1. Pendahuluan Ketersediaan layanan Teknologi Informasi (TI) pada perguruan tinggi menjadi salah satu faktor penting yang menentukan berkembangnya suatu perguruan tinggi. Hal ini dikarenakan layanan TI memiliki fungsi yang dapat mendukung proses bisnis yang ada seperti pengolahan data mahasiswa, administrasi, media promosi, serta dapat digunakan sebagai media layanan untuk kegiatan akademis mahasiswa. Selain itu layanan TI yang ada pada perguruan tinggi dapat digunakan untuk membantu menghadapi persaingan antar peguruan tinggi. Oleh karena itu, tiap perguruan tinggi harus dapat menentukan strategi layanan yang tepat sesuai dengan proses bisnisnya.[1] Proses penciptaan layanan TI oleh perguruan tinggi agar sesuai dengan proses bisnisnya dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai macam cara. Salah satunya yaitu dengan memanfaatkan Framework Information Technology Infrastructure Library (ITIL) yang dikembangkan oleh Office Of Government Commerce (OGC). Framework ITIL merupakan kumpulan dari best practice (praktek terbaik) tentang tata kelola layanan TI di berbagai bidang dan industri, dari mulai manufaktur sampai finansial, industri besar dan kecil, swasta dan pemerintah. Fokus dari ITIL ini yaitu tentang bagaimana mengadakan, mengelola, meningkatkan kinerja sebuah layanan TI yang terdapat dalam sebuah organisasi.[2] Bagian Kerja Praktek (KP) merupakan salah satu unit bagian yang dimiliki Fakultas Teknologi Informasi UKSW. Bagian KP memiliki tugas dan tanggungjawab untuk mengatur dan mengelola proses kegiatan kerja praktek mahasiswa dari awal perencanaan sampai dengan kegiatan kerja praktek berakhir. Jumlah mahasiswa yang melakukan kerja praktek tiap tahunnya berkisar antara 450 mahasiswa. Namun layanan TI yang ada pada Bagian KP belum maksimal. Hal ini dikarenakan layanan TI pada bagian KP kurang didukung oleh teknologi informasi yang memadai. Seperti contohnya layanan TI untuk pencatatan data mahasiswa. Selain itu Bagian KP belum memiliki dokumen yang berisi mengenai kebijakan layanan TI yang ada. Berdasarkan permasalahan yang terjadi maka dilakukan penelitian yang bertujuan adalah membantu Bagian KP merencanakan strategy layanan TI yang sesuai dengan proses bisnis Bagian KP. Fokus penelitian yang dilakukan yaitu bagaimana merencanakan strategy layanan TI pada Bagian KP FTI UKSW menggunakan konsep Framework ITIL v3 service strategy. Penelitian yang dilakukan diharapkan mampu membantu Bagian KP untuk melakukan pengadaan layanan TI yang sesuai dengan proses bisnis serta membantu dalam mendokumentasikan layanan TI yang ada pada Bagian KP. Penelitian yang dilakukan dengan menggunakan Framework ITIL V3 modul service strategy sebagai acuan dalam melakukan perencanaan layanan TI, tidak membahas mengenai financial management, dan implementasi sistem.
2
2. Tinjauan Pustaka Penelitian terdahulu yang berjudul Rancangan Strategi Layanan Teknologi Informasi Untuk Institusi Perguruan Tinggi membahas mengenai bagaimana menciptakan suatu integrasi yang sinergi untuk pencapaian fleksibilitas TI pada organisasi dengan menggunakan pendekatan sosioteknis yang diekstraksi kedalam dua pendekatan yaitu pendekatan manajemen layanan Information Technology Infrastructure Library (ITIL) dan pendekatan arsitektur layanan Service Oriented Architecture (SOA). Hasil dari penelitian ini yaitu berupa rancangan strategi layanan TI untuk kebutuhan jangka panjang institusi yang dilakukan dengan mengidentifikasi kultur dan lingkungan organisasi dan selanjutnya dilakukan pengukuran tingkat kematangan proses menggunakan Control Objective for Information Technology (COBIT), setelah dilakukan pemetaan terhadap ITIL. Dari hasil identifikasi dan pengukuran tersebut, dapat ditetapkan model strategi yang tepat untuk fungsi pengelolaan dan penyediaan layanan TI, melalui pendekatan tata kelola dan arsitektur TI. [3] Perancangan strategi layanan TI juga dapat dirancang dengan menggunakan pendekatan ITIL v3 modul service strategy dan dilanjutkan dengan pemodelan layanan TI dengan menggunakan modul service design. Penelitian yang berjudul Model Strategi Layanan Teknologi Informasi Untuk Organisasi akan membahas bagaimana meningkatkan performa TI sebagai fungsi strategi dan layanan. Kerangka kerja yang digunakan untuk model ini dengan menggunakan Information Technology Infrastructure Library (ITIL) v3, dengan pendekatan modul service strategy dan service design. Kombinasi kedua modul tersebut dilakukan secara selaras, mengacu pada tahapan pemodelan tata kelola TI.