PEKELILING BENDAHARI BIL : 1/2008 PEJABAT BENDAHARI PEKELILING PEJABAT BENDAHARLILING PEJABAT BENDAHARI No Rujukan
: 100-BBI(PTA.6/6)
Tarikh
: 2 Januari 2008
Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Malaysia Pengarah UiTM Negeri Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri
Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan
GARIS PANDUAN MENGENAI PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN SECARA PEMBELIAN TERUS
1.0
TUJUAN
Tujuan garis panduan ini dikeluarkan ialah untuk memberi penerangan mengenai peraturan perolehan bekalan dan perkhidmatan Universiti Teknologi MARA (UiTM) secara selaras
dengan
peraturan
Pembelian Terus yang telah dipinda
terbaru
di
dalam
Surat
Perbendaharaan Bil 12 Tahun 2007 bertarikh 19 Disember 2007.
1
Pekeliling
2.0
TAKRIFAN
2.1
“Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti, Jabatan, Pusat, Akademi dan Kampus UiTM Negeri yang menerima agihan peruntukan tahunan.
2.2
“Ketua Pusat Tanggungjawab” bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di bawah kawalannya .
2.3
“Jawatankuasa Teknikal Peralatan” adalah jawatankuasa yang dilantik untuk menilai keperluan dan spesifikasi suatu peralatan.
2.4
“Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau
kerja-kerja
untuk
memenuhi
keperluan
universiti
bagi
menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.
2.5
“Bekalan”
adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan
sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ianya juga merupakan input kepada sesuatu proses kerja. Contoh bekalan adalah seperti peralatan makmal / penyelidikan, bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.
2.6
“Perkhidmatan”
adalah
khidmat
tenaga
manusia
atau
kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan adalah terbahagi kepada dua (2) seperti berikut:-
2
(a)
Perkhidmatan Bukan Perunding: Perkhidmatan bukan perunding adalah seperti pengendalian kursus
dan
latihan,
penyelenggaraan
dan
pembaikan,
pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan.
(b)
Perkhidmatan Perunding: Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan fizikal yang memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan dan
kerja-kerja
ukur,
pengurusan,
perundangan
dan
kepakaran dalam bidang-bidang khusus seperti alam sekitar dan pertanian. Urusan Perlantikan Perunding adalah tidak termasuk dalam skop pekeliling ini.
2.7
“Kerja” adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan
dan
sivil
seperti
bangunan,
lapangan
terbang,
pelabuhan, jalan raya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.
2.8
“Perolehan
melalui
Tender”
adalah
perolehan
bekalan
/
perkhidmatan / kerja-kerja yang nilainya melebihi RM200,000.
2.9
“Panggilan Tender” adalah proses mempelawa syarikat yang berkelayakan dengan sebaran meluas melalui akhbar harian utama untuk menyertai tawaran bagi perolehan barang / perkhidmatan / kerja-kerja yang bernilai melebihi RM200,000 bagi setiap panggilan.
2.10
“Analisa Tender” adalah proses penilaian ke atas tawaran yang dikemukakan oleh petender mengikut format yang telah ditetapkan. Bagi tender peralatan, analisa tender disediakan oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:
3
a.
Jawatankuasa Teknikal Peralatan ialah jawatankuasa yang dilantik untuk menilai peralatan dari sudut spesifikasi teknikal.
b.
Jawatankuasa Analisa Harga ialah jawatankuasa yang dilantik untuk menilai tawaran
dari sudut harga yang
ditawarkan, kemampuan kewangan, pengalaman
petender
dan syarat-syarat lain dalam dokumen harga tender.
2.11
“Lembaga Perolehan UiTM” adalah lembaga yang membuat keputusan berhubung dengan perolehan melalui tender seperti berikut: a.
Lembaga Perolehan A UiTM, bertanggungjawab untuk mempertimbangkan dan meluluskan perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai melebihi RM20 juta hingga RM100 juta serta meluluskan yuran perunding tidak melebihi RM5 juta bagi setiap projek.
b.
