10.2 Škoda způsobená zaměstnancem zaměstnavateli

Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci PaM

3/10.2 str. 1

3/10.2 Škoda způsobená zaměstnancem zaměstnavateli Zákoník práce upravuje náhrady škody v pracovněprávních vztazích v ust. § 248 až § 275. Podle subjektů, na něž dopadá odpovědnost za vzniklou škodu, rozlišujeme odpovědnost zaměstnance za škodu způsobenou zaměstnavatelem a odpovědnost zaměstnavatele za škodu způsobenou zaměstnanci. Škodu lze definovat jako majetkovou újmu vyčíslitelnou v penězích.

Ekonomická charakteristika

Případy, kdy zaměstnanec způsobí svému zaměstnavateli škodu, je nutné vyřešit nejen po právní stránce, ale vzniklou škodu je také nutné správně daňově posoudit a zaúčtovat. Zaměstnavatel při „likvidaci škody“ postupuje podle zákoníku práce, podle občanského zákoníku, zákona o daních z příjmů, zákona o účetnictví, ale také v souladu s ujednáním v kolektivní smlouvě, případně s nařízením stanoveným vnitřním předpisem. Podle zákoníku práce rozlišujeme čtyři typy odpovědnosti zaměstnance za škodu způsobenou zaměstnavateli: 1. Obecná odpovědnost. 2. Odpovědnost za nesplnění povinností k odvracení škody. 3. Odpovědnost za schodek na hodnotách svěřených k vyúčtování. 4. Odpovědnost za ztrátu svěřených předmětů. srpen 2007

3/10.2 str. 2


V rámci pracovní činnosti však může zaměstnanec způsobit škodu nejen zaměstnavateli, ale i třetí osobě. Obecně platí, že v těchto případech je osobou odpovídající za škodu třetím osobám vždy zaměstnavatel. To znamená, že poškozená osoba se bude obracet na zaměstnavatele a s ním bude také jednat o náhradě škody. A až následně bude zaměstnavatel vymáhat škodu po svém zaměstnanci.

P

Příklad 1 Zaměstnanec při pracovní cestě služebním automobilem narazil do rodinného domu třetí osoby – pana Holíka a tím jej značně poškodil. Organizace byla povinna panu Holíkovi vyplatit náhradu škody. Následně zaměstnavatel zaměstnanci prokázal míru zavinění a uplatňoval na něm náhradu škody. Povinnost organizace nahradit škodu třetí osobě vyplývá z obecně platných právních předpisů (obchodní zákoník, občanský zákoník, zákoník práce). Náklady spojené s náhradou škody třetí osobě jsou v neomezené výši daňově uznatelné. V případě vzniklé škody by měl zaměstnavatel celou záležitost pečlivě prošetřit a následně projednat se zaměstnancem. Mimo prokázání zavinění (např. nedodržení bezpečnostních předpisů, se kterými byl zaměstnanec prokazatelně seznámen) musí být projednána také výše náhrady škody a způsob její úhrady. V průběhu řízení je mimo jiné také nutné rozlišit, zda ke škodě došlo v přímé souvislosti s plněním pracovních úkolů nebo v jiné souvislosti. Při posuzování odpovědnosti zaměstnance je nutné zjistit všechny okolnosti vzniku škody, neboť od správného posouzení škody z právního hlediska se odvíjí postup při účtování a daňovém posuzování jednotlivých případů. Pro odpovědnost zaměstnance za škodu způsobenou zaměstnavateli je typické, že jde zásadně o odpovědnost za zavinění. Zákoník práce rozlišuje odpovědnost zaměstnance na:

srpen 2007


• •

3/10.2 str. 3

tzv. obecnou odpovědnost, zvláštní odpovědnost.

Tyto odpovědnosti se vzájemně liší nejen z pohledu osobní odpovědnosti zaměstnance za škodu, ale i pokud jde o její náhradu a její velikost. Ad. 1 Obecná odpovědnost, § 250 zákoníku práce Zaměstnanec odpovídá zaměstnavateli za škodu, kterou mu způsobil zaviněným porušením povinností při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním. Nárok na náhradu škody od zaměstnance zaměstnavateli vzniká pouze tehdy, pokud prokáže zaměstnancovo zavinění. Ke vzniku odpovědnosti zaměstnance je třeba, aby nastaly následující předpoklady: • porušení povinností, • vznik škody, • příčinná souvislost mezi porušením povinností a vznikem škody, • zavinění zaměstnance. Z uvedených skutečností vyplývá, že zaměstnanec odpovídá jen za tu škodu, kterou zavinil porušením pracovních povinností a která z toho důvodu skutečně vznikla. Neodpovídá za tu část škody, která byla způsobena porušením povinností ze strany zaměstnavatele, jiného zaměstnance nebo zaviněním třetích osob. Na rozdíl od „běžné občanské“ odpovědnosti, podle které ten, kdo škodu způsobil, má povinnost nahradit veškerou škodu, je výše náhrady škody způsobené při výkonu zaměstnání omezena.Vzniklou škodu může zaměstnanec odčinit především uvedením v předešlý stav. Jinak nesmí náhrada škody plynoucí z obecné odpovědnosti přesáhnout 4,5násobek průměrného měsíčního výdělku zaměstnance. Toto omezení ovšem neplatí v případech, jestliže škoda byla způsobena v opilosti nebo po zneužití srpen 2007

3/10.2 str. 4


návykových látek a nebo byla-li škoda způsobena úmyslně. Jestliže za škodu odpovídá více zaměstnanců, je každý povinen hradit poměrnou část škody podle svého zavinění. Jde o dělenou odpovědnost, neboť solidární odpovědnost upravená v občanském zákoníku, v zákoníku práce neplatí.

