2012 ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN PENGENDALIAN INTERNAL PENJUALAN PERUSAHAAN JASA (PT

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN PENGENDALIAN INTERNAL PENJUALAN PERUSAHAAN JASA (PT. GC) Albertus Karjono Andi Nugroho Institut Bisnis Nusantara Jl. D.I. Panjaitan Kav. 24 Jakarta 13340 Telp. (021) 856.4932 ABSTRACT Delivery of goods is currently a very important role in the mobility of goods. The scope of delivery of the expanded freight has made a promising business opportunity. PT. GC are submission services company serving the entire shipment to Indonesia. Sales are more and more demanding companies to exercise control over the sales cycle. The purpose of this study was to determine the company's sales cycle and implemented internal controls used in the company. Theoretical basis as outlined in the writing of this paper are theories associated with the sales cycle and internal controls that have a relationship with the sales cycle. Discussion obtained from this research is the application of systems of the company's sales is a system of cash sales, credit and pay purposes. While the implemented controls are common control that includes control organizational structure, control system operation and control of data management. Application control consists of the control inputs and control outputs. From these discussions, the company should use the application as a means of control aging accounts receivable customer, we recommend using an external hard drive or the like as a means of data storage backup and recovery, and the use of automatic numbered documents to be easily in the search data, and its use. Key Word: controllership, accounting system, computer accounting PENDAHULUAN Latar Belakang Sistem informasi komputer sudah merupakan sebuah keharusan dalam perusahaan untuk menjalankan operasional bisnisnya. Dalam perkembangannya, sistem komputerisasi itu menjadikan aktivitas operasional yang awalnya manual berubah menjadi komputerisasi secara otomatis sehingga memudahkan tenaga kerja perusahaan melakukan setiap pekerjaannya masing–masing. Komputerisasi ini juga membuat penyimpanan data bukan lagi berupa kertas ataupun dokumen, tetapi menjadi sebuah file yang bisa disimpan dalam memori komputer dengan batasan yang semakin besar. Data yang dihasilkan pun semakin akurat dibandingkan dengan sistem secara manual. Penerapan sistem komputerisasi ini juga mempunyai andil dalam percepatan proses siklus penjualan sebuah perusahaan. Pencatatan penjualan secara manual Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 16

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 telah berubah secara komputerisasi. Namun, adanya keuntungan ini dibarengi pula dengan adanya kendala dan resiko yang timbul dari sistem ini. Maka dari itu diperlukan sebuah pengendalian internal yang mendukung sistem informasi komputerisasi. Pengendalian internal yang baik akan menjadikan sistem informasi komputerisasi ini lebih akurat dalam penyajian data sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen dan kecurangan operasional perusahaan dapat ditekan. Bagian penjualan merupakan urat nadi perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. Pengendalian internal pada sektor penjualan sangat diperlukan mengingat proses ini tidak hanya melibatkan intern perusahaan tetapi juga eksternal perusahaan, terutama customer. Untuk mengetahui efektifitas pengendalian internal pada sektor penjualan maka diperlukan sebuah kelayakan pengendalian. PT. GC merupakan perusahaan yang bergerak di bidang forwarding dan jasa pengiriman barang selama lebih kurang 8 tahun. Penjualan perusahaan ini sebagian besar masih berupa piutang. Adanya pengendalian internal dalam siklus penjualan perusahaan sangat diperlukan agar setiap penjualan yang terjadi dapat dikendalikan untuk mendapatkan laba yang diinginkan perusahaan. Penelitian ini ditujukan membahas lebih dalam mengenai Analisis Penerapan Sistem Informasi Atas Pengendalian Internal Siklus Penjualan Perusahaan Jasa PT GC periode Juni sampai dengan Desember 2012 yang meliputi: pengendalian internal untuk siklus penjualan, pengendalian umum terdiri dari struktur organisasi, hak akses, dan kebijakan password, pengendalian aplikasi hanya meliputi pengendalian input dan output data saja. Rumusan Masalah Rumusan masalah dan pokok permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah : bagaimanakah siklus penjualan yang diterapkan PT. GC? dan bagaimanakah sistem informasi atas pengendalian internal siklus penjualan yang dilakukan PT. GC? Tujuan Penelitian Kegiatan penelitian ini diharapkan dapat digunakan untuk perbaikan proses penjualan PT. GC, yakni untuk mengetahui siklus penjualan yang diterapkan oleh Perusahaan dan untuk mengetahui sistem informasi atas pengendalian internal atas siklus penjualan. LANDASAN TEORI Sebuah sistem merupakan sekelompok dua atau lebih komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan yang sama(common purpose). Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.(James A.Hall,2001). Data adalah fakta, yang dapat atau tidak dapat diproses (disunting, dirangkum, atau diperbaiki) dan tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data ini dikumpulkan, disimpan, dan diproses dengan sistem informasi. Data dapat berupa file atau dokumen dalam bentuk kertas. Sedangkan informasi menyebabkan pemakai melakukan suatu tindakan yang dapat dilakukan atau tidak dilakukan. Infromasi sering kali didefinisikan sebagai data yang diproses Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 17

