14. Manažerský informační systém – Scorecarding & Reporting 15. Datová analýza a hledání souvislostí v datech
Verze dokumentu: 1.0 Autor: Pavel Cach, Microsoft Časová náročnost: 50 – 60 minut
1
Obsah: Práce s Manažerským informačním systémem a datové analýzy z prostředí portálu Strana 4, 5 minut
Analýza dat z prostředí Proclarity
Práce s předpřipravenými reporty v aplikaci Proclarity Strana 13, 10 minut
Statické a parametrizované reporty
Strana 6, 10 minut
Strana14, 10 minut
Práce s předpřipravenými reporty v internetovém prostředí Proclarity Strana 11, 10 minut
Finanční analytik – práce s Excelem 2007 Strana 16, 10 minut
2
Práce s Manažerským informačním systémem a datové analýzy z prostředí portálu Cílem je provést základním analýzu prodeje z prostředí intranetového portálu Kopie obrazovek
Provedené akce
Detailní postup 1.
Do prohlížeče zadejte http://intranet
2.
Přejděte na MIS -> Analýza prodeje HW a komponent
Cílem bude provést základní analýzu prodeje, především z pohledu manažera.
3.
Ujistěte se, že zobrazená data se týkají všech produktů (u položky Produkt vybrány Všechny produkty)
Podívejte se na obchodní výsledky všech produktů
4.
Zkontrolujte jednotlivé KPI, podívejte se na připojené grafy
Přihlaste se ke stanici, přejděte na sekci Manažerského Informačního Systému
Krok 2
Krok 3
3
5.
Změňte zobrazovaná data na Servery – v levé horní části otevřete záložku Produkt, zrušte výběr Všechny produkty a vyberte PC -> Servers
6.
Klikněte Apply
7.
Dojde k přepočítání scorecardů a připojených grafů
8.
Na grafu Hrubý zisk v % klikněte na zápornou hodnotu v červenci 2007
9.
Dojde k překreslení grafu, zobrazí se detaily. Klikněte na modrý graf záporné hodnoty, případně na Region 1
Porovnejte obchodní výsledky všech produktů a pouze serverů
Krok 5 Zjistili jsme, že servery mají zápornou marži, provedeme drilldown analýzu záporných hodnot v grafu Hrubého zisku. Porovnávat budeme podle: -
prodejců
-
regionů
Z výstupu je patrné, že za záporné marže v červenci je zodpovědná Rhonda Gliss 10. Malou šipičkou v pravé horní části grafu rozbalte menu, klikněte na Obnovit zobrazení – dojde k zobrazení grafu v původním zobrazení Krok 10
11. Na grafu Hrubý zisk v % klikněte pravým tlačítkem na zápornou hodnotu v červenci 2007 12. Vyberte Rozbalit na -> Geography -> Region Z výstupu je patrné, že za záporné marže v červenci jsou pouze v Severní Amarice 13. Kliknutím na North America zjistíme, že zápornou marži mají Spojené Státy. 14. Malou šipičkou v pravé horní části grafu rozbalte menu, klikněte na Obnovit zobrazení – dojde k zobrazení grafu v původním zobrazení
Krok 11-12
Tímto role manažera končí, další analýzy jsou již na datovém analytikovi
4
Analýza dat z prostředí Proclarity Datový analytik provede další analýzu prodeje serverových produktů Cílem je podat přesnější informace o tom, proč je hrubá marže za poslední rok ve dvou měsících záporná Kopie obrazovek
Provedené akce Spusťe aplikaci Proclarity, nastavte datové připojení na příslušný server, proveďte další potřebná nastavení.
Detailní postup 1.
Z plochy spusťte „Proclarity Desktop Professional“
2.
Klikněte Skip, prohlídku nepotřebujeme
3.
V Okně Welcome vyberte Cube for browning“
4.
V dialogovém okně Connect zadejte jméno serveru „srvsql01“
5.
