1 TECHNIQUE DOCUMENTATION AND INTERNAL CONTROL SYSTEM IN CASH EXPENDITURE IN INDUSTRIAL SYSTEM UPSTREAM OIL AND GAS PT. PERTAMINA ENERGY HULU RISNA HARIANISYA Fakultas Ekonomi Universitas Gunadarma
[email protected] ABSTRACK PT Pertamina Hulu Energi (PT PHE) has the activity of cash expenditure incurred in cash and checks. In the cash expenditure activity in general, the risk that the company has an impact on corporate losses. To determine the system of cash expenditure at PT Pertamina Hulu Energi done with documentation technique consisting of the Document Flow Chart and Data Flow Diagrams (DFD). Through this technique can be known documentation of the internal control system applied by the company. After analyzing, the system of cash expenditure at PT Pertamina Hulu Energi has conducted risk assessments and implementing appropriate control systems are well recommended by COSO. Keywords: Cash Expenditure System, Technical Documentation, Commite of Sponsoring Organizations of the Treadway (COSO)
PENDAHULUAN Sistem pada dasarnya merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Sistem biasanya erat kaitannya dengan komputer, namun sebenarnya segala sesuatu yang membutuhkan proses pasti terdapat sistem didalamnya seperti organ tubuh yang mempunyai sistem secara alami. Sedangkan sistem buatan yang dapat dipelajari salah
2 satunya adalah Sistem Informasi Akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. Aspek yang terpenting dalam sistem informasi akuntansi adalah bahwa sistem itu sudah berjalan dengan baik dalam sistem pengendalian internal perusahaan. Sistem pengendalian internal menyarankan tindakan
–
tindakan yang harus diambil dalam
perusahaan untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas
–
aktivitas perusahaan. Sistem
pengendalian internal merupakan kewajiban pihak manajemen yang mendasar sebagai bentuk tanggung jawab penyediaan informasi. Melalui pengendalian internal yang baik memberikan jaminan yang wajar bagi pemegang saham bahwa perusahaan dikendalikan dengan baik. Sistem pengendalian Internal dibutuhkan untuk mengurangi eksposureksposur yang dapat menimbulkan efek - efek yang buruk bagi operasi dalam Sistem Informasi Akuntansi. Adapun komponen pengendalian internal adalah lingkungan pengendalian, penilaian resiko, informasi dan komunikasi, pengawasan, dan aktivitas pengendalian. (James A Hall. 2009). PT Pertamina Hulu Energi (PHE) adalah salah satu Anak Perusahaan PERTAM INA yang bergerak sebagai operator dan pengelola portofolio usaha sektor hulu minyak dan gas bumi serta energi lainnya yang memiliki anak perusahaan sebagai special purpose vehicle. Pada awal berdirinya tahun 1989, perusahaan ini bernama PT. Aroma Operation Services, bergerak di bidang pengadaan jasa untuk mendukung operasi kilang petrokimia di Cilacap. Perubahan menjadi PT PERTAHULU Energy terj adi pada tahun 2002, dan akhirnya pada tahun 2008 telah berganti nama menj adi PT Pertamina Hulu Energi. Perusahaan mengelola usaha kemitraan di bidang hulu migas PERTAMINA melalui Participating Interest (PI). Usaha kemitraan meliputi 9 JOBPSC (Joint Operating Body Production Sharing Contract), 14 Penyertaan PSC, 3 PSC –
GMB (Production Sharing Contract Gas Metana Batubara), dan 7 penyertaan saham dan PI di dalam maupun di luar negeri yang saat ini sedang diproses pengalihannya. PHE mempunyai begitu banyak aktifitas yang mekanisme pencatatan dan pelaporannya harus berjalan dengan baik untuk tujuan akuntabilitas perusahaan dan Good Corporate Governance. Untuk mencapai tujuan diatas Perusahaan harus mempunyai Sistem
3
