UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Fakultas Ilmu Komputer Jurusan Komputerisasi Akuntansi Semester Genap Tahun 2007/2008
EVALUASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA PT. SENTRA USAHATAMA JAYA
Aryo Damar Rodhi Hilwani
0800752305 0800776015
Kelas / Kelompok :
08PAA / 6
Abstrak Tujuan Evaluasi Sistem Informasi Persediaan pada PT. Sentra Usahatama Jaya yang meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi adalah untuk mengidentifikasi kelemahan dalam sistem informasi persediaan yang sedang berjalan dalam perusahaan dan memberikan rekomendasi atas kelemahan tersebut. Rekomendasi tersebut berguna untuk peningkatan dan penyempurnaan sistem informasi persediaan dan pengendalian internal pada sistem informasi di masa yang akan datang. Metode penelitian yang digunakan dalam menyusun skripsi ini adalah studi pustaka dan studi lapangan. Studi pustaka dilakukan untuk mencari referensi dari berbagai sumber kepustakaan yang berhubungan dengan pembahasan. Studi lapangan yang dilakukan yaitu pengamatan langsung dilokasi, wawancara dengan pihak yang terkait dengan sistem informasi persediaan, pengisian checklist oleh pihak perusahaan yang terkait dan dokumentasi atas bukti-bukti yang berhubungan dengan prosedur yang dibahas. Hasil yang dicapai adalah terdapat beberapa temuan berupa kelemahan dalam sistem informasi persediaan yang berjalan dan penerapannya dalam kegiatan operasional dan keamanan perusahaan. Dengan adanya kelemahan tersebut dapat menimbulkan masalah yang dapat merugikan kegiatan operasional perusahaan, penjelasan selengkapnya akan disajikan pada skripsi ini. Simpulan yang ditarik oleh penulis bahwa sistem informasi persediaan yang berjalan sudah cukup membantu memberikan informasi yang berguna bagi kegiatan perusahaan. Tetapi dengan adanya kelemahan yang teridentifikasi diharapkan perusahaan melaksanakan rekomendasi yang diberikan oleh penulis untuk mengatasi kelemahan yang terjadi dan meningkatkan penyempurnaan sistem informasi persediaan yang sedang berjalan. Kata kunci : Audit, Sistem Informasi, Persediaan.
iv
PRAKATA
Puji syukur kehadirat Allah SWT dengan rahmat dan karunia-Nya, sehingga skripsi ini yang berjudul “Evaluasi Sistem Informasi Persediaan pada PT. Sentra Usahatama Jaya” dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Adapun skripsi ini disusun sebagai syarat kelulusan bagi penulis dalam menyelesaikan jenjang pendidikan strata-1 di Universitas Bina Nusantara. Pada kesempatan ini penulis dengan segenap ketulusan dan kerendahan hati mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang telah membantu serta memberikan dukungan dan masukan sehingga skripsi ini dapat tersusun dengan sebaik mungkin. Ucapan terima kasih kami berikan kepada: 1. Ibu Almarhumah Dr. Ir. Theresia Widia Soerjaningsih, MM, selaku pelopor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Prof. Dr. Gerrardus Polla, M. App. Sc, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M. Sc, M. Comp. Sc, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 4. Ibu Yanti, S. Kom., MM, selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi. 5. Ibu Noerlina, S. Kom., MM, selaku Sekretaris Program Studi Komputerisasi Akuntansi. 6. Bapak Purwoko, SE., MBA, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan waktu, pikiran, pengarahan, dan bimbingannya kepada kami dengan penuh perhatian dari awal pertemuan sampai terselesaikannya skripsi ini.
