14. Over de evaluatie van de werking van de ouderenadviesraad Elke gezonde organisatie of structuur stelt op regelmatige basis zichzelf de vraag: Zijn wij in feite
wel goed bezig? Ook voor ouderenadviesraden kan het uitermate nuttig zijn om eens stil te staan bij de eigen werking en om enkele tradities in vraag te stellen. Dat betekent niet dat de gehele werking moet worden aangepast, maar geeft wel de mogelijkheid om gericht enkele stappen vooruit te zetten. We geven hier enkele relatief eenvoudige aanzetten om op een creatieve manier werk te maken van een zelfevaluatie. Het zijn zeker niet de enige manieren.
14.1. Voorbeelden Opsporen van troeven en knelpunten Deze evaluatie is in feite een relatief eenvoudige oefening in drie stappen, die de betrokkenheid van alle leden garandeert. Stap 1 Ieder lid van de ouderenadviesraad wordt gevraagd om (eventueel vooraf) even na te denken over het functioneren van de raad in de voorbije jaren. Deze eerste vraag wordt individueel en liefst op papier beantwoord. Noteer dus individueel (daarvoor kan een aangepast sjabloon met 2 maal 3 vakjes worden opgemaakt): de 3 troeven of sterke punten van je adviesraad, de 3 knelpunten in de werking van je adviesraad. Stap 2 De verschillende individuele leden komen dan tijdens de vergadering samen in kleine groepjes (gedurende 20-30 minuten). Alle troeven en knelpunten van alle individuele leden worden naast elkaar op tafel gelegd. Het denkgroepje overlegt en weegt af wat nu precies de belangrijkste plusen minpunten zijn. Uiteindelijk kiest de groep uit de verschillende individuele aandachtspunten opnieuw de drie grootste troeven en de drie ergste knelpunten en noteert ze op een fiche.
52
Stap 3 De verschillende denkgroepjes smelten samen, zodat de volledige ouderenadviesraad de fiches met de aandachtspunten van de verschillende groepjes kan overlopen en bespreken. De adviesraad beslist zo als groep welke drie troeven en drie knelpunten nu precies het belangrijkst zijn. Motiveer ook waarom dat zo is. De troeven zijn de zaken die je als ouderenadviesraad extra in de verf zal gaan zetten. Het zijn de sterke punten van onze adviesraad. De knelpunten worden verbeterpunten, die door het bestuur of een werkgroep kunnen aangepakt worden. ‘Zijn wij een goede adviesraad’-test Deze werkwijze om enkele ‘verbeterpunten’ te ontdekken, is een eerder ludieke bezigheid en lijkt sterk op de vragenlijsten en testen die we terugvinden in de betere damesbladen. Alle aanwezigen krijgen de voorgedrukte lijst met stellingen over de werking van de ouderenadviesraad. Iedereen kan via een schaal (bv. 1 tot 5) aangeven in welke mate hij akkoord gaat met deze uitspraken. Deze test vind je terug in de bijlagen. Uiteindelijk is het niet zozeer de totale eindscore van de ouderenadviesraad die van belang is. Het is vooral interessant om even na te gaan welke onderdelen bij de meeste mensen een opvallend lage score hebben gekregen. De identificatie van deze punten vormt de (amusante) eerste aanzet van een verder overleg om tot verbeteringen te komen.
Sterkte-zwakteanalyse en omgevingsanalyse Deze wat complexere methode wordt ook wel eens aangeduid met de naam SWOT-analyse. Het letterwoord SWOT betekent strenghts (sterkte punten), Weaknesses (zwakke punten), Opportunities (kansen) en Treaths (bedreigingen). Het is een methode om op een systematische manier de bestaande situatie te analyseren en zo strategische toekomstkeuzes te maken. Via een SWOT-analyse zoeken we naar de sterktes en zwaktes die bestaan binnen de werking van de ouderenadviesraad. Het feit dat er geen spontane adviezen worden geven, zouden we als een “zwakte” kunnen aanduiden. De goede samenwerking met de schepen, kunnen we een “sterkte” noemen. Het gaat dus om vragen als: Waar zijn we als adviesraad goed in? Waar is ons advies minder goed in en waarin moeten we dus nog verbeteren? Als we de omgeving van de adviesraad analyseren, dan komen we automatisch tot de kansen en bedreigingen. Het gaat dan bijvoorbeeld over maatschappelijke evoluties, nieuwe keuzes van het gemeentebestuur enz. De grotere deskundigheid van vele jongere senioren door hun betere scho53
