1. Pendahuluan Seiring perkembangan zaman, kebutuhan akan informasi dianggap menjadi sesuatu yang tidak dapat dilepaskan dari teknologi. Teknologi berperan dalam kehidupan manusia dalam penyampaian informasi. Teknologi informasi telah membuat penyampaian informasi yang semakin cepat, tanpa batas, dan realtime sehingga memudahkan perusahaan dan institusi pendidikan untuk melakukan penyampaian informasi tentang produk-produk yang mereka jual atau lebih dikenal dengan promosi. Promosi adalah sejenis komunikasi yang memberi penjelasan yang meyakinkan calon konsumen tentang barang dan jasa [1]. Promosi dilakukan untuk memperoleh perhatian, membujuk, mengingatkan, dan meyakinkan calon konsumen untuk membeli barang atau menggunakan jasa yang ditawarkan. Perguruan tinggi merupakan satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi, yaitu jenjang pendidikan setelah pendidikan menengah yang mencakup program diploma, program sarjana, program magister, program doktor, dan program profesi, serta program spesialis. Besarnya jumlah perguruan tinggi yang ada di Indonesia menimbulkan suatu persaingan yang sangat ketat. Tercatat pada tahun 2013, jumlah perguruan tinggi di Indonesia sebanyak 4.592 [2]. Jumlah perguruan tinggi tersebut sangat besar jika melihat jumlah siswa sekolah menengah yang lulus ujian nasional pada tahun 2013 yaitu 2.678.575 [3]. Banyaknya perguruan tinggi yang ada membuat para siswa sekolah menengah memiliki banyak pilihan untuk melanjutkan sekolahnya. Hal ini menyebabkan perguruan tinggi saling berlomba untuk menunjukkan kualitas pendidikan masing-masing untuk menarik minat siswa sekolah menengah melanjutkan sekolahnya ke perguruan tinggi tersebut. Salah satu cara perguruan tinggi untuk menarik minat para siswa sekolah menengah untuk melanjutkan sekolahnya ke perguruan tinggi tersebut adalah dengan melakukan promosi. Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana (FTI UKSW) telah melakukan promosi untuk menarik minat para siswa lulusan sekolah menengah. Selama ini bagian promosi UKSW menggunakan data mahasiswa untuk menentukan strategi promosi. Data mahasiswa dikelompokkan berdasarkan daerah asal mahasiswa untuk mengetahui jumlah mahasiswa dari masing-masing daerah asal mahasiswa. Hasil dari pengelompokan data tersebut kemudian dijadikan bahan pertimbangan dalam menentukan strategi promosi. Hal yang menjadi kendala adalah data mahasiswa yang didapat dari bagian pemamik UKSW tidak lengkap. Data mahasiwa yang tidak lengkap membuat bagian promosi tidak bisa mengetahui jumlah mahasiswa dalam tiap sekolah dan tiap kota sekolah asal karena tidak adanya data sekolah asal mahasiswa. Sekolah merupakan saluran informasi tentang FTI UKSW pada para siswa sekolah menengah. Tidak adanya data sekolah membuat bagian promosi FTI UKSW kesulitan ketika ingin memberikan reward kepada sekolah yang memiliki jumlah mahasiswa terbanyak dalam rangka menjalin hubungan pelanggan dengan sekolah. Akibat dari data mahasiswa yang tidak lengkap tentu berpengaruh dalam pembuatan strategi promosi yang selama ini dibuat sehingga promosi yang telah berjalan selama ini dinilai kurang optimal. Hal ini dapat dilihat dari menurunnya jumlah mahasiswa yang masuk ke FTI UKSW selama tiga tahun terakhir[4].
2
Berdasarkan faktor-faktor tersebut maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: bagaimana mengembangkan sistem informasi promosi pada modul mahasiswa dan distribusi daerah asal mahasiswa? Pengembangan sistem informasi promosi modul mahasiswa dan distribusi daerah asal mahasiswa dilakukan dengan pendekatan Customer Relationship Management(CRM). Penerapan CRM dalam sistem informasi promosi diharapkan dapat membantu bagian promosi FTI UKSW dalam menentukan strategi promosi dan menjaga loyalitas sekolah dalam menyalurkan informasi tentang FTI UKSW pada para siswanya melalui reward yang diberikan. Pengembangan sistem informasi promosi ini bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi promosi pada modul mahasiswa dan distribusi daerah asal mahasiswa studi kasus FTI UKSW Salatiga yang nantinya dijadikan untuk evaluasi dan menentukan strategi promosi ditahun yang akan datang. Pengembangan sistem informasi promosi ini diharapkan dapat bermanfaat untuk memberikan kemudahan bagian promosi FTI UKSW untuk mendapatkan data mahasiswa yang lebih lengkap dan dapat mengetahui jumlah mahasiswa dari masing-masing sekolah asal maupun daerah asal mahasiswa sehingga dapat menentukan strategi promosi dan melakukan evaluasi terhadap kegiatan promosi FTI UKSW. Selain itu pengembangan sistem informasi ini diharapkan dapat menjaga loyalitas sekolah lewat reward yang diberikan. 