Inhoudsopgave 1. 2.
Inleiding................................................................................................................................................2 Gemeente en bibliotheek: visie, taken, functies en doelstellingen ......................................................2 2.1 Visie gezamenlijke gemeenten .................................................................................................2 2.2 Landelijke Richtlijn voor de Basisbibliotheek ............................................................................3 2.3 Bibliotheekcharter 2010-2012 ...................................................................................................3 2.4 Beleidsthema’s, kernfuncties en doelgroepen in Rivierenland .................................................3 2.5 Spreiding bibliotheekvoorzieningen ..........................................................................................4 3. Ontwikkelafspraken tussen gemeenten en bibliotheek .......................................................................4 4. Prestaties en dienstverlening door de bibliotheek ...............................................................................5 4.1 Monitoring .................................................................................................................................5 4.2 Tussenrapportages ...................................................................................................................5 4.3 Begroting, jaarrekening en jaarverslag .....................................................................................5 4.4 Productenboek: producten en diensten ....................................................................................6 4.5 Productbegroting.......................................................................................................................6 4.6 Prestaties: omvang, aard en kwaliteit van de producten en diensten ......................................6 4.7 Kwaliteit van de bedrijfsvoering ................................................................................................7 4.8 Samenwerking met lokale en regionale instellingen.................................................................8 5. Subsidiëring .........................................................................................................................................8 5.1 Jaarlijkse afspraken over dienstverlenging en jaarlijkse subsidiebeschikking..........................8 5.2 Minimum subsidieniveau voor het basispakket ........................................................................8 5.3 Berekening subsidies ................................................................................................................8 5.4 Integratie-uitkering ....................................................................................................................9 5.5 Vernieuwingsgelden..................................................................................................................9 5.6 Huisvestingskosten ...................................................................................................................9 6. Overige bepalingen..............................................................................................................................9 6.1 Onvoorziene omstandigheden ..................................................................................................9 6.2 Tussentijdse evaluatie ............................................................................................................10 6.3 Tussentijdse opzegging ..........................................................................................................10 6.4 Looptijd en inwerkingtreding ...................................................................................................10 Bijlagen ........................................................................................................................................................12 Bijlage 1 Productbegroting per gemeente ...................................................................................13 Bijlage 2 Model voor producten, diensten en prestatieafspraken en –indicatoren......................14 Bijlage 3a Berekening van de minimale subsidies ........................................................................20 Bijlage 3b Verloop indexen van 2010 t/m 2012 en minimum subsidie niveau 2010 voor gemeenten tot 30.000 inwoners ...................................................................................21 Bijlage 3c Verloop indexen van 2010 t/m 2012 en minimum subsidie niveau 2010 voor gemeente Tiel ...............................................................................................................22 Bijlage 4 Rekenschema met subsidiecomponenten voor subsidiebeschikkingen. .....................23
1
1.
Inleiding
Partijen, 1. De gemeenten Geldermalsen, Culemborg, Druten, Lingewaal, Maasdriel, Neder Betuwe, Neerijnen, Tiel, West Maas en Waal en Zaltbommel, in dezen vertegenwoordigd door de portefeuillehouders bibliotheekzaken, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van de genoemde gemeenten, hierna te noemen de gemeenten, en 2. De Stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland, kantoorhoudende te Tiel, vertegenwoordigd door de directeur/bestuurder, hierna te noemen de bibliotheek, komen overeen hetgeen in dit convenant is vastgelegd. De Samenwerkingsovereenkomst 2006 tussen de gemeenten blijft van kracht tenzij in dit convenant nadrukkelijk van de afspraken in de Samenwerkingsovereenkomst 2006 wordt afgeweken. De uniforme subsidieverordening betreft de rechtmatigheid voor lokale subsidieverlening en de Samenwerkingsovereenkomst regelt de verhouding tussen de samenwerkende gemeenten. Dit convenant heeft tot doel om voor de jaren 2012 tot en met 2015 afspraken te maken over door de gemeente te verstrekken subsidie en door de bibliotheek te leveren diensten. Deze te leveren diensten moeten aansluiten bij het gemeentelijk beleid ten aanzien van het bibliotheekwerk en aanpalende beleidsthema's inzake leesbevordering, kennis en (digitale) informatie, cultuur, zelfredzaamheid en leefbaarheid. Ter invulling van dit meerjarige convenant zullen de gemeenten en de bibliotheek jaarlijks vastleggen welke prestaties de bibliotheek zal realiseren. Hiervoor worden standaard-indicatoren en -kengetallen gedefinieerd en in een vast format opgenomen bij de jaarlijkse subsidiebeschikking. Dit model (toegevoegd als Bijlage 2) wordt aangemerkt als uitvoeringsovereenkomst, zoals bedoeld in de subsidieverordening basisbibliotheek Rivierenland. In december 2009 hebben de betrokken overheden (Rijk, VNG en IPO) nadere afspraken gemaakt over het bibliotheekbeleid in de komende jaren, in vervolg op het Koepelconvenant. Dit zogenoemde Bibliotheekcharter zal door de gemeenten en de bibliotheek mede als richtlijn dienen voor beider beleid.
2.
Gemeente en bibliotheek: visie, taken, functies en doelstellingen
2.1
Visie gezamenlijke gemeenten
De gemeenten zijn verantwoordelijk voor een heldere formulering van de visie, het beleid en de beleidsdoelen en de daaruit voortkomende te realiseren resultaten door de bibliotheek. De bibliotheek biedt alle inwoners van de gemeenten toegang tot kennis; ze stimuleert burgers om deel te nemen aan het sociale en culturele leven om hen weerbaar en kritisch te maken, waarbij speciale aandacht uitgaat naar mensen die minder vanzelfsprekend gebruik kunnen maken van de bibliotheek door belemmeringen in mobiliteit, langdurige ziekte of handicap, sociaal-economische, culturele of taal-achterstanden . Zij nodigt burgers uit - door ruime openingstijden, aantrekkelijke huisvesting, promotie, activiteiten in en buiten de bibliotheek - met informatie- en kennisvragen naar de bibliotheek te komen en bemiddelt actief tussen de vragen van de klanten en het aanbod van informatie, en biedt ondersteuning bij kennisverwerving. De bibliotheek is een plaats voor culturele vorming en ontmoeting, waar mensen
2
elkaar treffen en waar verschillende culturen, leeftijden en opvattingen en tradities samenkomen. De bibliotheek is een partner binnen het gemeentelijk beleid op het terrein van leefbaarheid in kernen en wijken, taalachterstanden, leesbevordering, onderwijsondersteuning, ontwikkeling van Brede Scholen en informatieverspreiding. Deze visie is uitgewerkt in een aantal relevante beleidsthema’s voor de komende jaren die de basis zijn voor de opdracht aan de bibliotheek.