Lembaga Perolehan B1 (Bekalan Dan Perkhidmatan) UiTM,
bertanggungjawab
untuk
mempertimbang
dan
meluluskan perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM20 juta.
c.
Lembaga
Perolehan
B2
(Pembangunan
Dan
Penyelenggaraan Fizikal) UiTM, bertanggungjawab untuk mempertimbangkan dan meluluskan perolehan kerja-kerja dan perkhidmatan ( yang diuruskan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti dan Bahagian Pembangunan ) yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM20 juta.
2.12
”Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi”
adalah perolehan
bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga
4
RM200,000 dan bagi perolehan Kerja yang bernilai melebihi RM 20,000 sehingga RM200,000.
2.13
”Panggilan Sebut Harga Rasmi” adalah proses mempelawa syarikat untuk mengemukakan Sebut Harga Rasmi bagi: a.
Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa di kalangan syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan dan bertaraf Bumiputera.
b.
Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai melebihi
RM100,000
hingga
RM200,000
dipelawa
di
kalangan syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan. c.
Perolehan Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM20,000 hingga
RM200,000
hendaklah
dipelawa
di
kalangan
Kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia ( CIDB ) di bawah kepala dan subkepala yang berkaitan.
2.14
“Pembelian
Terus”
perkhidmatan
bagi
bermaksud sesuatu
PTJ,
perolehan yang
bekalan
bernilai
atau
sehingga
RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item.
2.15
“FAIS”
adalah Sistem Kewangan Komputer Bersepadu Pejabat
Bendahari.
2.16
“Pesanan Jabatan / Pesanan Kerja” adalah dokumen yang mengandungi maklumat pesanan bekalan / perkhidmatan / kerjakerja kepada pembekal / kontraktor.
2.17
“Katalog”
adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh
syarikat bagi tujuan penilaian analisa spesifikasi bekalan / 5
perkhidmatan / kerja bagi semua kaedah perolehan UiTM. Jenisjenis katalog tersebut termasuklah katalog asal dari pembekal, cetakan dari internet, fotostat dan faks.
2.18
Jenis Item
Setiap jenis item merujuk kepada Pembelian Terus bekalan dan perkhidmatan sehingga RM50,000 setahun daripada mana-mana pembekal
berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian
Kewangan atau
berstatus Bumiputera atau bukan Bumiputera.
Tafsiran adalah seperti berikut:
a.
Setiap jenis item dikira berbeza jika fungsinya berbeza. Contoh ialah kasut, meja dan kerusi.
b.
Sesuatu item adalah dikira sebagai satu jenis item jika: •
Item tersebut mempunyai fungsi yang sama atau hampir sama misalannya mikroskop pelajar (’low-end’), mikroskop penyelidikan (’high-end’) atau
•
Item tersebut adalah pelbagai saiz misalannya paku 1”, paku 1.5” atau
•
Item tersebut boleh digunakan pada alat yang berlainan misalannya brek kereta, brek bas, brek lori atau
•
Item tersebut merupakan satu set yang
merangkumi
beberapa item yang akan dibekal dan digunakan secara bersama misalannya settee, set komputer.
3.0
PEMBELIAN TERUS DAN PERKHIDMATAN
Pembelian Terus bagi bekalan dan perkhidmatan adalah diuruskan oleh Pusat Tanggungjawab
UiTM Malaysia dan UiTM Negeri melalui Unit
Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri masing-masing. 6
4.0
HAD NILAI PEMBELIAN
4.1 Pembelian Terus bagi bekalan dan perkhidmatan yang bernilai sehingga RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item boleh dibuat daripada mana-mana pembekal/syarikat
yang berdaftar atau tidak
berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera.