2. Tinjauan Pustaka Penelitian mengenai pengembangan aplikasi sistem informasi promosi dan juga implementasi CRM sudah pernah dilakukan. Penelitian dengan judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Promosi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Berbasis AHP (Analytical Hierarchy Process)” membahas mengenai penentuan tempat promosi dengan menggunakan metode AHP sebagai sistem pendukung keputusan, melihat besaran biaya yang dikeluarkan untuk tiap-tiap daerah promosi dan jumlah mahasiswa yang masuk ke FTI UKSW dari tiap-tiap daerah promosi [5]. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian diatas adalah sistem informasi promosi yang dibangun menggunakan pendekatan konsep CRM. Sistem informasi promosi digunakan untuk mendapatkan data mahasiswa baru yang lebih lengkap serta untuk mengetahui jumlah mahasiswa dari tiap sekolah asal dan daerah asal mahasiswa yang nantinya digunakan untuk menentukan strategi promosi. Adaya CRM dalam sistem informasi promosi untuk menjaga loyalitas sekolah dalam menyalurkan informasi kepada para siswanya untuk melanjutkan sekolahnya ke FTI UKSW melalui pemberian reward kepada sekolah asal mahasiswa yang memiliki jumlah mahasiswa terbanyak. Penelitian lain berjudul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Customer Relationship Management (CRM) Berbasis Web di PT. Teknik Mitra Bersama, Surakarta” membahas mengenai implementasi sistem informasi dengan pendekatan CRM untuk menjadikan keberadaan marketing, customer support, dan customer care menjadi lebih efektif. Sistem Informasi ini berguna untuk mengetahui data transaksi pelanggan untuk dijadikan sebuah informasi mengenai tingkat loyalitas pelanggan, data kuesioner yang berguna untuk melihat tingkat kepuasan pelanggan, call center dan email sebagai alat komunikasi perusahaan
3
dengan pelanggan, dan untuk mengetahui profil pelanggan yang berguna untuk penerapan CRM sebagai strategi bisnis perusahaan [6]. Perbedaan dengan penelitian analisa dan perancangan CRM diatas, penggunaan CRM sistem informasi promosi ini bertujuan menjaga loyalitas sekolah dalam menyalurkan informasi kepada para siswanya untuk melanjutkan sekolahnya ke FTI UKSW serta mengetahui data kuesioner yang berguna dalam menentukan strategi promosi yang lebih baik. CRM adalah strategi inti dalam bisnis yang mengintegrasikan proses-proses dan fungsi-fungsi internal dengan semua jaringan eksternal untuk menciptakan serta mewujudkan nilai bagi para konsumen sasaran secara profitabel [7]. CRM bukan hanya sebuah konsep atau proyek, melainkan strategi bisnis dengan tujuan untuk memahami, mengantisipasi dan mengelola kebutuhan dari organisasi dan pelanggan yang potensial [8]. CRM adalah keseluruhan proses membangun dan memelihara hubungan pelanggan yang menguntungkan dengan memberikan nilai dan kepuasan pelanggan yang tinggi [9]. CRM dapat dikaji dari tiga tataran, yang pertama CRM Strategis. CRM Stategis menekankan CRM sebagai strategi bisnis yang mengutamakan konsumen dan bertujuan memikat dan mempertahankan konsumen yang menguntungkan. Pada CRM strategis, semua sumber daya akan dialokasikan untuk mendukung semua langkah yang dapat meningkatkan nilai perusahaan di mata pelanggan, serta sistem ganjaran (reward system) yang dapat meningkatkan perilaku positif para karyawan yang nantinya akan berdampak pada kepuasan pelanggan serta peningkatan sistem pengumpulan, penyebarluasan, dan aplikasi informasi tentang pelanggan untuk menunjang berbagai aktivitas perusahaan [7]. Kedua, CRM Operasional. CRM Operasional berfokus pada otomatisasi cara-cara perusahaan dalam berhubungan dengan pelanggan. Bentuk-bentuk CRM operasional adalah otomatisasi pemasaran, otomatisasi armada penjualan, dan otomatisasi layanan. Otomatisasi pemasaran merupakan pemanfaatan teknologi pada proses pemasaran sehingga memudahkan perusahaan dalam mengembangkan, mengatur anggaran, serta melaksanakan kampanye-kampanye komunikasi dengan pelanggan. Otomatisasi pemasaran mencakup segmentasi pasar, manajemen kampanye komunikasi, serta pemasaran berbasis event. Otomatisasi armada penjualan merupakan sistem yang mengelola berbagai aktivitas penjualan perusahaan. Otomatisasi armada penjualan mencakup oportunity management, contact management, pembuatan proposal serta konfigurasi produk. Sedangkan, otomatisasi layanan memungkinan perusahaan menjalankan fungsi pelayanan terhadap pelanggan secara otomatis. Otomatisasi layanan dapat berupa call center atau contact center, layanan berbasis website maupun layanan di lapangan [7]. Ketiga, CRM Analitis. CRM Analitis menekankan pada kegiatan penggalian data konsumen untuk tujuan-tujuan strategis dan taktis. Sistem ini dikembangkan berdasarkan informasi mengenai konsumen. Data pelanggan dapat diperoleh dari pusat-pusat informasi yang dimiliki setiap perusahaan yang relevan. CRM analitis dapat memberikan solusi terhadap segala permasalahan konsumen sehingga meningkatkan kepuasan konsumen, serta dapat mempertahankan kesetiaan konsumen dan mendukung program-program untuk menjaring konsumen [7].