v
7. Para staff dosen yang telah memberikan kami ilmu dan segala pengetahuannya selama masa pendidikan kami di Universitas Bina Nusantara. 8. Bapak Yayat Priyatna dan Bapak Wisnu Hendraningrat selaku direktur PT. Sentra Usahatama Jaya (SUJ) atas izin dan rekomendasinya untuk melakukan kerja praktek dan penyelesaian skripsi ini. 9. Para Manajer di PT. Sentra Usahatama Jaya terutama Manajer IT, Manajer HRD, Manajer Purchasing, Warehouse staff. 10. Segenap staff dan jajaran karyawan PT. Sentra Usahatama Jaya. Bapak Pandu, Ibu Shinta, Mbak Agnes, Mas Rusdi, Martin, Mbak Vita, Ci’ Yuli, Bapak Hendi, Bapak Idam. 11. Keluarga tercinta Papa Abubakar Shiddiq, Mama Arny, Kakak-kakak Rena, Reny, Puspa, Mas Adhit, Kak Ridho. Alifa Indira Anjani dan Khanissa Adenia, atas dukungan moral, materi dan do’anya. 12. Keluarga tercinta Papa Utun Tarunadjaja, Mama Ida Z. Tahir, Adik Siti Sarah, atas dukungan moral, materi dan do’anya. 13. Teman-teman terbaik, Rodhi Hilwani, Rifky, Risyad, Risty, Giant, Indah, Tita, Mister, Iwie, Tia, Intan, Yessy, Defriani Vega Anastasia, Fitri Syahrinda, Jelita Zuliani Putri, Andika Ade, Amalia Hashilah, Anes, Disco Gunners Family, D’Plafons, 08PAA, All Class, For The Special One: 14. Teman skripsi terbaik Aryo Damar, sahabat-sahabat terbaik, Putra dan Yohan, Disco Gunners Family: Eza, Teguh, Abi, Arya, Icha, Punjung, Indah, Iwie, Tita, Aryo, Ferdy, Iqbal dll. Last but not least: Additiya Purnama Putri (I love her and always do).
vi
15. Semua pihak terkait yang secara langsung atau tidak langsung telah membantu dalam proses pembuatan skripsi ini. Kepada semua pihak lainnya yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu. Semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua yang membacanya. Kami menyadari bahwa masih terdapat kekurangan dalam menyelesaikan skripsi ini. Untuk itu kami mengharapkan saran, pendapat serta masukan yang berguna dan membangun untuk mencapai kesempurnaan di waktu yang akan datang. Akhir kata, semoga skripsi ini berguna bagi para pembaca sekalian.
Jakarta, Juni 2008
Penulis
vii
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar
i
Halaman Judul Dalam
ii
Halaman Persetujuan Hardcover
iii
Abstrak
iv
Prakata
v
Daftar Isi
viii
Daftar Gambar
xiv
Daftar Tabel
xvii
Daftar Lampiran
xviii
BAB 1 PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang
1
1.2 Ruang Lingkup
2
1.3 Tujuan dan Manfaat
3
1.3.1 Tujuan dari penelitian
3
1.3.2 Manfaat dari penelitian
3
1.4 Metodologi Penelitian
4
1.4.1 Studi Pustaka
4
1.4.2 Studi Lapangan
4
1.4.3 Analisa Data
5
1.5 Sistematika Penulisan
5
viii
BAB 2 LANDASAN TEORI
7
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
7
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
7
2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
7
2.1.3 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
8
2.1.4 Siklus Proses Transaksi Akuntansi
10
2.2 Sistem Pengendalian Internal
11
2.2.1 Pengertian Pengendalian Internal
11
2.2.2 Tujuan Pengendalian Internal
12
2.2.3 Unsur-unsur Pengendalian Internal
12
2.2.4 Pihak yang Berkepentingan dalam Pengendalian Internal
14
2.2.5 Komponen Pengendalian Internal
14
2.2.6 Jenis-jenis Pengendalian Internal
15
2.2.6.1 Pengendalian Manajemen Keamanan
17
2.2.6.2 Pengendalian Manajemen Operasional
25
2.2.6.3 Pengendalian Batasan (Boundary Controls)
33
2.2.6.4 Pengendalian Masukan (Input Controls)
40
