UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Program Ganda Akuntansi – Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2007/2008 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT. INDUSTRI SANDANG NUSANTARA UNIT CILACAP Rizky Wahyu Christanto 0700691164 ABSTRAK PT. Industri Sandang Nusantara adalah BUMN yang bergerak dalam bidang manufacture benang. Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah sistem penggajian dan pengupahan yang ada di perusahaan saat ini masih manual, seringnya terjadi kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan gaji dan upah karyawan sehingga mengakibatkan adanya jumlah lebih dan jumlah kurang dalam pembayaran gaji dan upah karyawan. Selain itu sistem yang ada sekarang juga kurang memiliki pengendalian internal baik manual atau sistem, sehingga memungkinkan adanya kecurangankecurangan yang terjadi. Oleh karena itu penulis merasa perlu untuk mengusulkan alternatif metode lain, yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan diatas. Tujuan penulisan skripsi ini mengidentifikasi sistem penggajian dan pengupahan yang sedang digunakan diperusahaan, mengevaluasi sistem penggajian dan pengupahan yang sedang digunakan, merancang sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang mendukung proses pengolahan informasi dan pengendalian internal dalam sistem penggajian dan pengupahan dan menciptakan pemrosesan data gaji yang akurat dan merekomendasikan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang baru Adapun usulan sistem yang akan digunakan antara lain sistem penggajian dan pengupahan yang terintegrasi dan juga sistem penggajian dan pengupahan yang memiliki pengendalian internal yang lebih baik. Dan sistem penggajian dan pengupahan yang dibuat ini juga menghasilkan beberapa laporan-laporan yang berguna bagi perusahaan. Dari sistem penggajian dan pengupahan yang sebelumnya digunakan dalam setahun bisa terjadi 3-5 kali kesalahan dalam penghitungan gaji dan upah karyawan. Sedangkan dari alternatif sistem penggajian dan pengupahan yang diusulkan penulis kesalahan dalam penghitungan gaji dan upah karyawan dapat dikurangkan hingga tidak ada. Kata Kunci: sistem, gaji, manual, upah, pengendalian internal
iv
KATA PENGANTAR Sebelumnya penulis mengucapkan syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa sehingga dapat menyelesaikan Skripsi ini. Walaupun tugas membuat Skripsi ini terasa berat oleh penulis, namun berkat bimbingan dari para dosen, akhirnya Skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan. Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat penulis melakukan Kerja Praktek ditambah dengan penjelasan dari para dosen dan buku-buku yang ada hubungannya dengan topik Skripsi. Penulis menyadari masih banyak kekurangan–kekurangan di dalam Skripsi, sehingga penulis sangat mengharapkan bantuan berupa kritik dari para dosen serta caracara yang baik untuk menyusun karya ilmiah di masa yang akan datang. Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk dalam mewujudkan Skripsi ini,pihak-pihak ini antara lain kepada: 1. Bapak Prof.Dr.Gerardus Polla, M.App.Sc, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 2. Bapak E.A Kuncoro, SE.,MM, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara 3. Ibu Ersa Tri Wahyuni, SE, M.Acc, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara 4. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara 5. Bapak Aryanto Mulyadi S.Drs.,Ak.,MM, selaku Dosen Pembimbing Akuntansi yang telah menyediakan waktu dan pengarahan serta masukan sampai selesainya penulisan skripsi ini. 6. Bapak Hendra Achmadi, S.Kom.,MM.,A.Acc, selaku Dosen Pembimbing Sistem Informasi yang telah menyediakan waktu dan pengarahan serta masukan sampai selesainya penulisan skripsi ini. 7. Para direksi dan karyawan PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap 8. Buat Papa dan Mama di rumah Cilacap (mah pah makasi buat doa dan puasanya) 9. Buat Aji my brother (thx buat komputernya) 10. Buat Dian Rosmawaty (makasih buat support dan cintanya) 11. Buat Made, Rudy, Like (makasih sudah menjadi team mate 9 semester ini di kampus, Hidup Maruli !!!) 12. Buat Om Cok dan keluarga (makasih buat pinjaman laptopnya)
v
13. Buat semua teman-teman di Jurusan Ganda Akuntansi-Sistem Informasi kelas PAZ 2003, 9 semester bersama kalian adalah waktu-waktu yang sangat menyenangkan (keep in contact ya temen2) 14. last but not least terima kasih buat semua support-support dari seluruh dosen yang sudah mengajar saya selama 9 semester ini, terima kasih yang sebesar-besarnya. Begitu banyak bantuan yang telah diberikan oleh pihak-pihak lain yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu kepada saya, saya selaku penulis skripsi dengan segala kerendahan hati mohon maaf yang sebesar-besarnya dan mengucapkan banyak terima kasih atas segala bantuan yang diberikan. Akhir kata terima kasih dan Tuhan senantiasa memberkati kita semua..
