Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně
SMĚRNICE REKTORA č.28/2003 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Rozdělovník: tajemníci fakult, kancléř, vedoucí rektorátních pracovišť, ředitel KMZ,archiv Zpracoval: JUDr. Králík, JUDr. Gybasová
Článek 1 Předmět úpravy Spisový a skartační řád Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně (dále jen UTB) stanoví jednotné zásady pro manipulaci s písemnostmi na UTB. Je závazný pro všechny zaměstnance.
Článek 2 Vymezení základních pojmů (1) Spisová služba je soubor činností, které se zabývají manipulací s písemnostmi od jejich doručení či vzniku do jejich vyřízení a uložení, resp. vyřazení. (2) Pojmem písemnost jsou v širším slova smyslu označovány veškeré písemné, obrazové a zvukové záznamy a jiné nosiče informací včetně evidenčních pomůcek jakéhokoli druhu a formy. (3) Spis je uspořádaný soubor písemností vytvořený při vyřizování jedné věci. (4) Úřední kniha je písemnost vedená buď tradičně nebo na základě normy v knižní formě k účelům správním, úředním či provozním. (5) Podací protokol je evidenční pomůcka, obsahující údaje o datech, kdy písemnost došla nebo byla odeslána, o jejím obsahu, vyřízení, místě uložení atd. Protokol je vázán v knižní formě s předtištěnými údaji. (6) Spisový plán je schéma pro ukládání písemností podle spisových znaků. (7) Spisový znak vyjadřuje zařazení písemností do předem určené struktury písemné dokumentace dané spisovým plánem. (8) Spisovna je místo centrálního uložení vyřízených písemností podle spisového plánu do uplynutí skartačních lhůt. (9) Příruční registratura je ukládací místo v jednotlivých pracovištích, kde jsou ukládány písemnosti, které příslušné pracoviště ještě bezprostředně potřebuje pro svou práci. (10) Skartace je činnost, kterou se oddělují písemnosti trvalé hodnoty od písemností dokumentárně bezcenných. (11) Skartační lhůta je doba, po kterou je nutné písemnosti v organizaci uchovávat z důvodů správních a provozních. Vyjadřuje se počtem let počítaných od prvého dne měsíce ledna
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně roku následujícího po dni vyhotovení písemnosti, u spisových celků po dni vzniku časově nejmladší písemnosti. (12) Skartační znak vyjadřuje hodnotu písemnosti a označuje, jak se s písemnostmi po uplynutí skartačních lhůt ve skartačním řízení naloží: a) skartační znak ”A” - označuje písemnosti trvalé hodnoty, které budou po uplynutí skartačních lhůt odevzdány k trvalému uložení do archivu, b) skartační znak ”S” - označuje písemnosti archivně bezcenné, které budou po uplynutí skartačních lhůt navrženy v rámci skartačního řízení ke zničení, c) skartační znak ”V” - označuje písemnosti, jejichž hodnotu nelze v okamžiku vzniku nebo vyřízení určit a znamená, že písemnosti budou po uplynutí skartačních lhůt znovu posouzeny a teprve pak označeny skartačním znakem ”A” nebo ”S”. (13) Archiv je pracoviště, jehož úkolem je všestranná péče o archiválie (tj. písemnosti trvalé hodnoty). Archiválie vzniklé z činnosti UTB se ukládají v Archivu UTB, který zabezpečuje jejich zpracování a vědecké využívání.
Článek 3 Organizace spisové služby (1) Spisovou službu organizují a za její řádný chod odpovídají na rektorátě kvestor, na fakultách tajemníci, na ostatních součástech školy ředitelé. V dalším textu jen ”vedoucí zaměstnanec”. (2) Kontrolu spisové služby a metodickou pomoc na tomto úseku zabezpečuje Archiv UTB.
Článek 4 Příjem a třídění písemností (1) Příjem písemností zabezpečuje pověřený zaměstnanec UTB, kterým je: pověřený zaměstnanec podatelny (tam, kde je podatelna zřízena), na ostatních pracovištích zaměstnanec, který má průkaz zmocněnce a kterého k výkonu agendy spisové služby pověří vedoucí zaměstnanec. V dalším textu jen ”pověřený zaměstnanec”. (2) Veškeré písemnosti adresované a doručované UTB přijímá zásadně pověřený zaměstnanec. U osobně doručených písemností potvrdí pověřený zaměstnanec doručiteli datovaný příjem. (3) Převezme-li písemnost výjimečně některý jiný zaměstnanec, např. na poradě, jednání, na služební cestě, je povinen odevzdat ji bezprostředně pověřenému zaměstnanci. (4) Pověřený zaměstnanec při převzetí zásilky zkontroluje: a) správnost adresy (omylem doručené zásilky vrátí neprodleně poště), b) vnější stav a neporušenost obalů, zvláště u cenných zásilek (poškozené zásilky pozastaví a reklamuje na poště).