2.2.6.5 Pengendalian Keluaran (Output Controls)
52
2.3 Audit Sistem Informasi
52
2.3.1 Pengertian Audit Sistem Informasi
52
2.3.2 Tujuan Audit Sistem Informasi
53
2.3.3 Metode Audit Sistem Informasi
54
2.3.4 Standar Audit Sistem Informasi
56
2.3.5 Prosedur Audit Sistem Informasi
58
ix
2.3.6 Bukti Audit
61
2.3.7 Instrumen Audit
61
2.3.8 Penetapan Resiko Audit
65
2.4 Sistem Informasi Persediaan
67
2.4.1 Pengertian Sistem Informasi Persediaan
67
2.4.2 Jenis Persediaan
67
2.4.3 Metode Pencatatan Persediaan
68
2.4.4 Metode Penilaian Persediaan
68
2.4.5 Fungsi Persediaan
69
2.4.6 Tujuan Audit Persediaan
70
2.5 Activity Diagram
70
2.5.1 Pengertian Activity Diagram
70
2.5.2 Jenis-jenis Activity Diagram
71
BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN
72
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
72
3.1.1 Sejarah Perusahaan
72
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
74
3.1.2.1 Visi Perusahaan
74
3.1.2.2 Misi Perusahaan
74
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Jabatan
75
3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
75
3.2.2 Uraian Jabatan
78
3.3 Sistem Informasi Persediaan yang Berjalan x
87
3.3.1 Uraian Prosedur Barang Masuk/Stock In
87
3.3.2 Uraian Prosedur Barang Keluar/Stock Out
88
3.3.3 Dokumen yang Digunakan
91
3.3.4 Workflow Table dan OAD Barang Masuk
92
3.3.5 Workflow Table dan OAD Barang Keluar
94
3.4 Spesifikasi Hardware dan Software
96
3.4.1 Spesifikasi Hardware
96
3.4.2 Spesifikasi Software
96
3.5 Operasi Manual Aplikasi yang Digunakan
98
BAB 4 EVALUASI ATAS SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA PT. SENTRA USAHATAMA JAYA
138
4.1 Perencanaan Audit
138
4.1.1 Tujuan Audit
138
4.1.2 Ruang Lingkup Audit
138
4.1.3 Instrumen Audit
139
4.1.4 Jadwal Kerja Audit
140
4.2 Evaluasi Pengendalian Manajemen Operasional
142
4.2.1 Check List Pengendalian Manajemen Operasional
142
4.2.2 Hasil Temuan Pengendalian Manajemen Operasional
144
4.2.3 Resiko Temuan Pengendalian Manajemen Operasional
144
4.2.4 Rekomendasi Pengendalian Manajemen Operasional
144
4.3 Evaluasi Pengendalian Manajemen Keamanan 4.3.1 Check List Pengendalian Manajemen Keamanan xi
145 145
4.3.2 Hasil Temuan Pengendalian Manajemen Keamanan
147
4.3.3 Resiko Temuan Pengendalian Manajemen Keamanan
147
4.3.4 Rekomendasi Pengendalian Manajemen Keamanan
148
4.4 Evaluasi Pengendalian Batasan (Boundary Controls)
150
4.4.1 Check List Pengendalian Batasan
150
4.4.2 Hasil Temuan Pengendalian Batasan
151
4.4.3 Resiko Temuan Pengendalian Batasan
151
4.4.4 Rekomendasi Pengendalian Batasan
152
4.5 Evaluasi Pengendalian Masukan (Input Controls)
153
4.5.1 Check List Pengendalian Masukan
153
4.5.2 Hasil Temuan Pengendalian Masukan
155
4.5.3 Resiko Temuan Pengendalian Masukan
155
4.5.4 Rekomendasi Pengendalian Masukan
155
4.6 Evaluasi Pengendalian Keluaran (Output Controls)
156
4.6.1 Check List Pengendalian Keluaran
156
4.6.2 Hasil Temuan Pengendalian Keluaran
158
4.6.3 Resiko Temuan Pengendalian Keluaran
158
4.6.4 Rekomendasi Pengendalian Keluaran
158
4.7 Laporan Audit
159
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
163
5.1 Simpulan
163
5.2 Saran
165
xii
DAFTAR PUSTAKA
167
DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN SURAT KETERANGAN SURVEY
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Klasifikasi Ancaman
21
Gambar 2.2 Metode Masukan Data
41
Gambar 2.3 Langkah Proses Audit
