Handleiding Nedsoft Kasboek
© 2013, Nedsoft Tel. 0900 20 22 757 Email:
[email protected] Website: http://www.nedsoft.nl 1
Inhoud 1.1 Hartelijk welkom bij Nedsoft Kasboek .......................................................................... 3 1.2 Installatie van het programma ...................................................................................... 3 2. De werking van Kasboek ................................................................................................... 4 2.1 Uw kasboek bijhouden met behulp van een database.................................................. 4 2.2 Kasboek hoofdscherm ................................................................................................. 5 3. Het startscherm ................................................................................................................. 6 3.1 Inloggen....................................................................................................................... 6 3.2 Nieuw bestand aanmaken............................................................................................ 7 3.3 Bestand openen........................................................................................................... 7 4. Basisgegevens.................................................................................................................. 8 4.1 Grootboekrekeningen .................................................................................................. 8 4.2 BTW-tarieven............................................................................................................... 9 4.3 Hoofdrubrieken ............................................................................................................ 9 4.4 Rubrieken ...................................................................................................................10 4.5 Rekeningen.................................................................................................................11 5. Transacties.......................................................................................................................11 5.1 Transactie toevoegen .................................................................................................12 5.2 Kasstuk tussenvoegen................................................................................................13 5.3 Periodieke transacties.................................................................................................13 6. Zoeken en sorteren ..........................................................................................................14 6.1 Sorteren......................................................................................................................14 6.2 Zoeken........................................................................................................................14 7. Rapporten ........................................................................................................................15 7.1 Rapporten afdrukken ..................................................................................................15 7.2 Rapporten filteren .......................................................................................................15 8. Bestand ............................................................................................................................16 8.1 Gebruikers ..................................................................................................................16 8.1.1 Gebruiker toevoegen ............................................................................................16 8.1.2 Gebruiker verwijderen ..........................................................................................17 8.1.3 Eigenschappen gebruiker .....................................................................................17 8.2 Importeren ..................................................................................................................17 8.3 Programma afsluiten...................................................................................................18 9. Info & Update ...................................................................................................................18 9.1 Info..............................................................................................................................18 9.2 Programma-update .....................................................................................................18 10. Nedsoft FAQ & Hulp op afstand......................................................................................19 10.1 Nedsoft FAQ .............................................................................................................19 10.2 Hulp op afstand.........................................................................................................19
2
1. Om te beginnen 1.1 Hartelijk welkom bij Nedsoft Kasboek Het doet ons bijzonder veel genoegen om u als nieuwe gebruiker van Nedsoft Kasboek te mogen verwelkomen. Wij hopen dat u zich snel het programma eigen kunt maken. Deze handleiding zal u daarbij ondersteunen. 1.2 Installatie van het programma Het programma Nedsoft Kasboek installeert u vanaf CD-Rom op uw computer. Dit kan een server zijn of een computer die gedeeld is via het netwerk. In de meeste gevallen zal de installatieprocedure automatisch starten als u de CD-Rom in de CD-Romspeler plaatst. Ga dan verder met punt 4. Begint de installatieprocedure niet vanzelf? Dan kunt u de installatie als volgt starten: 1. Dubbelklik op het pictogram ‘Deze computer’ op uw bureaublad. 2. Dubbelklik vervolgens op het pictogram van uw CD-Romspeler. Dit is meestal station D. 3. Dubbelklik op het bestand Nedsoft-Kasboek-3-IS.exe. 4. Het installatieprogramma wordt voorbereid en vervolgens wordt het welkomstscherm getoond. Klik op ‘Volgende’. 5. Lees de licentievoorwaarden aandachtig door en klik op ‘Ja’ om deze te accepteren. 6. Voer uw gebruikersnaam en bedrijfsnaam in de velden in en klik op de knop ‘Volgende’. 7. Gevraagd wordt, waar u Kasboek wilt installeren. Standaard gebeurt dit op de harde schijf op locatie C:\Program Files\ Nedsoft\ Kasboek. Op 64 bits systemen is de standaard locatie C:/program Files(x86)/Nedsoft/Kasboek. Wilt u het programma op een andere schijf of in een andere directory installeren? Wijzig dan de naam van de schijf en de directory. 8. Klik op de knop ‘Volgende’ om uw keuze te bevestigen. 9. Klik op de knop ‘Volgende’ om uw keuze te bevestigen. 10. Het installatieprogramma zal nu de bestanden uitpakken en naar de juiste mappen kopiëren. Klik op ‘Volgende’ en wacht terwijl de bestanden worden gekopieerd. 11. Als het installatieprogramma klaar is, klikt u op ‘Voltooien‘. 12. Via de Start-knop vindt u onder Programma’s de map Nedsoft, daarin de map Kasboek 3 met daarin het programma Kasboek.