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně (5) Po skončení vnější kontroly roztřídí pověřený zaměstnanec doručené písemnosti na: a) písemnosti, které se předávají adresátům neotevřené, b) brožury, časopisy, noviny, pozvánky, propagační a reklamní písemnosti, sbírky zákonů, věstníky a jiné písemnosti podobného charakteru, které nepodléhají evidenci, c) materiál, který podléhá zvláštnímu způsobu zpracování (např. účetní písemnosti, především faktury a daňové doklady), d) ostatní doručované písemnosti. (6) Pověřený zaměstnanec otevírá všechny doručené písemnosti s výjimkou: a) písemností adresovaných přímo jednotlivým zaměstnancům, b) utajovaných písemností (je-li obálka zevně takto úředně označena). (7) Písemnosti obsahující utajované skutečnosti se předávají k evidování do protokolu utajovaných písemností, který vede zaměstnanec pověřený řízením oblasti civilní obrany a ochrany UTB. (8) Písemnosti zasílané faxem, nebo e-mailem přejímá pracoviště, v němž je příslušné zařízení umístěno, vyrozumí o tom adresáta, který je převezme, a zajistí jejich zaprotokolování.
Článek 5 Evidence a oběh písemností (1) Roztříděné písemnosti rozdělí pověřený zaměstnanec podle věcné příslušnosti jednotlivým součástem a pracovištím UTB. Nelze-li z obsahu písemnosti určit, kterému pracovišti má být písemnost přidělena, rozhodne vedoucí zaměstnanec. (2) Rozdělené písemností označí pověřený zaměstnanec prezentačním razítkem s datem v záhlaví písemnosti, pokud možno v pravém horním rohu. U písemností, které se neotevírají, se prezentační razítko otiskne přímo na obálku (obal). (3) Obálka se u písemností ponechává. (4) Pověřený zaměstnanec vede pomocnou evidenci pro doporučené písemnosti, písemnosti došlé z MŠMT ČR, příp. pro jednotlivá pracoviště UTB, a dále evidenci faktur, daňových dokladů a doručených balíků. (5) Zaměstnanec odpovědný za manipulaci s písemnostmi každého pracoviště UTB převezme denně doporučenou i ostatní poštu a všechnu ji hned zapíše do podacího deníku pracoviště. Souběžně jsou písemnosti označeny prezentačním razítkem s datem a číslem jednacím, které je složeno z číselného pořadí došlé písemnosti, číselného označení pracoviště a z posledního dvojčíslí příslušného kalendářního roku (např. 28/9140/98). Na písemnostech, které se do deníku nezapisují (viz čl. 4, odst.5 písm. b) se vyznačí jen datum příjmu. (6) Podací deníky jsou vedeny na jednotlivých pracovištích samostatně. Podací deník je základní evidenční pomůckou spisové služby sloužící k evidenci došlých nebo odeslaných písemností, k přehledu oběhu, vyřízení a způsobu uložení písemností po jejich vyřízení. Zapisují se do něj chronologicky všechny přijaté a také odeslané písemnosti, včetně písemností vzniklých z iniciativy jednotlivých pracovišť (tj. písemností vlastních) s výjimkou písemností, které nepodléhají evidenci (viz čl. 4, odst.
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně 5 písm. b). (7) Všechna pracoviště UTB jsou povinna vést vlastní podací deník od 1. ledna do 31. prosince pro každý kalendářní rok samostatně a zajistit jeho řádnou archivaci. (8) Zápisy v podacích denících musí být prováděny trvalým způsobem a čitelně. Chybné zápisy se nepřelepují, ale škrtají tak, aby zůstaly čitelné. Oprava se opatří datem a podpisem toho, kdo opravu provedl. (9) Písemnosti řádně zaevidované v podacím deníku jsou předloženy k rozdělení vedoucímu zaměstnanci, který přidělí písemnost podle obsahu zpracovateli. Přidělení písemnosti zpracovateli poznamená vedoucí zaměstnanec odpovědný za manipulaci s písemností do příslušné rubriky podacího deníku. (10) Odpovědný zaměstnanec zaznamenává do deníku veškeré změny zachycující pohyb spisu, který je povinen mu nahlásit zpracovatel. (11) Je vyloučeno přímé přenášení a předávání písemností bez řádného vyznačení a evidence v podacím deníku pracoviště.