4.2 Kaedah perolehan melalui Tender, Sebut Harga Rasmi atau Pembelian Terus perlu ditentukan
mengikut nilai keseluruhan tahunan bagi
setiap jenis item, berdasarkan kepada takrifan jenis item di perenggan 2.18 pekeliling ini. Tindakan memecahkecil pengurusan perolehan bagi
barangan
dan
perkhidmatan
yang
sama
jenis
untuk
mengelakkan kaedah perolehan secara Tender atau Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan.
5.0 PERATURAN PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PERKHIDMATAN
Perenggan 3 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 12 Tahun 2007 mensyaratkan setiap Ketua PTJ hendaklah membuat kajian pasaran supaya harga bekalan dan perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan Kerajaan di samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan iaitu:
1
Akauntabiliti Awam
Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah
dilaksanakan
bertanggungjawab
dengan
secara mengikut
dasar dan peraturan yang ditetapkan.
7
2
Diuruskan
Secara
Telus
Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas,
diketahui
dan
difahami
serta
mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. 3
Nilai Faedah Yang
Pengurusan
perolehan
hendaklah
Terbaik
memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.
4
Saingan Terbuka
Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua
pihak
yang layak bersaing. 5
Adil dan Saksama
Sesuatu
perolehan
itu
dipelawa,
diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan.
Sebut harga perlu diperolehi sebagai satu kaedah kajian pasaran untuk menentukan bahawa bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi adalah sesuai dan menguntungkan dengan mengambilkira kualiti, harga, kegunaan dan prinsip-prinsip perolehan di atas.
5.1
Pembelian
Terus
Bagi
Bekalan
Yang
Bernilai
Sehingga
RM10,000.00.
5.1.1
Bagi perolehan bekalan bernilai sehingga RM3,000.00, memadai dengan 1 (satu) sebut harga daripada manamana
pembekal/syarikat
yang
diketahui
sentiasa
menawarkan harga yang berpatutan, yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera serta memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal
8
tertentu. Pelawaan di kalangan pembekal / syarikat bertaraf Bumiputera hendaklah diberi keutamaan.
5.1.2
Bagi perolehan bekalan bernilai melebihi RM3,000.00 sehingga RM10,000.00, sekurang-kurangnya 2 (dua) sebut harga hendaklah diterima daripada mana-mana pembekal/syarikat yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan,
yang berdaftar atau tidak
berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan sama ada bertaraf
Bumiputera
atau
bukan
Bumiputera
serta
memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu.
Pelawaan di kalangan pembekal / syarikat
bertaraf Bumiputera hendaklah diberi keutamaan.
5.1.3
Sekiranya syarat di perenggan 5.1.2 tidak dapat dipatuhi , di mana sebut harga yang diterima adalah kurang daripada 2 (dua) pembekal /
syarikat, PTJ hendaklah
mengemukakan permohonan Pembelian Terus yang telah diperakukan (dengan justifikasi) oleh Ketua PTJ, kepada pegawai-pegawai berikut untuk tujuan kelulusan.
5.1.3.1
Bendahari atau Ketua Bahagian Pengurusan Perolehan UiTM Malaysia bagi Pembelian Terus di UiTM Malaysia.
5.1.3.2
Pengarah atau Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri yang berkenaan bagi Pembelian Terus di UiTM Negeri.
5.1.4
Pengecualian kepada peraturan di perenggan 5.1.2 adalah diberi bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan daripada pembekal/pembuat tunggal dengan disertakan surat/sijil perlantikan sebagai pembekal tunggal atau surat 9
akuan pembuat tunggal bagi sesuatu bekalan atau perkhidmatan.
5.2
Pembelian Terus Bagi Perkhidmatan Yang Bernilai Sehingga RM10,000.00.
5.2.1 Bagi perolehan perkhidmatan kurang dari RM10,000.00, memadai dengan 1 (satu) sebut harga daripada manamana pembekal / syarikat yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan, yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera serta memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu.