4
Secara umum tujuan dari CRM adalah untuk mengembangkan hubungan yang menguntungkan dengan pelanggan. Bagi perusahaan profit tujuan CRM lebih kepada profitabilitas pelanggan. Sedangkan bagi perusahaan non-profit tujuan CRM lebih kepada efisiensi operasional atau peningkatan kepuasan konsumen. Manfaat CRM menurut Tunggal, yaitu: (a) Mendorong loyalitas pelanggan. Aplikasi CRM memungkinkan perusahaan untuk mendaya-gunakan informasi dari semua titik kontak dengan pelanggan, baik via web, call center, ataupun lewat staf pemasaran dan pelayanan di lapangan. Konsistensi dan aksepsibilitas informasi ini memungkinkan penjualan dan pelayanan yang lebih baik dengan berbagai informasi penting mengenai pelanggan itu; (b) Mengurangi biaya. Aplikasi CRM memungkinkan penjualan atau pelayanan dengan biaya yang lebih murah dalam sebuah skema program pemasaran yang spesifik dan terfokus. Tertuju ke pelanggan yang tepat dan pada waktu yang tepat; (c) Meningkatkan efisiensi operasional. Otomatisasi penjualan dan proses layanan dapat mengurangi risiko turunnya kualitas pelayanan dan mengurangi beban cash flow; (d) Peningkatan time to market. Aplikasi CRM memungkinkan membawa produk ke pasar dengan lebih cepat dengan informasi pelanggan yang lebih baik. Pemanfaatan web sebagai sarana penjualan, maka hambatan waktu, geografis sampai ketersediaan sumber data dapat dikesampingkan untuk mempercepat penjualan produk; (e) Peningkatan pendapatan. Aplikasi CRM memungkinkan untuk meningkatkan pendapatan dan keuntungan dengan melakukan penjualan dan pelayanan melalui website sehingga peluang dari penjualan secara global tanpa perlu menyediakan upaya khusus untuk mendukung penjualan dan pelayanan tersebut [10]. Ada lima tahap penting dalam pengembangan dan penerapan strategi CRM, yaitu: (a) Analisis portofolio pelanggan. Tahap ini melibatkan analisis terhadap basis pelanggan secara aktual dan potensial untuk mengidentifikasi pelanggan mana yang ingin dilayani di masa mendatang; (b) Keintiman pelanggan. Pada tahap ini dapat dikenali identitas, riwayat, tuntutan, harapan, dan pilihan pelanggan; (c) Pengembangan jaringan. Tahap ini untuk mengidentifikasi, menjelaskan, dan mengelola hubungan dengan anggota jaringan dalam perusahaan. Jaringan dapat mencakup anggota dari luar seperti supplier, mitra dan pemilik/ investor, dan juga pihak internal yang penting, yaitu pegawai; (d) Pengembangan proposisi nilai. Tahap ini melibatkan pengidentifikasian sumbersumber nilai bagi pelanggan dan penciptaan suatu proposisi dan pengalaman yang memenuhi kebutuhan, harapan, dan pilihan mereka; (e) Mengelola siklus hidup pelanggan. Pengelolaan siklus hidup pelanggan memerlukan perhatian pada proses-proses yang terjadi dalam perusahaan dan pengelolaan struktur perusahaan dalam mengelola hubungan pelanggan [10]. Promosi adalah usaha yang diwujudkan kedalam tindakan nyata untuk memberi informasi dan mengingatkan kepada konsumen secara persuasif dengan tujuan menimbulkan daya tarik konsumen secara terus menerus[8]. Promosi adalah sejenis komunikasi yang memberi penjelasan yang meyakinkan calon konsumen tentang barang dan jasa yang bertujuan untuk memperoleh perhatian, mendidik, mengingatkan, dan meyakinkan calon konsumen [1].
5
Kegiatan promosi bertujuan untuk memperkenalan, menunjukkan keunggulan suatu produk serta membujuk pembeli untuk membeli produk. Supaya kegiatan promosi dapat mencapai hasil yang maksimal, kegiatan promosi harus dilakukan dengan intensitas tinggi, yaitu dengan berulang-ulang dan secara terus menerus sehingga konsumen akan selalu teringat dan mudah terpengaruh oleh promosi tersebut. Menurut Kotler, tujuan promosi terdiri dari: (a) Memodifikasi tingkah laku. Penjual selalu berusaha menciptakan kesan yang baik tentang dirinya atau mendorong pembelian barang dan jasa perusahaan. Mereka merubah tingkah laku, pendapat dan memperkuat tingkah laku yang ada dan memberikan alasan seperti memberikan pertolongan demi menciptakan kesan yang baik; (b) Memberitahukan. Promosi dapat ditujukan untuk memberitahu pasar tentang penawaran perusahaan. Promosi yang bersifat informasi umumnya dilakukan pada tahap-tahap awal dalam masa siklus kehidupan produk; (c) Membujuk. Promosi yang bersifat membujuk ditujukan untuk mendorong pembeli melakukan pembelian. (d) Mengingatkan. Promosi yang bersifat mengingatkan dilakukan untuk mempertahankan merek dari produk di hati masyarakat dan perlu dilakukan selama tahap kedewasaan di dalam siklus kehidupan produk, dalam hal ini perusahaan ingin mempertahankan pembeli yang telah ada [11]. Promosi merupakan cara perusahaan untuk memikat, mempengaruhi dan menimbulkan rasa ingin memiliki sesuatu barang yang dipromosikan kepada konsumen. Hal ini memerlukan suatu perencaan promosi yang tepat serta waktu promosi yang tepat sehingga program promosi yang dijalankan efektif dan menunjang keberhasilan pemasaran. Program promosi menurut Kotler, terdiri dari: (a) Advertising, merupakan suatu bentuk presentasi non-personal atau massal dan promosi ide, barang dan jasa dalam media massa yang biasanya dibayar oleh sponsor; (b) Personal selling, merupakan suatu bentuk interaksi langsung dengan satu calon pembeli atau lebih untuk melakukan presentasi, menjawab pertanyaan dan menerima pesan; (c) Sales promotion, merupakan insentif jangka pendek dalam aktivitas promosi untuk merangsang pembelian suatu produk dengan cara yang bervariasi seperti pameran dagang (ekspo), intensif penjualan, kupon dan sebagainya; (d) Publisitas dan hubungan masyarakat, merupakan stimulasi non personal terhadap permintaan barang, jasa, ide dan sebagainya dengan berita komersial yang berhasil dalam media massa dan tidak dibayar untuk mempromosikan dan atau produk individualnya. (e) Direct marketing, suatu bentuk komunikasi pemasaran yang dilakukan secara interaktif lewat media komunikasi komputer, mencakup direct mail, telemarketing, internet marketing[11]. Banyaknya perguruan tinggi di Indonesia telah menyebabkan persaingan antar perguruan tinggi untuk menarik minat calon mahasiswa. Pada tahun 2013 tercatat di Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi sebanyak 4.592 perguruan tinggi yang ada di Indonesia [2]. Jumlah perguruan tinggi tersebut sangat besar jika melihat jumlah siswa sekolah menengah yang lulus ujian nasional pada tahun 2013 yaitu 2.678.575 [3]. Jika dirata-rata, setiap perguruan tinggi hanya akan menampung 583 mahasiswa baru, padahal dalam kenyataannya penyebaran siswa tidaklah merata dan perguruan tinggi memiliki daya tampung yang lebih besar.
