eCourse; Moeiteloos leren leidinggeven Beantwoord eerst de volgende vragen: 1. Welke inzichten heb je gekregen n.a.v. het vorige deel en de oefeningen die je hebt gedaan? 2. Wat heb je er in de praktijk mee gedaan? 3. Wat was het effect op de ander cq de situatie?
Deel 12/12 Ontdek die ene aanpak waarmee je al je problemen oplost In dit hoofdstuk komen alle thema’s, die je hebt gelezen en toegepast, samen tot één aanpak. Een aanpak die je kan helpen bij het omgaan met je worstelingen of issues als manager. Wanneer je heel effectief leert omgaan met al deze worstelingen, heb je tijd over om aandacht te besteden aan zaken waar je normaal geen tijd voor had. Stel je eens voor dat je tijd hebt voor het invoeren van nieuw beleid, dat je veel meer aandacht kunt geven aan mensen die goed functioneren zodat ze niet weglopen, dat je tijd hebt om de waarden en visie van het bedrijf te verankeren in je team etc. En niet onbelangrijk, dat je ook nog eens het gevoel hebt dat je energie krijgt van je werk in plaats van dat het misschien energie kost, dat je veel meer plezier ervaart in je werk en een veel meer tevreden gevoel overhoudt aan een dag werken. Dit alles is te bereiken door onderstaande aanpak toe te passen wanneer iets niet lekker loopt in je werk. Aan welke zaken kun je denken wanneer iets niet lekker loopt? Hoe zorg ik er voor dat mijn mensen echt naar me luisteren en doen wat ik wil? Hoe krijg ik draagvlak van mijn team? Hoe krijg ik mensen in beweging? Hoe leer ik meer loslaten/delegeren in het kader van Het Nieuwe Werken? Hoe geef ik meer vertrouwen aan mijn mensen? Hoe zorg ik dat mijn mensen meer verantwoordelijkheid nemen/zelf oplossingen aandragen? Hoe ga ik om met een slecht functionerende medewerker? Hoe krijg ik mijn team productiever/effectiever? Hoe leer ik effectief feedback geven? Hoe zorg ik er voor dat ik niet meer zo geleefd wordt door mijn agenda maw hoe krijg ik de regie over mijn werk? Dit soort problemen komen veelvuldig voor bij managers. Uiteraard zijn er nog veel meer te benoemen. Realiseer je dat al je problemen zijn op te lossen door de hieronder geschetste aanpak. Mits het probleem niet op te lossen is door het invoeren van regels/procedures e.d.
eCourse; Moeiteloos leren leidinggeven In dit hoofdstuk krijg je weinig nieuwe informatie. Wel komen alle invalshoeken uit de vorige delen samen tot één aanpak waardoor kwartjes kunnen vallen. Alle verschillende invalshoeken zijn nodig om deze ene aanpak werkelijk te begrijpen. Hoe om te gaan met al je problemen? Twee groepen De geschetste problemen zijn op te delen in twee groepen. De eerste groep bevat problemen die je toewijst aan de ander (bijv. mijn team is niet effectief genoeg). De andere groep bevat problemen die je toewijst aan jezelf (bijv. ik heb moeite met loslaten). Eerste groep; problemen die je toewijst aan een ander We beginnen bij de eerste groep. Realiseer je dat het probleem niet bij de ander ligt maar bij JOU. De gedachte hierachter is als volgt. Bij al je problemen die over anderen gaan, ben JIJ niet in staat dingen voor elkaar te krijgen, zaken te veranderen. JIJ ervaart iets als een probleem. De ander doet alleen maar of anders gezegd ‘is alleen maar’. Het gaat hier over het gevecht met de realiteit. De realiteit is bijvoorbeeld dat een medewerker niet functioneert, dat je geen draagvlak hebt van je team voor je idee, dat mensen niet luisteren etc. Deze zaken worden pas een probleem als jij het ook als een probleem ervaart (door in negatieve emoties te belanden) door te willen dat dingen om je heen anders gaan dan ze gaan. Je hebt hier een overtuiging die tegen de realiteit increeert. Je wilt bijvoorbeeld dat je medewerker meer verantwoordelijkheid gaat nemen. De realiteit is echter dat hij of zij die verantwoordelijkheid niet neemt. Een belemmerende overtuiging kan dan zijn: ik vind dat hij zijn verantwoordelijkheid moet nemen. Er is dus een gap tussen wat is en wat