Jakarta, 22 Januari 2008 Penulis
Rizky Wahyu Christanto 0700691164
vi
DAFTAR ISI Halaman iv v vii x xi xiii 1 1 3 3 4 6
Abstrak Prakata Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1.2 Ruang Lingkup 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.4 Metode Penelitian 1.5 Sistematika Penulisan BAB 2
LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi 2.2 Sistem Informasi Akuntansi 2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 2.2.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi 2.2.3 Siklus Transaksi Sistem Informasi Akuntansi 2.3 Pengendalian Intern 2.3.1 Pengertian Pengendalian Intern 2.3.2 Komponen Pengendalian Intern 2.4 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan 2.4.1 Pengertian Gaji dan Upah 2.4.2 Fungsi yang terkait 2.4.3 Dokumen Sumber yang biasa digunakan 2.4.4 Sistem Pengendalian Intern Penggajian 2.4.4.1 Tujuan Sistem Pengendalian Intern Penggajian 2.4.4.2 Struktur Pengendalian Intern Penggajian 2.4.4.3 Ancaman dan Prosedur Penggajian Internal dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan 2.4.4.4 Kontrol dalam Sistem Pengendalian Intern Penggajian 2.5 Pajak Penghasilan 2.5.1 Pengertian Pajak Penghasilan 2.5.1.1 Objek Pajak 2.5.1.2 Penghasilan Tidak Kena Pajak 2.5.1.3 Tarif Pajak Penghasilan Pasal 21 2.5.2 Pajak Penghasilan Pasal 21 2.5.2.1 Wajib Pajak PPh Pasal 21 2.5.2.2 Objek Pajak PPh Pasal 21 2.5.2.3 Pemotong PPh Pasal 21 2.5.2.4 Cara Menghitung PPh Pasal 21 2.6 Analisis Sistem 2.7 Pengertian Metode Analisis dan Desain Berorientasi Objek 2.7.1 Pengertian Object Oriented 2.7.2 Object Oriented analysis and design 2.7.2.1 Pengertian Object Oriented analysis and Design 2.7.2.2 System Definition
vii
8 8 8 8 9 11 12 12 13 14 14 15 17 18 18 20 28 34 36 36 36 37 37 38 38 39 40 41 45 46 46 47 47 48
BAB 3
2.7.2.3 Factor Criterion 2.7.2.4 Rich Picture 2.7.3 ProblemDomain Analysis 2.7.3.1 Class 2.7.3.2 Structure 2.7.3.3 Behaviour 2.7.4 Application Domain Analysis 2.7.4.1 Usage 2.7.4.2 Functions 2.7.4.3 Interface 2.7.5 Architectural Design 2.7.5.1 Criteria 2.7.5.2 Component Architecture 2.7.5.3 Process Architecture 2.7.6 Component Design 2.7.6.1 Model Component 2.7.6.2 Function Component ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan 3.1.2 Lokasi, Bangunan, dan Layout 3.1.3 Visi, Misi, dan Strategi Perusahaan 3.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan 3.1.5 Uraian fungsi dan Wewenang 3.2 Gambaran Sistem yang Sedang Berjalan 3.2.1 Kebijakan Umum Kepegawaian 3.2.2 Kebijakan Penggajian yang diterapkan 3.2.3 Prosedur Sistem Berjalan 3.2.3.1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Karyawan dan daftar Gaji 3.2.3.2 Prosedur Kerja Lembur 3.2.3.3 Prosedur Pembayaran Gaji 3.2.4 Rich Picture 3.2.5 Kelemahan Sistem Berjalan 3.2.6 Usulan Sistem yang Berjalan 3.3 Analisis Document 3.3.1 The Task 3.3.1.1 Purpose 3.3.1.2 System Definition 3.3.1.3 Context 3.3.2 Analisa Problem Domain 3.3.2.1 Clusters 3.3.2.2 Structure 3.3.2.3 Classess and Behaviour 3.3.2.4 Event Table 3.3.2.5 Class Diagram 3.3.3 The Application Domain 3.3.3.1 Usage 3.3.3.1.1 Overview 3.3.3.1.2 Actor Specification 3.3.3.1.3 Use Case Specification 3.3.3.2 Function 3.3.3.2.1 Function List
