10.A Polgármesteri Hivatal és az önkormányzati intézmények humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának felülvizsgálata Piliscsaba Város Önkormányzata
Ügyfél
Piliscsaba Város Önkormányzata
Cím
Alcím
A Polgármesteri Hivatal és az önkormányzati intézmények humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának felülvizsgálata Piliscsaba Város Önkormányzata
Dátum Verziószám
2014.09.15. v1.0
MultiContact Consulting Kft. 1115 Budapest, Bartók Béla út 105-113. T: +36 1 666 3750 F: +36 1 666 3749
Nyilvántartja Fővárosi Törvényszék Cégbírósága Cégjegyzékszám: 01-09-712312 E:
[email protected] W: www.multicontact.eu
JOGI FIGYELMEZTETÉS Jelen dokumentum a MultiContact Consulting Kft. szellemi terméke. Jelen dokumentumot és annak egyes részeit a – megrendelővel kötött egyedi szerződésben foglalt jogosultságok kivételével – nem lehet sem részben, sem egészben másolni, fénymásolni, újra előállítani, módosítani, átdolgozni, lefordítani vagy lerövidíteni bármilyen felhasználás céljából a MultiContact Consulting Kft. előzetes írásos hozzájárulása nélkül. A MultiContact Consulting Kft. a szerzői jogokhoz fűződő minden vagyoni jogot harmadik személyek vonatkozásában fenntart. A dokumentumban foglaltak jogtalan felhasználása esetén a MultiContact Consulting Kft. jogosult a szerzői jog megsértése miatti jogszabályi következmények alkalmazását kezdeményezni. A dokumentum tartalma egyben üzleti titkot is képez. Amennyiben a hatályos jogszabály vagy a megrendelővel kötött szerződés másképp nem rendelkezik, vagy jelen dokumentum közbeszerzési eljárásban ajánlatként kerül benyújtásra, jelen dokumentum címzettje a dokumentumban foglaltakat köteles bizalmasan kezelni, azt harmadik fél tudomására nem hozhatja. ©2012 MultiContact Consulting Kft. Minden jog fenntartva.
Tartalomjegyzék 1
Vezetői összefoglaló ........................................................................................................................ 1
2
A feladat bemutatása ...................................................................................................................... 2
3
Módszertan ..................................................................................................................................... 4
4
Helyzetfelmérés............................................................................................................................... 5 4.1 A Polgármesteri Hivatal szervezetének, feladatainak, humánerőforrás ellátottságának bemutatása.......................................................................................................................................... 5 4.1.1 4.2
Az érintett munkaterület feladatainak rövid bemutatása ............................................ 10
A MIKK szervezetének, feladatainak, humánerőforrás ellátottságának bemutatása ........... 11
4.3 Az ÁROP pályázat egyéb feladatainak végrehajtásából származó információk, adatok bemutatása........................................................................................................................................ 12 4.3.1 4.3.2 4.3.3 5
Elemzés. értékelés, javaslatok ....................................................................................................... 15 5.1
Feladatok szakmai kapacitásigényének meghatározása ....................................................... 15
5.1.1 5.1.2 5.2 6
Polgármesteri Hivatal .................................................................................................... 15 MIKK .............................................................................................................................. 18
Javaslatok összefoglalása ...................................................................................................... 20
Kapcsolódó szabályzatok felülvizsgálata ....................................................................................... 22 6.1
Polgármesteri Hivatal ............................................................................................................ 22
6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.2
Munkaköri leírások elemzése ........................................................................................ 22 Javaslatok általánosságban a munkaköri leírások vonatkozásában .............................. 23 Változásokat lekövető belső szabályzat (SzMSz) ........................................................... 25
MIKK ...................................................................................................................................... 26
6.2.1 6.2.2 7
Lakossági igényfelmérés – Polgármesteri Hivatal ......................................................... 12 A vezetői interjúkban megfogalmazott elvárások, vélemények ................................... 13 Munkatársak lekérdezése.............................................................................................. 14
Munkaköri leírások elemzése ........................................................................................ 26 Változásokat lekövető belső szabályzat (SzMSz) ........................................................... 29
Mellékletek .................................................................................................................................... 30 7.1
Felhasznált irodalom ............................................................................................................. 30
7.2
Interjúk jegyzéke ................................................................................................................... 30
7.3
Munkakör elemzési kérdőív .................................................................................................. 30
7.4
Kitöltött munkaköri elemzési kérdőívek ............................................................................... 33
7.5
Ábrák jegyzéke....................................................................................................................... 36
1 Vezetői összefoglaló Piliscsaba Város Önkormányzata pályázatot nyújtott be az ÁROP-3.A.2-2013 pályázati kiírásra és a 2013. október 11-én kelt Támogatói Döntés értelmében támogatásban részesült. A döntést és a közbeszerzési eljárást követően az Önkormányzat a MultiContact Consulting Kft-t bízta meg a szervezetfejlesztési tanácsadás nyújtására, a „Pro Publico Bono projekt számára biztosítandó szervezetfejlesztési és projektmenedzsment feladatok ellátásához szükséges szakértői kapacitás biztosítása” tárgyú című ÁROP-3.A.2-2013-2013-0019 azonosító számú nyertes pályázatban vállaltak megvalósítására. Piliscsaba Város Önkormányzata a pályázat során kötelező tevékenységeket, illetve választható fejlesztési elemeket jelölt meg. Ilyen kötelező elem volt a Magyary Program Személyzet beavatkozási területéhez kapcsolódó Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálata. A pályázati szakmai koncepcióban megfogalmazottak alapján a részfeladat célja: A Polgármesteri Hivatal és a MIKK humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának felülvizsgálata, munkakörelemzés elkészítése. Többletvállalásként a munkaköri leírások aktualizálása illetve elkészítése. A megváltozott feladatellátást lekövető belső szabályzat elkészítése és jóváhagyása. A vizsgálat fókuszaként a Polgármesteri Hivatal esetében a közterület felügyelői és üzemeltetési ügyintézői munkakör (egy munkakör) vizsgálatát definiáltuk. A MIKK esetében a jelenlegi összlétszám három, a vezetői pályáztatás eredményeképp az új vezető 2014. szeptember 1-én került kinevezésre. Fókusz területként a két beosztotti munkakört vizsgáltuk. A tanácsadói munka három fázisból állt:
A helyzetfelmérés során megvizsgáltuk a Polgármesteri Hivatal és a MIKK, ezen belül a vizsgálatba bevont munkakör aktuális feladatait, a hatályos munkaköri leírást és szabályzatokat. A felméréshez felhasználtuk a jelen ÁROP pályázatban elkészített gazdasági stratégia, lakossági elégedettség felmérés megállapításait, a lefolytatott vezetői interjúkban megfogalmazott elvárásokat, véleményeket. A vizsgálatba bevont munkakört betöltővel önkitöltős feladatleltárt készítettünk. Az elemzési szakaszban vizsgáltuk a feladatellátás hatékonyságnövelésének lehetőségeit és javaslatot tettünk egyenletesebb munkaterhelést eredményező megoldásokra. Az elemzési, értékelési fázis megállapításai alapján felülvizsgáltuk a hatályos munkaköri leírásokat és javaslatot tettünk az aktualizált munkaköri leírásokra, valamint felülvizsgáltuk a releváns belső szabályzatot.
A humán erőforrás kapacitásgazdálkodás területén tett javaslatokat az 5. fejezet részletezi.
1
2 A feladat bemutatása Piliscsaba Város Önkormányzata sikeresen pályázott és támogatást nyert az ÁROP-3.A.2-2013-20130019 projekt azonosítójú, „Pro Publico Bono” című projektre. A projekt keretében az önkormányzat 6 kötelező és 3 önként vállalt feladat elvégzését vállalta. Jelen tanulmányban az önkormányzat által a Magyary Program egyes beavatkozási területein vállalt feladatok közül (szürke) a Humánerőforrás kapacitás felülvizsgálatát (bordó) végeztük el. A feladat a Magyary Program Személyzet beavatkozási területéhez kapcsolódik.
1. ábra Feladat környezetének bemutatása a Magyary Program beavatkozási területei alapján
A támogatott ÁROP-3.A.2-2013-2013-0019 pályázati projektben kapacitásgazdálkodás felülvizsgálat szakmai feladat definiálása:
a
Humán
erőforrás
Elérendő részcél: A Polgármesteri Hivatal és a MIKK humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának felülvizsgálata, munkakörelemzés elkészítése. Többletvállalásként a munkaköri leírások aktualizálása illetve elkészítése. A megváltozott feladatellátást lekövető belső szabályzat elkészítése és jóváhagyása.
2
Tevékenységek: A humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának felülvizsgálata során lehetőség nyílik egy olyan új rendszer kidolgozására, amely biztosítja a dolgozók munkájának objektív kiértékelését, teljesítményük mérését és nem utolsó sorban a hivatali munkára jellemző párhuzamosságok kiszűrését is. Első lépésben sor kerül az adatgyűjtésre és dokumentumelemzésre. Ennek keretében valósul meg az SZMSZ, ügyrend, jogi szabályozás elemzése is. Elkészítjük a Polgármesteri Hivatal és a MIKK vizsgálatba bevont munkaköreinek munkakörelemzését, majd erre alapozva többletvállalásként a hivatal illetékes dolgozói módosítják illetve elkészítik a munkaköri leírásokat. Ezáltal kvázi elvégzik a hivatal humán erőforrás-szervezeti átszervezését. A feladat utolsó lépése a belső szabályzat érintett részeinek a módosítása a megváltozott feladatellátás szerint. Ez az önkormányzati dolgozók feladata lesz. Így a projektzárás idejére az önkormányzat rendelkezésére fog állni egy olyan belső szabályzat, amely teljes mértékben leköveti a megváltozott feladatellátást, azaz bemutatja a megváltozott munkaköröket, hatás- és döntési jogköröket, aláírás rendjét, helyettesítés rendjét stb.