Informasi Akuntansi yang sesuai dengan tujuan Perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi yang baik adalah sistem yang cocok dengan nature transaksi yang berhubungan dengan aktifitas Perusahaan dan efisien sehingga dapat digunakan untuk melakukan pengendalian internal yang ada pada perusahaan tersebut. Didalam PHE kegiatan pengeluaran kas dibagi menjadi dua garis besar yaitu pengeluaran kas untuk kegiatan Pendanaan Operasi dan kegiatan untuk Pendanaan Investasi, namun karena karakteristik Perusahaan ini agak berbeda dengan perusahaan pada umumnya sehingga semua pengeluaran kas operasional ada pada Induk Perusahaan (Cost Center) seperti pembayaran gaji, pembayaran pada pihak ketiga, pembayaran pihak terkait, pembayaran perjalanan dinas dan akomodasi, pengeluaran layanan pegawai, pembayaran pajak, dan pembayaran atas kegiatan operasional lainnya (biaya umum dan biaya kantor, ATK, cash call, dll) ini semua merupakan biaya operasional yang ada di PHE kantor pusat untuk mendukung kegiatan operasional Perusahaan, sedangkan Pendanaan untuk kegiatan Operasi merupakan pembiayaan untuk kegiatan operasi operator yang sudah berproduksi baik yang ada di Onshore maupun Offshore yang disebut dengan Cash Call, dan pembiayaan untuk kegiatan investasi merupakan pembiayaan untuk wilayah kerj a baru yang masih development. Dan hal ini berkaitan erat dengan jalannya kegiatan pendanaan yang ada dalam perusahaan, dan tidak menutup kemungkinan dapat terjadi penyimpangan dalam prosedur pengeluaran kas seperti dokumen yang dibutuhkan tidak lengkap, bagian dari surat permintaan pembayaran (tanggal, nomor referensi, keterangan pembayaran) tidak dicantumkan secara jelas, dan penyimpanan dokumen yang tidak rapih sehingga dapat menyebabkan hilangnya dokumen. Penyimpangan
–
penyimpangan ini dapat
menyebabkan keterlambatan pembayaran kepada pihak terkait dan terganggunya kegiatan operasional karena pembayaran sebelumnya belum dilakukan, dan penumpukan tagihan yang belum terbayarkan serta banyaknya klaim dari pihak terkait. Karena setiap pengeluaran yang dilakukan PHE harus dipertanggungjawabkan, maka sistem pengendalian internal yang baik sangat dibutuhkan untuk memperkecil kemungkinan penyimpangan yang dapat terjadi.
4 TINJAUAN PUSTAKA SISTEM Menurut Steven A. Moscove (accounitng information system, 2001), sistem adalah suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian bagian yang saling berhubungan untuk –
mencapai tujuan tertentu. SISTEM INFORMASI sistem informasi adalah kumpulan informasi didalam sebuah basis data menggunakan model dan media teknologi informasi digunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Di dalam suatu organisasi, informasi merupakan sesuatu yang penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Menurut Barry E. Chusing sistem informasi akuntansi suatu sumberdaya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang bertugas untuk menyiapkan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari kegiatan pengumpulan dan pengolahan data akuntansi. SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran
–
ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
–
kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian internal tersebut
menekankan tujuan yang hendak ingin dicapai, dan bukan pada unsur unsur yang –
membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengertian pengendalian internal tersebut diatas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.
5
TEKNIK DOKUMENTASI 1.
Bagan alir dokumen ( dokumen flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunj ukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
2.
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasinotasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan j elas.
METODE PENELITIAN Objek Penelitian Pengolahan data dalam penelitian ini diperoleh dari PT Pertamina Hulu Energi yang berlokasi di Jalan Medan Merdeka Timur No.6 Jakarta Pusat. Metode Pengumpulan Data/ Variabel Untuk memperoleh data tersebut penulis menggunakan data primer dan sekunder yang diperoleh dengan cara wawancara, dengan melakukan tanya jawab untuk memperoleh keterangan secara langsung dengan karyawan yang bersangkutan yang dilakukan langsung di PT Pertamina Hulu Energi
Metode Analisis Data Metode yang digunakan dalam menganalisis permasalahan yang ada pada skripsi ini yaitu dengan menggunakan analisis deskriptif, yaitu teknik analisis yang mendeskripsikan atau menggambarkan/ mengungkapakan karakteristik variabel
–
variabel yang menjadi fokus kajian, serta penggunaan bagan alir dokumen, teknik dokumentasi dan diagram Alir Data (DFD) dalam menganalisis masalah dan mengembangkan data pada penulisan skripsi ini
6
Langkah langkah Analisis –
Adapun langkah analisis yang peneliti lakukan adalah sebagai berikut : 1.