P

Příklad 2

P

Příklad 3

Zaměstnanec byl vyslán na pracovní cestu služebním vozidlem. Dodržel všechny podmínky stanovené zaměstnavatelem – pracovní cestu vykonal ve stanovený den, do určeného místa, vozidlo parkoval na vyhrazeném místě apod. V průběhu pracovní cesty, kdy měl zaměstnanec služební vozidlo zaparkované na vyhrazeném místě, bylo vozidlo poškozeno neznámým pachatelem. Zaměstnavatel po prošetření záležitosti došel k závěru, že zaměstnanec dodržel všechny nařízení a předpisy a za vzniklou škodu neodpovídá.

Mzdová účetní způsobila svému zaměstnavateli škodu ve výši 6 000 Kč tím, že vyplatila zaměstnanci panu Holému vyšší nemocenské dávky. Pan Holý výplatu vyšších dávek nezavinil a odmítl přeplatek zaměstnavateli vrátit. Z uvedených skutečností vyplývá, že byly splněny předpoklady obecné odpovědnosti. V popisovaném případě měla organizace v souladu s ujednáním v kolektivní smlouvě zřízenu komisi, která se likvidací škod zabývala. Komise po přezkoumání souvisejících okolností omezila odpovědnost mzdové účetní na 50 %. Komise rozhodla, že zbývajících 50 % škody zavinil zaměstnavatel, neboť nezajistil dostatečné personální obsazení (ve mzdové účtárně obvykle pracují 3 pracovnice a v době vzniku škody byly dvě pracovnice nemocné). Zaměstnavatel se také mohl rozhodnout, že náhradu škody po mzdové účetní vymáhat nebude, neboť tuto povinnost zákoník práce neukládá.

srpen 2007


Příklad 4 Zaměstnanec organizace pan Volek způsobil nesprávnou manipulací se stavebním strojem škodu na automobilu třetí osoby. Zaměstnanec byl řádně seznámen s obsluhou stroje, ovšem z nedbalosti nedodržel všechny předpisy. Při šetření škody bylo prokázáno, že se nejednalo o úmysl, zaměstnanec nevykonával práci pod vlivem alkoholu.

3/10.2 str. 5

P

Průměrný měsíční výdělek pana Volka činí 15 000 Kč. Zaměstnavatel je oprávněn požadovat po zaměstnanci náhradu škody maximálně ve výši 4,5násobku průměrné mzdy, tj. 67 500 Kč. Příklad 5 Pokud by pan Volek způsobil škodu pod vlivem alkoholu, má zaměstnavatel nárok na náhradu škody v plné výši. Pokud by nastal případ, že zaměstnanec způsobí škodu úmyslně (např. z důvodu, aby se zaměstnavateli pomstil za snížení platu), může zaměstnavatel požadovat i náhradu ušlého zisku. V novém zákoníku práce není stanovena odpovědnost zaměstnance za škodu způsobenou vadnou prací (vyrobení zmetku). Vyrobí-li zaměstnanec vadný výrobek, bude mu za vykonanou práci příslušet mzda (plat nebo odměna z dohod o provedení práce). V tomto případě zaměstnanec odpovídá za vzniklou škodu podle zásad obecné odpovědnosti a bude povinen ji uhradit do výše limitované čtyř a půlnásobkem průměrného měsíčního výdělku. Tyto škody nejčastěji vznikají u manuálně pracujících zaměstnanců při výrobě, montáži, opravách apod. Škoda způsobená vyrobením neshodného výrobku spočívá v nákladech vynaložených na materiál, režii, mzdy a nutné opravy. Organizace při kalkulaci ve většině případů s těmito nedokonalými výrobky počítají, protože jsou součástí výrobního procesu a spojené náklady se promítnou do konečné ceny výrobku. Většinou bývá na zmet-

P

Škoda způsobená vyrobením neshodných výrobků (zmetků)

srpen 2007

3/10.2 str. 6


kovitost podle povahy výrobku určeno procento výrobních nákladů, které je zahrnuto do kalkulačního vzorce.

