Huishoudelijk reglement AZVD 1-4-2010
Artikel 1- NAAM EN ZETEL 1. De vereniging draagt statutair de naam Assendelftse Zwem Vereniging Dolphijn en gebruikt als naam de afkorting “AZVD ”. 2. Zij heeft haar zetel in Zaanstad. 3. AZVD is een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid. 4. De vereniging is ingeschreven in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel te Zaandam onder nummer 40617408. 5. De vereniging is lid van de Koninklijke Nederlandse Zwembond (KNZB) en de Nederlandse Triathlon Bond (NTB). Artikel 2 - VERKRIJGING EN BEEINDIGING VAN HET LIDMAATSCHAP 1. Het bestuur stelt de regels voor verkrijging en beëindiging van het lidmaatschap vast. Deze regels zijn in lijn met de statuten en het huishoudelijk reglement. 2. De regels zijn, onder andere via de website van AZVD, openbaar en toegankelijk voor leden en niet-leden. Artikel 3 - CONTRIBUTIES EN DONATIES 1. Het bestuur legt op de Algemene Vergadering, gelijk met de begroting voor het komend boekjaar, een contributieregeling ter vaststelling voor. 2. De contributies worden geïnd door middel van een automatische incasso. De machtiging hiertoe wordt afgegeven tot wederopzegging door ondertekening van het inschrijfformulier. 3. Bestaande afspraken betreffende betaling per acceptgiro worden gerespecteerd. 4. Donaties, schenkingen en andere algemene ontvangsten, die door de gever niet zijn geoormerkt voor specifieke activiteiten, dan wel een specifieke afdeling, worden aangewend voor algemene verenigingsdoeleinden. Artikel 4 - VERENIGINGSKLEUREN EN LOGO 1. De kleuren van de vereniging zijn blauw-wit-rood. 2. Het bestaande logo en de naam “AZVD ” wordt, indien mogelijk en indien wenselijk, op alle drukwerken afgebeeld. 3. Het logo is auteursrechtelijk beschermd en mag zonder toestemming van het bestuur niet door anderen dan bestuur en commissieleden worden gebruikt. Artikel 5 - DAGELIJKS BESTUUR 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. 2. Het dagelijks bestuur behandelt de lopende zaken, zaken welke geen uitstel gedogen, alsmede die, welke worden opgedragen. Indien bij de lopende zaken van staand beleid is afgeweken deelt het zijn besluiten in deze ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuursvergadering mede. 3. Een lid van het dagelijks bestuur wordt gekozen voor een periode van 3 jaar en treedt af volgens een vast schema waarna “hij of zij” herkozen mag worden. Schema van aftreden en herkiezing tot en met 2018: a. Voorzitter 2012 2015 2018 b. Secretaris 2010 2013 2016 c. Penningmeester 2011 2014 2017 Artikel 6 - DE VOORZITTER 1. De voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op het verenigingsleven. Hij heeft toegang tot alle commissievergaderingen of overige bijeenkomsten. Hij draagt zorg voor het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglement en alle verdere regelingen en bepalingen.
13-5-2010 21:38:00
1/5
Huishoudelijk reglement AZVD 1-4-2010
Artikel 7 - DE SECRETARIS 1. De secretaris voert de correspondentie der vereniging, voor zover deze niet aan anderen is opgedragen. Hij draagt zorg voor het notuleren van de vergaderingen van het dagelijks bestuur, bestuur en de Algemene Vergadering. 2. Alle uitgaande stukken worden namens de vereniging door hem of in opdracht van hem ondertekend; hij is verplicht van de stukken afschrift te houden. Bij het aangaan van rechtshandelingen dient de ondertekening te geschieden conform het bepaalde in Art. 14, leden 1 en 4 van de statuten. Hij draagt zorg voor het secretariaatsarchief. 