2.2
Landelijke Richtlijn voor de Basisbibliotheek
In het kader van het Koepelconvenant hebben het Ministerie van OCW, de VNG, IPO en de branchevereniging van openbare bibliotheken een landelijke richtlijn voor basisbibliotheken ontwikkeld. Deze Richtlijn verscheen in december 2005. De Richtlijn bevat een beschrijving van de vijf kernfuncties van een moderne openbare bibliotheek (lezen en literatuur, ontwikkeling en educatie, kennis en informatie, kunt en cultuur, ontmoeting en debat) en een kostentoerekening. De documenten zijn te vinden op de website van de VNG.
2.3
Bibliotheekcharter 2010-2012
Het Bibliotheekcharter 2010-2012 is op 17 december 2009 ondertekend door de minister van OCW, het IPO en de VNG. Belangrijke elementen daarin zijn: ° ° °
De verdeling van de verantwoordelijkheden tussen de overheden De verdere vormgeving van de digitalisering door de openbare bibliotheken De opbouw van de Collectie Nederland en de tweede fase van de certificering van de lokale bibliotheken.
Het document en de samenvatting van het Bibliotheekcharter 2010-2012 (VNG-ledenbrief 28-1-2010) zijn te vinden op de website van de VNG.
2.4
Beleidsthema’s, kernfuncties en doelgroepen in Rivierenland
Gemeenten hebben zich beraden op relevante beleidsthema’s waaraan de bibliotheek een bijdrage kan leveren c.q. een toegevoegde waarde kan hebben om bepaalde doelstellingen te bereiken. De thema’s zijn gebaseerd op bestaand beleid en de uitvoeringspraktijk van de gemeenten op dit moment. Onderstaand volgt een opsomming van kernfuncties en relevante beleidsthema’s die van belang zijn voor de gemeenten: a. b. c. d. e.
De drie kernfuncties van de bibliotheek Rivierenland (lezen, leren, informeren). Cultuur, lezen en literatuur en leesbevordering, inclusief leesbevorderende activiteiten en evenementen, Makkelijk Lezen Pleinen en faciliteiten Aangepast Lezen Kennis en (digitale) informatie, ondersteunen leren en zich informeren, mediawijsheid Educatieve activiteiten en pakket onderwijsdiensten voor het basisonderwijs, waaronder doorlopende leeslijn, bestrijden laaggeletterdheid Bijdrage aan bevordering leefbaarheid in kernen en wijken, zelfredzaamheid door instandhouden bereikbare bibliotheekvoorziening.
De bibliotheek is een voorziening voor alle inwoners van Rivierenland. Op deelterreinen (leesbevordering, educatie) schenkt de bibliotheek extra aandacht aan de volgende doelgroepen d.m.v. gerichte dienstverlening en activiteiten: ° °
Jeugd van 0 - 12 jaar (VVE, basisonderwijs) Kinderen, jongeren en ouders met een taalachterstand
De producten en diensten die aansluiten bij deze thema’s en die worden geleverd door de bibliotheek worden geacht deel uit te maken van het zgn. basispakket aan producten en diensten. De bevordering van de leefbaarheid komt tot uiting in de overeengekomen spreiding van bibliotheekvoorzieningen in de gemeenten.
3
2.5
Spreiding bibliotheekvoorzieningen
De spreiding van de bibliotheekvoorzieningen in de regio wordt beschouwd als een essentieel onderdeel van de meerjarige afspraken in dit convenant. Partijen definiëren de verschillende dienstverleningsniveaus en overeengekomen spreiding van voorzieningen als volgt: Servicebibliotheek plus: Eén servicebibliotheek plus in Tiel, minimaal 30 uur open. De bibliotheek werkt actief samen met sociaal maatschappelijke, culturele en educatieve instellingen. De servicebibliotheek plus heeft een ruim fysiek aanbod, met lees/ raadpleegmogelijkheden, een ontmoetingsruimte / leescafé, digitale werkplekken, leesstimuleringsprojecten, (literaire) lezingen, ondersteuning van cultuur- en erfgoededucatie en een kunstuitleen geïntegreerd in de bibliotheek. Servicebibliotheek: Werkgebied van 10.000 tot 30.000 inwoners, minimaal 20 uur open, professioneel personeel, partner in sociaal, culturele en educatieve voorzieningen. De servicebibliotheek heeft minimaal een basispakket aan producten en diensten (kernfuncties lezen, leren en informeren). Kleine servicebibliotheek: Werkgebied van 5.000 tot 10.000 inwoners, minimaal 10 tot maximaal 15 uur open, professioneel personeel, partner in sociaal, culturele en educatieve voorzieningen. De kleine servicebibliotheek heeft minimaal een basispakket aan producten en diensten (kernfuncties lezen, leren en informeren). De omvang van de collectie is toegesneden op het dienstverleningsniveau van deze voorziening. Servicepunt: Werkgebied tot 5.000 inwoners, minimaal 10 uur open, professionele ondersteuning. Het servicepunt maakt onderdeel uit van een andere instelling (dorpshuis, Kulturhus, Brede school) en is afgestemd op lokale behoeften ten aanzien van leefbaarheid en doelgroepen. Het servicepunt heeft een basispakket aan producten en diensten met het accent op de doelgroep / doelgroepen waarvoor het bestemd is. Mobiel servicepunt: Een bibliobus als aanvullende voorziening op de vestigingen in de grotere kernen. De bibliobus heeft met een basispakket aan producten en diensten voor jeugd en volwassenen. De bibliobus kan een aanvullende voorziening zijn voor kleine plattelandskernen tot maximaal 5.000 inwoners. Steunpunt in instellingen: Steunpunt bij andere instellingen (onderwijs, verzorgingshuis) met vrijwilligers en professionele ondersteuning en een aanbod op maat, afgestemd op lokale behoeften. Tevens komen partijen betreffende de spreiding van voorzieningen het volgende overeen: a.
b.