Mengumpulkan data Hal pertama yang dilakukan adalah dengan mengumpulkan data guna
untuk mendukung pembahasan pada penelitian ini. 2.
Memahami alir dokumen dan data Pada langkah analisis ini pneliti menanyakan secara langsung bagaimana
proses dari sistem pengeluaraan kas pada perusahaan, serta mempelajarinya. 3. Teknik dokumentasi Dalam penelitian kali ini, peneliti menggunakan alir dokumen dan alir data (DFD). Bagan alir dokumen ( dokumen flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan -tembusannya.
Sedangkan Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alir kerja, atau model fungsi. Pembuaatan DFD ini bertujuan untuk memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui sistem dan menggambarkan fungsi-fungsi(dan sub fungsi) yang mentransformasi aliran data. 4.
Sistem Pengendalian Internal yang digunakan Dalam penelitian kali ini peneliti menggunakan sistem pengendalian
internal yang ada dalam Pernyataan Standar Akuntansi No.78 (SAS 78). yang juga sesuai dengan rekomendasi Committee of Sponsoring Organization of The Treadway (COSO). Komite Organisasi Sponsor Komisi Treadway (COSO) adalah sebuah organisasi swasta sukarela, didirikan di Amerika Serikat , didedikasikan untuk memberikan bimbingan kepada manajemen eksekutif dan tata entitas pada aspek-aspek penting tata organisasi, etika bisnis, pengendalian internal, perusahaan manajemen risiko, penipuan, dan pelaporan keuangan.
7 COSO telah menyusun suatu model pengendalian bersama internal terhadap perusahaan dan organisasi dapat menilai sistem pengendalian mereka.
Kontrol lingkungan Penilaian risiko
kegiatan Control
Informasi dan komunikasi
Monitoring HASIL DAN PEMBAHASAN
Deskripsi Sistem Pengeluaran Kas Pada PT Pertamina Hulu Energi Sistem pengeluaran kas pada PHE terdapat dua macam yaitu, pengeluaran kas secara tunai yang ditujukan kepada pihak internal dan pengeluaran kas yang ditujukan untuk pihak ekstern atau yang disebut juga sebagai pengeluaran bank. proses pengeluran kas pada PT PHE yaitu diawali dengan penerimaan invoice lalu Pembuatan PR (Purchasse Requisition) oleh user dan release sehingga dapat menghasilkan nomor PO yang akan digunakan untuk proses selanjutnya. Dan melakukan pengesahan kepada pejabat terkait kemudian Pembuatan PO (Purchase order) oleh SPC (Shared Processing Center ) sehingga menghasilkan nomor PO yang akan digunakan untuk proses selanjutnya. Selanjutnya kelengkapan dokumen (PR, PO, SP3) harus dicek kembali, setelah dokumen lengkap akan diserahkan kepada bagian keuangan untuk dicatat hasil pencatatan transaksi akan dikirim ke bagian SPC dan akan mengha silkan nomer dokumen sesuai transaksi. Setelah nomor dokumen diperoleh, bagian keuangan akan mencetak bukti kas keluar yang akan siap dibayarkan melalui cek oleh bagian kasir. Kemudian melakukan pembayaran melalui bank dokumen akan disimpan arsip tetap oleh bagian peyimpanan dokumen. Formulir yang digunakan Dalam transaksi pengeluaran kas dibutuhkan adanya dokumen sebagai barang bukti dalam transaksi, dokumen juga dibutuhkan agar dapat mempermudah dalam menilai pengendalian internal suatu perusahaan. Adapun dokumen yang digunakan dalam transaksi pengeluaran kas pada PHE adalah :
8 a. Cek b. Form Request - PR, Purchase Requisitioner adalah formulir yang digunakan untuk mencatat barang/ jasa yang akan digunakan perusahaan. - PO, Purchase Order adalah formulir yang akan digunakan untuk memesan barang/ jasa yang akan digunakan perusahaan. - SA/ GR, Services Acceptance/ Goods Receipt adalah formulir yang digunakan pada saat barang/ jasa sudah diterima oleh perusahaan. - BOC/ Payment, formulir ini digunakan untuk mencatat sejumlah transaksi yang akan dibayar. Formulir ini dibuat untuk menutup jurnal yang nantinya akan dicatat bersamaan dengan formulir Expenses (clearing). Formulir ini akan menghasilkan nomor dokumen 1 5xxxxxxxx yang akan digunakan untuk clearing - EXPENSES, formulir ini digunakan untuk mencatat biaya yang akan dikeluarkan. Formulir ini akan menghasilkan nomor dokumen dengan kepala 19xxxxxxxx / 51xxxxxxxx, yang akan