[4] Penelitian yang dilakukan yang berjudul Perencanaan Strategi Teknologi Informasi Dengan Menggunakan Framework Information Technology Infrastructure Library (ITIL) V3 (Studi kasus : Bagian Kerja Praktek Fakultas Teknologi Informasi) akan membahas mengenai bagaimana merencanakan strategy layanan TI menggunakan konsep Framework ITIL dan perancangan pendekatan ESIA. Pendekatan ESIA akan digunakan untuk melakukan dekomposisi layanan yang sudah ada pada Bagian KP. Output yang akan dihasilkan dari penelitian ini yaitu berupa rancangan SPM (Service Portfolio Management) yang meliputi rekomendasi perbaikan proses bisnis serta pembuatan dokumen kebijakan layanan TI yang dimiliki oleh bagian KP serta management demand yang merupakan bagian dari service strategy yang digunakan untuk pengembangan layanan TI dari Bagian KP FTI UKSW. Framework Information technology Infrastructure Library (ITIL) diterbitkan antara tahun 1989 dan 1995 oleh Her Majesty’s Stationery Office (HMSO) di Inggris atas nama Central Communications and Telecommunications Agency (CCTA) dan sekarang CCTA dimasukan dalam Office of Government Commerce (OGC).[5] ITIL merupakan sebuah framework (kerangka kerja) umum yang berisi kumpulan-kumpulan dan gambaran dari best practice (praktek terbaik) dalam memberikan manfaat kepada pelanggan dalam bentuk layanan TI dimana fungsi dari Best practice itu sendiri dapat membantu penyedia layanan untuk merancang dan menciptakan suatu sistem manajemen layanan yang efektif untuk organisasi atau perusahaan mereka. Framework ITIL memiliki fokus pada 3
pengukuran secara terus menerus dan perbaikan kualitas layanan TI yang diberikan, baik dari sudut pandang bisnis maupun pelanggan. Fokus inilah yang menjadi penentu keberhasilan ITIL dan memberikan manfaat ketika diterapkan pada suatu perusahaan atau organisasi. ITIL menyediakan bimbingan tata kelola layanan TI yang dapat digunakan pada berbagai jenis perusahaan dan organisasi bisnis yang berbeda – beda sesuai dengan keperluan kebutuhan masing – masing perusahaan atau organisasi bisnis.[6] Framework ITIL v3 mencakup lima bagian dan lebih menekankan pada pengelolaan layanan TI sebagai siklus hidup layanan yang sekaligus merupakan pembeda dengan versi sebelumnya yang menekankan pengelolaan TI sebagai sekumpulan proses dan fungsi. Lima tahapan bagian dari siklus Framework ITIL v3 yaitu service strategy, service design, service transition, service operation, dan continual service improvement yang dapat dilihat pada Gambar.1 :
Gambar 1 Tahapan Siklus Framework ITIL v3 [2]
Penjelasan dari Gambar 1 yaitu tahap definisi awal dan pengumpulan kebutuhan akan dibahas pada service strategy dan service design, untuk migrasi ke lingkungan operasional akan dibahas pada tahap service trasition, sedangkan untuk proses pengoperasian dan perbaikan akan dibahas pada tahap service operation dan continual service improvement. [6] Service strategy merupakan salah satu bagian tahapan yang ada pada Framework ITIL, dimana service strategy duduk pada inti dari siklus tahapan Framework ITIL. Service Strategy menetapkan panduan bagi semua penyedia layanan TI dan pelanggan mereka, untuk membantu mereka beroperasi dan berkembang dalam jangka panjang dengan membangun strategi layanan yang
4
jelas sesuai dengan proses bisnis mereka. Oleh karena itu semua penyedia layanan membutuhkan strategi layanan yang tepat untuk organisasi bisnis mereka agar strategi yang digunakan dapat memberikan nilai kepada pelanggan dan semua stakeholder penyedia layanan. Service strategy pada ITIL v3 didalamnya membahas mengenai pembentukan pasar untuk menjual layanan, tipe-tipe dan karakteristik penyedia layanan internal maupun eksternal, aset-aset layanan, konsep portofolio layanan serta strategi implementasi keseluruhan ITIL Service Lifecycle. Adapun beberapa proses kunci pada service strategy ITIL v3 yaitu management financial, management demand dan Service Portfolio Management (SPM).