De bibliotheek zoekt afstemming met bibliotheken in buurgemeenten, ook in andere provincies, met betrekking tot het gebruik van de landelijke bibliotheekpas, collectiebeleid, marketing, promotie, productontwikkeling en logistiek; De bibliotheek sluit aan bij provinciale en landelijke afspraken op het gebied van logistiek en bibliotheekdiensten, waaronder diensten die via de landelijke portal de Digitale Bibliotheek worden aangeboden met de daarbij overeengekomen voorwaarden en tarieven.
NOTA BENE: De kosten die verbonden zijn aan de omvang van bibliotheekvoorzieningen per gemeente mogen niet hoger zijn dan de beschikbaar gestelde subsidie per gemeente.
3.
Ontwikkelafspraken tussen gemeenten en bibliotheek
Ten aanzien van de ontwikkeling van activiteiten en diensten komen de gemeenten en de bibliotheek overeen dat de volgende onderwerpen prioriteit krijgen in het beleid van de bibliotheek en dat deze worden ondersteund door de gemeenten, door het leggen van contacten, uitwisselen van kennis, bevorderen van de rol van de bibliotheek en eventueel projectsubsidies: a.
Brede School en de rol van de bibliotheek in verschillende vormen (van levering diensten tot volledig jeugdfiliaal); 4
b.
c. d.
Nieuwe servicemodellen voor kleine kernen en wijken, vooral gebaseerd op combinaties met andere voorzieningen en digitale mogelijkheden. Onderzoek naar succesvolle varianten elders die effectief bereik onder inwoners garanderen; Ontwikkelen van programma’s ten behoeve van bestrijding van laaggeletterdheid in samenwerking met onderwijs- en andere instellingen; Verder ontwikkelen informatie-functie onderzoek naar effectiviteit van de bibliotheek als "schakelstation" bij informatieverzameling, -distributie en –bemiddeling ten behoeve van andere taken en functies.
De bibliotheek zal in de tussenrapportages en de verslaglegging aandacht besteden aan de vorderingen op deze onderwerpen. In de jaarplannen zal de bibliotheek aangeven welke ontwikkelonderwerpen worden aangepakt, de aard van activiteiten (onderzoek, verkenning, haalbaarheid, proefproject), de doelen en de planning. De gemeenten en de bibliotheken werken ter uitvoering van deze ontwikkelafspraken bovendien samen aan: ° ° °
Het verbinden van de bibliotheek aan netwerken en samenwerkingsverbanden die relevant zijn voor de te onderscheiden kernfuncties van de bibliotheek; Het zoeken naar derde geldstromen uit fondsen, subsidies e.d. ter financiering van de ontwikkelonderwerpen; Het zoeken naar verbinding met andere beleidsterreinen, plannen en geldstromen.
4.
Prestaties en dienstverlening door de bibliotheek
4.1
Monitoring
Voor de monitoring wordt gebruik gemaakt van het reguliere instrumentarium van rekening en verantwoording (subsidieaanvraag, jaarrekening, jaarverslag en tussentijdse rapportage), aangevuld met minimaal een voortgangsgesprek over de tussentijdse rapportage. De voortgang van de bibliotheekexploitatie is onderwerp op de agenda van het ambtelijk overleg en het portefeuillehouderoverleg van gemeenten. De directeur/bestuurder wordt uitgenodigd om deel te nemen aan dit overleg.
4.2
Tussenrapportages
De tussentijdse rapportage (zie art. 15, lid 2 Subsidieverordening Basisbibliotheek) wordt opgesteld volgens een vastgesteld format en sluit aan bij de overeengekomen kengetallen, prestatie- en kwaliteits-indicatoren. De format van de financiële rapportage sluit aan bij de goedgekeurde begroting en het rekeningsschema van de bibliotheek. De bibliotheek geeft hierbij aan welke risico’s er zijn ontstaan in de bedrijfsvoering, welke afwijkingen zijn opgetreden, de oorzaken en de maatregelen die zijn genomen om alsnog aan de overeengekomen prestaties te voldoen. De tussentijdse rapportage is vóór 1 september van het betreffende jaar in het bezit van de gemeente.
4.3
Begroting, jaarrekening en jaarverslag
De jaarrekening m.b.t. de exploitatierekening van de stichting als geheel, wordt per 2012 (jaarrekening 2011) ingericht conform Richtlijn 640 betreffende de verslaggeving van organisaties zonder winststreven. De jaarrekening wordt voorzien van de vereiste toelichtingen De bibliotheek geeft hierbij aan welke risico’s er zijn ontstaan in de bedrijfsvoering, welke afwijkingen zijn opgetreden, de oorzaken en de hierop genomen maatregelen om alsnog aan de overeengekomen prestaties te voldoen. De jaarrekening gaat vergezeld van een accountantsverklaring. Naast de jaarrekening levert de bibliotheek een inhoudelijk en kwantitatief verslag van de verrichte activiteiten. In dit verslag wordt gerapporteerd over de prestaties. De bibliotheek draagt er zorg voor dat de rapportage per gemeenten één op één aansluit op de bijlage die behoort bij de beschikking van de betreffende gemeente aangaande de overeengekomen prestaties voor het betreffende subsidiejaar. (zie Artikel 5.1 betreffende de bijlage bij de jaarlijkse subsidiebeschikking)
5
4.4
Productenboek: producten en diensten
De bibliotheek vervaardigt jaarlijks naast de begroting een productenboek waarin de producten en diensten worden beschreven. Dit productenboek wordt ter beschikking gesteld aan de gemeenten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen drie pakketten van producten en diensten: Basispakket Uitlenen plus landelijke thema's digitaal en educatief aanbod: ° Informeren: collectie en uitlenen ° Aanbod lezen: collectie en uitlenen ° Aanbod leren: educatief aanbod ° Aanbod lezen: leesbevordering (Makkelijk lezenplein, Kinderboekenweek) ° Informeren: aanbod informatie (Bibliotheek.nl) ° krantenbanken) ° Landelijke digitale diensten Pluspakket Activiteiten die de gemeenten gezamenlijk hebben vastgesteld in het ambtelijk overleg of in het portefeuillehoudersoverleg, die niet in basispakket zijn opgenomen óf onderwerp zijn van de ontwikkelafspraken: ° Aanbod leren + ° Aanbod lezen + ° Aanbod informatie + Extrapakket Producten en diensten waarover een aparte afspraak met één gemeente is gemaakt of waarvoor extra geld wordt ontvangen: ° Aanbod leren Extra (Boekenpret, Piramide) ° Aanbod lezen leesbevordering Extra (Boekstart, Leescorso, literaire lezingen) ° Aanbod informatie Extra (Sociale kaart WMO, CJG)
4.5
Productbegroting
De bibliotheek presenteert naast de exploitatiebegroting vanaf begrotingsjaar 2012 een productbegroting. In de productbegroting worden de kosten en inkomsten gepresenteerd van de producten en diensten van de bibliotheek. De kosten van de diensterlening per openingsuur en per inwoners worden eveneens berekend . De bibliotheek presenteert een productbegroting die: °
° ° °
Onderscheid maakt tussen basis-, plus- en extra producten en diensten; o Bij plusproducten en diensten die door alle of een meerderheid van de gemeenten worden afgenomen, worden de kosten van directie en huisvesting niet als overhead doorbelast naar de producten en diensten; o Bij extra producten en diensten die door één gemeente worden afgenomen of opgedragen, worden alle indirecte kosten doorbelast, tenzij deze uit andere externe bronnen worden gedekt; Per gemeente een overzicht van baten, lasten, producten en diensten laat zien; Inzicht geeft in de wijze waarop indirecte, backoffice en overheadkosten worden versleuteld over de gemeenten; Inzicht geeft welke kosten in de eigen begroting worden geacht deel uit te maken van de lokale huisvestingslasten, welke gedekt worden door afzonderlijke subsidies van de gemeenten.