jij wilt. De uitdaging is om effectief met deze gap om te gaan. Gap tussen ‘wat is’ en ‘wat jij wilt’ Vaak wordt er niet effectief omgegaan met deze gap. Misschien herken je wel dat wanneer iets niet gaat zoals jij wilt dat het gaat, de kans groot is dat jij in negatieve emoties schiet als onmacht, teleurstelling of frustratie. Op zo’n moment ben je niet meer effectief. In deze emotie ervaar je stress en/of spanning. Je zit in een kramp. Je heb geen ruimte om te zien hoe je effectiever met die situatie om kunt gaan. Je gebruikt vervolgens je emoties om iets te bereiken. Wie weet laat jij je frustratie duidelijk merken aan de ander en wordt de ander ‘angstig’ van jouw ‘aanval’. Het kan best zijn dat de ander gaat doen wat jij wilt. Waardoor je het idee hebt dat je een positief effect hebt bereikt. Maar hoe effectief is dat? De ander gaat op basis van angst iets wel of niet doen. Op de langere termijn is dat geen goede motivatie dingen te doen cq te veranderen. Want wil jij medewerkers hebben die op basis van angst gedrag tonen?
eCourse; Moeiteloos leren leidinggeven Een ander gevolg van het reageren vanuit emoties kan zijn dat de relatie onder druk staat. Er is geen openheid, geen echte aandacht voor de ander en geen begrip. Waardoor er weinig respect zal zijn voor jouw manier van managen. Dit betekent dat je reparaties moet verrichten in de relatie. Alleen maar omdat jij jezelf niet in de hand had. Omdat jij je emoties niet onder controle had. Het repareren van relaties kost vervolgens veel tijd. Tijd die je waarschijnlijk liever besteed aan iets anders. Is het dus niet slimmer een effectievere manier te zoeken waardoor je veel tijd bespaart, de relatie heel houdt en de manager bent die jij wilt zijn? Effectief omgaan met de gap Dit kan door je te realiseren dat jij 100% invloed hebt op je eigen acties. Dat het veel effectiever is zelf te veranderen wil je de ander veranderen. Natuurlijk is het mogelijk de ander in beweging te krijgen. Hoe? Door ongelofelijk goed te weten welke beinvloedingsmogelijkheden jij hebt vanuit jouw cirkel van invloed, om de ander te proberen te veranderen. Je richt je hiermee op je verlangens en laat je niet leiden door emoties gevoed door angsten. Wanneer jij weet hoe jij als leidinggevende het liefst wilt zijn (je verlangens) kun je werkelijk effectief zijn. Terug naar de twee groepen problemen die voor kunnen komen. Hierboven is de eerste groep problemen geschetst; problemen die je toewijst aan een ander. Deze zeggen uiteindelijk alleen maar iets over jou. De tweede groep problemen, waarbij je problemen toewijst aan jezelf, gaan uiteraard ook over jezelf. Dit behoeft geen verdere uitleg lijkt me. Kortom; alle problemen die jij ervaart zegt alles over jou en niets over de ander. Het stappenplan naar effectief gedrag Effectiever worden begint dus met het vaststellen van je probleem en constateren dat dit alles over jezelf zegt. Je neemt eigenaarschap van het probleem. Jij ervaart het dus het is van jou. Vervolgens maak je de volgende stap. Je stelt jezelf de vraag ‘wat is je grootste zorg’ of ‘wat is je last’ of ‘wat vind je lastig’ in de situatie waar je vastloopt. Belangrijk is dat je heel helder hebt waar je exacte zorg zit. In het voorbeeld: Hoe creëer ik draagvlak bij mijn team?, stel je de vraag: Wat is mijn last precies? Vaak komen dan antwoorden als: Ik vind het moeilijk mensen te overtuigen, het gaat allemaal zo traag, mensen zeggen alleen maar wat ze niet willen, ze klagen alleen maar. De laatste twee gedragingen gaan alleen maar over de ander. De kunst is om gedrag te zoeken dat alleen maar over jou gaat en wat jou het meest dwars zit. Bijvoorbeeld: Het gaat allemaal zo traag en daar heb ik last van. Stel de vraag: Van welk gedrag van mezelf heb ik dan last? Van mijn ongeduld (je belemmerend gedrag). Dit is de kern van het probleem. Je hebt last van je ongeduld. Jij bent niet in staat goed om te gaan met je eigen ongeduld.
