Het bestuur van de Tennisvereniging Oostvoorne nodigt u uit tot het bijwonen van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering, die gehouden zal worden in het clubgebouw aan de Pyroladreef te Oostvoorne op donderdag 12 december 2013. Aanvang 20.00 uur.
De agenda van deze vergadering luidt als volgt: 1. Opening 2. Notulen Alg. Ledenvergadering van 13 december 2012 3. Ingekomen stukken 4. Bestuursmededelingen 5. Verslag commissies 6. Ledenbestand 7. Behandeling financieel overzicht 2013 8. Behandeling begroting 2014 9. Verslag kascommissie over 2013 10. Benoeming kascommissie 2014 Kees Ravesteijn is aftredend Kees Minnaar blijft aan Wim Norde (later aangemeld) is verkiesbaar Nieuw reservelid nodig 11. Vaststelling contributie 2014. Er wordt voorgesteld de contributie niet te verhogen. 12. Rondvraag 13. Verkiezing bestuursleden - Frank Oorschot, lid dagelijks bestuur, treedt af. Het bestuur heeft Leo van der Hoek bereid gevonden de post van voorzitter te vervullen. - Wim Onderdijk, lid dagelijks bestuur, is reglementair aftredend en stelt zich niet herkiesbaar. Het bestuur heeft Frank Rozemulder bereid gevonden de post van penningmeester te vervullen. - Truus Hemstra, voorzitter wedstrijdcommissie, is reglementair aftredend en stelt zich herkiesbaar. - Juliëtte Slegt, waarnemend voorzitter van de jeugdcommissie, stelt zich verkiesbaar voor de resterende periode van 2 jaar. 14. Sluiting Ad agendapunt 14 Eventuele (tegen) kandidaten kunnen in overeenstemming met art.7.2 van het Huishoudelijk Reglement tot 7 dagen voor de vergadering schriftelijk worden aangemeld bij het secretariaat, Kamperfoelielaan 4, 3233 CG Oostvoorne.
Notulen Algemene Ledenvergadering van de Tennisvereniging Oostvoorne op 13 december 2012 Er zijn, inclusief bestuur, 21 personen aanwezig. 9 leden hebben een bericht van verhindering doorgegeven. Opkomst is beduidend minder dan vorig jaar. 1. Opening De vergadering wordt geopend met een welkom aan de aanwezige leden. 2. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 15 december 2011 Deze worden zonder op- of aanmerkingen goedgekeurd, met dank aan de secretaris. 3. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 4. Bestuursmededelingen Communicatie met de gemeente Westvoorne: Subsidiebeleid Voor 2012 is subsidie aangevraagd en toegekend. Hiervan is inmiddels 80% ontvangen. Parkeerterrein Bij de overgang van asfalt naar gras is een kuil gevormd die bij slecht weer vol staat met water en dus steeds dieper wordt. Na communicatie heeft de Gemeente ingestemd om de situatie jaarlijks te beoordelen en zonodig te repareren en in te zaaien. Slootkant Door bezuinigingsmaatregelen worden de slootkanten binnen de bebouwde kom niet meer door het Waterschap gemaaid. Na communicatie heeft de Gemeente besloten dit voortaan zelf te doen en zonder zware machine. Men bekijkt ook of het beter is twee maal per jaar te maaien om zaadvorming voor te blijven en minder werk te hebben. Park Wat het park betreft kunnen we zeggen dat de doelstellingen nog steeds op lijn liggen. De volgende doelstellingen zijn gerealiseerd: - Op het terras is extra verlichting aangebracht. - Onderhoud van de kunstgrasbanen gaat goed. Er is minder slijtage dan gemiddeld waardoor er twee jaar langere levensduur wordt ingeschat. De doelstellingen voor 2013 zijn: Er zal een nieuw onderhoudscontract voor de baanverlichting worden afgesloten. De huidige situatie optimaal onderhouden en waar nodig reparaties uitvoeren en/of vernieuwing/vervanging toepassen. Denk bijv. aan delen van het hekwerk rond de banen. Hiervoor zijn offertes opgevraagd, evenals voor volledige vervanging (op termijn), waarbij in principe gedacht wordt aan 2018, als de banen vernieuwd moeten worden. Reparatie van huidige slechte plekken kost ca. € 5000. Volledige vervanging zou momenteel op ca € 42.000 komen. Het geld hiervoor is beschikbaar. Het bestuur vraagt de vergadering om toestemming om per situatie te beoordelen of: directe reparatie zin heeft t.o.v. volledige vervanging op een later tijdstip volledige vervanging op een eerder tijdstip om kostbare reparaties voor te blijven terwijl later toch tot vervangen moet worden overgegaan.