3. De secretaris zorgt ervoor dat alle bestuursleden worden uitgenodigd voor een bestuursvergadering en stelt daarvoor in overleg met de voorzitter de agenda vast. De secretaris draagt zorg voor een goede verslaglegging van deze vergaderingen. Tevens houdt hij de genomen besluiten- en actielijst bij. Hij draagt er zorg voor dat alle stukken behorende bij een agendapunt vooraf aan de bestuursleden worden verzonden, liefst gelijk met de uitnodiging, maar ten minste drie dagen voorafgaand aan de vergadering. Artikel 8 - DE PENNINGMEESTER 1. De penningmeester draagt zorg voor het financieel beheer van de vereniging. In die functie voert hij de financiële administratie (boekhouding) en zorgt er voor dat te allen tijde verslag gedaan kan worden van de financiële situatie van AZVD (ontvangsten, uitgaven, baten, lasten, activa en passiva). 2. De penningmeester draagt zorg voor de inning van de contributies en (sponsor)bijdragen. Indien sprake is van een achterstand van betaling doet de penningmeester de overige leden van het dagelijks bestuur een voorstel inzake de te ondernemen actie. 3. Betalingen uit de verenigingskas worden door de penningmeester niet gedaan dan tegen behoorlijke kwitanties. 4. Gelden, welke niet nodig zijn voor het bestrijden van lopende uitgaven, worden door de penningmeester uitsluitend op een bankrekening met 100% hoofdsom garantie gezet. 5. Op de jaarlijkse Algemene Vergadering brengt de penningmeester namens het bestuur verslag uit van het financieel beheer en dient hij een begroting in betreffende de inkomsten en uitgaven voor het nieuwe boekjaar. 6. De penningmeester is verplicht aan de financiële commissie inzage te geven in de financiële administratie en alle daarvan onderdeel uitmakende boeken en bescheiden en ook overigens alle inlichtingen te verstrekken, die de commissie van hem ter zake van zijn beheer namens het bestuur mocht verlangen.De penningmeester draagt er zorg voor dat alle financiële stukken bewaard blijven overeenkomstig de daarvoor geldende wettelijke bepalingen. 7. De penningmeester is namens het bestuur belast met het toezicht op de ledenadministratie. 8. De penningmeester doet, op basis van de ledenadministratie aangifte bij de KNZB en NTB van het aantal leden, waarbij gelet wordt op de door de bonden gestelde termijn van inleveren. De overige leden van het dagelijks bestuur worden altijd vooraf over de aan de KNZB en NTB te verstrekken gegevens geïnformeerd. Artikel 9 - VERPLICHTINGEN BESTUUR 1. Het bestuur draagt er zorg voor dat de specifieke doelgroepen binnen de vereniging de faciliteiten aangeboden krijgen, zowel binnen de eigen vereniging als die welke voortvloeien uit samenwerkingsverbanden, die de sportuitoefening in optimale vorm mogelijk maken. Het bestuur treedt hiertoe periodiek in overleg met de diverse commissies. 2. Leden van het bestuur kunnen, ten einde de taken naar draagkracht te verdelen, op voordracht en na akkoord in een bestuursvergadering, als enkele vertegenwoordiger in
13-5-2010 21:38:00
2/5
Huishoudelijk reglement AZVD 1-4-2010
3.
4.
5. 6.
een toegewezen rol optreden, waarbij een maximum van drie taken geldt. Besluitvorming blijft van kracht zoals is vastgelegd in de statuten. Het bestuur zal binnen haar invloedsfeer een bijdrage leveren, die het verenigingsgevoel, de saamhorigheid en de continuïteit op langere termijn moet bevorderen. Hiervoor zullen alle bestuursleden zich maximaal inspannen. De data van de bestuursvergaderingen zullen via de website bekend worden gemaakt. In deze vergaderingen zijn de verschillende commissies vertegenwoordigd door een afgevaardigde. Derden kunnen door het dagelijks bestuur worden uitgenodigd. Het bestuur brengt periodiek een nieuwsbrief uit voor de leden van AZVD. Eenmaal per jaar vindt door het bestuur een evaluatiegesprek met de hoofdtrainer van de afdeling plaats.