[7] Management financial pada service strategy ITIL v3 mencakup mengenai fungsi dan proses yang bertanggung jawab untuk mengelola anggaran penyedia layanan TI, akuntansi dan pengisian persyaratan. Selain itu management financial menyediakan kuantifikasi antara bisnis dan TI, dalam segi keuangan, nilai dari layanan TI, nilai aset yang mendasari penyediaan layanan tersebut, dan kualifikasi dari peramalan operasional. Management demand merupakan aspek penting pada service strategy. Tidak maksimalnya pengelolaan permintaan menjadi resiko penyedia layanan karena ketidakpastian dalam permintaan. Adanya Manajemen Permintaan yaitu untuk memahami dan mempengaruhi permintaan pelanggan untuk layanan dan kapasitas penyedia layanan dalam memenuhi permintaan tersebut. Sedangkan untuk Service Portflio Management (SPM) yaitu merupakan proses berkelanjutan yang meliputi proses Define (Menentukan), Analyze (Menganalisis), Approve (Menyetujui), Charter (Menetapkan sesuatu/ Memiagamkan) [6] Organisasi yang ingin melakukan desain ulang atau memperbaiki proses yang ada dalam organisasinya dapat menggunakan dua pendekatan. Pendekatan yang dimaksud yaitu pendekatan sistematis dan pendekatan clean sheet. Pendekatan kertas bersih (clean sheet approach) secara fundamental memikirkan kembali cara menyampaikan produk atau jasa dan merancang proses-proses baru dari permulaan. Sedangkan Perancangan ulang secara sistematis yaitu mengidentifikasikan dan memahami proses-proses yang ada dan kemudian mendesain kembali proses-proses tersebut secara sistematis untuk menciptakan proses-proses baru, guna memberikan hasil yang diinginkan. [8] Mendesain ulang proses yang telah ada memiliki penekanan pada penghapusan dan menyederhanakan kegiatan yang tidak memiliki nilai tambah. Aturan terbaik yang dapat digunakan untuk melakukan hal ini yaitu biasa disebut dengan pendekatan Elimination Simplify Integrate Automate (ESIA). Pendekatan ESIA terbagi kedalam empat domains yaitu Elimination, Simplify, Integrate, Automate dimana tiap domain memiliki area – area pembahasan yang berbeda – beda. Tabel 1 berikut merupakan area – area yang dibahas pada tiap – tiap domains yang terdapat pada pendekatan ESIA. [9]
5
Tabel 1 Area – Area Domains Pendekatan ESIA [9] Eliminate Overproduction Waiting Time Transportation Processing Inventory Defect / Failure Duplication Reformatting Inspection Reconciling
Simplify Forms Procedures Communication Technology Problem Flows
Integrate Jobs Teams Customers Technology
Automate Dirty activities Difficult activities Dangerous activities Boring activities Data capture Data transfer Data analysis
Domain Eliminate pada pendekatan ESIA merupakan pendekatan yang digunakan proses menghapus aktivitas-aktivitas yang tidak diperlukan dengan cara menghilangkan aktivitas atau proses yang tidak memiliki nilai tambah, menghilangkan waktu tunggu, transportasi, proses – proses duplikasi, Domain Simplify digunakan untuk menyederhanakan aktivitas yang terjadi di beberapa proses atau yang diselenggarakan oleh beberapa bagian, domain Integrate digunakan untuk mengintegrasikan atau menggabungkan proses – proses yang memiliki fungsi yang serupa atau hampir sama, sedangkan domain Automate digunakan untuk mengotomatisasi proses – proses dengan menggunakan bantuan sistem atau teknologi informasi.[9] Bagian KP merupakan salah satu unit bagian yang terdapat pada Fakultas Teknologi Informasi UKSW yang memiliki tugas untuk menangani matakuliah Kerja Praktek mahasiswa tiap periodenya. Tugas yang dikerjakan oleh Bagian KP yaitu berupa merencanakan KP, membuka pendaftaran, penerima pendataran, mengurus laporan KP dan memasukkan nilai mahasiswa KP. Jumlah mahasiswa yang melakukan Kerja Praktek setiap tahunnya berkisar antara 450 mahasiswa. Matakuliah Kerja Praktek itu sendiri merupakan matakuliah wajib yang harus diambil dan dipenuhi oleh mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi yang akan mengerjakan Tugas Akhir / Skripsi dengan syarat telah menyelesaikan 120 SKS dan juga telah mengambil matakuliah metodologi penelitian. Kegiatan KP Fakultas ini berlangsung selama 4 bulan dan output yang harus dikerjakan oleh mahasiswa yaitu berupa laporan kerja praktek selama melakukan kegiatan KP. 3.