Článek 6 Vyřizování a úprava písemností (1) Písemnosti musí být vyřizovány včas, účelně a hospodárně. Lhůty pro vyřízení písemností vyplývají z příslušných právních předpisů, z požadavků odesílatele nebo rozhodnutí nadřízeného. Nelze-li ze závažných objektivních důvodů písemnost vyřídit urychleně, je třeba odesílateli obratem podat alespoň předběžnou zprávu. (2) Pokud jde o formu vyřízení, postupuje se tak, že: a) dovoluje-li to povaha věci, lze písemnost vyřídit telefonicky nebo ústně. O vyřízení a obsahu jednání učiní zaměstnanec záznam na spisu, kde uvede případně i poznámku s dalšími pokyny pro manipulaci se spisem (např. a.a., tj. ad acta - určeno k založení), b) u spěšné záležitosti lze použít e-mailu. Podle závažnosti vyřizované věci se obsah emailu opakuje v dopise, který se odesílá v týž den, c) běžné záležitosti se vyřizují dopisem, který se odesílá ve stanovené lhůtě (viz čl. 6, odst. (1), d) nedává-li písemnost podnět k žádným opatřením, bere se pouze na vědomí. Na písemnost zaměstnanec poznamená dispozice pro založení, datum a připojí podpis.
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně (3) Odpověď na došlou písemnost se eviduje, vyřizuje a odesílá pod týmž číslem jednacím, pod kterým byla písemnost evidována při doručení. (4) Vypracovává-li zaměstnanec návrh písemného vyřízení z vlastního podnětu nebo na pokyn nadřízeného (tzv. vlastní písemnost), vyžádá si číslo jednací a zajistí zapsání písemnosti do podacího deníku. (5) Každá odesílaná úřední písemnost musí obsahovat: a) datum vyřízení, b) číslo jednací, c) přesné označení adresáta včetně adresy, d) vyjádření obsahu písemnosti, e) podpis a strojem uvedené jméno a funkci podpisujícího zaměstnance (není-li již uvedeno v předtištěném záhlaví), f)
podle povahy písemnosti se v dopise uvede jméno zaměstnance, který záležitost vyřizuje,
g) počet příloh, příp. jejich označení. Bez těchto náležitostí nemůže být písemnost odeslána. Výjimku tvoří osobní a zdvořilostní dopisy, kde se zpravidla neuvádí číslo jednací, věc, vyřizující zaměstnanec, popř. ani funkce. (6) Úřední korespondence se píše na papíry s úředním předtiskem. Zaměstnancům UTB není dovoleno používat papíry s úředním předtiskem pro soukromou korespondenci, ani ji odesílat prostřednictvím podatelny. Totéž se týká i korespondence vyplývající z jiných (společenských) funkcí zaměstnanců. (7) Všechny listiny vyhotovené orgány školy se v záhlaví označují názvem školy Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně, nebo v mezinárodním styku názvem školy Tomas Bata University in Zlín. V záhlaví může být rovněž na druhém místě uveden název příslušného orgánu školy. (8) Všechny listiny vyhotovené orgány fakult se v záhlaví označují názvem školy Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně, nebo v mezinárodním styku názvem školy Tomas Bata University in Zlín, a na druhém místě názvem fakulty. V záhlaví může být rovněž na třetím místě uveden název příslušného orgánu fakulty. (9) Úprava písemností se řídí příslušnou státní normou (ČSN 01 6910 - Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory). (10) Zpracovatel současně s vyřízením označí písemnost skartačním znakem a skartační lhůtou zpravidla na obalu spisu. Tyto údaje se zapíší do příslušné rubriky podacího deníku.
