2. Laporan Pelatihan dan Pengembangan 15 a. Program Pelatihan b. Pengembangan Organisasi.. 16

Daftar Isi: I.

Pendahuluan……………………………………………………………… 3

II.

Ikhtisar Profil Karyawan 1. Profil Karyawan berdasarkan Posisi………………………………5 2. Profil Karyawan berdasarkan Pendidikan………………………. 6 3. Profil Karyawan Berdasarkan Usia……………………………… 7 4. Profil Karyawan Berdasarkan Divisi…………………………….. 8 5. Update Jumlah Karyawan Terkini……………………………….. 9

III.

Laporan Program SDM 1. Laporan Kepegawaian……………………………………………….

10

a. HR Management Information System (HRMIS)……………….. 10 b. Rekrutmen dan Seleksi………………………………………….. 11 c. Promosi dan Demosi…………………………………………….. 12 d. Mutasi dan Pemutusan Hubungan Kerja………………………

13

2. Laporan Pelatihan dan Pengembangan……………………………

15

a. Program Pelatihan.................................................................... 15 b. Pengembangan Organisasi……………………………………..

16

3. Laporan Fasilitas dan Manfaat Karyawan…………………………

16

a. Layanan Kesehatan……………………………………………..

16

b. Keselamatan dan Kesehatan Kerja ……………………………

18

c. Keamanan dan Penjagaan……………………………………… 19 d. Olah Raga dan Rekreasi………………………………………… 19 e. Layanan Personal Karyawan…………………………………… f.

20

Aktivitas social dan keagamaan………………………………… 21

4. Laporan Gaji dan Kompensasi……………………………………… 21 a. Overview Gaji ……………………………………………………

21

b. Penilaian Kinerja………………………………………………..

22

ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT

1

5. Laporan Hubungan Industrial………………………………………

IV.

24

a. Peraturan dan Tata Cara Kerja……………………………….

24

b. Disiplin dan Etika Kerja………………………………………..

24

Laporan Bagian Umum (GA)………………………………………..

25

1. Laporan Program Kerja……………………………………………

25

2. Laporan Pembiayaan …………………………………………….

27

a. Biaya Telpon……………………………………………………

27

b. Biaya Perjalanan Dinas Dalam dan Luar Negeri …………..

27

c. Biaya Air…………………………………………………………

29

d. Biaya Alat Tulis Kantor…………………………………………

30

e. Biaya Listrik…………………………………………………….

31

f.

31

Biaya Makan……………………………………………………


2

I.

Pendahuluan Sumber Daya Manusia (“SDM”) PT. Ctech Lab Edwar Teknologi merupakan aset yang sangat penting bagi Perusahaan. Dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia ini, PT. Ctech Lab Edwar Teknologi merubah acara pandang terhadapa SDM yang dimiliki sebagai Human Capital.

Pergerakan bisnis yang sangat cepat dalam tiga tahun terakhir memposisikan Ctech sebagai perusahaan yang kompetitif dalam merencanakan human capital planning. Riset sebagai basic kekuatan perusahaan sangat penting untuk menghasilkan produkproduk ungglan yang dapat diterima oleh pasar. Oleh karena itu, penyusunan human capital planning harus menggambarkan informasi penting yang terdiri dari:

a. Proyeksi mengenai jumlah Human Capital yang dihitung berdasarkan portofolio bisnis selama periode tiga sampai lima tahun ke depan. b. Proyeksi tentang komposisi Human Capital secara rinci dengan mengacu pada komposisi job stream, pendidikan, usia dan jabatan. c. Rencana ketenagakerjaan yang berisi rencana SDM tahunan di semua lini kerja perusahaan.

Dari hasil informasi inilah maka penyusunan Human Capital yang terpadu membantu perusahaan dalam:

a. Memproyeksikan kebuthan Human Capital secara tepat, baik dari sisi jumlah dan kompetensinya. b. Menyusun rencana pengalokasian karyawan dan rencana pengembangan karir c. Mengukur produktivitas Human Capital

Dalam prakteknya, pemenuhan kebutuhan SDM serta infrastruktur terkait dilakukan dengan berdasar pada prinsip sinergi dan optimalisasi sumber daya internal yang ada ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT

3

di jajaran Ctech Lab Edwar Teknologi. Strategi pengembangan SDM kami menekankan pada harmonisasi jumlah kompetensi SDM searah dengan portofolio bisnis perusahaan yang sesuai dengan fokus bisnis perusahaan saat ini. Kami juga berupaya meningkatkan sinergi dan efisiensi di antara perusahaan di bawah Grup Ctech Indonesia dan menanamkan nilai-nilai perusahaan yang telah ditetapkan. Upaya ini diimplementasikan dengan menyusun rencana pengalokasian karyawan untuk tiga sampai lima tahun ke depan dan rencana ketenagakerjaan setiap tahun agar dapat memberikan informasi yang lebih akurat untuk mendukung kemajuan usaha Perusahaan.

Rencana ketenagakerjaan Ctech Lab difokuskan pada peningkatan produktivitas dengan merujuk pada acuan yang kompetitif. Rencana ketenagakerjaan termasuk penjelasan mengenai profil sumber daya yang dihitung berdasarkan aktivitas bisnis dan Perusahaan serta penjelasan berdasarkan pekerjaan, posisi, umur dan latar belakang pendidikan.