5.2.2 Walaubagaimanapun,
adalah
digalakkan
untuk
mendapatkan sebut harga lebih daripada satu pembekal /syarikat supaya perbandingan harga dapat dibuat.
Pelawaan di kalangan pembekal / syarikat bertaraf Bumiputera hendaklah diberi keutamaan.
5.3
Pembelian Terus Bagi Bekalan Dan Perkhidmatan Yang Bernilai Melebihi RM10,000.00 Hingga RM50,000.00.
5.3.1
Sebut harga hendaklah diperolehi daripada sekurangkurangnya 3 (tiga) syarikat yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan, yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera serta memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu.
Pelawaan di kalangan pembekal / syarikat
bertaraf Bumiputera hendaklah diberi keutamaan. 10
5.3.2
Sekiranya syarat di perenggan 5.3.1 tidak dapat dipatuhi di mana sebut harga yang diterima adalah kurang daripada 3 (tiga) pembekal /
syarikat, PTJ hendaklah
mengemukakan permohonan Pembelian Terus yang telah diperakukan (dengan justifikasi) oleh Ketua PTJ, kepada pegawai-pegawai berikut untuk tujuan kelulusan.
5.3.2.1
Bendahari atau Ketua Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Malaysia bagi Pembelian Terus di UiTM Malaysia.
5.3.2.2
Pengarah atau Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri yang berkenaan bagi Pembelian Terus di UiTM Negeri.
5.3.3
Pengecualian kepada peraturan di perenggan 5.3.1 adalah diberi bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan daripada pembekal/pembuat tunggal dengan disertakan surat/sijil perlantikan sebagai pembekal tunggal atau surat akuan pembuat tunggal bagi sesuatu bekalan atau perkhidmatan.
5.4
Jika terdapat syarikat atau panel syarikat yang telah dilantik oleh
Kementerian
perkhidmatan,
Kewangan
pelawaan
bagi
mestilah
suatu
dibuat
bekalan
kepada
atau
syarikat
tersebut.
5.5
Pelawaan sebut harga adalah tidak diwajibkan dalam keadaan berikut:
a. Perkhidmatan yang mana
kadar harga telah ditetapkan
secara umum dan tidak boleh dirunding seperti yuran kursus / seminar / konferens, sewaan bilik hotel dan seumpamanya. 11
b. Perkhidmatan kecil-kecilan seperti perkhidmatan makanan bermasak
(bagi
tujuan
mesyuarat,
majlis
perasmian),
perkhidmatan pembaikan peralatan ( termasuk alat ganti) yang setiap kali keperluannya
bernilai kurang dari RM
1,000.00.
Pusat
Tanggungjawab
berhubung
dengan
adalah
bertanggungjawab
untuk
Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari
UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri masing-masing untuk mempastikan peruntukan mencukupi untuk menampung perbelanjaan di atas.
6.0
KUASA
MELULUSKAN
PEMBELIAN
TERUS
BEKALAN
DAN
PERKHIDMATAN
6.1
Ketua PTJ adalah diberi kuasa untuk meluluskan pembelian terus bagi Pusat Tanggungjawab masing-masing kecuali jika syarat-syarat di perenggan 5.1.2 dan 5.3.1 dalam pekeliling ini tidak dapat dipatuhi sepenuhnya.
6.2
Ketua PTJ boleh menentukan
tawaran akan dibuat kepada
pembekal secara pakej atau untuk setiap item.
7.0
TATACARA PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PERKHIDMATAN-
7.1
TANGGUNGJAWAB PTJ
7.1.1 Membuat perancangan tahunan supaya dapat mengesyorkan kaedah perolehan yang sesuai serta memastikan pembelian terus tidak dipecahkecil untuk mengelakkan sebut harga atau tender.