Dit blijkt een lastige discussie te zijn, waarbij voor- en tegenargumenten elkaar afwisselen. Uiteindelijk krijgt het bestuur het vertrouwen de situatie naar eer en geweten te beoordelen en daarop de juiste actie te nemen. Overige zaken Clubhuis De volgende doelstellingen zijn gerealiseerd: Na overleg met een bouwpathologie bedrijf en in samenwerking met onze technische commissie is door Van Reek Bouw het lekkageprobleem onder de luifel opgelost. Het aanbrengen van een kaartlezer op de buitendeur. Enkele buitenkozijnen, alle binnendeur kozijnen en de bar zijn geschilderd. De doelstellingen voor 2013 zijn: Alles optimaal onderhouden en waar nodig reparaties/vervanging uitvoeren Het aanbrengen van de AED in de hal voor betere bereikbaarheid De trainer Remco van Reek Het bestuur heeft weer met Remco een evaluatiegesprek gehad waarvan de uitkomst positief was. Gezien het sterke verloop van zowel jeugd- als seniorleden wordt in overleg met de jeugd- en wedstrijdcommissie gezocht naar mogelijkheden om nieuwe leden aan te trekken. In het voorjaar 2013 worden open dagen georganiseerd met diverse activiteiten. Website Om in de toekomst minder afhankelijk te zijn van vrijwilligers bij een aantal verenigingstaken is besloten een nieuwe website te laten bouwen door VPRI in Rockanje. Zij onderhouden de website tegen een jaarlijkse vergoeding. Actuele berichtgeving op de website wordt door een aantal leden verzorgd, maar VPRI kan altijd ingeschakeld worden voor hulp. Verder is Leonie Steenbergen bereid gevonden om zich in te zetten voor het opmaken van een aantal nieuwsbrieven voor de leden. Zij zal zich ook bezig gaan houden met PR activiteiten voor de vereniging voor zover daar behoefte aan is. Ledenadministratie: Ook hiervoor is een extern bedrijf (Poldersoft) ingeschakeld om een makkelijker hanteerbare ledenadministratie te krijgen. Dit is inmiddels live gegaan. Voor zowel de website als de ledenadministratie geldt dat het wat extra geld kost, maar dat het goede functioneren beter gewaarborgd is en niet meer geheel afhankelijk is van goedwillende leden. Daarmee wordt het ook minder kwetsbaar.
Arbozaken Er zijn nog steeds voldoende leden die de opleiding AED/reanimatie gedaan hebben bij de EHBO van Oostvoorne. Dit najaar heeft de helft van de gecertificeerde leden weer een herhalingscursus gedaan.
5. Verslag commissies Open Toernooi commissie o Het OTC team wordt voorgesteld, Leonie Steenbergen is toegevoegd als PR functionaris. o Het Pro Delta Open toernooi 2012 had ca 50 partijen meer dan vorig jaar. Vooral het dames enkel- en dubbelspel was beter bezet. o In 2013 wordt gestart met de zgn. actuele rating voor het enkelspel. o Na 10 jaar is afscheid genomen van Pro Delta als hoofdsponsor. Een nieuwe hoofdsponsor is nog niet gevonden. De overige sponsors vormen een trouwe groep.
o
Dank aan de TC voor het baanonderhoud,de keukenbrigade voor de maaltijden tijdens het toernooi en aan de sponsors die de wijnproeverij met lekkere hapjes mogelijk gemaakt hebben.