P

Příklad 6 Organizace zaváděla novou výrobu. Zjistila skutečnou zmetkovitost ve výši 1% (ze 300 vyrobených kusů byly vyrobeny tři neshodné výrobky). Po prověření této hodnoty v delším časovém úseky bylo procento zmetkovitosti ve výši 1% zahrnuto do kalkulačního vzorce. Z daňového hlediska se tyto výrobky nepovažují za škodu, ale za technologické úbytky zásob. Pokud je hodnota zmetku (jeho část) na základě interního předpisu zaměstnancem uhrazena, jedná se u zaměstnavatele o zdanitelný příjem. Ad 2. Odpovědnost za nesplnění povinností k odvracení škody, § 251 zákoníku práce Odpovědný je zaměstnanec, který nesplnil svoji zákonnou povinnost k odvracení škody, ačkoli by tím bylo zabráněno vzniku škody, a škodu není možno uhradit jinak. Zaměstnavatel může po zaměstnanci požadovat, aby se zaměstnanec podílel na náhradě vzniklé škody, a to v rozsahu přiměřeném okolnostem případu. Nový zákoník práce upravuje tento druh odpovědnosti zaměstnance zaměstnavateli obdobně jako původní zákoník práce. Nová právní úprava však již neobsahuje (tak jako starý zákoník práce) část, podle které zaměstnavatel při stanovení náhrady škody „přihlédne k osobním a majetkovým poměrům zaměstnance“. Důvodem je skutečnost, že zaměstnavatel nemá právo zjišťovat osobní a majetkové poměry a zaměstnanec nemá povinnost je zaměstnavateli sdělovat. Mnozí zaměstnanci nechtějí „donášet“ na své spolupracovníky a z toho důvodu nadřízené na hrozící škodu neupozorní. Pokud zaměstnanec neupozorní na hrozící škodu vedoucího pracovníka a ke vzniku škody dojde, v zásadě za ni zaměstnanec odpovídá (i když ji sám konkrétně nezpůsobil).

srpen 2007


3/10.2 str. 7

Výše náhrady škody může činit maximálně trojnásobek průměrného měsíčního výdělku zaměstnance. Ad 3. Odpovědnost za schodek na hodnotách svěřených k vyúčtování § 252 zákoníku práce Zaměstnanec odpovídá v plné výši za svěřené hodnoty pokud s ním byla uzavřena „dohoda o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování“. Nový zákoník práce již nepoužívá pojem „dohoda o hmotné odpovědnosti“. Svěřenými hodnotami se rozumí např. hotovost, ceniny, zboží, zásoby materiálu, bloky na benzín nebo naftu, vratné obaly apod. K náhradě hodnot svěřených k vyúčtování zaměstnanci lze svěřit pouze hodnoty, které jsou předmětem obratu nebo oběhu a s nimiž má zaměstnanec možnost osobně disponovat po celou dobu, po kterou mu byly svěřeny. Pokud tato podmínka nebude splněna a zaměstnavatel zaměstnanci znemožní se svěřenými hodnotami nakládat, může se zaměstnanec zčásti nebo i zcela odpovědnosti za schodek zprostit. Předmětem této zvýšené odpovědnosti nemohou být hodnoty, které nejsou předmětem obratu nebo oběhu např. inventář kanceláře, dílny nebo prodejny (nábytek, kontrolní váhy, psací stroje, obrazy apod.). Výše náhrady škody může činit při individuální odpovědnosti skutečně vzniklou škodu. Podmínkou odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách je řádné uzavření pracovní smlouvy a dohody o odpovědnosti. Dohodu lze uzavřít i se zaměstnancem, který u zaměstnavatele pracuje na základě dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti. Uplatňuje-li zaměstnavatel vůči zaměstnanci odpovědnost za schodek, je povinen v případném sporu dohodu o odpovědnosti předložit. Bez existence dohody o odpovědnosti nemůže být náhrada škody na svěřených hodnotách uplatněna. Do-

Dohoda o odpovědnosti

srpen 2007

3/10.2 str. 8


hoda o odpovědnosti musí být uzavřena písemně a nejdříve v den, kdy zaměstnanec dosáhne 18 let věku. Normy přirozených úbytků

Účetní jednotka má možnost (nikoli však povinnost) stanovit si interní směrnicí normy přirozených úbytků. Takovéto normy je možné sestavovat až na základě podrobných propočtů a zjištění v konkrétních podmínkách dané ÚJ. Stanovená norma musí být ekonomicky odůvodněná a v případě změny podmínek aktualizovaná. Každá ÚJ si musí stanovit normy přirozených úbytků sama podle svých vlastních poznatků, nemůže převzít normy jiné ÚJ, a to i když má obdobnou činnost. Na druhou stranu bude kontrolní orgán, pravděpodobně výši norem u jednotlivých organizací s obdobnou činností porovnávat. Určité rozdíly lze samozřejmě vysvětlit a prokázat.