60
Gambar 2.4 Contoh Activity Diagram
71
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
76
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Pabrik
77
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Barang Masuk
93
Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Barang Keluar
95
Gambar 3.5 Tampilan Direct Purchase
98
Gambar 3.6 Tampilan Browse Departement
99
Gambar 3.7 Tampilan Browse Warehouse
100
Gambar 3.8 Tampilan Browse Supplier
101
Gambar 3.9 Tampilan Browse deliver To
102
Gambar 3.10 Tampilan Add Item
103
Gambar 3.11 Tampilan Browse Item
104
Gambar 3.12 Tampilan Browse Cost Center
105
Gambar 3.13 Tampilan Browse Direct Purchase
106
Gambar 3.14 Tampilan Surat Permintaan Barang
107
Gambar 3.15 Tampilan Browse Warehouse
108
Gambar 3.16 Tampilan Browse Departement
109
Gambar 3.17 Tampilan Add Item
110
Gambar 3.18 Tampilan Browse Item
111 xiv
Gambar 3.19 Tampilan Browse Surat Permintaan Barang
112
Gambar 3.20 Tampilan Hasil Produksi
113
Gambar 3.21 Tampilan Browse Warehouse
114
Gambar 3.22 Tampilan Add Item
115
Gambar 3.23 Tampilan Browse Item
116
Gambar 3.24 Tampilan Hasil Produksi
117
Gambar 3.25 Tampilan Report Hasil Produksi
118
Gambar 3.26 Tampilan Print Hasil Produksi
119
Gambar 3.27 Tampilan Print By Item Hasil Produksi
119
Gambar 3.28 Tampilan Sales Order
120
Gambar 3.29 Tampilan Browse Departement
121
Gambar 3.30 Tampilan Browse Customer
122
Gambar 3.31 Tampilan Browse Biaya I dan II
123
Gambar 3.32 Tampilan Browse Sales Order
124
Gambar 3.33 Tampilan Delivery Order
125
Gambar 3.34 Tampilan Browse SO No
126
Gambar 3.35 Tampilan Browse Delivery Order
127
Gambar 3.36 Tampilan Loading Permit
128
Gambar 3.37 Tampilan Browse DN No
129
Gambar 3.38 Tampilan Surat Jalan
130
Gambar 3.39 Tampilan Browse DO No
131
Gambar 3.40 Tampilan LP No
132
Gambar 3.41 Tampilan Browse Warehouse
133
Gambar 3.42 Tampilan Browse Surat Jalan
134 xv
Gambar 3.43 Tampilan Stock Card
135
Gambar 3.44 Tampilan Browse Item
136
Gambar 3.45 Tampilan Print Stock Card
137
xvi
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Kategori Pengendalian Manajemen
16
Tabel 2.2 Kategori Pengendalian Aplikasi
17
Tabel 2.3 Pelaksanaan Keamanan Terhadap Ancaman
23
Tabel 3.1 Workflow Table Barang Masuk
92
Tabel 3.2 Workflow Table Barang Keluar
94
Tabel 4.1 Jadwal Kerja Audit
141
Tabel 4.2 Check List Pengendalian Manajemen Operasional
143
Tabel 4.3 Check List Pengendalian Manajemen Keamanan
146
Tabel 4.4 Check List Pengendalian Batasan (Bundary Controls)
150
Tabel 4.5 Check List Pengendalian Masukan (Input Controls)
154
Tabel 4.6 Check List Pengendalian Keluaran (Output Controls)
157
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Matriks Audit
L1
Lampiran 2. Bill of Lading
L4
Lampiran 3. Certificate of Quality
L5
Lampiran 4. Certificate of Weight
L6
Lampiran 5. Certificate of Analysis
L7
Lampiran 6. Packing List
L8
Lampiran 7. Surat Pengantar Penyerahan Barang (SPPB)
L9
Lampiran 8. SubDelivery Order
L10
Lampiran 9. Form Loading Permit
L11
Lampiran 10. Surat Jalan
L12
Lampiran 11. Form Hasil Timbangan
L13
Lampiran 12. Form Surat Pengantar Ekspedisi
L14
Lampiran 13. Dokumen Hasil Produksi
L15
Lampiran 14. Laporan Hasil Produksi
L16
Lampiran 15. Laporan Hasil Produksi By Item
L17
Lampiran 16. Laporan Stock Card Grade A
L18
Lampiran 17. Laporan Stock Card Grade B
L19
Lampiran 18. Laporan Stock Card Raw Sugar
L20
xviii