15 december 2014, nr. 16
1. Ondertussen in het provinciehuis… 2. De Aquabrowser en Mijn bibliotheek in beweging 3. Naar kortere workflows in Aleph! 4. Van BIOS2 naar BIOS3: de wijzigingen op een rijtje 5. Cata/strofe: tips & tricks binnen de catalografiemodule 6. Agenda voorjaar 2015 7. Praktische mededelingen
1. Ondertussen in het provinciehuis…. … zijn we onder andere bezig geweest met: o De planning voor de nieuwe aansluitingen in 2015: Ook in 2015 zullen zes bibliotheken instappen in het Provinciaal Bibliotheeksysteem. Het gaat om Sint-Genesius-Rode (Vubis), Kortenberg, Keerbergen, Galmaarden (Bidoc), Kapelle-opden-Bos en Zemst (Brocade). De vier eerstgenoemde bibliotheken sluiten aan in het voorjaar, meer bepaald op 15 juni 2015, de twee andere volgen op 15 december 2015. Alle bibliotheken hebben een eerste startgesprek gehad. Het PBSteam werkt nu samen met Libis verder aan de voorbereidingen voor de conversie. ▲
2. De Aquabrowser en Mijn bibliotheek in beweging De online toepassingen Aquabrowser en Mijn bibliotheek krijgen regelmatig updates met toevoegingen en verbeteringen. Recent werd in Aquabrowser versie 4.4 gereleaset en voor Mijn bibliotheek werd eind oktober versie 1.6.4 in gebruik genomen. De verbeteringen: Aquabrowser o
Lay-out recensies: Het recensieblok op de detailpagina kreeg een betere lay-out. Je kan doorklikken naar de volledige tekst via de knop lees meer, en met een aanduiding van diezelfde lees meer kan je zien tot waar in de tekst je gekomen was. Na het lezen van de recensie kan je er ook voor kiezen om de tekst terug te verbergen.
o
Alternatieve zoeksuggesties: als je bv. typefouten maakte bij een opzoeking, kreeg je vroeger al snel te zien dat er geen zoekresultaten te vinden waren. Nu werd dit verbeterd waardoor je meteen zoekresultaten te zien krijgt op basis van een alternatieve zoeksuggestie (zie vb. hieronder). Verdere verbeteringen aan de alternatieve zoeksuggesties volgen nog. Daarover later zeker meer.
Mijn bibliotheek o
Persoonlijke gegevens aanpassen: In het overzicht van de lidmaatschappen in Mijn bibliotheek is er een link geplaatst waarmee een gebruiker rechtstreeks naar het contactformulier wordt doorgestuurd. Gebruikers kunnen op deze manier aan de bibliotheek vragen om hun gegevens (adres, e-mailadres) aan te passen. Het contactformulier wordt doorgestuurd naar de bibliotheek in kwestie. Deze kan de nieuwe gegevens dan toevoegen in Aleph.
o
Gemakkelijker zoeken: in de administratiemodule van Mijn bibliotheek werd de snelle zoekfunctie verbeterd met Gebruikersnaam in plaats van Naam om een gebruiker op te zoeken. Voorheen kon hier per vergissing de naam van de gebruiker ingegeven worden terwijl dit vaak niet dezelfde is als de gebruikersnaam binnen Mijn bibliotheek. Je kan ook
rechtstreeks zoeken op bibliotheekkaartnummer, terwijl dit vroeger enkel bij uitgebreid zoeken mogelijk was. o
Online betaling voor e-boeken: Momenteel is deze functie nog niet beschikbaar, maar we willen wel al meegeven dat dit eraan komt. ▲
3. Naar kortere workflows in Aleph! Het is altijd mooi meegenomen als werk eenvoudiger en sneller kan. Daarom geven we in deze rubriek een paar vereenvoudigde workflows voor Aleph mee. o
Meteen naar de lener: In het bestandje circ.ini kan ingesteld worden dat de lezersinformatie na een uitlening of inname meteen geopend wordt in het tabblad Lezer. Nu moet je hiervoor nog klikken op de knop naar kas/lezer. Met deze instelling kan je na een inname of uitlening simpelweg klikken op het tabblad Lezer (of de functietoets F7 gebruiken) en het record van de lener wordt geopend. Wil jouw bibliotheek hier graag mee starten? Vraag het ons dan via de helpdesk.
