100% hosted telefooncentrale: • direct schaalbaar • direct beschikbaar • direct kostenbesparend • direct professionele functies
De verschillende mogelijkheden van uw hosted telefooncentrale
Wat is Voice over IP?
Hoe werkt de online telefooncentrale
De traditionele telefonie is analoog. Hierbij wordt de spraak ver-
De telefoonnummers worden gekoppeld aan de telefooncentrale.
stuurd via het analoge netwerk van koperdraden. Bij VoIP wordt,
Indien het nummer gebeld wordt komt de oproep binnen op de
de naam Voice over Internet Protocol zegt het al, de spraak over
online centrale. De centrale weet, aan de hand van de regels die
het internet verstuurd en ontvangen.
zijn ingesteld, welke telefoon (sip account), groep van telefoons,
Wat is een (hosted) telefooncentrale?
antwoordbandje, IVR, etc. hij moet laten overgaan.
Voordelen online telefooncentrale
Een telefooncentrale in een bedrijf (vaak ook PBX genoemd) staat tussen de mensen die bellen naar de telefoonnummers van
Infrastructuur
het bedrijf die gekoppeld zijn aan de centrale en de mensen in het
Zowel dataverkeer als het telefonie verkeer loopt via hetzelf-
bedrijf met hun telefoontoestellen. De telefooncentrale is hierbij
de netwerk / type bekabeling. Er hoeft dus ook maar een type
de intelligente machine die zorgdraagt voor de mogelijkheden
netwerk te worden onderhouden. Ook hoeft geen fysieke kast op
om mensen in de wacht te zetten, door te verbinden, voicemails
locatie geplaatst te worden.
in te schakelen etc.
Schaalbaarheid De traditionele telefooncentrale is een fysieke kast die ergens in
Het toevoegen van werkplekken is net zo eenvoudig als het
het bedrijf hangt en die gebruik maakt van een aantal ISDN lijnen
toevoegen van een computer in uw netwerk. Daar waar bij een
via welke het telefoonverkeer naar buiten gaat en ook binnen
traditionele centrale een uitbreiding in capaciteit of functionali-
komt. De telefoontoestellen zijn via het telefoonnetwerk dat door
teit vaak leidt tot complete vervanging van de centrale is het
het bedrijfspand is aangelegd verbonden met de centrale. Het
toevoegen van functionaliteiten zoals interactive voice response
aantal gelijktijdige gesprekken wat kan worden gevoerd is be-
of wachtrijen bij een online telefooncentrale in een handomdraai
paald door het aantal ISDN lijnen dat u afneemt.
geregeld.
In het geval van een hosted telefooncentrale is geen sprake meer
Lokatieonafhankelijk
van een fysieke kast die ergens in het bedrijf staat maar van soft-
Het maakt niet uit waar een voip toestel (of apparaat) op internet
ware op een server waarop de voor uw bedrijf specifieke functies
wordt aangesloten, het gedraagt zich hetzelfde. Dit biedt vele
zijn gedefinieerd. De software draait op een cluster van krachtige,
voordelen zoals het bereikbaar zijn op uw reguliere nummer tij-
goed beveiligde, redundant uitgevoerde servers in verschillende
dens het reizen, verschillende vestigingen die verbonden zijn via
datacenters. De VoIP telefoons op uw locatie worden via de inter-
de centrale, een verhuizing die (qua telefonie) niet meer voorstelt
net verbinding aangestuurd. Het aantal gelijktijdige gesprekken
dan de toestellen op de nieuwe locatie op het internet aan te
wat kan worden gevoerd is bepaald door de bandbreedte van de
sluiten, etc.
internetverbinding (ca. 8 gelijktijdige gesprekken per MB).
Hoe werkt een VoIP toestel?
Kostenbesparing Naast de besparingen op uw infrastructuur, ISDN abonnementen en belkosten hoeft u niet te investeren in een fysieke centrale
Uw IP toestel wordt (via een netwerkkabel of WiFi) aangesloten
maar betaalt u gewoon maandelijks het abonnement voor het-
op het internet. In het toestel zelf wordt een zogenaamd SIP
geen u gebruikt.
account gezet. Het SIP account is de combinatie van een gebruikersnaam en password, waarmee het toestel zich op de centrale
Ontwikkeling
kan aanmelden. Diverse apparaten kunnen de functie van een
Aan de hosted telefooncentrale van voizXL wordt continu door-
IP toestel hebben:
ontwikkeld door een team van professionele ontwikkelaars die
•
een bureautoestel
daarbij de laatste technische mogelijkheden en standaarden
•
een looptelefoon (dect)
•
iPad of tablet
•
smartphone
•
softphone op uw computer
nauwlettend in de gaten houden. U profiteert hier automatisch van.