ling en beroepservaring kunnen we aanduiden als een nieuwe kans voor een ouderenadviesraad. Tenminste als we deze groep kunnen bereiken. Een mogelijke ‘bedreiging’ is immers dat adviesraden moeilijker vrijwilligers vinden. Hierbij gaat het dus om vragen als: Welke kansen bestaan in onze omgeving om onze doelstellingen nog beter te realiseren? Welke evoluties zien we in de samenleving en in onze eigen omgeving die onze werking kunnen hinderen? Bij een SWOT-analyse worden de sterktes en zwaktes van de ouderenadviesraad verbonden met de kansen en bedreigingen in zijn omgeving. Bij het uittekenen van krachtlijnen voor de komende jaren kan de ouderenadviesraad rekening houden met volgende vragen en situaties: Sterkte + kans: Welke sterkte kunnen we gebruiken om bepaalde kansen maximaal te benutten? Vb. Een ouderenadviesraad telt heel wat bekwame leden die adviezen formuleren met een duidelijke meerwaarde. Door de vergrijzing van de bevolking stijgt het aantal oudere kiezers. De adviesraad kan door deze combinatie echt wegen op het beleid en besluiten alles in te zetten op beleidsadvies vanuit het perspectief van de ouderen Sterkte + bedreiging: Welke sterkte kunnen we gebruiken als verdediging tegen een bepaalde bedreiging? Vb. Een ouderenadviesraad telt heel wat bekwame leden die adviezen formuleren met een duidelijke meerwaarde. De gemeente wil minder en minder weten van inspraak. De ouderenadviesraad kan veel energie investeren in goed onderbouwde spontane voorstellen om op termijn weer ernstig te worden genomen door het gemeentebestuur. Zwakte + kans: Beperkt een bepaalde zwakte de mogelijkheden van de ouderenadvies raad om bepaalde kansen te benutten? Vb. Een ouderenadviesraad is bijzonder eenzijdig samengesteld. De gemeente wil inspraak van alle bevolkingsgroepen opnieuw hoog op de agenda plaatsen. De ouderenadviesraad zal moeten overwegen om zijn samenstelling te verbreden, voordat de gemeente zelf via alternatieve kanalen de inspraak organiseert. Zwakte + bedreiging: Maakt een bepaalde zwakte de ouderenadviesraad extra gevoelig voor bepaalde bedreigingen? Vb. Een ouderenadviesraad is bijzonder eenzijdig samengesteld. Door de vergrijzing komen er ook heel wat allochtone ouderen bij. De ouderenadviesraad zal zich de vraag moeten stellen of zij nog als spreekbuis beschouwd kan worden van de gehele ouderenpopulatie. Opgelet! Deze methode veronderstelt wel de betrokkenheid van iemand die toch enige ervaring heeft met dit soort evaluaties.
54
14.2. Overzicht van aandachtspunten
A
dviesraden die een doorlichting maken van hun werking, slagen er meestal nog redelijk goed in om een evaluatie te maken van alle activiteiten en taken die ze hebben uitgevoerd. Aanwijzen welke opdrachten ze als adviesraad onbewust vergeten op te nemen is een heel stuk moeilijker. Om deze blinde vlekken op te sporen, kan een puntsgewijs overzicht van alle mogelijke aandachtspunten erg handig zijn bij zelfevaluaties voor adviesraden. Als afsluiter geven we een dergelijk overzicht mee. Bij al deze aandachtspunten kan een ouderenadviesraad analyseren wat de sterktes en zwaktes zijn, wat eventueel kansen en bedreigingen zijn. Men kan er ook een score aan verbinden om te controleren welke indruk de leden globaal genomen hebben over dit aspect van de werking.
Relatie tussen ouderenadviesraad en lokaal bestuur Beleidsadviesverlening informatie-uitwisseling met lokaal bestuur informatieverzameling door ouderenadviesraad studie- en onderzoekswerk door ouderenadviesraad advies op vraag van gemeente of OCMW aantal adviezen inhoud / kwaliteit van adviezen advies op eigen initiatief aantal adviezen inhoud / kwaliteit van adviezen gemotiveerde reactie op adviezen door het lokaal bestuur betrokkenheid van ouderenadviesraad bij andere inspraakinitiatieven Samenwerking en communicatie contacten met begeleidende ambtenaar contacten met gemeentebestuur / bevoegde schepen contacten met OCMW contacten met gemeentediensten… afsprakennota tussen adviesraad en lokaal bestuur Ondersteuning financiële ondersteuning zoals werkingsmiddelen administratieve ondersteuning zoals secretariaat logistieke ondersteuning zoals vergaderzalen, materialen
55
Relatie met verenigingen, adviesraden… Samenwerking en communicatie met verenigingen en adviesraden contacten met verenigingsleven functioneren van afgevaardigden van verenigingen in de raad coördinatie… van werking van het verenigingsleven organisatie van activiteiten, uitstappen… contacten met andere adviesraden in de gemeente contacten met ouderenadviesraden uit andere gemeenten andere elementen Samenstelling van de ouderenadviesraad aantal leden representativiteit en diverse samenstelling (leeftijd…) man/vrouwverhouding aanwezigheid van deskundigheid en kennis andere elementen
Relatie met bevolking, doelgroepen… Communicatie, informatieverspreiding communicatie over activiteitenaanbod voor ouderen in de gemeente communicatie over adviesraad voor ouderen en/of andere inwoners van de gemeente communicatie met media, pers bevorderen van betrokkenheid en participatie van brede lage van de (ouderen-)bevolking deskundigen, bevoorrechte getuigen
Interne werking en structuur van de ouderenadviesraad aangepaste structuur werking algemene vergadering, vergadercultuur, … werking bestuur, vergadercultuur, … werking van werkgroepen, commissies, … statuten en huishoudelijk reglement taakverdeling werving nieuwe leden vorming, bijscholing, … van de leden andere elementen
Zie bijlage 8 ‘zijn wij een goede adviesraad’ - test.
56