12
7.1.2 Perancangan pembelian perlu juga dibuat untuk perolehan berulang bagi tahun sebelumnya yang telah dibuat secara berasingan melalui kaedah pembelian terus yang terdiri daripada
jenis-jenis
item
yang
berbeza
tetapi
dikumpulkan dalam satu pembelian misalannya ubat,
bahan
kimia,
alat
tulis,
kertas,
boleh bekalan
perkhidmatan
pengiklanan dan sebagainya. Pembelian seumpama ini hendaklah
dikumpulkan
bersama-sama
dan
kaedah
perolehan ditentukan mengikut nilai keseluruhan yang mana boleh
dianggarkan
berdasarkan
nilai
pembelian
tahun
sebelumnya.
Pembelian hendaklah dibuat bersama-sama melalui kaedah perolehan yang ditentukan berdasarkan nilai keseluruhan jika jika item yang dibeli adalah berbeza tetapi
boleh dibeli daripada pembekal yang sama, atau akan digunakan secara bersama-sama, (bukan set),
Dalam keadaan ini, perolehan secara Pembelian Terus adalah tidak digalakkan kerana ianya kurang berdaya saing dan harga yang ditawarkan juga kurang kompetitif.
7.1.3 Memastikan Pembelian Terus bagi jenis item yang sama dalam setahun yang melebihi had nilai Pembelian Terus dibuat
mengikut
peraturan
perolehan
semasa
yang
ditetapkan.
7.1.4 Menyediakan ’senarai atau spesifikasi’ perkhidmatan yang diperlukan.
13
bagi bekalan atau
7.1.5 Sebelum urusan perolehan dimulakan, dapatkan kelulusan khas pembelian bekalan/perkhidmatan yang dikawal seperti berikut :
a. Bagi pembelian bekalan / perkhidmatan kelulusan
Jawatankuasa
Penilaian
ICT, Dan
Penggunaan Komputer (JPPK) mengikut had yang telah ditentukan.
b. Bagi pembelian semua kenderaan, kelulusan Pejabat Pendaftar.
c. Kelulusan
Kementerian
Kewangan
adalah
diperlukan bagi pembelian kereta salon untuk kegunaan
pegawai
yang
layak
mendapat
kemudahan kereta.
7.1.6 Bagi
pembelian
barangan
pengesahan spesifikasi
yang
daripada
berbentuk
teknikal,
Jawatankuasa Teknikal
Peralatan adalah diperlukan.
Walaubagaimanapun,
pengesahan
spesifikasi
daripada
Jawatankuasa Teknikal Peralatan adalah tidak diperlukan jika ianya melibatkan perolehan:
a.
bahan-bahan pakai habis (consumables),
b.
perkhidmatan penyelenggaraan peralatan yang bernilai tidak melebihi RM10,000
7.1.7 Jika barang yang hendak dibeli memerlukan pengesahan spesifikasi dari Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang berpusat di UiTM Malaysia, kemukakan dokumen seperti berikut: 14
a.
Peralatan Pandang Dengar - Jawatankuasa alat Pandang Dengar.
b.
Peralatan Komputer - Jawatankuasa Pembangunan dan Penyelidikan ICT (JPPICT).
c.
Peralatan Elektronik - Jawatankuasa Alat Elektronik
d.
Peralatan Makmal Sains Dan Teknologi Jawatankuasa Teknikal Peralatan UiTM Malaysia, mengikut Fakulti masing-masing.
Pengecualian diberikan
daripada
mendapat
jika komponen ICT
kelulusan
JPPICT
yang diperlukan adalah
sebahagian dan berada di dalam peralatan induk bukan ICT dan tidak boleh beroperasi mengikut fungsinya jika dipisahkan daripada peralatan induk bukan ICT atau tidak boleh beroperasi jika digunakan dengan peralatan lain.
7.1.8 Bagi pembelian barang yang berbentuk teknikal di peringkat UiTM Negeri, pengesahan daripada Jawatankuasa Teknikal Peralatan UiTM Negeri adalah dibenarkan,
jika layak dan
mampu.
7.1.9 Bagi memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu, pembekal yang dipelawa untuk menyertai sebut harga hendaklah digilirkan .