6
Promosi merupakan cara perguruan tinggi untuk menarik minat para calon mahasiswa untuk melanjutkan sekolahnya ke perguruan tinggi. Keberhasilan sebuah promosi dalam perguruan tinggi harus didukung oleh beberapa faktor yaitu (a) Product. Produk merupakan hal yang mendasar yang akan dijadikan pertimbangan bagi calon mahasiswa. Produk berarti barang atau jasa yang ditawarkan perguruan tinggi pada calon mahasiswa. Misalnya jurusan yang tersedia dalam perguruan tinggi, ada jurusan favorit atau tidak, demikian juga performa dari para alumni jurusan tersebut. Produk yang baik tentunya akan berpengaruh besar atas keberhasilan promosi; (b) Price. Harga merupakan jumlah uang yang harus dibayarkan untuk memperoleh produk. Persaingan atas produk antar perguruan tinggi menyebabkan keberadaan harga menjadi sangat penting. Pemberian potongan harga dan keringanan pembayaran merupakan strategi yang digunakan untuk menarik calon mahasiswa; (c) Place. Lokasi perguruan tinggi cukup berperan sebagai bahan pertimbangan para calon mahasiswa. Lokasi perguruan tinggi yang mudah dicapai kendaraan umum, suasana kota tempat perguruan tinggi merupakan nilai tambah bagi calon mahasiswa, yang berarti dapat mempengaruhi keberhasilan promosi yang dilakukan; (d) Promotion. Pemilihan media promosi yang tepat dalam melakukan promosi merupakan hal yang sangat mempengaruhi keberhasilan suatu promosi; (e) Physical Evidence. Berupa tampilan bangunan, laboratorium, lapangan olahraga, pertamanan, dsb; (f) People. Faktor people dapat berupa pemimpin perguruan tinggi, para dosen, maupun seluruh jajaran yang melayani mahasiswa. Keberadaan dosen yang kompeten, profesional dan disiplin akan mempengaruhi keputusan calon mahasiswa dalam memilih perguruan tinggi. (g) Process. Faktor proses merupakan bagaimana proses yang dialami mahasiswa selama pendidikan, misal proses skripsi, proses ujian, proses wisuda dan sebagainya [1]. Kegiatan promosi perguruan tinggi tidak hanya dilakukan secara eksternal saja seperti kunjungan ke sekolah maupun pembuatan iklan-iklan akan tetapi diperlukan proses promosi internal yaitu dengan memberikan pelayanan dan fasilitas yang baik bagi mahasiswa supaya mendapatkan citra baik dimata mahasiswa. Kegiatan ini bertujuan agar mahasiswa dapat memberikan citra baik perguruan tinggi kepada masyarakat sekitar dan secara tidak langsung menjadikan mahasiswa menjadi tim promosi. 3. Metode Penelitian Tahapan penelitian yang dilakukan dalam penelitian ini meliputi tahap pengumpulan data dan studi pustaka, analisis masalah, pengembangan dan implementasi sistem, dan pengujian. Tahap penelitian dapat dilihat pada Gambar 1.
7
Pengumpulan Data dan Studi Pustaka
1. Observasi 2. Wawancara
Analisis Masalah 1. Prototyping 2. UML 3. PHP & MySQL
Pengembangan dan Implementasi Sistem
1. Blackbox Testing
Pengujian
Gambar 1 Tahapan Penelitian
Tahap pengumpulan data dan studi pustaka dilakukan dengan wawancara, observasi dan dengan cara mencari dan mengumpulkan data dan teori dari studi literatur maupun kepustakaan untuk memenuhi kajian pustaka yang digunakan. Data yang dikumpulkan merupakan data primer, yaitu data yang diambil langsung dari obyek penelitian atau sumber pertama. Data yang dikumpulkan berupa data mengenai promosi yang dilakukan dengan wawancara langsung pada bagian promosi FTI UKSW mengenai masalah yang dihadapi bagian promosi FTI UKSW. Selain data mengenai promosi, data yang dikumpulkan berupa data mahasiswa yang didapat dari bagian promosi FTI UKSW. Data sekunder dalam penelitian ini berupa data sekolah menengah di Indonesia yang didapat dari data pokok pendidikan menengah kementrian pendidikan dan kebudayaan. Penelitian yang dilakukan adalah penelitian kuantitatif, yaitu penelitian yang berdasarkan pada kuantitas. Penelitian ini mengolah data mahasiswa dan mengelompokkan berdasarkan sekolah asal dan daerah asal mahasiswa untuk mengetahui jumlah mahasiswa dari sekolah asal dan daerah asal mahasiswa guna keperluan promosi. Tahap analisis masalah dilakukan dengan mencari permasalahan berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan. Masalah yang ditemukan adalah bagian promosi kesulitan dalam mendapatkan data mahasiswa yang lengkap. Hal ini menyebabkan proses olah data mahasiswa pun menjadi terbatas, bagian promosi tidak bisa mengetahui informasi mengenai jumlah mahasiswa tiap sekolah dan daerah asal mahasiswa serta kesulitan ketika ingin memberi reward kepada sekolah yang memiliki jumlah mahasiswa terbanyak. Kemudian dari permasalahan tersebut maka perlu dibangun suatu sistem informasi promosi yang dapat memberikan data mahasiswa yang lebih lengkap, dapat mengelompokkan data mahasiswa berdasar sekolah asal dan daerah asal, dan dapat mengetahui data reward sekolah sehingga dapat digunakan sebagai evaluasi dan strategi promosi ditahun yang akan datang.