3
2. De werking van Kasboek
2.1 Uw kasboek bijhouden met behulp van een database Kasboek is een programma voor het registreren van uw inkomsten en uitgaven. Het programma werkt met een zogenaamde database. Het is de bedoeling dat u in de database informatie invoert over uw kas. Deze informatie kunt u daarna verder beheren. Administratie In Nedsoft Kasboek kunt u meerdere kasboeken, ofwel administraties, aanmaken en bijhouden. Het gebruik van Kasboek begint dan ook met het aanmaken van een administratie. Dit zal in hoofdstuk 3 aan de orde komen. Basisgegevens Nadat u een nieuwe administratie hebt aangemaakt, kunt u eerst een aantal basisgegevens voor het kasboek opgeven (zie hoofdstuk 4). Zo voert u al uw grootboekrekeningen in waarop u transacties wilt afboeken, de verschillende BTW-tarieven, uw rekeningen, en de hoofd- en subrubrieken om de transacties in onder te brengen. Tip: in kasboek 3 is het niet verplicht om alle gegevens in te voeren. U kunt dus ook transacties maken zonder deze gegevens. Transacties Als de basisgegevens eenmaal bij het programma bekend zijn, kunt u de boekingen van uw inkomsten en uitgaven op zeer eenvoudige wijze gaan registreren (hoofdstuk 5). Bij het invoeren van de transacties kunt u namelijk vooraf ingevoerde basisgegevens eenvoudig oproepen binnen beschikbare uitklapmenu’s. U kunt ook nog op elk moment wijzigingen aanbrengen in uw basisgegevens. Bent u zich er dan wel bewust van, dat dit gevolgen heeft voor de kasstukken die u reeds heeft ingevoerd. Van diverse gegevens in uw database kunt u via het onderdeel Rapporten, rapporten afdrukken of digitaal opslaan(zie hoofdstuk 7).
4
2.2 Kasboek hoofdscherm Onder deze menubalk vindt u bovendien een werkbalk, waarin u veelgebruikte opties in duidelijke knoppen met pictogrammen vindt.
Ieder gegevensbestand in het programma, zoals Grootboekrekeningen, Rubrieken, Transacties enzovoorts, heeft een overzichtsvenster. Hierin worden alle gegevens van het betreffende onderdeel weergegeven. Dit is een weergave van gegevens in een tabel met rijen en kolommen. De diverse overzichten met ingevoerde gegevens zijn bereikbaar via de pictogrammen in het hoofdvenster. Verder kunt u in de diverse vensters van het programma uw gegevens eenvoudig invoeren. In de invoervelden bent u vrij om de tekst in te typen, zoals u dat wilt. U klikt met de muis in een invoerveld, voordat u met typen begint. U kunt overigens ook met de TAB-toets van uw toetsenbord naar een volgend invoerveld gaan. Een aantal velden zal automatisch voor u worden ingevuld aan de hand van de door u eerder ingevoerde basisgegevens. In plaats van invoervelden zijn er in veel gevallen handige uitklapmenu’s, waarin u eerder ingevoerde gegevens terugvindt en eenvoudig kunt selecteren. Deze zijn te herkennen aan het pijltje waarmee u het menu kunt openklikken.
5
3. Het startscherm Als u Kasboek opstart, verschijnt altijd het startscherm van waaruit u kunt inloggen en vervolgens een bestaande administratie kunt openen of een nieuwe kunt aanmaken. Nedsoft Kasboek biedt namelijk de mogelijkheid om meerdere kasboeken ofwel administraties aan te maken en bij te houden. Afhankelijk van de gebruiker die inlogt, zijn bepaalde administraties toegankelijk. Dit wordt geregeld in de gebruikersrechten (zie 8.1). 3.1 Inloggen Als u Kasboek opstart, wordt het startscherm getoond.