Artikel 10 - COMMISSIES 1. De vereniging kent de volgende commissies: a. de polocommissie b. de zwemcommissie c. de triatlon commissie d. de financiële commissie 2. Door het bestuur kunnen, in aanvulling op de hiervoor genoemde commissies, ad hoc commissies en permanente commissies worden benoemd. 3. Elke commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een secretaris en voor zover nodig een penningmeester. Eén afgevaardigde is lid van het bestuur van de vereniging. 4. De commissies staan, ieder op het hen toegewezen gebied, het bestuur bij in de vervulling van haar taken. 5. De vergaderingen van de commissies kunnen worden bijgewoond door een lid van het bestuur. 6. De commissies maken van hun vergaderingen verslag en dragen er zorg voor dat dit verslag uiterlijk 14 dagen na de vergadering voor het bestuur ter inzage is door middel van een email aan
[email protected] 7. De financiële commissie brengt verslag uit aan de Algemene Vergadering. 8. Indien enige commissie tussentijds wijziging wil van het toegewezen budget, dan dient de betreffende commissie vroegtijdig en met redenen omkleed het verzoek daartoe te richten aan het bestuur. Het bestuur doet hierover uitspraak, welke bindend is voor de commissie. Artikel 11 - POLOCOMMISSIE (WPC) 1. De WPC draagt zorg voor de goede gang van zaken op de ter beschikking staande waterpolo-uren. 2. Zij draagt er zorg voor dat op de polo-uren een trainer aanwezig is, die de leiding heeft en die door de commissie is voorgedragen en aangesteld. De commissie draagt zorg voor een voldoende aantal leden op de aangewezen uren. Zij draagt ook zorg voor voldoende aanwezig kader. 3. Zij verzorgt het inschrijven van waterpoloteams voor de competitie- en bekerwedstrijden. 4. Zij ziet er op toe dat de waterpoloërs die op de wedstrijden uitkomen een geldige startvergunning en een geldige legitimatiekaart van de KNZB hebben. 5. Verder behartigt zij in de meest uitgebreide zin de waterpolo-activiteiten binnen de vereniging. 6. De WPC wijst ieder jaar een aantal actieve waterpolo leden aan die de opleiding W-official gaan volgen. Deze leden zijn ten minste 16 jaar oud. 7. De WPC vraagt ieder jaar vóór 30 juni van het lopende seizoen aan een aantal leden de scheidsrechters opleiding te gaan volgen. In eerste instantie wordt leden verzocht zich op vrijwillige basis aan te melden, bij onvoldoende vrijwillige aanmelding zal aanwijzing plaatsvinden.
13-5-2010 21:38:00
3/5
Huishoudelijk reglement AZVD 1-4-2010
8. Periodiek verspreidt de WPC een nieuwsbrief onder de leden van de poloafdeling en het bestuur. Artikel 12 – ZWEMCOMMISSIE (ZC) 1. De ZC draagt zorg voor de goede gang van zaken op de ter beschikking staande zwemuren. 2. Zij draagt er zorg voor dat op de zwemuren een trainer aanwezig is, die de leiding heeft en die door de commissie is voorgedragen en aangesteld. De commissie draagt zorg voor voldoende aanwezig kader. 3. De ZC draagt zorg voor inschrijving op zwemwedstrijden en andere zwemactiviteiten. 4. Zij zorgt dat de zwemmende leden bij officiële wedstrijden een geldige startvergunning hebben. 5. Verder behartigt zij in de meest uitgebreide zin het wedstrijd-zwemgebeuren binnen de vereniging. 6. Is verantwoordelijk voor het recreatieve wedstrijdzwemmen voor leden die geen startvergunning hebben, opdat zij aan de voor hen georganiseerde wedstrijden kunnen deelnemen. 7. Periodiek verspreidt de ZC een nieuwsbrief onder de leden van de zwemafdeling en het bestuur. Artikel 13 – TRIATLON COMMISSIE (TC) 1. De TC draagt zorg voor de goede gang van zaken op de ter beschikking staande zwemuren 2. Zij draagt er zorg voor dat op de trainingsuren een trainer aanwezig is, die de leiding heeft en die door de commissie is voorgedragen en aangesteld. De commissie draagt zorg voor een voldoende aantal leden op de aangewezen uren. Zij draagt ook zorg voor voldoende aanwezig kader. 3. Verder behartigt zij in de meest uitgebreide zin de triatlon-activiteiten binnen de vereniging. 4. Periodiek verspreidt de TC een nieuwsbrief onder de leden van de poloafdeling en het bestuur.