3
3 Módszertan A felülvizsgálat során az alábbi módszertant alkalmaztuk:
Helyzetfelmérés
Elemzés, értékelés
Helyzetelemzési dokumentum elkészítése Szabályzatalkotás
2. ábra A felülvizsgálat módszertana
Helyzetfelmérés A helyzetfelmérés során kiindulópontként használtuk: -
-
jelen ÁROP pályázatban elkészített önkormányzati költségcsökkentési, hatékonyságnövelési lehetőségeket magában foglaló gazdasági stratégiát, különös tekintettel annak o szervezeti fejezetét, amely az önkormányzat és intézményeinek felső szintű áttekintését biztosítja; o feladat fejezetét, amely az önkormányzat kötelező, önként vállalt és államtól átvett feladatainak felső szintű áttekintését biztosítja; a lakossági elégedettség felmérés megállapításait; a vezetői interjúkban megfogalmazott elvárásokat, véleményeket; a vizsgálatba bevont intézmény, a Polgármesteri Hivatal jelenleg érvényes humánerőforrás kapacitás külső és belső szabályozási hátterét; a jelenleg érvényes munkaköri leírásokat.
A helyzetfelmérés során a vezetői interjún túlmenően személyes lekérdezés módszerével mértük fel a Polgármesteri Hivatal vizsgálatba bevont közterület felügyelői és üzemeltetési ügyintézői munkakörben dolgozó munkatársának aktuális feladatait. A lekérdezésbe bevont feladatkör, illetve munkakörök: -
Polgármesteri Hivatal: Közterület felügyelői és üzemeltetési ügyintézői munkakör. A lekérdezésbe bevont munkakörök száma: 1 db. MIKK: jelenlegi állományi létszám: 3 fő. A lekérdezésbe bevont munkakörök száma: 1 db. A lekérdezés során önkitöltéses feladatleltárt készíttettünk a vizsgálatba bevont személyekkel. A kérdőív kitért többek között az általuk elvégzett feladatokra, azok gyakoriságára (napi, heti, havi, félévi/évi), a havi munkaidőn belül az adott feladatra fordított munkaidőre (százalék), valamint a munkakör kommunikációs igényére és felelősségi körére.
4
Elemzés, Értékelés A helyzetfelmérés során kapott dokumentumok, információk elemző feldolgozása, amelynek során elemeztük és értékeltük az ellátandó feladatokat, valamint a feladatok ellátására a rendelkezésre álló humán erőforrás kapacitást. Vizsgáltuk a feladatellátás hatékonyságnövelésének lehetőségeit és javaslatot tettünk költségkímélő, a jelenlegi erőforrás megtartásával egyenletesebb munkaterhelést eredményező megoldásokra. Megvizsgáltuk a nevesített feladatcsoportot jelenleg ellátó munkatársak munkaköri leírását és javaslatot tettünk a Pénzügyi csoport szempontjából optimális munkamegosztás kialakítására.
Helyzetelemzési dokumentum elkészítése, szabályzatalkotás Az elemzési, értékelési fázis megállapításai alapján elkészítettük a megváltozott feladatellátást lekövető belső szabályzatot a Hivatal vonatkozásában és javaslatot tettünk az aktualizált munkaköri leírásokra, ami alapján a Hivatal elkészíti az aktualizált munkaköri leírásokat.
4 Helyzetfelmérés 4.1 A Polgármesteri Hivatal szervezetének, humánerőforrás ellátottságának bemutatása
feladatainak,
Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (a továbbiakban: Mötv.) rendelkezéseinek megfelelően Piliscsaba Város Önkormányzata önálló Polgármesteri Hivatalt működtet. A hivatal ellátja a Mötv.-ben és a vonatkozó egyéb jogszabályokban a számára meghatározott feladatokat Piliscsaba város vonatkozásában. A Polgármesteri Hivatal feladatai a kormányzati funkciómegnevezés szerint: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13)
Önkormányzatok és önkormányzati hivatalok jogalkotó és általános igazgatási tevékenysége Az államháztartás igazgatása, ellenőrzése Adó-, vám- és jövedéki igazgatás Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatok Országgyűlési, önkormányzati és európai parlamenti képviselőválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek Országos és helyi népszavazáshoz kapcsolódó tevékenységek Kis- és nagykereskedelem igazgatása és támogatása Lakáspolitika igazgatása Egészségügy igazgatása Kultúra igazgatása Iskolarendszeren kívüli egyéb oktatás, képzés Oktatás igazgatása Betegséggel kapcsolatos pénzbeli ellátások, támogatások
5
A Polgármesteri Hivatal ellátja az önállóan működő, de gazdasági szervezettel nem rendelkező alábbi intézmények pénzügyi ellenőrzését valamint gazdálkodási feladatait:
Piliscsabai Napsugár Óvoda (2081 Piliscsaba, Bajcsy-Zsilinszky u. 33.) Szociális Gondozó és Családsegítő Központ (2081 Piliscsaba, Templom tér 13.) Művelődési Információs Központ és Könyvtár (2081 Piliscsaba, Templom tér 7.)
Piliscsaba esetében három nemzetiségi önkormányzat működik a városban. A nemzetiségek jogairól szóló 2011. évi CLXXIX törvény alapján a Hivatal a piliscsabai nemzetiségi önkormányzatok munkáját az alábbiak szerint segíti: a nemzetiségi önkormányzat határozatait a jegyző által kijelölt titkár tartja nyilván és a Hivatal közreműködését igénylő esetekben gondoskodik végrehajtásukról, a Hivatal útján gondoskodik a működéssel, gazdálkodással, testületi tevékenységgel kapcsolatos előkészítő, végrehajtási és ügyviteli feladatok ellátásáról, a települési nemzetiségi önkormányzat elnöke feladata ellátásához szükséges tájékoztatást a Hivatal biztosítja, a nemzetiségi önkormányzattal kötött együttműködési megállapodásban foglaltaknak megfelelően közreműködik a nemzetiségi önkormányzati költségvetési koncepció és annak módosításairól szóló határozat elkészítésében. Meg kell említeni, hogy Piliscsaba 2013. július 15-én kapta meg a városi címet. Az Mötv. 104.§-a alapján a városi cím annak a községi önkormányzatnak adható, amely térségi szerepet tölt be, és fejlettsége eléri az átlagos városi szintet. A városi cím elnyerése egyben többlet pályázati lehetőségeket is jelent, ami többletfeladatokkal jár a Polgármesteri Hivatal pályáztatás területén. A várossá válás további hatása, hogy a térség lakosainak a közszolgáltatások tekintetében a településsel szemben támasztott igényei, elvárásai megnőttek. Ennek az elvárásnak a Polgármesteri Hivatal egyenlőre létszámhiány miatt nehezen illetve nem tud megfelelni. Magyarország 2014. évi központi költségvetéséről szóló 2013. évi CCXXX. törvény alapján a központi költségvetés támogatást biztosít az önkormányzati hivatal működési kiadásaihoz a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény szerint 2014. január 1-jén működő hivatali struktúrának megfelelően. A támogatás meghatározása az elismert hivatali létszám alapján a személyi és dologi kiadások elismert átlagos költségei figyelembevételével történik. A számított alaplétszám az alábbi képlet alapján határozható meg: SZAL=c+(ÖL-a)/(b-a)*(d-c), két tizedes jegyre kerekítve. Piliscsaba Város Önkormányzata esetében 2014-ben ez a következőt jelenti (2013. november 1-i állapotnak megfelelően, a lakosságszám a törvényileg meghatározott 2013. január 1-jei állapotnak megfelelően, a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala adatai alapján): Számított alaplétszám (SZAL)= 19 + (7.790-5.001)/(10.000-5.001)*(26-19)= 22,91 – kerekítve 23 fő. A Polgármesteri Hivatal 2013 évben jóváhagyott létszáma 21 fő, 2014 évben 20 fő (ebből 1 fő kommunikációs munkatárs, akit a Polgármester irányít – 40/2014 (II.26.) kth alapján, a Hivatal operatív tevékenységében nem vesz részt, köztisztviselői feladatokat nem lát el). 6
A jelenleg hatályos SzMSz (130/2014. (VI.17.) határozattal elfogadott) szerint a Hivatal az alábbi belső szervezeti egységekre tagozódik: -
Igazgatási Osztály. Adó- és Gazdasági Osztály HR referens
A Hivatal a polgármester irányításával, a jegyző vezetésével működik. A Polgármesteri Hivatal operatív köztisztviselői létszámát (2014. júliusi állapot) szervezeti egységenként az alábbi táblázatban foglaltuk össze: Szervezeti egység Jegyző Igazgatási Osztály Adó és Gazdasági Osztály HR referens Összesen
Vezetői létszám (fő) 1 1 1
Létszám (fő)
Összesen (fő) 1 8 9 1 19
7 8 1
1. táblázat A Polgármesteri Hivatal létszáma szervezeti egységenként
A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítését az alábbi ábra mutatja be:
HR referens
Jegyző
Adó és Gazdasági Osztály (9 fő)
Igazgatási Osztály (8 fő)
3. ábra A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése
Tevékenységek, feladatok:
7
A Polgármesteri Hivatal egyik fő feladata a testületi munka előkészítése, 2013-ban 21 nyílt és 8 zárt ülést és 1 közmeghallgatást tartottak (30 db jegyzőkönyv), 35 rendelet, 259 határozat született. Az előterjesztések és döntések a hatályos SzMSz-nek megfelelően történtek. Igazgatási Osztály: Az osztály feladatai:
A képviselőtestület, a bizottságok, a polgármester és a jegyző munkájának szolgálatát ellátó tevékenységek, feladatok; ügyiratkezeléssel és hirdetményekkel kapcsolatos feladatok; általános igazgatási feladatok;
Az igazgatási osztály jelenlegi munkakörei:
1 fő igazgatási osztályvezető 1 fő anyakönyvvezető 1 fő népesség nyilvántartó, hagyatéki ügyintéző 1 fő ügyfélszolgálati ügyintéző 1 fő iktató és irattáros 1 fő szociális ügyintéző 1 fő Közterület-felügyelő és építési igazgatási ügyintéző 1 fő titkársági ügyintéző
Adó és Gazdasági Osztály: Az Adó- és Gazdasági osztály főbb feladatai:
Költségvetési feladatok A Hivatal belső technikai kiszolgálásával kapcsolatos feladatok (kis értékű tárgyak beszerzése, nyilvántartás, leltározás) adóügyi feladatok a képviselőtestület döntéseinek közgazdasági megalapozásával összefüggő feladatok vagyonkezelési és vagyongazdálkodási feladatok
Az Adó- és Gazdasági Osztály jelenlegi munkakörei:
1 fő osztályvezető 1 fő kontírozó, könyvelő 2 fő adóügyi ügyintéző 2 fő végrehajtási ügyintéző +0.5 osztott munkakör 1 fő pénztáros, könyvelő Osztott munkakörben 0.5 fő titkársági ügyintéző
Munkatársak szakképesítése: A Hivatal munkatársainak végzettsége megfelel a munkakör betöltéséhez szükséges végzettséggel, képesítéssel A Hivatal köztisztviselő dolgozói közül (20 fős létszámból) 8 fő (40%) rendelkezik felsőfokú, míg 12 fő (60%)középfokú végzettséggel. Az idősebb
8
munkatársak jellemzően nem rendelkeznek a munkakörük betöltéséhez szükséges megfelelő informatikai felhasználói képességekkel. Munkatársak korösszetétele: A köztisztviselő munkatársak átlag életkora valamivel ötven év alatti. A folyamatos túlzott leterhelés, helyettesítések és tűzoltó munka miatt nagy a fluktuáció. Közfoglalkoztatottak alkalmazása: 2013 évben a közfoglalkoztatásba bevont személyek száma 51 volt, 2014.áprilisában 50-nél több, szeptemberben 32 fő a közfoglalkoztatotti létszám. Segítségükkel megoldottá vált a közintézmények folyamatos működtetésének biztosítása. A közfoglalkoztatottak foglalkoztatása ugyanakkor többletfeladatokat ró a Polgármesteri Hivatal dolgozóira. A jogszabályi rendelkezés szerint a közfoglalkoztatottak bérezése havi számfejtéssel történik, mely a HR referens illetve a pénztáros munkaidejének jelentős részét tölti ki.
A Polgármesteri Hivatalban 2013. évben (2012. december 1. és 2013. 11.31. közötti beszámolási időszakban) az összes főszámra iktatott ügyiratok száma ….. míg alszámra…., Az iktatott ügyiratok szervezeti egységenkénti megoszlását az alábbi diagram mutatja be.
Hatósági ügyek száma 2013* 3000
2446
2500 2000
1636
1500 Hatósági ügyek 1000 610 500 0
Üzemeltetési és Adó- és Gazdasági Beruházási Osztály** Osztály
Igazgatási Osztály
4. ábra Hatósági ügyek száma szervezeti egységenként 2013. évben *2012. december 1.-2013.november 31. időszak ** 2014 évben megszüntetett szervezeti egység
A Polgármesteri Hivatal humán erőforrás ellátottságának általános jellemzése: A személyi létszám a tevékenység megfelelő színvonalú ellátásához kevés (az államilag finanszírozott számított létszámnál kevesebb) és súrolja a működésképesség határát. A Hivatal 2013. évi tevékenységéről készített beszámoló szerint a Hivatal köztisztviselői az adott időszakban összesen: 1055 óra (kompenzáció nélküli) túlmunkát végeztek. A rendelkezésünkre bocsájtott dokumentumok,
9
beszámolók nagyfokú fluktuációról és folyamatos „tűzoltási” feladatvégzésről tanúskodnak. Összességében elmondható, hogy a munkatársak jelentős része 1,5-2, akár 2,5 munkakört lát el.
4.1.1 Az érintett munkaterület feladatainak rövid bemutatása
A vizsgálat fókuszaként választott munkakör a Polgármesteri Hivatalban a 2014.évben bekövetkezett szervezeti változást követően megmaradó műszaki hatósági, adminisztratív feladatcsoport, valamint az ugyancsak ebben a munkakörben szereplő terület felügyeleti tevékenység. A járási rendszer kialakulásával az építéshatósági feladatok átkerültek Piliscsabáról a járásszékhely szerinti településre. A változással, 1 fővel lecsökkent a Polgármesteri Hivatal személyi állománya. Piliscsabán a továbbiakban Építésügyi Szolgáltatási Pont működik, az osztott munkakörű kolléga a közterület-felügyelő, aki ellátja a műszaki feladatokat is. 2014 folyamán az önkormányzat Piliscsaba Város Fejlesztési és Üzemeltetési Intézmény elnevezéssel külön Intézményt hozott létre. Az intézmény hatályos alapító okiratát az 52/2014 (III.11.) határozattal módosította. A Piliscsaba Város Fejlesztési és Üzemeltetési Intézmény (a továbbiakban: PIVI) létrehozásával a fejlesztésekkel, beruházásokkal, karbantartásokkal kapcsolatos feladatok elkerültek a Polgármesteri Hivataltól. A PIVI-hez 1 fő került át a Polgármesteri Hivatal személy állományából, aki a PIVI vezetője. A PIVI-n belül a feladatokat 1 fő karbantartó, 1 fő takarító, 1 fő mezőőr valamint közfoglalkoztatottak látják el. A PIVI-hez átkerült karbantartó látja el valamennyi intézményben a karbantartási munkákat. emellett ő a Polgármesteri Hivatal gépjármű vezetője valamint a településőr is egyben. Az intézmény az alábbi feladatokat látja el: -
-
településfejlesztés, településrendezés; településüzemeltetés (köztemetők kialakítása és fenntartása, a közvilágításról való gondoskodás, kéményseprő-ipari szolgáltatás biztosítása, a helyi közutak és tartozékainak kialakítása és fenntartása, közparkok és egyéb közterületek kialakítása és fenntartása, gépjárművek parkolásának biztosítása); a területén hajléktalanná vált személyek ellátásának és rehabilitációjának, valamint a hajléktalanná válás megelőzésének biztosítása; helyi környezet- és természetvédelem, vízgazdálkodás, vízkárelhárítás; honvédelem, polgári védelem, katasztrófavédelem, helyi közfoglalkoztatás; a kistermelők, őstermelők számára – jogszabályban meghatározott termékeik – értékesítési lehetőségeinek biztosítása, ideértve a hétvégi árusítás lehetőségét is; sport, ifjúsági ügyek; közreműködés a település közbiztonságának biztosításában; helyi közösségi közlekedés biztosítása; hulladékgazdálkodás.
10
A jelen vizsgálat fókuszaként választott tevékenység a Polgármesteri Hivatalban maradt műszaki hatósági, adminisztratív rész. Jelenleg a munkakört betöltő személy egy személyben tevékenykedik, mint műszaki hatóság közterület felügyelő, feladata az adó és értékbizonyítványok elkészítése, helyszíni szemlék lebonyolítása. Piliscsaba Város Önkormányzata tovább bővítette a feladatait azzal, hogy Piliscsaba Város Önkormányzatának Képviselő-testülete megalkotta a településképi bejelentési eljárásról és a településképi kötelezésről szóló 15/2013. (IV.16.), valamint a településképi véleményezési eljárásról szóló 14/2013. (IV.16.) önkormányzati rendeleteit. Ezen rendeletek szerinti feladatokat is a már leterhelt műszakos kolléga látja el. A vizsgált fókuszterületen 1 fő műszaki végzettségű munkatárs látja el a PIVI megalakulása után a Polgármesteri Hivatalnál maradt műszaki feladatokat, valamint egy személyben a közterület felügyeleti feladatcsoportot.
4.2 A MIKK szervezetének, ellátottságának bemutatása
feladatainak,
humánerőforrás
A Művelődési Információs Központ és Könyvtár alapításának időpontja 1992. június 1., funkciója Piliscsaba város művelődési központja és közkönyvtára. Pénzügyi és gazdasági feladatait a Polgármesteri Hivatal gazdasági irodájával közösen látja el. Az intézmény feladatai: o
o
Könyvtári feladatok o települési könyvtár (nyilvános könyvtár); o kistérségi mozgó könyvtári feladatok; o könyvtári szolgáltatások; Művelődési Információs Központi feladatok o kulturális értékek közvetítése; o kulturális- művészeti tevékenységek működtetése (koncertek, programok, kiállítások szervezése, lebonyolítása; o település környezeti, szellemi, művészeti értékeinek, hagyományainak feltárása, megismertetése, gondozása, gyarapítása; o hagyományápolás; o közösségépítés; o önkormányzati tájékoztató rendezvények szervezése.
A MIKK tevékenységét a 2012-ben felújított Klarissza házban végzi. Az új hely és az időközben várossá vált település új kihívásokat állít és új lehetőségeket jelent a MIKK tevékenységében. Az intézmény a kulturális programszervező tevékenység mellett aktív koordinációs munkát végez az önkormányzat és a helyi egyesületek, alapítványok, kisebbségek, egyéb szervezetek közéleti, rendezvényszervezői feladataiban. A Klarissza-Házban és az Uradalmi Házban folyó aktív közösségi tevékenységek lehetővé teszik a település közösségeivel való jó napi munkakapcsolat és a megfelelő kommunikációs viszony kialakítását. A MIKK az egyre szűkülő finanszírozási lehetőségek miatt vállalkozási tevékenységet is folytat (pl. terem bérbeadás, programszervezés) a fenntartható finanszírozás biztosítása érdekében.
11
A 2013. évben szervezett programok (képzőművészeti, iparművészeti kiállítások, koncertek, életmód előadások, irodalmi estek, szakkörök, nyugdíjas klub, filmvetítések, stb.) számossága és látogatottsága alapján a MIKK meghatározó intézmény Piliscsaba kulturális és közösségi életében. A Művelődési Információs Központ és Könyvtár szervezeti felépítése a hatályos SzMSz alapján: Szervezeti egységek: o intézményvezető o könyvtáros o kulturális referens o takarító-gondnok-adminisztrátor A MIKK engedélyezett létszáma 2014-ben 3 fő. Az intézményvezető kinevezése 2014. szeptember 1.i keltezésű, így a jelenlegi létszám 2,75 fő: intézményvezető, 1 fő kulturális programszervező – könyvtáros és 1 fő gondnok - könyvtáros (heti 30 órás). A 2012/2013-ban végrehajtott kényszerű létszámcsökkentés rendkívüli helytállást igényel a munkatársaktól. Jogszabályi kötelezettség miatt a nyugdíjazott könyvtáros munkatársat az intézmény2013-ban nem foglalkoztathatta tovább, azonban a közjóért önkéntes munkát vállaló kolléga továbbra is Piliscsaba olvasóinak szolgálatában áll.
4.3 Az ÁROP pályázat egyéb feladatainak származó információk, adatok bemutatása
végrehajtásából
4.3.1 Lakossági igényfelmérés – Polgármesteri Hivatal
A lakossági igényfelmérés 1. fordulóját 2014. februárjában végezte el az önkormányzat, melynek során összesen 400 fő lekérdezése történt meg. A vállalt feladat a lakosság körében átfogó felmérés és elemzés készítése volt a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről. Jelen tanulmány szempontjából kiemeljük azt a kérdéskört, amely az önkormányzat, illetve a Polgármesteri Hivatal működésére vonatkozott, mivel véleményünk szerint az ügyfelekkel közvetlenül találkozó munkatársak, és az általuk nyújtott közszolgáltatások megítélése fontos input – ként szolgál a humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálata során. Az ügytípusok vizsgálata során 327 fő összesen 406 ügytípus jelölt meg, melyek miatt az elmúlt egy év során a Hivatalban járt (sokan több ügytípust is megjelöltek). A vizsgálat során egyértelművé vált, hogy az adóigazgatási területtel kapcsolatban érkezett a hivatalhoz a legtöbb ügyfél (129 fő), ezt követi a szociális és igazgatási ügyek intézése (mindkét kategóriában több mint 80 fő). Az egyéb kategóriát megjelölők vagy egyáltalán nem jártak a hivatalban, vagy információ kérés céljából látogattak oda, kisebb arányban pedig munkát kerestek. A hivatali ügyfélfogadás színvonalát 350 fő értékelte. Közülük 95% legalább megfelelőnek, 27% egyenesen kitűnőnek értékelte a szolgáltatás minőségét, amely rendkívül magas elégedettségi szintet jelent. A kritikán aluli minősítést adók aránya 1% volt. A véleményükhöz megjegyzést fűzők az alábbiakat emelték ki: -
rövid az ügyfélszolgálati idő; telefonon mindig elérhetőek;
12
-
kevés a két nap ügyfélfogadás; jobb lenne, ha minden nap lenne ügyfélfogadás.
Ugyanakkor érdemes figyelembe venni azt a tényt is, hogy a kritikán aluli minősítést adók (összesen csupán 2 fő) közül egyetlen válaszadó sem részletezte a véleményét, a megjegyzések első sorban a „megfelelő” és „nem megfelelő” minősítést adó válaszadóktól érkeztek. A fentiek alapján a humán erőforrás kapacitásgazdálkodására vonatkozóan levonható következtetés, hogy a megkérdezett lakossági minta megítélése szerint a hivatali ügyfélfogadási színvonal jónak mondható mind a színvonal, mind az elismerten rövid várakozási idő tekintetében. A színvonal megtartása érdekében ezen a területen a dolgozók létszámát minimum tartani kell, az esetleges létszámnövelés viszont biztosíthatja a várossá válás után megnövekedett elvárások kielégítését is.
4.3.2 A vezetői interjúkban megfogalmazott elvárások, vélemények
Polgármesteri Hivatal:
A tevékenység megfelelő színvonalú elvégzéséhez a PH-ban nem elégséges a munkaerő; Az engedélyezett létszám kisebb, mint a számított létszám. Minden munkatárs folyamatosan túl van terhelve. Nagy a fluktuáció mivel a megmaradó munkatársak nem győzik a feladatok ellátását és felmondanak. A Hivatalban sok kolléga kapcsolt munkakört lát el, a munkatársak egyenletesen és folyamatosan túlterheltek, ez közép-, hosszú távon nem tartható.
MIKK:
A MIKK közel egy évig ideiglenesen megbízott vezetővel működött (az új vezető sikeres pályáztatást követően 2014. szeptember 1-vel került kinevezésre). A 2013-tól megnövekedett tevékenység a lecsökkentett létszámmal 2013/2014-ben komoly humán erőforrás kapacitáshiányt eredményezett. Az új intézményvezető munkába állásáig a vezetői feladatok ideiglenes átvételével tovább nőtt a leterheltség. Sok a határidős feladat, főleg az év eleji megnövekedett adminisztrációs feladatok esetében. Az új intézményvezető belépése után újra kell gondolni a munkaköröket, profilozni szükséges a munkakörönkénti feladatcsoportokat. Az intézményben jelenleg nincs könyvtárosi szakirányú végzettségű munkatárs, ezt a helyzetet rövidtávon kezelni szükséges. A közfoglalkoztatottak bevonásának lehetősége korlátozott, rendezvényszervezési tevékenységet jellemzően nem tudnak ellátni Az új intézményvezető lát lehetőséget – a Munkaügyi Központtal egyeztetett megfelelő szűrés alkalmazásával –
13
közfoglalkoztatottak bevonására elsősorban a könyvtári állomány elektronikus digitalizálása és rendezvényszerzéssel kapcsolatos tevékenység területén. Az épület felújítás megtörtént, de a technikai IT eszközök szűkösek (pl. laptop, régi verziójú szoftverek)
4.3.3 Munkatársak lekérdezése
A vizsgálatba bevont munkakörök elemzését a jelenleg hatályban lévő munkaköri leírások vizsgálatával kezdtük. A vizsgálat kifejezetten a munkakör feladattartalmára vonatkozott, mely független a munkakört betöltő munkavállaló személyétől. Ugyancsak nem volt része a vizsgálatnak a munkakör betöltéséhez szükséges szakmai és emberi kompetenciák meghatározása. A munkakör elemzés célja: A Polgármesteri Hivatal vonatkozásában a közterület felügyelő és üzemeltetési ügyintéző munkakörhöz tartozó feladatkörök /feladatok, a MIKK esetében a részmunkaidős gondok-adminisztrátor-könyvtáros munkakör újragondolása, a munkaköri követelményrendszer átszabása és a szakmai feladatok esetleges átcsoportosítása céljából. Adatgyűjtési módszerként – figyelembe véve a munkakör elemzés célját, a munkatárs leterheltségét, valamint a vezetői interjúkban elhangzottakat, a vizsgálatba bevont 1 munkakör önkitöltős kérdőíves lekérdezését választottuk. Ez a módszer gyorsabb és hatékonyabb, mint az interjú. A lekérdezés során az alábbi kérdéskörökben gyűjtöttünk adatokat:
A munkakörben ellátandó munkafeladatok (elkülöníthető, ismétlődő tevékenységek); A munkafeladatok gyakorisága; A havi munkaidőn belül az adott munkafeladatra fordított %-os munkaidő; A munkafeladat ellátásához szükséges belső és külső kommunikáció (információk szerzése és továbbítása szervezeten belül és kívül); A munkakör felelősségi körének kiterjedése; A munkakör terhelésének jellege (egyenletes, változó) és átlagos mértéke; A munkakört betöltő dolgozó véleménye, javaslata.
A megkérdezett két munkatárs kitöltötte a kérdőívet, melyet a Melléklet 7.4 pontja tartalmaz.
14
5 Elemzés. értékelés, javaslatok 5.1 Feladatok szakmai kapacitásigényének meghatározása 5.1.1
Polgármesteri Hivatal
A vizsgálatba bevont munkakör (közterület felügyelő és építésügyi ügyintéző) feladatköre tartalmazza a Piliscsaba Város Fejlesztési és Üzemeltetési Intézmény 2014. tavaszán történő létrehozása után a Polgármesteri Hivatalban maradt műszaki hatósági, adminisztratív részt, valamint a közterület felügyelői feladatokat. A munkakörhöz tartozó feladatok (munkaköri leírás alapján): Építésügyi feladatok:
építési ügyekkel kapcsolatos felvilágosítás adása, rendeltetési mód változási engedély kiadásának előkészítése, telekalakítási engedély kiadásának előkészítése, engedély kérelem elbírálása során kötelező helyszíni szemle tartása – négy homlokzati fénykép készítésével, jegyzőkönyvvel, az ingatlan tulajdonosának vagy az építtetőnek kötelezése az elrendelt munkálatok végzésére, közútkezelői és tulajdonosi, valamint szakhatósági hozzájárulások elbírálásának előkészítése, statisztikai adatok szolgáltatása,
Településüzemeltetési feladatok:
közművekkel (víz-, csatorna-, gáz-, villany, folyékony és szilárd hulladék) kapcsolatos fejlesztési, felújítási, feladatokban való közreműködés, a meglévő intézmények fejlesztési, felújítási, üzemeltetési feladataiban való közreműködés, helyi közutak, műtárgyak fejlesztési, felújítási, üzemeltetési feladatokban való közreműködés, köztemető fejlesztési, felújítási, üzemeltetési feladatokban való közreműködés, forgalmi rend kialakítása, ésszerűsítési javaslatok készítése, beruházási feladatoknál szakhatósági közreműködés, szerkezeti terv, helyi építési szabályzat előkészítésében közreműködés.
A közterület-felügyelet munkaköri leírás szerinti feladatellátása: Általános feladatok:
Az önkormányzat közterületei jogszerű használatának, a közterületen folytatott, engedélyhez kötött tevékenység szabályszerűségének ellenőrzése. A közterület rendjére és tisztaságára vonatkozó jogszabályok által tiltott tevékenységek folytatásának megelőzése, megakadályozása, megszakítása, megszüntetése, illetőleg szankcionálása. A jogellenes állapot, tevékenység jelzése, intézkedés kezdeményezése. Közreműködés a hatályos önkormányzati rendeletek végrehajtásának ellenőrzésében. 15
Közreműködés a hatályos önkormányzati rendeletek egyes magatartási tényállást rögzítő rendelkezéseinek – eseti, illetve tematikus, rendszeres – felülvizsgálatában. Közreműködés a közterület, az épített és természetes környezet természetes állapotának megőrzésében, védelmében. Közreműködés az önkormányzati vagyon tekintetében a vagyonvédelmi feladatok ellátásában. Közreműködés az állat egészségügyi és eb- rendészeti feladatok ellátásában, kivéve a gyepmester feladat- és hatáskörébe tartózó tevékenységet: a gazdátlan kóbor állatok és ebek befogásában közreműködés. Ez a rendelkezés nem alkalmazható a megkülönböztetett jelzéssel ellátott vakvezető ebekre, intézkedés kezdeményezése és a megtett intézkedés ellenőrzése a közterületeken található állattetemek begyűjtésére és ártalmatlanná tételére. Köteles bel- és külterületen a jegyző növényvédelmi, ellenőrzési kötelezettségének teljesítése során a kapott utasítás szerint eljárni. Piliscsaba Város Önkormányzata, által megkötött együttműködési megállapodásban rögzítettek szerint együttműködési feladatok ellátása: a Budaörsi Rendőrkapitányság Pilisvörösvári Rendőrőrsével, hatósági ellenőrzés keretein belül, egyes hatósági ellenőrzést végző, további szakhatóságokkal, rendvédelmi szervek részére
Részletes feladatai: A közterület-felügyelőt intézkedési kötelezettség terheli:
a hatáskörébe tartozó szabálysértés, vagy bűncselekmény észlelése, vagy a közrendet, az állampolgárok személyét, vagy javait fenyegető veszélyhelyzet észlelése esetén.
A közterület- felügyelő jogosult, illetve köteles
a felügyelet részére jogszabályban, valamint vezetői utasításban előírt helyszíni szemléket / hatósági ellenőrzéseket elvégezni, a nem hatáskörébe tartozó szabálysértés észlelése esetén a szükséges intézkedéseket kezdeményezni.
A közterület felügyelő intézkedése során jogosult, illetve köteles:
a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló, többször módosított 2004. évi CXL. törvény alapján helyszíni szemlét foganatosítani / hatósági ellenőrzést végezni, felvilágosítást adni, illetve kérni, járművet feltartóztatni, ingó dolgot visszatartani, szabálysértés azonnali, vagy határidőn belüli megszüntetésére felhívni, figyelmeztetni, helyszíni bírságot kiszabni, feljelentést tenni, 16
feltételek fennállása esetén járművet elszállíttatni, igazoltatni, előállítani, személyt feltartóztatni, vagyonvédelmi feladatokat végezni (önkormányzat tulajdonában, használatában lévő helyiséget, területet lezárni, illetéktelen személy belépését ezen helyiségbe / területre megakadályozni, az illetéktelenül ott tartózkodó személyt az önkormányzat tulajdonában, használatában lévő helyiségből / területről eltávolítani).
A lekérdezés során a közterület felügyelő és építésügyi ügyintéző munkakörben dolgozó munkatárs terhelésének mértékére vonatkozóan közel 150%-ot jelölt meg, a leterheltség „minőségét” a megkérdezett „egyenletesen változónak, sokszor - határidő közeledtekor lökésszerűnek” jellemezte. A vizsgálatba bevont területen a humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálat fókuszaként meghatározott és a munkakör-elemzésbe bevont munkakör becsült kapacitásigénye a rendelkezésünkre álló információk, adatok alapján: (FTE = full time equivalent = teljes munkaidőre számított viszonyszám):
Feladatcsoport Építésügyi feladatok Településüzemeltetési feladatok Közterületfelügyelet feladatok Összesen
Kapacitásigény 0,4 – 0,6 0,4 – 0,6 0,6 – 0,8 1,4 – 2,0
Megállapítás E három feladatcsoport egy munkakörön belüli ellátása magas kockázatot jelent a tevékenység megfelelő szintű és jogszabályoknak megfelelő ellátására
2. táblázat Vizsgált munkakör becsült kapacitásigénye
A fentiek alapján a jelenleg közterület felügyelő és építésügyi ügyintéző referensi munkakörben dolgozó munkatárs terhelése folyamatosan túlzott mértékű, a rendelkezésre álló kapacitása nem elegendő a tevékenység elvégzésére.
Információbiztonság Az elemzés során vizsgáltuk, hogy a hatályos 2013. év L. törvény az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról előírásainak megfelelően kijelölésre került-e Információbiztonsági felelős. A hatályos SzMSz (jóváhagyta Piliscsaba Város Önkormányzata Képviselőtestülete 130/2014 (,VI, 17) határozatával) 2. sz. függelékében található Szervezeti ábra alapján az INFORMATIKUS munkakört betöltő munkatárs közvetlenül a polgármesterhez tartozik. Mivel a releváns munkaköri leírás nem állt rendelkezésünkre az elemzés során, nem tudjuk megállapítani, hogy az információbiztonsági felelősi feladatkör szerepel-e az informatikusi munkakört ellátó munkatárs feladatai között. Egyéb Jelen ÁROP projekt „Kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok vizsgálata” részfeladat „nélküle eset” keretében a helyben kézbesítendő hivatali leveleket az Önkormányzat saját teljesítés keretében juttatná el a címzetteknek. Mivel a kézbesítendő levelek számát figyelembe véve a kézbesítés napi 3-4 óra munkaidő szükségletet generálna, elégséges lenne részmunkaidős munkatárs
17
felvétele a feladat ellátására. Ebben az esetben a bevételi oldalon az önkormányzati hozzájárulás, míg a kiadási oldalon a személyi költségek kerülnek feltüntetésre. Amennyiben a javaslat elfogadásra kerül, ennek humán erőforrás kapacitás vonzatával számolni szükséges.
5.1.2
MIKK
A frissen kinevezett intézményvezető az igazgatói pályázatában megfogalmazott értékek és célok mentén a korábbiakhoz képest nyitott, kezdeményező, aktív, dinamikus intézményt körvonalaz, mely igyekszik megfelelni egy 21. századi városi kulturális intézménnyel szemben támasztott jogos adminisztrációs elvárásoknak és szakmai követelményeknek. A MIKK vállalja, hogy egységes koncepció mentén minden platformon (honlap, hírlevél, facebook, plakát, nyomtatott és elektronikus sajtó) a korábbiaknál hangsúlyosabban kíván részt venni a piliscsabai kulturális programok szervezésében, kommunikációjában, koordinációjában. A MIKK vállalja továbbá, hogy a hatékonyabb kooperáció kialakítása céljából felveszi a kapcsolatot a piliscsabai oktatási intézményekkel és civil szervezetekkel. A MIKK a kulcsszereplők felkutatásával, kulturális kerekasztal szervezésével, a felnőtt önkéntesek és az iskolai közösségi szolgálatos diákok bekapcsolásával is szeretne egy piliscsabai kulturális koncepció kidolgozásának kezdeményezőjévé és aktív szereplőjévé válni. A MIKK vállalja, hogy a saját bevétel folyamatos növelése prioritásként szerepel a következő évek költségvetéseinek kidolgozásakor és összeállításakor. A munkakörelemzés során vizsgáltuk a két munkatárs munkaköri leírását. A vizsgált munkaköri leírások 2013. február 1. keltezésűek. (A frissen kinevezett intézményvezető munkaköri leírásának elkészítése a tanulmány írásakor folyamatban van.) A hatályos munkaköri leírások szerinti feladatcsoportok és munkaidő - megosztást az alábbi táblázatban foglaljuk össze: Kulturális programszervezőadminisztrátor-könyvtáros Könyvtár ügyvitele
Heti óraszám
vezetése, könyvtári ügyviteli dokumentumok
javaslat az éves költségvetésre, állománygyarapítás (megrendelés/nyilvántartás, katalógus, leltár, állomány ellenőrzés
Olvasószolgálat, tájékoztatás
Nyitva tartás, kölcsönzés, könyvtári órák megtartása, pályázatírás, pedagógusok tájékoztatása
Programszervezés, adminisztráció
X
Heti óraszám
könyvtári ügyviteli dokumentumok kezelése; közreműködés leltározásban;
kezelése; könyvtár pedagógiai felhasználásának szervezése, külső kapcsolattartás; éves munkaterv elkészítése; jelentések
Állományalakítás, nyilvántartás, védelem
Gondnokkönyvtáros
20 +
állományvédelem, raktári rend biztosítása
5*
10 Nyitva tartás, kölcsönzés
15
18
Gondnoki takarítás
teendők,
X
Beszerzés, egyéb Heti összesen
15 5
munkaidő
40
30
*Könyvtári feldolgozó munka, könyvtár zárva tartása mellett 3. táblázat MIKK vizsgált munkakörök feladatai
Megállapítható, hogy a vizsgált munkakörökbe tartozó feladatcsoportok nem kellően átgondoltak, párhuzamosságot tartalmaznak és duplikáltan tartalmazzák a könyvtárosi tevékenységet. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy az 1997. CXL törvény (a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről) előírja főállású felsőfokú szakirányú végzettséggel rendelkező könyvtáros alkalmazását. A MIKK esetében a jogszabályi megfelelés érdekében önálló könyvtárosi munkakör megfelelő szakképesítésű munkatárssal történő betöltése megoldásra vár. Figyelembe véve a MIKK szakmai koncepció tartalmát, a tevékenység bővítését javasoljuk a munkakörök „profiltisztitását”, fókusz tevékenységek meghatározását az alábbiak szerint:
Jelenlegi munkaköri feladatok Kulturális programszervező (adminisztrátor, könyvtáros) •A könyvtár vezetésével, ügyvitelével kapcsolatos feladatok •Állományalakítás, nyilvántartás, állományvédelem •Olvasószolgálat, tájékoztatás •Programszervezés •Pályázatfigyelés, pályázatírás •Házi pénztár kezelése •Egyéb
Javasolt munkakörök és fókusz feladatok Kulturális programszervező, kommunikációs referens • • •
• •
Gondnok (könyvtáros) •Gondnoki feladatok, takarítás •A könyvtár vezetésével, ügyvitelével kapcsolatos részfeladatok •Állományalakítás, nyilvántartás, állományvédelem részfeladatok •Olvasószolgálat, tájékoztatás •Beszerzés •Szerződés nyilvántartás, kötelezettség nyilvántartás •Programszervezés •Egyéb
Könyvtáros
Kommunikációs feladatok, kapcsolattartás civil szervezetekkel, lakossággal Városi kulturális élet koordinálása Programszervezés Pályázatfigyelés, pályázatírás A könyvtár vezetésével, ügyvitelével kapcsolatos feladatok (átmeneti) Állományalakítás, nyilvántartás, állományvédelem (átmeneti) Olvasószolgálat, tájékoztatás (átmeneti) Egyéb
Gondnok, gazdaságiadminisztratív referens • • • •
Gondnoki feladatok, takarítás Beszerzés Házi pénztár kezelése Programszervezés A könyvtár ügyvitelével kapcsolatos adminisztratív/gazdasági feladatok Állományalakítás, nyilvántartás, állományvédelemmel kapcsolatos adminisztratív/gazdasági feladatok (átmeneti) • Olvasószolgálat, tájékoztatás (átmeneti) • Egyéb
•Az SzMSZ-ben szereplő, de jelenleg az engedélyezett létszámban nem megjelenő önálló munkakör
Könyvtáros (létszámbővítés megvalósulása esetén) • Önálló könyvtárosi munkakörrel kapcsolatos feladatok • Egyéb
5. ábra Jelenlegi és javasolt feladatok munkakörönként
19
Figyelembe véve a jelenleg rendelkezésre álló létszámot, a könyvtárosi munkakör feladatait egyelőre (a könyvtárosi munkakör betöltéséig) a meglévő munkatársak bevonásával szükséges megoldani. Amint lehetőség nyílik a könyvtárosi munkakör betöltésére, a feladat leosztást ismét érdemes felülvizsgálni. A munkaköröket betöltő munkatársak jelenleg 1,75 teljes munkaidőre számított kapacitással rendelkeznek. A rendelkezésre álló információk és a kitöltött kérdőív alapján a heti 30 órában foglalkoztatott munkatárs jelenleg is 150%-os mértékű leterheltséggel dolgozik, az általa végzett tevékenység valós kapacitás igénye megfelel egy teljes munkaidejű munkakör humán erőforrás kapacitásának. Tekintette a MIKK szakmai munkatervében szereplő, proaktívabb szerepvállalásra és potenciálisan bevétel növekedést eredményező tervezett tevékenységére javasolt – az anyagi lehetőségek függvényében - a jelenleg heti 30 órában foglalkoztatott munkatárs munkaidejének heti 40 órára történő megemelése, valamint a könyvtárosi munkakör rendezése.
5.2 Javaslatok összefoglalása Az ÁROP szervezetfejlesztési projekt során vizsgáltuk a Polgármesteri Hivatal létszámhiányos működését és ezen belül a közterület felügyelő és építésügyi ügyintéző összevont munkakör kapacitásigényét. Megállapítható, hogy a munkakörhöz tartozó feladatok valós kapacitásigénye indokolja egy fő műszaki végzettségű köztisztviselő alkalmazását, melynek anyagi fedezetét a Hivatal számított létszáma lehetővé teszi. A munkakörhöz tartozó feladatok kettéválasztása egyben lehetőséget teremt a közterület felügyeleti tevékenység rendszer szemléletű fejlesztésére, kialakítására, melyhez a munkakört betöltő munkatárs a lekérdezés során számos konstruktív javaslatot tett. A tevékenység fejlesztése nagyban hozzájárulhat Piliscsaba Város lakosságának minőségi életviteléhez, biztonságérzetének növeléséhez. A MIKK tekintetében vizsgáltuk az új intézményvezető 2014. szeptember 1-i kinevezése utáni helyzetet és az általa vázolt tevékenység – és funkcióbővítés humánerőforrás kapacitás feltételeit. Általánosságban ezen felül javasoljuk az Önkormányzatban és intézményeiben dolgozó munkatársak informatikai felhasználói ismereteinek folyamatos fejlesztését (alapszint/középszint – Excel, Word) és rendszeres képzési terv bevezetését a szükséges és fejlesztendő szakmai és humán kompetenciák fejlesztésére. A javaslat egyik eleme (Táblázatkezelő szoftver használatához kapcsolódó képzés a Hivatal dolgozói számára) szerepel a Költségcsökkentés, hatékonyságnövelési stratégia szervezeti rövidtávú akciói között. Piliscsaba Város Önkormányzata Képviselőtestülete 5/2014.(I.21.) számú határozatával jóváhagyta a Polgármesteri Hivatal Adatvédelmi és Informatikai Biztonsági szabályzatát. A hatályos 2013. év L. törvény az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról előírásainak megfelelően szükséges, hogy kijelölésre kerüljön Információbiztonsági felelős. Szóbeli vezetői információ alapján a Piliscsaba Fejlesztési és Üzemeltetési Intézmény (PIVI) vezetője látja el ezt a pozíciót.
20
Intézmény Polgármesteri Hivatal
MIKK
Javaslat száma
Javaslat tárgya
Elkészítendő dokumentum
1.
A Hivatal akut megszüntetése
létszámhiányának ÁROP projekt keretén túlmutató feladat
2.
A vizsgált közterület felügyelő és építésügyi ügyintéző referensi ÁROP projekt keretén munkakörhöz tartozó feladatcsoportok túlmutató feladat megosztása plusz egy műszaki végzettségű munkatárs felvétele-
3.
Információbiztonsági rögzítése írásban
4.
A hivatali dolgozók rendszeres ÁROP projekt keretén képzésének megtervezése IT területen túlmutató feladat
5.
Munkaköri leírások folyamatos ÁROP projekt keretén aktualizálási rendszerének kialakítása túlmutató feladat
6.
Munkakörök feladatainak javasolt Módosított újragondolása – profiltisztítás céljából munkaköri leírások
7.
Új vezetői koncepció megvalósítása érdekében az engedélyezett létszámnak ÁROP projekt keretén megfelelő létszám biztosítása (heti 30 túlmutató feladat órás munkakör megemelése heti 40 órára)
8.
Könyvtárosi munkakör betöltése jogszabályi biztosításával
9.
A kialakított szervezeti lekövető Szervezeti és Szabályzat elkészítése
10.
A munkaköri aktualizálása
felelős
leírások
feladat Aktualizált munkaköri leírás vagy írásos megbízás a feladat ellátására
rendezése, ÁROP projekt keretén megfelelés túlmutató feladat felépítést Működési Aktualizált SzMSz folyamatos ÁROP projekt keretén túlmutató feladat
4. táblázat Javaslatok összefoglalása
21
6 Kapcsolódó szabályzatok felülvizsgálata 6.1 Polgármesteri Hivatal 6.1.1 Munkaköri leírások elemzése
A munkaköri leírások 2014. április 1. napján kerültek felülvizsgálatra, melynek keretében új munkaköri leírás készült minden dolgozó vonatkozásában. A jelenlegi munkaköri leírások tartalmilag egységes szerkezetűek. A munkaköri leírások alapvető felépítése a következő: I.
II.
III.
IV. V. VI. VII. VIII. IX.
Általános adatok - munkáltató neve - szervezeti egység megnevezése - munkakör megnevezése - munkavégzés helye - munkáltatói jogkör gyakorlója - közvetlen felettesi munkakör - helyettesítés rendje ( ki helyettesíti a munkakör betöltőjét, annak távollétében, kit helyettesít a munkakör betöltője) - munkakör betöltéséhez szükséges iskolai végzettség, szakmai gyakorlat feltüntetése - kapcsolattartás (személyekkel, osztályokkal, szervezeti egységekkel, hatóságokkal) - közvetlen tájékoztatási kötelezettség – nehezen értelmezhető Munkaköri feladatok részletes leírása - általános feladatok - egyedi részfeladatok - egyéb feladatok (nem minden esetben) A felelősségi kör meghatározása III/1. szakmai jogkörök III/2, kompetenciák (nehezen értelmezhető miért itt szerepel) Hatáskör A munkakör betöltési követelményei (minimális nem szakmai követelmények) Vagyonnyilatkozat- tételi kötelezettség Köztisztviselő hivatás etikai alapelvei Képzési kötelezettség (nem minden esetben) Záradék Dátum Jegyző aláírása Köztisztviselő aláírása
A munkaköri leírások kellően részletezettek. Tartalmazzák a helyettesítés rendjét, a kapcsolattartás rendjét, a közvetlen tájékoztatási kötelezettséget, a munkaköri feladatok részletes leírását (általános feladatok, egyedi részfeladatok), felelősségi kör, jogkör, kompetencia, hatáskör, munkakör betöltési
22
követelményei, vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségek meghatározását.
kötelezettség
meghatározását
illetve
képzési
A munkaköri leírások tartalma és szerkezete megfelel a követelményeknek. Megjegyezzük, hogy a közvetlen tájékoztatási kötelezettség az alábbiak felé: Polgármester/Jegyző– kizárólag felettesén keresztül megfogalmazás nehezen értelmezhető. Javasoljuk, hogy a folyamatos változások és nagyfokú fluktuáció miatt a munkaköri leírások aktualizálását folyamatosan biztosítsák.
6.1.2 Javaslatok általánosságban a munkaköri leírások vonatkozásában
A munkaköri leírások aktualizálása során különös figyelemmel kell lenni a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény és a közszolgálati tisztviselők képesítési előírásairól szóló 29/2012. (III. 7.) Korm. rendelet előírásaira. A vizsgálati körbe vont és fenntartani kívánt munkakörök munkaköri leírásai (Szociálpolitikai csoport három munkaköre (3 szociális ügyintéző), valamint az Adócsoport két adó ügyintézői munkaköre) esetében az említett jogszabályok alábbi rendelkezéseit tartjuk fontosnak kiemelni: EGYÜTTALKALMAZÁSI TILALOM ÉS ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI SZABÁLYOK A közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (továbbiakban: Kttv.) 85. § (1) bekezdése értelmében: A köztisztviselő nem lehet helyi önkormányzati, nemzetiségi önkormányzati képviselő annál az önkormányzatnál, amely az őt alkalmazó közigazgatási szerv illetékességi területén működik. (2) A köztisztviselő további jogviszonyt - tudományos, oktatói, művészeti, lektori, szerkesztői, valamint jogi oltalom alá eső szellemi tevékenység (a továbbiakban együtt: gyakorolható tevékenység), továbbá a közérdekű önkéntes tevékenység kivételével - csak a munkáltatói jogkör gyakorlójának előzetes engedélyével létesíthet. A gyakorolható tevékenység végzésére irányuló jogviszonyt, valamint a közérdekű önkéntes tevékenység végzésére irányuló jogviszonyt, annak létesítését megelőzően a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásban be kell jelenteni, ha e jogviszony keretében végzett tevékenység a köztisztviselő munkaköri feladataival közvetlenül összefügg. (3) A köztisztviselő a (2) bekezdésben foglaltaktól eltérően a gyakorolható tevékenység, továbbá a közérdekű önkéntes tevékenység végzésére irányuló jogviszonyt kizárólag a munkáltatói jogkör gyakorlójának előzetes engedélye alapján létesíthet, ha a munkavégzés időtartama részben azonos a köztisztviselő beosztás szerinti munkaidejével. (4) A köztisztviselő a) nem folytathat olyan tevékenységet, nem tanúsíthat olyan magatartást, amely hivatalához méltatlan, vagy amely pártatlan, befolyástól mentes tevékenységét veszélyeztetné;
23
b) pártban tisztséget nem viselhet, párt nevében vagy érdekében - az országgyűlési, az európai parlamenti, illetve a helyi önkormányzati választásokon jelöltként való részvételt kivéve közszereplést nem vállalhat; c) nem lehet gazdasági társaságnál vezető tisztségviselő, illetve felügyelőbizottsági tag, kivéve, ha a gazdasági társaság önkormányzati, köztestületi többségi tulajdonban, vagy tartósan állami tulajdonban van, vagy az állami tulajdonos különleges jogokat biztosító részvény alapján delegálja, továbbá, ha a társaságban az állami közvetlen vagy közvetett befolyás mértéke - a tőkepiacról szóló 2001. évi CXX. törvény rendelkezései alapján számítva - legalább ötven százalék. VEZETŐK Kttv.: 129. § (1) A köztisztviselő - külön törvényben írtakon túlmenően - osztályvezetői, főosztályvezető-helyettesi, főosztályvezetői munkakör betöltésére is kinevezhető közigazgatási szerv, illetve a munkamegosztás szempontjából elkülönült szervezeti egység vezetésére. A főosztályvezető helyettesítésére - szervezeti egység vezetése nélkül - egy főosztályvezető-helyettesi munkakör tölthető be. (2) Vezetői kinevezést csak felsőfokú iskolai végzettségű, jogi vagy közigazgatási szakvizsgával, vagy a szakvizsga alól adott, a Közigazgatási Továbbképzési Kollégium teljes körű mentesítésével rendelkező köztisztviselő kaphat. (3) A (2) bekezdéstől eltérően, ha a vezetői kinevezéskor a köztisztviselő nem rendelkezik jogi vagy közigazgatási szakvizsgával, azt a kinevezéstől számított két éven belül le kell tennie. Ha szakvizsgakötelezettségét e határidőn belül a köztisztviselő számára felróható okból elmulasztja, kormányzati szolgálati jogviszonya e törvény erejénél fogva megszűnik. A közigazgatási szakvizsga letételére nyitva álló határidőbe nem számít bele a harminc napot meghaladó fizetés nélküli szabadság vagy keresőképtelenség, továbbá a harminc napot meghaladó kiküldetés időtartama. (4) Törvény eltérő rendelkezése hiányában a vezetői kinevezés határozatlan időre szól. Javasoljuk, hogy a munkaköri leírások az alábbi minimum tartalommal minden esetben rendelkezzenek: -
Köztisztviselő, közszolgálati ügykezelő neve Közigazgatási szerv megnevezése Szervezeti egység megnevezése (szükséges esetén) Főosztály, osztály megnevezése Munkavégzés helyének megnevezése Munkáltatói jogkört gyakorló megnevezése Közvetlen felettes vezető megnevezése Munkakör megnevezése Munkakör ellátásához szükséges képesítési előírások megnevezése és száma a közszolgálati tisztségviselők képesítési előírásairól szóló 29/201. (III.7.) Korm. Rendelet alapján Munkakört betöltő végzettségének, képesítésének rögzítése Munkakör célja Munkakörhöz tartozó feladatok, hatáskörök Felelősségi kör meghatározása
24
-
Külső és belső kapcsolattartás terjedelmének és módjának meghatározása (szükség esetén) Képernyő előtti munkavégzés feltüntetése (szükség esetén) Helyettesítési rendje Záradék (munkaköri leírás hatályba lépése, megismerésének, átvételének igazolása)
A munkaköri feladatok ellátásának kötelezettsége az aláírás napján lép hatályba, határozatlan időre szól és akkor veszti hatályát, ha: -
munkaköri feladat megváltozik, a munkavégzés helye megváltozik, a közszolgálati jogviszony megszűnik.
A munkaköri leírás módosítását mind a munkáltatói jogkört gyakorló, mind a köztisztviselő kezdeményezheti. A módosítás az írásba foglalás és az aláírás napján lép hatályba, mellyel a korábbi munkaköri leírás hatályát veszti.
6.1.3 Változásokat lekövető belső szabályzat (SzMSz)
A Képviselő-testület a 130/2014.(VI.17.) határozatában hagyta jóvá a Polgármesteri Hivatal hatályos szervezeti és működési szabályzatát. A dokumentumba átvezetésre került a városi cím elnevezése, valamint szervezeti felépítés aktualizálása megtörtént, melynek eredményeként a korábbi Üzemeltetési és Beruházási Osztály megszüntetésre került a PIVI-be történő integrálással. A Hivatal önálló jogi személyiséggel rendelkező, önállóan működő, önállóan gazdálkodó költségvetési szervként működik. A Polgármesteri Hivatal jogi személyisége a Piliscsaba Város Önkormányzata gazdálkodásának végrehajtására terjed ki. Kiterjed emellett a helyi Roma Nemzetiségi Önkormányzat, a Német Nemzetiségi Önkormányzat, a Szlovák Nemzetiségi Önkormányzat gazdálkodásának végrehajtására is. A Polgármesteri Hivatal ellátja az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat, továbbá azokat a hatósági feladatokat, melyeket jogszabályok Piliscsaba Város illetékességi és működés körébe utalnak. A Hivatal a polgármester irányításával, a jegyző vezetésével működik. Az Önkormányzat működésével, valamint a közigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat látja el.
A PH az alábbi szervezeti egységekre tagolódik:
Igazgatási Osztály Adó és Gazdasági Osztály HR referens
25
A PH SZMSZ-e, valamint az Ügyrendi melléklet meghatározza a polgármester, a jegyző, az osztályvezetők feladatait, az osztályok, a jegyző alá közvetlenül tartozó HR referens feladatait. A köztisztviselők és a közszolgálati ügykezelők munkakörének meghatározása szempontjából alapvető jelentőséggel bír az egyes szervezeti egységek feladatkörének a leírása, mivel azokat a munkaköri leírásoknak teljes mértékben le kell fedniük. Az SZMSZ leírja továbbá a kinevezés rendjét, a belső információáramlás módját, a Hivatal feladatait és ügyfélfogadási rendjét. Az SzMSz nem részletezi a kiadmányozás rendjét, a szabadság kiadásának rendjét, valamint a helyettesítés rendjét. Az SzMSz értelmében a Hivatal dolgozóinak feladatait munkaköri leírásuk szabályozza. Az osztályok kötelesek belső munkarendjüket számon kérhető módon kialakítani, meghatározni az ellenőrzés, számonkérés gyakoriságát, a munkafegyelem biztosítását, ellenőrzését (jelenléti ív, szabadságolások rendje) valamint az információáramlás módját. Az aktualizált hatályos SzMSz leköveti a 2013. év január 1-e utáni feladatváltozásokat. A jelen tanulmányban javasolt humánpolitikai változtatások nem igénylik az SZMSZ módosítását, mivel az alapvető szabályozási elveket illetve szabályokat fektet le.
6.2 MIKK 6.2.1 Munkaköri leírások elemzése
A rendelkezésünkre álló két munkaköri leírás keltezése 2013. február 1, illetve 2013. február 10. A munkaköri leírások egységes szerkezetűek, tartalmilag közel azonosak. Szerkezetileg a munkaköri leírás az alábbi részekre tagolódik: I. II. III. IV. V. VI.
Intézmény Személyi és szervezeti rendelkezések Jogok, kötelezettségek, feladatok Általános rendelkezések Hatályba lépés Megismerési-átvételi záradék
Az I. és II. részek tartalmazzák az adminisztratív jellegű adatokat (intézmény/munkahely neve, címe, dolgozó neve, munkakör megnevezése, munkaidő tartama, közvetlen felettes megnevezése, közvetlen beosztott, helyettesítés rendje, ügyeleti szolgálatra való behívhatóság, alkalmazás típusa, besorolás/bérezés és feladatellátás módja) A III. rész tartalmazza az anyagi és fegyelmi kötelezettséget, a heti munkaidő feladatcsoportonkénti megoszlását, a feladatkör területeit és részfeladatait. A munkaköri leírás az egyéb feladatok között említi az „önmaga szakmai továbbképzése” feladatot.
26
A IV. rész (Általános rendelkezések) tartalmazza a javaslattételi, bejelentés megtételi jogosultságot, a kötelezettségeket, valamint azt a kitételt, hogy bármelyik munkakört betöltő személy felkérhető az intézményvezető által a szakképesítésének megfelelő területen a könyvtár érdekében végzett munkára. A 6. 1.2 pontban általános javaslatokat tettünk a munkaköri leírások tartalmára vonatkozóan. A jelenlegi munkaköri leírások felülvizsgálata alapján javasoljuk az alábbi, jelenleg hiányzó tartalmi elemek pótlását, kiegészítését: -
Munkáltatói jogkört gyakorló megnevezése Munkakör ellátásához szükséges képesítési előírások megnevezése és száma a közszolgálati tisztségviselők képesítési előírásairól szóló 29/201. (III.7.) Korm. Rendelet alapján Munkakört betöltő végzettségének, képesítésének rögzítése Munkakör célja Külső és belső kapcsolattartás terjedelmének és módjának meghatározása (szükség esetén) Képernyő előtti munkavégzés feltüntetése (szükség esetén) a munkakörhöz rendelt eszközök (szükség esetén)
Sémaként használható az alábbi formula, avagy a Polgármesteri Hivatalban használt általános séma is.
Munkaköri leírás mintája Munkaköri leírás - minta Köztisztviselő, közszolgálati ügykezelő, közalkalmazott neve Közigazgatási szerv megnevezése Munkavégzés helyének megnevezés Munkáltatói jogkört gyakorló megnevezése Közvetlen felettes megnevezése
vezető
Munkakör megnevezése Munkakör ellátásához szükséges képesítési előírások megnevezése és száma a közszolgálati tisztségviselők képesítési előírásairól szóló 29/201. (III.7.) Korm. Rendelet alapján
27
Munkakört betöltő végzettségének, képesítésének rögzítése
Munkakör célja
Munkakörhöz tartozó feladatok, hatáskörök
Felelősségi kör meghatározása Külső és belső kapcsolattartás terjedelmének és módjának meghatározása (szükség esetén) Képernyő előtti munkavégzés feltüntetése (szükség esetén) A munkakör ellátása rendszeres monitor használattal jár, a képernyő előtti munkavégzés a napi 4 órát meghaladja. Helyettesítési rendje
A munkaköri leírás ……………… napján lép hatályba. A munkaköri feladatok ellátásának kötelezettsége az aláírás napján lép hatályba, határozatlan időre szól és akkor veszti hatályát, ha: -
munkaköri feladat megváltozik, a munkavégzés helye megváltozik, a közszolgálati jogviszony megszűnik.
A munkaköri leírás módosítását mind a munkáltatói jogkört gyakorló, mind a köztisztviselő kezdeményezheti. A módosítás az írásba foglalás és az aláírás napján lép hatályba, mellyel a korábbi munkaköri leírás hatályát veszti.
28
A munkaköri leírást átvettem, az abban foglaltakat megismertem, azok végrehajtását magamra nézve kötelezőnek ismerem el és tudomásul veszem, hogy nekem felróható mulasztás esetén fegyelmi felelősségre vonásnak lehet helye:
KÖZTISZTVISELŐ, KÖZSZOLGÁLATI ÜGYKEZELŐ MUNKÁLTATÓI JOGKÖRT GYAKORLÓ
Dátum Dátum
6.2.2 Változásokat lekövető belső szabályzat (SzMSz)
Piliscsaba Város Önkormányzata a 133/2014 (VI.17). számú határozatával hagyta jóvá a MIKK hatályos Szervezeti és Működési Szabályzatát, mely 2014. június 18-án lépett hatályba. Az SzMSz szervezeti egységenként az alábbi munkaköröket sorolja fel:
intézményvezető könyvtáros kulturális referens takarító-gondnok-adminisztrátor.
Az SzMSz részletezi az intézményvezető feladatait, felelősségi körét, valamint a beosztottak feladatait. A munkaköri leírások tartalmazzák a foglalkoztatott dolgozók szervezetben elfoglalt munkakörnek megfelelő feladatait, jogait és kötelezettségeit személyre szólóan. • A munkaköri leírásokat a szervezeti egység módosulása, személyi változás, valamint feladat változása esetén azok bekövetkezésétől számított 15 napon belül módosítani kell. • A munkaköri leírások elkészítéséért és aktualizálásáért felelős: az intézményvezető Az aktualizált hatályos SzMSz leköveti a 2013. év január 1-e utáni feladatváltozásokat. Amennyiben a jelen tanulmányban javasolt humánpolitikai változtatások jóváhagyása megtörténik, szükséges az SZMSZ módosítása, mivel az alapvető szabályozási elveken illetve szabályokon lefektetésén túlmenően az SzMSz a beosztottak feladatait is részletezi. .
29
7 Mellékletek 7.1
Felhasznált irodalom
Piliscsaba Polgármesteri Hivatal 2013. évi beszámoló (2013. január 1.-2013. november 30.) Piliscsaba Polgármesteri Hivatal hatályos (130/2014.(VI.17.) határozatában jóváhagyott) Szervezeti és Működési Szabályzata Piliscsabai Polgármesteri Hivatal dolgozóinak hatályos munkaköri leírása MIKK dolgozóinak hatályos munkaköri leírása MIKK 2013. évi beszámoló Kun Ágota, Szászvári Karina, Zétényi Ákos: A munkakörelemzés (Tanácsadási tevékenység a munkáltatók szolgálatában)
7.2
Interjúk jegyzéke
2014. július 3. : Dr. Vörös Szilvia jegyzőasszony Szekeres Ágnes MIKK megbízott vezető 2014. szeptember 15. : Dr. Vörös Szilvia jegyzőasszony 2014. szeptember 23. : Dr. Szelke László MIKK 2014. szeptember 1-én kinevezett intézményvezetője
7.3
Munkakör elemzési kérdőív
30
MUNKAKÖR ELEMZÉSI KÉRDŐÍV 1. Alapadatok Munkakör megnevezése Szervezeti egység megnevezése Szakterület megnevezése
KÖZTERÜLETFELÜGYELŐ ÉS ÉPÍTÉSÜGYI ÜGYINTÉZŐ IGAZGATÁSI OSZTÁLY
2. A munkakör feladatai Feladat
1. 2. 3. 4.
5.
Feladat ellátás gyakorisága
Építési ügyekkel kapcsolatos felvilágosítás nyújtása Engedélyek kiadásának előkészítése Helyszíni szemle Közútkezelői és tulajdonosi, valamint szakhatósági hozzájárulások elbírálásának előkészítés Statisztikai adatszolgáltatás
6.
Településüzemeltetési feladatok
7.
Beruházási feladatoknál szakhatósági közreműködés Közterületfelügyeleti feladatok – ellenőrzés, vagyonvédelem
8. 9.
Egyéb
napi□ heti □ negyedéves/féléves□ napi□ heti □ negyedéves/féléves□ napi□ heti □ negyedéves/féléves□ napi□ heti □ negyedéves/féléves□
havi□ éves□ havi□ éves□ havi□ éves□ havi□ éves□
napi□ heti □ negyedéves/féléves□ napi□ heti □ negyedéves/féléves□ napi□ heti □ negyedéves/féléves□ napi□ heti □ negyedéves/féléves□ napi□ heti □ negyedéves/féléves□
havi□ éves□ havi□ éves□ havi□ éves□ havi□ éves□ havi□ éves□
Összesen
Havi munkaidő hány %-a
100%
3. Terhelés □ egyenletes □ változó □ mértéke:……………… % 4. Kérjük becsülje meg a munkakörébe tartozó részfeladatcsoportok VALÓS havi kapacitásigényét: □ építésügyi feladatok ….. óra □ településüzemeltetési feladatok ……óra □ közterületfelügyelet feladatok …...óra
5. Kapcsolattartás, kommunikáció
31
A kommunikáció környezete □ jellemzően szervezeten belül kell kommunikálni □ részben szervezeten kívül kell kommunikálni □ jellemzően külső személyekkel /szervezettel kell kommunikálni A kapcsolattartás gyakorisága □ nincs □ esetenkénti □ rendszeres A kommunikáció jellege □ szóbeli kommunikáció □ írásbeli kommunikáció 6. Felelősség /A felelősségi kör kiterjedése □ saját munkavégzésért □ munka- és tárgyi eszközökért □ anyagiakért □ beosztottakért □ információkért □ döntésekért □ egyéb:…………………………………………………………………………………………..
7. Munkakör (közterületfelügyelő és építésügyi ügyintéző) feladataival kapcsolatos vélemény, javaslat …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
32
7.4 Kitöltött munkaköri elemzési kérdőív
33
34
MUNKAKÖR ELEMZÉSI KÉRDŐÍV 1. Alapadatok Munkakör megnevezése Munkaidő:
MIKK GONDNOK – KÖNYVTÁROS heti 30 óra, havi 120 óra
2. A munkakör feladatai Feladat
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Feladat ellátás gyakorisága
Könyvtári ügyviteli dokumentumok kezelése, adminisztráció Állományalakítás, nyilvántartás, védelem Olvasószolgálat, tájékoztatás Beszerzés, gazdasági feladatok Gondnoki teendők, takarítás Ügyelet Programszervezés Egyéb Összesen
napi□ heti □ negyedéves/féléves□ napi□ heti □ negyedéves/féléves□ napi□ heti □ negyedéves/féléves□ napi□ heti □ negyedéves/féléves□ napi□ heti □ negyedéves/féléves□ napi□ heti □ negyedéves/féléves□ napi□ heti □ negyedéves/féléves□ napi□ heti □ negyedéves/féléves□
havi□ éves□ havi□ éves□ havi□ éves□ havi□ éves□ havi□ éves□ havi□ éves□ havi□ éves□ havi□ éves□
Havi munkaidő hány %-a 5 5 5 20 40 10 10 5 100%
3. Terhelés □ egyenletes □ változó □ mértéke: 150 % 4. Kérjük becsülje meg a munkakörébe tartozó részfeladatcsoportok VALÓS havi kapacitásigényét: □ gondnoki, takarítói feladatok 3,2 óra/nap, 96 óra/hónap □ kölcsönzés, nyitvatartási feladatok 0,8 óra óra/24 óra/hónap □ beszerzés, gazdasági feladatok 1,6óra/nap, 48 óra/hónap □ adminisztráció 0,4 óra/nap, 12 óra/hónap programszervezés 0,8 óra/nap, 24 óra/hónap ügyelet 0,8 óra/nap, 24 óra/hónap □ egyéb 0,4 óra/nap, 12 óra/hónap
35
7.5 Ábrák jegyzéke
1. ábra Feladat környezetének bemutatása a Magyary Program beavatkozási területei alapján .......... 2 2. ábra A felülvizsgálat módszertana....................................................................................................... 4 3. ábra A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése ............................................................................. 7 4. ábra Hatósági ügyek száma szervezeti egységenként 2013. évben .................................................... 9 5. ábra Jelenlegi és javasolt feladatok munkakörönként ...................................................................... 19
1. táblázat A Polgármesteri Hivatal létszáma szervezeti egységenként.................................................. 7 2. táblázat Vizsgált munkakör becsült kapacitásigénye ........................................................................ 17 3. táblázat MIKK vizsgált munkakörök feladatai ................................................................................... 19 4. táblázat Javaslatok összefoglalása..................................................................................................... 21
36
MultiContact Consulting Kft. 1115 Budapest, Bartók Béla út 105-113. T: +36 1 666 3750 F: +36 1 666 3749
Nyilvántartja Fővárosi Törvényszék, mint cégbíróság Cégjegyzékszám: 01-09-712312 E:
[email protected] W: www.multicontact.eu