Inventarizace

Stejně jako v původním zákoníku práce nestanoví ani nový zákoník práce jako podmínku platnosti dohody o odpovědnosti provedení inventarizace. Její neprovedení nemá za následek neplatnost dohody o odpovědnosti, ale může způsobit problémy při dokazování a likvidaci manka či schodku. Podle zákoníku práce se inventarizace provádí při uzavření dohody o odpovědnosti, při jejím zániku, při výkonu jiné práce, při převedení zaměstnance na jinou práci nebo na jiné pracoviště, při jeho přeložení a při skončení pracovního poměru. Ostatní termíny inventarizace řeší zákon o účetnictví v ust. § 29. Inventarizace je proces zjišťování skutečného stavu majetku a závazků prováděný za účelem zjištění, zda účetní údaje odpovídají skutečnosti. Ke zdokladování inventur je nutné vyhotovit samostatné inventurní soupisy, jejichž obsahové náležitosti vymezuje ust. § 30 odst. 2 zákona o účetnictví. • Dokladová inventura. Podstata dokladové inventury spočívá v tom, že se stav majetku ověřuje jen pomocí různých písemností. Těmi mohou být např. různé smlouvy, faktury, dodací listy, účetní doklady dokumentace apod.

srpen 2007

Účetnictví, daně & mzdy v nevýdělečné organizaci

3/10.2 str. 9

PaM

•

Fyzickou inventuru je nutné provést u všeho majetku, který lze zjistit spočítáním, změřením, zvážením apod. Jedná se zejména o zásoby materiálu, zboží, pokladní hotovost, ceniny, dlouhodobý majetek apod. I přes současné možnosti, kdy jsou organizace vybaveny nejrůznějšími čidly, snímači, elektronickými snímači apod., bude pravděpodobně nezbytná fyzická přítomnost člověka. Fyzický kontakt mezi členem inventarizační komise a předmětným majetkem bude jistě nezbytný.

S

Schéma 1 – Zjednodušený proces inventarizace INVENTARIZACE FYZICKÁ INVENTURA SKUTEČNÝ STAV ZÁSOB MANKO

DOKLADOVÁ INVENTURA ÚČETNÍ STAV ZÁSOB

POROVNÁNÍ STAV BEZ ROZDÍLU

PŘEBYTEK

Schéma 2 – Zjednodušené znázornění postupu organizace po zjištění inventarizačního rozdílu ZJIŠTĚNÝ ROZDÍL INVENTARIZACE (MANKO DO STANOVENÉ NORMY) Rozdíl zjištěný inventarizací Tento rozdíl je považován za součást spotřeby • do předem stanovené (např. prodeje). Do předem normy, stanoveného limitu se • nad předem stanovenou jedná o daňově uznatelný normu náklad.

S

ZJIŠTĚNÝ ROZDÍL (MANKO NAD STANOVENOU NORMU) Při zjištění rozdílu je nutné určit odpovědné osoby a stanovit výši náhrady škody. Manko je daňově uznatelné pouze do výše náhrad přijatých od odpovědných osob. Škody nad rámec náhrady jsou daňově neúčinné.

srpen 2007

3/10.2 str. 10

P


Příklad 7 Organizace v rámci své hospodářské činnosti provozovala prodejnu. • Vnitřním předpisem byla na základě prokazatelného propočtu stanovena norma ztrát ve výši 0,578 % z dosaženého obratu. Obrat za předmětné období činil 10 mil. Kč, částka považovaná za přirozený úbytek tedy činí 57 800 Kč. • Na základě dokladové inventury měl činit stav zásob 1 650 000 Kč, fyzickou inventurou byl zjištěn skutečný stav zásob ve výši 1 580 000 Kč. Inventarizací byl tedy zjištěn rozdíl (manko) ve výši 70 000 Kč. Organizace na základě stanovené normy ztrát rozdělila zjištěný inventarizační rozdíl následujícím způsobem: − manko do normy ve výši 57 800 Kč. Tuto částku lze považovat za součást spotřeby a daňově ji uplatnit. Úbytky zásob v rámci stanovených norem přirozených úbytků se účtují podle charakteru zásob na účet 501 – Spotřeba materiálu nebo 504 – Prodané zboží (úbytky do normy se neúčtují na účtu 548 – Manka a škody). − Manko nad stanovenou normu ve výši 12 200 Kč je škoda, kterou je nutné předepsat odpovědným zaměstnancům k náhradě. Nároky na náhrady mank a škod se účtují ve prospěch účtu 649 – Jiné ostatní výnosy. − V případě, že náhrada bude nižší než vzniklá škoda, např. 10 000 Kč (třeba z důvodu částečného zproštění odpovědnosti zaměstnance), bude rozdíl ve výši 2 200 Kč daňově neúčinným nákladem organizace. Ad 4. Odpovědnost za ztrátu svěřených předmětů, § 255 zákoníku práce Odpovědnost zaměstnance za ztrátu svěřených předmětů je upravena v ust. § 255 ZP a spočívá na stejných principech jako odpovědnost zaměstnance za schodek na hodnotách svěřených k vyúčtování. Základem této odpovědnosti je dohoda o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování, zkráceně dohoda