V dialogu Open Cube vyberte PDW a Performance
6.
Klikněte na Chart View
7.
Nastavte zobrazení tabulky v dolní části – na liště ikona View -> Grid->Bottom
8.
Zapněte automatické přepočítávání – nastavte v horní liště View ->Auto Apply
Krok 5
Krok 7 Sestavte graf, který bude zobrazovat Hrubý zisk podle prodejců (SalesRep) za posledních dvanáct měsíců pro serverové produkty. Výsledkem je identický graf, který jsme viděli v portálovém prostředí. Budeme pracovat s: -
Hrubou marží - Gross margin %
-
Časovým období posledního roku
-
Dimenzí obchodních zástupců
-
Omezíme produkty pouze na servery
9.
V poli Background (vlevo dole) dvakrát klikněte na položku „Measures – Sales Amt“)
Krok 9
5
10. V poli All Measures vyberte Gross Margin % 11. Přejeďte myší do prostoru grafu, dojde k přepočítání 12. V poli Columns dvakrát klikněte na Time Calendar, v poli All Measures vyberte Last 12 Cal Month w/Sales % 13. Přejeďte myší do prostoru grafu, dojde k přepočítání
Krok 10
14. Z pole Rows vyhoďte (vytáhněte Drag and Drop) Customers
Krok 14
6
15. V části Hierarchies->All Hierarchies přejděte na SalesRep->SalesRep hierarchie a Drag and Drop ji přesuňte do pole Rows 16. Přejeďte myší do prostoru grafu, dojde k přepočítání
Krok 15
17. Nastavte omezení na servery: V části Hierarchies>All Hierarchies klikněte pravým tlačítkem na Products->Product, vyberte Select Items
Krok 17
7
18. V nabídce Select Items přejděte na All Product -> PCs, klikněte na Servers. Tímto se přenesou do pole Background.
Krok 18
19. Přejeďte myší do prostoru grafu, dojde k přepočítání 20. V pravé části grafu klikněte na WorldWide Sales, dojde k rozpadu na Regionální a Globální V této části vypadá graf identicky jako graf z prostředí portálu. Krok 20 Proveďte analýzu podle prodejců, regionů, zákazníků…
21. Klikněte na zápornou hodnotu v červenci (Jul-07) Vidíme, že zápornou marži generuje Region1 22. Klikněte na Region1. Vidíme že, záporné hodnoty má pouze Rhoda Gliss
Krok21
23. Klikněte pravým tlačítkem na kterékoliv položce zobrazující uživatele „Rhoda Gliss“ ->ShowOnly >SalesRep-Rhonda Gliss. Tímto budeme dále analyzovat pouze uživatele RhondaGliss Krok 23
V následující části provedeme analýzu podle regionu: 24. Klikněte pravým tlačítkem na Jul-07 -> DrillDown >Geography->Region
8
25. Postupným proklikáváním záporných hodnot – NorthAmerica, USA, Washington se dostaneme až k informaci, že záporná marže je ve městě Seattle. V následující části provedeme analýzu podle zákazníků: 26. Klikněte pravým tlačítkem na kterékoliv položce v grafu, vyberte DrillDown->More>Customer>Customer Z grafu je čitelné, že záporné prodeje jsou přes nepřímý prodej 27. Postupným proklikáváním záporných hodnot zjistíme, že obě záporné marže jsou u jednoho zákazníka Analýzou jsme zjistili, že prodejce Rhoda Gliss prodávala se zápornou marží v Seattlu do společnosti Clifford Distributors.
9
Manažer i datový analytik – práce s předpřipravenými reporty v internetovém prostředí Proclarity Cílem je podívat a seznámit se s datovými výstupy v prostředí internetového prohlížeče Kopie obrazovek
Provedené akce V prostředí intranetu přejděte na MIS -> Proclarity Analytics Server
Detailní postup 1.