digunakan untuk proses clearing - PANJAR, formulir ini digunakan untuk mencatat transaksi panjar oleh para vendor setelah itu akan diminta oleh pejabat terkait untuk divalidasi, dan pembayran baru dapat dilakukan. - CASH CALL, formulir ini digunakan untuk mencatat transaksi cash call (tagihan/ biaya yang diminta oleh anak perusahaan operator untuk melakukan kegiatan operasi seperti pengeboran minyak, dll) dalam jurnal cash call akan menutup dengan vendor terkait, formulir ini akan menghasilkan nomor dokumen 14xxxxxxxx - SP3 (Surat Permintaan Proses Pembayaran), Surat ini digunakan untuk permintaan pembayaran kepada perusahaan. Dokumen ini juga sangat membantu dalam proses penginput-an data, karena bagian dari dokumen ini berupa tanggal, nomer referensi, keterangan transaksi, jumlah dana yang diminta, dan juga terdapat tandatangan otorisasi dari pihak yang terlibat sehingga keabsahan data dapat dipercaya dan dipertanggung jawabkan.
9 - Invoice, surat tagihan yang diajukan dari vendor kepada perusahaan yang harus segera dibayarkan. - Outgoing payment voucher, bukti kas keluar / sej enis surat persetuj uan dari pejabat yang terlibat untuk membayarkan tagihan tagihan yang –
datang kepada perusahaan. Setelah surat ini ditandatangani oleh yang mempunyai otoritas maka pembayaran baru dapat dilakukan Fungsi yang terkait Berikut fungsi fungsi terkait dalam sistem pengeluaran kas PT PHE : –
a. Procurement/MMNH (Material Management non Hydro) b. Treasury c. Controller d. Pendanaan & Perbendaharaan Prosedur pengeluaran kas Untuk melakukan pembayaran kepada pihak yang membutuhkan yang menyebabakan terjadinya pengeluaran kas, PT PHE mempunyai prosedur pengeluaran kas agar proses proses pembayaran dapat berlangsung dengan baik, berikut adalah prosedur pengeluaran kas pada PT PH E : 1. Semua Invoice akan masuk ke Keuangan terlebih dahulu untuk dituangkan GL account dan Cost Center. 2. Routing Slip akan dimulai dari Keuangan dan berakhir di Treasury. 3. Sesuai SLA proses pembayaran Procure to Pay paling lambat 7 hari, hal ini akan dievaluasi setiap bulan. 4. Setiap form request harus melalui otorisasi pejabat terkait 5. Bagian keuangan terpisah dari kasir 6. Transaksi pengeluaran kas tidak dilaksanakan sendiri oleh kasir sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain 7. Pencatatan dalam jurnal kas harus didasarkan bukti pengeluaran kas harus terlebih dahulu disahkan oleh pejabat terkait 8. Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetuj uan dari pejabat berwenang 9. Pencocokan kas antara pencatatan bank dan catatan perusahaan dilakukan setiap hari
10
10. Penggunaan nomer referensi untuk membedakan dokumen dokumen yang –
ada Berikut ini adalah gambar flowchart prosedur pengeluaran kas :
C a
Sumber : PT PERTAM INA HULU ENERGI
Semua Invoice akan masuk ke Keuangan terlebih dahulu untuk dituangkan GL account dan Cost Center. Kemudian akan diserahkan ke bagian SDM/MDTI untuk membuat Purchase Requisition (PR) dan langsung Approve PR untuk setiap Invoice/SP3 yang telah diverifikasi kelengkapannya oleh Keuangan. Setelah itu akan dibuat form untuk Purchase Order (PO) dan Release PO yang di lakukan oleh level Manager, dalam hal ini bisa dari M DTI/SDM yang tujuannya pengecekan kembali (pengerjaannya akan dilakukan oleh SPC). Setelah PO jadi akan dibuat Service Entry sheet dan Release Service Entry sheet . Setelah Service Entry sheet j adi lal u akan dibuat
11 Goods Receipt (GR) atau Service Acceptance (SA) oleh SDM/MDTI untuk di print dan ditandatangani oleh User masing-masing. Setelah GR/SA selesai maka akan dibuat MIRO (pengakuan hutang di Keuangan) oleh bagian kontroller dengan mengisi form request, posting MIRO ini akan dilakukan oleh SPC. Setelah MIRO hal ini berarti pengakuan hutang di keuangan telah berjalan sehingga Treasury dapat langsung
Over / Under Ep