srpen 2007


3/10.2 str. 11

o odpovědnosti. Obsahuje přesné označení účastníků, vymezení hodnot svěřených k vyúčtování i pracovní zařazení jednotlivých zaměstnanců. Společným znakem svěřených hodnot je to, že jsou určeny pro oběh a že s nimi má zaměstnanec možnost po celou dobu nakládat. Jedná se zejména o ochranné pracovní pomůcky, bloky na naftu nebo benzin, ale i o některé nářadí. Zaměstnanec, který odpovídá za ztrátu svěřených předmětů, je povinen nahradit ztrátu v plné výši. Zákoník práce účinný od 1. 1. 2007 nově stanoví, že zaměstnanci mohou být svěřeny předměty, jejichž hodnota převyšuje 50 000 Kč jen na základě písemné dohody o odpovědnosti za ztrátu svěřených předmětů. Právní úprava ZP rovněž pamatuje na to, aby hodnotu předmětu, kdy je požadováno uzavření dohody o odpovědnosti, mohla vláda prováděcím právním předpisem zvýšit. Pokud zaměstnanec prokáže, že ztrátu svěřeného předmětu nezavinil, může se odpovědnosti zprostit. Jedná se zejména o případy, kdy ke ztrátě dojde náhodou bez zavinění zaměstnance, nedbalého jednání třetích osob, živelní pohromy, krádeže apod.

Příklad 8 Zaměstnanec pan Novosad převzal na základě písemného potvrzeni elektrické kladivo v hodnotě 35 000 Kč. Po určité době zaměstnanec na příkaz svého nadřízeného půjčil kladivo jinému zaměstnanci na jiné pracoviště, kde došlo ke ztrátě tohoto nářadí. Pan Novosad se odpovědnosti za svěřený předmět zprostil, neboť prokázal, že on sám pracoval podle příkazů zaměstnavatele na jiném místě a o kladivo svěřené jinému zaměstnanci se nemohl starat.

P

V případě, kdy zaměstnanec ztratí nebo poškodí svěřený předmět, způsobí zaměstnavateli škodu, kterou je nutné uhradit. Zaměstnavateli vznikne pohledávka za zaměstnancem ve výši způsobené škody. Škodu je nutné vyčíslit s ohledem na skutečnou hodnotu majetku (opotřebení srpen 2007


3/10.2 str. 12

PaM

atd). Náhrada škody tedy může být nižší, než byla hodnota majetku při jeho pořízení.

S

Schéma 3 – Rekapitulace informací souvisejících s postupem organizace při vzniku škody způsobené zaměstnancem

Škoda Vznik Obecná Vznikem pracovního odpovědnost poměru

Zvláštní • Smlouvou odpovědnost o odpovědnosti, • písemnou smlouvou o svěření předmětů Právní úprava

•

•

•

srpen 2007

Výše náhrady – do 4,5násobku průměrné mzdy – v případě alkoholu v plné výši – v případě úmyslu v plné výši včetně ušlého zisku V plné výši

Prokazování Zavinění zaměstnance prokazuje zaměstnavatel.

Nevinu prokazuje zaměstnanec. Zaměstnavatel není povinen zaměstnanci prokazovat zavinění.

Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů < § 24 odst. 2 písm. l/ daňově účinné jsou škody vzniklé v důsledku živelní pohromy… < § 24 odst. 2 písm. p/ daňově účinné jsou výdaje, ke kterým je poplatník povinen… < § 25 odst. 1 písm. n/ daňově neúčinná jsou manka a škody přesahující náhrady… < § 25 odst. 2 škodou se rozumí fyzické znehodnocení majetku… Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví < Část čtvrtá – Způsoby oceňování < Část pátá – Inventarizace majetku a závazků Zákon 262/2006 Sb., zákoník práce < § 250 Obecná odpovědnost


3/10.2 str. 13

§ 251 Odpovědnost za nesplnění povinnosti k odvracení škody < § 252 Odpovědnost za schodek na svěřených hodnotách, které je zaměstnanec povinen vyúčtovat < § 253, § 254 dohoda o odpovědnosti < § 255, § 256 Odpovědnost za ztrátu svěřených předmětů < § 257, § 258, § 259 Rozsah náhrady škody < § 260 společná odpovědnost za schodek < § 261, § 262, § 264 Společná ustanovení o odpovědnosti zaměstnance za škodu < § 271 – § 275 společná ustanovení o odpovědnosti za škodu Zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník Pokyn D – 300 k jednotnému postupu při výkladu některých ustanovení zákona o daních z příjmů. <

• •

Účtování územních samosprávných celků, příspěvko- Základní účetní postupy vých organizací, státních fondů a organizačních složek státu se řídí zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Některá ustanovení zákona o účetnictví se provádějí vyhláškou č. 505/2002 Sb. Ve Finančním zpravodaji č. 11–12/2003 byly zveřejněny České účetní standardy pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 505/2002 Sb. Při účtování o popisované problematice budeme postupovat v souladu s postupy uvedenými v níže uvedených českých účetních standardech (ČÚS): • ČÚS 506 – Rozdíly zjištěné inventarizací • ČÚS 514 – Zásoby • ČÚS 516 – Zúčtovací vztahy • ČÚS 517 – Vztahy ke státnímu rozpočtu, k rozpočtu územních samosprávních celků, k rozpočtu orga-

srpen 2007


3/10.2 str. 14

PaM

• •

•

nizačních složek státu a rozpočtové a ostatní finanční účty ČÚS 518 – Náklady organizačních složek státu, státních fondů a územních samosprávných celků ČÚS 519 – Náklady organizačních složek státu, územních samosprávních celků a příspěvkových organizací ČÚS 520 – Výnosy organizačních složek státu, územních samosprávných celků a příspěvkových organizací