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 (James A.Hall, 2001). Informasi dapat disajikan dalam bentuk print out maupun softcopy untuk ditampilakan di komputer. Tanpa memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki karakteristik : relevan, tepat waktu, akurat, lengkap, dapat dipahami. Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. Sistem informasi akuntansi mewujudkan perubahan ini apakah secara manual atau terkomputerisasi (George H.Bodnar, 2000). Sistem informasi akuntansi terdiri atas tiga sub sistem utama, yaitu : 1. Sistem pemrosesan transaksi muncul secara berkala, merupakan pusat seluruh fungsi sistem informasi dengan: mengkonversi peristiwa ekonomi ke transaksi keuangan, mencatat transaksi keuangan dalam record akuntansi, mendistribusikan informasi keuangan yang utama ke personel operasi untuk mendukung kegiatan operasi harian mereka. 2. Sistem pelaporan keuangan mengukur dan melaporkan status sumber daya keuangan dan perubahan dalam sumber daya – sumber daya yang dimiliki perusahaan. Sistem pelaporan keuangan mengkomunikasikan informasi ini terutama kepada pemakai eksternal. 3. Sistem pelaporan manajemen menyediakan informasi keuangan internal yang diperlukan untuk memanajemen sebuah bisnis. Laporan – laporan yang biasa disajikan oleh Sistem Pelaporan Manajemen meliputi anggaran, laporan varian, analisis biaya-volume-laba, dan laporan–laporan yang menggunakan data biaya lancar. Sistem Informasi Akuntansi juga merupakan sebuah kumpulan dari aktivitas yang berkaitan dengan siklus–siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tiap perusahaan memiliki karakteristik yang berbeda dalam proses bisnis mereka, secara umum siklus aktivitas bisnis ini dikelompokan menjadi empat siklus : siklus penjualan, siklus pengeluaran, siklus produksi, siklus keuangan. Pengendalian merupakan hal yang sangat penting demi kesuksesan perusahaan untuk menjamin bahwa tujuan perusahaan dapat tercapai. Pengendalian internal diartikan sebagai sistem, struktur, atau proses yang dijalankan oleh dewan direksi perusahaan, manajemen, dan personel lainnya, yang dimaksudkan untuk menyediakan jaminan tentang pencapaian tujuan pengendalian melalui pengelompokan keefektifan dan efisiensi operasi, reliabilitas pelaporan keuangan, kesesuaian dengan hukum dan peraturan (M.Fakhri Husein,2004). Pengendalian internal terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum adalah pengendalian yang meliputi seluruh aktivitas sistem informasi akuntansi perusahaan dan sumberdayanya. Sedangkan, pengendalian aplikasi adalah pengendalian yang berhubungan dengan pemrosesan transaksi–transaksi akuntansi. Pengendalian umum untuk sistem pemrosesan informasi secara komputerisasi, tediri atas beberapa komponen pengendalian, yaitu: Pengendalian Struktur Organisasi; Keamanan dan Kontrol Pusat Komputer; Pengendalian Sistem Operasi; Pengendalian Komputer Personal; Pengendalian Manajemen Data; Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 18

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 Pengendalian Pengembangan Sistem; Pengendalian Pemeliharaan Sistem; Pengendalian Pertukaran Data Elektronik; Pengendalian Internet dan Intranet Untuk penelitian ini, pengendalian umum yang dibahas adalah pengendalian struktur organisasi, pengendalian sistem operasi, dan pengendalian manajemen data. 1. Struktur organisasi didefinisikan sebagai pola otoritas dan tanggung jawab yang terdapat dalam perusahaan. Bagan organisasi menunjukkan pola komunikasi dalam organisasi (George H.Bodnar,2000). Pengendalian organisasi meliputi usaha untuk membentuk independensi organisasi dalam struktur organisasi, yaitu dengan memisahkan beberapa fungsi sehingga masing–masing dapat saling cross-check (M.Fakhri Husein,2004). 2. Sistem operasi adalah program kontrol yang dimiliki sebuah aplikasi komputer yang memungkinkan sebuah aplikasi dapat diakses dan digunakan secara bersama-sama (James A.Hall, 2011). Hal yang perlu diperhatikan dalam pengendalian sistem operasi adalah sebagai berikut : a. Keamanan Sistem Operasi melibatkan kebijakan, prosedur, dan kontrol yang menentukan siapa saja yang dapat mengakses sistem operasi, batasan penggunaan dan tindakan terhadap sistem operasi tersebut. Komponen–komponen security tersebut antara lain : prosedur log on formal, access token, access control list. b. Teknik Pengendalian Sistem Operasi. Teknik pengendalian sistem operasi ini terdiri dari dua pengendalian, yaitu : Controlling Access Privileges, Password Control, Pengendalian Manajemen(James A. Hall, 2011). Pengendalian aplikasi adalah pengendalian dalam sistem pemrosesan transaksi yang bertujuan untuk menjamin bahwa seluruh transaksi telah diotorisasi, dicatat, secara akurat, diklarifikasi, diproses, dan dilaporkan. Pengendalian ini digolongkan atas Pengendalian Input, Pengendalian Pemrosesan, dan Pengendalian Output (M.Fakhri Husein, 2004). Pengendalian input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan dalam tahap masukan pengolahan data. Jika media yang dipakai untuk pengolahan data adalah komputer, maka tahap masukan mencakup konversi data transaksi ke dalam format yang terbaca oleh mesin. Yang termasuk dalam pengendalian input dalam pembahasan ini adalah Pengendalian Sumber Dokumen Pengendalian Data Coding, dan Pengendalian Validasi. Pengendalian sumber dokumen adalah dokumen sumber yang pertama kali digunakan untuk mencatat transaksi yang terjadi. Tujuan dilakukannya pengendalian atas sumber dokumen adalah untuk mengurangi kecenderungan kesalahan pencatatan data dan memudahkan pencatatan data pada dokumen sumber (Weber, 1999). Syarat yang harus dipenuhi untuk memenuhi tujuan tersebut adalah : 1. Dokumen sumber tersebut harus tercetak bernomor urut secara otomatis dengan tujuan untuk mengurangi kecurangan adanya transaksi fiktif dan memudahkan dalam pencarian. 2. Informasi yang tetap langsung tertera dalam dokumen sumber yang bertujuan untuk memudahkan pengguna cepat dan mudah mengisi informasi transaksi. 3. Dokumen tersebut memiliki judul, catatan dan instruksi dokumen. 4. Terdapat kata–kata yang menggunakan huruf yang berbeda untuk memperjelas bagian terpenting dalam dokumen tersebut. Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 19