Do prohlížeče zadejte http://intranet
2.
Přejděte na MIS -> Proclarity AS
3.
Klikněte na jméno knihovny Adventure Works, dále na: - EN Adventure Works (hodně reportů), - Proclarity Reporty (vybrané nejlepší, přejmenovány)
4.
Klikněte na první graf, případně vyberte jiný
5.
Klikněte na jednotlivé položky v grafu, vyberte si z podnabídky a proveďte Vámi vybranou operaci.
6.
Pohybujete se v prostředí internetového prohlížeče, pro návrat operaci použijte tlačítko zpět.
Krok 3 Vyzkoušejte si možnosti práce s Proclarity v prostředí internetu
Krok 5
10
7.
Pro změnu zobrazení grafu přejděte na záložku Zobrazení, v levé části obrazovky si vyberte požadovaný typ
8.
Pro výběr jiného grafu klikněte v navigačním menu na záložku Obsah
9.
Vyberte jiný graf
Krok 7
10. Provádějte další analýzy
Krok 8
11
Manažer i datový analytik – práce s předpřipravenými reporty v aplikaci Proclarity Cílem je podívat a seznámit se s datovými výstupy a reporty v prostředí aplikace Proclarity Kopie obrazovek
Provedené akce Spusťte aplikaci Proclarity, otevřete předpřipravené reporty
Detailní postup 1.
Z plochy spusťte „Proclarity Desktop Professional“
2.
Klikněte Skip, prohlídku nepotřebujeme
3.
V Okně Welcome vyberte Proclarity Analytics Server
4.
Pokud spouštíte Proclarity poprvé, v dialogu Log in zadejte http://srvsql01/pas
5.
V okně Retrieve Book vyberte EN Adventure Works (hodně reportů), Proclarity Reporty (vybrané nejlepší, přejmenovány)
6.
Jděte do menu View, zapněte volbu AutoApply pro automatické překreslování
7.
Procházejte připravenými grafy, jejichž seznam se otevřel po levé straně.
8.
Pomocí standardní navigace se vnořujte do dalších dimenzí.
Krok 4
Performance mapa -… – plocha udává prodané množství, barva slevu
Krok 8
9.
Pro pokročilejší úpravu reportů klikněte v horním menu na ikonu Setup
12
Statické a parametrizované reporty Statické reporty slouží k prohlížení plochých informací, pouze s omezenou možností parametrizace případně úpravy reportů Kopie obrazovek
Provedené akce Přejděte do sekce reportů
Detailní postup 1.
Do prohlížeče zadejte http://intranet
2.
Přejděte na MIS -> Produktový katalog a další reporty
3.
Otevřete libovolný report. Následující body jsou pro report Produktový katalog
4.
V zobrazeném reportu (Produktový katalog) přecházejte do různých sekcí podle zobrazeného obsahu v levé části.
5.
Vyzkoušejte si možnost exportu do jiných formátů (Excel)
Krok 2 Procházejte reportem, exportujte do jiného formátu.
Krok 4
Krok 5
13
Podívejte se na další reporty, další možnosti
6.
Pro výběr jiného reportu klikněte na odkaz Reporty
7.
Vyberte jiný typ reportu: - Přehled prodeje – Prodej podle komponent a roků - Prodej podle zamestnancu – parametrizovaný report s drill through; třeba zadat rok, měsíc a jméno zaměstnance, pro kterého se zobrazí report (12/2003, Pamela - Prodej podle produktů. Parametrizovaný report s grafickými prvky
Krok 6
14
Finanční analytik – práce s Excelem 2007 Úkolem je provést analýzu dat v Excelu s datovým připojením na server. Po změně jazykového prostředí Excelu se podíváme na přizpůsobení dat v samotném dokumentu Kopie obrazovek
Provedené akce Spusťte klienta Excel 2007. Nejprve přidejte propojení na datový zdroj, který je připojen ke kostce finančních dat hostovaných službou SQL Server 2005 Analysis Services.