Een voorbeeld is toegevoegd als Bijlage 1.
4.6
Prestaties: omvang, aard en kwaliteit van de producten en diensten
Voor het beoordelen van de prestaties, de betekenis en het succes van een openbare bibliotheek kan het volgende in aanmerking worden genomen:
6
° ° ° ° °
De omvang van de dienstverlening, te berekenen naar eenheden en volume; De beschikbaarheid van de producten en diensten, te weten spreiding en openingstijden, standplaatsen, statijden van de mobiele voorzieningen, de digitale bibiliotheek en bibliotheek.nl; Het bereik van de producten en diensten (toegankelijkheid); De aard van de dienstverlening, de producten en diensten. De kwaliteit van de dienstverlening, de producten en diensten
De prestaties worden uitgedrukt in meetbare en controleerbare eenheden die volgens een bestendige en transparante praktijk worden geteld. De eenheden worden onderscheiden in: ° ° °
Kengetallen: omvang van producten en diensten Prestatie-indicatoren: overeengekomen prestaties in relatie tot de subsidie Kwaliteits-indicatoren: overeengekomen kwaliteits-criteria in relatie tot de subsidie
Een schema van de overeengekomen kengetallen, prestatie-indicatoren en kwaliteitsindicatoren is als Bijlage 2 opgenomen. Dit schema wordt jaarlijks in overleg tussen de gemeenten en bibliotheek geactualiseerd, vastgesteld en opgenomen bij de jaarlijkse subsidiebeschikking per gemeente. Jaarlijks worden de kengetallen, prestaties en kwaliteit van de bibliotheek na overleg met de bibliotheek geactualiseerd, vastgesteld en opgenomen in de jaarlijkse subsidiebeschikking. Afwijking in negatieve zin in de ontwikkeling van de prestatie-indicatoren is aanleiding voor overleg. Indien een dergelijke trend zichtbaar is in de tussenrapportages, vermeldt de bibliotheek in deze rapportages een analyse van deze ontwikkeling en de geeft de maatregelen aan die worden genomen om alsnog aan de overeengekomen prestaties te voldoen. Zie art. 15, lid 3, van de Subsidieverordening Basisbibliotheek.
4.7
Kwaliteit van de bedrijfsvoering
De gemeente erkent het certificeringsysteem van de brancheorganisatie VOB als invulling van kwaliteitseisen. Om de kwaliteit te meten worden de volgende instrumenten gebruikt: Certificeringsnormen branchevereniging openbare bibliotheken De bibliotheek conformeert zich aan kwaliteitsnormen en –standaarden die zijn ontwikkeld door de branchevereniging van openbare bibliotheken en laat conform de eisen van de branchevereniging periodiek een onderzoek uitvoeren. Indien deze normen en standaarden niet worden gehaald bij auditing zal de bibliotheek in een planning aangeven binnen welke termijn en op welke wijze deze alsnog kunnen worden gehaald. De bibliotheek werkt mee aan de certificering en een onafhankelijke audit in opdracht van de branchevereniging, en informeert de gemeente over de uitslag van de audit. Klanttevredenheidsonderzoeken De bibliotheek voert ééns per vier jaar een standaard-klanttevredenheidsonderzoek uit zoals door de branchevereniging is aanbevolen en stuurt een exemplaar van het onderzoeksrapport naar de gemeente. De bibliotheek ontwikkelt een methodiek om de klanttevredenheid van instellingen (bijv. scholen) eens per twee jaar te meten en heeft een eerste onderzoek uitgevoerd in 2009. De bibliotheek rapporteert één keer per twee jaar aan de gemeenten over de klanttevredenheid bij instellingen. Code Cultural Governance Bestuur, management en toezicht binnen de stichting dient te voldoen aan de eisen van good governance (Code Cultural Governance). Bedrijfsvoering De bibliotheek is verantwoordelijk voor een gezonde, transparante en duurzame bedrijfsvoering.
7
4.8
Samenwerking met lokale en regionale instellingen
De bibliotheek werkt actief mee aan een goede afstemming en samenwerking van lokale en regionale instellingen op het gebied van welzijn, cultuur en educatie. De bibliotheek participeert in eventueel op te richten gremia die deze samenwerking tot doel hebben. De bibliotheek werkt actief samen met partner-instellingen, klant-instelllingen en samenwerkingsverbanden.