Metodologi Penelitian
Penelitian yang dilakukan, diselesaikan melalui tahapan penelitian yang terbagi dalam beberapa tahapan berikut ini: (1) Studi Literatur, (2) Pengumpulan Data, (3) Analisis Kondisi, serta (4) Perencanaan layanan Masa Datang. Tahapan penelitian dapat dilihat pada Gambar 2 berikut ini.
6
Gambar 2 Tahapan Penelitian
Tahapan penelitian pada Gambar 2 dapat dijelaskan sebagai berikut. Tahap pertama yaitu melakukan studi literatur untuk mencari informasi atau referensi yang relevan atau sesuai dengan konsep – konsep yang akan digunakan, dalam hal ini yaitu Framework ITIL dan masalah tentang perbaikan ulang proses yang ada pada bagian KP yang merupakan masalah yang akan diteliti. Informasi atau referensi yang digunakan pada penelitian ini dapat berupa buku OGC (Office of Government Commerce) yang membahas mengenai konsep Framework ITIL, jurnal-jurnal atau laporan penelitian mengenai service strategy, dan juga situssitus terpercaya yang didapatkan melalui internet, sehingga dari studi literatur ini diharapkan penulis dapat memahami konsep-konsep yang nantinya akan digunakan dalam melakukan penelitian ini. Tahap kedua yaitu melakukan pengumpulan data-data yang diperlukan untuk merencanakan startegy layanan untuk Bagian KP. Data yang diperlukan pada penelitian ini diperoleh dengan cara melakukan wawancara dan observasi pada Bagian KP yang beruhubungan dengan pihak-pihak yang berkaitan seperti mahasiswa, dosen pembimbing, dan tempat KP. Data primer yang diperoleh dari hasil wawancara itu yaitu berupa gambaran umum kegiatan KP, proses bisnis Bagian KP dan daftar layanan TI yang dimiliki Bagian KP. Data yang telah terkumpul akan diolah pada tahap selanjutnya yaitu analisis kondisi. Tahap ketiga yaitu analisis terhadap kondisi atau keadaan saat ini yang terjadi pada Bagian KP. Analisis kondisi dilakukan dengan menganalisis data 7
hasil wawancara untuk mengetahui keadaan Bagian KP saat ini, sehingga nantinya dapat digunakan untuk penyusunan permintaan. Selain itu dari hasil wawancara akan diketahui apakah Bagian KP memiliki dokumen layanan TI Kerja Praktek. Sedangkan hasil observasi dilakukan untuk melihat secara langsung proses bisnis yang ada pada Bagian KP dan untuk membantu proses perbaikan proses bisnis dan katalog layanan TI yang dimiliki. Tahap keempat yaitu perencanaan layanan TI masa datang yang merupakan tahap merencanakan strategy layanan TI untuk Bagian KP kedepannya. Tahap perencanaan layanan masa datang diawali pengumpulan data-data yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara. Kemudian data yang didapatkan dilakukan identifikasi untuk mengetahui keadaan saat ini yang meliputi alur proses bisnis serta layanan-layanan TI yang dimiliki oleh Bagian KP. Dari tahap identifikasi didapatkan hasil yaitu berupa aktivitas pada proses bisnis yang lama, daftar permintaan pihak yang terlibat, dan juga katalog aplikasi yang dimiliki oleh Bagian KP. Hasil dari proses identifikasi selanjutnya akan diolah dengan melakukan dekomposisi untuk aktivitas proses bisnis dengan menggunakan pendekatan ESIA dan daftar permintaan pihak-pihak yang terkait, sedangkan untuk katalog aplikasi yang dimiliki akan dilakukan pemetaan dengan layanan proses bisnis bagian KP. Output dari tahap perencanaan layanan TI untuk masa yang akan datang yaitu strategy layanan TI yang meliputi charter (kebijakan layanan TI yang terdokumentasi), rekomendasi katalog aplikasi dan rekomendasi layanan TI pada proses bisnis untuk Bagian KP. 4.