7.1.10 Menentukan tempoh pelawaan sebut harga di antara 2 hari bekerja sehingga 14 hari bekerja dari tarikh fax / surat / email kepada pembekal.
7.1.11 Mengeluarkan pelawaan sebut harga melalui fax/surat/e-mail kepada
pembekal
mengikut peraturan pembelian terus
barang/perkhidmatan seperti di Perenggan 5.0. 15
Pelawaan hendaklah dibuat kepada setiap pembekal secara berasingan. Pelawaan kepada satu pembekal untuk
mendapatkan lebih daripada satu sebut harga
adalah TIDAK DIBENARKAN.
Format dan maklumat yang perlu disertakan di dalam dokumen pelawaan adalah seperti di Lampiran 1.
Pembekal boleh juga menyertai sebut harga dengan menggunakan kepala surat/ ’letter head’ syarikat mereka serta menggunakan format tersendiri dengan memasukkan maklumat penting seperti spesifikasi, jenama, model, tempoh serahan, tempoh jaminan, negara pembuat, kuantiti, harga seunit
(Ringgit
Malaysia),
nombor
telefon,
dan
fax,
tandatangan dan nama pegawai pembekal tersebut.
7.1.12 Sebut harga yang dihantar oleh pembekal melalui fax atau e-mail TIDAK BOLEH diterima atau dipertimbangkan kecuali
jika
ia
melibatkan
perolehan
bekalan
atau
perkhidmatan yang memerlukan hanya satu pembekal sahaja untuk menyertai sebut harga.
7.1.13 Membuka sebut harga bagi setiap pelawaan secara serentak pada hari yang telah ditetapkan dan disaksikan oleh seorang pegawai dari PTJ yang sama. Tandatangan, nama dan tarikh kedua-dua pegawai yang membuka sebut harga
mesti
diturunkan di atas dokumen sebut harga.
Menulis Kod Syarikat di muka hadapan setiap dokumen sebut harga sebelum ditandatangani.
16
7.1.14 Memastikan semua maklumat berkaitan dengan sebut harga berkenaan dirahsiakan.
7.1.15 Menyediakan Jadual Analisa Harga mengikut format yang ditetapkan dan diluluskan oleh Ketua PTJ, jika sebut harga disertai lebih daripada satu pembekal.
Format Jadual Analisa Harga adalah seperti di Lampiran 2.
Analisa harga boleh dibuat secara pakej
atau untuk setiap jenis item mengikut keperluan dan keputusan Ketua PTJ.
Syarikat Bumiputera hendaklah dipilih jika harga yang ditawarkan adalah dalam lingkungan 10% lebih tinggi daripada harga
yang ditawarkan oleh syarikat Bukan
Bumiputera.
(Syarikat
Bumiputera
boleh
ditentukan
melalui Sijil
Akuan Pendaftaran Kontraktor Bumiputera
yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan).
7.1.16 Pengesahan oleh Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang berkenaan pada Jadual Analisa, adalah diperlukan bagi pembelian barang atau perkhidmatan yang berbentuk teknikal jika Ketua PTJ bukan ahli Jawatankuasa Teknikal Peralatan.
Walau bagaimanapun, pengesahan oleh Jawatankuasa Teknikal Peralatan adalah tidak diperlukan jika ianya melibatkan perolehan:
a.
bahan-bahan pakai habis (consumables)
b.
setiap perkhidmatan penyelenggaraan peralatan yang bernilai tidak melebihi RM10,000
17
7.1.17 Bagi perolehan bekalan bernilai di bawah RM 3,000 atau perolehan perkhidmatan bernilai di bawah RM 5,000 di mana hanya 1 (satu) sebut harga daripada mana-mana pembekal diperolehi,
Ketua PTJ boleh memberikan kelulusan dengan
menurunkan tandatangan serta mencatatkan ‘LULUS’ di atas sebut harga pembekal berkenaan.