o
Snellere afvoer: afvoer kan voortaan door enkel de exemplaren te verwijderen. Tot voor kort diende je ook de holding telkens te verwijderen, wat meer tijd in beslag nam. Maar dit moet nu niet meer. Libis heeft namelijk een service voorzien die lege holdings en lege (nietVlacc) bibliografische beschrijvingen verwijdert. Jullie hoeven enkel nog de exemplaren af te voeren. Ter voorbereiding hebben we een lijst opgevraagd met alle exemplaren die niet gekoppeld zijn aan een holding. De bibliotheken die een groot aantal van deze exemplaren hebben, zullen via mail gecontacteerd worden om het nodige opkuiswerk te doen. ▲
4. Van BIOS2 naar BIOS3: de wijzigingen op een rijtje Zoals we reeds aankondigden maakt het Agentschap SociaalCultureel Werk vanaf 2015 de overstap naar BIOS3, de vernieuwde toepassing voor de jaarlijkse cijfers. Het Agentschap heeft onlangs doorgegeven welke veranderingen zij doorvoerden aan de Bios-cijfers die de openbare bibliotheken jaarlijks indienen. Deze wijzigingen werden besproken in werkgroepen en zijn dus gedragen door de volledige sector. Ook met de PBS’en werd overlegd, aangezien het essentieel is dat de nieuw gevraagde gegevens ook daadwerkelijk geleverd kunnen worden. Wij hebben dit afgetoetst met Libis en dit zal geen probleem vormen, mits wat manuele aanpassingen aan de data door de bibliotheken zelf. Het Agentschap zal zelf uitgebreid álle veranderingen in álle categorieën toelichten (activiteiten, financiën, personeelsbezetting, collectie, lezers,…). Hiervoor werd een informatiesessie georganiseerd op 30 januari 2015 in het Provinciehuis. Het Agentschap zal jullie hier persoonlijk voor uitnodigen. Hier belichten we de wijzigingen in de cijfers die het PBS voor jullie aanlevert en automatisch inlaadt in de online module: collectiegegevens en lezersgegevens. Het is de bedoeling dat in 2015 reeds nieuwe gegevens worden geleverd. Het is dus essentieel dat jullie het eventuele manuele werk kunnen afronden vóór wij de gegevens een eerste keer opmaken eind januari 2015. Deze eerste versie dient als test en voor de opmaak van jullie jaarverslagen. Tussen eind januari en eind april hebben jullie vervolgens de tijd om deze gegevens te controleren en eventueel nogmaals exemplaren/lezers te corrigeren. Begin mei 2015 leveren wij de gegevens definitief aan het Agentschap. De belangrijkste aandachtspunten zijn de volgende:
o
Voor AVM bestaan nu veel specifieke codes opgesplitst voor jeugd/volwassenen en voor fictie/non-fictie. Tot nu toe werden deze gegevens samengeteld omdat het Agentschap deze opsplitsing als facultatief beschouwde en niet als verplicht. Deze opsplitsing is nu wel verplicht, waardoor bibliotheken die geen specifieke codes gaven aan exemplaren dat nu wel zullen moeten doen.
o
Voor Daisy bestaat nu 1 code: code 30. Ook hier wil het Agentschap een opsplitsing jeugd/volwassenen verkrijgen. Er werd dus een nieuwe code gemaakt: code 30 voor “daisy jeugd” en code 31 voor “daisy volwassenen”. Alle exemplaren die nu code 30 hebben, kregen in één beweging code 31, omdat de meeste daisy’s voor volwassenen bedoeld zijn. Jullie moeten manueel alle daisy’s voor jeugd een code 30 geven.
o
Games worden in BIOS3 apart bevraagd. Hiervoor werden 2 nieuwe codes gecreëerd: code 35 “Games jeugd” en code 36 “Games volwassenen”. Alle betrokken exemplaren moeten manueel deze codes verkrijgen.
Bij vragen kan je je
[email protected]. ▲
wenden
tot
Katie
via
[email protected]
of
5. Cata/strofe: tips & tricks binnen de catalografiemodule Naar aanleiding van de laatste focusgroep catalografie werden onlangs nieuwe, bijkomende sjablonen voor uitgebreide beschrijvingen aangemaakt voor de meest gangbare materiaalsoorten. Deze kregen dezelfde naam als de sjablonen voor de minimale beschrijving, met ter identificatie het achtervoegsel ‘_uitgebreid’. Voor de duidelijkheid kregen de overeenkomstige oude minimale sjablonen in hun benaming het achtervoegsel ‘_minimaal’. Deze werden waar nodig geüpdatet. Sjablonen zonder uitgebreid equivalent kregen geen achtervoegsel in de naam. Merk op dat in tegenstelling tot wat eerder aangekondigd werd de Vlacc-velden 600 en 650 (inhoudelijke ontsluiting) niet opgenomen werden in de uitgebreide sjablonen. Dit omwille van mogelijke problemen met de index achter deze velden. Je kan bestaande 600- en 650-velden wel kopiëren uit een Vlacc-beschrijving of alternatief een lokaal trefwoord toevoegen. Als je wat meer info wil verkrijgen over de soort inhoud die in een veld moet worden ingevuld, kan je in het tabblad Records de cursor in dat veld zetten en onderaan het tabblad Veldinformatie kiezen. Nog meer informatie over betekenis en gebruik van al deze velden, vind je bij de regelgeving op de website van Bibnet. Spelregels: o
Je gebruikt een minimaal sjabloon voor een titel waarvan je zo goed als zeker weet dat die later nog door Open Vlacc beschreven zal worden. In principe doe je dit enkel wanneer de wachttijd voor een Vlacc-beschrijving vrij lang is, zoals voor films.