8
Tahap pengembangan dan implementasi sistem dilakukan dengan cara merancang sistem informasi promosi pada modul mahasiswa dan distribusi daerah asal mahasiswa menggunakan metode prototype. Prototype berdasarkan pada ide untuk mengembangkan implementasi awal, memperlihatkannya kepada user untuk dikomentari, dan memperbaikinya versi demi versi sampai sistem yang memenuhi persyaratan diperoleh. Model prototype menurut Pressman, yaitu:
Gambar 2 Metode Pengembangan Prototyping [12]
Prototyping memiliki tiga proses, yaitu pengumpulan kebutuhan, perancangan, dan evaluasi prototype. Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan dengan melakukan wawancara dan pengumpulan informasi tentang kebutuhan sistem dan keadaan yang ada sekarang di FTI UKSW mengenai kegiatan promosi FTI UKSW. Setelah melakukan proses pengumpulan kebutuhan, selanjutnya dilakukan proses perancangan sistem dengan menggunakan Unified Modeling Language(UML). Pada bagian ini dibahas use case diagram, class diagram, dan deployment diagram. Use case diagram menggambarkan hubungan antara aktor dan fungsionalitas sistem. edit data kinerja promosi hapus data kinerja promosi melihat data fakultas melihat data progdi
<<extend>> <<extend>> tam bah data kinerja promos i
<<extend>> input kuesioner
melihat distribusi m ahasiswa mengelola kinerja prom osi m elihat kuesioner tambah data sekolah
tam bah data m ahasiswa
<<extend>>
<<extend>>
Mahasiswa <<extend>>
<<extend>> edit data s ekolah
edit data mahasis wa
<<extend>>
mengelola data mahasiswa
mengelola data sekolah
<<extend>>
hapus data m ahas iswa
hapus data sekolah Bagian Promosi FTI UKSW
<<extend>>
tambah data provinsi <<extend>>
edit data provinsi
mengelola data provinsi
mengelola data kota/kab
<<extend>>
hapus data provinsi
<<extend>>
<<extend>>
hapus data kota/kab
tam bah data kota/kab
<<extend>>
edit data kota/kab
Gambar 3 Use Case Diagram Sistem Informasi Promosi FTI UKSW
9
Gambar 3 menggambarkan tentang use case diagram sistem informasi promosi FTI UKSW. Aplikasi dibuat untuk dua aktor yaitu bagian promosi FTI UKSW dan mahasiswa. Mahasiswa hanya bisa melakukan pengubahan data mahasiswa dan mengisi kuesioner. Bagian promosi memiliki hak untuk mengelola data mahasiswa, mengelola data sekolah, mengelola data kabupaten/kota, mengelola data provinsi, melihat distribusi mahasiswa, mengelola data kinerja promosi, melihat data kuesioner, melihat data fakultas, dan melihat data progdi. Pada proses mengelola data mahasiswa, bagian promosi dapat melakukan penambahan, pengubahan, dan penghapusan data mahasiswa baru yang masuk ke FTI UKSW. Proses mengelola data sekolah, bagian promosi dapat melakukan penambahan, pengubahan, dan penghapusan data sekolah. Proses mengelola data kabupaten/kota, bagian promosi dapat melakukan penambahan, pengubahan, dan penghapusan data kabupaten/kota yang ada di Indonesia. Proses mengelola data provinsi, bagian promosi dapat melakukan penambahan, pengubahan, dan penghapusan data provinsi yang ada di Indonesia. Proses melihat distribusi mahasiswa, bagian promosi dapat melihat jumlah mahasiswa dari tiap provinsi, kota, sekolah, dan progdi. Proses mengelola data kinerja promosi, bagian promosi dapat melakukan penambahan, pengubahan, dan penghapusan data kinerja promosi. Proses melihat data kuesioner, bagian promosi dapat mengetahui hasil kuesioner yang telah diisi oleh mahasiswa. Proses melihat data fakultas, bagian promosi dapat mengetahui jumlah mahasiswa dari masing-masing fakultas. Proses melihat data progdi, bagian promosi dapat mengetahui jumlah mahasiswa dari masing-masing progdi. tam bahKinerjaProm os i_Controller
EditKinerjaProm osi_C ontroller
AddDataKinerjaProm osi()
EditDataKinerjaProm os i()
Hapus KinerjaProm os i_Controller
Mahas is wa_Boundary Nim Nam a Lengkap Tem pat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kel am in Agam a Kew arganegaraan Suku Keturunan No. Telepon/H P Alam at RT RW Kode Pos Keluraha n Kecam atan Kabupaten/Kota Provins i Nam a Sekolah Alam at Sekolah Telepon Sekolah Kabupaten/Kota_Sekolah Provins i_Sekolah
KinerjaProm os i_boundary kota frekuens i biaya tahun angkatan jum lah keterangan
D eleteDataKinerjaProm os i()
1..*
1..*
KinerjaProm os i_Controller 1..*
GetDataR eward()
D is tribus iMahas isw a_Boundary 1..n KinerjaProm os i_Entity
1