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 5. Memiliki urutan pengisian informasi transaksi. 6. Dokumen sumber menunjukkan perbedaan pada kolom-kolom atau baris yang harus diisi oleh pengguna. a. Pengendalian Data Coding Desain kode yang kurang baik akan mempengaruhi proses masukan yang dapat diidentifikasi dari adanya kesalahan proses input data dan proses data yang tidak efisien. Hal ini mengakibatkan kurangnya integritas data, kefektifan, dan efisiensi sehingga perlu dilakukan evaluasi kembali sistem pengkodean tersebut. Adapun faktor–faktor yang dapat mempengaruhi coding errors adalah sebagai berikut (Webber, 1999): panjang dari kode. gabungan huruf dan angka, gabungan uppercase/lowercase fonts b. Pengendalian Validasi. Data yang diajukan sebagai input ke dalam sebuah sistem aplikasi harus divalidasi sesegera mungkin setelah data ditangkap dan sedekat mungkin pada sumbernya (Weber, 1999). Dalam pengendalian ini terdapat tiga level input validation controls yaitu: field interrogation. record interrogation, file interrogation (James A.Hall, 2011). Pengendalian Output dirancang untuk memeriksa apakah input dan processing berpengaruh pada output secara absah dan apakah output telah didistribusikan secara memadai (George H.Bodnar, 2000). Adapun tujuan dari pengendalian output adalah : Memastikan bahwa hasil dari sistem tidak hilang, Memastikan bahwa hasil dari sistem tidak disalahsajikan, memastikan bahwa hasil dari sistem tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berwenang. Pengendalian Output meliputi hal sebagai berikut (James A.Hall, 2011) : a. Print Program. Print program merupakan sistem yang memerlukan campur tangan operator untuk menghasilkan output berupa hardcopy. Pengendalian atas print program dirancang untuk mengantisipasi dihasilkannya output yang tidak terotorisasi dan mengantisipasi karyawan melihat data yang sensitive. b. Waste. Jika terdapat kesalahan dalam pencetakan dokumen yang penting, apakah terdapat prosedur untuk melenyapkan dokumen-dokumen tersebut. Mungkin dengan dibakar, atau menggunakan mesin penghancur, atau adanya prosedur lainnya. c. Report Distribution. Tujuan pengendalian atas distribusi laporan adalah untuk mengantisipasi resiko laporan hilang, dicuri, atau salah distribusi dan laporan terdistribusi dengan tepat waktu (Webber, 1999). Secara umum siklus penjualan yang terjadi dalam satu perusahaan mencakup fungsi–fungsi yang dibutuhkan untuk mengubah produk atau jasa menjadi (pendapatan dari) pelanggan. Fungsi–fungsi umum meliputi pemberian kredit, penerimaan dan pemrosesan order, pengiriman barang, dan piutang dagang. Adapun tahapan yang terjadi dalam siklus penjualan, adalah sebagai berikut (Romney,2005) : 1. Sales Order Entry. Sistem penjualan dimulai dengan penerimaan pesanan dari customer. Pesanan customer dapat diterima melalui telepon, e-mail, ataupun form yang dikirim oleh salesperson kepada customer. Dari pesanan customer ini diproses menjadi sales order yang menampilkan deskripsi, jumlah, dan detail informasi mengenai barang atau jasa yang dipesan customer. Sebelum pesanan disetujui, terlebih dahulu dilakukan pengecekan dan persetujuan atas customer credit. Ketersedian limit credit customer bersangkutan apakah masih Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 20

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 dibawah batas maksimal pemberian kreditnya. Jika limit tersebut masih terpenuhi untuk melakukan credit dan order sales kembali, berikutnya cek ketersediaan barang dagang ataupun jasa yang tersedia. 2. Shipping. Tahap ini meliputi pengepakan barang yang dipesan dan mengirimkan kepada customer yang bersangkutan sesuai dengan pesanan. Pengepakan barang barang tersebut dilakukan di bagian Gudang, kemudian barang tersebut dikirim ke customer dengan disertai surat jalan atau surat – surat yang berkaitan lainnya. 3. Billing. Tahap ini merupakan penagihan kepada customer atas nilai barang atau jasa yang di pesan customer dengan diterbitkannya Sales Invoice. Sales invoice ini menunjukan jumlah nominal yang harus dibayar oleh customer, jatuh tempo pembayaran, dan ditujukan kemana pembayaran tersebut. Pembayaran piutang dapat dilakukan dengan dua metode yaitu dengan metode open invoice dan metode balance forward. Metode open invoice, pembayaran dilakukan pada masing–masing invoice, sedangkan metode balance forward jumlah pembayaran yang dilakukan customer merupakan akumulasi nominal invoice yang terdapat dalam laporan bulanan. 4. Cash Collection. Tahap ini merupakan tahapan pengumpulan kas yang dilakukan oleh kasir. Kasir melaporkan nominal invoice yang dibayar kepada bendahara, menangani cek ataupun giro dari customer, dan menyetorkan pembayaran ini di bank. Pembayaran yang telah ter-record baik di pembukuan perusahaan maupun direkening bank disesuaikan dengan piutang customer sehingga nominal piutang customer berkurang. Selain tahapan diatas, Siklus penjualan juga dilengkapi dengan dokumen maupun laporan yang menjadi input dan output dari sistem ini, antara lain (Romney, 2007) : 1. Customer order. Merupakan dokumen yang berisi daftar pesanan customer, meliputi nama barang atau jasa, kuantitas barang atau jasa. Data ini ter-input kedalam sistem untuk selanjutnya menjadi sales order yang sebelumnya telah melalui tahapan pengecekan persetujuan kredit dan pengecekan ketersedian barang atas jasa. 2. Packing List dan Bill of Landing. Packing List merupakan dokumen – dokumen yang berisikan daftar barang yang dipesan customer untuk dilakukan pengepakan dan dikirim kepada customer yang bersangkutan. Bill of Landing dapat dikatakan sebagai dokumen kontrak yang telah disetujui oleh perusahaan dan provider pengiriman barang menyangkut pendistribusian barang kepada customer. 3. Sales Invoice. Dokumen penagihan yang digunakan untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang telah dipesan oleh customer. PEMBAHASAN Siklus Penjualan PT GC Kebijakan Siklus Penjualan. perusahaan menetapkan kebijakan dalam atas sistem penjualan adalah sebagai berikut : a. Permintaan Pickup barang dan pengiriman dapat diterima melalui telepon, fax, ataupun e-mail. b. Penjualan dilakukan dengan tiga cara, yaitu tunai, kredit, dan bayar tujuan c. Jangka waktu pelunasan piutang adalah 30 hari kerja setelah invoice yang diterbitkan diterima oleh customer bersangkutan.

Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 21

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 d. Harga jasa layanan pengiriman ini dibagi menjadi 2 kategori, yaitu harga jasa layanan untuk pengiriman dengan pembayaran tunai dan harga jasa layanan customer khusus yang telah dituangkan dalam kontrak kerja. e. Pemberian diskon harga jasa kiriman ditentukan berdasarkan kebijakan manager marketing. f. Pembayaran tunai dilayani dengan cash atau tunai maupun transfer bank. g. Perusahaan juga melayani pembayaran menggunakan cek maupun Bilyet Giro. Prosedur Sistem Penjualan. Selain kebijakan atas sistem penjualan diatas, perusahaan juga memiliki prosedur sistem penjualan. Prosedur sistem penjualan ini terbagi menjadi tiga, yaitu Sistem Penjualan Tunai, Sistem Penjualan Kredit, Sistem Penjualan Bayar Tujuan. a. Prosedur Sistem Penjualan Tunai. Aktivitas sistem penjualan dimulai pada saat staff pemasaran menerima order pickup barang yang dikirim melalui telepon, fax ataupun e-mail. Order pickup ini akan diisi dalam order form pickup barang oleh staff pemasaran. Seluruh informasi detail mengenai pengiriman yang akan dilakukan harus dicatat dalam order form pickup barang tersebut, seperti nama pengirim, alamat pengirim, nama penerima, alamat penerima, kuantitas barang yang dikirim, berat dan dimensi barang kiriman. Order form pickup barang tersebut selanjutnya diserahkan kepada operator data entry. Seluruh informasi tersebut dituliskan dalam sebuah resi yang biasa disebut dengan Airwaybill oleh operator data entry. Airwaybill ini terdiri dari 6 rangkap dengan kombinasi warna yang berbeda. Setelah seluruh informasi tersebut ditulis dengan lengkap kedalam airwaybill tersebut, maka informasi tersebut di-entry kedalam sistem informasi untuk menyimpan data tersebut. Barang yang akan dikirim, oleh operator data entry diserahkan kepada bagian operasional untuk penanganan lebih lanjut barang kiriman tersebut. Penanganan ini meliputi penambahan pakcing apabila diperlukan dan pengiriman barang. Data yang telah ter-input kedalam sistem akan secara otomatis menampilkan nominal yang harus dibayar untuk jasa layanan tersebut. Dari 6 rangkap airwaybill tersebut, customer memperoleh lampiran 1 (warna hijau) dan lampiran 3 (warna merah). Untuk selanjutnya pembayaran atas jasa kiriman ini diserahkan kepada kasir beserta dengan lampiran 3 (warna merah) airwaybill tersebut. b. Prosedur Sistem Penjualan Kredit. Prosedur sistem penjualan ini tidak berbeda jauh dengan sistem penjualan tunai. Perbedaan yang terdapat dalam siklus penjualan ini adalah terbitnya invoice yang nantinya akan dikirim kepada customer bersangkutan. Prosedur order pickup barang sampai dengan data entry barang kiriman sama dengan prosedur sistem penjualan tunai. Data yang telah terinput kedalam sistem informasi selanjutnya diproses oleh bagian billing untuk diterbitkannya invoice. Data entry akan menyerahkan lampiran airwaybill nomor 3 (warna merah) ke bagian billing untuk dibuat invoice kepada customer. Setelah invoice terbit, selanjutnya dikirim kepada customer bersangkutan dan dicatat dalam rekapitulasi invoice. Rekapitulasi invoice yang telah dibuat diserahkan kepada A/R Controller dan disampaikan kepada Collector untuk penagihan pada saat customer siap untuk membayar Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 22