Hasil dan Pembahasan
Hasil dari penelitian ini yaitu berupa rekomendasi aktivitas pada proses bisnis KP, dokumentasi kebijakan layanan TI KP, serta rekomendasi katalog aplikasi KP. Proses analisis diawali dengan melakukan pengumpulan data melalui wawancara dengan koordinator dan sekretaris KP serta observasi secara langsung bagian KP. Proses pengumpulan data bertujuan untuk mencari data-data yang akan digunakan dalam penyusunan rekomendasi perbaikan Bagian KP. Data-data yang diperlukan yaitu daftar permintaan, gambaran umum kegiatan KP, layanan yang ada pada proses bisnis dan katalog aplikasi. Proses selanjutnya yaitu melakukan data yang telah didapatkan ketika pengumpulan data. Identifikasi ini digunakan untuk mengetahui bagaimana kondisi yang terjadi sebelum penelitian ini dilakukan yang meliputi aktivitas pada proses bisnis yang sedang berjalan, kebijakan layanan TI yang ada pada bagian KP serta katalog aplikasi yang ada. Hasil yang didapatkan dari proses identifikasi ini digunakan untuk menentukan rekomendasi perbaikan aktivitaspada proses bisnis Bagian KP, menetapkan layanan TI yang tepat, serta membantu dalam mendokumentasikan kebijakan layanan TI yang ada. Berdasarkan identifikasi yang telah dilakukan, maka didapatkan proses bisnis lama bagian KP yaitu seperti pada Gambar 3 berikut ini.
8
Gambar 3 Proses Bisnis Lama Bagian KP
Gambar 3 menjelaskan bahwa dalam alur proses bisnis yang dilakukan oleh bagian KP FTI UKSW terdapat 24 aktivitas yang dilakukan. Aktivitas-aktivitas tersebut didapatkan berdasarkan analisis dari proses yang ada pada proses bisnis KP. Aktivitas-aktivitas yang ada terbagi kedalam lima tahapan proses bisnis yaitu tahap perencanaan, pendaftaran, penerimaan, pelaporan dan penilaian, serta disposisi nilai. Selain itu masing-masing aktivitas memiliki kode aktivitas masingmasing. Namun aktivitas yang ada pada bagian KP kurang didukung dengan layanan TI yang maksimal. Selain aktivitas pada alur proses bisnis lama, hasil lain dari proses identifikasi yang dilakukan yaitu berupa katalog aplikasi yang ada pada bagian KP. Katalog aplikasi yang dimaksud yaitu meliputi layanan TI yang sedang berjalan, yang sudah tidak digunakan maupun layanan TI yang sedang dalam proses perencanaan. Teknologi informasi yang ada digunakan untuk mendukung pemberian layanan TI kepada pihak yang tekait pada proses KP. Katalog aplikasi yang dimiliki oleh bagian KP dapat dilihat pada Tabel 2 berikut.
9
Tabel 2 Katalog Aplikasi Lama Bagian KP Layanan TI
Status
Layanan Pengelolaan Data Mahasiswa (K1)
Aktif
Layanan Pengelolaan Data Bimbingan (K2) Layanan Data Tempat KP (K3)
Aktif
Layanan Penentuan Dosen Pembimbing (K4)
Aktif
Layanan Penilaian KP (K5)
Aktif
Layanan Portal Sistem Akademik (K6)
Aktif
Layanan Informasi KP (K7)
Aktif
Aktif
Keterangan
Proses
Merupakan layanan TI yang terdapat pada bagian KP yang digunakan untuk mencatat data mahasiswa KP. selain itu bagian KP dapat melakukan pengecekan data mahasiswa KP yang telah dimasukkan Merupakan layanan TI yang digunakan untuk melihat data-data mahasiswa bimbingan dari masing-masing dosen pembimbing. Merupakan layanan TI yang digunakan untuk memasukkan tempat KP sesuai dengan request mahasiswa. Merupakan layanan TI yang digunakan oleh bagian KP untuk membantu dalam menentukan dosen pembimbing dari masing-masing mahasiswa yang mendaftar kegiatan KP. Merupakan layanan yang digunakan oleh bagian KP untuk membantu perhitungan nilai yang diperoleh mahasiswa berdasarkan hasil yang diberikan oleh Dosen Pembimbing, Tempat KP dan juga laporan yang dikumpulkan oleh mahasiswa KP. Layanan Portal sistem akademik digunakan untuk memasukkan nilai mahasiswa KP. Sehingga nantinya mahasiswa dapat mengetahui nilai KP yang diperoleh. Merupakan layanan yang digunakan untuk memberikan semua informasi ke mahasiswa yang berhubungan dengan kegiatan Kerja Praktek mahasiswa mulai dari tahap perencanaan sampai disposisi nilai.
