Bijlage 5
CONCEPT TERMS OF REFERENCE FONDSBEHEERDER NAP 1325 ‘SMALL SEEDS FOR BIG BAOBAB’ PILOTFONDS
1. Pilot fonds in een notendop Bijdragen aan de doelstellingen van het NAP1325: het ondersteunen van (innovatieve) projecten van Nederlandse NAP-ondertekenaars en/of projecten die inspelen op de actualiteit in de NAP focuslanden die bijdragen aan inclusieve, rechtvaardige en duurzame vrede en wederopbouwprocessen middels het ondersteunen van vrouwelijk leiderschap en politieke deelname in fragiele staten, (post-) conflictgebieden en landen in transitie. Gewenste resultaten en effecten: Van de activiteiten: Vrouwelijk leiderschap en politieke participatie van vrouwen in de 6 focuslanden en de focus regio zijn bevorderd. Het publieke draagvlak voor Nederlandse inzet voor vrouwen in (post)conflictgebieden en bewustwording over de actieve rol die vrouwen in deze situaties spelen is vergroot en draagt bij aan concrete resultaten in de focuslanden zelf. Van de organisaties: Kleinere (vrijwilligers) en middelgrote NAP ondertekenaars nemen actief deel in de discussies en in de uitvoering van gezamenlijke initiatieven die bijdragen aan het overkoepelende NAP doel. Kleinere (vrijwilligers) NAP ondertekenaars zijn slagvaardiger geworden en zijn beter in staat zelfstandig voorstellen te schrijven en hun organisatie in organisatorische en financiële zin te besturen, dan wel projecten te beheren. Maatschappelijke organisaties in de focuslanden zelf (zuid-zuid) én in Nederland (noord-zuid / noord-noord) - begunstigd door het fonds- zijn met elkaar in contact en delen inzichten en geleerde lessen wat betreft programma’s en organisatorisch en financieel management. Doelgroep: Nederlandse NAP ondertekenaars en partners – bij voorkeur die organisaties waarvan nog geen gezamenlijke NAP projecten worden ondersteund,met nadrukkelijk aandacht voor innovatieve en kansrijke projecten van kleinschalige en nieuwe organisaties. Looptijd: 1 jaar, waarna een evaluatie van het fonds zal plaatsvinden. Criteria dan wel procedures kunnen na een jaar worden aangepast. Kernwoorden: Kleinschalige gezamenlijke initiatieven ‘Durfkapitaal’ Innovatief Rapid action 1
Bijlage 5
Strategisch belang Peer-learning en kruisbestuiving Verzelfstandiging organisatorisch en financieel management Fondsbeheer extern van BZ
2. Taken & verantwoordelijkheden fondsbeheerder Taken van de fondsbeheerder Acquisitie: o Actief onder de aandacht brengen van bestaan fonds onder de NAP ondertekenaars o Organiseren informatiedagen voor potentiele aanvragers o Bieden van (ad hoc) informatie en advies aan potentiele aanvragers Capaciteitsopbouw: o Ondersteunen en begeleiden van semiprofessionele (zelf)organisaties bij schrijven en/of verfijnen van voorstellen o Trainen van semiprofessionele (zelf)organisaties in zelfstandig projectbeheer Monitoring en controle projectresultaten: o Opstellen formats rapportage instrumenten o Actieve monitoring van de (tussentijdse) resultaten en effecten o Controleren van en – al naargelang - begeleiden in de budgetbeheersing Financieel beheer van het fonds: o verantwoordelijk voor betaling en financiële afhandeling van activiteiten. Verantwoordelijkheden: Samenwerking met de onafhankelijke selectieraad1 voor de inhoudelijke keuze van alle voorstellen. De uiteindelijke keuze ligt bij de onafhankelijke selectieraad. Organisatorische en financiële check van alle voorstellen, inclusief check draagkracht van de aanvrager. Gezond financieel beheer van het fonds en ervoor zorgen dat de kosten voor zichzelf en voor de gefinancierde voorstellen binnen de begroting blijven.1 a 2 keer per jaar peer review sessie organiseren met de begunstigden. Jaarlijks publiek een lijst publiceren met de organisaties die zijn begunstigd middels dit fonds. Jaarlijks een publieke samenvattende rapportage over de resultaten van dit fonds.