viii
Pembuatan
49 49 50 51 52 57 58 58 60 61 63 64 66 70 73 74 75 77 77 77 79 80 82 83 94 94 95 98 98 99 100 102 103 104 106 106 106 106 108 111 111 111 113 123 125 125 125 125 127 129 153 153
BAB 4
BAB 5
3.3.3.2.2 Function Specification 3.3.3.3 User Interface 3.3.3.3.1 Dialogue Style 3.3.3.4 The Technical Platform 3.3.3.5 Recommendation 3.3.3.5.1 The Sustem Usefullness and feasibility 3.3.3.5.2 Strategy 3.3.3.5.3 Development Economy PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN 4.1 The Task 4.1.1 Purpose 4.1.2 Correction to the Analysis 4.1.3 Quality Goal 4.2 Technical Platform 4.2.1 Equipment 4.2.2 System Software 4.2.3 System Interface 4.2.4 Design Language 4.3 Architecture 4.3.1 Component Architecture 4.3.2 Process Architecture 4.4 Standard 4.5 Component 4.5.1 Model Component 4.5.1.1 Structure 4.5.1.2 Classess 4.5.2 Function Component 4.5.3 Operation Specification 4.6 Recommendation 4.6.1 The System Usefullness 4.6.2 Plan for Initiating User 4.6.3 Implemantation Plan SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 5.2 Saran DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN SURAT SURVEY
ix
154 157 157 161 161 161 161 161 162 162 162 162 162 163 163 164 165 165 165 165 166 169 170 170 170 172 173 173 177 177 178 180 181 181 182
DAFTAR TABEL Halaman tabel 2.1 tabel 2.2 tabel 2.3 tabel 2.4 tabel 3.1 tabel 3.2 tabel 3.3 tabel 3.4 tabel 3.5 tabel 3.6 tabel 3.7 tabel 3.8 tabel 3.9 tabel 3.10 tabel 3.11 tabel 3.12 tabel 3.13 tabel 3.14 tabel 3.15 tabel 3.16 tabel 3.17
Tarif Pajak Criteria dalam perancangan Jenis distribusi pada Client Server Architecture Kerangka Component Design Perhitungan jam kerja lembur Event table Actor Specification karyawan Actor Specification Asisten Manager Actor Specification Asisten Manager Personalia Actor Specification Manager Actor Specification Manager Keuangan dan Umum Use case Specification membuat pendataan karyawan baru Use case Specification Absensi Use case Specification memasukan surat perintah lembur Use case Specification mencetak laporan dan rekap absensi Use case Specification mencetak daftar gaji dan upah Use case Specification menyetujui daftar gaji dan upah Use case Specification mencetak slip gaji dan upah Use case Specification mencetak laporan pajak Use case Specification membuat perubahan gaji karyawan Use case Specification membuat pendataan mutasi karyawan
38 65 70 74 97 123 127 127 128 128 128 129 131 132 133 133 134 134 135 136 137
tabel 3.18