Při účtování o škodách způsobených zaměstnanci účetní jednotka využije zejména následující účty: • 331 – Zaměstnanci • 112 – Materiál na skladě • 132 – Zboží na skladě • 241 – Běžný účet • 261 – Pokladna • 335 – Pohledávky za zaměstnanci • 378 – Jiné pohledávky • 501 – Spotřeba materiálu • 504 – Prodané zboží • 548 – Manka a škody • 649 – Jiné ostatní výnosy Inventarizační rozdíly je nutné vyúčtovat do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. V účtové skupině 5 účtují územní samosprávné celky veškeré náklady vzniklé v souvislosti s provozováním hospodářské činnosti a příspěvkové organizace veškeré náklady spojené s jejich činností. Organizace neúčtují v této účtové třídě náklady rozpočtového hospodaření.

srpen 2007


3/10.2 str. 15

PaM

Inventarizační rozdíly u pořízeného zboží a materiálu je nutné rozlišit na úbytky do limitu stanoveného normou přirozených úbytků a nad normu. • Na vrub účtu 548 – Manka a škody se účtují škody na majetku – manka nad stanovenou normu, s výjimkou schodku na pokladní hotovosti a cenin, které se zaúčtují vždy jako pohledávka vůči odpovědné osobě. Na vrub účtu 548 – Manka a škody je nutné zaúčtovat zůstatkovou cenu dlouhodobého majetku vyřazeného v důsledku manka nebo škody. • Ve prospěch účtu 649 – Jiné ostatní výnosy se účtují nároky na náhradu škod a manka. • Na vrub účtu 501 – Spotřeba materiálu, případně 504 – Prodané zboží se účtují inventarizační rozdíly do výše stanovené normou ztrát.

T

Tab. 1 – Postupy účtování inventarizačních rozdílů text Inventarizační rozdíl – účtování o zásobách způsobem A – do stanovené normy – nad stanovenou normu Inventarizační rozdíl nad normu – účtování o zásobách způsobem B Předpis náhrady od odpovědného zaměstnance Úhrada od zaměstnance

MD

DAL 132 (112)

504 (501) 548 548 504 (501) 378 (335) 649 261 (241) 378 (335)

Podkladem pro účtování škod jsou vnitřní účetní doklady podložené zápisy o vyřazení majetku. Inventarizační rozdíl (schodek nebo přebytek) musí být doložen zápisem o provedené inventarizaci. Postup při účtování škod způsobených zaměstnanci musí být v souladu s ujednáním v kolektivní smlouvě (nařízením ve vnitřním předpisu). V mnohých organizacích je ustanovena srpen 2007

3/10.2 str. 16


škodní komise, která předmětnou záležitost posuzuje a rozhoduje o způsobu likvidace škody. Daňové hledisko

Pokud posuzujeme škodu z hlediska zákona o daních z příjmů, je nutné postupovat v souladu s ust. § 24 ost. 2 písm. l/ a § 25 odst. 1 písm. n/ ZDP. Podle těchto ustanovení je možné škodu daňově uplatnit jen v následujících případech: • Škodě nebylo možné předejít (živelní pohromy). • V případech, kdy škoda byla způsobena neznámým pachatelem (organizace musí mít k dispozici potvrzení od Policie ČR). • Daňově lze také uplatnit tzv. manko do normy. Organizace nemá povinnost tvořit normu přirozených úbytků, jedná se pouze o možnost, kterou lze využít. Pokud nebude norma ztrát stanovena, považuje se za manko (škodu) plná výše úbytku zásob zjištěná inventarizací. • Pokud zaměstnanec způsobil škodu třetí osobě, je zaměstnavatel povinen vzniklou škodu v plné výši poškozenému uhradit. Pro zaměstnavatele se jedná o daňově účinný náklad v souladu s ust. § 24 odst. 2 písm. p/ ZDP. V ostatních případech nebude možné náklady vzniklé z titulu škody uplatnit jako položku snižující základ daně z příjmů. Výjimku tvoří případy, kdy je poskytnuta náhrada (např. zaměstnancem nebo pojišťovnou), v těchto případech lze předmětné výdaje uplatnit do výše náhrady. Při posuzování jednotlivých případů je také nutné neopomenout skutečnost, že škodu lze definovat jako neodstranitelné poškození nebo zničení majetku z objektivních nebo subjektivních příčin. Vzhledem k této skutečnosti je nutné při účtování o vzniklé škodě rozlišit, zda došlo k „neodstranitelnému“ poškození nebo ne. Neopravitelné

srpen 2007


3/10.2 str. 17

poškození nebo zničení majetku a následné vyřazení přitom musí představovat fyzické znehodnocení. Vyřazení v důsledku tzv. morálního zastarání škodu pole ZDP nepředstavuje.