Jeugdcommissie o Dit jaar hebben opnieuw een flink aantal jeugdleden opgezegd. Per 1 november hebben we 159 jeugdleden. Er is dus plaats voor 60 nieuwe leden. o In 2013 wordt een nieuw beleidsplan voor de jeugd gemaakt. Het oude dateert van 2008. o Er is ook een jeugdplan geschreven om nieuwe jeugd aan te trekken en te houden. o In 2013 staan hiervoor diverse activiteiten gepland die ook de scholen erbij betrekken. o Er worden, mede dankzij een bijdrage van Rabobank, de nodige materialen aangeschaft om vooral de jongere jeugd eerder met tennis te laten kennismaken. o Helaas zijn er ook negatieve invloeden van ouders langs de baan tijdens wedstrijden. Hierop moeten jeugdcommissies en toernooi leiding extra attent zijn. o Het “Fair Play” project van Remco is hierin een belangrijk instrument. o In november 2012 is weer een Omnibus tenniskamp georganiseerd. o Verty neemt afscheid en geeft het stokje over aan Juliëtte Slegt.
Wedstrijdcommissie o De wedstrijdcommissie wordt voorgesteld. Pieter de Vries is nieuw in de commissie. o Theo is de Vereniging Competitie Leider (VCL) en onderhoudt de website contacten voor de commissie, de clubkampioenschappen en de zomeravondcompetitie staan onder supervisie van Esther en Mathieu doet de diverse toernooien. Elma is secretaris/penningmeester. o Aan de voorjaarscompetitie hebben 12 teams deelgenomen. Dat heeft 3 kampioenen opgeleverd. Verder 5 teams op vrijdagavond, waarvan 1 in de nieuwe KNLTB competitie. o Aan de najaarscompetitie deden 9 teams mee en 5 teams in de KNLTB vrijdagavondcompetitie. o Er vindt een duidelijke verschuiving plaats van het weekend naar de vrijdagavond. o De clubkampioenschappen waren minder succesvol met minder deelnemers en veel afzeggingen op het laatste moment. De sfeer daarentegen was heel goed. o Als clubkampioen 2011 heeft Pieter v.d. Velde in het najaar van 2012 deel genomen aan de voorronden van het ABN-AMRO toernooi. Hij werd helaas in de eerste ronde uitgeschakeld. o De 3 geplande toernooien zijn alle gespeeld. Omdat de belangstelling goed was, waren ze gezellig en succesvol. o Er is een terugloop in 44 seniorleden tijdens de laatste 2 jaar. Qua leeftijdsopbouw zien we een sterke dip bij de categorie 31-40 jaar. De “drukke jonge” gezinnen. Nieuwe leden krijgen een email met informatie waarin men tevens uitgenodigd wordt om contact te zoeken met de contactpersoon als er vragen zijn. Daar wordt heel matig op gereageerd. In het voorjaar 2013 zullen acties georganiseerd worden om nieuwe leden te werven. o Inkomsten en uitgaven van de commissie zijn in evenwicht. o De wedstrijdballen zijn tegenwoordig opgeslagen bij Jan Langendoen.
Barcommissie o De voorzitter stelt zijn commissieleden voor. Eef van Zeijst heeft aangegeven te stoppen zodra er een vervanger gevonden is. Verder zijn er geen wijzigingen t.o.v. vorig jaar. o In 2012 zijn de volgende zaken gerealiseerd: een nieuwe diepvrieskast (oude kapot) een nieuwe frituur (oude kapot) o Voor 2013 staat een steigerhouten loungeset gepland voor het terras onder de luifel. o Omdat er verder geen grote wensen zijn, zal alleen wat “klein spul” worden aangeschaft voor de keuken. o De communicatie m.b.t. bardiensten is aanzienlijk verbeterd. Op de website staan schema’s en geplande bardiensten krijgen een email, telefoontje of sms ter herinnering. o Tot slot wordt stilgestaan bij de vele werkzaamheden die door de barcommissie worden verricht.