Use case Specification menginput absen harian untuk karyawan tidak masuk Use case Specification mengotorisasi absen Use case Specification melihat dan mencetak voucher Function List Function Specification Hitung Potongan Absensi Function Specification Hitung Total Uang Lembur Function Specification Hitung PPh Daftar Windows User Interface dan Printouts Kriteria Sistem Informasi Akuntansi penggajian dan pengupahan Spesifikasi peralatan Operation Specification Compute Absence Detail Operation Specification Compute Overtime Tariff Operation Specification Compute Income Tax The System Usefulness Project Time Line
138
tabel 3.19 tabel 3.20 tabel 3.21 tabel 3.22 tabel 3.23 tabel 3.24 tabel 3.25 tabel 4.1 tabel 4.2 tabel 4.3 tabel 4.4 tabel 4.5 tabel 4.6 tabel 4.7
x
139 139 153 154 155 156 158 163 164 174 175 176 178 179
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Gambar 2.2 Gambar 2.3 Gambar 2.4 Gambar 2.5 Gambar 2.6 Gambar 2.7 Gambar 2.8 Gambar 2.9 Gambar 2.10 Gambar 2.11 Gambar 2.12 Gambar 2.13 Gambar 2.14 Gambar 2.15 Gambar 2.16 Gambar 2.17 Gambar 2.18 Gambar 2.19 Gambar 2.20 Gambar 3.1 Gambar 3.2 Gambar 3.3 Gambar 3.4 Gambar 3.5 Gambar 3.6 Gambar 3.3 Gambar 3.4 Gambar 3.5 Gambar 3.6 Gambar 3.7 Gambar 3.8 Gambar 3.9 Gambar 3.10 Gambar 3.11 Gambar 3.12 Gambar 3.13 Gambar 3.14
Struktur Pengendalian Intern Aktivitas Utama dalam OOAD Aktifitas Problem Domain Notasi Dasar dari class Class Diagram Generalization Structure Notasi Class Structure Cluster Structure Notasi Object Strucuture Association Structure Statechart diagram Aktivitas dalam Application Domain Analysis Aktivitas dalam Architectural Design Layered Architectural Pattern The Generic Architectural Pattern The Client-Server Architecture Deployment Diagram untuk Centralized Pattern Deployment Diagram untuk Distributed Pattern Deployment Diagram untuk Decentralized Pattern Subaktivitas dalam component design Struktur Organisasi Rich Picture Sistem yang sedang berjalan Cluster Model Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Structure dari employee Structure dari payment Structure dari mutation Class Employee Statechart diagram class Employee Class staff Class labour Class absence Statechart diagram class Absence Class overtime Statechart diagram class Overtime Class Payment Transaction Statechart diagram class Payment Transaction Class Salary Statechart diagram class Salary xi
20 48 50 51 52 53 54 54 56 56 57 58 64 67 68 69 71 72 73 74 82 102 111 111 112 112 113 113 114 114 115 115 115 115 116 116 117 117
Gambar 3.15 Gambar 3.16 Gambar 3.17 Gambar 3.18 Gambar 3.19 Gambar 3.20 Gambar 3.21 Gambar 3.22 Gambar 3.23 Gambar 3.24 Gambar 3.25 Gambar 3.26 Gambar 3.27 Gambar 3.28 Gambar 3.29 Gambar 3.30 Gambar 3.31 Gambar 3.32 Gambar 3.33 Gambar 3.34 Gambar 3.35 Gambar 3.36 Gambar 3.37 Gambar 3.38 Gambar 3.39 Gambar 3.40 Gambar 4.1 Gambar 4.2 Gambar 4.3 Gambar 4.4 Gambar 4.5 Gambar 4.6 Gambar 4.7