Příklad 9 V organizaci (při provozování hospodářské činnosti) došlo ke dvěma nehodám služebních vozidel. V prvním případě došlo k tak vážnému poškození, že vozidlo bylo neopravitelné a organizace rozhodla o jeho vyřazení z používání. Zůstatková cena vozidla byla přeúčtována na vrub účtu 548.

P

Ve druhém případě nebylo vozidlo tolik poškozeno a po opravě bylo dále provozováno. Nedošlo tedy k neodstranitelnému poškození a cena za opravu byla zaúčtována na vrub účtu 511. Inventarizace V praxi se občas zaměňují pojmy: inventarizace a inventura. Zatímco inventurou se obecně rozumí zjištění skutečného stavu majetku a závazků k určitému dni, zahrnuje inventarizace daleko širší soubor prací, jejichž součástí je i inventura.

Nejčastější chyby

Inventarizace zahrnuje: – provedení fyzických a dokladových inventur, – porovnání výsledků inventur se stavem v účetnictví nebo v operativní evodenci, – vyčíslení inventarizačních rozdílů a návrhy na jejich vypořádání. Formální inventury Některé ÚJ provádějí inventury nedůsledně a pouze formálně. V důsledku toho je chybně vyčíslen inventarizační rozdíl a může dojít k nesprávnému předepsání náhrady škody zaměstnanci k úhradě. srpen 2007

3/10.2 str. 18


Nesprávné potvrzení o svěření předmětů Někdy vznikají problémy při posuzování odpovědnosti za ztrátu svěřených předmětů. Nutným předpokladem vzniku této odpovědnosti je převzetí svěřených předmětů na základě písemného dokladu, na kterém budou svěřené předměty specifikovány a který bude podepsán oběma stranami. Také není správné požadovat po zaměstnanci písemné potvrzení např. na vybavení kanceláře, nábytek, stroje, k nimž mají přístup i jiné osoby. Neodborně a neprůkazně stanovená norma ztrát Daňovými kontrolami je občas zjištěno, že stanovené normy ztrát neodpovídají charakteru činnosti organizace a obvyklé výši norem. Pokud organizace nebude schopna prokázat a odůvodnit uplatněnou normu ztrát, dá se předpokládat, že správce daně zvýší o příslušný rozdíl základ daně. Jak již bylo v předchozím textu uvedeno, má organizace právo (nikoli však povinnost) vypracovat normu přirozených úbytků. Při tvorbě normy je nutné vycházet ze správně vedené skladové evidence a výsledků inventarizace. Současně je vhodné po určitou dobu sledovat a evidovat skutečné úbytky, a to podle jejich charakteru. Předmětnou evidencí bude prokázáno, jaké částky byly do normy zkalkulovány. Neoprávněné předepsání náhrady škody zaměstnanci V praxi občas nastanou případy, kdy je zaměstnanci předepsána škoda neoprávněně. Zaměstnanec, který neporušil právní předpisy a nařízení nadřízeného pracovníka, má právo se bránit a prokazovat, že za vzniklou škodu neodpovídá.

srpen 2007


Příklad 10 Organizace chtěla předepsat zaměstnanci panu Adámkovi k náhradě náklady za neshodné výrobky nad stanovené procento zmetkovitosti. Zaměstnanec si byl vědom toho, že při práci dodržoval předepsaný technologický postup, ohradil se a požádal o prověření celé záležitosti.

3/10.2 str. 19

P

Organizace při prošetření zjistila, že vyšší zmetkovitost byla zapříčiněna vadnými měřidly. Nejednalo se tedy o pochybení pana Adámka, ale vedoucího zaměstnance, který v souladu s příslušnými předpisy nezajistil pravidelnou kontrolu (ocejchování) měřidel. V praxi někdy dochází k případům, že zaměstnavatel paušálně vyčíslí náhradu škody způsobenou zaměstnancem, aniž by prošetřil příčiny jejího vzniku. Při posuzování jednotlivých případů je třeba důsledně rozlišovat zavinění úmyslné od zavinění nedbalostního, neboť na tomto zjištění je závislá i výše náhrady škody. Při posuzování zavinění z nedbalosti je třeba přihlížet také k míře odborných znalostí zaměstnance a k jeho možnostem.

Příklad 11 Organizace v rámci své hospodářské činnosti provozovala strojírenskou výrobu. Zaměstnanec pan Adámek byl z práce soustružníka na klasických strojích (soustruh SV-18) přeřazen na práci na numericky řízených strojích (NC). Svojí neznalostí zadal chybné hodnoty do PC a poškodil upínací zařízení NC stroje. Tím způsobil zaměstnavateli škodu ve výši 56 000 Kč. Škodní komise při „likvidaci škody“ zohlednila skutečnost, že zaměstnanec sice měl pro výkon funkce potřebnou kvalifikaci, ale vedoucí zaměstnanec neověřil schopnosti a znalosti pana Adámka. Zaměstnavatel by měl všechny vzniklé škody důkladně prošetřit a následně projednat se zaměstnancem. Mimo jiné je také nutné projednat výši požadované náhrady a způsob její úhrady. Pro správné

Stanovení náhrady škody

P

Pečlivé prošetření jednotlivých případů škod srpen 2007

3/10.2 str. 20


posouzení míry zavinění zaměstnance je nutné v každém jednotlivém případě šetřit a vyhodnotit všechny příčiny vzniku škody, ať již byly zaviněny zaměstnancem, zaměstnavatelem nebo třetí osobou.