Technische commissie o Het werk van de TC loopt keurig volgens het draaiboek. o De werkzaamheden buiten het draaiboek zijn al genoemd bij de bestuursmededelingen.
6. Ledenbestand Per 31 oktober 2012 is de stand als volgt: Senioren
331 (vorig jaar 365)
Junioren Ondersteunende
159 ( 10 (
180) 7)
Totaal:
500
552
Ter vergelijking totaal ledental in: 2006 2007 2008 2009 2010 2011
590 625 607 622 592 552
Naar aanleiding van de ledendaling ontstaat een discussie over de mogelijke oorzaak en de te nemen maatregelen om het tij te keren. Er is geen duidelijke oorzaak aan te geven. Terugloop van leden (niet alleen jeugd) is al een aantal jaren landelijk aan de gang. TVO ondervindt dat nu ook. Om die reden wordt de contributie niet verhoogd (ondanks gestegen prijzen) en kunnen nieuwe leden een periode les nemen zonder lid te zijn van TVO. Jeugd moet vaker een sport laten vallen i.v.m. de kosten, maar verandert ook vaker van sport omdat ze nog zoekend zijn. Ook hadden we een flink aantal leden die al lang niet meer kwamen spelen, maar niet eerder opgezegd hebben. Nu ineens wel. Naar de reden van opzeggen hebben we wel eerder gevraagd, maar nauwelijks reacties op gekregen. Er wordt vanuit de vergadering een aantal mogelijke acties voorgesteld, zoals: Contributie jeugd verlagen Lessen subsidiëren door vereniging Studentenlidmaatschap mogelijk maken Goede TVO spelers lessen laten verzorgen Er wordt duidelijk gemaakt dat TVO één van de laagste contributies heeft en niet “onder de duiven van andere verenigingen moet gaan schieten”. Verlaging van contributie lost op termijn niets op en kost alleen maar geld. Ook het inkomen van Remco als trainer mag niet lijden onder financiële maatregelen. Het bestuur gaat zich over de voor- en nadelen van de diverse voorstellen beraden en zal dit terug koppelen.
Er zal een nieuwe (actieve) manier van ledenwerven opgestart moeten worden die aanspreekt en dat moet ook begeleid worden. Het genoemde jeugdplan kan daarbij helpen om de jongere jeugd binnen te krijgen. 7. Behandeling financieel overzicht 2012 De winst- en verliesrekening 2011/2012 en de balans per 31-10-2012 zijn beschikbaar gesteld tijdens de ALV. De penningmeester vraagt of er vragen zijn. Na enige discussie over de bestaande telefoon abonnementen wordt het financieel overzicht geaccepteerd. 8. Begroting 2012/2013 De begroting is tijdens de ALV beschikbaar gesteld. Ook hier volgen enkele vragen, waarna de begroting zonder op- of aanmerkingen wordt geaccepteerd. 9. Verslag kascommissie 2012 De kascommissie, bestaande uit Gerard Stroeve en Kees Minnaar (reservelid omdat Kees Ravesteijn door ziekte verhinderd is), heeft de financiële administratie van de vereniging gecontroleerd en in orde bevonden. De commissie, bij monde van Gerard Stroeve, leest een verklaring voor waarin dit is vastgelegd en waarin de penningmeester decharge wordt verleend. 10. Benoeming kascommissie 2013 De huidige voorzitter Gerard Stroeve treedt af. Voorzitter wordt Kees Ravesteijn en als lid treedt Kees Minnaar aan. Uit de vergadering komt geen kandidaat als nieuw reservelid. Jammer! 11. Vaststelling contributie 2013 Het bestuur stelt voor de contributies niet te verhogen ondanks de gestegen kosten. De contributies blijven voor senioren € 132 en voor junioren € 75. De vergadering gaat hier unaniem mee akkoord. 