen in. Grootboekrekeningen NB. Voordat u grootboekrekeningen kunt selecteren, dient u te zorgen dat deze zijn ingevoerd. Dit kan vanuit het hoofdmenu Stamgegevens → Grootboekrekeningen. Omzet buitenland Kies de grootboekrekening waarop u in uw boekhouding omzet buitenland boekt. Debiteuren Kies de debiteuren grootboekrekening. Dagboeknr verkoop Voer het dagboeknummer voor de verkoop in (voor koppeling met Exact). Afrondingsverschillen Kies de grootboekrekening die gebruikt wordt voor afrondingsverschillen. Valuta’s Basisvaluta Kies de valuta waarin u factureert. Momenteel is de Euro als basisvaluta ingesteld. Referentievaluta Kies de valuta die u als referentie wilt zien. Momenteel is de Nederlandse gulden als referentievaluta ingesteld. Vaste statuscodes Gefactureerd status De status van een order als deze is gefactureerd.

10

Leverancier status De status van een leverancier. Status nieuwe orders De status die nieuwe orders standaard moeten krijgen (meestal ORD of OFF). Startopties Toon statistieken bij opstarten In het hoofdvenster van Nedsoft Factuur wordt een speciaal gedeelte met allerlei statistische en financiële informatie getoond. Dit kost rekentijd bij het opstarten van het programma. Als u de optie de-seleceert, dan zal deze informatie niet meer worden getoond na het opstarten. Opstartwachtwoord Nedsoft Factuur is standaard niet beveiligd met een wachtwoord, maar u kunt hier een wachtwoord invoeren. Ter controle voert u het tweemaal in, zodat er niet per ongeluk een typefout is ontstaan. Bij het opstarten van het programma zal dan telkens een venster worden getoond, waarin eerst het wachtwoord dient te worden ingevoerd. Gemaximaliseerd venster Selecteer deze optie, als u wilt dat het hoofdvenster van Factuur telkens gemaximaliseerd in beeld komt, als u het programma opstart.

Instellingen 3 e-mailinstellingen Hier kunt u de instellingen voor uw uitgaande e-mail invoeren. Deze gegevens zijn te verkrijgen bij uw e-mailprovider. Voer de volgende gegevens in: • SMTP-server • Inlognaam • Antwoord-e-mailadres • Naam afzender Deze gegevens voert u in, zodat u desgewenst een order of factuur direct per e-mail kunt versturen. Dat kan bij het afdrukken van een order (zie 6.2 onder ‘Afdrukken’). Uitbreidingscodes • Multi-usercode: dit veld is gereserveerd voor invoer van een code voor multi-usergebruik. Codes voor meerdere gebruikers zijn te verkrijgen bij Nedsoft. • Overige uitbreidingen: dit veld is gereserveerd voor eventuele invoer van codes voor andere uitbreidingen aan het pakket.

5. Onderhoud Stamgegevens 5.1 Artikelen Kies vanuit het hoofdmenu Stamgegevens → Artikelen. U kunt ook in de werkbalk klikken op de knop

.

In het venster dat verschijnt, kunt u via de knop een nieuw artikel toevoegen. U kunt daarbij diverse artikelgegevens invoeren, verdeeld over verschillende tabbladen:

11

Algemeen Artikelcode Unieke code om dit artikel te identificeren. De code kan zowel letters als cijfers bevatten. Artikelgroep Selecteer de artikelgroep waartoe dit artikel behoort. NB. Om de artikelgroep direct te selecteren, dienen reeds artikelgroepen te zijn ingevoerd (zie 5.8). Is dit nog niet het geval, dan kunt u met de knop

direct naar de tabel voor Artikelgroepen.

Omschrijving kort Korte omschrijving van het artikel in één regel. Omschrijving lang Lange uit meerdere regels bestaande omschrijving. Druk op de F2-toets van uw toetsenbord om een kleine tekstverwerker op te roepen. U kunt dan ook de tekst opmaken. Afmeting Afmeting van het product. Eenheid Kies de eenheid waarin het artikel wordt gefactureerd. U kunt ook een nieuwe eenheid intypen. De eenheid kan vervolgens aan de lijst worden toegevoegd, zodat u deze eenvoudig kunt hergebruiken. Leverancier Kies de leverancier van het artikel. Inkoopvaluta Koopt u het artikel in andere valuta in, dan kunt u deze hier selecteren. NB. Voordat u valuta’s kunt selecteren, dient u te zorgen dat er valuta’s zijn ingevoerd. Dit kan vanuit het hoofdmenu Stamgegevens → Valuta’s (zie 5.10). Inkoopprijs in inkoopvaluta De inkoopprijs in de vreemde valuta. Voorraad bijhouden van dit artikel Selecteer deze optie als u de voorraad wilt laten bijhouden van dit artikel. Huidige voorraad Voer hier het aantal in, dat momenteel op voorraad is van dit artikel. Minvoorraad Het aantal van dit artikel dat u minimaal op voorraad wilt houden. De bestelmodule houdt hier rekening mee. Maxvoorraad Het aantal van dit artikel dat u maximaal op voorraad wilt houden. Inkoopprijs excl BTW De inkoopprijs exclusief BTW. De andere bedragen worden uitgerekend. % marge op de inkoopprijs Als u hier de gewenste marge opgeeft, dan wordt automatisch de verkoopprijs uitgerekend.

12

BTW-tarief Kies het BTW-tarief voor dit artikel. Verkoopprijs excl BTW Voert u deze in, dan worden de andere bedragen opnieuw uitgerekend. Verkoopprijs incl BTW Voert u deze in, dan worden de andere bedragen opnieuw uitgerekend. % marge op de verkoopprijs Vul de gewenste marge in en een nieuwe inkoopprijs wordt uitgerekend. Grbrek omzet Kies hier, indien gewenst, een grootboekrekening voor de omzet. Als u deze leeg laat, wordt de standaard grootboekrekening genomen zoals deze in de instellingen is opgegeven (zie hoofdstuk 4). Bestelcode Bestelcode van uw leverancier voor dit artikel. Minimale bestelhoev Het aantal van dit artikel dat minimaal moet worden besteld. EAN code De EAN barcode van het artikel in cijfers. Interne barcode Uw eigen toegewezen barcode. Levertijd in weken De levertijd van het artikel in weken.