P

Příklad 12 Organizace rozšířila svoji hospodářskou činnost. Vzhledem k náročným účetním operacím zadala část účetních prací externí firmě. Pro zjednodušení a urychlení plateb organizace poskytla pracovníkovi externí firmy i právo disponovat s určitými finančními prostředky. V průběhu daňové kontroly byly zjištěny značné nedostatky a chyby v účetnictví. Při prošetřování celého případu organizace zjistila, že externí firma prostřednictvím pověřeného pracovníka neoprávněně odčerpala z účtu organizace finanční prostředky. • Z důvodu nesprávného účetního a daňového postupu vznikla organizaci finanční škoda spočívající nejen v doměřené dani, ale také v sankci, kterou představovalo penále a předepsaná pokuta. Odpovědnost za účetnictví je upravena ust. § 5 odst. 2 zákona o účetnictví. Podle tohoto ustanovení zákona je účetní jednotka odpovědna za vedení účetnictví a této odpovědnosti se nezbaví, pokud pověří zpracováním účetnictví jinou osobu. • Také škodu vzniklou neoprávněným čerpáním finančních prostředků nemohla organizace řešit podle zákoníku práce, neboť škodu nezpůsobil její zaměstnanec. V popisovaném případě bude organizaci čekat poměrně náročné a dlouhodobé řízení, při kterém bude nutné postupovat zejména v souladu s obchodním zákoníkem a trestním zákonem. Možnost pojištění případné náhrady škody způsobené zaměstnavateli Vzniku škody, za niž by zaměstnanec odpovídal svému zaměstnavateli, lze předejít zodpovědným přístupem k plnění pracovních úkolů a svěřenému majetku, avšak jen do určité míry. Výkon práce bývá mnohdy náročný a zejména v některých profesích je možnost vzniku škody

srpen 2007


3/10.2 str. 21

větší. Proto lze zejména těmto pracovníkům doporučit, aby se nechali pojistit. Z pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou zaměstnavateli má pojištěný právo, aby za něj pojišťovna nahradila škodu, kterou způsobí svému zaměstnavateli zaviněným porušením pracovních povinností. Tato pojistka se může vztahovat na obecnou odpovědnost za škodu způsobenou nedbalostí, popř. i na odpovědnost za škodu na svěřených věcech. Škoda způsobená zaměstnancem zaměstnavateli mimo plnění pracovních úkolů Při prošetřování okolností souvisejících se vznikem škody je nutné mimo jiné také přesně rozlišit, při jaké činnosti zaměstnanec zaměstnavateli škodu způsobil. Pokud zaměstnanec způsobí zaměstnavateli škodu jednáním, které nesouvisí s plněním pracovních úkolů (např. mimo pracovní dobu, mimo objekt zaměstnavatele apod.), neodpovídá za škodu podle zákoníku práce, ale podle občanského zákoníku. Svěřené pracovní předměty vyšší hodnoty Z dotazů ekonomických pracovníků se dá předpokládat, že celá řada zaměstnavatelů opomněla od účinnosti nového zákoníku práce (od 1. 1. 2007) uzavřít se zaměstnanci, kterým byly svěřeny pracovní předměty vyšší hodnoty, dohody o odpovědnosti. V této souvislosti tedy lze zaměstnavatelům doporučit, aby se zaměstnanci, kterým byly svěřeny předměty v hodnotě nad 50 000 Kč, dohodu o odpovědnosti uzavřeli. Pokud tak organizace neučiní, nebude se moci v případě ztráty nebo zničení předmětu dovolávat náhrady škody.

srpen 2007

3/10.2 str. 22


P

Příklad 13

P

Příklad 14

V listopadu 2006 zaměstnavatel svěřil jednomu z vedoucích pracovníků notebook v hodnotě 65 000 Kč. Vzhledem k novele zákoníku práce účinné od 1. 1. 2007 chtěl zaměstnavatel se zaměstnancem uzavřít dohodu o odpovědnosti. Zaměstnanec však odmítl dohodu podepsat. Zaměstnavatel tedy zaměstnanci předmět odebral a na základě písemného potvrzení mu poskytl starší notebook v hodnotě 25 000 Kč.

Organizace měla větší počet zaměstnanců, kterým byly svěřeny pracovní předměty vyšší hodnoty. Vzhledem k novele zákoníku práce provedla organizace inventuru a následně kategorizaci svěřených předmětů a se zaměstnanci, kterým byl svěřen pracovní předmět v hodnotě vyšší než 50 000 Kč, uzavřela dohodu o odpovědnosti za ztrátu svěřených předmětů. Autor: Jaroslava Pfeilerová

srpen 2007

10.2 Škoda způsobená zaměstnancem zaměstnavateli

Recommend Documents