Pro vins i Jum lah Mahas is wa Tahun Angkatan
Id Kinerja Id Kota Id Provins i Frekuens i Biaya Tahun_angkatan` 1 tam bahdatam ahas is wa_controller Mahasis wa_C ontroller
EditDataMahas is wa()
GetDataDis tribus iMahas is wa() 1..*
1..* Dis tribus iMahasisw a_Controller
AddDataKinerjaProm osi() EditDataKinerjaProm osi() DeleteDataKinerjaProm os i() GetDataKinerjaProm os i()
GetDataDis tribus iMahas is wa()
AddDataMahas is wa() 1..*
1..*
1
0..*
editdatam ahas is wa_controller EditDataMahas isw a()
1 Mahasiswa_Entity
0..* Mahas is wa_Boundary_Adm in
Edit Data Mahas isw a() DeleteDataMahas is wa() AddDataMahas is wa() GetDataMahas is wa()
Progdi_Boundary Nam a_progdi Jum lah nam a_fakultas
1..*
GetDataProgdi() 1..* 1
GetDataProgdi()
1..*
1..*
fakultas nam a_fakultas GetDataFakultas() 1..*
1
1..*
0..* KabKota_Co ntroller
editdatakabkota_controll er
Nim k1 k2 k3
AddDataKabKota() EditDataKabKota() DeleteD ataKabKota() ViewDataKabKota() 1
Nam a Sekolah Alam at Sekolah Telepon Kabupaten/Kota Provins i
Sekolah_Con troller 0..*
1
0..*
1
AddDataSekolah() EditDataSekolah() DeleteDataSekolah() GetDataSekolah()
tam bahdatas ekolah_con troller AddD ataSekolah()
1 Kab/Kota_Entity
AddDataKabKota()
1 Orangtua_entity
EditDataSekolah()
Provins i_Entity
Id Kota Kabupaten/Kota Id Provins i
tam bahdatakabkota_cont roller
1 Kues ioner_Entity
nim nam a_ayah nam a_ibu pekerjaan telepon
Id Sekolah Nam a Sekolah Alam at Sekolah Telepon Id Kota Id Provins i AddDataSekolah() EditDataSekolah() DeleteD ataSekolah() ViewDataSekolah() 1..*
Id Provins i Provins i 1..*
1
AddDataProvin si() EditDataProvin si() DeleteDataPro vins i() View DataProvins i() 1
tam bahdataprovins i_con troller AddDataProvins i()
0..* Provinsi_Con troller
1
1
EditDataKabKota()
editdataprovinsi_controll er EditDataProvin si() hapusdataprovins i_controll er DeleteDataPro vins i()
AddKues ioner() ViewKues ioner()
hapusdatakabkota_controlle r
1
AddDataOrang tua() EditDataOrang tua() DeleteDataOrangTua()
1..* Fakutas _Contoller
1..*
1..*
DeleteD ataSekolah() Sekolah_Boundary
Sekolah_Entity
1..*
1
1..*
1 Fakultas _entity
D eleteDataKabKota()
0..* Kab/Kota_Boundary
0..* Pro vins i_Boundary
Kabupaten/Kota Pro vins i
Pro vins i
AddD ataKabKota() EditDataKabKota() DeleteDataKabKota() GetDataKabKota()
AddDataProvins i() EditDataProvins i() D eleteDataProvins i() GetDataProvins i()
1..* Kues ioner_Bound ary_Adm in
Kuesioner_Boundary
nam a_fakultas jum lah
Nim k1 k2 k3
GetDataFakultas()
AddKues ioner()
Fakultas _Boundary
hapus datas ekolah_controll er editdatas ekolah_controll er
1..*
progdi nam a_progdi fakultas GetDataProgdi()
GetDataFakultas() 1..*
DeleteD ataMahas is wa()
AddDataMahasisw a() EditDataMahasisw a() D eleteDataMahasiswa() GetDataMahasis wa() GetDataReward() GetDataDis tribus iMahas is wa() GetDataDis tribus iMahas is waKota() GetDataDis tribus iMahas is waSekolah()
Progdi_entity
1..* Progdi_C ontroller
hapus datam ahas is wa_controller
N im Pass word Tahun Angkatan Pro gdi N am a Lengkap Tem pat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelam in Agam a Kewarganegaraan Suku Keturunan N o. Telepon/HP Alam at RT RW Kode Pos Kelurahan Kecam atan Kota Pro vins i Id Sekolah Id Kota Id Provinsi
Nim Nam a Lengkap Tem pat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelam in Agam a Kew arganegaraan Suku Keturunan No. Telepon/H P Alam at RT RW Kode Pos Keluraha n Kecam atan Kabupaten/Kota Provinsi Nam a Sekolah Alam at Sekolah Kabupaten/kota_Sekolah Provinsi_Sekolah
Kues ioner_Controlle r 1
1
AddKues ioner() GetKues ioner()
1..*
1..*
k1 k2 k3 GetKues ioner()
Gambar 4 Class Diagram Sistem Informasi Promosi FTI UKSW
10
Class diagram adalah diagram yang memperlihatkan himpunan kelaskelas, kolaborasi serta relasi antara use case dengan aktor. Gambar 4 menggambarkan tentang class diagram sistem informasi promosi FTI UKSW. Sistem informasi promosi FTI UKSW memiliki sembilan kelas entitas yaitu entitas mahasiswa, entitas orangtua, entitas sekolah, entitas kab/kota, entitas provinsi, entitas progdi, entitas fakultas, entitas kinerja promosi, dan entitas kuesioner yang memiliki nilai dan atribut masing-masing. Database Server mahasiswa computer
Application Server
internet bagian promosi computer
Gambar 5 Deployment Diagram Sistem Informasi Promosi FTI UKSW
