Guidelines check-in
1. Taal ?
Engels, Nederlands > toelatingsformulier + registreren op de computer Frans > enkel registreren rechtstreeks op de computer
2. Uitleggen procedure : a) registratie en toestemming b) interview c) digitalisering stukken d) ophalen stukken aan check-out tafel e) items worden later toegevoegd aan de website (dus niet onmiddellijk te zien) > na redactie en goedkeuring. Mensen kunnen te allen tijde hun items veranderen, verwijderen of zaken toevoegen.
2. Toestemmingsformulier (eerste blad) invullen en laten ondertekenen
3. Registeren op www.europeana1914-1918.eu en na registratie uitloggen
4. Gebruikersnaam en paswoord op kaartje schrijven voorstel gebruikersnaam: voornaam.naam voorstel paswoord: voornaamnaam Dit is nodig om later zaken toe te voegen of te verwijderen van de europeana-website
5. Rood vestiairekaartje aanhechten aan toestemmingsformulier; andere helft aanhechten aan postkaartje ! Belangrijk: dit is ook hun ontvangsbewijs om hun stukken terug te krijgen
6. Toegangsticket museum en consumptiebons geven. Mensen uitnodigen te wachten in museumcafé of binnen te gaan voor interview (indien plaats vrij > communiceren met de man aan de deur)
bij vragen > Dominiek, Annick of Ylva
Guidelines Check-Out desk
NOOIT DE CHECK-OUT DESK ONBEWAAKT ACHTERLATEN
1. Ontvang een doos van de balie (digitalisering in/uit) of haal die daar op. Houd de doos in het zicht (op of net naast of net achter de tafel)
2. Noteer het nummer (rood etiketje) op het bord (onder de titel : “OP TE HALEN” )
3. Stuur volgend bericht naar het mobiel nummer van de eigenaar: “Uw voorwerpen wachten op ophaling in het museumcafé. Vos objets vous attend au retrait dans le café du musée. Your objects are waiting for you at the museum café”
4. Wanneer eigenaar zijn stukken komt ophalen: controleren of nummertje op postkaartje overeenkomt met nummertje op het toestemmingsformulier. 5. Samen met eigenaar de lijst voorwerpen overlopen en dan hem vragen te tekenen voor ontvangst. Rood etiketje van postkaartje afscheuren. Voorwerpen teruggeven, FORMULIEREN BIJHOUDEN. 6. Lege dozen en mapjes naar interviewlokaal. Uitvegen nummertje op bord. Formulieren goed bijhouden.
BIJ VRAGEN > Dominiek, Annick of Ylva
Guidelines interviews
In principe kan interview door een persoon. Het is echter makkelijker per twee: een persoon ontvangt, een persoon noteert.
1. inloggen op de website www.europeana1914-1918.eu op naam van de bezoeker. Gebruikersnaam en paswoord staan op het kaartje > kaartje zeker teruggeven want dat geldt ook als ontvangstbewijs
2. toestemmingsformulier vragen
3. Aanvullen interview record
4. Invullen formulier objectbeschrijving: + rangnummer (het rode etiketje) + naam en mobiel nummer (dit laatste is belangrijk om de mensen te verwittigen wanneer hun items gescand zijn) + initialen interviewer + eventueel ophaaltijd (indien mogelijk vermijden)
5. verhaal toevoegen, zowel online (klad) als notities maken op achterzijde toestemmingsformulier - titel geven aan het verhaal + andere gegevens toevoegen - algemeen verhaal, bvb korte biografie
6. Per object, of afgeronde reeks objecten: - groen vestiairenummertje : ene helft hechten aan toestemmingsformulier, andere helft bij objecten > bij voorkeur in een plastiek mapje, anders los erbij in de doos - Dit unieke objectnummer + objectbeschrijving noteren op formulier objectbeschrijving - Verhaal per object noteren : online toevoegen aan story.
7. Indien de mensen vragen hebben of bepaalde zaken onduidelijk zijn: experts erbij halen + Jan Dewilde: conservering van materiaal, kunst + Roger Verbeke: Belgisch leger + Philippe Oosterlinck: militaria
+ Piet Chielens : algemeen
7. Erg interessante verhalen: registreren met dictafoon + aanduiden op interview record Eventueel verwittigen Jackie Storer (journaliste die een boek schrijft over de meest bijzondere voorwerpen/verhalen)
8. Alle voorwerpen, van één bepaalde persoon en dus horen bij een interview in één doos. Leg objectlijst en toestemmingsformulier erop. Het postkaartje met rood vestiaireticketje blijft bij de eigenaar (is ontvangstbewijs).
9. doos met voorwerpen naar balie digitalisatie
bij vragen > Dominiek, Annick of Ylva
Guidelines Digitisation in / out
1. Receive box from one fo the interview desks
2/. Take out the object form and keep these at the desk
2. Copy contributor’s name, mobile number, RED ticket number onto digitisation list
3. Note time of arrival at desk
4. Address one of the digitizers (photo or scan) who are free at that moment
5. Note “to digitiation time” on your digitisation list
6. Note initials or name of digitizer on object form
-------When objects return from digitisation
8. Note “from dig”-time on your digitisation list and ask the digitizer to sign 9. Also note “from dig”-time on object form
10. Bring the box with items and forms to check-out desk (in the museum café) and note time of return on your digitisation list
QUESTIONS > Dominiek, Annick of Ylva