Pengesahan oleh Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang berkenaan pada Jadual Analisa adalah diperlukan bagi pembelian barang atau perkhidmatan yang berbentuk teknikal jika Ketua PTJ bukan ahli Jawatankuasa Teknikal Peralatan.
Walaubagaimanapun, pengesahan daripada Jawatankuasa Teknikal Peralatan adalah tidak diperlukan jika ianya melibatkan
perolehan
bahan-bahan
pakai
habis
(consumables) dan perkhidmatan penyelenggaraan peralatan
7.1.18 Mengemukakan dokumen-dokumen berikut kepada Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia / Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri masing-masing dalam sampul surat yang digamkan, bagi tujuan pengeluaran pesanan jabatan :-
(a)
Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1 / 2002 ) yang telah ditandatangani oleh Ketua PTJ.
(b)
Dokumen sebut harga yang asal.
(c)
Jadual Analisa Harga (Jika sebut harga disertai lebih daripada satu pembekal /syarikat)
(d)
Surat
kelulusan
khas
seperti
Jawatankuasa
Penilaian Dan Penggunaan Komputer (pembelian 18
perkakasan dan perisian komputer), Pejabat Pendaftar
(pembelian
kenderaan)
dan
Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang lain (jika berkaitan).
7.1.19
Membuat susulan secara bersurat dengan pembekal
ke
atas pesanan jabatan yang tidak dibekalkan / disempurnakan, setelah tempoh serahan tamat.
7.1.20
Bagi perkhidmatan yang
dikecualikan daripada pelawaan
sebut harga (sila rujuk perenggan 5.5), pesanan jabatan adalah tidak diperlukan. Memadai dengan menghubungi syarikat untuk tujuan pesanan.
7.1.21
Mengemukakan dokumen berikut kepada Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia / Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri masing-masing dalam tempoh tidak melebihi 7 hari dari tarikh terima perkhidmatan tersebut, bagi tujuan bayaran :-
a.
Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1 / 2002) yang telah ditandatangani oleh Ketua PTJ.
b.
Inbois asal pembekal.
c.
Jika pesanan jabatan telah dikeluarkan, salinan biru pesanan jabatan yang telah disahkan oleh pembekal dan Ketua PTJ.
d.
Pengesahan Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan.
e.
Dokumen
sokongan
bayaran
diperlukan seperti borang keraian.. 19
yang
lain,
jika
7.2
TANGGUNGJAWAB UNIT KEWANGAN ZON PEJABAT BENDAHARI UiTM MALAYSIA/ KETUA PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI
7.2.1
Menyemak semua dokumen dengan lengkap.
7.2.2
Memastikan semua peraturan dalam pekeliling ini telah dipatuhi.
7.2.3
Memasukkan dan meluluskan permohonan belian dalam FAIS.
7.2.4
Mengeluarkan Pesanan Jabatan dalam tempoh 5 hari bekerja selepas tarikh kelulusan permohonan belian dalam FAIS.
7.2.5
Membuat
semakan
ke
atas
pesanan
jabatan
yang
dikeluarkan untuk memastikan bekalan/perkhidmatan
telah telah
disempurnakan oleh pembekal dalam tempoh yang ditetapkan.
7.2.6
Membuat susulan dari masa ke semasa dengan PTJ
terhadap
pesanan jabatan yang telah melampaui tempoh serahan.
7.2.7
Menguruskan bayaran dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima dokumen bayaran yang lengkap dari PTJ.
8
PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA
8.1 Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA Malaysia dan Negeri, bagi semua Kumpulan Wang mulai 2 Januari 2008.
20
8.2 Pekeliling ini membatalkan Pekeliling Bendahari Bil: 3/2007 - Garis Panduan Mengenai Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan Secara Pembelian Terus.
Saya yang menurut perintah,
SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA s.k
1.
Naib Canselor
2.
Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
3.
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
4.
Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)
5.
Timbalan Naib. Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat)
21