B4
D7
B4
C2
D7
E1
B1, B3, E2
B2, C3,
Katalog aplikasi yang ada pada Tabel 2 berisi tentang layanan TI yang dimiliki, status dari layanan TI dan penjelasan mengenai kegunaan dari masingmasing layanan TI yang ada. Katalog aplikasi yang ada pada tabel 2 juga menjelaskan mengenai aktivitas apa saja yang didukung oleh layanan TI saat ini. Selain itu dalam katalog aplikasi terdapat hasil dari proses pemetaan layanan. Proses pemetaan yang dilakukan yaitu dengan memetakan aktivitas pada proses bisnis dengan layanan TI yang dimiliki oleh Bagain KP. Proses pemetaan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui aktivitas-aktivitas apa saja yang didukung oleh layanan TI yang dimiliki oleh Bagian KP. Berdasarkan analisis kondisi yang telah dilakukan didapatkan Tabel daftar permintaan.Tabel daftar permintaan diperoleh dari hasil wawancara dan observasi pada bagian KP serta dari analisis aktivitas proses bisnis yang ada sekarang ini (Gambar 3). Tabel Daftar Permintaan dapat dilihat pada Tabel 3 berikut ini.
10
Tabel 3 Daftar Permintaan Pihak-Pihak Yang Terkait Bagian KP
Mahasiswa
Dosen pembimbing Tempat KP
Permintaan Memerlukan layanan TI untuk memberikan pengumuman informasi KP (Alur KP, tempat KP, syarat – syarat KP, jadwal KP, pembukaan kegiatan KP, informasi penerimaan mahasiswa yang diterima beserta dosen pembimbing, informasi request ralat nilai) Memerlukan layanan TI untuk membantu penentukan dosen pembimbing Memerlukan layanan TI dalam melakukan pengelolaan data mahasiswa yang mendaftar KP Memerlukan layanan TI untuk reminder jadwal selama kegiatan KP Memerlukan dokumen tentang kebijakan dari layanan-layanan yang dimiliki. Memerlukan layanan TI untuk pengiriman SK pembimbing Memerlukan Layanan TI untuk melakukan pendaftaran kegiatan KP Memerlukan layanan TI untuk request tempat KP dilakukan dengan datang ke bagian KP Memerlukan layanan TI request ralat nilai Memerkukan layanan TI untuk penerimaan dan pengiriman form nilai ke bagian KP Memerlukan layanan TI untuk penerimaan surat pengantar, form penilaian dan pengiriman form penilaian yang telah diisi, surat validasi penerimaan.
Tabel daftar permintaan pada Tabel 3 ini digunakan untuk membantu dalam menyusun rekomendasi perbaikan pada layanan TI bagian KP kedepannya. Permintaan yang ada pada Tabel Daftar Pemintaan dikelompokkan berdasarkan pihak-pihak yang berkaitan dengan proses KP. Setelah mendapatkan kondisi saat ini bagian KP, maka dilakukan analisis terhadap kondisi tersebut. Berdasarkan hasil analisis kondisi yang telah dilakukan pada proses bisnis Bagian KP, maka kemudian dilakukan proses perbaikan aktivitas dengan menggunakan pendekatan ESIA. Pada proses perbaikan ini, pedekatan ESIA digunakan untuk membantu melakukan dekomposisi aktivitas yang ada pada proses bisnis KP. Proses dekomposisi dilakukan dengan cara menghapus aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah, menyederhanakan aktivitas yang ada, menggabungkan aktivitas yang berhubungan atau saling terkait dan juga mengautomatisasikan aktivitas dengan bantuan teknologi informasi. Rekomendasi yang dihasilkan diharapkan mampu membantu mengatasi permasalahan yang ada pada bagian KP. Hasil dari proses perbaikan aktivitas yang telah dilakukan dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini.
11
Gambar 4 Rekomendasi Proses Bisnis Bagian KP
Gambar 4 merupakan hasil rekomendasi proses bisnis menggunakan pendekatan ESIA. Perubahan yang terjadi yaitu terletak pada perubahan aktivitas yang ada pada masing-masing tahapan. Penyederhanaan aktivitas ini tentunya diharapkan mampu membantu Bagian KP dalam menentukan layanan TI yang tepat yang nantinya disediakan untuk mendukung proses kegiatan matakuliah kerja praktek. Perubahan aktivitas yang ada dapat dilihat pada Tabel 4 berikut ini. Tabel 4 Tabel Penyederhanaan Proses Bisnis Tahap Proses Bisnis Perencanaan Pendaftaran Penerimaan Penilaian dan Pelaporan Disposisi Nilai
Proses Bisnis Lama (Sebelum di ESIA) 4 aktivitas 5 aktivitas 5 aktivitas 7 aktivitas
Proses Bisnis Baru (Setelah di ESIA) 2 aktivitas 3 aktivitas 3 aktivitas 4 aktivitas
3 aktivitas
3 aktivitas
Dalam Tabel 4 dapat dilihat dari jumlah aktivitas pada proses bisnis sebelum dilakukan perbaikan dengan proses bisnis setelah dilakukan perbaikan menggunakan pendekatan ESIA. Jumlah aktivitas yang ada pada proses bisnis sebelumnya berjumlah 24 aktivitas, setelah dilakukan perbaikan dengan pendekatan ESIA, jumlah aktivitas yang ada menjadi 15 aktivitas. Pengurangan jumlah aktivitas dikarenakan proses penghapusan aktivitas, penyederhanaan aktivitas, integrasi aktivitas dan juga automatisasi aktivitas dengan menggunakan bantuan teknologi informasi.