U dient eerst in te loggen als bekende gebruiker van het systeem. Als er nog geen gebruikers zijn aangemaakt (zie 8.1), kunt u inloggen als ‘administrator’, de beheerder van het systeem. U kunt door op het blauwe informatie icoon te klikken de login informatie tonen.
1. Kies als gebruikersnaam voor : admin 2. Typ het juiste wachtwoord in. In eerste instantie is het wachtwoord voor de administrator admin. U kunt het desgewenst wijzigen in de instellingen (zie 8.1). Alleen de administrator kan een nieuwe administratie aanmaken. Iedere andere gebruiker kan alleen bestaande administraties openen.
6
3.2 Nieuw bestand aanmaken Om een bestaande administratie te openen, gaat u als volgt te werk: 1. Kies in het startscherm als gebruikersnaam ‘admin’ (alleen een administrator mag een nieuwe administratie aanmaken). 2. Typ het juiste wachtwoord in. In eerste instantie is het wachtwoord voor de administrator ‘admin’. U kunt het desgewenst wijzigen in de instellingen (zie 8.1). 3. Selecteer de optie ‘Nieuw bestand aanmaken’. 4. Geef een omschrijving voor de nieuwe administratie. 5. Geef een bestandsnaam voor het database-bestand van deze administratie. U kunt een naam intypen, zonder extensie; de juiste extensie wordt door het programma zelf erachter geplaatst. 6. Vervolgens kunt u ook de locatie van de andere administratie kiezen. 7. Klik op ‘OK’. 3.3 Bestand openen Om een bestaande administratie te openen, gaat u als volgt te werk: 1. Typ in het startscherm de gewenste gebruikersaccount. 2. Voer het wachtwoord in. 3. Selecteer de optie ‘Bestaand bestand openen’. 4: Als normale gebruiker heeft u slechts toegang tot een enkel bestand. Deze toegang moet door de admin verleent zijn, het is ook mogelijk om een gebruiker toegang tot meerdere bestanden te geven. U kunt kiezen welk bestand u wilt openen door op het pijltje te klikken. Selecteer dan het gewenste bestand en klik op ‘Openen’.
7
4. Basisgegevens Het menu Basisgegevens bestaat uit verschillende onderdelen. Het betreft de basisgegevens van uw kasboek: uw grootboekrekeningen, de relevante BTW-tarieven, rekeningen,rapporten, hoofdrubrieken en (sub)rubrieken voor uw transacties. Deze onderdelen vindt u terug op de knoppen in het hoofdvenster. U dient te beginnen met het invoeren van de basisgegevens, voordat u transacties gaat invoeren. Door de basisgegevens vooraf eenmalig in te voeren, kunt u ze daarna bij het invoeren van transacties namelijk oproepen binnen de beschikbare menu’s.
4.1 Grootboekrekeningen Als basisgegevens voor uw kasboek voert u onder andere de grootboekrekeningen in, waar u alle contante inkomsten en uitgaven op afboekt. Zo heeft u bijvoorbeeld een grootboekrekening ‘Autokosten’, een grootboekrekening ‘Kantoorkosten’, etc. U kunt met uw boekhouder overleggen welke grootboekrekeningen voor de kas binnen uw bedrijf relevant zijn.
Kies in het menu de optie Grootboek.