Článek 7 Odesílání písemností (1) Písemnosti odesílá pověřený zaměstnanec. Při dodržení času určeného pro předání
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně písemností pověřenému zaměstnanci jsou písemnosti odeslány ještě téhož dne. (2) Písemnosti se odesílají obyčejnou poštou, doporučeně, na doručenku nebo do vlastních rukou podle jejich závažnosti, popř. faxem či e-mailem. (3) Vypravení písemnosti musí být poznamenáno zaměstnancem odpovědným za manipulaci s písemnostmi v příslušné rubrice podacího deníku pracoviště. (4) Písemnosti určené k odeslání přebírá pověřený zaměstnanec v zalepených obálkách. Rozměry, umístění, obsah a úprava adres jsou stanoveny normou ČSN ISO 11180 Poštovní adresování a Poštovními podmínkami České pošty a příp.dalších přepravců. (5) Při psaní adresy musí být použita dostatečně kontrastní černá barva, nepřípustná je barva červená nebo luminiscenční. Adresa nesmí být napsána obyčejnou tužkou, průklepem ani průpisem, s výjimkou průpisu v případě doručenek do vlastních rukou. (6) Pole pro adresu odesílatele je umístěno v levém horním rohu adresní strany obálky. Doporučené zásilky musí být na obálce označeny poznámkou ”Doporučeně”, umístěnou vlevo pod adresu odesílatele. Pro písemnosti zasílané ”Doporučeně s dodejkou”, případně ”Doporučeně s doručenkou do vlastních rukou” je možno použít speciální obálky. Při použití klasické obálky a doručenky musí být tento způsob přepravy rovněž vyznačen vlevo pod adresu odesílatele. (7) Doporučené zásilky zapíše pověřený zaměstnanec do poštovních podacích archů, které potvrdí pošta. Poštovní podací archy pověřený zaměstnanec uloží. Interní písemnosti se předávají prostřednictvím pověřeného zaměstnance způsobem k tomu určeným. (8) Obálky s firemním znakem odesílatele musí obsahovat úplnou adresu odesílatele, jinak je pošta odmítne převzít.
Článek 8 Ukládání písemností (1) Dosud nevyřízené nebo vyřizované písemnosti ukládají zaměstnanci v uzamykatelných stolech a skříních. (2) Vyřízené písemnosti se ukládají: a) po dobu provozně nezbytnou v příručních registraturách pracovišť, b) poté až do uplynutí skartačních lhůt ve spisovně. (3) Příruční registraturu spravuje zaměstnanec odpovědný za manipulaci s písemnostmi pracoviště, který odpovídá za obsah, pořádek a řádné vedení registratury. (4) V příručních registraturách pracovišť jsou vyřízené písemnosti uloženy podle věcných skupin (heslovité označení agendy). Při ukládání písemností není přípustné dělení korespondence na ”došlou” a ”odeslanou”. V zásadě platí, že vyřízené písemnosti nemají být uloženy v příručních registraturách déle
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně než 2 roky od jejich vyřízení. (5) O předání písemností do spisovny musí být vypracován předávajícím pracovištěm předávací protokol ve dvojím vyhotovení. Jedno vyhotovení zůstává předávajícímu pracovišti, druhé ukládá v agendě spisovny její zaměstnanec. (6) Podle potvrzeného předávacího protokolu ze spisovny vyznačí zaměstnanec odpovědný za manipulaci s písemnostmi předání písemností u jednotlivých jednacích čísel podacího deníku pracoviště. (7) Písemnosti se do spisovny předávají v ukládacích obalech (kartonech), příp. v balících o síle 10 - 15 cm, zbavené kovových součástí (jako jsou rychlovazače, velké spony apod.). Každý karton či balík musí být opatřen štítkem s těmito údaji: a) název předávajícího pracoviště, b) heslovité označení agendy nebo přesnější charakteristika uložených písemností, c) časový rozsah uložených písemností, d) skartační znak a skartační lhůta, e) číslo kartonu, příp. balíku v rámci ukládané skupiny. (8) Zaměstnanec spisovny se ještě před vlastním převzetím může přesvědčit, zda stav písemností a jejich uspořádání skutečně odpovídají údajům v předávacím protokolu. Převzetí písemností neuspořádaných, neoznačených, popř. v předávacím protokolu nepodchycených může odmítnout. (9) Spisovna musí být umístěna v samostatné řádně uzamykatelné místnosti s předepsanými klimatickými podmínkami (vlhkost, teplota). Místnost musí být zabezpečena proti vniknutí cizích osob, požáru a vytopení. (10) Písemnosti lze ze spisovny zapůjčovat: a) zaměstnancům pracovišť, v nichž písemnost vznikla nebo byla vyřízena, b) zaměstnancům orgánů a organizací na základě souhlasu rektora (děkana), c) zaměstnancům jiných pracovišť na základě souhlasu vedoucího pracoviště, kde písemnost vznikla nebo byla vyřizována, nebo se souhlasem vedoucího zaměstnance, d) zápůjčka se zapíše do zápůjční knihy, výpůjčitel potvrdí převzetí podpisem. Spis lze zapůjčit na dobu nejvýše 30 dnů. (11) Bez vědomí zaměstnance spisovny nesmí nikdo manipulovat s písemnostmi uloženými ve spisovně. (12) Není-li spisovna zřízena, zůstávají písemnosti uloženy v příručních registraturách až do zahájení skartačního řízení. Při zapůjčování písemností z příručních registratur se postupuje analogicky. (13) Zvláštní předpisy platí pro ústřední ukládání písemností účetních a utajovaných.