membayar setelah proses ini, akan lebih baik lagi jika pembuatan form outgoing payment (BOC) dilakukan juga, hal ini akan dilakukan oleh bagian perbendaharaan termasuk membuat form request Bank Charges sehingga pada pembayaran dilakukan, pencocokkan data (clearing) di server BANK melalui Electronic Bank Transfer (EBS) akan lebih cepat dan dan menghindari terjadinya Backlog antara data EBS dengan BOC di dalam MySAP, kecuali satu payment request terdiri lebih dari satu pembayaran satu Invoice sehingga tetap harus dilakukan proses clearing antara data MySAP dengan EBS Bank, setelah hal ini baru proses pembayaran secara keseluruhan telah selesai, hal ini akan dilakukan oleh
MIRO Jurnal
Pendanaan & Perbendaharaan. Adapun transaksi lain seperti panjar kerja, prosedurnya adalah sebagai berikut :
Sumber : PT PERTAMINA HULU ENERGI
12
Untuk Permintaan Panjar Kerja melalui kategori USER PURCHASE yaitu melalui pembuatan PR dengan tujuan untuk dicatatkan pekerja mana yang meminta dana Panjar Kerja setelah itu langsung ke Treasury untuk dibuatkan form request BOC ke SPC yang membutuhkan waktu antara 1-3 hari, setelah itu dapat dilakukan pembayaran. Pertanggungjawaban adalah 15 hari kerja setelah uang Panjar Kerja diterima, proses MySAP adalah meneruskan PR yang telah dibuat tadi ke PO dengan tujuan pembebanan biaya yang telah diketahui di bukukan dengan memilih GL Account Expense sesuai penggunaan dan langsung di MIRO agar tercatat di Vendor Employee di Keuangan. setelah Expense tercatat, maka kelebihan/kekurangan Panjar Kerja tersebut akan dicatat di COH. Setelah tercatat di Keuangan, maka Fungsi Perbendahaaraan akan mencocokkan beban dengan uang yang dikeluarkan dan men-clearing sehingga di dalam Vendor Employee tersebut akan matched dan outstanding-nya akan hilang. Teknik Dokumentasi Bagan Alir Dokumen Pengeluaran Kas (Invoice)
Keterangan : 1. Surat tagihan / invoice yang datang dari vendor yang meminta perusahaan untuk melakukan pembayaran, pertama kali akan diterima oleh bagian keuangan.
13 2. Invoice yang masuk akan terlebih dahulu dilakukan pengecekan oleh bagian keuangan mengenai kelengkapan bagian invoice, yang terdiri dari tanggal, nomor invoice, nama vendor, keterangan pembayaran, dan jumlah yang akan dibayarkan 3. Setelah dilakukan pengecekan maka akan dilanjutkan dengan keputusan diterima atau ditolak. Jika bagian dari invoice tidak jelas atau tidak lengkap maka invoice akan dikembalikan kepada vendor. Tapi jika invoice sudah memenuhi kelengkapan maka invoice tersebut akan dibuatkan Surat Permintaan Pembayaraan (SP3) dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office Word 4. Setelah pembuatan SP3 selesai, maka akan divalidasi oleh bagian procurement (user). User adalah fungsi yang mempunyai wewenang untuk memvallidasi dokumen dokumen sebelum melakukan pembayaran. –
5. Setelah mendapatkan validasi, invoice & SP3 selanj utnya akan dibuatkan PR (Purchase Requisition)oleh fungsi procurement/MMNH (Processor) dengan menggunakan aplikasi SAP. Processor adalah fungsi yang bertugas untuk menindaklanjuti dokumen setelah mendapatkan validasi dari user. PR yang dibuat akan kembali di validasi oleh user 6. Dengan menggunakan Form PR akan menghasilkan nomer dokumen PR yang akan dilanj utkan ke proses selanj utnya. 7. Nomer PR yang dihasilkan dengan dilampiri dengan invoice dan SP3 akan dibuatkan PO oleh processor dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel untuk pembuatan request dan SAP untuk mem-posting ke SPC. () 8. Pembuatan PO akan divalidasi oleh user terlebih dahulu. 9. Setelah mendapat kan validasi maka dari proses tersebut akan menghasilkan nomer dokumen PO. 10. Setelah mendapatkan nomor dokumen PO dengan dilampiri dengan invoice, SP3, dan nomor PR, maka proses selanj utnya akan dibuatkan SA/GR/M IRO dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel untuk pembuatan request dan SAP untuk mem-posting ke SPC. 11. Selesai pembuatan SA/GR/M IRO akan divalidasi terlebih dahulu oleh controller. Hal ini dilakukan karena proses pengeluran kas ini akan
14 berpindah fungsi kepada fungsi treasury dan akan segera dilakukan pembayaran maka harus melalui persetujuan controller. 12. Setelah mendapatkan validasi maka akan menghasilkan nomor SA/GR/MIRO untuk proses selanjutnya. 13.
Setelah mendapatkan nomor dokumen PR,PO,SA/GR/MIRO maka
invoice siap dibayarkan dan diberikan kepada fungsi treasury untuk dibuatkan BOC nya (dalam pembuatan BOC, aplikasi yang digunakan adalah Microsoft office Excel).(a&4b) 14.
Setelah BOC selesai dibuat maka akan divalidasi oleh controller.
15.
Kemudian akan menghasilkan nomor dokumen.
16. Dari nomer dokumen tersebut maka akan dibuatkan bukti kas keluar (dalam pembuatan bukti kas keluar ini menggunakan aplikasi SAP) (Lampiran 8) 17a. Bukti kas keluar yang telah dibuat harus melalui validasi fungsi controller terlebih dahulu. 17. Setelah divalidasi maka akan dilakukan pembayran dan kliring oleh fungsi treasury. 1 8a. Bukti kas keluar, SP3, Invoice, PR,PO,SA/GR/MIRO akan diarsip tetap. 18.
Proses pengeluran kas invoice selesai, yang berarti transaksi untuk
invoice tersebutditutup.
15
1. Vendor employee adalah pekerja yang membutuhkan uang panjar untuk keperluan perusahaan dan akan menyerahkan SP3 panjar kepada fungsi Treasury untuk diproses.(b) 2. Kemudian SP3 akan dilanjutkan dengan pembuatan PR oleh fungsi Procurement (processor). (Lampiran 3) 3. Yang kemudian akan divalidasi oleh user. 4. Dari hasil validasi akan menghasilkan nomor dokumen PR untuk panjar. 5. Dari nomor dokumen tersebut akan dibuatkan form request BOC dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel (Lampiran 6a) 6. BOC kemudian akan divalidasi oleh fungsi controller 7. Dari hasil validasi akan dihasilkan nomor BOC unutk Panjar 8. Y a ng ke m ud ia n a ka n di bua t ka n b uk ti k a s ke lua r ole h f un g s i pendanaan&perbendaharaan (Lampiran 8) 8a. Bukti kas keluar beserta SP3 panjar akan diarsip tetap oleh fungsi pendanaan&perbendahraan 9. Bukti kas keluar tersebut akan divalidasi terlebih dahulu oleh fungsi controller
16 Dalam transaksi panjar ini penjurnalan yang dicatat adalah : Vendor Employee
xxx
BOC
xxx
Setelah kas keluar untuk panjar dan pihak terkait melakukan tugasnya terlebih dahulu, dan pada saat pihak terkait selesai melakukan tugas nya maka pihak terkait tersebut harus menyerahkan surat pertanggungjwaban atas panjar yang telah diberikan. Waktu yang diberikan untk pertanggungjawaban adalah 15 hari setelah setelah selesai melakukan tugas, jika surat pertanggungjawaban tidak diberikan dalam jangka waktu tersebut maka akan dikenakan denda melalui pemotongan gaji. 10. Surat pertanggungjawaban panjar akan diterima oleh fungsi keuangan. (c) 11. Kemudian akan dibuatkan PO oleh fungsi procurement (processor) () 12. Dan akan divalidasi oleh user 13. Setelah proses validasi akan menghasilkan nomor dokumen PO. 14. Dengan melampirkan PTJ panjar dan nomor dokumen PO maka akan diserahkan kembali kepada fungsi pendanaan&perbendahraan untuk dibuatkan MIRO/SA/GR (Lampiran 5) 15. MIRO yang selesai dibuat akan divalidasi oleh fungsi controller 16. Dan akan menghasilkan nomor dokumen MIRO/SA/GR 17. Dari nomor dokumen tersebut maka akan dibuatkan BOC/Expenses (Lampiaran 5B) 18. BOC yang selesai dibuat akan divsalidasi oleh fungsi controller 19. Dan menghasilkan nomor dokumen 1 9a. Nomor dokumen yang dihasilkan akan dibuatkan bukti kas keluar kembali. (Lampiran 8) Bukti kas keluar PO/MIRO, PTJ panjar akan diarsipkan tetap 20. Setelah membuat bukti kas keluar tersebut maka akan dilakukan proses kliring untuk menutup jurnal Pada transaksi pertanggungjawaban ini jurnal yang akan dicatat adalah : Beban/ Biaya Panjar xxx Vendor employee