Krok 8
Pro analýzu dat budete potřebovat pracovat s:
1.
V nabídce Start vyberte aplikaci Microsoft Office Excel 2007.
2.
Přejděte na kartu Data v horním pásu karet.
3.
Klepněte na tlačítko Existující připojení.
4.
Vyberte možnost Databáze Prodejů
5.
Klepněte na tlačítko Otevřít.
6.
V dialogovém okně Importovat Data klepněte na tlačítko OK.
7.
V seznamu polí kontingenční tabulky přejděte ke kategorii Datum. Rozbalte uzel Fiskální.
-
Fiskálním čtvrtletím (kvartál)
-
Produktovými kategoriemi
8.
-
Souhrnem prodeje (objemem obchodu)
9.
-
Poměrný zisk (hrubá marže)
Přidejte tyto položky do kontingenční tabulky Krok 14
Detailní postup
Vyberte položku Fiskální Q v roce (Fiskální kvartál, čtvrtletíroku).
10. Přetáhněte položku Fiskální Q v roce ze sloupce Popisky sloupců do sloupce Popisky řádků. 11. V seznamu polí kontingenční tabulky přejděte ke kategorii Produkt. 12. Vyberte možnost Produktové kategorie. 13. V seznamu polí kontingenční tabulky přejděte ke ∑ Shrnutí 14. Vyberte možnost Objem obchodu. 15. Vyberte možnost Poměrný zisk (Marže z hrubého zisku).
Krok 15
15
Pro omezení dat jen na informace, které chce analyzovat, použijte u dat v kontingenční tabulce filtry. Zajímá nás pouze první čtvrtletí.
16. V kontingenční tabulce rozbalte rozevírací nabídku vedle položky Popisky řádků. 17. Zrušte zaškrtnutí políčka Vybrat vše. 18. Zaškrtněte políčko FY Q1. 19. Klepněte na tlačítko OK.
Krok 22,23 Použije u datových sloupců, podmíněné formátování, aby byla lépe vizualizována data, s nimiž se pracuje.
20. V kontingenční tabulce vyberte jednu z hodnot ve sloupci Objem obchodu. 21. Ujistěte se, že pracujete na domovské kartě pásu karet. 22. Klepněte na tlačítko Podmíněné formátování a vyberte možnost Datové čáry. 23. Vyberte první možnost Modrá datová čára.
Krok 27, 28
24. Přejděte ukazatelem myši na malé pole s možnostmi, které se zobrazí vedle právě naformátované buňky, a rozbalte rozevírací nabídku. 25. Vyberte možnost „Všechny buňky zobrazující
16
„Objem obchodu“ hodnot pro ketegorie. 26. Rozbalte uzel Kola. 27. Vyberte jednu z datových buněk pod uzlem Kola (například Horská kola).
Krok 29, 30
28. Klepněte na tlačítko Podmíněné formátování a vyberte možnost Datové čáry. 29. Jako stínování vyberte možnost Červená datová čára. 30. Přejděte ukazatelem myši na malé pole s možnostmi, které se zobrazí vedle právě naformátované buňky, a rozbalte rozevírací nabídku. 31. Vyberte možnost Všechny buňky zobrazující “Objem Obchodu” hodnot pro “Subkategorie”. 32. Sbalte uzel Kola. 33. Rozbalte uzel Oblečení a přecházením na stínování sledujte různé úrovně u jednotlivých uzlů. 34. Sbalte uzel Oblečení. 35. Vyberte jednu z hodnot ve sloupci Poměrný zisk. 36. Klepněte na tlačítko Podmíněné formátování a vyberte možnost Barevné škály. 37. Vyberte možnost zcela vlevo. 38. Přejděte ukazatelem myši na malé pole s možnostmi, které se zobrazí vedle právě naformátované buňky, a rozbalte rozevírací nabídku. 39. Vyberte možnost Všechny buňky zobrazující “Poměrný zisk” hodnot. Nyní můžete zahájit analýzu dat. Nejprve se zobrazte uzel Bikes (Kola), abyste získali lepší obrázek o maržích zisku pro různé typy kol, které tvoří značný objem prodeje ve společnosti AdventureWorks.
40. Rozbalte uzel Kola.
Díky podmíněnému formátování, které se pro buňky nastavilo, se můžete hned podívat, zda je problém u marží ze zisku u turistických kol. Procházením dat se zjistí, že je problém s celou produktovou řadou, nikoli jen s jedním typem kola.
42. Umístěte ukazatel myši na jednu z buněk s názvy produktů. Tím zvýrazníte způsob, jakým se rozbalují všechna metadata spojená s danou položkou.
Pokud uvažujete, zda se kola neprodávají dobře jen v některé oblasti, přidejte do kontingenční tabulky data oblasti prodeje. Bohužel tohle nebylo správné – je vidět, že marže z prodeje jsou nedostačující ve všech oblastech.
43. Sbalte uzel Turistická kola.
41. Rozbalte uzel Turistická kola. (Poměrný zisk je špatný u všech turistických kol)
17
V další fázi se rozhodnete podívat se na procenta slev. Po přidání těchto dat do grafu je vidět, že na turistická kola jsou patrně opravdu poskytovány mnohem větší slevy než na ostatní typy kol. Procházením dat se zjistí, že turistická kola byla značně zlevněná. Na základě této analýzy je možné dojít k závěru, že velké slevy narušují marže z hrubého zisku u turistických kol. To je cenné zjištění a zároveň takové, které bude management chtít důkladněji přezkoumat.
Podívejme se, jestli není problém v regionu 44. V seznamu pole kontingenční tabulky přejděte na kategorii Komerční oblast. 45. Zaškrtněte políčko Obchodní oblast. (Poměrný zisk turistických kol je špatný ve všech regionech) 46. Zrušte zaškrtnutí políčka Sales Territory.
Podívejme se, jestli není problém se slevou 47. V seznamu pole kontingenční tabulky přejděte na kategorii Prodej přes obchodníky. 48. Zaškrtněte políčko Sleva % 49. Vyberte jednu z buněk ve sloupci Sleva %.
50. Klepněte na tlačítko Podmíněné formátování a vyberte možnost Barevné škály. 51. Zvolte druhou možnost zleva (Červená – Žlutá Zelená). 52. Přejděte ukazatelem myši na malé pole s možnostmi, které se zobrazí vedle právě naformátované buňky, a rozbalte rozevírací nabídku. 53. Vyberte možnost Všechny možnosti zobrazující Sleva hodnot. 54. Rozbalte uzel Turistická kola. Problém je v procentu slevy u turistických kol 55. Sbalte uzel Turisitcká kola.
18
U vícejazyčných společností je třeba zajistit jednu verzi pravdy přes další jazykové mutace. Otestujeme, jak se bude chovat náš dokument, pokud ho otevře anglicky mluvící kolega.
56. Uložte dokument na lokální disk tak, abyste ho mohli bezproblémově otevřít. Přepněte Excel do angličtiny 57. Klikněte na tlačítko se symbolem MS Office (levý horní roh) 58. Klikněte na Možnosti aplikace Excel
Krok 62, 63
59. Klikněte na Jazykové nastavení 60. Změňte jazyk na English 61. Klikněte na OK 62. Zavřete a znova otevřete Aplikaci Excel (případně všechny ostatní aplikace MS Office) 63. V anglickém prostředí MS Excel otevřete Vámi uložený dokument v předchozích krocích
Krok 64 64. Na záložce data klikněte na Refresh ALL 65. Potvrďte dialog tlačítkem OK Došlo k překladu položek a datových polí do angličtiny
Krok 69
19