Selain itu, usaha dalam menjaring SDM yang berkualitas, perusahaan membuat model rekrutmen melalui Visiting Researcher yang sebelumnya melaksanakan penelitian untuk tugas akhir kuliah atau hal-hal yang berurusan dengan riset. Selain sudah familiar dengan dunia kerja di lingkungan Ctech Lab, para Visiting Researcher juga sudah memiliki basic dasar arah kebijakan riset di Ctech Lab Edwar Teknologi.


4

II.

Ikhtisar Profil Karyawan 1. Profil Karyawan Berdasarkan Posisi Jabatan Berdasarkan posisi jabatan, maka prosentase karyawan sesuai dengan posisi jabatan digambarkan dengan grafik berikut:

Gambar 1. Grafik Profil Karyawan Berdasarkan Posisi Jabatan

Dari grafik di atas menggambarkan bahwa saat ini komposisi struktur manajemen di perusahaan menunjukan bahwa manajemen madya sebanyak 15%, sedangkan manajemen junior sebanyak 5%. Hal ini menunjukan dua hal, pertama program promosi untuk manajemen junior ke senior mengalami kenaikan dan kedua menunjukan bahwa di tahun 2015 akan ada tantangan untuk menyesuaikan jumlah manajemen junior dan madya. Untuk manajemen senior ini lebih menggambarkan keterwakilan para pimpinan yang menduduki jabatan di beberapa pusat penelitian di Ctech Labs.


5

Dari prosentase data grafik di atas, berikut data rincian jumlah karyawan di setiap level posisi jabatan:

NO

JABATAN

JUMLAH

%

1

Manajemen Top

2

2.10%

2

Manajemen Senior

4

4.10%

3

Manajemen Madya

14

14.40%

4

Manajemen Junior

5

5.20%

Lainnya

72

74.20%

Jumlah

97

100%

Tabel 1. Data Karyawan Berdasarkan Posisi Jabatan

2. Profil Karyawan Berdasarkan Pendidikan Latar belakang tingkat pendidikan karyawan di PT.Ctech Lab Edwar Teknologi adalah sebagai berikut:

Gambar 2. Profil Karyawan Berdasarkan Tingkat Pendidikan

Dari data di atas terlihat karyawan pra sekolah mendominasi tingkat pendidikan dengan persentase sebanyak 55%. Jumlah ini lebih banyak mewakili operator produksi yang secara kualifikasi kebutuhan karyawan alah ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT

6

lulusan SMA, SMK sederajat. Sisanya adalah Office Boy dan Cleaning Service. Data lain menunjukan bahwa 25% adalah S1 atau lulusan dari universitas dan 6% dari lulusan diploma. 25% lulusan universitas didominasi oleh karyawan administrasi dan R&D sebagi asisten peneliti. Sedangkan 14% adalah lulusan S2 dan S3 yang juga didominasi oleh para peneliti dan senior peneliti.

Berikut data lebih rinci karyawan berdasarkan latar belakang pendidikan.

NO

JENJANG PENDIDIKAN

JUMLAH

%

1

Pra Kuliah

53

55%

2

Diploma

6

6%

3

Lulusan Universitas

24

25%

4

Pasca Sarjana

14

14%

Jumlah

97

100%

Tabel 2. Jumlah Karyawan Berdasarkan Latar Belakang Pendidikan

3. Profil Karyawan Berdasarkan Usia Secara usia, maka komposisi karyawan dapat dilihat dalam grafik di bawah ini:


7

Gambar 3. Grafik Profil Karyawan Berdasarkan Usia

Data menunjukan bahwa 60% karyawan yang bekerja di lingkungan PT. Ctech Lab Edwar Teknologi adalah dalam usia di bawah 30 tahun. Hal ini menunjukan bahwa perusahaan mempekerjakan usia produktif untuk dapat berkarir dan bergabung dengan perusahaan. Hal ini juga yang menjadi target pengelolaan SDM di lingkungan perusahaan agar dengan mempekerjakan karyawan di usia produktif dapat juga memberikan kontribusi nyata bagi perusahaan.

Berikut data jumlah karyawan berdasarkan usia:

NO

USIA

JUMLAH

%

1

<30

58

60%

2

30-45

34

35%

3

>45

5

5%

Jumlah

97

100%

Tabel 3. Jumlah Karyawan Berdasarkan Usia

4. Profil Karyawan Berdasarkan Divisi

Berikut data profil karyawan berdasarkan komposisi di Divisi:

NO

USIA

JUMLAH

%

1

Administrasi

26

27%

2

R&D

31

32%

3

Produksi

40

41%

Jumlah

97

100%

Tabel 4. Jumlah Karyawan Berdasarkan Divisi

Data karyawan di atas dapat juga disimpulkan melalui grafik profil karyawan Ctech berdasarkan komposisi di Divisi: ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT

8

Gambar 4. Grafik Profil Karyawan Berdasarkan Komposisi di Divisi

Berdasarkan data di atas, terlihat departemen produksi sangat mendominasi keterwakilan karyawan di departemen. Selanjutnya diikuti oleh karyawan R&D yang juga cukup banyak yaitu sekitar 32%. Sisanya adalah karyawan administrasi dari beberapa bagian sebanyak 27%. Tentu data ini blum menunjukan komposisi gaji terbesar dari setiap departemen, sebab kaitannya dengan posisi dan fungsi pekerjaan. 5. Update Jumlah Karyawan Terkini NO

POSISI

JUMLAH AKHIR

1.

R&D

22

2.

Fisika Medis

8

3.

Operator Produksi Apparel

10

4.

Operator Penjahit

8

5.

Manajemen Produksi Apparel

6

6.

Operator Produksi Elektronik

13

7.

Manajemen Produksi Elektronik

4

8.

Administrasi

14

9.

Staff Keamanan / Security

4


9

10.

OB & Cleaning Service

4

11.

Driver & Maintenance

4 Total

97

Tabel 5. Jumlah Karyawan Per Desember 2014 Berdasarkan Posisi

Dari tabel di atas menunjukan bahwa jumlah karyawan per tanggal 31 Desember 2014 adalah 97 karyawan. Dari 97 karyawan, jumlah terbanyak adalah staff di bagian R&D, Administrasi dan Produksi. Dari operator produksi sendiri maka jumlah terbanyak adalah departemen apparel, karena penjahit juga termasuk dari bagian produksi apparel.

III.

Laporan Program SDM 1. Laporan Kepegawaian a. HR Management Information System (HRMIS) Pengelolaan system informasi manajemen SDM meliputi: a. Data Base Informasi Diri Karyawan b. Layanan Cuti Karyawan c. Layanan Benefit dan Fasilitas Karyawan d. Layanan Gaji dan Kompensasi Karyawan

Sistem informasi manajemen Sumber Daya Manusia yang digunakan dalam proses dan aktivitas keseharian masih berbasis pada Microsoft Excel. Tahun 2015 direncanakan akan menggunakan Software HRMIS dari perusahaan resmi pembuat software sistem informasi pengelolaan SDM.


10

Gambar 5. Screenshot model software pengelolaan system informasi SDM

b. Rekrutment dan Seleksi

Selama tahun 2014, Departemen HR telah melakukan rekrutmen terbuka dan tertutup untuk 14 Posisi di 3 (tiga) divisi. Dari rekrutmen yang dilakukan, tercatat rekrutmen terbanyak untuk posisi di Divisi Administrasi. Berikut grafik lebih jelas dari data rekrutmen karyawan di tahun 2014 berdasarkan posisi kebutuhan di Divisi.

Gambar 6. Grafik jumlah rekrutmen karyawan tahun 2014 berdasarkan Divisi


11

Berikut rincian posisi yang dilakukan selama tahun 2014. No

Nama Posisi

Bulan

Div/Dept

1

Staff Pajak

Januari

Administrasi

2

Assmen Marketing

Januari

Administrasi

3

Staff IT

Februari

Administrasi

4

Asisten Manajer HR-GA

Maret

Administrasi

5

Kepala Lab Neuroscience

Mei

R&D

6

Staff R&D (CEST)

April

R&D

7

Staff R&D (HPC)

Mei

R&D

8

OB Royal

Juni

Administrasi

9

OB Royal

Desember

Administrasi

10

Operator Produksi Apparel 1

Oktober

Produksi

11


Oktober

Produksi

12

Penjahit

April

Produksi

13

Driver Royal

Desember

Administrasi

14


Desember

Produksi

Tabel 6. Jumlah Rekrutmen Karyawan selama Tahun 2014

c. Promosi dan Demosi

Program Promosi dan Demosi Karyawan Tahun 2014

No

Posisi Lama

Posisi Baru

1

Asisten Manager Marketing

Manager Marketing

2

Manager Purchasing

Manager

Purchasing

dan

Corporate Secretary 3

Staff Produksi Apparel

Foreman Produksi Apparel

4

Staff Produksi Elektronik

Foreman Produksi Elektronik

5


Leader Produksi Apparel 1

6


Leader Produksi Apparel 2

7


Co.Asst Peneliti (ECVT)

8


Co.Asst Peneliti (CEST) 1

9




12

10


11

Kontrak

Staff


Administrasi Tetap

Staff

Administrasi

Produksi

Produksi

12

Staff Pajak

Staff Ahli Perpajakan

13

Fisika Medis

Koordinator Monitoring

Tabel 7. Jumlah Promosi Tahun 2014

Dari data di atas, program promosi lebih banyak terjadi di Divisi Produksi. Kalau dilihat dari rata-rata promosi yang diberikan adalah promosi jabatan di level manajemen junior dan sisanya promosi untuk menjadi karyawan di Divisi Riset dan Pengembagan.

d. Mutasi, Pemutusan Hubungan Kerja dan Pengunduran Diri -

Mutasi

No

Posisi Lama

Posisi Baru

1

Staff Maintenance Alam

Mandor Proyek

Sutra 2

Driver Royal

Maintenace Alam Sutera

3

Manager Keuangan Ctech

Manager Marketing EHC

4

Staff Accountung Ctech

Staff Accounting EHC

Tabel 8. Data Karyawan yang dimutasikan di tahun 2014

-

Termination

Pada Tahun 2014 tercatat sebanyak 2 (dua) orang karyawan diputus masa kerja sebagai karyawan dari perusahaan. Posisi dari kedua orang tersebut adalah petugas keamanan/security pada divisi produksi elektronik. Moment pemutusan hubungan kerja ini berkaitan dengan program efisiensi peusahaan.