3. Profiel & Criteria fondsbeheerder Aard van de organisatie/principes Geen commerciële organisatie De organisatie strijdt voor gender-rechtvaardigheid in haar werk Kennis van gender problematiek in internationale vrede & veiligheid Geen belangenverstrengeling (NAP ondertekenaars kunnen fondsbeheerder worden maar worden dan uitgesloten van begunstiging uit het fonds) Ervaring 1
Dwz: experts in het IS veld, met diepgaande kennis over gender in relatie tot vrede en veiligheid. Deze experts mogen niet verbonden zijn aan een NAP organisatie om neutraliteit van keuzes te bewaken.
2
Bijlage 5
Ervaren in fondsenbeheer (bij voorkeur in internationale samenwerking) Ervaren in coördineren van kleinschalige initiatieven en samenwerken met semiprofessionele (zelf)organisaties, bij voorkeur zowel in Nederland als in (post)conflict gebieden Ervaren in ondersteunen, begeleiden en zo nodig trainen van semiprofessionele (zelf)organisaties t.a.v. het schrijven van voorstellen en t.a.v. projectbeheer
Capaciteit Voldoende menskracht Beschikkend over een fondsbeheersysteem, waaronder: o Kunnen voeren van een aparte financiële administratie o Beschikkend over een toegankelijke (telefonische en digitale) helpdesk Mogelijkheid tot rapid action modaliteit. Dat wil zeggen: samen met de onafhankelijke selectieraad het hele jaar door voorstellen kunnen beoordelen voor rapid action activiteiten. Beheerskosten: Max 10% incl. BTW totaal voor uitvoering van het fonds (inclusief coaching-element) Schatting totale fonds 400.000-500.000euro (nntb met BZ)
4. Plan van aanpak? Is jouw organisatie geïnteresseerd in het beheren van het pilotfonds? Stuur uiterlijk dinsdag 17 juni een concept note (max 2/3 pagina’s) op met de volgende elementen: 1. Op welke wijze sluit jouw organisatie aan bij de bovengenoemde profielschets? Hoe voldoet jouw organisatie aan de bovenstaande criteria (graag per punt behandelen)? 2. Hoe zou jouw organisatie uitvoering geven aan het pilotfonds (incl. coaching element)? Graag een kort beschrijving van 1 A4. 3. Een indicatief financieel overzicht van de geplande kosten. Deze concept note wordt gedeeld in de brede NAP groep om te proberen gezamenlijk als maatschappelijk middenveld een keuze te maken over bij voorkeer 1 organisatie die het meest geschikt is om het NAP 1325 pilotfonds te beheren. Let op: dit is géén formele aanvraag. Pas na het gemeenschappelijke besluit tussen maatschappelijke NAP ondertekenaars kan een formeel voorstel bij het ministerie van Buitenlandse Zaken worden ingediend ter goedkeuring.
3
Bijlage 5
Annex 1: DRAFT Voorstel dd 17 maart 2014 - Doel, Criteria & Richtlijnen
DRAFT Voorstel: Doel, Criteria & Richtlijnen Pilot Fonds Nederlands Actieplan 1325 ‘Small Seeds for Big Baobabs’ 1. Probleemstelling Het Nederlands Nationaal Actieplan 1325 is een uniek hybride samenwerkingsverband tussen Nederlandse ontwikkelings- en vredesorganisaties, migrantenorganisaties, ministeries, kennisinstellingen en netwerken. Dit samenwerkingsverband streeft naar sterkere gezamenlijke onderlinge afstemming, strategiebepaling en samenwerking in de focuslanden met als doel het verbeteren van de situatie voor en positie van vrouwen in (post)conflict. De diversiteit van het partnerschap heeft als potentie om daadwerkelijk goed geïnformeerde analyses te maken complementair te werken en samen een meerwaarde te creëren. In de eerste twee jaar is het gezamenlijk schrijven en uitvoeren van projecten in de focuslanden een belangrijk middel geweest om bij te dragen aan de voornaamste NAP-doelstelling, namelijk concrete actie om vrouwelijk leiderschap en politieke participatie van vrouwen in 6 focuslanden en 1 focus regio te bevorderen. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken, als coördinerend medeondertekenaar van het NAP 1325, heeft daartoe een jaarlijks budget toegezegd van €4 miljoen (waarvan €2 miljoen is bestemd voor projecten in de MENA-regio). Deze financieringvorm is nog ongeëvenaard door andere ‘donorlanden’ waar een NAP 1325 bestaat. Dit experimentele vorm van werken heeft in de eerste twee jaren van het NAP1325 II geleid tot diverse grote programma’s in de bijna elk van de focusregio’s. Niettemin is in deze periode het veld van Internationale Samenwerking flink aan verandering onderhevig. Bezuinigingen bij de overheid waaronder het Ministerie van Buitenlandse Zaken/ Ontwikkelingssamenwerking en de aangekondigde verandering in het Medefinancieringsstelsel voor ontwikkelingsorganisaties vanaf 2015. De vermindering van Nederlandse IS fondsen heeft ertoe heeft geleid in de aanloop naar de overgangsregeling de concurrentie tussen MFO’s is toegenomen. Tegelijkertijd is een tendens van centralisatie van het beheer van IS fondsen in tegenstelling tot eerdere jaren waar vaker via de ambassades lokale programma’s werden ondersteund. Een van de oorzaken is daarvan de taakstelling van het BZ personeel met een niet veranderde hoge werkdruk waardoor een beperkt deel van de tijd aan de monitoring van programma’s besteed kan worden. Niettemin staan deze ontwikkelingen niet los van het Nederlands Actieplan 1325 en heeft dit effect gehad op de programmaontwikkeling binnen het NAP1325 afgelopen twee jaar(2012-2013), zoals:
4
Bijlage 5 1. Taakstelling op het aantal gezamenlijke NAP programma’s wegens de beperkte menskracht procedurele handelingen en monitoring. Dit heeft geleid tot een voorkeur vanuit het ministerie voor een beperkt aantal programma’s maar met een grote omvang (>€500.000); a. Dit heeft in de praktijk geleid tot, soms geforceerde, samenwerkingen tussen ondertekenaars waar de inhoudelijke meerwaarde en onderlinge vertrouwen niet voorop stonden, en de contractering liep via de reeds begunstigde grotere partijen; b. Ondanks dat op papier iedereen, ook de kleinere vaak vrijwilligersorganisaties, het initiatief kon nemen om zich aan te sluiten bij de voorstellen van de grotere partijen, heeft dit geleid tot verschillende spanningen onder de NAP ondertekenaars. Daarnaast voelden de kleinere maar ook andere partijen zich over het hoofd gezien vanwege de opstelling van de machtigere spelers in de groep en door de overheidscriteria die geëist worden om zelfstandig voorstellen in te dienen. Ook speelde de relatieve onbekendheid in het vertalen van grassroot activiteiten naar een ministerie-proof professioneel voorstel hierin een rol; 2. Tegelijkertijd heeft de NAP 1325 groep collectief besloten om meer strategisch met elkaar samen te werken door het doen van gezamenlijke mapping van activiteiten en actoren, het uitkristalliseren waar Nederland ten opzichte van andere spelers daadwerkelijk een meerwaarde kan hebben, en het opzetten van een gezamenlijke strategie om dit uit te werken. Dat kunnen naast programma’s vooral ook coördinatie en advocacy activiteiten zijn, die relatief met weinig financiële middelen gedaan kunnen worden. 3. In lijn met het vorige punt, en geheel in lijn met de visie van het NAP1325 gezien de fragiele en onvoorspelbare aard van de landen waar het NAP1325 zich op focust, is er noodzaak om direct in te kunnen spelen op de onvoorziene en acute ontwikkelingen in de fragiele focuslanden van het NAP. Hiervoor is een flexibele financiële ‘rapid-action’ modaliteit wenselijk die activiteiten in fragiele landen op een korte termijn kan goedkeuren en kan ondersteunen.
Om deze lacunes in financiering op te vullen wordt hieronder een voorstel gedaan voor de oprichting van het NAP 1325 Pilot Fonds ‘Small Seeds for Big Baobabs’.