De mogelijkheden van uw telefooncentrale Wachtrij
Voicemail to email De wachtrij is een intelligente wachtrij waarin
Voicemail berichten die voor u worden ach-
diverse zaken kunnen worden ingesteld en die
tergelaten kunnen als bijlage naar het door
kan worden voorzien van eigen wachtmuziek,
u opgegeven email adres worden gestuurd.
meldingen over het aantal
wachtenden, aan
U kunt ze dan via uw PC beluisteren. Uit-
de agent kan melden hoe lang een beller in de
eraard kunt u de voicemailberichten ook
wachtrij heeft gestaan, etc.
afluisteren via uw IP telefoon maar ook met een andere (mobiele) telefoon kunt u uw voicemails, met behulp van een pincode,
De wachtrij kent diverse algoritmes/regels op basis waarvan een agent in de wachtrij zijn telefoon overgaat. Zo kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat eerst de agent wordt aan
afluisteren
Fax center
gesproken die het langst geleden een gesprek heeft gehad of degene die het minste aantal gesprekken heeft gehad.
Naast dat binnenkomende faxen via de web interface kunnen worden
Ook extern kan worden deelgenomen als agent aan de wachtrij
bekeken, kunnen ze ook naar een
bijvoorbeeld met een mobiele telefoon.
opgegeven
‘Live’ wachtrij monitor
email
adres
gemaild
worden. Uitgaande faxen kunnen worden verzonden door ze naar het fax-
Met de live wachtrij monitor is op het scherm te zien hoeveel, wie
center te mailen met het te versturen document als bijlage en in
en hoe lang mensen in de wacht staan.
de subject het telefoonnummer. Uiteraard is het ook mogelijk de
Meeluister functie
te faxen documenten in het faxcenter te uploaden. 100 faxen in 1 minuut versturen?
Indien je deelneemt aan een wachtrij en je bent ‘supervisor’ dan is het mogelijk om mee te luisteren met de gesprekken van de
Met de voizXL Snelfaxtool is het mogelijk een fax naar meerdere
andere agents. Het is ook mogelijk om niet alleen mee te luis-
nummers tegelijk te faxen door eenvoudigweg het bestand met
teren maar de agent ook instructies te kunnen geven, de klant
de nummers waar naartoe moet worden gefaxt naar een plek
kan deze niet horen.
te slepen en het document wat gefaxt moet worden naar een
Busy Lamp Fields (BLF)
andere plek.
Huntgroepen (belgroepen)
Aan de hand van de sneltoetsen op uw toestel kunt u zien of iemand in gesprek is
Uw telefoonnummer(s) kunnen worden gekoppeld aan een tele-
(lampje is rood), vrij is (lampje is groen) of
foon (sip account), wachtrij, IVR of aan een belgroep. Met be-
dat zijn telefoon overgaat (knipperend rood
hulp van de routeringsregels kan dan worden bepaald wat er
lampje). Indien het lampje knippert kunt u
moet gebeuren, bijvoorbeeld:
deze oproep overnemen door op het knopje te drukken. Het aantal BLF toetsen dat u
1. laat eerst toestel 1 gedurende 20 seconden overgaan;
heeft is afhankelijk van uw toestel en kan
2. laat vervolgens ook toestel 2, 3 en 4 gedurende 20
(oneindig) worden uitgebreid door middel van expansion packs.
seconden overgaan;
1. laat vervolgens gedurende 30 seconden een mobiel nummer overgaan; 2. indien dan nog niemand heeft opgenomen ga dan naar de voicemail.
Inkomende routeringsregels
afgespeeld (bijvoorbeeld dat u het gesprek gaat opnemen). Om het opnemen van een gesprek te stoppen gebruikt u wederom de code *1.
Hotkey (snel bellen) De hotkey geeft u de mogelijkheid om snel via uw computer uit te
Routeringsregels kunnen worden gemaakt op basis van ver-
bellen. U gaat simpelweg op een nummer staan op een website,
schillende condities zoals bijvoorbeeld, tijdintervallen, of iemand
in uw CRM systeem, Outlook of bijvoorbeeld in een Excel sheet
in gesprek is, de extensie wel of niet geregistreerd is, welk num-
en vervolgens drukt u een voor gedefinieerde toets in; uw toes-
mer er belt, of iemand de goede pincode invoert, etc. De vervolg-
tel belt nu voor u het nummer.
actie kan het aanspreken van 1 of meerdere interne of externe nummers zijn of bijvoorbeeld een bandje of voicemail.
CRM koppeling
Uitgaande routeringsregels
Afhankelijk van de gebruikte systemen kan een koppeling gelegd worden met uw systemen op
De uitgaande routeringsregels kunnen worden gebruikt om
basis van het inkomende nummer. Het wordt dan
bepaalde nummers of een bepaalde groep nummers (landen
mogelijk om een bijvoorbeeld direct de klantkaart
bijvoorbeeld) te blokkeren. Dit kan tijd gestuurd.
in uw boekhoudsysteem, CRM systeem en/of
Interactieve Voice Response (IVR)
Outlook te openen.