12
Setelah mendapatkan perbaikan aktivitas pada proses bisnis baru, output lain dari proses perencanaan layanan TI masa depan yaitu berupa perbaikan katalog aplikasi yang lama. Katalog aplikasi yang baru meliputi perencanaan layanan TI masa depan, layanan TI yang masih aktif dan aktivitas proses bisnis yang baru. Hasil rekomendasi katalog aplikasi dapat dilihat pada Tabel 4 berikut. Tabel 5 Rekomendasi Katalog Aplikasi Layanan TI Pengumuman (F01)
Status Perencanaan
Daftar Tempat KP (F02)
Perencanaan
Daftar mahasiswa KP (F03)
Perencanaan
Pendaftaran KP (F04)
Perencanaan
Fungsi e-mail / attach file (F05)
Perencanaan
SPK Dosen Pembimbing (F06) Pemantauan (F07)
Perencanaan
Portal Sistem Akademik (F08)
Aktif
Jadwal (F09)
Perencanaan
KP
Perencanaan
Keterangan Fungsi pengumuman digunakan untuk memberikan pengumuman kepada mahasiswa seputar kegiatan KP dari awal kegiatan sampai dengan mahasiswa menyelesaikan kegiatan KP. Merupakan fungsi yang ada pada sistem KP baru yang digunakan bagian KP untuk menginformasikan kepada mahasiswa nama-nama tempat KP yang menerima mahasiswa KP beserta skema KP. Dalam fungsi ini nantinya akan dilengkapi fungsi request tempat KP oleh mahasiswa dan fungsi tambah daftar perusahaan baru. Merupakan form yang didalamnya berisi daftar nama-nama mahasiswa KP yang telah melakukan proses penfdaftaran beserta syarat-syarat yang telah dikumpulkan oleh mahasiswa. Form ini digunakan oleh bagian KP untuk mendata mahasiswa KP. Merupakan fungsi yang digunakan oleh mahasiswa untuk melakukan pendaftaran KP. mahasiswa yang telah mengisi data pada fungsi pendaftaran KP, maka data yang diisikan akan secara otomatis tercatat dalam form daftar mahasiswa KP. Dalam fungsi ini juga terdapat fungsi untuk mengirimkan syarat-syarat pendaftaran (attach file). Digunakan oleh bagian KP, dosen pembimbing, mahasiswa dan juga tempat KP untuk melakukan pengiriman document yang berkaitan dengan kegiatan KP. Merupakan fungsi yang nantinya dapat digunakan oleh bagian KP untuk membantu dalam menentukan dosen pembimbing bagi mahasiswa KP. Merupakan fungsi yang digunakan oleh bagian KP dalam melakukan pengawasan/pemantauan pada saat mahasiswa melakukan kegiatan KP. Merupakan sistem yang masih aktif dan digunakan untuk menginputkan nilai dan bagi mahasiswa digunakan untuk melakukan pengecekan nilai mereka. Merupakan fungsi yang didalamnya berisi tentang jadwal KP, tanggal-tanggal penting kegiatan mahasiswa. Selain itu nantinya akan dilengkapi dengan fungsi reminder/notifikasi selama kegiatan KP.
13
Proses A01, B01, B02, C02, E02 A01,
B03, C02, E03
B02
B02, B03, C01, C02, C03, D01, D02, D03, D04, E02 C02
D01, D02, D03, D04 E01
B01, B03, C02, D01, D03, E01, E03
B02, C01, C03, D02, D04, E02,
Request ralat nilai (F010)
Perencanaan
Daftar Laporan KP (F011)
Perencanaan
Fungsi yang disediakan bagi mahasiswa untuk melakukan request ralat nilai jika terjadi kesalahan input oleh bagian KP. Merupakan fungsi yang nantinya tersedia pada sistem yang baru yang akan digunakan untuk melihat data – data laporan yang telah dikumpulkan oleh masing – masing mahasiswa KP.