De bibliotheek neemt actief deel aan het landelijke, regionale en provinciale overleggen en samenwerkingsverbanden van bibliotheken en hun samenwerkingspartners. De bibliotheek geeft actief uitvoering aan plannen en programma’s die worden vastgesteld of goedgekeurd door de branchevereniging VOB het provinciale netwerk van bibliotheken. Zie ook art. 10, lid 3 Subsidieverordening Basisbibliotheek.
5.
Subsidiëring
5.1
Jaarlijkse afspraken over dienstverlenging en jaarlijkse subsidiebeschikking
Ieder jaar voor 1 april voorafgaande aan het jaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd maken de afzonderlijke gemeenten in overleg met de bibliotheek afspraken over de omvang en inhoud van de dienstverlening per gemeente. Voor het maken van deze afspraken wordt gebruik gemaakt van het format in Bijlage 2. De feitelijke vaststelling van de afspraken en de hoogte van de subsidie vinden plaats tijdens de vaststelling van de begroting door de gemeenteraden. De gemeenten sturen vóór 1 januari van het jaar waarvoor de subsidie wordt verleend een subsidiebeschikking. Het subsidiebedrag in de beschikking is gespecificeerd conform het format in Bijlage 4. Het volledig ingevulde format (Bijlage 2) maakt deel uit van de subsidiebeschikking. De gemeenten zijn verantwoordelijk voor het helder en tijdig communiceren van de verantwoordingseisen cq. subsidieverplichtingen.
5.2
Minimum subsidieniveau voor het basispakket
a.
De minimumsubsidie voor de producten en diensten van het basispakket is € 13,20 per inwoner prijspeil 2010 voor gemeenten tot 30.000 inwoners en € 14,20 Dit minimumbedrag per inwoner voor het basispakket is exclusief de kosten van huisvesting en de subsidie voor eventuele producten en diensten van het plus- of extrapakket. Het minimumsubsidieniveau voor de producten en diensten van het basispakket prijspeil 2012 bedraagt € 12,73 voor gemeenten tot 30.000 inwoners en € 13,83 voor gemeente Tiel. Dit minimum subsidieniveau is inclusief de jaarlijkse indexeringen en het doorvoeren van een bezuiniging op basis van € 1,00 per inwoner met ingang van 2012 (berekening minimale subsidies in Bijlage 3a, 3b en 3c). Een uitzondering op de bepalingen 5.3a en 5.3b wordt gemaakt voor gemeenten die per 31 december 2010 het minimumbedrag aan subsidie per inwoner voor het basispakket, nog niet hebben bereikt. Deze gemeenten krijgen de gelegenheid tot 1 januari 2014 om toe te groeien naar het minimumsubsidie niveau per inwoner voor het basispakket dat ook voor de andere gemeenten geldt.
b.
c.
5.3
Berekening subsidies
De berekening van de minimale subsidies, exclusief huisvestingslasten, projectsubsidies, extradiensten, e.d, op basis van hetgeen in de samenwerkingsovereenkomst, de subsidieverordening en dit convenant, is overeengekomen, is overzichtelijk gemaakt in Bijlage 3. In de jaarlijkse beschikkingen vermelden de gemeenten de afzonderlijke subsidiecomponenten en de hoogte van het subsidiebedrag per subsidiecomponent (Bijlage 4).
8
5.4
Integratie-uitkering
Voorheen werd de ondersteuningsregeling vorming basisbibliotheken (budget ten behoeve van de directie- en administratievoering) uitbetaald via de Provincie aan gemeenten met maximaal 30.000 inwoners die voldeden aan de instapvereisten en die deelnamen aan een basisbibliotheek (al dan niet in wording). Alle gemeenten met minder dan 30.000 inwoners hebben een verklaring (raadsbesluit) omtrent het vereist behalen van het subsidie-instapniveau ingediend, en hadden daarom vanaf de oprichtingsdatum al recht op deze uitkering. Het budget van de ondersteuningsregeling vloeit met ingang van 1 januari 2008 in het gemeentefonds via een integratie-uitkering. Dat betekent dat de middelen voor vijf jaar zijn geoormerkt voor dit doel. Via de integratie-uitkering ontvangen de gemeenten onder 30.000 inwoners (peildatum 1 januari 2007) een bedrag van € 1,14 per inwoner. Ook na afloop van de vijfjarige integratie-uitkering blijven deze middelen - voor zover zij deel uitmaken van het gemeentefonds - structureel deel uitmaken van de aan de bibliotheek te verlenen subsidie.
5.5
Vernieuwingsgelden
Rijks- en provinciale middelen die in de komende jaren beschikbaar zijn voor vernieuwing van het openbaar bibliotheekwerk komen geheel ter beschikking van de bibliotheek en worden in overleg ingezet.
5.6
Huisvestingskosten
De huisvestingskosten komen ten laste van de gemeente waar de bibliotheekvestiging(en) is gelegen, zoals vastgelegd in Artikel 2.3 van de Samenwerkingsovereenkomst. Dit kan door het rechtstreeks bekostigen van deze huisvestingskosten ( en het vervolgens om niet of tegen symbolisch bedrag ter beschikking stellen) of door subsidiëring zodat de bibliotheek deze kosten zelf kan dragen. In geval van subsidiëring geldt voor de huisvestingskosten dezelfde indexering als voor de subsidie voor het basispakket. Onder huisvestingskosten worden begrepen alle kosten die verband houden met de kapitaalslasten gebouw in geval van eigendom gebouw (rente en afschrijving) of de huur, kapitaalslasten inventaris (rente en afschrijving), onderhoud gebouwen, onderhoud inventaris, schoonmaak, energie, belastingen, verzekeringen, beveiliging, kleine aanschaffingen en Arbo toepassingen. (Conform afspraken in VNG, IPO, Rijk, vastgelegd in Beslisdocument, Bibliotheekcharter en ledenbrieven VNG). In geval van subsidiering van de huisvestingskosten geldt dat het college van de betreffende gemeente de hoogte van het indexcijfer bepaalt. Het uitgangspunt dat alle huisvestingskosten ten laste komen van de gemeente waar de vestiging gelegen is, blijft onverkort van kracht. Indien de huisvestingscapaciteit in een gemeente toeneemt of afneemt, wordt in een afzonderlijke overeenkomst tussen de bibliotheek en de betreffende gemeente vastgelegd hoe hoog de huisvestingskosten zullen worden na aanpassing van de huisvestingscapaciteit.