Conference calling
Deze ‘virtuele telefoniste’ maakt het mogelijk om op basis van input van de beller de
Standaard kan vanaf elke extensie op elk moment een drieweg
routering te bepalen. Zo kan de IVR ge-
gesprek worden opgezet. Met een speciale conferentie exten-
bruikt worden voor een keuzemenu, het
sie kunnen conferentie gesprekken worden gepland waarop tot
routeren naar het opgegeven kamernum-
maximaal 99 mensen kunnen inbellen. De conference calls kun-
mer in een hotel of een doorschakeling
nen eenmalig op een specifiek tijdstip worden gepland, recurring
op basis van de opgegeven cijfers van de
op een datum en tijd of permanent beschikbaar worden gemaakt.
postcode.
Het is mogelijk om de conference calls al dan niet af te schermen
Tijdschakelingen De tijdschakelingen zorgen er voor dat u kunt definiëren wan-
met een pincode die moet worden opgegeven om te kunnen participeren.
Ondervragen van bedrijfstelefoonboek
neer uw onderneming bereikbaar is. Kantooruren, lunchpauzes, feestdagen en vakantieperiodes kunnen met tijd en datum
Het is mogelijk klanten die niet weten met welke intern nummer
schakelingen worden ingeregeld
ze doorverbonden willen worden de optie te geven (een deel van) de naam van de persoon die men wil spreken op te geven.
Call recording
De centrale doorzoekt dan het bedrijfstelefoonboek en geeft de optie doorverbonden te worden. Voor elke gebruiker is in te stellen of het mogelijk is om gesprekken op te nemen. Het kan zo worden ingesteld dat gesprekken altijd worden opgenomen of alleen
conference calls of wat vaak handiger is om dit te activeren via een code *1 tijdens het gesprek. U kunt zelf bepalen of u wilt dat, zodra u gaat opnemen, er eerst een boodschap wordt
Callback functionaliteit Met deze functionaliteit kunt u met een willekeurig toestel (bijvoorbeeld GSM) inbellen op de centrale. U wordt daarna teruggebeld waarna u elk gewenst telefoonnummer kan laten bellen door de centrale. U bespaart zo op de kosten.
De ‘call me now’-button maakt van bezoekers van uw website bellende klanten en verhoogt de service.
Rapportages Er zijn uitgebreide CDR’s (Call De¬tail Records)
beschikbaar
over
het
inkomende- en uitgaande belverkeer. Daarnaast zijn er uitgebreide rappor-
Doorverbinden, in de wacht en ‘parkeren’
tages van de wachtrij opvraagbaar.
Gesprekken kunnen in de wacht worden gezet of worden door-
Web interface
verbonden, met of zonder ruggenspraak. Het is ook mogelijk om een gesprek te parkeren (#2). De server meldt op welke positie het gesprek is geparkeerd. Elk toestel kan het gesprek eruit halen door *225 + het positienummer te toetsen. Indien het positienummer niet bekend is en alleen *225 wordt getoetst leest de server de caller id’s met het positienummer op.
Back-up nummer De oproepen worden omgeleid naar een back-up nummer indien er lokaal problemen zijn met de verbinding zodat u geen oproepen hoeft te missen.
In de web interface van de telefooncentrale kunt u alle functionaliteiten zelf beheren. Als klant heeft u toegang tot uw gehele klantomgeving. Ook zijn er per gebruiker inloggegevens waarmee gebruiker-specifieke gegevens kunnen worden gewijzigd. U kunt via de web interface uw routeringsregels, tijdfilters, voicemails en nog veel meer regelen. Een aantal zaken kunt u ook eenvoudig vanaf uw toestel instellen of wijzigen met behulp van sterretjes codes zoals bijvoorbeeld: •
switchen tussen anoniem uitbellen of met uw eigen telefoonnummer uitbellen (*85 anoniem bellen inschakelen, *65
Intercom / paging
telefoonnummer meezenden) •
afgesloten, bijvoorbeeld bij tijdelijke afwezigheid of in de
De intercom functionaliteit maakt het mogelijk om de toegewezen gebruikers gelijktijdig op te roepen. De gebruiker hoort de bood-
Wachtwoord bescherming; met *11 kan een account worden avonden. Het is dan weer te activeren met een paswoord.
schap van de oproeper ongeacht of hij de telefoon opneemt.
•
Videobellen
•
Aan en uitzetten van de voicemail (*950), afluisteren van de voicemail (*95) Met je eigen toestel een binnenkomend gesprek overnemen (*21) of (*21 + extensie)
De telefooncentrale ondersteunt het videobellen. Uiteraard dienen de aangesloten toestellen te beschikken over deze functies om er gebruik van te kunnen maken. Via het telefoontoestel (of de iPad, tablet of smartphone) kan bijvoorbeeld ook een intercom met beeld worden bediend.
Call Me Now Middels een button op uw website of link in uw e-mail geeft u uw (potentiële) klanten de mogelijkheid om door u gebeld te worden op een door hun opgegeven nummer.
•
Activeren van een routeringsregeling met 74 + code
Straatweg 30a - 3604 BB Maarssen
Grote Steenweg 50 - 2550 Kontich (België)
T. 0346 583 091 - F. 0346 583 092
T. +32 3 808 01 03 - F. +32 3 808 4603
www.voizxl.nl
www.voizxl.be
geregistreerd bij
onder nummer: 942029
geregistreerd bij
onder nummer: 3649