Deployement diagram adalah diagram yang menunjukkan arsitektur hardware dan software dalam sistem. Gambar 5 merupakan deployment diagram yang menunjukkan perangkat dalam sistem informasi promosi yaitu database server, application server, internet, mahasiswa computer, dan bagian promosi computer. Setelah melakukan perancangan sistem, dilakukan pembuatan prototype aplikasi sistem informasi promosi yang pertama. Tahap selanjutnya adalah evaluasi prototype, prototype aplikasi yang telah dibuat diserahkan kepada pengguna untuk dilakukan evaluasi. Hasil dari evaluasi tersebut akan digunakan untuk membuat aplikasi yang kedua dan seterusnya. Tahap penelitian selanjutnya adalah tahap pengujian. Tahap pengujian dilakukan menggunakan blackbox testing. Blackbox testing merupakan pengujian dengan mengamati hasil dari data uji dan memeriksa fungsi dari interface aplikasi. 4. Hasil dan Pembahasan Aplikasi web ini memiliki dua hak akses, yaitu bagian promosi FTI UKSW sebagai administrator dan mahasiswa. Terdapat enam menu pada sisi bagian promosi yaitu data master, fakultas, progdi, distribusi mahasiswa, kinerja promosi, dan kuesioner. Pada halaman menu data master dibagi menjadi empat grup yaitu mahasiswa, sekolah, kota, dan provinsi. Masing-masing grup menyediakan fungsi-fungsi mengelola data sehingga pengguna dapat menambahkan, mengubah, maupun menghapus data. Pada halaman menu fakultas, pengguna dapat melihat jumlah mahasiswa dari tiap fakultas. Pada halaman menu progdi, pengguna dapat melihat jumlah data mahasiswa dari tiap progdi. Pada halaman menu distribusi mahasiswa, pengguna dapat melihat grup distribusi data mahasiswa berdasarkan provinsi dan grup distribusi mahasiswa
11
berdasarkan kan progdi. Grup distribusi mahasiswa berdasarkan provinsi dapat menampilkan jumlah mahasiswa tiap provinsi kemudian dari halaman ini bisa lihat juga halaman kota, sekolah dan mahasiswa yang berasal dari provinsi tersebut. Halaman distribusi mahasiswa berdasarkan berdasarkan provinsi dapat menampilkan detail provinsi sehingga diketahui jumlah mahasiswa pertahun pertahun dari suatu provinsi dalam bentuk ntuk tabel dan grafik.
Gambar 6 Halaman distribusi mahasiswa berdasarkan provinsi
Gambar 6 merupakan tampilan dari halaman distribusi mahasiswa berdasarkan provinsi. Pada halaman ini pengguna dapat melihat jumlah mahasiswa dari tiap-tiap tiap provinsi dalam bentuk grafik dan tabel. Data yang ditampilkan dapat dipilih di berdasarkan tahun. Pada halaman ini pengguna dapat mengetahui provinsi yang mempunyai jumlah mahasiswa terbanyak maupun provinsi yang memiliki jumlah mahasiswa paling sedikit. Terlihat pada pada halaman diatas bahwa pada tahun 2013, provinsi Jawa Tengah mem mempunyai jumlah mahasiswa terbanyak ak yaitu 421 orang, provinsi Maluku 29 orang orang, provinsi Jawa Barat 22 orang, provinsi Papua 20 2 orang,, sedangkan provinsi yang lain mempunyai jumlah dibawah 20 orang.
12
Gambar 7 Halaman detail provinsi
Gambar 7 merupakan halaman detail dari distribusi mahasiswa berdasarkan provinsi provinsi. Pada halaman ini pengguna engguna dapat melihat jumlah mahasiswa pertahun dari suatu provinsi dalam bentuk grafik dan tabel tabel. Terlihat bahwa provinsi Jawa Tengah yang memiliki jumlah mahasiswaa terbanyak pada tahun 2013 (lihat Gambar ambar 6), pada tahun 2010 mahasiswa yang berasal dari Jawa Tengah sebanyak 524 orang, pada tahun 2011 sebanyak 333 orang, pada tahun 2012 sebanyak 385 orang dan tahun 2013 sebanyak 421 orang orang. Pada grup distribusi mahasiswa wa berdasarkan progdi FTI UKSW, hhalaman alaman distribusi mahasiswa berdasarkan progdi disajikan data mahasiswa dari masing masing-masing progdi dalam bentuk grafik dan tabel. Pengguna dapat memilih tahun untuk melihat jumlah mahasiswa masing-masing masing progdi rogdi dalam suatu tahun tertentu.
Gambar 8 Halaman distribusi mahasiswa berdasarkan sekolah
13
Pada halaman distribusi mahasiswa berdasarkan sekolah pengguna dapat melihat sekolah dari suatu kota yang memiliki jumlah mahasiswa terbanyak. Hasil dari halaman ini digunakan bagian promosi untuk mengetahui sekolah yang akan diberikan reward.. Terlihat pada Gambar 8 bahwa dari Kota Salatiga pada tahun 2013 sekolah yang memiliki jumlah mahasiswa terbanyak adalah SMA Kristen Satya Wacana sebanyak 6 orang sehingga SMA Kristen Satya Wacana akan mendapatkan reward dari bagian promosi FTI UKSW.