eCourse; Moeiteloos leren leidinggeven Onkruid wieden Vervolgens ga je onderzoeken waar het ongeduld over gaat. Wat is daar de kernovertuiging. Hier ga je de stappen van het ‘onkruidje wieden’ toepassen. Wat doe je allemaal als je ongeduldig bent? Ik ga de ander overtuigen, ik luister niet meer echt, mijn ademhaling wordt sneller, ik ga zweten. Welke emotie speelt hier mee? Teleurstelling, onmacht. Je onderzoekt vervolgens welke overtuigingen ten grondslag liggen aan je ongeduld. Je stelt jezelf de vraag: Wat denk je allemaal wanneer jij in je ongeduld schiet? Hier komen overtuigingen als: ik wil dat ze niet zo klagen, ik wil dat ze naar me luisteren, ze moeten niet zo moeilijk doen, ik baal dat ik ze niet op één lijn krijg. Vaak gaan de meest overtuigingen over de ander. Zo ook in dit voorbeeld. Je wilt dat de ander verandert. Kijk maar eens goed naar je overtuigingen. Een interessante vraag is: Voor welke overtuigingen kun jij verantwoordelijkheid nemen? Alleen maar voor diegene die over jezelf gaan. Jij kunt je eigen overtuigingen veranderen en daarmee je gedrag. Je kunt geen verantwoordelijkheid nemen voor overtuigingen die over het gedrag van de ander gaan. Toch zitten onze gedachtes veelvuldig bij het willen veranderen van de ander. Onderzoek maar eens welke overtuigingen jij allemaal hebt als jij ergens vastloopt; zijn ze gericht op de ander of op jezelf? Belemmerend gedrag levert iets op Vervolgens komt de vraag: Wat levert dit gedrag, je ongeduld, je op in positieve zin waardoor jij dit gedrag in stand houdt? Vaak gaat ongeduld over de baas willen spelen, de macht willen hebben. Wat levert dit gedrag in negatieve zin op? Onrust bij jezelf, de ander voelt je ongeduld en slaat dicht, de ander gaat in de weerstand, de relatie is verstoord. Vind en ervaar de angst Nu komt de cruciale vraag: Wat is het ergste wat er kan gebeuren als jij geduldig gaat zijn? Dat ze niet luisteren, dat er niets gebeurd, dat iedereen maar iets doet. Je stelt de vraag: Wat is daar zo erg aan voor jou? Soms is het heel moeilijk dit te achterhalen. Helpend kan zijn te zien dat je aan het vechten bent met de realiteit. Ik zeg vaak tegen mensen tijdens het begeleiden van dergelijke processen: Oke, dan luisteren ze niet, Oke, dan gebeurt er niets. Dat is dan de realiteit. Sommige mensen vinden dat niet erg, maar blijkbaar vind jij dit wel erg? Wat is er zo erg aan voor jou als er niets gebeurt? Dit is een hulpmiddel om uit te komen bij je angst. Vaak gaan deze angsten in de richting van: falen, te weinig zelfvertrouwen, te weinig eigen waardering etc. Vul voor jezelf eens in wat je angst is, mits jij je herkent in momenten van ongeduld. Accepteer de angst Na deze stap begint het ACCEPTEREN. Accepteer dat je een angst hebt om ............te falen, te weinig waardering voor jezelf hebt, te weinig