13

-

Resignation

Selama

tahun

2014,

tercatat

sebanyak

23

karyawan

yang

mengundurkan diri dari perusahaan. Dari 23 karyawan tersebut didominasi oleh karyawan produksi baik Apparel maupun Elektronik. Hal ini terjadi karena ada pengunduran diri karyawan secara massal oleh operator produksi apparel. Sedangkan untuk produkai elektronik, 6 orang tercatat mengundurkan diri karena tidak siap untuk bergabung kembali pasca berstatus sebagai karyawan lay off. Berikut rincian jumlah karyawan yang mengundurkan diri di tahun 2014:

No

Posisi

Status

1

Asisten Peneliti (NDT)

Tetap

2

Cleaning Service Royal

Lepas

3

Operator Produksi 1

Kontrak

4

Operator Produksi 2

Kontrak

5

Operator Produksi 3

Kontrak

6

Operator Produksi 4

Kontrak

7

Operator Produksi 5

Kontrak

8

Operator Produksi 6

Kontrak

9

Penjahit 1

Lepas

10

Penjahit 2

Lepas

11


Kontrak

12


Kontrak

13


Kontrak

14


Kontrak

15


Kontrak

16


Kontrak

17


Kontrak

18


Kontrak

19


Kontrak

20


Kontrak

10 ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT

14

21


Kontrak

11 22


Kontrak

12 23

Penjahit

Lepas

Tabel 8. Data Karyawan Resign Tahun 2014

2. Laporan Pelatihan dan Pengembangan a. Program Pelatihan Berikut terlampir program pelatihan yang telah terlaksana pada tahun 2014: NO NAMA TRAINING

WAKTU

PELAKSANA PESERTA

1

Pelatihan Teknik

15-16 Des

Aspri

Penyusunan SOP

2014

Seminar

Fundamental

19-20 Juni

Aspri

Syahrul Ullum,

Supervisory

2014

Seminar

Arifin Ardhiansyah

19-20 Juni

Aspri

Andrie Javs,

2014

Seminar

Syamsul Ma`aarif

17 Mei 2014

BMD St

Syahrul Ullum, Al-

Management

Training &

Amin SI, Dona

System Based on

Consulting

Sutisna, Fikri

Abdul Rohman

dan KPI 2

Training 3

4

Negotiation Skills

Quality

ISO 9001:2008

Abamie, Marlin R Baidillah

5

Pelatihan dan

30 Oktober

Manajemen

Operator Produksi

sosialisasi

2014

Produksi

Apparel

penerapan 5R/5S

Apparel

dan SMK3 6

Occupational

18 Mei 2014

BMD St

Health & Safety

Training &

Management

Consulting

Syahrul Ullum


15

System Based on PP 50 Th 2012 & OHSAS 18001:2008 7

Pelatihan &

03 Sept

Manajemen

Workshop Internal

2014

Produksi

Implementasi ISO

Operator Produksi

Elektronik

9001, SMK3 dan Leadership Tabel 9. Daftar Pelatihan yang diikuti oleh karyawan selama tahun 2014

b. Pengembangan Organisasi

Untuk pengembangan organisasi, Departemen HR fokus dalam pengembangan struktur GKM (Gugus Kendali Mutu) di Departemen produksi bersama-sama dengan manajemen produksi elektronik dan apparel.

Pembentukan GKM sebagai wujud dalam mendukung pengelolaan kerja yang baik melalui simpul-simpul keorganisasian pada karyawan. Selain itu, GKM juga membentuk leader pada lini kerja masing-masing untuk membantu pola komunikasi antara sesama karyawan dan kepada manajemen.

3. Laporan Fasilitas dan Manfaat Karyawan

a. Layanan Kesehatan Layanan kesehatan yang diberikan oleh perusahaan masih dalam bentuk reimbursement kesehatan bagi karyawan. Perusahaan belum menyediakan klinik atau dokter perusahaan. Untuk tahun 2015 perusahaan bekerjasama dengan JKN-BPJS Kesehatan untuk pelayanan kesehatan karyawan melalui pembayaran premi yang dibayarkan oleh perusahaan sebesar 4% dari gaji pokok karyawan.


16

Adapun grafik reimbursement kesehatan selama tahun 2014 sebagai berikut:

Reimbursement Kesehatan 2014 Rp14,000,000 Rp12,000,000 Rp10,000,000 Rp8,000,000 Rp6,000,000 Rp4,000,000 Rp2,000,000 RpJan

Feb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Ags Sept Okt

Nov

Des

Gambar 7. Grafik Jumlah Reimbursement Kesehatan Tahun 2014

Dari grafik di atas menunjukan bahwa reimbursement kesehatan cukup besar terjadi di bulan Januari, Februari, Juni dan Oktober. Biaya tertinggi yang terjadi di bulan Januari adalah biaya untuk pengobatan karyawan yang mengalami kecelakaan pada saat menuju tempat kerja dan mengharuskan untuk pemeriksaan kesehatan yang biayanya cukup tinggi. Sementara di bulan Juni karena ada reimbursement kelahiran istri dari karyawan level menengah.