Vanuit dit overzicht kunt u grootboekrekeningen toevoegen, wijzigen of verwijderen. 4.1.1 Grootboekrekening toevoegen Het toevoegen van een grootboekrekening gaat als volgt: 1. Kies in het menu voor de optie Grootboekrekeningen 2. Klik op de knop ‘Toevoegen’. Vervolgens verschijnt het venster voor het toevoegen van een grootboekrekening. 3. Voer in de invoervelden alle belangrijke informatie over de grootboekrekening in: Grootboekrekening: een uniek nummer voor deze grootboekrekening (meestal 4cijferig; raadpleeg uw boekhouder). Omschrijving: een korte omschrijving voor de grootboekrekening, bijvoorbeeld ‘Autokosten’ 4. Klik, nadat u de grootboekgegevens heeft ingevoerd, op ‘OK’. U kunt de grootboek rekening altijd bekijken in het grootboek overzicht. 4.1.2 Grootboekrekening wijzigen Nadat u een grootboekrekening heeft ingevoerd in het systeem, kunt u de gegevens over deze grootboekrekening op elk gewenst moment wijzigen. Dit doet u als volgt: 1. Kies in het hoofdmenu voor de optie Grootboekrekeningen. Selecteer in het overzicht de grootboekrekening waarvan u de gegevens wilt wijzigen. 2. Klik op de knop ‘Wijzigen’. U kunt ook dubbelklikken op de betreffende grootboekrekening. 3. Wijzig de informatie in één of meer invoervelden. 4. Klik op ‘OK’. 8
4.1.3 Grootboekrekening verwijderen 1. Kies in het hoofdmenu voor de optie Grootboekrekeningen. Selecteer in het overzicht de grootboekrekening die u wilt verwijderen. 2. Klik op de knop ‘Verwijderen’. Vervolgens verschijnt een dialoogvenster met de vraag of u zeker weet dat u het record wilt verwijderen. 3. Klik op ‘Ja’, als u deze grootboekrekening met al haar gegevens zeker wilt verwijderen. 4.2 BTW-tarieven Het onderdeel BTW-tarieven is voor de BTW-percentages die van toepassing zijn op uw inkomsten en uitgaven.
Kies in het hoofdmenu voor de optie BTW-tarieven.
Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van BTW-tarieven gaat op dezelfde wijze als deze handelingen in het onderdeel Grootboekrekeningen (zie 4.1.1, 4.1.2 en 4.1.3). U kunt voor BTW-tarieven de volgende informatie invoeren: Code: de unieke code die u aan dit tarief meegeeft, bijvoorbeeld H voor Hoogtarief. Omschrijving: een korte omschrijving van het tarief, bijvoorbeeld Hoog. Percentage: het geldende BTW-percentage. Grootboekrekening betaald: grootboekrekening voor betaalde BTW over uw uitgaven. U kunt de gewenste grootboekrekening selecteren uit het menu. Grootboekrekening ontvangen: grootboekrekening voor te betalen BTW over uw inkomsten. U kunt de gewenste grootboekrekening selecteren uit het menu. 4.3 Hoofdrubrieken Nedsoft Kasboek biedt u de mogelijkheid uw transacties te categoriseren. Daartoe kunt u hoofdrubrieken en (sub)rubrieken aanmaken, om vervolgens transacties aan te koppelen. De hoofdrubrieken zijn de overkoepelende categorieën; een hoofdrubriek kan bijvoorbeeld ‘Reiskosten’ zijn, ‘Inkomsten’ of ‘Uitgaven’.
Kies in het menu voor de optie Hoofdrubrieken.
Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van hoofdrubrieken gaat op dezelfde wijze als deze handelingen in het onderdeel Grootboekrekeningen (zie 4.1.1, 4.1.2 en 4.1.3). U kunt voor een hoofdrubriek de volgende informatie invoeren: Code: de unieke code die u aan deze hoofdrubriek meegeeft. Omschrijving: een korte omschrijving van de rubriek.
9
4.4 Rubrieken Behalve hoofdrubrieken kunt u ook (sub)rubrieken aanmaken. De rubrieken zijn een verdere onderverdeling van de hoofdrubrieken waar ze onder vallen. Transacties van eenzelfde soort kunt u koppelen aan een bepaalde rubriek.
Kies in het hoofdmenu voor de optie Rubrieken.