E02
D04
Katalog aplikasi pada Tabel 5 merupakan perencanaan dari layanan teknologi informasi Bagian KP kedepannya. Katalog aplikasi ini kedepannya digunakan untuk mendukung aktivitas pada proses bisnis. Selain itu pada Tabel 5 terdapat hasil dari pemetaan layanan. Pemetaan layanan dalam dilakukan dengan memetakan rekomendasi aktivitas proses bisnis dengan layanan teknologi informasi yang direncanakan. Proses pemetaan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui aktivitas-aktivitas apa saja yang didukung oleh layanan TI yang telah direncanakan. Berdasarkan proses analisis yang telah dilakukan yang meliputi rekomendasi proses bisnis, rekomendasi katalog aplikasi dan daftar permintaan, maka hasilnya akan digunakan untuk membantu pembuatan kebijakan-kebijakan layanan TI yang baru yang ada pada bagian KP. Kebijakan-kebijakan layanan akan didokumentasikan dalam bentuk Charter. Dokumen Charter yang dihasilkan meliputi nama layanan TI, alias, kode layanan TI, deskripsi layanan TI, sumber dari data-data yang diperlukan, proses pengolahan data, hasil dari pengolahan data, authorization (pihak-pihak yang terlibat dalam layanan), waktu layanan TI dimulai dan diakhiri, standar layanan TI serta perencanaan strategis kedepan dari layanan TI yang ada. Charter yang dihasilkan dalam penelitian ini berjumlah 11 dokumen sesuai dengan jumlah layanan TI yang direkomendasikan. 5.
Simpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa pada proses bisnis bagian KP masih terdapat aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah sehingga perlu diperbaiki. Penelitian ini menggunakan konsep service strategy yang ada pada Framework ITIL v3 dalam membuat rekomendasi proses bisnis, katalog aplikasi serta dokumen Charter. Selain itu penelitian ini menggunakan pendekatan ESIA (Eliminate Simplify Integrate Automate) untuk membantu melakukan dekomposisi aktivitas yang ada pada proses bisnis. Jumlah aktivitas yang ada pada proses bisnis sebelumnya berjumlah 24 aktivitas. Setelah dilakukan perbaikan dengan pendekatan ESIA, jumlah aktivitas yang ada menjadi 15 aktivitas. Pengurangan jumlah aktivitas dikarenakan proses penghapusan aktivitas, penyederhanaan aktivitas, integrasi aktivitas dan juga automatisasi aktivitas dengan menggunakan bantuan teknologi informasi. Rekomendasi proses bisnis yang dihasilkan dapat digunakan untuk menentukan pengadaan layanan TI oleh Bagian KP. Penelitian ini juga menghasilkan dokumen-dokumen kebijakan layanan TI (Charter) yang digunakan sebagai dokumentasi dari layanan-layanan TI yang dimiliki oleh Bagian KP. Saran untuk pengembangan layanan bagian KP yaitu kedepannya dilakukan penerapan teknologi informasi berdasarkan
14
rekomendasi yang telah dihasilkan pada penelitian ini. Selain itu untuk kedepannya dapat dilakukan perencanaan kebijakan-kebijakan lain yang mendukung layanan TI yang ada pada Bagian KP. 6.
Daftar Pustaka
[1]
Ariawan, Putu Rusdi, 2010, Manfaat Teknologi Informasi Dan Inovasi Bagi Dunia Pendidikan Indonesia. Bali : Universitas Udayana Bukit Jimbaran.
[2]
Cabinet Office, 2011, The Official Introduction to the ITIL, London: TSO (The Stationery Office).
[3]
Surendro, Kridanto, dan Aradea, 2011, Rancangan Strategi Layanan Teknologi Informasi Untuk Institusi Perguruan Tinggi, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi (SNATI).
[4]
Aradea, 2010, Model Strategi Layanan Teknologi Informasi Untuk Organisasi, Jurnal Tekno Insentif Kopwil4, Volume 4 No.1.
[5]
Wibowo, Arrianto M, 2014, Pengantar IT Infrastructure Library Versi 3. http://itgov.cs.ui.ac.id/itgov/pengantar%20ITIL%20v3%20muki.pdf, Diakses tanggal 24 Mei 2014.
[6]
Musda, 2012, An Introductory Overview of ITIL V3. http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2012/02/Terjemahan-ITILV.3-IKC.pdf, Diakses tanggal 25 Mei 2014.
[7]
Cabinet Office, 2011, ITIL Service Strategy, London: TSO (The Stationery Office).
[8]
Peppard, J. dan Rowland, P., 1995, The Essence of Business Process Reengineerin, London: Prentice Hall.
[9]
Ward, John, dan Joe Peppard, 2002, Strategic Planning for Information Systems, New York City: Jhon Wiley.
15