12. Voorstel tot wijziging Huishoudelijk Reglement Omdat de redactiecommissie is opgeheven en de voorzitter van de TC liever geen bestuursvergaderingen bijwoont, is wijziging nodig om in lijn te blijven met de actuele situatie. Het voorstel is: - Art. 3, lid 8 - huidige tekst vervangen door: “roken in het clubgebouw is niet toegestaan” - Art.7, lid 2 - als bestuurskandidaat toevoegen: “voorzitter open toernooi commissie”. Tussen de al genoemde commissies toevoegen “en/of”. Dit omdat naast het dagelijks bestuur, maximaal 4 commissievoorzitters in het bestuur gekozen kunnen worden i.v.m. het oneven aantal van 7 bestuursleden. - Art. 8, lid 1 - tekst verwijderen: “redactiecommissie” en toevoegen: “open toernooi commissie” - Art. 8, lid 3 - tekst verwijderen: “met uitzondering van de redactiecommissie” Het voorstel wordt zonder op- of aanmerkingen aangenomen. 13. Voorstel om de voorzitter Open Toernooi Commissie toe te voegen aan het bestuur als vervanger van de voorzitter Technische Commissie, die liever niet aan de bestuursvergaderingen deelneemt. Het voorstel wordt zonder op- of aanmerkingen aangenomen. 14. Verkiezing bestuursleden Joop van Toledo is als secretaris reglementair aftredend en herkiesbaar. Er zijn geen tegenkandidaten aangemeld. Joop wordt met applaus herkozen.
John Koalsie is als voorzitter van de barcommissie reglementair aftredend en herkiesbaar. Helaas is verzuimd dit in de agenda op te nemen. De vergadering vindt dit geen probleem. Er zijn geen tegenkandidaten. John wordt met applaus herkozen. Verty v.d. Sluijs is als voorzitter van de jeugdcommissie reglementair aftredend en niet herkiesbaar. Namens de vereniging en leden wordt Verty bedankt voor de grote inzet in de afgelopen jaren (vanaf 2006) als voorzitter van de Jeugd Commissie. Zij heeft bij diverse tennisverenigingen als een bekende en gewaardeerde jeugdvoorzitster het hier opgestelde jeugdbeleid populair gemaakt. Als dank ontvangt Verty een enveloppe met inhoud voor vele jaren vrijwilligerswerk voor TVO. Juliëtte Slegt, de huidige voorzitter van het Open Jeugd Toernooi, neemt haar taak over totdat een opvolger is gevonden. Van Verty wordt met applaus afscheid genomen. 15. Rondvraag Elma van Geest vraagt of er wat gedaan kan worden aan de matige verlichting op baan 7. De voorzitter antwoordt dat dit wel degelijk aan de gestelde eisen voldoet, maar dat de juiste afstelling van de lampen nagekeken zal worden. Mathieu Arenz vraagt of het bladblazen in de herfst op zaterdagmorgen voortaan gedaan kan worden door leden van de TC. Hij ziet niet in waarom competitiespelers moeten helpen, zij betalen toch al om competitie te spelen, is zijn argument. Hierover is in het bestuur al gesproken. Bladblazen heeft niets met betaling te maken. We zijn allemaal vrijwilligers en met z’n allen de banen bladvrij maken is een kleine moeite. Er is trouwens altijd al een TC lid aanwezig voor begeleiding. Gerard Stroeve dankt het bestuur namens de vergadering voor het verrichte werk in het afgelopen jaar. 16. Sluiting Onder dankzegging voor de aandacht en met verwijzing naar de nieuwjaarsreceptie op 6 januari 2012 van 16.00 – 18.00 uur sluit de voorzitter de vergadering. De penningmeester stelt een gratis consumptie beschikbaar aan alle aanwezigen.
Voor akkoord, F. Oorschot (voorzitter)
:
J. van Toledo (secretaris)
:
W. Onderdijk (penningmeester)
:
J. Koalsie (voorzitter barcommissie)
:
J. Slegt (wnd. voorzitter jeugdcommissie)
:
T. Hemstra (voorzitter wedstrijdcommissie)
:
L. van der Hoek (voorzitter open toernooi commissie)
:
