2. ROZHODOVANIE. alumnija rozhodovanie. Charakteristické znaky rozhodovania. Čo obsahuje každé rozhodovanie (prvky rozhodovania)

Tréning nových alumniJA lídrov

2. sedenie: ROZHODOVANIE

2. ROZHODOVANIE alumniJA rozhodovanie ROZHODOVANIE = Rozhodovací proces môžeme definovať ako činnosť, ktorá určuje (identifikuje) a analyzuje problém ako predmet riešenia, určuje možné varianty riešenia (alternatívy) a podľa určitého kritéria vyberá najvýhodnejší spôsob riešenia problému. Rozhodovanie teda zahŕňa prípravu a výber rozhodnutia – nie je cieľom, ale prostriedkom na jeho dosiahnutie.

Charakteristické znaky rozhodovania • • • •

Existuje možnosť výberu, niekoľko variantov Výber riešenia sa zakladá na myšlienkovom procese Výber je cieľavedomým zameraný na jeden cieľ Končí sa konaním, ktoré vyvoláva reťazec ďalších činností.

Čo obsahuje každé rozhodovanie (prvky rozhodovania)

• Problém, ktorý chceme rozhodnutím vyriešiť • „Rozhodovateľ“ (teda subjekt, ktorý sa rozhoduje a ktorý za rozhodnutie nesie zodpovednosť) • Možné alternatívy, s ktorým sa jedna stane rozhodnutím • Podmienky rozhodovania (objektívne a subjektívne faktory, ktoré ovplyvňujú rozhodovanie) • Tri základné informácie nutné pri rozhodovaní (možnosti o alternatívach rozhodnutí, súčasný stav prostredia, výsledok alternatív pri rôznych stavoch okolia)

Čo ovplyvňuje rozhodovanie

• Subjektívne faktory (také, ktoré „rozhodovateľ“ vie ovplyvniť): o Znalosti a skúsenosti „rozhodovateľa“ o Dostatok informácií o riešenom probléme o Osobnosť, osobnostné hodnoty „rozhodovateľa“, jeho priority, ciele, očakávania a záujmy o Tendencia riskovať (malá/vysoká averzia k riziku) o Stres pri rozhodovaní o Metódy rozhodovania, ktoré si „rozhodovateľ“ zvolí • Objektívne faktory (také, ktoré „rozhodovateľ“ vie ovplyvniť málo, alebo vôbec): o Problém, ktorý rozhodovaním riešime (jeho dôležitosť, náročnosť) o Tí, ktorí budú rozhodnutím ovplyvnení o Dôsledky rozhodnutia o Spôsoby, postupy, pravidlá, ktoré v alumniJA/JASR existujú o Časový horizont, ktorý rozhodovania ovplyvní

Pripravili: Zuzana, Vilo

© alumniJA Slovensko, 2003

Rozhodovanie teda nie je len urobenie samotného rozhodnutia. Rozhodovanie zahŕňa viac činností (napr. analýza problému, výber alternatív atď.) Výsledkom rozhodovacieho procesu je samotné rozhodnutie. Inštinktívne konanie, alebo nepremyslená, impulzívna činnosť nie je rozhodovaním.

Na proces rozhodovania nadväzuje proces delegovania (viď 3. Tréningové sedenie).

Problém v tomto slova zmysle chápme ako niečo, čo nemusí byť práve negatívne (napr. rozhodovanie o probléme, s kým ísť večer do mesta...). Každé rozhodnutie prináša zmenu a to znamená, že každé rozhodnutie má na niekoho vplyv. Čím je rozhodnutie komplexnejšie, tým viac ľudí ovplyvní.

Platí, že čím viac znalostí, skúseností a informácií „rozhodovateľ“ má, tým je jeho rozhodovanie rýchlejšie a jednoduchšie. Ináč sa rozhoduje ten, kto chce do alumniJA prijať napríklad viac dievčat, ako ten, kto chce prijať viac gymnazistov.

Ak je „rozhodovateľ“ náchylný k pochybám, má zvyčajne vysokú averziu k riziku. Pri uvažovaní nad tým, kto bude ovplyvnený Tvojim rozhodnutím, nezabudni uvažovať nad externým a interným prostredím alumniJA (viď 1. Tréningové sedenie).

Rozhodnutia, ktoré sa týkajú kratšieho časového horizontu, sú menej náročné ako tie, ktoré ovplyvňujú dlhší časový horizont.

Strana 1



Druhy rozhodovania v alumniJA

• Podľa dostatku informácií pri rozhodovaní o Rozhodovanie za istoty (máš všetky dostupné informácie; takéto rozhodovanie sa vyskytuje len zriedka) o Rozhodovanie za neistoty/rizika (nepoznáš stav okolia, alebo nevieš, čo nastane, alebo nemáš dostatok info o probléme) o Rozhodovanie za neurčitosti (nevieš nič o probléme, okolí a dôsledkoch rozhodnutia) • Podľa postupu rozhodovania o Programované – jednoznačne určený postup, vzniká opakovaním (pravidlá, manuály, zvyky atď.) o Neprogramované – riešenie nového rozhodovacieho problému, neriešeného, jedinečného, na základe skúseností, prehľadu a intuície, tvorivé riešenie problému • Podľa závažnosti a zložitosti problému rozhodovania o Strategické rozhodnutia o Taktické rozhodnutia o Operatívne rozhodnutia • Podľa subjektu rozhodovania o Individuálne (vhodné pri operatívnych, taktických rozhodnutiach) Výhody: rýchle, jasná individuálna zodpovednosť Nevýhody: subjektívne, ak sú v rozpore s mienkou skupiny, tak nemajú podporu o Skupinové (vhodné pri strategických rozhodnutiach) Výhody: rozhodnutie podporované celou skupinou Nevýhody: časovo náročné, skupinová zodpovednosť zvyčajne znamená žiadnu zodpovednosť

Príklad na rozhodnutie za rizika Spoliehať sa len na IGM pri financovaní projektov pre alumniJA?

Príklad na programové rozhodnutie Problém: Robiť pri nábore testy? Rozhodnutie (urobené podľa toho, ako sa takáto situácia riešila doteraz): Nie, pretože sme to nikdy nerobili.

Aké alumniJA rozhodnutia sú strategické? • Týkajú sa celej skupiny, celej alumniJA. • Ich dôsledky trvajú dlhší čas (minimálne mesiace) • Je náročné ich zmeniť, upraviť. • Nie je pri nich dostatok informácií

Príklad na skupinové rozhodnutie Problém: V ktoré dni budú pravidelné stretnutia skupiny?

Rozhodnutie podporované celou skupinou sa ľahšie a rýchlejšie premieňa na konanie a činy (ľudia sa radšej zapájajú do niečoho, čo podporujú a s čím sa stotožňujú).

Ako postupovať pri rozhodovaní v alumniJA Graficky to vyzerá asi takto:

Identifikácia problému

Analýza problému

Stanovenie alternatívnych riešení

Hodnotenie alternatívnych riešení

V tomto „grafíku“ neexistuje dôležitá a nedôležitá časť. Správne rozhodovanie ich obsahuje všetky.

Výber vhodnej alternatívy

Časovo najnáročnejšia zvykne byť analýza problému. Na kreatitivu je náročné práve hľadanie alternatívnych riešení. Na trpezlivosť je najnáročnejšia implementácia rozhodnutí.

Implementácia rozhodnutia (úlohy)


Rozdiel medzi ozajstným alumniJA lídrom a bežným alumniJAkom je v tom, že alumniJA líder si všimne problém ešte pred tým, ako tento problém vypukne. Líder, ktorý si problém nevšimne, ani keď o neho zakopne, nie je lídrom.


Strana 2



Slovný pokec je k tomu asi tento: 1.

Identifikuj problém, o ktorom sa chceš rozhodovať a uvedom si hlavné prvky rozhodovania (viď vyššie)

2. Analyzuj problém, tak, aby si získal o probléme všetky dostupné informácie.

Analýza: viď 1. Tréningové sedenie

3. Stanov alternatívy rozhodnutia, pričom pri každej alternatíve uvažuj nad jej náročnosťou, dôsledkami a nad tými, ktorí budú touto alternatívou ovplyvnení.

Pri hľadaní alternatívnych riešení využi svoju kreativitu. Neobávaj sa poprosiť o radu a pomoc ostatných („viac hláv, viac rozumu“).

4. Hodnoť všetky alternatívy. Hodnotenie alternatív je veľmi dôležitá súčasť rozhodovania - preto dbaj na tieto odporúčania: o Vylúč tie alternatívy, ktoré sú nerealizovateľné, neprijateľné, alebo pre ktoré nenájdeš podporu v skupine. o Zameraj sa na tie alternatívy, ktoré naplnia očakávania a ciele všetkých zainteresovaných. o Hodnotenie je vždy subjektívne. Pre zvýšenie objektivity môžeš zapojiť do hodnotenia iných. o Využi niektorú z metód hodnotenia.

Najlepšia alternatíva je tá, ktorá prinesie najpriaznivejší výsledok pri čo najmenšom riziku.

5. Výber vhodnej alternatívy – samotné rozhodnutie 6. Implementácia rozhodnutia (každé rozhodnutie „rozmeniť na drobné“ – určiť úlohy a tieto úloh urobiť).

musíš

Odporúčané metódy hodnotenia • Výpočet efektívnosti (porovnanie výstupov a vstupov - teda toho, čo daná alternatíva prinesie a toho, čo pre danú alternatívu musíš/musíme spraviť) • Použitie intuície (hodnotenie „v hlave“) • Bodovacie metódy, použitie kritérií

Vyberieš si ČIN, alebo NIČ ???

Odporúčané nástroje pri rozhodovaní

• Nástroje pre identifikáciu problému: o Rôzne analýzy (viď 1. Tréningové sedenie) o Spätná väzba, vonkajšia kritika o „Chodím okolo s otvorenými očami a ušami“ (MWA) • Nástroje pre analýzu problému (viď 1. Tréningové sedenie) • Nástroje pre určenie alternatív o „Kuknem – vidím“ o Brainstorming o Anketa • Nástroje hodnotenia alternatív o Bodovacie metódy (jedno- a viac-kriteriálne) o Hodnotenie expertmi o Skupinová diskusia o Modifikovaný brainstorming o Modifikovaná analýza SWOT o Matematické a štatistické metódy • Metódy pre výber alternatívy o Výber na základe hodnotenia alternatív (pri individuálnom aj skupinovom rozhodovaní) o „Hodenie si mincou“ (pri individuálnom rozhodovaní) o Diskusia, hlasovanie a jeho rôzne modifikácie (pri skupinovom rozhodovaní) • Nástroje pre implementáciu rozhodnutia o „Idem to spraviť“ o Delegovanie (viď 3. Tréningové sedenie)



V podstate platí, že jednotlivé nástroje a metódy je vhodné medzi sebou kombinovať – to záleží na šikovnosti rozhodovateľa. „Chodím okolo s otvorenými očami a ušami“ Je to používaný manažérsky nástroj. Jeho oficiálny, anglický názov je „Management by Walking Around“ (MWA).

Strana 3



Nástroje a metódy „Chodím s otvorenými očami a ušami“ (MWA)

(Nástroj na identifikovanie problému) • Podstata spočíva v názve: od Teba ako od alumniJA lídra sa očakáva, že budeš neustále sledovať vývoj a stav v Tvojej skupine a v celej alumniJA. Znamená to zbierať informácie, hľadať, všímať si a spájať súvislosti. • Vďaka tomu si všimneš problém už vtedy, keď sa len začne ukazovať. • Naše odporúčanie: nájdi si svoje zdroje informácií a svoje informačné kanály. Výhody:

Informovanie: viď 1. Tréningové sedenie

Si „in“, objavíš problém ešte predtým ako prepukne

Nevýhody: Časovo náročné, množstvo informácií Ťa môže zahltiť, sú potrebné isté skúseností na vybadanie problému (predvídavosť, odhad atď.)

Bodovacie metódy

(Nástroj na hodnotenie alternatív) • Podstata metódy spočíva v tom, že jednotlivé alternatívy boduješ podľa vopred zvoleného kritéria. • Podľa toho, či boduješ podľa jedného, alebo podľa viacerých kritérií, používaš jedno-, alebo viackriteriálne bodovanie. • Postup pri použití bodovacej metódy: 1. Urči si kritériá, podľa ktorých budeš bodovať. Kritéria by mali byť také, aby si podľa nich vedel alternatívy bodovať. Okrem kritéria urči aj rozsah bodovania. 2. Ku každému kritériu urči váhu jeho dôležitosti. Váhy by mali byť v rozsahu od 0% do 100%. Súčet váh by mal dať 100%. 3. Každú alternatívu oboduj v každom kritériu a v rozsahu, ktorý si si určil. 4. Pri každej alternatíve a kritériu násob určené body váhou. 5. Spočítaj vážené body pre každú alternatívu a výsledné súčty porovnaj. Alternatíva s najviac bodmi je tá najlepšia. Výhody:

Objektívne, rýchle hodnotenie, možnosť zapojiť do bodovania ostatných

Nevýhody: Výsledok môže byť skreslený tým, že vyberieš nevhodné kritériá, alebo nevhodné váhy. Samotné udeľovanie bodov je stále subjektívne. Bodovanie sa nedá využiť pri všetkých druhoch rozhodovania.



Veľmi jednoduchá metóda použitá pri hodnotení, či ideme, alebo nie do Víkendu GST v roku 2001/2002. Odporúčame vyberať maximálne 5 až 7 kritérií.

Rozsahy bodovania Rozsah by mal byť dostatočne široký, aby si alternatívy vedel hodnotiť a zároveň dostatočne úzky, aby si si hodnotenie nesťažil. Odporúčame bodovanie v rozmedzí od 0 do 4, prípadne od 1 do 5 (platí, že čím vyšší bod, tým lepšie). Váhy dôležitosti Nie každé kritérium je pre Tvoje rozhodnutie rovnako dôležité. Príklad: Pri rozhodovaní o tom, kde bude najbližšie stretnutie skupiny, môžeš mať kritériá ako 1) Dostupnosť 2) Vhodné prostredie 3) Teplo. Ak je pre Teba dôležité teplo, tak ono bude mať váhu 50%, ostatné kritéria po 25%.

Nie je možné bodovať alternatívy, ktoré nie sú porovnateľné, alebo kde by bolo nutné použiť veľmi veľa kritérií.

Strana 4



PRÍKLAD NA VIACKRITERIÁLNU BODOVACIU METÓDU Problém:

Odkiaľ zohnať financie na zabezpečenie bežnej činnosti našej skupiny alumniJA?

Na získanie takéhoto zoznamu alternatív je vhodné použiť niektorý z nástrojov pre získanie alternatív (viď vyššie) – ako napríklad: „Kuknem a vidím“, Brainstorming, anketa atď.

Možné alternatívy: 1. Od JA SR (IGM) 2. Peňažnými prebytkami z projektov („ziskami“) 3. Od členov: členské príspevky 4. Jeden, alebo viac sponzorov 5. Pravidelnými príspevkami od študentských spoločností Kritéria, podľa ktorých budeme alternatívy hodnotiť: • Pravidelnosť prísunu peňazí - „...aby nebolo raz hojno, raz...“ (váha 50%) • Organizačná náročnosť získania peňazí (váha 40%) • Možný objem, ktorý môžeme alternatívou získať (váha 10%)

ALTERNATÍVY

Hodnotiaca tabuľka

IGM Projektové prebytky Členské príspevky Sponzori STUCO príspevky

Pravidelnosť prísunu peňazí Body

3

Vážené body (50%)

1,5

(3x50%)

KRITÉRIÁ Náročnosť získania

SPOLU

Možný objem

Body


Body


Body

Vážené body (súčet)

3

1,2

4

0,4

10

3,1

2

1

4

1,6

3

0,3

9

2,9

5

2,5

5

2

1

0,1

11

4,6

1

0,5

1

0,4

5

0,5

7

1,4

4

2

2

0,8

2

0,2

8

3,0

Výsledok: Hodnotením 5 vybraných alternatív na základe 3 zvolených kritérií sme zistili, že najvhodnejšou alternatívou zabezpečenia financií pre našu alumniJA skupinu sú členské príspevky. Druhou najvhodnejšou alternatívou je IGM JA SR.

Podľa určených váh vidno, že dávame prednosť tomu, aby sme mali zabezpečení pravidelný prísun peňazí (preto je tam váha 50%). O to menej je pre nás dôležité, koľko veľa môžeme získať (váha 10%). Alternatívy sú hodnotené bodmi 1 až pričom pri jednotlivých kritériách: • Pravidelnosť: 5 = pravidelný prísun • Náročnosť: 5 = málo náročné • Možný objem: 5 = veľký/neobmedzený Alternatíva, ktorá by získala samé päťky, predstavovala pravidelný prísun najväčšieho množstva peňazí pri najmenšej námahe.

5,

by čo čo

Ak by sme nepoužili váhy, výsledok by bol rovnaký (viď predposledný stĺpec SPOLU body). Nemusí to však platiť vždy. Ako výsledok hodnotenia môžeme zobrať tri najlepšie alternatívy a tie prediskutovať na stretnutí, kde by bola väčšina členov skupiny. Toto hodnotenie nám len ukázalo, čo je pre nás najlepšie – náš problém to nerieši. Problém vyriešia už konkrétne dohodnutý systém zbierania a použitia príspevkov od členov.

Hodnotenie expertmi

(Nástroj na hodnotenie alternatív) • Podstata nástroja spočíva v tom, že dáš dokopy alternatívy, ktoré chceš hodnotiť, a poprosíš niekoho („experta“), aby sa Ti k nim vyjadril. • S prosbou o pomoc sa obráť buď na skúsenejších členov, ľudí z JA SR, prípadne oslov niekoho nezainteresovaného. Výhody:

Nezabudni, že platí: „Viac hláv, viac rozumu!“

Objektívne hodnotenie na základe skúseností

Nevýhody: Experti Ti len môžu hodnotenie uľahčiť (tým, že získaš viac názorov), konečné hodnotenie musíš urobiť Ty. Pripravili: Zuzana, Vilo


Strana 5



Modifikovaný brainstorming, skupinová diskusia

(Nástroje na hodnotenie alternatív) • Sú to nástroje na skupinové hodnotenie. Odporúčame ich preto použiť pri hodnotení alternatív v rámci takého rozhodovania, ktoré ovplyvní celú skupinu. • Modifikácia v brainstormingu spočíva v tom, že po fáze zbierania alternatív (napríklad klasickým písaním na flipchart) bude nasledovať fáza hodnotenia. Tá môže prebehnúť tak, že: o každý má alternatívy obodovať podľa toho, ako ho zaujali (rozsah bodov je stanovený), o každý dostane určitý počet bodov a tie musí rôzne rozhodiť medzi všetky alternatívy o rôzne kombinácie bodovania • Aj modifikovaný brainstorming, aj skupinová diskusia si vyžadujú (ako každá skupinová aktivita), dobrého facilitátora. Konečné hodnotenie je možné spojiť s hlasovaním, alebo konsenzom. Výhody:

Podobná modifikácia sa dá použiť aj pri analýze SWOT, ktorá skončí bodovaním: Tak sme to robili na 1. sedení pri robení SWOT analýzy košickej skupiny alumniJA.

Facilitovanie: viď 6. Tréningové sedenie

Zapojenie skupiny do rozhodovania (ostatní sa cítia byť dôležití), vzniká názor celej skupiny (nie jednotlivca), objektívnosť

Nevýhody: Časovo náročné, vyžadujú si dobrého facilitátora, výsledok nemusí byť jednoznačný.

Oznámenie nepríjemného rozhodnutia

Ako líder alumniJA sa môžeš objaviť v situácii, kde budeš musieť oznámiť svoje nepríjemné rozhodnutie. Obvyklé reagovanie (nesprávne): vyhýbanie, odkladanie oznámenia, chodenie okolo horúcej kaše, nepriame náznaky, snaha rýchlo to mať za sebou, hľadanie vinníka, ospravedlňovanie Odporúčané reagovanie: Príprava, vecnosť, jednanie dospelý – dospelý, aktívne počúvanie, akceptácia pocitov druhého, objasnenie (ak je potrebné), snaha pomôcť

Byť lídrom v alumniJA znamená niesť následky za svoje rozhodnutia. Tieto následky sú väčšinou pozitívne – avšak vyskytnú sa aj negatívne. Musíš byť pripravený(á) im čeliť – nie vyhýbať sa im.

Otázky na zamyslenie

1. Kto všetko môže byť Tvojimi rozhodnutiami v alumniJA ovplyvnený? 2. Spomeň si na Tvoje najťažšie rozhodovania v alumniJA? Akého druhu boli? Čo všetko Ťa pri nich ovplyvňovalo? Ako prebiehal proces rozhodovania? 3. Akým spôsob si zvyčajne rozhoduješ? 4. Aké rozhodnutia (o čom) je vhodné robiť v alumniJA skupinovo a aké nie? 5. Čím sa líši rozhodovanie v strese od rozhodovania „v pokoji“? 6. Porozmýšľaj nad svojim naj-nepríjemnejším rozhodnutím, ktoré by si mal(a) v skupine alumniJA oznámiť. Ako by si ho oznámil?



Strana 6

2. ROZHODOVANIE. alumnija rozhodovanie. Charakteristické znaky rozhodovania. Čo obsahuje každé rozhodovanie (prvky rozhodovania)

Recommend Documents