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně
Článek 9 Skartace (1) Skartací (vyřazováním písemností) se rozumí posuzování a výběr písemností, které jsou nadále z provozního nebo ze správního hlediska pro činnost UTB nepotřebné. Skartační řízení se provádí pravidelně, v termínech stanovených Archivem UTB, za jeho odborného dohledu. (2) Bez skartačního řízení nelze žádné písemnosti ničit nebo předávat do sběru. (3) Předmětem skartačního řízení jsou veškeré písemnosti vzniklé z činnosti UTB, a to včetně písemností došlých, u nichž uplynula skartační lhůta, a které nejsou potřebné pro další činnost UTB. (4) Za řádné provedení skartace odpovídají: na rektorátě kvestor, na fakultách tajemníci, na ostatních součástech školy ředitelé. Pro přípravu a provedení skartačního řízení mohou jmenovat skartační komisi. (5) Archivem příslušným pro skartační řízení je Archiv UTB.
Článek 10 Průběh skartačního řízení (1) Skartační řízení se zahajuje u písemností, které ztratily provozní hodnotu a jejichž skartační lhůta už uplynula. (2) Po uplynutí skartační lhůty rozdělí zaměstnanec spisovny písemnosti podle jejich označení skartačními znaky do skupin ”A” a ”S”. (3) U písemností skupiny ”V” posoudí zaměstnanec spisovny se zaměstnancem příslušného pracoviště, zda budou tyto písemnosti zařazeny do skupiny ”A” nebo ”S”. (4) Zaměstnanec spisovny připravuje skartaci pokud možno ucelených skupin písemností, za určité delší časové období. Upraví písemnosti tak, aby byly připraveny k dalšímu skartačnímu řízení, tzn. uspořádá je do přehledných jednotek (balíků, svazků), které průběžně očísluje. (5) Zaměstnanec spisovny vypracuje skartační návrh ve dvojím vyhotovení, k němuž připojí seznamy písemností určených k vyřazení. Písemnosti jsou rozděleny podle skartačních znaků ”A” a ”S”. V seznamech se uvádí: a) název předávajícího pracoviště, b) heslovité označení agendy nebo přesnější charakteristika vyřazovaných písemností, c) časový rozsah vyřazovaných písemností, d) skartační lhůta, e) počet a označení vyřazovaných jednotek (balíků, pořadačů, knih apod.).
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně (6) Není-li spisovna zřízena, plní úkoly spojené s vyřazováním písemností zaměstnanec odpovědný za manipulaci s písemnostmi příslušného pracoviště. (7) Skartační návrh podepisuje vedoucí zaměstnanec. (8) Skartační návrh, který obsahuje všechny náležitosti, se zasílá Archivu UTB se žádostí o jeho odborné posouzení. Pokud archiv souhlasí s vyřazením písemností skupiny ”S” uvedených v návrhu, vydá skartační povolení k jejich zničení. (9) Písemnosti skupiny ”A” se v dohodnutém termínu předávají k trvalému uložení do Archivu UTB. (10) Ve skartačním řízení se postupuje podle vzorů uvedených v přílohách č. 2 a 3 této směrnice. (11) Skartace písemností obsahujících utajované skutečnosti se provádí podle týchž odborných zásad (tj. hodnocením obsahu a jeho dokumentárního významu) jako vyřazování písemností neutajovaných. Při skartaci tajných písemností je však nutno respektovat příslušné předpisy v platném znění. (12) Termínem ”písemnosti” ve smyslu dokumentace vznikající při práci s výpočetní technikou se označují jak veškeré grafické (písemné a obrazové) dokumenty, tak i software a pomocí něj vytvořené produkty (textové soubory, databáze a podobně). Tyto písemnosti, stejně jako všechny ostatní, podléhají po uplynutí správního či provozního významu a skartačních lhůt řádnému skartačnímu řízení.
