ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DALAM MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN DI PERUSAHAAN PT.LIANG CHI SURABAYA Deviska Permata Sari, Arief Rachman, Ali Rasyidi Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya ABSTRAK Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik pengumpulan data, library research, field research dan wawancara. Analisa yang digunakan adalah analisa kualitatif yang teknik pengolahan datanya diperoleh dengan menggunakan kalimat – kalimat yang berfungsi sebagai penjelas dan menganalisa faktor – faktor non angka yang menggambarkan kondisi penjualan perusahaan. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan sebagai berikut : (a) Selama ini perusahaan masih menggunakan sistem proses manual sehubungan dengan operasionalnya,(b) Dari hasil analisis dapat sistem penjualan yang dilakukan oleh perusahaan selama ini menyimpan terjadinya kecurangan,(c) Melalui perbaikan sistem yang menekankan pada sistem penjualan diharapkan dapat meningkatkan pengendalian dalam penjualan yang relative menguntungkan bagi perusahaan.(d) Perbaikan sistem penjualan diharapkan mampu meningkatkan keintensifan usaha penngendalian penjualan yang dilakukan konsisten. Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Pengandalian Intern. ABSTRACT The data used in this research is data collection techniques, library research, field research and interviews. The analysis used is qualitative analysis of the obtained data processing techniques using - phrases that serve as explanatory and analyze factors - factors non numbers that describe the conditions of sale from the company. Conclusions can be emphasized with respect to the assessment of the sales system are: (a) During this time the company was still using a system of manual processes with respect to its operations, (b) From the analysis system of sales made by the company during this store fraud, (c) through the improvement of the system that emphasizes the sales system is expected to improve control in a relatively favorable sales for the company. (d) the improvement of sales system is expected to improve business intensiveness penngendalian sales made consistent. Keywords: Accounting Information Systems Sales, Internal control PENDAHULUAN Perkembangan dunia usaha akan mengakibatkan besarnya persaingan yang harus dihadapi oleh setiap perusahaan untuk mencapai tujuan yaitu memperoleh laba yang maksimal. Jika perusahaan tidak mampu bersaing menghadapi perusahaan lain yang terus berkembang maka bidang usahanya akan terancam dan salah satu faktor yang tidak dapat menunjang pengendalian intern yang berfokus pada sistem informasi 221
akutansi. Dengan pemeriksaan yang terus berkesinambungan dan dianalisa laporan dan catatan-catatan dari mana laporan tersebut didapat, manajemen dapat meletakkan kepercayaan atas pengambilan keputusan untuk perusahaan.Pemeriksaan terus menerus dan analisa laporan dan catatan-catatan sering disebut Sistem Pengendalian Intern (SPI). Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan yang bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi agar tidak terjadinya faktor mengakibatkan resiko tidak tertagihnya piutang dalam jumlah besar, serta mengakibatkan penyalahgunaan fungsi tugas dalam menjual dengan
cara pemberian kredit atau
pinjaman kredit kepada pelanggan. Sistem informasi akuntansi pada penjualan menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur dalam melakukan kegiatan penjualan agar tindakan kecurangan atau manipulasi dapat di hindari. (Mulyadi,2016:160) dan merupakan analisis dan desain sistem informasi akuntansi penjualan dalam meningkatkan pengendalian intern merupakan bagian yang sangat penting bagi perusahaan agar mengetahui bagaimana kinerja karyawan dan bagaimana sistem informasi akuntansi sudah berjalan dengan baik dan sesuai prosedurnya. Dan perusahaan tersebut menggunakan sistem pembayaran secara tunai maupun kredit terhadap pelanggan.
METODE PENELITIAN Pendekatan Penelitian Pendekatan penelitian yang digunakan adalah pendekatan secara kualitatif dengan metode deskriptif. Pendekatan kualitatif yaitu metode yang berlandaskan pada filsafat positif, digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah, (sebagai lawanya adalah eksperimen ) dimana peneliti adalah sebagai instrument kunci pengambilan sampel sumber data dan metode deskriptif adalah penelitian yang berusaha mengumpulkan dan menyajikan data dari perusahaan untuk dianalisis. Jenis dan Sumber Data Jenis data yang digunakan untuk penelitian ini adalah: 1. Data primer, data yang diperoleh secara langsung, yaitu ddari perusahaan PT Liang Chi, melalui observsi atau wawancara.
222
2. Data sekunder, adalah data yang diperoleh secara tidak langsung, yaitu melalui buku, jurnal penelitian yang dianggap menjadi refrensi mendukung, berupa teori maupun informasi yang berkaitan dengan penelitian, dan memalui pihak lain seperti instansi yang terkait, perpustakaan. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah: 1. Pengamatan/observasi Adalah pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara sistematik, adapun gambaran yang diperoleh : a.
Aktivitas penjualan
b.
Aktifitas sistem akuntansi
2. Interview (wawancara) Adalah suatu interksi lisan antara dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tujuan wawancara adalah untuk mengenali lebih dalam dan mencari data dari permasahanya yang ada dan data yang diperoleh dari wawancara tersebut adalah : a.
Gambaran umum perusahaan
b.
Sistem dan prosedur penjualan
3. Dokumentasi Adalah cara memperoleh data dengan cara melihat dan mempelajari buku-buku dokumen perusahaan untuk menjadikan bahan penelitian, melalui dokumentasi ini penulis berharap memperoleh data struktur organisasi dan data lain-lain yang digunakan. Teknik Analisis Data Analisis data adalah cara-cara mengelolah data yang telah terkumpul yang kemudian dapat memberikan interprestasi, dimana pengelolahan data yang digunakan untuk menjawab masalah-masalah yang dirumuskan Tahapan-tahapan analisa data pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Peneliti melakukan observasi, dokumentasi dan wawancara mengenai sistem penjualan barang serta sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan sehingga memperoleh data. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan meliputi: penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan, pengiriman barang terhadap pelanggan diotorisasi
223
oleh fungsi pengiriman. Penetapan harga jual, terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan, pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan. Sedangkan praktek yang sehat meliputi: penggunaan formulir bernomor urut cetak, secara periodic fungsi akuntansi pengiriman pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang, dan secra periodik diadakan dengan akun control piutang dalam buku besar. 3. Setelah data dianalisis kemudian dibahas berdasarkan teori yang diperoleh dari studi pustaka sehingga memperoleh hasilnya. 4. Hasil analisa akan dievaluasi dengan kondisi yang nyata dalam perusahaan sehingga dapat diketahui penyebab dari masalah yang ada sehingga dapat segera dilakukan perbaikan.
HASIL DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Perusahaan PT Liang Chi berdiri sejak tahun 1972, kantor pusatnya berlokasi di Jakarta dan kantor cabangnya di Surabaya. Perusahaan ini merupakan distributor eksklusif cooling tower untuk perusahaan Indonesia. Produk yang ditawarkan oleh perusahaan ini adalah produk cooling tower, dimana setiap produk itu memberikan masing-masing fungsi untuk kebutuhan. Produk-produk tersebut di import dari dalam negeri maupun luar negeri dari PT. Liang Chi dan Tujuan yang hendak dicapai dimana waktu relatif pendek dan merupakan landasan bagi tercapainya tujuan jangka panjang. Tujuannya jangka pendek adalah: a.
Meningkatkan produktivitas kerja karyawan.
b.
Meningkatkan volume penjualan.
c.
Menjaga kelancaran proses produksi.
Tujuan Jangka Panjang a.
Mencapai optimum profit
b.
Mengadakan perluasan perusahaan.
Dalam melaksanakan penjualan, PT.Liang Chi menggunakan sistem penjualan tunai dan kredit. Dalam hal penjualan kredit untuk transaksi penjualan kredit biasanya diberikan kepada pelanggan lama yang reputasi pembayaran kreditnya baik. Tetapi terkadang PT.Liang Chi akan melakukan transaksi kredit kepada pelanggan baru selain itu, dalam
224
perusahaan masih digunakan cara manual dalam sistem kerja perusahaan, sehingga mempengaruhi cara kerja organisasi perusahaan dan cara pengambilan keputusan oleh perusahaan. Adapun analisis penulis terhadap unsur-unsur sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat.Adalah suatu susunan pembagian tanggung jawab menurut fungsi dan berkas. Penyusunan struktur organisasi harus memperhitungkan semua fungsi yang ada dalam perusahaan dan kemudian membagi tugas fungsi-fungsi tersebut kepada pihak yang harus mempertanggung
jawabkanya.Prinsip-prinsip
yang
harus
dipegang
dalam
penyusunan suatu struktur organisasi adalah : a.
Harus ada pemisahan antara fungsi pencatatan, pelaksanaan, dan penyimpanan atau pengolahan.
b.
Suatu fungsi tidak boleh dibari tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi dari awal sampai akhir.
2. Sistem wewenang dari prosedur pencatatan yang cukup memungkinkan guna pengawasan akuntansi terhadap aktiva, hutang pendapatan dan biaya.Untuk menunjang terbentuknya struktur organisasi yang baik harus dilengkapi dengan uraian (job description) yang mengatur tentang tugas, hak, dan wewenang masingmasing pejabat beserta seluruh jajaran sesuai fungsi. Uraian tugas tersebut harus didukung oleh petunjuk prosedur (procedure manual) dalam bentuk peraturanperaturan pelaksanaan tugas yang didalamnya dimuat prosedur pelaksanaan suatu kegiatan disertai dengan penjelasan mengenai pihak-pihak yang berwenang untuk menyelesaikan suatu kegiatan.Agar prosedur dan peraturan –peraturan tersebut ditaati dengan mudah dapat digunakan bagian alur prosedur (procedure flowchart) dan didukung oleh formulir-formulir yang mana akan memperlancar kepatuhan terhadap peraturan karena memuat ruang-ruang khusus yang hanya diisi oleh pihak yang berwenang. 3. Adanya praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi bagian dalam organisasi.
225
Tabel 1. Daftar Umur Piutang NO
Nama Pelanggan
Total
Belum Jatuh
Lewat Jatuh Tempo
Tempo
(1-30)
(31-60)
1
PT Awang Cipta
207.500.000
2
PT Pakarti Riken
40.397.500
3
PT kebunNusantara
13.992.000
13.992.000
4
PT Mucindo Lawang
155.925.000 1.100.000
37.510.000 92.495.000
Total (61-90)
207.500.000 37.125.000
3.272.500
24.420.000
5
PG Kebun Agung
22.000.000
15.950.000
6.050.000
6
PG Mojo Agung
54.472.000
9.350.000
45.122.000
494.286.500
63.525.000
105.946.500
7
Total
92.495.000
207.500.000
24.420.000
Sumber : Peneliti (2016) Keterangan: 1. Belum jatuh tempo adalah piutang yang timbul dari penjualan secara kredit dengan jangka waktu kredit selama 30 hari. Hal ini menurut standart kebijakan perusahaan. 2. Lewat jatuh tempo dan jatuh tempo adalah piutang yang menunggak terhitung lebih dari 30 hari setelah transaksi penjualan, antara 1 hingga lebih dari 90 hari. Adanya daftar umur piutang tersebut, maka dapat terlihat piutang pelanggan mana yang sudah jatuh tempo dan mana yang dapat ditagih. Standart kredit atas penjualan yang diberlakukan perusahaan adalah selama 1 bulan (1-30 hari) setelah transaksi yang dilakukan namun dalam realisasinya ada beberapa pelanggan yang memiliki piutang yang lewat dari jatuh tempo, bahkan sudah jatuh tempo. Denngan demikian sudah jelas tidak adanya bagian kredit pada siklus sistem akuntansi penjualan yang diterapkan perusahaan berpengaruh besar terhadap lancarnya perputaran uang perusahaan. Secara tidak langsung, penerapan akuntansi penjualan yang digunakan perusahaan ini kurang efektif untuk dapat meningkatkan pengendalian intern karena tidak ada pemisah fungsi yang jelas antara bagian penjualan dan bagian kredit. Sedangkan untuk mengatasi yang berkaitan dengan sistem manual yang sangat ini masih dipakai oleh PT.Liang Chi maka dengan PT.Liang Chi sudah saatnya menggunkan sistem kompurisasi yang mampu menjadi sebagai control atau pelaksana lapangan dengan bagian-bagian yang terkait dan menciptakan suasana kerja kondusif dan disiplin serta bertanggung jawab terhadap amanat yang diemban. Sistem
226
komputerisasi yang digunakan ini dimaksudkan agar dapat mempengaruhi cara kerja untuk dapat lebih cepat dan tepat cara kerja organisasi perusahaan, cara pengambilan keputusan serta kemanfaatan fungsi akunting perusahaan sehingga dapat memperkuat sistem informasi pada perusahaan tersebut. Serta dengan adanya karyawan yang merupakan keluarga bukanlah sumber yang baik untuk memperoleh kompetensi karyawan yang diperlukan perusahaan. Jika seleksi karyawan dilakukan kepada keluarga, hasilnya jangan didasarkan atas hubungan keluarga, lakukan training yang sama dengan karyawan yang lain agar dapat mengetahui dan menilai masing-masing kompetensi kari karyawan itu sendiri. Interpretasi Pada sebagian besar perusahaan,piutang merupakan unsur yang penting dan harus dikendalikan dengan baik. Perkembangan perekonomian dan kemajuan peran informasi menjadi sangat penting bagi perusahaan. Informasi di perlukan manajemen perusahaan untuk mengurangi ketidakpastian yang di hadapi oleh perusahaan. Sehingga diharapkan dapat mencegah timbulnya hal-hal yang tidak di harapkan seperti kebangkrutan. Hal ini dikarenakan bukan saja untuk keberhasilan perusahaan, tetapi juga untuk memelihara hubungan yang memuaskan dengan para pelanggan, juga untuk memelihara hubungan yang memuaskan dengan para pelanggan maka sistem informasi akuntansi harus sesuai dengan prosedur yang baik dan benar. Untuk mengendalikan piutang, penggunaan mengindentifikasi bermasalahnya pelanggan secara lebih cepat karena saldo piutang dapat diteliti melalui klasifikasi
umur piutang yang telah
disepakatin secara bersama. Sehingga juga dapat mengakibatkan semakin kecilnya kerugian piutang tak tertagih yang dialami oleh perusahaan dan perputaran uang perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
SIMPULAN Dari hasil penelitian dan analisa data yang penulis lakukan pada PT.Liang Chi. Maka dapat diperoleh kesimpulan Dalam menjalankan aktifitas penerapan sistem informasi akuntansi penjualan PT.Liang Chi sudah sesuai, namun kurang tepat dijalankan untuk mengendalikan piutang tak tertagih dalam jumlah besar. Dimana penyebabnya adalah adanya penumpukan fungsi tugas bagian penjualan dan bagian kredit. Selain itu juga ada penumpukan bagian akuntansi dalam kantor cabang di
227
Surabaya.dan Tidak ada bagian penyeleksian terhadap calon pelaanggan yang akan diberikan kredit sehingga terjadi penyelahgunaan fungsi dan tugas dalam pemberian kredit atau pinjaman kredit kepada pelnggan, sehingga mengakibatkan resiko tidak tertagihnya piutang dalam jumlah besar.selain itu penerapak sistem seperti ini kurang efektif untuk dapat meningkatkan pengendalian intern.
SARAN Mengingat masih banyaknya kekurangan dalam penelitian ini, maka peneliti memberikan saran untuk penelitian yang sama mengenai sistem informasi akuntansi penjualan yang dilaksanakan perusahaan. Dimana penelitian berikutnya dapat memperluas kajian dengan menmbah variabel lain seperti peningkatan efektifitas dan efisiensi atau memfokuskan penelitian spesifik pada salah satu fungsi yang berkaitan dengan sistem informasi penjualan.dan saran bagi manajemen Untuk meningkatkan pengendalian dalam bidang penjualan maka harus membuat sistem penjualan yang relatif menguntungkan bagi perusahaan. Yaitu dengan menganalisa sistem yang telah ada, apabila ada kekurangan maka harus membuat desain sistem kemudian barulah melaksanakan sistem tersebut. Fungsi-fungsi yang terkait dalam perusahaan pada pelaksanaannya harus sesuai dengan tugas masing-masing sehingga sistem yang ada dapat bermanfaat bagi perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA Baridwan, Zaki. 2014. Sistem Akuntansi Penyesunan Prosedur Dan Metode, Edisi kelima, BPFE. Yogyakarta Hall, A James. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Terjemah. Amir Abdi Yusuf, Salemba Empat Jakarta Hery. 2012. Sistem Informasi Akuntansi, Bumi Aksara, Jakarta. Krismiaji 2015. Sistem Informasi Akuntansi, Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN, Yogyakarta. Moelong, Lexy J. 2011, Metodologi Penelitian Kualitatif, Rosdakarya, Bandung. Yan, Robert K. 2003, Strudi Kasus, Desain dan Metode, Edisi Satu, Yokyakarta Hadiono. 2016. Akuntansi, Edisi Dua, Erlangga. Jakarta
228
Holmes, W Athur. 2001. Norma dan prosedur. Edisi kesembilan, Jakarta : Erlangga Husein, Muhammad Fakhri. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit UPP AMP YKPN. Yogyakarta Mulyadi. 2016. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Keempat, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat. Jakarta Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi Ghalia Indonesia, Cetakan Kedua. Jakarta Soroso, Samiaji. 2009. Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit PT.Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta Sugiyono.2007. Metode Penelitian Bisnis, Alfabeta. Bandung Uripiyati, Dwi 2012. Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Dalam Upaya Meningkatka Pengendalian Intern PT.Wings Surya Wonocolo Surabaya, Universitas Bhayangkara Surabaya. Istiqamah. 2011. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit pada PT Tri Manunggal Sejati, Universitas Negeri Surabaya. Sutomo, Eri 2013. Analisa Perencanaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Terhadap Pelaksanaan Pengendalian Intern PT. Sari Melati Kencana (Pizza Hut Royal Plasa Surabaya, Universitas Bhayangkara Surabaya.
229