Adapun rincian dari reimbursement kesehatan karyawan selama tahun 2014 adalah sebagai berikut:

Bulan

Jumlah Pengeluaran

Januari

Rp

12,000,000

Februari

Rp

5,720,083

Maret

Rp

551,604

April

Rp

287,000

Mei

Rp

133,825

Juni

Rp

8,000,000


17

Juli

Rp

340,000

Agustus

Rp

126,150

September

Rp

895,380

Oktober

Rp

4,995,520

November

Rp

711,548

Desember

Rp

1,035,900

Tabel 10. Data Jumlah uang yang dikeluarkan untuk reimbursement kesehatan di tahun 2014

Biaya tertinggi yang terjadi di bulan Januari adalah biaya untuk pengobatan karyawan yang mengalami kecelakaan pada saat menuju tempat kerja dan mengharuskan untuk pemeriksaan kesehatan yang biayanya cukup tinggi. Sementara di bulan Juni karena ada reimbursement kelahiran istri dari karyawan level menengah.

b. Keselamatan dan Kesehatan Kerja Pelaksanaan program keselamatan dan kesehatan kerja dilakukan melalui program Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) karyawan. Program SMK3 ini diimplementasikan di lingkungan kerja produksi elektronik dan apparel. Hal ini dilakukan karena proses produksi yang memungkinkan karyawan mengalamai kecelakaan kerja.

Dalam pelaksanaan program SMK3 ini manajemen membentuk tim SMK3 yang melibatkan para karyawan untuk terlibat aktif dalam proses sosialisasi dan implementasi program. Beberapa program SMK3 yang dilaksanakan adalah melalui:

1. Penerbitan SOP keselamatan dan kesehatan kerja 2. Penggunaan alat-alat keselamatan kerja seperti masker, sandal khusus dan sarung tangan 3. Pemasangan spanduk anjuran untuk menjaga keselamatan dan kesehatan kerja 4. Mengirim perwakilan manajemen untuk mengikuti pelatihan SMK3 sesuai dengan ISO 9001:2008 ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT

18

c. Keamanan dan Penjagaan Kantor Sistem keamanan dan penjagaan wilayah lingkungan kantor terbagi menjadi 3 wilayah penjagaan, yaitu:

1. Penjagaan Kantor Lokasi Alam Sutera Penjagaan kantor lokasi Alam Sutera dijaga oleh 6 orang personil keamanan dan 1 orang coordinator kemananan. Seluruh staff keamanan bekerja selama 24 jam penjagaan dengan system shift. Kantor lokasi alam sutera juga dilengkapi dengan CCTV di beberapa titik.

Penjagaan kantor alam sutera bekerja sama dengan bagian HR-GA PT. Edwar Medika dalam pelaksanaan dan koordinasi terkait keamanan dan penjagaan kantor.

2. Penjagaan Kantor Lokasi Royal Untuk kantor lokasi Royal atau produksi Apparel, staff keamanan yang bertugas sebanyak 3 orang yang bekerja shift selama 24 jam penjagaan. Di kantor ini belum dilengkapi dengan fasilitas CCTV. Untuk lokasi Royal, staff keamanan menjaga dua ruko yang berbeda, yaitu tempat produksi dan gudang penyimpanan barang serta ruang riset ECVT di Lt.2.

3. Penjagaan Kantor Lokasi Modernland Penjagaan kantor lokasi Modernland atau produksi elektronik dijaga oleh 1 orang staff keamanan yang bekerja selama 12 jam dari pukul 07.00 pagi sampai 19.00 malam. Sementara malam hari kantor dikunci dan dijaga oleh OB yang tinggal di lingkungan kantor.

d. Olah Raga dan Rekreasi -

Olah Raga Untuk fasilitas olah raga, pada tahun 2014 perusahaan melalui Depertemen HR-GA memberikan fasilitas sewa lapangan futsal untuk tiga tempat. Masing-masing untuk karyawan yang berlokasi di Alam Sutera,


19

Modernland dan Royal. Fasilitas ini baru diberikan kepada karyawan pria saja. Untuk karyawati akan direncanakan untuk olah raga yang sesuai. -

Rekreasi Sebagai bukti kepedulian perusahaan kepada karyawan, maka di Tahun 2014 perusahaan mengadakan Company Gathering Grup Ctech Indonesia yang dilaksanakan pada tanggal 23-25 Mei 2014. Kegiatan ini berlokasi di Pangandaran Jawa Barat.

Gambar 8. Foto bersama dan suasana Company Gathering 2014

e. Layanan Personal Karyawan Untuk fasilitas layanan pribadi, departemen HR menerima pengaduan, sharing atau keluhan dan kendala yang dihadapi oleh karyawan baik yang berususan dengan pekerjaan atau juga hal-hal lain yang mungkin dapat dibantu oleh perusahaan.

Selain itu, personal service yang diberikan berupa pinjaman uang bagi karyawan yang besarannya ditentukan oleh perusahaan sesuai dengan persyaratan yang sudah diatur dan pinjaman ini tanpa bunga serta dapat diangsur.


20

f.