Artikel 14 - VERPLICHTINGEN LEDEN, ORDE, NORMEN EN WAARDEN 1. Leden van AZVD zijn lid van de vereniging, nemen deel aan activiteiten en dragen bij aan de uit te voeren werkzaamheden op basis van vrijwilligheid. Het lidmaatschap van AZVD is echter niet vrijblijvend. Een lid van AZVD houdt zich aan de door het dagelijks bestuur, de commissie van zijn / haar afdeling en/of de hoofdtrainer gestelde regels. 2. Alle leden dienen zich in verenigingsverband ordelijk te gedragen. 3. Leden die zich wanordelijk gedragen kunnen door een lid van het dagelijks bestuur het verblijf ter plaatse worden ontzegd. 4. Ieder lid dat zich heeft misdragen op momenten tijdens welke sprake is van vertegenwoordiging van de vereniging is onderworpen aan de tuchtrechtspraak van de vereniging. Zie hiervoor artikel 8 van de Statuten. Artikel 15 - AANSPRAKELIJKHEID 1. Kosten van herstel en/of vervanging van door toedoen van een lid beschadigde eigendommen van de vereniging of van zaken bij haar in gebruik gegeven, worden op het betreffende Iid verhaald, tenzij het bestuur anders beslist. 2. Alle boetes, door een bond opgelegd, worden verhaald op diegenen die ze veroorzaakt hebben. Per geval kan door het bestuur afwijkend beslist worden.
13-5-2010 21:38:00
4/5
Huishoudelijk reglement AZVD 1-4-2010
Artikel 16 - KLACHTEN 1. Elk lid of wettelijke vertegenwoordiger heeft de mogelijkheid een klacht te deponeren. 2. Het dagelijks bestuur en in het bijzonder de secretaris is de klachtcoördinator van de vereniging. 3. Klachten die niet in eerste instantie tot een oplossing gekomen zijn dienen schriftelijk te worden ingediend bij de secretaris. Deze draagt er zorg voor dat de juiste commissie de klacht ontvangt en in die commissie wordt behandeld. 4. De secretaris waakt over de afgesproken termijnen en rapporteert aan de indiener van de klacht over deze termijnen. De betreffende commissie. in de hoedanigheid van de voorzitter, zorgt voor schriftelijke terugkoppeling aan de secretaris. De secretaris zorgt ervoor dat de schriftelijke uitleg van de klacht de indiener bereikt. 5. De secretaris maakt voor de eerstvolgende bestuursvergadering een overzicht van de ingekomen klachten. 6. Het bestuur bespreekt de tendens van de klachten en draagt zorg voor structurele oplossingen door met voorstellen naar de commissies terug te keren. 7. In alle gevallen dat een klacht niet door de commissie kan worden opgelost wordt een beslissing genomen in de eerstvolgende bestuursvergadering of, indien geen uitstel gewenst is, door het dagelijks bestuur. Artikel 17 - VERGOEDINGEN 1. AZVD maakt onderscheid in vrijwilligersvergoedingen en onkostenvergoedingen. 2. Over de hoogte van vergoedingen beslist het algemeenbestuur. 3. Op aangeven van bestuur en commissies kunnen er leden worden gevraagd om aan cursussen deel te nemen. Vergoedingen of onkosten dienen altijd vooraf te worden besproken in een bestuursvergadering. 4. Er wordt onderscheid gemaakt in: Hoofdtrainers, Assistenttrainers en Hulptrainers. Het bestuur bewaakt de onderlinge samenhang in vergoedingen. 5. Door het bestuur worden er met betrokken hoofdtrainer afspraken gemaakt over de hoogte van de vrijwilligersvergoeding en eventuele onkostenvergoeding. 6. Op voordracht van het bestuur kunnen assistent trainers een geringe onkosten- of vrijwilligersvergoeding krijgen. 7. Trainers krijgen clubkleding en indien mogelijk worden zij ondersteund bij volgen van cursussen. 8. Trainers worden zoveel als gewenst/mogelijk ondersteund door de vereniging in het volgen van cursussen, kleding en eventuele hulpmiddelen. 9. Meedoen aan wedstrijden, hier staan geen vergoedingen tegenover. 10. Reiskosten, worden niet vergoed anders dan opgenomen in de onkostenvergoeding bedoeld in lid 5 en 6. Artikel 18 - SLOTBEPALINGEN 1. In alle gevallen waarin de wet, de statuten en/of het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur. 2. Ieder lid wordt geacht de statuten en van het huishoudelijk reglement te kennen, alsmede verder conform de statuten en het huishoudelijk reglement vastgestelde en behoorlijk bekend gemaakte regels en bepalingen. 3. Dit huishoudelijk reglement treedt in werking zeven dagen nadat de door de Algemene Vergadering vastgestelde versie op de website www.azvd.nl is geplaatst.
Aldus vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering d.d. 21 april 2010
13-5-2010 21:38:00
5/5