Vrije velden Hier kunnen alle vrije velden worden ingevuld. De alfanumerieke waarden worden in een tabel geplaatst, zodat deze eenvoudig kunnen worden hergebruikt. De omschrijving van de velden kunt u wijzigen bij de algemene instellingen (zie hoofdstuk 4). Staffelprijzen Hier kunt u voor een artikel afwijkende prijzen opgeven, die gelden vanaf bepaalde aantallen. Per staffelprijs kunt u het minimum aantal artikelen opgeven dat moet worden verkocht en de daarbij behorende verkoopprijs exclusief BTW. Klik op de knop staffelprijs in te voeren.

om een nieuwe

Verkoophistorie Hier ziet u alle orders waar dit artikel in voorkomt. Tevens ziet u de omzet in een grafiek weergegeven. Voorraadhistorie Hier worden alle voorraadmutaties van dit artikel weergegeven in een tabel.

13

Foto U kunt een foto aan het artikel koppelen. Zorg ervoor dat de foto als .gif of .jpg bestand op de schijf aanwezig is. Klik op de knop ‘Foto koppelen’. U kunt nu het fotobestand zoeken en openen. Notities Alles wat u verder nog ter informatie wilt vermelden bij dit artikel kunt u hier invoeren.

5.2 Relaties Kies vanuit het hoofdmenu Stamgegevens → Relaties. U kunt ook in de werkbalk klikken op de knop

.

In het venster dat verschijnt, kunt u via de knop daarbij de volgende zaken invoeren:

een nieuwe relatie toevoegen. U kunt

Algemeen Nummer Dit nummer wordt automatisch door het programma toegewezen aan de relatie. Status Selecteer of typ de status van deze relatie. U kunt hiermee relaties rubriceren. Zoeknaam Een korte naam om de relatie snel te kunnen selecteren. Bijvoorbeeld “VRIES” als de bedrijfsnaam “Jan de Vries contructiewerken” is. Belangrijk is dat u de relatie aan de hand van de zoeknaam snel kunt terugvinden. Bedrijfsnaam De volledige naam van het bedrijf. Afdeling etc. De afdeling waarop deze relatie werkzaam is. Titel Selecteer of typ eventuele titulatuur van deze relatie. Voorletters De voorletters van de relatie. Voornaam De voornaam van de relatie. Middelnaam De middelnaam zoals “van” of “van der”. Achternaam De achternaam van de relatie. Achtervoegsel Eventueel een achtervoegsel zoals “Jr.” of “Sr.”.

14

Adressering De adressering wordt automatisch opgebouwd, maar kan handmatig worden overschreven. Brief aanhef De aanhef bij het adresseren van een brief. Functie Selecteer of typ de functie van de relatie. Telefoonnummers Er kunnen maximaal 4 telefoonnummers worden ingevoerd: Privé, Mobiel, Zakelijk en Telefax. Vestigings/afleveradres Voer het vestigings- of afleveradres van de relatie in. Factuuradres Het adres waar de factuur heen gestuurd dient te worden. Tip: u kunt met behulp van de knoppen met de pijlen het vestigingsadres naar het factuuradres kopiëren of andersom. E-mail Het e-mailadres van de relatie. WWW Eventueel de homepage van de relatie. Contactpersonen U kunt meerdere contactpersonen per relatie opgeven. Klik op de knop , om een nieuwe contactpersoon toe te voegen. Per contactpersoon kunt u invoeren: naam, afdeling, functie, telefoonnummer en opmerkingen. Financieel Kredietlimiet (in basisvaluta) Het bedrag dat deze relatie maximaal mag hebben openstaan. Krediettermijn (in dagen) Het aantal dagen waarbinnen deze relatie een factuur dient te betalen. Factureren in valuta De valuta waarin deze relatie gefactureerd gaat worden. Als dit de standaardvaluta is, kunt u dit veld leeg laten. Grootboekrekening Indien afwijkend van de standaard grootboekrekening voor debiteuren, opgegeven in de Instellingen, kan er voor deze relatie een eigen grootboekrekening worden opgegeven. Nr externe administratie Relatienummer in een externe administratie. BTW Nummer BTW nummer van de relatie.

15

Vaste factuurkorting % Als u hier een kortingspercentage opgeeft, wordt deze standaard toegepast op de gehele factuur van een order van deze relatie. Vaste regelkorting % Als u hier een kortingspercentage opgeeft wordt deze standaard op iedere orderregel van een order van deze relatie toegepast. Aanmaningen sturen Sommige relaties wilt u niet automatisch een aanmaning sturen als zij niet op tijd betalen. Die benadert u liever zelf of daar heeft u specifieke afspraken mee gemaakt. Is dit het geval voor deze relatie, dan kunt u de optie ‘Aanmaningen sturen’ de-selecteren. Incasso/acceptgiro Rekeningnr Het (post)bankrekeningnummer van deze relatie. Tenaamstelling De tenaamstelling, horende bij het (post)banknummer. Provisies Provisiegroep U kunt hier één van de ingevoerde ordertypen selecteren (zie 5.5) als provisiegroep. Provisiepercentage Het bijbehorende percentage provisie kan hier worden ingetypt. Omzetverloop Hier wordt het omzetverloop van deze relatie weergegeven. Historie Alle eerdere orders van deze relatie overzichtelijk bij elkaar. Notities Alle opmerkingen die u bij deze relatie wilt vermelden, kunt u hier invoeren.

5.3 Samengestelde artikelen Samengestelde artikelen in Nedsoft Factuur zijn bedoeld om snel een reeks bij elkaar horende artikelen in te voegen in een factuur. Kies vanuit het hoofdmenu Stamgegevens → Samengestelde artikelen. In het venster dat verschijnt, kunt u via de toevoegen. U kunt daarbij de volgende zaken invoeren:

knop een nieuw samengesteld artikel

Code Unieke code die het samengestelde artikel identificeert. Omschrijving kort Korte omschrijving voor het artikel. Deze omschrijving wordt op de factuur opgenomen.

16

Omschrijving lang Optionele lange omschrijving voor het artikel. Deze omschrijving wordt op de factuur opgenomen.

Nu kan een aantal artikelen worden ingevoerd die samen het artikel vormen. Deze artikelen worden ook allemaal in de factuur opgenomen. U kunt de gegevens rechtstreeks in de regel invoeren. Volgnummer Dit nummer kunt u zelf invoeren; het bepaalt de volgorde waarin de regels in de factuur worden opgenomen. Aantal Het aantal van dit (deel)artikel dat in het samengestelde artikel is opgenomen. Artikelcode Code van het (deel)artikel uit het artikelbestand. Als u in deze kolom klikt (in de eerste regel onder de kolomtitel, verschijnt een pijltje . Als u daarop klikt, kunt u eenvoudig de code van het gewenste artikel kiezen. De overige gegevens van dit artikel verschijnen dan automatisch in de overige kolommen. Klik op de knop voor het invoeren van een volgend artikel dat in het samengestelde artikel dient te worden opgenomen. 5.4 Orderstatus U kunt bijhouden wat de status van een order is, dus of de order nog in het offertestadium zit, of dat er al factuur is gemaakt. U houdt dit bij aan de hand van de Orderstatus. Kies vanuit het hoofdmenu Stamgegevens → Orderstatus. In het venster dat verschijnt, kunt u via de U kunt daarbij de volgende zaken invoeren:

knop een nieuwe status toevoegen.

Code Korte code van drie letters die de status van een order aangeeft. Omschrijving Omschrijving van de status. Voorraad afboeken Selecteer deze optie als de voorraad moet worden afgeboekt zodra een order in deze status wordt veranderd. Standaardlay-out Standaard afdruklay-out voor orders met deze status. Afwijkende lay-out 1 Afwijkende afdruklay-out voor orders met deze status. Afwijkende lay-out 2 Een tweede afwijkende afdruklay-out voor orders met deze status.

17

Actieve lay-out Selecteer de lay-out die u als actieve lay-out wilt aanhouden. Zoek Rapport Klik op deze knop om een bepaalde lay-out te zoeken. Aanpassen lay-out Klik op deze knop om de gekozen actieve lay-out te bewerken. 5.5 Ordertypen U kunt uw orders desgewenst indelen naar bepaalde typen orders. Zo kunt u bijvoorbeeld uw orders onderverdelen in verschillende bedrijfsactiviteiten. Later kunt u door gebruik te maken van selecties bepaalde activiteiten groeperen en analyseren. De ordertypen kunt u bij een relatie bovendien opgeven als provisiegroep (zie 5.2). Kies vanuit het hoofdmenu Stamgegevens → Ordertypen. In het venster dat verschijnt, kunt u via de U kunt daarbij de volgende zaken invoeren:

knop een nieuw ordertype toevoegen.

Groepcode Een unieke code voor deze groep. Omschrijving Een korte omschrijving van deze groep. 5.6 Relatiestatus Uw relaties kunnen leveranciers zijn, of klanten, of misschien eerst potentiële klanten. U kunt bij iedere relatie een status invoeren en later aanpassen. Voordat u bij een relatie de status invoert, kunt u in het Overzicht Relatiestatus de gewenste mogelijkheden invoeren. Kies vanuit het hoofdmenu Stamgegevens → Relatiestatus. In het venster dat verschijnt, kunt u via de U kunt daarbij de volgende zaken invoeren:

knop een nieuwe status toevoegen.

Status Een korte code voor de status. Omschrijving Een omschrijving van de status. 5.7 BTW-codes Kies vanuit het hoofdmenu Stamgegevens → BTW codes. In het venster dat verschijnt kunt u via de U kunt daarbij de volgende zaken invoeren:

knop een nieuw BTW-tarief toevoegen.

18

Code Een korte code voor het BTW-tarief, zoals 0, L of H. Omschrijving Een omschrijving van het BTW-tarief. Percentage Het geldende percentage van dit BTW-tarief. BTW code Exact Alleen van toepassing als u uw boekhouding met Exact-software verzorgt. Het kan zijn dat de BTW-codes in uw Exact-pakket niet overeenkomen met de codes in Nedsoft Factuur. U kunt hier per BTW-tarief opgeven welke code in de Exact-software wordt gebruikt. 5.8 Artikelgroepen Om uw artikelen te categoriseren, kunt u artikelgroepen aanmaken. Bij ieder afzonderlijk artikel kunt u daarna aangeven in welke artikelgroep het thuishoort. Kies vanuit het hoofdmenu Stamgegevens → Artikelgroepen. In het venster dat verschijnt, kunt u via de U kunt daarbij de volgende zaken invoeren:

knop een nieuwe artikelgroep toevoegen.

Nummer Uniek nummer van de artikelgroep. Omschrijving Een korte omschrijving van de groep. Omzetrekening hoog Grootboekrekening waarop de omzet tegen hoog BTW tarief moet worden geboekt. Inkooprekening hoog Grootboekrekening waarop de inkoop tegen hoog BTW-tarief moet worden geboekt. Omzetrekening laag Grootboekrekening waarop de omzet tegen laag BTW-tarief moet worden geboekt. Inkooprekening laag Grootboekrekening waarop de inkoop tegen laag BTW-tarief moet worden geboekt. Omzetrekening nul Grootboekrekening waarop de omzet tegen nul BTW-tarief moet worden geboekt. Inkooprekening nul Grootboekrekening waarop de inkoop tegen nul BTW tarief moet worden geboekt.