eCourse; Moeiteloos leren leidinggeven zelfvertrouwen hebt etc. Jij bent een mens met mooie en minder mooie kanten. Omarm beide kanten. Als het je lukt om een gevoel van ontspanning, rust of iets soortgelijks te creëren, heb je het daadwerkelijk geaccepteerd. Benoem verlangens Ga vervolgens naar je verlangen. Bedenk wat je liever zou willen creëren. Wie wil je liever zijn. Ook dit is reeds uitgebreid besproken in eerdere hoofdstukken. Belangrijk is dat je helpende overtuigingen creëert die je een goed gevoel geven. Zodat je weer ruimte voelt, en daardoor nieuwe mogelijkheden ontdekt om met de situatie anders om te gaan. Meestal gaan helpende overtuigingen in de richting van: het is goed zoals ik ben, ik mag fouten maken, ik ben rust, ik vertrouw op mezelf. De volgende stap is het bedenken van pro-actieve acties. Op het moment dat je in je ongeduld schiet, en het moeilijk vindt draagvlak te creëren, wat ga je dan anders doen? Pro-actieve acties kunnen zijn: ik ga luisteren, ik geef aandacht, ik ga vragen stellen, ik laat mensen met ideeën komen. Hieronder volgt een case uit de praktijk. Dit kan helpen inzicht te geven in de dagelijkse worstelingen van managers. Case (op werkelijkheid gebaseerd) Een manager van een gemeente heeft de volgende case. Hij heeft iemand in zijn team ontslagen omdat deze persoon niet meer goed functioneerde. Een groot deel van de mensen in zijn team is hiervan geschrokken en hebben een brief geschreven waarin ze hebben aangegeven dat ze ook bang zijn voor ontslag en geen vertrouwen meer voelen bij de manager in hen. De manager ervaart dit als een heuse dolkslag en roept iedereen bij elkaar. Na deze meeting blijft hij een slecht gevoel houden over de situatie en merkt hij dat hij niet blij is met hoe hij zich heeft opgesteld in de meeting. Na doorvragen blijkt dat hij veel in de verdediging is geschoten, niet voldoende heeft geluisterd naar zijn mensen en niet weet wat hen nou echt dwars zit. De enige relevante vraag is nu: Waar maakt de manager zich nu echt druk over. Wat is de last die hij ervaart? M.a.w. waar creëert hij nu zelf een probleem? Na doorvragen blijkt de last te zitten in het feit dat hij te graag zijn gelijk wilde halen en daardoor te veel in de verdediging is geschoten. Hij heeft daar achteraf spijt van. De vraag was toen: Wat is het ergste wat er kan gebeuren als jij je gelijk niet haalt: Dat ik kan falen gaf de manager toe. Het voelen van de angst luchtte hem enorm op. Hierna kon hij zien dat deze angst hem enorm verlamde op het moment dat hij in de meeting zat. Daardoor kon hij niet goed luisteren en gewoon aanhoren wat de mensen te zeggen hadden. Iets wat hij wel graag wilde. Hij formuleerde vervolgens zijn verlangen als volgt: het is goed zoals ik ben. Dit gaf hem de ruimte om werkelijk te luisteren en zich niet aangevallen te voelen. Oefening:
eCourse; Moeiteloos leren leidinggeven •
• •
Schrijf op welk probleem jij ervaart op je werk. Onderzoek vervolgens van welk gedrag van jezelf jij last hebt. En doorloop alle stappen zoals hierboven omschreven. Welk inzicht kreeg je? Hoe zou je nu anders omgaan met genoemd probleem?
Dit is het einde van de eCourse. Ik hoop dat je er veel aan hebt gehad. Je ontvangt per mail nog een evaluatieformulier en een uitnodiging voor een gratis telefonische strategiesessie. Via het evaluatieformulier zou ik graag horen wat je vond van deze eCourse en wat je er aan hebt gehad. Laat je me dat weten? Hartelijke groet, Marjan Haselhoff
[email protected] www.burokracht.nl