xxx
Maka setelah jurnal untuk menutup transaksi panjar ini akan dicatat sebagi berikut : Beban/biaya panjar
xxx
17
BOC
xxx
20a. Transaksi selesai Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.
18 Keterangan : DFD Pengeluaran kas (Invoice) Diagram konteks Sistem pengeluaran kas diawali dengan invoice yang akan diinput kedalam sistem. Lalu sistem menghasilkan tanda terima untuk kembali diserahkan kepada vendor sebagai tanda invoice telah diterima. Kemudian sistem menghasilkan laporan pengeluaran kas yang akan digunakan oleh manajemen perusahaan. Diagram Zero Dalam sistem pengeluran kas terdapat 4 proses yang terdiri dari, pembuatan PR, pembuatan PO, pembuartan GR/SA/MIRO, dan proses pencatatan. Masing masing –
memil ki proses lanj utan. Pada proses pembuatan PR terdapat proses validasi data dan menghasilkan nomer dokumen untuk PR. Begitu pun dengan proses pembuatan PO dan SA/GR/M IRO. Pada proses pencatatan terdapat pula proses validasi dan pembuatan jurnal. Diagram Level Arus data pada sistem ini adalah sebgai berikut : Proses pembuatan PR a.
Validasi data Data input
: f.invoice - No.invoice - Tanggal - Nama vendor - Keterangan pembayaran - Amount
Data output : f. Transaksi b. Pencetakan PR Proses pembuatan PO a. Validasi data Data input
: f. PR
- Nomor dokumen PR Data output : f. Transaksi b. Pencetakan PO
19
Proses pembuatan GR/SA/MIRO a. Validasi data Data input
: data PO & PR - Nomor dokumen PR&PO
Data output : f. Transaksi b. Pencetakan SA/GR/MIRO Proses pencatatan a. Validasi data Data input
: data PO,PR, SA/GR/MIRO -Nomor dokumen PO,PR, SA/GR/MIRO
Data output : bukti kas keluar b. Pencatatan Data input
: d. Bukti kas keluar - Nomor dokumen BKK
Data output : laporan pengeluran kas
SLaPeng.KasMAJEMEN
20
Keterangan DFD Pengeluaran kas (Panjar) Diagram konteks Sistem pengeluaran kas untuk panjar kerja diawali dari vendor employee yang membawa SP3 panjar kepada sistem. Lalu sistem menghasilkan tanda terima untuk kembali diserahkan kepada vendor sebagai tanda telah diterima. Kemudian sistem menghasilkan laporan pengeluaran kas yang akan digunakan oleh manajemen perusahaan. Diagram Zero Dalam sistem pengeluran kas terdapat 4 proses yang didalamnya yaitu pembuatan PR, pe nc a ta ta n pa nja r , pe m bua ta n MI RO pa nja r , da n pr os e s pe nc a ta ta n pertanggungjawaban. Masing
–
masing memilki proses lanjutan. Pada proses
pembuatan PR terdapat proses validasi data dan menghasilkan nomer dokumen untuk
22 PR. Begitu pun dengan proses pembuatan MIRO. Pada proses pencatatan terdapat pula proses validasi dan pembuatan jurnal. Diagram Level Arus data pada sistem ini adalah sebgai berikut : Proses pembuatan PR a.