5.9 Grootboekrekeningen Kies vanuit het hoofdmenu Stamgegevens → Grootboekrekeningen.

19

In het venster dat verschijnt, kunt u via de knop een nieuwe grootboekrekening toevoegen. U kunt daarbij de volgende zaken invoeren: Rekeningnummer Het grootboekrekeningnummer. Omschrijving Een korte omschrijving van de rekening. Exportnummer Als in uw externe administratie een ander nummer wordt gehanteerd, dan kan dat hier worden opgegeven. Bij het exporteren zal dit nummer worden gekozen. Rekeningsoort Rekeningsoort van het grootboekrekeningnummer.

5.10 Valuta’s Kies vanuit het hoofdmenu Stamgegevens → Valuta’s. In het venster dat verschijnt kunt u via de U kunt daarbij de volgende zaken invoeren:

knop een nieuwe valuta toevoegen.

Valuta De ISO-code voor de betreffende valuta. Koers De koers ten opzichte van de Euro, die momenteel op 1 staat ingesteld. (Dit is overigens desgewenst aan te passen.) Per De datum waarop de koers geldig is. 5.11 Landen Kies vanuit het hoofdmenu Stamgegevens → Landen. In het venster dat verschijnt, kunt u via de U kunt daarbij de volgende zaken invoeren:

knop een nieuw land toevoegen.

Landcode Een code voor het land. Naam De volledige landnaam. Valuta De valuta die geldig is in het land. Landnummer (telefoon) Het landnummer dat gedraaid dient te worden, om naar dat land te telefoneren.

20

5.12 Orderteksten Om uw afdrukken snel te kunnen personaliseren met mooie volzinnen kunt u gebruik maken van een verzameling standaardteksten die u eenmalig zelf opgeeft. Deze zinnen kunnen vervolgens naar wens hergebruikt worden bij andere orders of klanten. Kies vanuit het hoofdmenu Stamgegevens → Orderteksten. In het venster dat verschijnt, kunt u via de knop een nieuwe ordertekst toevoegen. U kunt steeds een code en een tekst invoeren. 5.13 Projecten Als extra categorisering voor uw orders kunt u projectcodes invoeren en kiezen bij elke order. Kies vanuit het hoofdmenu Stamgegevens → Projecten. In het venster dat verschijnt kunt u via de

knop een nieuwe projectcode toevoegen.

6. Onderhoud Orders Kies vanuit het hoofdmenu Orders/Facturen → Invoer Offertes/Orders/Facturen. U kunt ook in de werkbalk klikken op de knop

.

Het Orderoverzichtsvenster toont u direct alle orders voor het actieve bedrijf. Vanuit dit venster kunt u orders selecteren, afdrukken, toevoegen, wijzigen en verwerken. U kunt in één oogopslag in het venster zien wat de status is van al uw uitstaande orders en facturen. Het programma gebruikt pictogrammen om de orderstatus weer te geven. De volgende pictogrammen kunnen voor een order zichtbaar zijn: Factuur nog niet vervallen en niet (volledig) betaald Factuur vervallen en niet (volledig) betaald Factuur betaald Als er geen pictogram voor de order staat, is de order nog niet gefactureerd. Hieronder wordt uitgelegd hoe u een order invoert (6.1) en wat de betekenis is van de verschillende knoppen in het venster (6.2). Het Selectiedeel links bovenin komt in 7.4 aan bod. 6.1 Order invoeren In het venster Orderoverzicht dat verschijnt, kunt u via de toevoegen. U kunt daarbij de volgende zaken invoeren:

knop een nieuwe order

Betaaltermijn Het aantal dagen na de factuurdatum waarbinnen de factuur moet zijn betaald.

21

Factuurkortings% Het percentage korting dat voor die relatie gegeven wordt op het totaalbedrag van de bon. Orderstatus De huidige status van de order. Relatie De relatie waarvoor de order bestemd is.

Algemeen Lay-outs Kies de standaardlay-out voor deze order. Uw ordernummer Het interne ordernummer van de klant. Omschrijving Een korte omschrijving van deze order. Gewenste levertijd De tijd waarbinnen of datum waarop de goederen geleverd dienen te worden. Kredietlimiet status Een percentagebalk die aangeeft hoeveel van het toegestane krediet al is opgebruikt. Openstaand Het openstaande bedrag. Limiet Het maximale toegestane openstaande bedrag. Ordertype Selecteer een ordertype voor deze order (zie 5.5). Projectcode Kies de projectcode voor deze order (zie 5.13). Dit dient slechts voor administratieve doeleinden. U kunt bijvoorbeeld orderselecties maken op de projectcode. Verwachte leverjaar/week Als bekend is wanneer onderdelen worden geleverd, kan de datum hier worden ingevuld. Factuuradres Dit wordt standaard overgenomen van de relatie. U kunt zelf de gegevens handmatig wijzigen of aanvullen. Als u niet meer wilt dat adressen kunnen worden overschreven als er een andere relatie wordt gekozen, dan moet u de optie Adressen niet meer automatisch wijzigen selecteren. Afleveradres Dit wordt standaard overgenomen van de relatie. U kunt zelf de gegevens handmatig wijzigen of aanvullen. Correspondentieadres Optioneel. Dit adres kan handmatig worden ingevoerd of gekopieerd van het factuuradres of het afleveradres.

22

Aanleveradres Optioneel. Het aanleveradres is het adres dat op de bestelbon naar de leveranciers wordt vermeld. Dit kan handmatig worden ingevoerd of gekopieerd van het factuuradres of het afleveradres. Tevens kan een relatie geselecteerd worden waarna het adres van die relatie wordt overgenomen. Vrije orderrubrieken Als u in de Instellingen vrije orderrubrieken heeft opgegeven, dan kunnen deze hier worden ingevuld. Er kan een nieuwe waarde worden opgegeven of u kunt een eerder ingegeven waarde kiezen. Teksten Om uw afdrukken te personaliseren met mooie volzinnen, kunt u gebruikmaken van de standaardteksten, die u eenmalig zelf opgeeft (zie 5.12). U kunt per afdruk een openingszin en een afsluitingszin kiezen. Er kan onderscheid worden gemaakt tussen 3 verschillende afdruklay-outs: offertes, orderbevestigingen of facturen. In de rapportontwerper kunt u per lay-out kiezen welke zinnen waar moeten worden geplaatst. Regels Hier kunt de regels van de order invoeren (zie 6.1.1). Historie In dit overzicht worden alle statuswijzigingen van deze order chronologisch weergegeven. Indien u van de multi-userversie gebruikmaakt, wordt tevens de naam van de gebruiker vermeld. U kunt hier niets wijzigen. Bestellingen Als er automatisch bestellingen zijn aangemaakt voor deze order, dan kunt u deze hier terugvinden. U kunt deze slechts raadplegen, niet wijzigen of uitbreiden. Financieel Alle financieel relevante gegevens van deze order in één oogopslag. Notities Notities order / factuur Eventuele opmerkingen die behoren bij de order kunt u hier invoeren of bekijken. Notities bij klant Opmerkingen behorende bij deze klant kunnen hier worden ingevoerd. 6.1.1 Orderregels invoeren Klik op het tabblad Regels op de knop om een orderregel in te voeren. U kunt daarbij de volgende zaken invoeren: Aantal besteld Het aantal bestelde producten. Dit kunt u intypen of met behulp van de pijltjes invoeren. Artikel Als u reeds artikelen heeft ingevoerd (zie 5.1), kunt u op de knop

klikken, het gewenste

artikel kiezen en op ‘OK’ klikken. Met de knop gaat u direct naar het overzicht Artikelen, waar u nog een nieuw artikel kunt aanmaken en vervolgens kunt selecteren met de knop ‘Selecteren’. 23

Vervolgens wordt een aantal artikelgegevens, zoals deze bij het artikel zijn ingevoerd (zie 5.1), automatisch overgenomen: Omschrijving kort Omschrijving lang Afmeting Eenheid BTW-code Prijs excl. BTW Prijs incl. BTW Deze gegevens kunt u desgewenst hier aanpassen. Als u wilt dat de aanpassingen standaard worden overgenomen in de gegevens van het artikel, klik dan op de knop ‘Gewijzigde artikelgegevens als standaard opslaan’. Regelkortings% Als deze regel een eigen kortingspercentage kent, opgegeven bij de gegevens van deze relatie (zie 5.2), dan wordt deze automatisch hier overgenomen. U kunt deze desgewenst aanpassen. Regeltotaal excl. / Regeltotaal incl. De automatisch berekende regeltotaalprijs. Netto kostenregel Als u deze optie selecteert, dan wordt een geldende orderkorting niet over deze regel gegeven. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij de verzendkosten. Kostenplaats Selecteer de kostenplaats die in uw boekhouding wordt gebruikt voor dit artikel. U hoeft de kostenplaats alleen op te geven indien deze niet afwijkt van de standaard, zoals opgegeven in de Instellingen (zie hoofdstuk 4).

Inkoopgegevens Leverancier Selecteer de leverancier waar het product is ingekocht. Inkoopbestelcode De code waarmee u het artikel bij de leverancier wordt besteld, zoals deze is ingevoerd in de artikelgegevens, wordt automatisch overgenomen. Regel afdrukken op iedere bestelling Als u deze optie selecteert, dan wordt deze regel bij alle bestellingen afgedrukt, ongeacht de leverancier. Dit is handig, als u bijvoorbeeld een opmerking boven een reeks artikelen wilt plaatsen, als ‘1e verdieping:’. Alle leveranciers krijgen dan die opmerking op de bestelling te zien. Opmerking op bestelling Hier kunt u tekst invoeren, die alleen op de bestelling moet worden afgedrukt en niet op orders en facturen.

24

Vrije velden U kunt per orderregel 10 vrije velden gebruiken voor informatie die u niet standaard kwijt kunt. Voorbeelden zijn: merk, type, kleur, serienummer, gewicht, etc. De vrije velden kunt u benoemen in de Instellingen (zie hoofdstuk 4). 6.2 Knoppen in Orderoverzicht Totalen uitrekenen Toont de totalen, berekend over alle orders die aan de actieve selectiecriteria voldoen. Selecteert u bijvoorbeeld alleen de openstaande posten van één bepaalde klant, dan krijgt u het totaal aan openstaande posten van die klant te zien. Ouderdomsanalyse Toont in een grafiek de ouderdom van alle orders die aan de actieve selectiecriteria voldoen. Alles herberekenen Berekent alle totalen van alle orders opnieuw door. Let op: dit kan even duren. Dit kan nodig zijn als totalen niet meer kloppen, bijvoorbeeld als gevolg van een storing. Order herberekenen Berekent het totaal van een order opnieuw door. Dit kan nodig zijn als het totaal niet meer klopt, bijvoorbeeld als gevolg van een storing. Status wijzigen Klik op deze knop om de status van de geselecteerde order te wijzigen. U kunt de gewenste orderstatus selecteren. Als u bij de gegevens van de betreffende status hebt ingevoerd dat de voorraad moet worden afgeboekt (zie 5.4), dan wordt deze nu automatisch afgeboekt, tenzij het al eerder handmatig is gedaan (zie ‘Vrd-‘ en ‘Vrd+’). Suborder maken Klik op deze knop om een nieuwe order aan te maken met een ordernummer dat volgt na het ordernummer van de geselecteerde order. Zo kunnen orders die niet na elkaar zijn geplaatst, toch bij elkaar gehouden worden, bijvoorbeeld als de orders allemaal bij een bepaald project horen. Dit kan ook handig zijn voor nabestellingen en reparaties op orders. Afdrukken Drukt de geselecteerde order af. Kies een lay-out en het aantal afdrukken. Kies of u naar de printer wilt afdrukken, of naar een faxprinter (als u de juiste software daarvoor heeft geïnstalleerd); ook kunt u de order in bestandsvorm naar een e-mailadres versturen. Klik op ‘OK’ en kies in het volgende venster de juiste printer. Als u de order naar een e-mailadres wilt versturen, dient u vooraf reeds de instellingen voor uw uitgaande e-mail – te verkrijgen bij uw provider - te hebben ingevoerd in de Instellingen (zie hoofdstuk 4). Vervolgens kunt u hier vandaan het pdf-bestand versturen naar een e-mailadres. Klik op ‘OK’ en voer het e-mailadres in, waar u het bericht naartoe wilt sturen en uw eigen e-mailadres en naam. U kunt het onderwerp van de e-mail desgewenst aanpassen. Bestelling afdrukken De artikelen van de geselecteerde order worden per leverancier verzameld. Selecteer de leverancier en de artikelen voor die leverancier worden getoond. U kunt de gevonden artikelen nog aanpassen.

25

Factureren Klik op deze knop om de status van een order te wijzigen in een factuur. Er wordt nu een factuurnummer toegewezen en er kan direct een factuur worden afgedrukt. Ook worden er verkoopstatistieken weggeschreven. NB. U kunt een doorverwerkte order niet meer wijzigen. Betaling Een (deel)betaling van de geselecteerde order kan worden ingevoerd. Het openstaande bedrag staat automatisch ingevoerd. Als dit hele bedrag is betaald, hoeft u slechts op ‘OK’ te klikken. U kunt echter het bedrag wijzigen. VrdBoekt de voorraad van de voorraadartikelen in de geselecteerde order af. Door handmatig af te boeken, kunt u bijvoorbeeld voorkomen dat voorraad niet per ongeluk twee keer wordt verkocht doordat de order nog niet is uitgeleverd. Vrd+ Boekt de voorraad van de voorraadartikelen in de geselecteerde order weer bij. Order kopiëren Kopieert een order of factuur naar een nieuwe order. Dit is een handige functie voor terugkerende facturen, zoals huurnota’s en dergelijke. Order kopiëren naar suborder Maakt een kopie van de order of factuur naar hetzelfde ordernummer met een subnummer. Tip: in het orderoverzicht kunt u met de rechtermuisknop een menu opvragen, waarin dezelfde mogelijkheden als de knoppen. Zo kunt u snel een actie toepassen op een specifieke order.

7. Zoekmogelijkheden in overzichten De overzichten van uw artikelen, relaties, orders en dergelijke kunnen zo groot worden, dat u de zaken wat lastig kunt overzien. Om ervoor te zorgen dat u binnen de overzichten de informatie kunt vinden die u zoekt, is in de diverse onderdelen van het programma een aantal zoekmogelijkheden ingebouwd. 7.1 Sorteren Ieder overzicht in Factuur is gesorteerd op een bepaalde kolom. Zo zijn de Relaties in het Overzicht Relaties gesorteerd op de Zoeknaam. Het Overzicht Artikelen is alfabetisch gesorteerd op de Artikelcode. Sommige overzichten kunt u desgewenst sorteren op andere kolommen, aan de hand waarvan u gegevens wellicht gemakkelijker kunt terugvinden. U gebruikt daarvoor het uitklapmenu, dat u in de overzichten aantreft.

26

Zo kunt u het orderoverzicht ook sorteren op: • Klantnummer; Ordernummer (in eerste instantie wordt gesorteerd op klantnummer en als tweede is de sortering volgens het ordernummer) • Status; Ordernummer • Status; Klant; Ordernummer • Factuurnummer • Project Dit gaat als volgt: te klikken. 1. Klik het uitklapmenu open door op het pijltje 2. Kies vervolgens een van de beschikbare kolommen uit het menu voor de gewenste sortering, bijvoorbeeld Factuurnummer. Het overzicht wordt direct op die kolom gesorteerd. 7.2 Snelzoeken Ieder gegevensoverzicht bevat een geel invoerveld, waarmee u snel gegevens kunt opzoeken. U kunt met dit gele invoerveld altijd zoeken naar de gegevens van de kolom, waarop het overzicht is gesorteerd. U kunt zodoende op dezelfde gegevens zoeken als waar u op kunt sorteren (zie 7.1). U kunt een of meerdere letters of cijfers invoeren van bepaalde items, die u zoekt. Met andere woorden, het item, dat voldoet aan uw invoer wordt automatisch geselecteerd. Het gaat als volgt: 1. Kies eventueel eerst het gewenste zoekcriterium, door daarop te sorteren met behulp van het uitklapmenu (zie 7.1). Sorteer bijvoorbeeld het Overzicht Orders op de kolom Factuurnr, als u op een bepaald factuurnummer wilt zoeken. 2. Typ de eerste letter of het eerste cijfer van het item in. In het zojuist genoemde voorbeeld typt u de eerste letter van het gezochte factuurnummer. Zodra u een teken invoert, wordt de donkere selectiebalk op de eerstvolgende waarde gezet die met dat teken begint. Het systeem doet al een suggestie voor een zoekwaarde en toont de vervolgtekens in het invoerveld. U kunt daar echter overheen typen, als u een andere waarde zoekt. 3. Als meerdere items een code of nummer hebben met hetzelfde beginteken, typ dan een tweede cijfer of letter in het gele veld, totdat het item dat u zoekt wordt geselecteerd. Het systeem doet al een suggestie voor een zoekwaarde en toont de vervolgtekens in het invoerveld. U kunt daar echter overheen typen als u een andere waarde zoekt. U kunt natuurlijk ook direct de hele zoekterm intypen.

27

7.3 Filter . In ieder overzichtsvenster bevindt zich rechtsboven een knop met een filterpictogram Met dit filter kunt u een selectie maken op grond van een selectiecriterium. Het systeem zoekt voor u de items die voldoen aan het ingegeven selectiecriterium en toont u alleen dat lijstje met items. Het filter is per onderdeel van het programma verschillend wat betreft de beschikbare selectiecriteria. De selectiecriteria waarop u kunt zoeken, zijn steeds die gegevens die voor dat onderdeel van toepassing zijn. Zo kunt u in het Overzicht Orders bijvoorbeeld een selectie maken van alle orders binnen een bepaald ordernummerbereik. Globaal genomen past u het filter als volgt toe: 1. Kies allereerst het gewenste selectiecriterium (veld). 2. Kies één van de tabbladen aan de rechterkant. Het tabblad Waarde geeft aan dat u op één bepaalde waarde wilt zoeken. Reeks wil zeggen dat u binnen een bepaald bereik wilt zoeken. Waarde 3. Voer de betreffende gegevens in het invoerveld ‘VeldWaarde’ in. 4. Kies één van de onderstaande opties, als deze beschikbaar zijn, om aan te geven op welke manier gezocht moet worden naar de ingevoerde waarde. • Komt exact voor: er wordt gezocht naar items, die precies de waarde bevatten die u in het invoerveld heeft ingevoerd. • Komt voor aan begin: Deze optie kiest u, als u wilt zoeken op slechts een paar beginletters of –cijfers, die u heeft ingevoerd. • Komt ergens voor: Deze optie kiest u, als u wilt zoeken op slechts een paar letters of cijfers, die willekeurig ergens in het woord of de code voorkomen. • Hoofdletter gevoelig: Deze checkbox klikt u alleen aan, als u wilt dat er onderscheid wordt gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. Reeks 1. Voer de beginwaarde in van het bereik, waarbinnen u wilt zoeken. 2. Voer de eindwaarde in van het bereik, waarbinnen u wilt zoeken. 3. Klik op ‘OK’. Het filterprogramma zoekt nu. In het overzichtsvenster zijn vervolgens alleen de items te zien, die voldoen aan het selectiecriterium dat u hebt opgegeven. 4. Om de selectie ongedaan te maken, klikt u op de knop

in het overzicht.

7.4 Selecties in Overzicht Orders Naast gebruik van het filter om selecties te maken, bevat het Overzicht Orders een extra selectiemiddel. Met dit selectiemiddel kunt u op zeer eenvoudige wijze selecties maken van orders van bepaalde klanten, orders met een bepaalde status, etc.

28

Het werkt als volgt: 1. Klik voor Klant op de knop met puntjes en voor Status en Type order op de pijltjesknop en kies het gewenste selectiecriterium. 2. Klik in het selectievakje voor het selectiecriterium. U krijgt nu alleen die orders te zien, die aan het door u gekozen criterium voldoen. (Kies desgewenst een tweede selectiecriterium, om een nog specifiekere selectie te krijgen.) 3. Klik opnieuw in het betreffende selectievakje om de selectie ongedaan te maken. Nu worden alle orders weer getoond.

8. Voorraadmutaties Kies vanuit het hoofdmenu Diversen → Voorraadmutaties. U kunt ook in de werkbalk klikken op de knop

.

U kunt in het venster dat verschijnt, alle mutaties voor een bepaald artikel invoeren. Klik op de knop , kies een artikel uit de lijst en klik dan op de knop ‘Selecteren’. Kies het mutatieaantal (door te typen, of met behulp van de pijltjes) en de mutatiesoort. U kunt eventueel nog een opmerking toevoegen. Klik tot slot op ‘Akkoord’. De mutatie is doorgevoerd in uw voorraad.

9. Rapporten In Factuur vindt u een aantal rapporten en formulieren, die u kunt afdrukken op papier. Kies vanuit het hoofdmenu Rapporten → Rapportontwerper starten. U kunt ook in de werkbalk klikken op de knop

.

Alle rapporten worden automatisch gegenereerd op basis van de ingevoerde gegevens in de database. 1. Klik op de gewenste map aan de linkerkant: Artikeloverzichten, Financieel of Relaties. 2. Dubbelklik op het gewenste rapport aan de rechterkant. Afhankelijk van het gekozen rapport kunt u een gewenste periode invoeren. Het rapport wordt op deze gegevens aangepast. 3. Daarna kunt u het afdrukvoorbeeld bekijken. U kunt dit voorbeeldvenster maximaliseren door te klikken op de knop in de rechterbovenhoek van het venster. de weergave van het voorbeeld vergroten (100%). U Vervolgens kunt u met de knop kunt ook het gewenste percentage intypen en op de ‘Enter’-toets van uw toetsenbord drukken.

29

4. Klik op het printpictogram drukken.

in het afdrukvoorbeeld, om het betreffende rapport af te

Met behulp van de hierboven beschreven methode kunt u uw rapporten afdrukken met een standaard lay-out. Daarnaast beschikt u ook over een ‘Rapportontwerper’, waarmee u het ontwerp van uw rapporten geheel in eigen handen hebt. Dit gaat als volgt: 1. Klik eenmaal op het gewenste rapport aan de rechterkant van het Overzicht Rapporten. 2. Kies in het menu Bestand de optie Nieuw en vervolgens de optie Rapport. Overigens is het eenvoudiger om een bestaand rapport te openen en als uitgangspunt te nemen voor een nieuw rapport. U kunt het rapport opslaan onder een andere naam (Bestand  Opslaan als) en bewerken. 3. In het menu Help kunt u met de optie Help-onderwerpen instructies vinden over de verschillende functies in deze ontwerper (Engelstalig). Wijzigingen doorvoeren in de rapporten vergt wel enige oefening in de rapportontwerper. Op de CD-Rom van Nedsoft Factuur treft u een (Engelstalige) ‘tutorial’ met lessen over de rapportontwerper aan, waarmee u lessen kunt volgen. Voer de installatie van de ‘tutorial’ uit door te dubbelklikken op het bestand ‘LearnRB.exe’. Lees na installatie eerst het bestand ‘Readme.doc’.