Aktivitas Sosial dan Keagamaan Kegiatan-kegiatan social dan keagamaan di tahun 2014 adalah:

1. Santunan Yatim Piatu dan Dhuafa 2. Pekan Ramadhan 2014 Grup Ctech Indonesia 3. Pengajian Bulanan Karyawati 4. Pengajian Bulanan Karyawan 5. Pengajian Mingguan Karyawan Produksi

4. Gaji dan Kompensasi a. Salary Overview

Gambar 9. Grafik Pengeluaran Gaji Karaywan tahun 2014

Dari data di atas, beberpa penjelasan pendukung sebagai berikut: 1.Salary karyawan mengalami penurunan dari bulan Januari sampai akhir tahun 2014. 2. Salary tertinggi di Bulan Januari. Ini terjadi karena posisi produktivitas masih tinggi. 3. Salary mengalami penurunan di Bulan April karena asumsi kebijakan bundling dan jumlah pasien yang menurun. 4. Kemudian mengalami penurunan kembali pada bulan agustus karena terjadi lay off karyawan dan diikuti oleh resign masal karyawan produksi. 5. Bulan September-oktober cenderung normal mengikuti jumlah pasien. ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT

21

Bulan Desember mengalami kenaikan dikarenakan jumlah pasien meningkat yang mempengaruhi insentif karyawan dan lembur karyawan. b. Performance Appraisal I Penilaian Kinerja Terhitung sejak bulan Juni 2014, penerapan penilaian kinerja karyawan produksi diukur melalui system KPI (Key Performance Indicators) dan KBI (Key Behavior Indicators). Sistem ini mengevaluasi kinerja karyawan produksi yang diukur dalam periode bulanan. Setiap bulannya, foreman dibantu oleh staff manajemen yang lain mengumpulkan data-data pendukung penilaian dan evaluasi. Komponen penilaiannya adalah sebagai berikut:

KPI (Key Performance Indicators) 1. Batas Penyelesaian Tugas/Kerja dari Foreman 2. Improvement Kerja 3. Pencapaian Target Kerja 4. Pencapaian Taret Kerja 5. Keaktivan/Kehadiran

KBI (Key Behavior Indicators) 1. Kerja Tim 2. Sikap dan Perilaku 3. Motivasi Kerja 4. Komunikasi 5. Kedisiplinan Kerja

10 komponen penilaian ini tertuang dalam template standar penilaian KPI yang disusun berdasarkan bobot, target, realisasi dan skor akhir. Di akhir bulan, tim manajemen akan mengumumkan tiga terbesar karyawan yang mendapat nilai tertinggi.

Penentuan hasil penilaian posisi kinerja karyawan diukur melalui rating kinerja karyawan, yaitu sebagai berikut:


22

Ratings Performance Ratings Against Objective 5

Outstanding Performance (> 120 %) Kinerja di semua Key Result area sangat luar biasa, jauh melebihi kriteraia yang telah ditetapkan. Tidak ada satu bagianpun dari kinerja itu yang memerlukan perbaikan yang berarti.

4

Excellent Performance ( 110 – 120 % ) Kinerja di semua Key Result Area melebihi kriteria kinerja yang telah ditetapkan dan tidak ada satupun Key Result Area yang hasilnya kurang memuaskan. Hanya sedikit saja perlu diberikan pengarahan dan instruksi. Menunjukan bahwa kemampuannya masih dapat diberikan tambahan tanggng jawab, dan/atau akan dapat menjadi seseorang yang ahli di bidangnya setelah pengalaman dan kematangannya di posisi sekarang bertambah/cukup.

3

On Target Performance (100 – 109 %) Kinerja di semua Key Result Area memenuhi kriteria kinerja yang telah ditetapkan, atau satu Key Area Result yang sangat penting melebihi kriteria kinerja yang telah ditetapkan. Hanya diperlukan normal supervise dan followup. Menggambarkan kinerja yang qualified, tingkat kontribusinya diperlukan oleh business/usaha.

2

Below Target Performance ( 90 - 99 %) Kinerja di sebagian Key Result Area memenuhi sebagian kriteria kinerja yang telah ditetapkan atau satu Key Result Area yang sangat penting tidak memenuhi kriteria kinerja yang telah ditetapkan. Pada tingkatan kinerja seperti ini diperlukan peningkatan/perbaikan.

1

Poor Performance (< 85 % ) Kinerja di semua Key Result Area terus menerus gagal memenuhi kriteria kinerja yang telah ditetapkan. Pada tingkatan kinerja ini harus segera ditingkatkan/diperbaiki. Apabila tidak berhasil memperbaiki kinerja sesuai dengan kriteria kinerja yang telah ditetapkan dapat berakibat dilakukannya pemutusan hubungan kerja.

NP

New to Position Rating ini hanya diberikan dalam situasi manajer tidak cukup waktu untuk dapat menilai karyawan yang baru masuk bekerja di perusahaan. Tetapi tidaklah tepat


23

bila rating ini diberikan kepada karyawan yang telah bekerja selama 6 (enam) bulan atau lebih. Tabel 11. Rating Pengukuran Kinerja Karyawan

Saat ini sistem penilaian KPI cukup bermanfaat dalam meningkatkan semangat kerja karyawan dan evaluasi kinerja untuk data perusahaan. Beberapa kali kesempatan penentuan mutasi, promosi dan demosi karyawan mempertimbangkan data penilain KPI.