Článek 11 Závěrečná ustanovení (1) Tato směrnice nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu. (2) S přihlédnutím ke specifickým podmínkám pracovišť UTB může být realizace této směrnice zabezpečena prováděcími pokyny příslušného vedoucího zaměstnance. (3) Kontrolou dodržování této směrnice je pověřen kvestor. (4) Nedílnou součástí Spisového a skartačního řádu jsou tyto přílohy: a) seznam obecně závazných právních předpisů - příloha č. 1, b) vzor skartačního návrhu - příloha č. 2, c) vzor přílohy ke skartačnímu návrhu I. Písemnosti skupiny ”A” (Předávací protokol do archivu) - příloha č. 3, d) vzor přílohy ke skartačnímu návrhu II. Písemnosti skupiny ”S” (ke zničení) - příloha č. 4. Ve Zlíně dne
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně prof. Ing. Petr Sáha, CSc.
Příloha č.1 SEZNAM OBECNĚ ZÁVAZNÝCH PRÁVNÍCH PŘEDPISŮ Zákon ČNR č. 97/1974 Sb., o archivnictví v platném znění Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění Zákon č. 588/1992 Sb., o dani z přidané hodnoty v platném znění Zákon č. 61/1996 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a o změně a doplnění souvisejících zákonů v platném znění Zákon č. 140/1996 Sb., o zpřístupnění svazků vzniklých z činnosti bývalé Státní bezpečnosti v platném znění Zákon č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů v platném znění Zákon č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů v platném znění Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů v platném znění Zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon) v platném znění Vyhláška MV ČSR č. 101/1974 Sb., o uznávání archiválií za kulturní památky a o zvýšené ochraně archiválií jako kulturních a národních kulturních památek Vyhláška MV ČSR č. 102/1974 Sb., kterou se stanoví podrobnosti převodu vlastnictví k archiváliím Vyhláška MV ČSR č. 117/1974 Sb., kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení v platném znění Vyhláška MV ČSR č.118/1974 Sb., o podnikových archivech Vyhláška NBÚ č. 244/1998 Sb., o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o postupech při tvorbě, evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností v platném znění
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně
Příloha č. 2 VZOR SKARTAČNÍHO NÁVRHU
Pracoviště: ……………………… …………………………………..
Ve Zlíně dne
Návrh na vyřazení písemností
Podle zákona ČNR č. 97/1974 Sb. o archivnictví v platném znění a na základě vyhlášky MV ČSR č. 117/1974 Sb., v platném znění, kterou se stanoví kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení písemností s prošlými skartačními lhůtami, které nejsou nadále správně či provozně potřebné pro další činnost pracoviště, navrhujeme vyřadit písemnosti pracoviště z let …………….. Navrhované písemnosti, rozdělené do skupin ”A” a ”S” jsou uvedeny v příloze. Žádáme o odborné posouzení písemností.
…………………………………… vedoucí pracoviště
Přílohy:
Pověřený zaměstnanec: ………………………………….
Příloha č. 3
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně VZOR Příloha ke skartačnímu návrhu písemnosti skupiny ”A” (Předávací protokol do Archivu UTB ve Zlíně)
Pracoviště: ………………………….. ……………………………………….
Poř. Druh písemnosti čís.
Ve Zlíně dne
Čas. rozsah
Podpis a razítko vedoucího: …………………………………………. Předal: ………………………………….. Převzal …………………………………. dne: ………………………… Pozn.: Předávané písemnosti musí být řádně označeny.
Příloha č. 4 VZOR
Skartační lhůta
Počet balíků, pořadačů
Vnitřní normy Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně
Příloha ke skartačnímu návrhu II. Písemnosti skupiny ”S” (ke zničení)
Pracoviště: ………………………….. ……………………………………….
Poř. Druh písemnosti čís.
Podpis a razítko vedoucího: …………………………………………………
Skartační návrh schválil dne: …………………………………………………
Ve Zlíně dne
Čas. rozsah
Skartační lhůta
Počet balíků, pořadačů