10. Overige functies menu Orders 10.1 Onderhoud Lay-outs Nedsoft Factuur bevat een aantal standaard lay-outs van orders en facturen en van aanmaningen. U kunt deze lay-outs zelf bewerken. Zo kunt u vrij eenvoudig uw bedrijfsgegevens invoeren in de lege vakken bovenaan de lay-out. Overige wijzigingen aan de lay-out vergen wel enige oefening in de rapportontwerper. De rapportontwerper bevat een (Engelstalige) helpmenu. Op de CD-Rom van Nedsoft Factuur treft u bovendien een ‘tutorial’ met lessen over de rapportontwerper aan. (Voer de installatie van de ‘tutorial’ uit door te dubbelklikken op het bestand ‘LearnRB.exe’. Lees na installatie eerst het bestand ‘Readme.doc’.) Kies vanuit het hoofdmenu Orders/Facturen → Onderhoud Lay-outs. Kies het soort lay-out, kies de specifieke lay-out en klik op de knop ‘Layout bewerken’, om de lay-out aan te passen in de rapportontwerper. U kunt ook een nieuwe lay-out maken op basis van de Basislay-out. Klik daarvoor op de knop ‘Nieuwe lay-out’, voer een naam in en klik op ‘OK’. Een lay-out kopiëren doet u, door de gewenste lay-out te selecteren en op de knop ‘Layout kopiëren naar nieuwe’ te klikken.

30

10.2 Afdrukken aanmaningen/ rekeningoverzichten Kies vanuit het hoofdmenu Orders/Facturen → Afdrukken Aanmaningen/Rekeningoverzichten. U kunt de aanmaningen voor alle debiteuren of voor één bepaalde debiteur afdrukken. Als u voor alle debiteuren kiest, zult u de aanmaningen te zien krijgen van de debiteuren waarbij u tijdens de relatie-invoer (zie 5.2) de optie ‘Aanmaningen sturen’ heeft ingeschakeld. Als u één bepaalde debiteur selecteert, zullen aanmaningen van die debiteur worden getoond, ongeacht of u de optie ‘Aanmaningen sturen’ bij die relatie heeft geactiveerd of niet. Verder kunt u een aantal voorwaarden selecteren, om specifieke aanmaningen af te drukken. Klik op de knop ‘Afdrukken’ om het afdrukvoorbeeld te zien. Klik tot slot op de knop af te drukken.

om

10.3 Facturen exporteren naar Exact Nedsoft Factuur kan facturen en debiteuren exporteren naar Exact. Hiervoor dient u over de module E-port-1 van Exact (DOS) te beschikken. Kies vanuit het hoofdmenu Orders/Facturen→ Facturen exporteren naar Exact. U kiest een reeks facturen die u wilt exporteren en vervolgens worden op c:\ (of op een andere, ingegeven locatie) twee exportbestanden aangemaakt. Het ene bestand bevat de boekingsregels en het andere bestand bevat nieuwe debiteuren. Zorg ervoor dat u bij de BTW-codes (zie 5.7) de overeenkomstige BTW-codes in Exact heeft ingevoerd en in de systeeminstellingen (zie hoofdstuk 4) de Exact-parameters heeft ingevoerd. Vanuit Exact kunt u dan met de E-port-module de gegevens importeren. Zie de Exacthandleiding voor de details daarvan.

11. Overige functies menu Bedrijven 11.1 Bedrijfsgegevens wijzigen U kunt de gegevens van het bedrijf dat u heeft aangemaakt, op elk moment wijzigen. Kies vanuit het hoofdmenu Bedrijven → Bedrijfsgegevens wijzigen. U kunt de gewenste gegevens aanpassen. Klik op ‘OK’ als alles naar wens is. 11.2 Kiezen bedrijf Nedsoft Factuur start altijd op met het laatst geopende bedrijf van de vorige sessie als actieve bedrijf. Wilt u in een ander bedrijf werken, dan dient u dit bedrijf te kiezen. Kies vanuit het hoofdmenu Bedrijf → Kiezen (activeren) bedrijf. Vervolgens kunt u het gewenste bedrijf kiezen en op ‘OK’ klikken. Het gekozen bedrijf is dan actief.

31

11.3 Importeer gegevens uit C&B Facturen Als u reeds werkt met het DOS-programma Creëer en beheer Facturen van Nedsoft, kunt u de gegevens vanuit dit programma importeren in Nedsoft Factuur. Maak eerst een nieuw bedrijf aan (zie hoofdstuk 3). Kies vanuit het hoofdmenu Bedrijven → Importeer gegevens uit C&B Facturen. U dient te bladeren naar de directory (map) op uw harde schijf, waar Creëer en beheer Facturen is geïnstalleerd. Vervolgens kiest u het bedrijf dat u wilt importeren en kiest de gegevens die u wilt overnemen. Klik tot slot op ‘OK’ en de gegevens worden in het actieve bedrijf geïmporteerd. 11.4 Verwijderen bedrijf Kies vanuit het hoofdmenu Bedrijven → Verwijderen bedrijf. Vervolgens kunt u het bedrijf kiezen dat u wilt verwijderen en op de knop ‘Verwijder bedrijf’ klikken. Klik op ‘OK’ om het venster te verlaten. 11.5 Opschonen bedrijf Kies vanuit het hoofdmenu Bedrijven → Opschonen bedrijf. Deze functie kunt u gebruiken om oude orders en facturen tot en met een bepaalde datum te verwijderen uit het bedrijf. Dat is handig als u bijvoorbeeld een nieuw boekjaar opent en het oude boekjaar hiernaar kopieert. U kunt dan in het nieuwe bedrijf alle betaalde facturen verwijderen, zodat u alleen de lopende offertes en niet betaalde facturen overhoudt. Kies een begin- en einddatum door de datum over de huidige datum heen te typen. U kunt ook met het pijltje de kalender openklikken, om een datum te selecteren. Vervolgens kunt u één of meer van de specifieke opties selecteren voor het verwijderen van alle betaalde of openstaande facturen, of alle orders die nog niet zijn gefactureerd. Klik op ‘OK’ en bevestig met ‘Ja’ om het opschonen te starten.

32