o
Een uitgebreid sjabloon gebruik je voor documenten waarvan je (zo goed als) zeker weet dat ze nooit een Vlacc-beschrijving zullen krijgen, zoals een publicatie van de lokale heemkundige kring. Standaard is hier de status VOORLOPIG opgenomen. Indien je overtuigd bent dat de beschrijving voldoende volledig en accuraat is, dan kan je de status PBS toekennen. Op die manier kan je beschrijvingen die je nog moet nakijken onderscheiden van degene die ‘af’ zijn.
Bij vragen kan je je richten tot Guy via
[email protected] of
[email protected] ▲
6. Agenda voorjaar 2015 30 januari 2015
Infosessie BIOS3 georganiseerd door Agentschap Sociaal-Cultureel Werk – Provinciehuis (raadzaal)
2 maart 2015
Derde PBS-gebruikersdag - Provinciehuis
De volledige SBB-agenda kan je hier raadplegen.▲
7. Praktische mededelingen o
Nieuwe brochure Mijn bibliotheek staat online: Naar aanleiding van het responsive design beloofden we jullie een nieuwe brochure . Deze is ondertussen klaar, maar zal door ons niet meer afgedrukt en verspreid worden. De wijzigingen aan Mijn bibliotheek volgen elkaar immers in een snel tempo op, waardoor de brochure sneller verouderd kan zijn dan jullie ze kunnen uitdelen aan de gebruikers. Wij voorzien wel een afdrukbare versie van de brochure, die reeds via mail werd verspreid. Indien gewenst, kunnen jullie deze zelf in beperkte oplage afdrukken. We stuurden ook een pdf-versie van de brochure die jullie kunnen gebruiken voor de website, de blog,… van de bib. Tenslotte werd de brochure opgeladen in ISSUU, een online publicatiedienst. De brochure kan via deze site doorbladerd worden, wat een ‘echtere’ ervaring geeft aan de gebruikers dan een pdf. Via deze link kan je surfen naar de doorbladerbare brochure. Wil je de pdf-versies nog eens ontvangen? Stuur ons dan een mailtje naar
[email protected].
o Opkuis van blokkeringen en opmerkingen in Aleph: Regelmatig doen wij aan databankonderhoud om de lenersdatabank opgekuist te houden. Zo staan er heel wat blokkeringen of opmerkingen in het Aleph- en het PBS-bibliothekenrecord. Deze staan hier echter niet op de juiste plaats. Je krijgt hiervan namelijk geen melding in het tabblad inleveren/uitlenen en ze zijn geldig voor het volledige netwerk. Bovendien worden ze vaak vergeten en blijven ze lange tijd staan. We hebben Libis dan ook gevraagd om de opmerkingen en blokkeringen in het Aleph-record te verwijderen. In het PBSbibliothekenrecord gebeurt de opkuis manueel door ons. Daar wordt namelijk een blokkering geplaatst na het draaien van de custom-69. Als de reden voor de blokkering er niet meer is, wordt deze handmatig door ons verwijderd en ook de eventuele foto met rood kruis wordt verwijderd. Als de kosten en/of uitleningen wel nog openstaan, wordt de blokkering behouden. We willen vragen aan de medewerkers die de dossiers Bestuur opvolgen om ook het PBS-bibliothekenrecord na te kijken op blokkeringen. Leners kunnen hierdoor vaak niet uitlenen en de oorzaak wordt moeilijk gevonden. Vergeet ook de foto met het rode kruis niet te verwijderen. o
Vrolijk kerstfeest en een gelukkig Nieuwja ar: Afsluiten doen we door iedereen een fijne eindejaarsperiode te wensen! Tijdens de kerstvakantie zal er ook bij ons, door feestdagen en verlof, geen reguliere, uitgebreide helpdeskpermanentie kunnen zijn. Wij voorzien echter natuurlijk een noodpermanentie. Mogen wij je daarom vragen om via de helpdesktelefoon (016 26 70 01) enkel dringende problemen te melden (bijvoorbeeld connectieproblemen met Aleph, Aquabrowser of Mijn bibliotheek)? De helpdesktool en het PBS-emailadres (
[email protected]) blijven uiteraard bereikbaar voor alle niet-dringende problemen en opmerkingen. Handleidingen en bijkomende uitleg vind je ook altijd op PBS-net. ▲
Opmerkingen en suggesties met betrekking tot deze nieuwsbrief kan je altijd melden aan het PBS-team (
[email protected] - 016-26 70 01).