Pengukuran kinerja bagi karyawan R&D dan Administrasi sementara dalam proses trial and error yang diukur melalui penilaian sebagai berikut:

1. Staff R&D: a. Weekly Progress Report b. Research Logbook

2. Staff Administrasi: a. Improvement Log Book (ILB) b. Monthly Progress Report

5. Hubungan Industrial

Dalam menjalankan hubungan industrial kepada karyawan, maka di tahun 2014 perusahaan menyusun Peraturan Perusahaan (PP) yang berisi

a. Work Rules and Regulations b. Work Ethic and Discipline c. Lain-lain

Semuanya disusun mengacu kepada Undang-undang Ketenagakerjaan dan direncanakan akan dirilis pada tahun 2015.


24

IV.

General Affairs 1. Laporan Program Kerja Ruang lingkup pekerjaan yang secara regular dilakukan oleh Bagian GA selama tahun 2014 adalah sebagi berikut:

No

Pekerjaan

1.

Building Maintenance Management Bekerja sama dengan bagian maintenance dalam mengelola gedung baik dari kebersihan maupun perencanaan perwatan asset dan perbaikannya. Mengatur segala hal yang berurusan dengan gedung.

2

Pelaksanaan dan Penanganan Kebersihan Bekerja sama dengan bagian cleaning service menentukan manajemen kebersihan di setiap sudut ruangan di lingkungan kantor serta bekerja sama dengan manajemen PT. Edwar Medika melakukan koordinasi tentang penggunaan layanan cleaning service oleh Vendor.

3

Pelaksanaan & Penanganan Satuan Pengamanan (Satpam/Security) Melakukan koordinasi serta mengatur staff keamanan yang ada untuk menjaga setiap sudut kantor dan melakukan koordinasi penjagaan di acara-acara tertentu.

4

Penanganan Operator Telepon serta keluar masuk Tamu Menerima serta melayani setiap telpon yang masuk, undangan dan tamu untuk

perusahaan.

Berkoordinasi

dengan

setiap

bagian

untuk

mendistribusikan telpon, undangan serta tamu yang masuk.

5

Penanganan berbagai Akomodasi Karyawan dan Tamu Perusahaan


25

Menyediakan dan mengurus segala keperluan akomodasi untuk tamu tamu perusahaan baik dari dalam maupun luar negeri. Berkoordinasi dengan seluruh pimpinan terkait dalam melayani tamu perusahaan. 6

Car Maintenance Management Mengatur dan mengurus kendaraan perusahaan serta berkoordinasi dengan driver untuk pengecekan dan perawatan kendaraan. Membuat alur SOP peminjaman kendaraan milik perusahaan.

7

Menjaga,mendata dan merawat seluruh asset perusahaan Bekerjasama dengan bagian maintenance untuk menegcek setiap asset perusahaan di lingkungan kantor dan mengajukan pembiayaan untuk perwatan atau perbaikan.

8

Mengurus acara acara perusahaan di dalam maupun luar kantor Mengurus acara resmi perusahaan baik dalam atau luar negeri untuk keperluan kantor dan berkoordinasi dengan pihak pihak terkait.

9

Manajemen Alat Tulis Kantor (ATK) Merencanakan pembelian serta distribusi Alat Tulis Kantor untuk setiap bagian di perusahaan dan melaporkannya setiap bulan.

10

Pengurusan perjalanan dinas karyawan Melayani pengurusan perjalanan dinas karyawan baik dalam maupun luar negeri sekaligus mengurus dokumen-dokumen yang diperlukan yang berkaitan dengan perjalanan dinas tersebut.

Tabel 12. Data List Pekerjaan Bagian Umum


26

2. Laporan Pembiayaan

a. Biaya Telpon

Gambar 10. Biaya Pembayaran Telpon Tahun 2014 Pada

tahun

pembiayaan

2014, telpon

cukup tinggi di bulan Januari sampai Juni. Hal

ini

dikarenakan

pembayaran

masih

dilakukan manajemen

oleh PT.Ctech

Lab Indonesia sebelum ada kesepakatan pembagian pembayaran dengan manajemen PT. Edwar Medika. Setelah manajemen terpisah, biaya telpon Ctech menurun sampai akhir tahun 2014 dengan pengeluaran rata-rata 1.5 Juta Rupiah.

b. Biaya Perjalanan Dinas Dalam dan Luar Negeri Gambar 11. Grafik Perjalanan Dinas LN tahun 2014 Dari grafik ini terlihat

Biaya Perjalanan Dinas LN

pembiayaan

Rp120,000,000

untuk

perjalanan dinas luar

Rp100,000,000

negeri tertinggi di bulan Rp80,000,000

Juni

dan

November.

Des

Nov

Okt

Sept

Ags

negeri ke Jerman yang Jul

Rp-

Jun

perjalanan dinas luar Mei

Rp20,000,000

Apr

ada di bulan Juni ada

Mar

Rp40,000,000

Feb

Berdasarkan data yang

Jan

Rp60,000,000

dilakukan

oleh

para

Direksi di bawah Ctech Group yang pembiayaannya ditanggung oleh PT.Ctech ANNUAL REPORT 2014 I HUMAN RESOURCES AND GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT

27

Lab Edwar Teknologi. Sementara di Bulan November tercatat ada perjalanan Luar Negeri ke Jepang oleh Direktur.

