INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DIDSI
Kode
: POB-LAYANAN-001
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
Tanggal Berlaku
: 01/10/2014
LAYANAN ICT IPB
Nomor Revisi
: 005
1. TUJUAN Sebagai acuan penerapan langkah-langkah layanan di segala bidang yang ada di Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi. 2. FUNGSI 2.1. Memperlancar tugas secara personal maupun tim. 2.2. Sebagai dasar hukum apabila terjadi kesalahan atau penyimpangan. 2.3. Mengetahui hambatan – hambatan dengan jelas sehingga mudah mencari solusi yang terbaik. 2.4. Mengarahkan petugas untuk DISIPLIN dalam bekerja. 2.5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin. 3. RUANG LINGKUP Layanan-layanan yang ada di Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi sebagai berikut : 1. Layanan CD IMOVSES; mengacu pada POB Layanan CD IMOVSES 2. Layanan Cyber; mengacu pada POB Layanan Cyber 3. Layanan Pelatihan; mengacu pada POB Layanan Pelatihan 4. Layanan Praktikum; mengacu pada POB Layanan CD IMOVSES 5. Layanan ID-IPB; mengacu pada POB Layanan ID-IPB 6. Layanan Hosting; mengacu pada POB Layanan Hosting 7. Layanan Blog; mengacu pada POB Layanan Blog 8. Layanan Direktori/User LDAP; mengacu pada POB Layanan Direktori/User LDAP 9. Layanan Mail; mengacu pada POB Layanan Mail 4. DEFINISI Istilah-istilah dalam operasional baku ini dapat dilihat pada kamus istilah ICT DIDSI IPB 5. REFERENSI Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No 63 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata laksana Pelayanan Umum. Pedoman pelayanan cyber mengacup ada pelayanan prima, dimana kepuasaan bagi para pengguna cyber adalah tujuan dari pelayanan. Prinsip-prinsip atau pedoman pelayanan antara lain : 5.1
Efektif, lebih mengutamakan pada pencapaianapa yang menjadi tujuan dan sasaran dari pelayanan cyber.
5.2
Sederhana, mengandung arti prosedur/tata cara pelayanan diselenggarakan secara mudah, cepat, tepat, tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan dilaksanakan oleh pengguna cyber.
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin manajemen DIDSI IPB
1
5.3
INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DIDSI
Kode
: POB-LAYANAN-001
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
Tanggal Berlaku
: 01/10/2014
LAYANAN ICT IPB
Nomor Revisi
: 005
Kejelasan dan kepastian (transparan), mengandung akan arti adanya kejelasan dan kepastian mengenai : ● ● ●
5.4
Prosedur/tata cara pelayanan. Persyaratan pelayanan, baik persyaratan teknis maupun administratif. Unit kerja dan atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan. ● Rincian biaya/tarif pelayanan dan tata cara pembayarannya. ● Jadwal waktu penyelesaian pelayanan. ● Keamanan Keterbukaan, mengandung arti prosedur/tata cara persyaratan, satuan kerja/pejabat penanggung jawab pemberi pelayanan, waktu penyelesaian, rincian waktu/tarif serta hal-hal lain yang berkaitan dengan proses pelayanan wajib diinformasikan secara terbuka agar mudah diketahui dan dipahami oleh pengguna cyber, baik diminta maupun tidak.
5.5
Efisiensi, mengandung arti : persyaratan pelayanan hanya dibatasi pada hal-hal berkaitan langsung dan agar tidak ada pengulangan pemenuhan persyaratan
5.6
Ketepatan waktu, mengandung arti pelaksanaan pelayanan terhadap pengguna cyber dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. Responsif, lebih mengarah pada daya tangkap dan cepat menanggapi apa yang menjadi masalah, kebutuhan dan aspirasi pelanggan yang dilayani. Adaptif, cepat menyesuaikan terhadap apa yang menjadi tuntutan, keinginan dan aspirasi masyarakat yang dilayani yang senantiasa mengalami tumbuh kembang.
5.7 5.8
6. KETENTUAN UMUM 6.1. Setiap Permohonan Layanan ICT tercatat dalam database melalui formulir isian online 6.2. Teknis layanan yang diberikan kepada pemohon mengacu pada Prosedur Operasional Baku setiap Layanan ICT yang ada di DIDSI. 7. PROSEDUR A. Permohonan Layanan melalui surat masuk Mengacu pada prosedur SOP Surat Masuk dan mengisi form online layanan ICT IPB. B. Pemohon datang langsung ke DIDSI ● Help Desk menerima tamu/pengguna yang meminta bantuan layanan ● Help Desk menyakan kepada tamu/pengguna jenis layanan yang dibutuhkan ● HelpDesk mengisi formulir online layanan ICT IPB ● Help Desk mengantarkan tamu/pengguna ke bagian yang terkait C. Permohonan layanan melalui telepon
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin manajemen DIDSI IPB
2
● ● ● ● ●
INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DIDSI
Kode
: POB-LAYANAN-001
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
Tanggal Berlaku
: 01/10/2014
LAYANAN ICT IPB
Nomor Revisi
: 005
Pemohon menghubungi DIDSI Sekretariat menerima telepon Mengisi formulir online layanan ICT IPB Melakukan pengecekan keberadaan subdit terkait Jika staf subdit terkait ada, maka telpon langsung dihubungkan, apabila tidak ada memberikan kontak pemohon untuk di konfirmasikan kemudian.
D. Permohonan layanan melalui Email ● Permohonan layanan diterima melalui email DIDSI di alamat :
[email protected] dan
[email protected] ● Helpdesk merespon email masuk dengan template kalimat standar sebagai berkut : “Terima kasih telah menghubungi DIDSI-IPB, kami akan teruskan email anda ke sub direktorat terkait sesuai dengan permohonan layanan yang anda ajukan, layanan dapat diterima dalam waktu 2x24 jam” ● Konfirmasi Layanan dilakukan setelah mendapatkan solusi dari subdit yang terkait.
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin manajemen DIDSI IPB
3
INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DIDSI
Kode
: POB-LAYANAN-001
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
Tanggal Berlaku
: 01/10/2014
LAYANAN ICT IPB
Nomor Revisi
: 005
8. ALUR PELAYANAN
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin manajemen DIDSI IPB
4
INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DIDSI
Kode
: POB-LAYANAN-001
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
Tanggal Berlaku
: 01/10/2014
LAYANAN ICT IPB
Nomor Revisi
: 005
9. SARANA PENDUKUNG 9.1. Formulir Online Google Apps, Permohonan Layanan ICT 9.2. Lembar disposisi Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin manajemen DIDSI IPB
5
INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DIDSI
Kode
: POB-LAYANAN-001
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
Tanggal Berlaku
: 01/10/2014
LAYANAN ICT IPB
Nomor Revisi
: 005
9.3. Komputer 9.4. Telepon
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin manajemen DIDSI IPB
6