6.
Overige bepalingen
6.1
Onvoorziene omstandigheden
Indien gemeenten worden getroffen door bezuinigingen vanwege het Rijk of anderszins te maken krijgen met aanzienlijke dalingen in de inkomsten en daardoor genoodzaakt zijn gemeentebreed te bezuinigen op subsidies, zal in het portefeuillehoudersoverleg worden besproken op welke wijze deze bezuinigingen door gemeenten worden vertaald in een bezuiniging op de subsidie aan de bibliotheek. Aan de bibliotheek zal hierbij worden gevraagd aan te geven op welke wijze bezuinigingen doorwerken in kosteneenheden uit de productbegroting, zoals het type vestiging, openingsuren en de omvang van de diensten aan het onderwijs. De afzonderlijke gemeenten spannen zich samen met de bibliotheek in om waar mogelijk en redelijk de huisvestingskosten te reduceren indien bezuinigingen noodzakelijk zijn. Hierbij wordt de jaarlijkse calculatie van de subsidie zodanig opgesteld dat de bezuiniging in mindering wordt gebracht op het totaal van minimumsubsidie, de berekende cumulatieve index sinds de inwerkingtreding van de uniforme subsidieverordening en de integratieuitkering.
9
Aldus: basissubsidie (excl. huisvestingskosten) + index (subsidieverordening) + integratieuitkering – bezuiniging. De subsidies voor projecten en extra diensten worden in jaarlijkse beschikkingen apart vermeld.
6.2
Tussentijdse evaluatie
Partijen evalueren uiterlijk 1 april 2014 de afspraken in dit convenant in samenhang met de Samenwerkingsovereenkomst en de werkwijze met de productbegroting.
6.3
Tussentijdse opzegging
Tussentijdse opzegging van het convenant door één der partijen is slechts mogelijk indien een gemeente besluit tot “geheel of gedeeltelijke beëindiging van de subsidie voor producten en diensten van stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland”, zoals opgenomen in Artikel 6 van de Samenwerkingsovereenkomst.
6.4
Looptijd en inwerkingtreding
Dit convenant treedt in werking op 1 januari 2012 tot en is van kracht tot met 31 december 2015. Partijen treden uiterlijk 1 april 2014 in overleg over voortzetting van dit convenant.
Aldus in elfvoud opgemaakt en getekend te Tiel, d.d. ………
2011
Namens de gemeente(n)
[naam] namens gemeente Geldermalsen
[naam] namens gemeente Culemborg
[naam] namens gemeente Druten
[naam] namens gemeente Lingewaal
[naam] namens gemeente Maasdriel
[naam] namens gemeente Neder-Betuwe
[naam] namens gemeente Neerijnen
10
[naam] namens gemeente Tiel
[naam] namens gemeente West Maas en Waal
[naam] namens gemeente Zaltbommel
M.G.G. Bakker-Otten Namens de Stichting Openbare Bibliotheek
11
Bijlagen Bijlage 1: Productbegroting per gemeente (voorbeeld productenbegroting 2010 op stichtingsniveau) Bijlage 2: Format voor producten, diensten en prestatieafspraken en –indicatoren Bijlage 3a: Berekening van de minimale subsidies Bijlage 3b Verloop indexen van 2010 t/m 2012 en minimum subsidie niveau 2010 Bijlage 4: Rekenschema met subsidiecomponenten voor subsidiebeschikkingen.
12
Bijlage 1
Productbegroting per gemeente
Voorbeeld productbegroting 2010 op stichtingsniveau
13
Bijlage 2
Model voor producten, diensten en prestatieafspraken en –indicatoren
Bijlage bij beschikking OBR 2012 Gesubsidieerde activiteiten en diensten in 2012 door Stichting Openbare Bibliotheek Rivierenland voor gemeente X
Kwaliteitsafspraken 2012 1. aantal openingsuren vestiging (gemeente x, kern A): …. uur per week e 2. indien van toepassing aantal openingsuren per week 2 vestiging of aantal sta-uren bibliobus 3. gemiddelde vervangingsnorm media: 10% 4. percentage jeugdleden t.o.v. alle inwoners van (gemeente X) tot 18 jaar: minimaal …% 5. percentage 18+ - leden t.o.v. alle volwassen inwoners van (gemeente X): minimaal … % Overige afspraken aangaande kwaliteitsmeting en dienstverlening in aanvulling op het onderstaande productenoverzicht: 1. stichting OBR houdt periodiek een klanttevredenheidsonderzoek naar: a. het educatieve aanbod voor de scholen in (gemeente X) (minimaal één keer per twee jaar) b. de dienstverlening voor de leners / gebruikers van de bibliotheek (één keer per vier jaar) 2. Stichting OBR neemt deel aan het overleg van de volgende werkgroepen op het gebied van huisvesting en/of Brede School in gemeente X. Stichting OBR stelt voor deze werkzaamheden in 2012 totaal maximaal … mensuren beschikbaar. Indien gemeente X meer uren inzet wenst, kan dit tegen betaling op basis van offerteafspraken. 3. ………………………………………………………
14
Educatief aanbod 0-4 jaar Voorleesdagen (peuterbezoek bieb) Themacollecties Informatie en lezingenaanbod voor ouders en medewerkers psz en kdv Piramide Taal
Extra
Plus
Aanbod leren
Basis
Producten 2012 gemeente X
Kengetallen en/of prestatie-indicatoren
V V
Aantal peuters Beschikbaarheid volstaat
V
Aantal workshops
Voorlezen in kdv en psz. Op aanvraag door psz/kdv. Geleverd door BSG. Wordt per collectie gefactureerd. Op aanvraag. Per workshop wordt vergoeding gevraagd van €
aantal instellingen als afnemer aantal instellingen als afnemer
Extra pakket op basis van offerte en afspraken tussen gemeente x en instellingen kdv / psz. Extra pakket op basis van offerte en afspraken tussen gemeente x en instellingen kdv / psz.