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 invoice tersebut. Jatuh tempo pembayaran invoice ini adalah 30 hari kerja setelah tanggal invoice ini diterima customer. Setelah adanya pelunasan piutang atas invoice tersebut, staff accounting akan menerima bukti pembayaran dari customer untuk selanjutnya dientry kedalam pelunasan piutang customer. Pelunasan ini secara otomatis akan mengurangi saldo piutang customer apabila masih memiliki tanggungan yang masih harus dibayar. c. Prosedur Penjualan Bayar Tujuan. Prosedur sistem penjualan ini memiliki urutan yang sama dengan penjualan tunai maupun kredit sampai dengan proses penginputan data ke dalam sistem disertai dengan kwitansi nominal jasa kiriman tersebut. Selanjutanya airwaybill lampiran 4,5, dan 6 dikirim ke agen tujuan beserta kwitansi untuk penagihan ditempat tujuan kiriman. Jumlah nominal yang telah tertagih oleh agen perwakilan di daerah tidak dikirim atau ditransfer ke rekening perusahaan, tetapi disimpan oleh agen perwakilan sendiri yang nantinya akan mengurangi nominal tagihan fee handling mereka kepada perusahaan. Setalah data diinput kedalam sistem, lampiran 3 (warna merah) diserahkan ke bagian Account Payable menjadi pengurangan saldo utang kepada agent perwakilan yang menjadi tujuan pengiriman tersebut. Dokumen dan Laporan Sistem Penjualan. Sistem penjualan yang diterapkan perusahaan ini juga didukung dengan beberapa dokumen maupun laporan yang digunakan sebagai bukti otentik maupun bentuk pertanggung jawaban dari berjalannya proses siklus penjualan di perusahaan ini. Adapun dokumendokumen dan laporan yang digunakan adalah sebagai berikut : a. Dokumen Pickup Order Form. Dokumen ini berisi tanggal, nama customer, alamat customer, nomor telepon contact person, tujuan pengiriman barang, kuantitas barang yang dikirim, berat barang kiriman, dimensi barang kiriman. Dokumen ini digunakan staff pemasaran untuk mencatat order pengiriman barang dari customer. Dokumen digunakan sebagai dasar pembuatan resi atau airwaybill. b. Airwaybill. Dokumen ini berbentuk resi yang dipakai sebagai bukti bahwa customer menitipkan barangnya untuk dikirim melalui perusahaan ini dan dijadikan dasar penagihan kepada customer. Resi ini berisikan informasi mengenai nama pengirim, alamat pengirim, nama penerima, alamat penerima, tanggal kiriman, tujuan pengiriman, jenis kiriman, cara pembayaran, kuantitas kiriman, berat kiriman, dimensi kiriman dan nominal kiriman (Penjualan Tunai). Resi ini terdiri dari 6 rangkap yang pembagian adalah lembar 1 (warna hijau muda) untuk pengirim, lembar 2 (warna putih) untuk file dokumen, lembar 3 (warna merah) untuk invoice, lembar 4 (warna hijau) untuk agen perwakilan, lembar 5 (warna biru) untuk bukti tanda terima (POD) yang nantinya kembali ke perusahaan, lembar 6 (warna kuning) untuk penerima. c. Dokumen Pickup Sheet. Dokumen ini merupakan form instruksi kerja kepada driver maupun courier untuk mengambil barang kiriman customer yang telah melakukan Pickup Order ke staff pemasaran. Dokumen ini berisi detail informasi mengenai barang kiriman ditambah dengan nomor airwaybill yang telah dibuat. Dokumen ini berisi nama driver, nomor telepon driver, hari dan tanggal pickup barang, nama customer, nomor airwaybill, tujuan pengiriman, moda pengiriman, jenis kiriman, kuantitas kiriman, berat kiriman, dimensi kiriman, Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 23

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 d.

e.

f.

g. h.

i.

cara pembayaran, instruksi penanganan barang (penggunaan packing kayu dan opsi penggunaan asuransi). Dokumen Laporan Airwaybill. Laporan ini dibuat oleh bagian data entry untuk diserahkan ke bagian billing (penagihan) sebagai bukti serah terima airwaybill lembar 3 (warna merah). Laporan ini berisi tanggal pengiriman, nama customer, dan jumlah airwaybill yang diserahkan. Dokumen Laporan Biaya Packing Kayu. Laporan ini dibuat oleh staff Packing untuk diserahkan ke bagian billing (penagihan) yang dijadikan sebagai dasar penagihan untuk biaya packing kayu kiriman. Dokumen ini berisi tanggal pengiriman, nomor airwaybill, nama customer, dimensi kiriman (panjang, lebar, tinggi), nominal biaya packing kayu. Invoice. Dokumen ini merupakan penagihan kepada customer yang telah menggunakan jasa pengiriman ini. Dokumen ini dibuat oleh bagian penagihan (billing) untuk dikirim kepada customer bersangkutan. Invoice berisi tanggal invoice, nomor invoice, nama customer, alamat customer, tanggal pengiriman barang, nomor airwaybill, tujuan pengiriman barang, moda pengiriman, jenis kiriman, penerima barang kiriman, kuantitas kiriman, berat barang kiriman yang ditagihkan, harga jasa kiriman per kota tujuan, tambahan biaya, surcharge kiriman, nominal invoice. Faktur Pajak. Dokumen ini merupakan bukti pembayaran pajak PPN untuk setiap kiriman yang nantinya dilaporkan ke Kantor Pajak. Dokumen ini dikirim beserta dengan invoice kepada customer. Tanda Terima Invoice. Dokumen ini adalah tanda terima yang disertakan dalam invoice. Dokumen ini merupakan bukti bahwa invoice telah dikirim dan diterima customer yang bersangkutan. Dokumen ini berisi nama customer, nomor invoice, nominal invoice, tanggal invoice dikirim, tanggal diterima invoice oleh customer. Laporan Rekapitulasi Invoice (Laporan Penjualan). Laporan ini merupakan laporan invoice yang telah dikirim kepada customer yang biasanya dibuat selama satu bulan periode penjualan. Laporan ini dibuat oleh bagian penagihan (billing) untuk diserahkan kepada bagian Account Receivable Collector sebagai dasar penagihan kepada customer.

Laporan ini berisi nomor invoice, debitur atau customer, jumlah tagihan, discount, PPN, nominal materai, total tagihan, tanggal pembayaran yang masih kosong nantinya diisi oleh A/R Collector. j. Kwitansi Kiriman Bayar Tujuan. Dokumen ini dikirim ke agen perwakilan bersamaan dengan airwaybill lembar ke-4,5, dan 6 untuk penagihan jasa kiriman di tempat tujuan. Dokumen ini berisi nomor kwitansi, nama penerima kiriman, nomor airwaybill, moda pengiriman, jenis kiriman, jumlah barang, harga jasa kiriman, jumlah nominal kiriman, biaya lain, tanggal penerbitan kwitansi. k. Form Pelunasan Piutang. Form ini merupakan file pelunasan piutang customer yang dibuat oleh A/R Collector. Form ini berisi nomor invoice, nama customer, nominal invoice, metode pembayaran, tanggal pembayaran invoice, tanggal dibuat form ini. Form ini diserahkan kebagian keuangan untuk dientry disertai dengan tanda terima invoice yang telah dilunasi oleh customer. l. Laporan Outstanding Invoice. Laporan ini berisi detail invoice per customer yang belum dibayar. Laporan ini dibuat oleh A/R Controller. 1. Bagan Alur Sistem Penjualan PT. GC Untuk lebih memahami alur sistem penjualan yang diterapkan di perusahaan ini, penulis menyertakan bagan alur sistem penjualan sebagai berikut. Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 24

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 a. Sistem Penjualan Tunai Staf Pemasaran

Staf Data Entry

Menerima Pickup Order Customer

1

Mengisi Airwabill

Membuat Pickup Order Form

Pickup Order Form

Custo merer

2

1

Airwaybill 1 Airwaybill 2 Airwaybill 3 Airwaybill 4 Airwaybill 5 Airwaybill 6

Kasir Input data kedalam sistem

Custom er

2

Menerima pembayaran

Airwaybill 3 Voucher Penerimaan Kas

Selesai

N

Gambar 1 Bagan Alur Sistem Penjualan Tunai PT. GC Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 25

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 b.

Sistem Penjualan Kredit Staf Pemasaran

Staf Data Entry


1

Mengisi Airwabill


Airwaybill 1

Custom

Pickup Order Form

er

Airwaybill 2 Airwaybill 3 Airwaybill 4 Airwaybill 5 Airwaybill 6

1 Input Data ke dalam Sistem Informasi

Menyerahkan Airwaybill 3 ke bagian Billing

Airwaybill 3

2

Gambar 2 Bagan Alur Sistem Penjualan Kredit PT. GC


ESENSI, Vol .16 No.3/2012 Staf Billing

A/R Collector

2

3

Airwaybill 3 Tanda terima Invoice

Pembuatan Invoice

Penagihan Invoice Customer

Invoice Faktur Pajak Tanda terima Invoice

Pembayaran Customer

Pengiriman Invoice kepada Customer

Voucher Penerimaan Kas

Invoice diterima Customer N

Selesai

Pengembalian tanda terima invoice

Tanda terima Invoice

3

Gambar 3 Bagan Alur Sistem Penjualan Kredit PT. GC


ESENSI, Vol .16 No.3/2012 c.

Sistem Penjualan Bayar Tujuan Staff Pemasaran

Staf Data Entry


1 Mengisi Airwabill


Pickup Order Form

Custom er

Airwaybill 1 Airwaybill 2 Airwaybill 3 Airwaybill 4 Airwaybill 5 Airwaybill 6

1

2 A/P Staff

Airwaybill 3 Kwitansi Bayar Tujuan

Melakukan pemotongan utang agen perwakilan daerah senilai kwitansi diatas

Input Data ke dalam Sistem Informasi

Menyerahkan Airwaybill 3 dan copy kwintansi ke bagian A/P

Airwaybill 3

Kwitansi Bayar Tujuan

2 Invoice Agen Perwakilan Daerah

Selesai

Gambar 4 Bagan Alur Sistem Penjualan Bayar Tujuan PT.GC Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 28

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 Pengendalian Internal Sistem Penjualan Pengendalian internal yang ada di perusahaan ini meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum yang dibahas adalah pengendalian sistem operasi dan pengendalian managemen data. 1. Pengendalian Sistem Operasi Tujuan dari diterapkan pengendalian ini adalah untuk memproteksi data-data perusahaan dari user yang tidak memiliki kepentingan dan otoritas untuk membuka, mengubah, maupun menghapus dari database sistem. a. Prosedur Log On. Dari hasil observasi penulis dalam penggunaan sistem informasi ini, prosedur ini telah memenuhi prosedur log on yang benar, setiap user yang menggunakan sistem ini memiliki password masing masing. Kesalahan penggunaan password akan ditolak oleh sistem secara otomatis.

Gambar 5 Prosedur Log On ditolak Dari gambar di atas, sistem informasi ini telah memenuhi salah satu aspek pengendalian internal dalam hal prosedur log on sehingga data yang ada dapat dipoteksi lebih dini melalui proteksi password ini. b.

Access Token dan Access Control List. Pengendalian ini merupakan filter kedua yang membatasi akses user membuka aplikasi maupun laporan yang bukan dalam hak akses mereka. Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan para user telah menggunakan setiap aplikasi dalam sistem informasi perusahaan sesuai dengan deskripsi kerja masing-masing. Sebagai contoh, bagian penagihan hanya dapat membuka aplikasi data entry airwaybill dan pembuatan invoice.

Gambar 6 Aplikasi Data Entry Airwaybill. Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 29

ESENSI, Vol .16 No.3/2012

Gambar 7 Aplikasi Pembuatan Invoice. 2. Pengendalian Managemen Data. Pengendalian ini bertujuan untuk membuat backup data, recovery data, dan membatasi akses user untuk membuka, mengubah, bahkan menghapus data seperti yang dibahas dalam pengendalian access token dan access control list. Dalam sistem informasi yang dipakai perusahaan ini, pengendalian managemen data telah dipenuhi, namun selama berjalannya penggunaan sistem ini, penyimpanan data backup dan recovery data masih dilakukan di PC user masing-masing. Dengan kondisi seperti ini dapat dimungkinkan terjadi hilangnnya data backup dan recovery dikarenakan, misalnya formatting sistem operasi PC, kerusakan memory komputer dan faktor lainnya. Hal ini dikarenakan tempat penyimpanan data yang masih bersamaan dengan penggunaan komputer user untuk kegiatan operasional administratif perusahaan.

Gambar 8 Aplikasi Backup Data Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 30

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 Dalam pengendalian internal perusahaan, diterapkan pengendalian aplikasi yang transaksi dan data yang diinput kedalam secara akurat, diklarifikasikan, diproses, ketentuan perusahaan.

selain pengendalian umum juga bertujuan monitoring seluruh sistem telah diotorisasi, diinput dan dilaporkan sesuai dengan

1. Pengendalian Input Pengendalian ini meliputi pengendalian sumber dokumen, pengendalian data coding, dan pengendalian validasi. a. Pengendalian Sumber Dokumen Pengendalian ini bertujuan untuk mengurangi kecenderungan kesalahan pencatatan data, memudahkan pencatatan dan pencarian data pada dokumen sumber. Dari penelitian yang dilakukan penulis, penulis menemukan dokumen sumber yang belum memenuhi syarat agar tujuan pengendalian ini dapat tercapai. Dokumen dan laporan maupun data yang telah penulis paparkan dalam bab ini, di uji kelayakannya satu per satu dokumen-dokumen yang berkaitan erat dengan siklus penjualan perusahaan ini. Untuk menunjukan kelayakan dokumen sumber, penulis menggunakan tabel uji kelayakan dokumen sumber yang dipakai perusahaan ini dalam kaitannya dengan siklus penjualan.

Tabel 1 Pengendalian Dokumen Sumber Dari tabel di atas, mayoritas penggunaan dokumen sumber yang berkaitan dengan siklus penjulaan belum bernomor urut otomatis. Hal ini dapat menimbulkan kesulitan dalam pencarian dokumen sumber yang diperlukan. Dan dua form/laporan yang tidak memiliki urutan pengisian, hal ini dikarenakan form/laporan yang digunakan merupakan hasil output secara otomatis oleh sistem informasi b. Pengendalian Data Coding. Pengendalian ini bertujuan untuk mengurangi kesalahan proses input data dan proses data yang kurang efisien. Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 31

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 Panjang dari Kode. Penggunaan coding dalam sistem informasi ini tidak memiliki panjang atau jumlah kode sampai dengan 10 digit. Kode paling panjang dari sistem informasi ini adalah nomor airwaybill, yakni 6 digit. Untuk kasus ini kita ambil contoh kode yang dipakai untuk kode customer.

Gambar 9, Contoh Kode Customer Penggunaan kode untuk customer tediri dari 4 digit. Digit pertama menunjukkan abjad pertama nama customer bersangkutan dan 3 digit selanjutnya menunjukan urutan berdasarkan abjadnya. Nomor tersebut juga terisi dengan otomatis setelah kita memilih abjad pertama nama customer bersangkutan. Gabungan Huruf dan Angka. Penggunaan huruf dan angka yang dikombinasikan selama tidak melebihi maksimum digit coding diperbolehkan di perusahaan ini. Hal ini karena nomor registrasi setiap item maupun kode customer yang digunakan masih sangat pendek digitnya. Gabungan uppercase/lowercase fonts Sistem informasi ini tidak mengijinkan penginputan kode dengan kombinasi upper/lowercase font. Penggunaan uppercase dan lowercase font hanya pada pengisian informasi alamat pengirim maupun alamat penerima. Data yang diinput didominasi dengan penggunaan uppercase font. c.

Pengendalian Validasi Tujuan pengendalian ini adalah menguji kelayakan data setelah diinput kedalam sistem agar dalam pemrosesan data tidak terjadi error atau kesalahan informasi. Field Interrogation Uji kelayakan data dalam pengendalian ini adalah sebagai berikut.


ESENSI, Vol .16 No.3/2012 Missing Data Check

Gambar 10, Warning Missing Data Check Dari gambar di atas, sebuah peringatan akan muncul jika dimensi pengiriman barang tidak diisi dengan benar. Numeric-Alphabetic Data Check

Gambar 11 Warning Numeric-Alphabetic Data Check Dari gambar di atas pada baris “F.DEST” berisi field 3 digit alphabetic, ketika diinput dengan kombinasi 2 digit alphabetic dan 1 digit numeric secara otomatis sistem menolak dan data tersebut tidak ditemukan.


ESENSI, Vol .16 No.3/2012 Zero-Value Check

Gambar 12 Zero-Value Check Sistem informasi di atas menunjukan bahwa kolom “SURCHARGE/POT(-)” dapat diisi dengan 0 (nol) dan disimpan informasi tersebut. Range Check

Gambar 13 Warning Range Check Dari gambar diatas, field “NO.CN” (Airwaybill) hanya dapat memenuhi 7 digit numberic. Pada saat user menginput nomor airwaybill dengan digit melebihi 7, secara otomatis sistem akan menolak data tersebut.


ESENSI, Vol .16 No.3/2012 Validity Check

Gambar 14 Validity Check Pada bagian yang digaris bawahi (“NAMA SHIPPER”) merupakan nilai dari field “SHIPPER”. Data ini mempunyai ikatan karena sebelumnya telah dilakukan data entry customer kedalam master customer. Record Interrogation Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan nilai field ini adalah wajar dan tanda sebuah field benar yang akan diproses oleh sistem. Pengendalian ini meliputi : Reasonableness Check Sign Check

Gambar 15 Reasonableness Check dan Sign Check Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 35

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 Gambar di atas menunjukkan adanya kewajaran antara satu field dengan field yang lain karena satu field dengan yang lain menjadi komponen penjumlahan untuk memperoleh nominal yang harus dibayar dalam tagihan Charge Collect (bayar tujuan). Nilai yang ditunjukan dalam gambar tersebut, menunjukan bahwa tanda negatif (-) pada kolom “SURCHARGE/POT” menjadi komponen yang mengurangi nominal tagihan tersebut. File Interrogation Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk bahwa file yang benar yang akan diproses oleh sistem dan file expired atau kadaluarsa tidak digunakan. Pengedalian ini terdiri dari : Internal Label Check

Gambar 16 Internal Label Check Gambar di atas menunjukan bahwa file tersebut memiliki label yang jelas file Laporan Pengiriman Domestik – Udara/Customer. File laporan tersebut juga menunjukkan detail yang jelas dan lengkap mulai dari tujuan pengiriman sampai dengan harga satuan kiriman. Expiration Data Check Dari penggunaan sistem informasi ini, penulis tidak menemukan aplikasi pemusnahan data yang sudah tidak terpakai. Data yang telah masuk kedalam sistem informasi ini akan tetap disimpan karena merupakan sebuah kesinambungan data dari periode satu dengan yang lain. Pengendalian Output Tujuan dari pengendalian output ini adalah memastikan hasil dari sistem tidak hilang, tidak disalahsajikan, dan tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berwenang. Pengendalian ini terdiri dari 3 kategori : a. Print Program


ESENSI, Vol .16 No.3/2012 Data yang diproses dalam sistem akhirnya akan menjadi output berupa hardcopy untuk selanjutnya output ini digunakan oleh user yang terotoriasi dan mempunyai hak untuk melihat data tersebut.

Gambar 17 Aplikasi Print Out Invoice Dalam sistem informasi perusahaan ini, fasilitas print out form ada pada setiap aplikasi sesuai dengan hak akses user masing-masing. Hal ini membuat control report tetap terjaga melalui sistem informasi ini. b. Waste. Prosedur pengmusnahan dokumen juga telah diterapkan dalam perusahaan ini. Dokumen hardcopy yang telah berumur 5 tahun dimusnahkan menggunakan mesin penghancur dokumen yang tersedia. c. Report Distribution. Pendistribusian report harus tepat sasaran dan tepat dalam penggunaannya. Sebagai contoh di perusahaan ini, Report Outstanding Invoice yang diterbitkan didistribusikan kepada Manager Keuangan, A/R Controller, dan Billing (Penagihan). Di bawah ini contoh report yang hanya dapat diakses oleh user yang berkepentingan akan penggunaan report ini. Dalam contoh ini report outstanding invoice hanya dapat di akses oleh bagian billing (penagihan) dan accounting.

Gambar 18 Report Outstanding Invoice Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 37

ESENSI, Vol .16 No.3/2012 Kesimpulan Kesimpulan dari penelitian ini adalah bahwa PT. GC menerapakan tiga sistem penjualan dalam proses bisnis yang dijalankannya, antara lain : a. Sistem Penjualan Tunai, proses yang dimulai dari pickup order sampai dengan pengiriman barang dengan metode pembayaran tunai atau cash tanpa memunculkan adanya piutang atau kredit. b. Sistem Penjualan Kredit, proses yang sama dengan sistem penjualan tunai namun pembayaran yang tidak langsung dilakukan oleh customer melainkan menunggu diterbitkannya invoice. c. Sistem Penjualan Bayar Tujuan, proses sistem penjualan yang mengharuskan penerima menjadi penanggung beban jasa kiriman yang metode pencairan dananya dipotong dari tagihan agen penerima barang kiriman tersebut. Sedangkan untuk pengendalian internal atas sistem informasi perusahaan menerapkan dua pengendalian yakni : a. Pengendalian Umum. Pengendalian sistem operasi yang diterapkan di perusahaan ini telah memenuhi syarat pengendalian internal. Sementara untuk pengendalian manajemen data yang diterapkan perusahaan ini tidak memadai. Hal ini dikarenakan penyimpanan data backup dan recovery tidak terpisah dengan computer database maupun computer user. Jadi ada kemungkinan data dapat disalahgunakan maupun dihilangkan. b. Pengendalian Aplikasi. Pengendalian aplikasi yang diterapkan perusahaan ini memiliki satu permasalahan yakni dokumen sumber yang mayoritas tidak memiliki nomor urut tercetak otomatis. Hal ini dapat mengakibatkan sulitnya mencari dokumen sumber. Saran Saran pada perusahaan yang penulis berikan atas penelitian ini adalah : 1. Sebaiknya pengendalian terhadap piutang konsumen lebih diperhatikan perusahaan. Penggunaan aplikasi aging piutang dalam sistem informasi akan sangat membantu agar piutang tidak terlalu lama tak tertagih. 2. Sebaiknya dokumen yang berkaitan dengan siklus penjualan memiliki nomor urut otomatis agar pencarian data dan penggunaannya lebih cepat. 3. Sebaiknya penanganan backup data lebih diperhatikan. Penggunaan eksternal hardisk atau sejenisnya yang disimpan di tempat terpisah akan membantu melindungi data perusahaan yang sangat penting. Daftar Pustaka A. Hall, James (2001). Sistem Informasi Akuntansi (1st ed). Jakarta: Salemba Empat A. Hall, James (2011). Accounting Information Systems (7th ed). United States: Cengage Learning. Anthony, Robert N. & Govindarajan, Vijay (2005). Managemen Control System (11th ed). Jakarta: Salemba Empat Husein, M.Fakhri (2004). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. H. Bodnar, George & S. Hopwood, William (2000). Sistem Informasi Akuntansi (6th ed). Jakarta: Salemba Empat Romney, Marshall B. & Steinbart, Paul John (2007). Accounting Information System (9th ed). New Jersey: Pearson Education, Inc. Webber, Ron (1999). Information System Control and Audit. New Jersey: Prentice Hall, Inc. Albertus Karjono dan Andi Nugroho: “Analisis Penerapan Sistem Informasi ...” 38

2012 ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN PENGENDALIAN INTERNAL PENJUALAN PERUSAHAAN JASA (PT

Recommend Documents