Validasi data Data input
: f.invoice - No.invoice - Tanggal - Nama vendor - Keterangan pembayaran - Amount
Data output : f. Transaksi b. Pencetakan PR Proses pencatatan a.
Validasi data Data input
: data PR - Nomor dokumen PR
Data output : bukti kas keluar b. Pencatatan Data input
: d. Bukti kas keluar - Nomor dokumen BKK
Data output : PO Proses pembuatan MIRO a.
Validasi data Data input
: f. PR & PO
- Nomor dokumen PR&PO Data output : f. Transaksi b. Pencetakan MIRO
23
Proses pencatatan a.
Validasi data Data input
: data PO,PR, MIRO
- Nomor dokumen PR, PO, MIRO Data output : bukti kas keluar b. Pencatatan Data input
: d. Bukti kas keluar - Nomor dokumen BKK
Data output : laporan keuangan KESIMPULAN DAN SARAN KESIMPULAN Sistem pengeluaran kas pada PT Pertamina Hulu Energi melibatkan fungsi fungsi –
a n t a r a la i n f u n g s i k e u a n g a n , C o n t r o l l e r , P r o c u r e m e n t , d a n f u n g s i Pendanaan& Perbendaharaan. Pada proses pengeluaran kas dibutuhkan adanya dokumen dokumen pendukung sebagai bukti konkrit pembayaran seperti Invoice yang –
diterima dari vendor, SP3, BOC, PO,PR,SA/GR/MIRO, dan Bukti kas keluar. Resiko yang akan dihadapi oleh PT PHE adalah kecurangan dalam jumlah nominal tagihan, otorisasi validasi dokumen yang masuk dan kerusakan data. Hal ini akan berdampak pada keterlambatan pembayaran, banyaknya klaim dari vendor terkait dan tagi han tagihan yang menumpuk. –
Sistem pengeluaran kas pada PT Pertamina Hulu Energi telah melakukan penilaian resiko dan penerapan sistem pengendalian internal yang baik sesuai dengan sistem pengendalian yang direkomendasikan oleh COSO. Sistem pengendalian internal ini mencakup 5 komponen yaitu lingkungan pengendalian, informasi dan komunikasi, penilaian resiko, aktifitas pengendalian, dan pengawasan. Saran Saran yang dapat diberikan dari penelitian diatas adalah sebagai berikut : 1. Pengecekan terhadap invoice yang masuk ke perusahaan harus lebih teliti sebelum invoice tersebut diproses
24 2. Jalannya proses invoice dari satu fungsi ke fungsi yang lain harus terdapat tanda terima penerimaan invoice 3. Batas waktu penerimaan invoice harus diperhatikan agar tidak terjadi penumpukan tagihan 4. User/ divisi harus aktif memantau perkembangan GL yang terdapat pada MySap untuk segera melakukan kliring 5. Pada saat pemrosesan kliring bukti formulir permintaan harus ditunjukan kepada SPC agar tidak terjadi kesalahan dalam peng-inputan data 6. Pem-back up-an harus dilakukan setiap hari 7. Prosedur, peraturan maupun SLA yang berlaku harus benar- benar dijalankan dan harus ada pengawsan khusus untuk semua kegiatan agar prosedur, peraturan maupun SLA tidak hanya dilakukan secara teori
DAFTAR PUSTAKA Hall, A James. 2009. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI. Salemba 4. Jakarta Romney, B Marshall. 2009. ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM, buku 1 Edisi 9. Salemba 4. Jakarta Sarosa, Samiaji. 2009. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI. Gramedia. Jakarta Tata, Sutabari. 2004. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI. Andi, Yogyakarta. Yogyakarta Sistem Informasi Akuntansi. 2007.UPP STIM YKPN. Yogyakarta Pertamina Hulu Energi (GCG). 2000. Jakarta Wikipedia.com Hardian Frasetya / 20204422 Linawati / 21299097 M. Yusuf (mahasiswa Prog.S2. Fak. Ekonomi UGM Yogyakarta) PP Nomor 60 Tahun 2008 Romney & Steinbart (2004 :229)