Aan een rubriek geeft u een grootboekrekening, BTW-tarief en standaard transactieomschrijving mee. Als u bij het invoeren van een transactie dan de rubriek selecteert, worden die gegevens direct automatisch overgenomen. Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van rubrieken gaat op dezelfde wijze als deze handelingen in het onderdeel Grootboekrekeningen (zie 4.1.1, 4.1.2 en 4.1.3). U kunt voor rubrieken de volgende informatie invoeren: Code: de unieke code die u aan deze rubriek meegeeft. Omschrijving: een korte omschrijving van de rubriek. Hoofdrubriek: de hoofdrubriek, waaronder deze rubriek valt. U kunt een vooraf ingevoerde hoofdrubriek eenvoudig selecteren uit het keuzemenu. BTW-tarief: het BTW-tarief dat standaard op een transactie in deze rubriek van toepassing zal zijn. U kunt een eerder ingevoerd tarief selecteren uit het keuzemenu. Grootboekrekening: de grootboekrekening waarop deze post moet worden geboekt. Rekening: U kunt hier uw rekening invullen, hoe u een rekening aanmaakt leest u in de volgende stap (4.5 rekeningen). Transactieomschrijving: Als u dat wilt, kunt u een standaard omschrijving opnemen voor transacties in deze rubriek. Die omschrijving is bij een bepaalde boeking altijd handmatig aan te passen. U kunt er ook voor kiezen de standaard omschrijving hier niet in te voeren, maar steeds pas bij het daadwerkelijk doorvoeren van een transactie.
10
4.5 Rekeningen U kunt al uw rekeningen apart invoeren.
Kies in het hoofdmenu voor de optie Rekeningen.
Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van rekeningen gaat op dezelfde wijze als deze handelingen in het onderdeel Grootboekrekeningen (zie 4.1.1, 4.1.2 en 4.1.3). U kunt voor rekeningen de volgende informatie invoeren:
Rekeningnummer: het rekeningnummer van deze rekening. Als het een kas betreft, kunt u het veld Rekeningnummer leeg laten. Beginbalans: het beginsaldo van de rekening op de datum van invoer Minimumbalans: het gewenste minimumsaldo (het bedrag waaronder u geen transacties wilt toelaten)
5. Transacties De functie Transacties vormt het hart van Nedsoft Kasboek. Dit is uw werkelijke kasboek, waarin u al uw contante inkomsten en uitgaven vastlegt. Heeft u de basisgegevens reeds ingevoerd? Dan kunt u nu de transacties gaan invoeren. Kies in het hoofdmenu voor de optie Transacties. U komt dan terecht bij het overzicht van waaruit u alle inkomsten en uitgaven kunt boeken.
11
5.1 Transactie toevoegen Het toevoegen van een Transactie gaat als volgt: 1. Kies in het hoofdmenu voor de optie Transacties 2. Klik op de knop ‘Voeg Toe. Vervolgens verschijnt het venster Transactie Toevoegen. 3. Boven in het venster verschijnt automatisch het volgnummer voor deze transactie (kasstuknummer). U kunt het kasstuknummer voor de betreffende transactie niet wijzigen. Als u later nog een kasstuk tussen twee andere kasstukken wilt voegen, kan dit ook (zie 5.2). De kasstuknummers worden dan automatisch hernummerd voor u. 4. Voer in de invoervelden alle belangrijke informatie over de transactie in: Boekstuknummer: naast het kasstuknummer dat automatisch wordt toegewezen, kunt u zelf een boekstuknummer toekennen aan de transactie. Dit nummer zal nooit automatisch worden gewijzigd; alleen u zelf kunt het desgewenst wijzigen. U kunt cijfers en letters invoeren, zodat u een voor u herkenbare code kunt invoeren voor dit kasstuk (max. 5 karakters). Datum: de datum waarop de transactie heeft plaatsgevonden. Standaard wordt de datum zoals deze in Windows is ingesteld, overgenomen. Als u klikt op het pijltje kunt u desgewenst een datum selecteren in de kalender. U kunt ook over de datuminvoer heen typen. Rubriek: u kunt een vooraf ingevoerde rubriek eenvoudig selecteren uit het keuzemenu. Omschrijving: als bij de rubriek een standaard omschrijving is meegegeven voor transacties in die rubriek, verschijnt deze hier automatisch. U kunt die omschrijving hier echter ook handmatig invoeren of nog aanpassen. Bedrag (incl. BTW): het gehele transactiebedrag in euro’s. BTW-tarief: het BTW-tarief, behorend bij de geselecteerde rubriek, wordt automatisch ingevuld. BTW-bedrag: op basis van het bij deze transactie behorende BTW-percentage wordt het BTW-bedrag automatisch berekend en ingevuld. Grootboekrekening: de grootboekrekening wordt automatisch ingevuld op basis van de gekozen rubriek. Rekening: de rekening waarop de transactie moet worden geboekt. Inkomsten/uitgaven: u kunt selecteren of de transactie een inkomsten- of uitgavenpost betreft. 5. Klik, nadat u alle gegevens voor deze transactie hebt ingevoerd, op ‘OK’. U ziet nu de zojuist ingevoerde transactie in het Overzicht Transacties terug. Tip: Gebruik kasstuknummer 1 om het beginsaldo van uw kas in te voeren. Het wijzigen en verwijderen van transacties gaat op dezelfde wijze als deze handelingen in het onderdeel Grootboekrekeningen (zie 4.1.2 en 4.1.3).
12
5.2 Kasstuk tussenvoegen Het kan voorkomen, dat u een bepaalde transactie bent vergeten in te voeren en dat u deze later tussen twee reeds ingevoerde kasstukken wilt plaatsen. Dit kunt u in Kasboek zeer eenvoudig doen met de functie Tussenvoegen. 1. Selecteer op het tabblad Transacties de transactie boven welke u een kasstuk wilt invoegen. (Als u bijvoorbeeld tussen kasstuk 1 en 2 een transactie wilt invoegen, selecteer dan transactie 2.) 2. Klik op de knop ‘Tussenvoegen’. Het venster Transactiegegevens verschijnt. 3. Voer de betreffende gegevens voor de transactie in (zie 5.1). 4. Klik op ‘OK’, om het venster te verlaten. De transactie is opgenomen in het overzicht van transacties op de juiste plaats. De kasstukken zijn automatisch hernummerd. 5.3 Periodieke transacties Als u steeds terugkerende transacties boekt, is het handig om de functie Periodieke transacties te gebruiken. 1. Kies in het menu voor de optie Periodieke transacties. Voer de transactiegegevens in, zoals u dat zou doen bij een ‘reguliere’ transactie (zie 5.1). 2. Voer de gegevens voor de periode in: a. Selecteer een begindatum voor de periodieke transactie. b. Selecteer een einddatum, of geef aan na hoeveel keer de transactie op te nemen, deze periodieke transactie moet eindigen. c. Selecteer de gewenste frequentie van de periodieke transactie. 3. Klik op ‘OK’. Het wijzigen en verwijderen van periodieke transacties gaat op dezelfde wijze als deze handelingen in het onderdeel Grootboekrekeningen (zie 4.1.2 en 4.1.3).
5.4. Rekenmachine Bij de overzichten van transacties & periodieke transacties heeft u de mogelijkheid om gebruik te maken van een rekenmachine. Deze vind u in het scherm als u een transactie of periodieke transactie wilt toevoegen. U kunt de rekenmachine openen door op het icoon te klikken.
13
6. Zoeken en sorteren Om ervoor te zorgen dat u binnen de overzichten de gegevens kunt vinden die u zoekt, zijn in de diverse onderdelen van het programma een aantal zoekmogelijkheden ingebouwd. 6.1 Sorteren U kunt de overzichten sorteren op een bepaalde kolom. U gebruikt daarvoor het uitklapmenu, dat u in de overzichten aantreft. 1. Klik het uitklapmenu Sorteer open door op het pijltje te klikken. 2. Kies vervolgens een van de beschikbare kolommen uit het menu voor de gewenste sortering. Het overzicht wordt direct op die kolom gesorteerd. Als u bijvoorbeeld oplopend of aflopend met datum wilt sorteren veranderen de pijltjes van richting.
6.2 Zoeken Ieder overzicht bevat een invoerveld om gegevens te zoeken. U kunt met dit invoerveld altijd zoeken naar gegevens in de kolom, waarop het overzicht is gesorteerd. U kunt een of meerdere letters of cijfers invoeren van bepaalde items, die u zoekt. Met andere woorden, het record, dat voldoet aan uw invoer wordt automatisch geselecteerd. Het gaat als volgt: 1. Kies eerst het gewenste zoekcriterium, door daarop te sorteren met behulp van het uitklapmenu (zie 6.1). Sorteer bijvoorbeeld het overzicht Transacties op de kolom Omschrijving als u op een bepaalde transactieomschrijving wilt zoeken. 2. Typ in het invoerveld Zoeken de gewenste zoekterm. U hoeft niet noodzakelijkerwijs de hele term in te voeren; u kunt ook het eerste deel van een woord invoeren. 3. Druk nu op de ‘Enter’-toets van uw toetsenbord. Als de zoekwaarde overeenkomt met een waarde in de gesorteerde kolom voor een van de ingevoerde records, dan wordt het betreffende record geselecteerd U kunt het zoekveld herkennen aan het vergrootglas.
14
7. Rapporten In Kasboek vindt u diverse rapporten van uw gegevens, om af te drukken. 7.1 Rapporten afdrukken U kunt via de menubalk op ‘’Rapporten’’ klikken en het gewenste rapport selecteren. Als u direct een rapport wilt hebben kunt u meteen op afdrukken klikken. U krijgt dan een rapport met het totaaloverzicht van het gekozen rapport. U kunt in het afdrukoverzicht op de print knop klikken om het rapport af te drukken. Hier kunt u uw printer selecteren waar op u het wilt afdrukken. U kunt de print knop herkennen aan dit icoon. Ook heeft u de mogelijkheid om het bestand opslaan als digitaal document. Dit is ideaal voor als u een rapport wilt sturen via de e-mail of als u het digitaal wilt opslaan i.p.v. op papier. U kunt het bestand opslaan als digitaal document door op het volgende icoon te klikken. Hierna kunt u het rapport sluiten om dit scherm te verlaten.
7.2 Rapporten filteren In Kasboek heeft u de mogelijkheid om rapporten te filteren. Als u bijvoorbeeld meerdere rekeningen of rubrieken heeft kunt u kiezen van welke u een rapport wilt afdrukken. Als voorbeeld word er hier beschreven hoe u een rapport kan filteren voor een enkele rekening. U kiest rapportenrapport rekening. In het scherm aan de linkerkant klapt u de map KB uit, en kunt u een filter kiezen.
In dit geval word de filter ‘’Rekeningnummer’’ gebruikt. U verandert aan de rechterkant de optie ‘’Negeer’’’’Op’’ In het tekstveld eronder vult u (in dit geval) het rekeningnummer in. Als u rekeningnummer bijvoorbeeld 123123 is dan vult u dit in en dan klikt u op Filter. Als u hierna op afdrukken klikt krijgt u een afdrukvoorbeeld van alleen de gekozen rekening.
15
8. Bestand Het menuonderdeel Bestand bevat een aantal verschillende opties. De functies worden hieronder besproken. 8.1 Gebruikers De functies met betrekking tot het beheer van gebruikers zijn alleen toegankelijk als u bent ingelogd als Administrator. 8.1.1 Gebruiker toevoegen 1. 2. 3. 4.
Zorg dat u in het programma bent aangemeld als ‘Administrator’ (zie 3.1). Kies in het menu Bestand de optie Gebruikersbeheer. Klik op ‘Voeg Toe’ om een gebruiker toe te voegen. U krijgt nu een scherm waar u de gewenste gebruiker kan kiezen. U kunt in het vak (wachtwoord)/(Wachtwoord nogmaals) een wachtwoord kiezen voor deze gebruiker. 5. Selecteer de gewenste database voor de gebruiker. 6. Bepaal de rechten die u wilt toekennen aan deze gebruiker, d.w.z. de databases waar de gebruiker toegang toe mag hebben. 7. Klik op ‘OK’ om het venster voor gebruikers te verlaten.
Het is in dit scherm ook mogelijk om een gebruiker te selecteren en het wachtwoord hiervan aan te passen.
16
8.1.2 Gebruiker verwijderen 1. Zorg dat u in het programma bent aangemeld als ‘Administrator’ (zie 3.1). 2. Kies in het menu Bestand de optie Gebruikersbeheer. 3. Naast gebruiker klikt u op het pijltje, dan selecteert u de gebruiker die u wenst te verwijderen. 4. Klik op ‘Verwijder’. 5. Klik op ‘Ja’ om het verwijderen te bevestigen. 8.1.3 Eigenschappen gebruiker 1. 2. 3. 4. 5.