Class Wages Statechart diagram class Wages Class Payment Detail Statechart diagram class Payment Detail Class Mutation Statechart diagram class Mutation Class Salary Changing Statechart diagram class Salary Changing Class Voucher Statechart diagram class Voucher Class Diagram Use case diagram Sequence diagram membuat pendataan karyawan baru Sequence diagram membuat absensi Sequence diagram memasukan surat perintah lembur Sequence diagram mencetak laporan dan rekap absensi Sequence diagram mencetak daftar gaji dan upah Sequence diagram menyetujui daftar gaji dan upah Sequence diagram mencetak slip gaji dan upah Sequence diagram mencetak laporan pajak dan rekapitulasi Sequence diagram membuat transaksi perubahan gaji karyawan Sequence diagram membuat pendataan mutasi karyawan Sequence diagram menginput absen harian karyawan yang tidak masuk Sequence diagram mengotorisasi absen Sequence diagram melihat dan mencetak voucher Navigation diagram Component Diagram Deployment Diagram Architecture Diagram Standard Button Warning Message Revised Class Diagram Class Placement
xii
117 118 118 119 119 120 120 121 122 123 126 127 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 160 166 168 169 170 170 172 173
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Gambar L.1 Gambar L.2 Gambar L.3 Gambar L.4 Gambar L.5 Gambar L.6 Gambar L.7 Gambar L.8 Gambar L.9 Gambar L.10 Gambar L.11 Gambar L.12 Gambar L.13 Gambar L.14 Gambar L.15 Gambar L.16 Gambar L.17 Gambar L.18 Gambar L.19 Gambar L.20 Gambar L.21 Gambar L.22 Gambar L.23 Gambar L.24 Gambar L.25 Gambar L.26 Gambar L.27 Gambar L.28 Gambar L.29 Gambar L.30 Gambar L.31 Gambar L.32 Gambar L.33 Gambar L.34 Gambar L.35 Gambar L.36
Form Absence Form Login Form Change Password Form Menu Form Menu Employee Form New Employee Form New Labour Form Menu Master Form Master Department Form Master Employee (Tab Control Personal) Form Master Employee (Tab Control Financial) Form Master Employee (Tab Control Update) Form Master HRD Form Overtime Form Mutation Form Salary Changing Form Menu Absence Form Attendance List Form Permission Form Absence Otorization Form Menu Financial Form Salary Approval Form Voucher Form Menu Report Form Absence Report (Detail) Form Absence Report (Recapitulation) Form Payroll & Wages Report (Detail) Form Payroll & Wages Report (Recapitulation) Form Income Tax Report (Detail) Form Income Tax Report (Recapitulation) Absence Report (Detail) Absence Report (Recapitulation) Payroll & Wages Report (Detail) Payroll & Wages Report (Recapitulation) Income Tax Report (Detail) Income Tax Report (Recapitulation)
xiii
L.1 L.1 L.2 L.2 L.3 L.3 L.4 L.4 L.5 L.5 L.6 L.6 L.7 L.7 L.8 L.8 L.9 L.9 L.10 L.10 L.11 L.11 L.12 L.12 L.13 L.13 L.13 L.14 L.14 L.14 L.15 L.15 L.16 L.16 L.17 L.17
Gambar L.37 Slip Gaji Pegawai Tetap Gambar L.38 Slip Gaji Buruh Surat Pengangkatan Karyawan Surat Kontrak Kerja Surat Mutasi Surat Pemberitahuan Perubahan Gaji Karyawan Description Based on Textual Specification Notasi yang digunakan dalam Class Diagram Notasi yang digunakan dalam Deployment Diagram Notasi yang digunakan dalam Sequence Diagram Notasi yang digunakan dalam Statechart Diagram Notasi yang digunakan dalam Use Case Diagram
xiv
L.18 L.19 L.20 L.21 L.22 L.23 L.24 L.25 L.26 L.27 L.28 L.28