V
Mogelijkheid volstaat
V
Aantal groepsbezoeken
Groepsbezoek in bibliotheek, per bezoek wordt betaald. Geen afspraken met gemeente. Groepsbezoek in bibliotheek en bibliotheek organiseert en coördineert distributie leskisten. i Onderdeel basis onderwijs Pakket OBR Bijdrage afhankelijk van aantal leerlingen per school
Boekenpret
Educatief aanbod 4 – 12 jaar Activiteiten t.b.v. Taalplusklas Cultuureducatie: Reizen in de tijd (basisonderwijs) Doorgaande leeslijn t.b.v. groep 1 t/m 8
V
Aantal leerlingen
Klassikaal ruilen Informatieavonden veilig internetten
V V
Mogelijkheid volstaat Mogelijkheid volstaat
Workshops voor ouders themakisten
V V
Mogelijkheid volstaat Mogelijkheid volstaat
Educatief aanbod 12 - 18 jaar Brugklasbezoeken
V
Aantal groepsbezoeken
Cultuureducatie Praktijkonderwijs HAVO / VWO / VMBO
Bijzonderheden
V V
Op aanvraag door scholen, wordt apart gefactureerd.
Via BSG geleverd op aanvraag van school, wordt door school apart betaald. Onderdeel Educatief Aanbod, prijs gebaseerd op aantal leerlingen.
Aantal groepsbezoeken en aantal workshops
15
Educatief aanbod > 18 jaar Groepsbezoeken NT2 –groepen ROV Rivor Studiekring Cursus / workshops mediavaardigheid
Extra
Plus
Basis
Aanbod leren
V V V
Kengetallen en/of prestatie-indicatoren
Bijzonderheden
Aantal groepsbezoeken Mogelijkheid volstaat Mogelijkheid volstaat
Bezoeken op aanvraag ROC Beschikbaar stellen ruimte en faciliteiten Op aanvraag
16
Aanbod lezen collectie en uitlenen (alle leeftijden): opbouwen en beheren collectie uitlenen media beheren ledenadministratie
Extra
V
aanbod 0-4 jaar Uitvoering project boekstart Peutertheaterfestival Tiel aanbod 4 – 12 jaar Nationale activiteiten rond boekpromotie en leesbevordering kinderen (OBR voorleesactiviteiten en presentaties): Kinderboekenweek De Nederlandse Kinderjury Nationale voorleesdagen (o.a. voorleesontbijt ) Nationale Voorleeswedstrijd Annie M.G. Smidtweek mei 2010 Diversen o.a. Kikkertiendaagse en Dikkie Dik week Makkelijk Lezen Plein Collectie, uitlenen en informeren /spreekuur
Plus
Basis
Aanbod lezen / leesbevordering
V V
Kengetallen en/of prestatie-indicatoren % afschrijving % aanvragen collecties elders Aantal media Per categorie Aantal psz /kdv Aantal peuters Aantal activiteiten en indicatie aantal deelnemers
V
Bijzonderheden Jeugd tot 18 jaar gratis
Presentatie bibliotheek Initiatieven van Stichting Collectieve Propaganda van het Nederlandse Boek en op onderdelen m.m.v. VOB, Stichting lezen en uitgeverijen
Aantal gebruikers jeugd en ouders Aantal aanvragen scholen
V
Vraaggerichte activiteiten ten behoeve van leesbevordering en mediawijsheid in acht Tielse PO scholen. Inzet media- leescoach 2,5 uur per week per deelnemende school
V
Leescorso (Tiel-West)
V
In geval van functie-uitbreiding (indien meer dan acht scholen willen deelnemen) worden de extra salariskosten voor 50% bekostigd door de deelnemende scholen en voor 50% via de gemeente ten laste van het budget jeugdbeleid .
Aantal voorlees-gezinnen
Aparte projectfinanciering
17
aanbod 12 - 18 jaar Jonge Jury
Extra
Plus
Basis
Aanbod lezen / leesbevordering
V
Kengetallen en/of prestatie-indicatoren Mogelijkheid volstaat
Project Stichting Lezen Thematafel en pr materialen in bibliotheek Op aanvraag op school Financiering via Cultuurpact Rivierenland en evt. sponsoren. Besluitvorming en toekenning budget valt buiten bestek beschikking bibliotheekwerk. Financiering via Cultuurpact Rivierenland en evt. sponsoren. Besluitvorming en toekenning budget valt buiten bestek beschikking bibliotheekwerk. Niet kostendekkende bijdrage via entreekaarten bezoekers
aanbod > 18 jaar Literatuurfestival op sterk water (project Cultuurpact)
--
--
--
--
Aan het Woord
--
--
--
--
V
Gemiddeld aantal bezoekers per lezing per jaar Aantal lezingen Mogelijkheid volstaat
Literaire lezingen door schrijvers
Bijeenkomsten leeskringen Nationale activiteiten rond boekpromotie en leesbevordering (activiteiten OBR: lezingen en/of presentaties) Boekenweek Maand van het spannende boek Nederland Leest! NS Publieksprijs Week van het luisterboek Zomerlezen
V V
Bijzonderheden
--
Beschikbaar stellen ruimte en faciliteiten. Bijdrage per leeskring. Initiatief van CPNB (en uitgeverijen voor wat betref het luisterboek).
18
Informatie en wegwijs via medewerkers OBR Website OBR Leescafé Internet Landelijk digitaal informatieaanbod overal te raadplegen (alle leeftijden). Gericht op div. leeftijdscategorieën, particulieren en organisaties met o.m.: Bibliotheek.nl (overkoepelende site) Leesplein.nl Jeugdbibliotheek.nl Literatuurplein.nl Schoolbieb.nl Muziekweb.nl bieblink.nl
[email protected] (digitale vraagbaak Landelijke databanken te raadplegen in de bibliotheek: Uittrekselbank jeugd Uittrekselbank volwassenen boekrecensies en auteursinterviews jeugdliteratuur en literatuur volw. 2ZWgezondheid tijdschriften en krantenbank documentatiebank online dienst consumentenbond OBR als schakelstation en partner (verzamelen, invoer en beheer) bij informatievoorziening voor burgers a. website CJG b. website WMO
Extra
Plus
Basis
Aanbod informeren
V V V
Kengetallen en/of prestatie-indicatoren Beschikbaarheid volstaat Beschikbaarheid volstaat Beschikbaarheid volstaat Beschikbaarheid volstaat Beschikbaarheid volstaat
V
Bijzonderheden met o.a. aanwinsten, boekentip, top 10, veelgestelde vragen. Raadplegen van kranten, tijdschriften en naslagwerken Bijdrage gebruikers € 1,- per 30 min. Digitale content waarvoor de bibliotheek een afdracht aan bibliotheek.nl betaalt per inwoner van € 0,22
Beschikbaarheid volstaat V V V V V V V Aparte projectfinanciering
V V
19
Bijlage 3a
Berekening van de minimale subsidies
Subsidies per gemeente Het onderstaande overzicht geeft de berekeningen weer van de subsidieniveaus per gemeente. De berekende subsidies zijn de subsidies voor het basispakket; bijdragen voor plus- en extraproducten en -diensten zijn niet meegenomen. Het verdient aanbeveling om het aantal inwoners per 1 januari vast te stellen voor de berekening van de subsidie, zodat de berekeningsgrondslag voor bibliotheek en gemeente identiek is. Overzicht subsidie 2010 ten opzichte van instapniveau
Aantal inwoners
Basis Integratiesubsidie gelden 2010 2010
Subsidie 2010
Verschil HuisPer Instap per vesting 2010 excl in- niveau inwoner 2010 huisvesting woner 2010 2010
€
€
€
€
€
€
€
€
Buren
25.647
264.382
29.250
293.632
0
293.632 11,44
13,20
-1,76
Culemborg
28.070
460.479
32.000
492.479
143.396
349.083 12,81
13,20
-0,39
Druten
18.146
262.661
20.686
283.347
42.046
241.301 13,30
13,20
0,10
Geldermalsen
26.280
465.859
29.959
495.818
80.823
414.995 15,79
13,20
2,59
Lingewaal
10.867
121.390
12.410
133.800
0
133.800 12,29
13,20
-0,91
Maasdriel
23.756
409.998
26.853
432.797
123.500
313.351 13,20
13,20
0
Neder-Betuwe
22.557
296.982
25.715
322.697
33.996
288.701 12,80
13,20
-0,40
Neerijnen
11.836
137.653
13.493
145.938
8.285
137.653 11,63
13,20
-1,57
Tiel West Maas en Waal
41.187
760.030
0
760.030
101.929
658.101 15,98
14,20
1,78
18.261
271.078
20.818
291.896
39.545
252.351 13,82
13,20
0,62
Zaltbommel
26.194
354.812
29.913
384.673
43.396
341.329 13,01
13,20
-0,19
241.097 3.967.967
616.918
TOTAAL
251.984 3.726.871
3.351.050
20
Bijlage 3b
Verloop indexen van 2010 t/m 2012 en minimum subsidie niveau 2010 voor gemeenten tot 30.000 inwoners
Verloop 2006 t/m 2010 2006
2007
index
2008
index
2009
index
2010
index
Gem. < 30.000 inw.
€ 11,00
€ 11,25
2,25%
€ 11,58
3,00%
€ 12,06
4,10%
€ 12,27
1,75%
Integratie uitkering
€ 0,84
€ 0,84
€ 1,14
€ 1,14
€ 1,14
€ 11,84
€ 12,09
€ 12,72
€ 13,20
€ 13,20
Totaal gem <30.000
Op basis van het voorgestelde bezuinigingen van de index van 1,75% ziet het verloop van het instapniveau er als volgt uit, bij veronderstelde aanname convenant in 2010 Verloop 2006 t/m 2010 Gem. < 30.000 inw.
2006
2007
index
2008
index
2009
index
2010
index
€ 11,00
€ 11,25
2,25%
€ 11,58
3,00%
€ 12,06
4,10%
€ 12,27
1,75%
Korting Index 0% Integratie uitkering Totaal gem <30.000
€ -0,21 € 0,84
€ 0,84
€ 1,14
€ 1,14
€ 1,14
€ 11,84
€ 12,09
€ 12,72
€ 13,20
€ 13,20
2010
index
2011
index
2012
index
€ 12,06
0,00%
€ 12,35
2,38%
€ 12,59
2,00%
Verloop 2010 t/m 2012 Gem. < 30.000 inw. Bezuinigingsafspraak Integratie uitkering Totaal gem <30.000
€ -1,00 € 1,14
€ 1,14
€ 1,14
€ 13,20
€ 13,49
€ 12,73
21
Bijlage 3c
Verloop indexen van 2010 t/m 2012 en minimum subsidie niveau 2010 voor gemeente Tiel
Verloop 2010 t/m 2012 Gemeente Tiel
2010
index
2011
index
2012
index
€ 14,20
0%
€ 14,54
2,38%
€ 14,83
2,00%
Korting Index 0% Bezuinigingsafspraak Totaal
€ 14,20
€ 14,54
€
-1,00
€
13,83
De extra kosten van €1 voor Tiel (prijspeil 2010) ten opzichte van gemeenten < 30.000 vloeien voort uit : - Extra personeel bij vorming basisbibliotheek overgenomen van de gemeente Tiel - Extra personele kosten voor de combinatiefunctie - Het voorzieningenniveau van Tiel als grootste vestiging is afgestemd op het niveau van een servicebibliotheek plus. (een servicebibliotheek plus is minimaal 30 uur per week open en omvat een ruim fysiek aanbod met lees/ raadpleegmogelijkheden en digitale werkplekken).
22
Bijlage 4
Rekenschema met subsidiecomponenten voor subsidiebeschikkingen.
Basispakket Basispakket Tiel Servicebibliotheek + Pluspakket
Subsidie 2012 gemeente [gemeente] € €
toelichting
[aantal inwoners] x € 12,73 = [aantal inwoners] x € 13,83 =
€
Extra pakket
€
Huisvesting
€
Totaal
€
definiëring huisvestingskosten zie Artikel 5.6
Indexering: ° De bijdrage per inwoner voor het basispakket wordt jaarlijks geïndexeerd (conform subsidieverordening basisbibliotheek, Artikel 7: Indexering subsidie). ° In geval van subsidiëring geldt voor de huisvestingskosten dezelfde indexering als voor de subsidie voor het basispakket.
i
Basis Onderwijs Pakket OBR: projecten (boeken, materialen en handleidingen voor de leerkracht) voor kinderen uit groep 1 t/m 8. Het aanbod is gericht op het stimuleren van taalontwikkeling, leesbevordering, zoekvaardigheidstraining en de kennismaking met de bibliotheek. Voor de scholen zijn er geen kosten aan verbonden.
23