2. Premisse 57 organisaties zijn momenteel ondertekenaar van het NAP 1325. Gegeven is dat alle ondertekenaars verantwoordelijk zijn voor een geslaagde samenwerking op basis van wederzijds vertrouwen en een positieve en proactieve werkhouding. Een groot deel daarvan zijn midden tot kleinschalige, vaak vrijwilligersorganisaties, die zich al jarenlang inzetten om de positie van vrouwen in conflictgebieden te verstevigen. Deze organisaties, waaronder veel diaspora- en vrouwen/vredesorganisaties, hebben hun eigen unieke achterban in Nederland en in de NAP focuslanden waar zij werken met grassroot partnerorganisaties. Ook zijn zij in staat bruggen te bouwen tussen het land van herkomst en de Nederlandse samenleving. Hun kennis over hun land van oorsprong en visie over de lokale problematiek zijn van grote toegevoegde waarde. Ook hun langdurige en aanhoudende inzet voor VNVRR 1325 moet op waarde geschat worden en erkend. Maar dit kan vaak alleen als deze meestal kleinschalige organisaties ook toegang krijgen tot fondsen waarmee zij in staat zijn lokale organisaties en initiatieven te ondersteunen. Tegelijkertijd heeft de NAP 1325 groep collectief besloten om meer strategisch met elkaar samen te werken door het doen van gezamenlijke mapping van activiteiten en actoren, het uitkristalliseren waar Nederland ten opzichte van andere spelers daadwerkelijk een meerwaarde kan hebben, en het 5
Bijlage 5 opzetten van een gezamenlijke strategie om dit uit te werken. Dat kunnen naast programma’s vooral ook coördinatie en advocacy activiteiten zijn, die relatief met weinig financiële middelen gedaan kunnen worden. Ontwikkelingen in fragiele landen zijn moeilijk te plannen. Daarom is een mate van flexibiliteit en lef nodig om innovatieve en kansrijke initiatieven te ondersteunen als de situatie in een van focuslanden daarom vraagt. Nodig is dan om snel te kunnen handelen en in te spelen op een acute behoefte, zoals het organiseren van een demonstratie of het bijeenroepen van een regionaal spoedoverleg. Alleen als het NAP inspeelt op de unieke diversiteit van zijn ondertekenaars, de acute problematiek in de NAP focuslanden en het maken van gezamenlijke analyses en strategieën komt de meerwaarde van het NAP 1325 écht tot zijn recht.
3. Fonds – algemeen: Looptijd: 1 jaar, waarna een evaluatie van het fonds zal plaatsvinden. Criteria danwel procedures kunnen na een jaar worden aangepast. Kernwoorden: Kleinschalige gezamenlijke initiatieven ‘Durfkapitaal’ Innovatief Rapid action Strategisch belang Peer-learning en kruisbestuiving Verzelfstandiging organisatorisch en financiëel management Fondsbeheer extern van BZ
4. Criteria: inhoudelijke focus & organisatorisch / financieel Bijdragen aan de doelstellingen van het NAP1325: het ondersteunen van (innovatieve) projecten van NAP-ondertekenaars en/of projecten die inspelen op de actualiteit in de NAP focuslanden die bijdragen aan inclusieve, rechtvaardige en duurzame vrede en wederopbouwprocessen middels het ondersteunen van vrouwelijk leiderschap en politieke deelname in fragiele staten, (post-) conflictgebieden en landen in transitie. Gewenste resultaten: Het behalen van concrete effecten die vrouwelijk leiderschap en politieke participatie van vrouwen in de 6 focuslanden en de focus regio hebben bevorderd. Kleinere (vrijwilligers) en middelgrote NAP ondertekenaars nemen actief deel in de discussies en in de uitvoering van gezamenlijke initiatieven die bijdragen aan het overkoepelende NAP doel Kleinere (vrijwilligers) NAP ondertekenaars zijn slagvaardiger geworden en zijn beter in staat zelfstandig voorstellen te schrijven en hun organisatie in organisatorische en financiële zin te besturen. Het publiek draagvlak over Nederlandse inzet voor vrouwen in (post)conflictgebieden en bewustwording over de actieve rol die vrouwen in deze situaties spelen is vergroot en draagt bij aan concrete resultaten in de focuslanden zelf.
6
Bijlage 5
Maatschappelijke organisaties in de focuslanden zelf (zuid-zuid) én in Nederland (noord-zuid / noord-noord) - begunstigt door het fonds- zijn met elkaar in contact en delen inzichten en geleerde lessen wat betreft programma’s en organisatorisch en financieel management.