Zorg dat u in het programma bent aangemeld als ‘Administrator’ (zie 3.1). Kies in het menu Bestand de optie Gebruikers. Selecteer de gebruiker waarvan u de eigenschappen wilt opvragen en/of aanpassen. Als u de gebruiker heeft geselecteerd krijgt u gelijk zijn eigenschappen te zien. Wijzig naar wens één of meer gegevens. U kunt rechten toevoegen of verwijderen Door op het pijltje te klikken naast ‘rechten’. 6. Klik op ‘OK’.
8.2 Importeren U heeft in deze versie van Kasboek verschillende importeer mogelijkheden. Het is mogelijk om te importeren van Kasboek versie 1 en kasboek versie 2. Tip: u kunt in uw kasboek altijd zien welke versie u heeft door te kijken bij helpinfo. Om te importeren uit kasboek versie 1 volgt u de volgende stappen. 1. Kies in het menu Bestandkasboek 2001 importeren. 2. Vervolgens krijgt u een scherm voor u waar u het pad van de database moet selecteren. Standaard is dit C:/program files/nedsoft/kasboek2001/10 3. Als u het pad heeft geselecteerd klikt u op ok en vervolgens op start importeren. Er zal nu een laad balk in beeld komen, u moet wachten tot deze is voltooid. 4. Hierna moet het programma opnieuw opgestart worden.
Om te importeren uit kasboek versie 2 volgt u de volgende stappen. 1. Kies in het menu Bestandimporteren kasboek 2002 en nieuwer. Hierna krijgt u een scherm voor u, eerst selecteert u het bestand waaruit u wilt importeren.(Dit moet een MDB bestand zijn) 2. Als u het bestand heeft geselecteerd vinkt u de gewenste criteria aan. Hierna drukt u op OK.
17
8.3 Programma afsluiten Met de optie BestandAfsluiten verlaat u het programma. 1. Kies in het menu Bestand voor de optie Afsluiten. 2. U krijgt eerst nog een waarschuwing of u zeker weet dat u het programma wilt afsluiten. Klik op ‘Ja’. Alle wijzigingen die u hebt doorgevoerd in deze sessie van Nedsoft Kasboek worden automatisch bewaard. De volgende keer dat u Kasboek opent, kunt u dus gewoon verder.
9. Info & Update U kunt in het programma altijd kijken welke versie van kasboek u heeft. Ook kunt u uitgebrachte updates downloaden en installeren. 9.1 Info Kies in het menu Help de optie Info. Hier vindt u de copyright-informatie en informatie over de versie van Kasboek die is geïnstalleerd op uw computer. 9.2 Programma-update U kunt steeds over de laatste versie van Kasboek beschikken, door gebruik te maken van de functie Programma-update. Het update-programma zal zelf controleren of een update beschikbaar is voor u.
1. Kies in het menu Help de optie update. 2. Als u op de knop ‘’Get available updates’’ klikt zoekt het programma naar beschikbare updates. 3. Als er updates beschikbaar zijn kunt u de gewenste updates aanvinken en downloaden. 4. De voortgang van het downloaden wordt in beeld getoond. 5. Klik op ‘OK’ als het downloaden is voltooid. 6. Als u Kasboek opnieuw opstart, werkt u met de recentste, gedownloade versie.
18
10. Nedsoft FAQ & Hulp op afstand U kunt een FAQ op onze website raadplegen voor veel gestelde vragen. Indien u contact opneemt met de helpdesk kunt u verbinding via afstand maken met de ingevoegde hulp op afstand functie
10.1 Nedsoft FAQ In deze versie van Kasboek zit een verwijzing naar een FAQ (veel gestelde vragen) op onze website. U kunt deze vinden via de startknopnedsoft kasboek 3FAQ Als u dit aanklikt word u automatisch verwezen naar onze website, op deze pagina staan veel gestelde vragen over Kasboek.
10.2 Hulp op afstand Werkt er iets niet, of heeft u hulp nodig met het instellen van uw Kasboek programma? Als u telefonisch contact opneemt met de helpdesk dan kunt u deze functie gebruiken. U vind in het menu via helphulp op afstand een menu met een ID en een Password. Deze moet u doorgeven aan de helpdesk medewerken indien hier om word gevraagd. Door middel van dit is het mogelijk om uw PC op afstand te bedienen en u zo te assisteren.
19