Sementara biaya perjalanan dinas dalam negeri tertinggi di Bulan Januari. Hal ini dikarenakan ada kegiatan Annaual Executive Meeting di Hotel Ritz Carlton. Biaya ini termasuk uang saku peserta meeting. Selain itu di bulan Januari juga dilaksanakan Rapat Pleno R&D yang juga termasuk uang saku peserta rapat.

Tertinggi kedua perjalanan dinas dalam negeri di bulan Aoril. Biaya ini cukup tinggi karena ada Rapat Pleno R&D dan survey kegiatan Company Gathering oleh Panitia serta perjalanan Direktur ke Medan. Berikut grafik perjalanan dinas dalam negeri pada tahun 2014:

Gambar 12. Grafik Perjalanan Dinas Dalam Negeri Tahun 2014


28

c. Biaya Air Gambar 13. Grafik Biaya Pembayaran Air 2014

Dari grafik di atas biaya pembayaran air tertinggi pada bulan Maret dan Juli. Di bulan Maret tercatat

adalah

tagihan

bulan

Desember

2013

sampai

Fabruari

2014 yang ditagih di bulan Maret. Sementara bulan Januari adalah biaya Air yang dikeluarkan untuk Ruko Modernland. Di Bulan Juli biaya Air yang dikeluarkan juga cukup tinggi untuk pmbayaran bulan Maret sampai Juni. Begitupula di bulan September adalah tagihan bulan Juli sampai Agustus. Bulan Oktober sampai Desember terus menurun dari grafik dan jumlah yang dibayarkan karena sudah terpisah pembayarannya dengan manajemen PT. Edwar Medika.


29

d. Biaya Alat Tulis Kantor (ATK)

Biaya ATK 2014 Rp30,000,000 Rp25,000,000 Rp20,000,000 Rp15,000,000 Rp10,000,000 Rp5,000,000 RpJan

Feb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Ags

Sept

Okt

Nov

Des

Gambar 14. Biaya Pembelian ATK 2014

Grafik di tas

menunjukan pembiayaan untuk pembelian alat tulis kantor

mengalami fluktuasi setiap bulannya dan secara umum pengeluaran terbesar di bulan Januari. Hal ini dikarenakan biaya untuk pembelian formulir dan alat kantor lainnya untuk pelayanan. Sama seperti komponen yang lainnya, pada saat manajemen masih satu pengelolaan, biaya-biaya alat tulis kantor dan lainnya cukup besar di awal tahun sebelum pemisahan manajemen.

e. Biaya Listrik

Pada tahun 2014, total biaya pengeluaran perusahaan untuk pembayaran listrik mencapai 244.5 Juta Rupiah. Angka ini cukup besar karena penggunaan listrik untuk Kantor Alam Sutera, Royal dan Modernland. Dari grafik di bawah ini menunjukan bahwa biaya pembayaran listrik cukup besar dibayarkan di bulan Juli, yaitu sekitar 47.4 Juta Rupiah. Biaya ini dikeluarkan untuk tagihan bulan Juni dan Juli. Rata-rata pengeluaran yang cukup tinggi untuk ruangan HPC (High Performance Computing) dan beberapa ruangan yang digunakan untuk penelitian karena penggunaan ruangan yang melebihi waktu jam kerja.


30

Biaya Listrik 2014 Rp50,000,000

Jan

Rp47,456,517

Rp45,000,000

Feb

Rp40,000,000 Rp30,000,000 Rp25,000,000

Mar

Rp33,201,422

Rp35,000,000

Rp32,100,721

Rp27,614,510 Rp23,000,000

Rp20,000,000 Rp15,000,000 Rp10,000,000 Rp5,000,000 Rp-

Apr Mei

Rp25,481,488

Rp18,091,888 Rp16,284,208 Rp14,000,000 Rp1,500,000

Jun Jul Ags

Rp5,852,300

Sept

Rp-

Okt

1

Nov

Gambar 14. Biaya Pembayaran Listrik Tahun 2014

f.

Biaya Makan

Gambar 15. Grafik Biaya Makan Karyawan Rp120,000,000 Rp100,000,000 Rp80,000,000 Rp60,000,000 Rp40,000,000 Rp20,000,000 Rp1 Jan

Feb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Ags

Sept

Okt

Nov

Des


31

Secara umum bahwa biaya yang tercover untuk makan adalah makan sinag, makan malam, persediaan minum dan makan tukang untuk proyek. Kemudian secara umum pembiayaan makan menurun sejak bulan Agustus adalah karena kebijakan makan malam dihapuskan dengan alasan efisiensi pembelanjaan perusahaan. Kemudian hal ini terjadi karena pemisahan beban untuk manajemen PT.Edwar Medika.

Selama satu tahun tercatat vendor sudah melakukan kenaiakn sebanyak 2 kali kenaikan. Kenaikan ini juga cukup berdampak kepada pembiayaan, walaupun di bulan agustus terjadi pengunduran diri masal yang mengakibatkan jumlah karyawan berkurang.


32

2. Laporan Pelatihan dan Pengembangan 15 a. Program Pelatihan b. Pengembangan Organisasi.. 16

Recommend Documents