Doelgroep: NAP ondertekenaars en partners – bij voorkeur die organisaties waarvan nog geen gezamenlijke NAP projecten worden ondersteund met nadrukkelijk aandacht voor interessante en kansrijke projecten van kleinschalige en nieuwe organisaties. Landenfocus: NAP-focuslanden en -regio Drempel criteria: Aanvragers: Tenminste twee Nederlandse NAP 1325 ondertekenaar waarvan een de penvoerder is Ondergrens van 2.000 euro - Max bedrag per aanvraag tot 50.000 euro2 Aanvragen: Tenminste 75% komt van organisaties met omzet < 100.000 euro per jaar Maximaal van 25 % organisaties met omzet < 500.000 euro per jaar3 Trackrecord nodig: o aantoonbare ervaring met fondsen management als voorwaarde voor grotere aanvragen (bv. €10.000-50.000) o Accountantsverklaring vanaf aanvraag vanaf 10.000 euro verplicht stellen. Max 25% van het totale budget kan besteed worden aan directe activiteiten die gericht zijn op voorlichting in Nederland. Inhoudelijke drempel criteria: Innovatieve effectieve projecten van NAP-ondertekenaars die bijdragen aan inclusieve, rechtvaardige en duurzame vrede en wederopbouwprocessen middels het stimuleren van: o vrouwelijk leiderschap, o politieke participatie in fragiele staten, (post-) conflictgebieden en landen in transitie. Middels de volgende strategieën: Advocacy en lobby Capaciteitsopbouw Voorlichting Criteria organisatorisch / financieel: Deelnemende organisaties behartigen duidelijk de belangen van vrouwen en zetten zich in voor gender gelijkheid Deelnemende organisaties hebben geen banden met (religieus) fundamentalistische groeperingen Deelnemende organisaties hebben geen winstoogmerk Deelnemende organisaties hebben zowel in Nederland als het partnerland een aantoonbare achterban met partners Voorlichting en terugkoppeling in Nederland van de uitgevoerde activiteiten is een verplicht onderdeel van projecten 2 3
Maximum hoogte van aanvraag nader te bespreken
Nog nader te bespreken wat de percentages zijn.
7
Bijlage 5
Er vinden halfjaarlijks peer review sessies plaats tussen de uitvoerders van de verschillende projecten
Uitvoering: Goedkeuring: Onafhankelijke adviesraad alleen voor grotere aanvragen (bv. >10.000) Fondsbeheerder: max 10% totaal voor uitvoering van het fonds (inclusief coaching) Aanvragen gedurende het hele jaar door mogelijkheid van Rapid Action.
Extra modaliteit binnen fonds Een extra modaliteit binnen het fonds is gericht op de verzelfstandiging van organisatorisch en financieel management van kleinschalige (vrijwilligers) organisaties, zonder als doel te hebben de aard van de organisatie aan te tasten. Deze modaliteit richt zich op drie dingen: 1. Indien gewenst: individuele begeleiding bij het schrijven van de aanvraag voor diaspora, vrouwen- en vredesorganisaties NGO’s en lokale partners. 2. Er vinden halfjaarlijks peer review sessies plaats tussen de uitvoerders van de diverse projecten uit het fonds. Deze peer reviews kunnen zowel inhoudelijk, als organisatorisch en/of financieel van aard zijn. 3. Indien gewenst en mogelijk: een twinning tussen professionele ngo’s en kleinere (vrijwilligers) ngo’s waarin de eerste partij de tweede kan uitnodigen om periodiek ‘mee te lopen’ met de organisatie en kan bijleren over organisatorisch en financieel management. Als een aanvrager hier aanspraak op wil maken dient deze een duidelijk gedefinieerde leerbehoefte te formuleren voordat tot het zoeken van een match wordt overgegaan.
5. Wat het fonds niet dekt
Geen faciliteiten & infrastructuur: hiervoor zijn reeds andere modaliteiten om daarbij te helpen (o.a. gemeente, VDV vrijwilligersfonds NAP 1325); Geen Particuliere Initiatieven of projecten gefocust op het bouwen of opzetten van materiele voorzieningen zoals scholen, waterputten etc. Geen financiering aan Nederlandse overheidsondertekenaars. Het fonds is bedoeld voor niet gouvermentele organisaties. Wel kan een overheidsondertekenaar een rol spelen in de uitvoering van het initiatief indien dit van strategisch belang is. Geen financiering van initiatieven van NAP ondertekenaars die louter de interne organisatie van de ondertekenaar als doelgroep heeft.
6. Onderscheid met andere fondsen
Uitgebreide track records niet nodig: juist focus op nieuwe initiatieven en organisaties. Hiertoe wordt het Fonds bij voorkeur ondergebracht bij een externe partij; Kleine bedragen: relatief ‘kleine’ aanvragen maakt het fonds toegankelijk voor diaspora-, vrouwen- en vredesorganisaties; Capaciteitsversterking: waar de wens van organisaties bestaat is traject begeleiding beschikbaar (door externe partij) voor Nederlandse organisaties alsook hun lokale partners; Samenwerking tussen ondertekenaars blijft mogelijk (zowel tussen NGO’s als met de Ministeries); Focus op betrekking van het Nederlandse publiek om bekendheid van en draagvlak voor werk partners & NAP 1325 te bevorderen.
8