Gambar 9 Halaman kinerja promosi
Gambar 9 merupakan tampilan dari halaman kinerja promosi. Pada halaman ini pengguna dapat melihat total biaya yang dikeluarkan untuk melakukan promosi disuatu kota dan juga dapat melihat jumlah mahasiswa yang berasal dari kota tersebut. Pada halaman halaman ini pengguna dapat mengetahui promosi yang dilaksanakan sukses atau gagal. Penentuan sukses atau tidaknya suatu promosi rata-rata biaya dihitung dari total biaya yang dikeluarkan dibagi dengan rata hasil perhitungan pembangunan FTI UKSW yaitu 10.150.000 [4]. Kemudian dari has tersebut dibandingkan jumlah mahasiswa yang didapat jika hasil perhitungan lebih kecil atau sama dengan jumlah mahasiswa maka promosi sukses, tetapi jika hasil perhitungan lebih besar dibanding jumlah mahasiswa maka promosi gagal at pada gambar 9 kabupaten Cilacap pada tahun 2013 total biaya [4]. Terlihat promosi sebesar 50.000.000 dan mahasiswa yang berasal dari kabupaten Cilacap sebanyak 3 mahasiswa, maka jika dilakukan perhitungan total biaya dibagi rata ratarata biaya pembangunan hasil perhitungan perhitungan lebih besar dari jumlah mahasiswa yang berasal dari kabupaten Cilacap.
14
Gambar 10 Halaman kuesioner
Menu kuesioner digunakan untuk melihat hasil kuesioner yang telah diisi oleh mahasiswa dalam bentuk grafik. Hasil kuesioner ini dapat dijadikan pertimbangan dalam menyusun strategi promosi ditahun yang akan datang oleh bagian promosi. Terlihat pada Gambar 10,, terdapat tiga grafik yaitu grafik informasi yang dibutuhkan mahasiswa, grafik asal informasi mahasiswa mengenai FTI UKSW, dan grafik penentu keputusan mahasiswa untuk kuliah di FTI UKSW. Pada grafik informasi yang dibutuhkan mahasiswa terdapat sepuluh informasi yaitu akreditasi progdi, masa studi, peluang karir, biaya hidup, biaya kuliah, beasiswa, suasana perkuliahan, perkuliahan, fasilitas perkuliahan, komunitas mahasiswa, dan tempat ibadah. Hasil grafik informasi yang dibutuhkan mahasiswa,, diketahui bahwa informasi yang paling dibutuhkan mahasiswa adalah peluang karir sebanyak 25 orang.. Selanjutnya pada grafik asal informasi mahasiswa mengenai FTI UKSW terdapat 10 asal informasi yaitu dari ffasilitator UKSW, sekolah, internet, intern tim promosi FTI, expo,, gereja, iklan radio, iklan koran, baliho/spanduk, dan mahasiswa. Hasil grafik asal informasi mahasiswa tentang FTI UKSW,, diketahui asal informasi terbanyak dari sekolah sebanyak 21 orang orang. Pada grafik penentu keputusan mahasiswa untuk kuliah di FTI UKSW terdapat
15
dua asal keputusan yaitu orang tua/wali dan diri sendiri. Hasil dari grafik ini, diketahui keputusan terbanyak diambil oleh diri sendiri sebanyak 26 orang Pada sisi mahasiswa, mahasiswa dapat melakukan pengubahan mahasiswa dan melakukan pengisian kuesioner mahasiswa. Pada halaman ubah data melakuka pengisian maupun mengubah data mahasiswa, mahasiswa dapat melakukan mahasiswa. Hasil data mahasiswa ini nantinya yang akan digunakan untuk keperluan distribusi daerah asal mahasiswa maupun reward sekolah oleh bagian promosi FTI UKSW. Terlihat pada Gambar 11,, pengisian data mahasiswa meliputi data pribadi mahasiswa, data orang tua dan dan dan data sekolah asal mahasiswa.
Gambar 11 Halaman ubah data mahasiswa
16
Gambar 12 Halaman kuesioner
Gambar 12 merupakan halaman kuesioner mahasiswa. Halaman kuesioner terdiri dari tiga pertanyaan yaitu tentang informasi yang dibutuhkan sebelum menentukan untuk lanjut studi di FTI UKSW, asal informasi mahasiswa mengenai FTI UKSW dan penentu keputusan mahasiswa untuk untuk kuliah di FTI UKSW. Terdapat sepuluh pilihan pada petanyaan tentang informasi yang dibutuhkan sebelum menentukan untuk lanjut studi di FTI UKSW yaitu akreditasi progdi, masa studi, peluang eluang karir, biaya hidup, biaya kuliah, beasiswa, suasana perkuliahan, n, fasilitas perkuliahan, komunitas mahasiswa, dan tempat ibadah. Pada pertanyaan tentang asal informasi mahasiswa mengenai FTI UKSW juga terdapat sepuluh pilihan yaitu fa fasilitator silitator UKSW, sekolah, intern internet, tim promosi FTI, expo,, gereja, iklan radio, iklan koran, baliho/spanduk, dan mahasiswa. Sedangkan pada pertanyaan tentang penentu keputusan mahasiswa untuk kuliah di FTI UKSW terdapat dua pilihan yaitu orang tua/wali dan diri sendiri. testing. Proses pengujian sistem aplikasi menggunakan metode blackbox testing Blackbox testing merupakan pengujian dengan mengamati hasil dari data uji dan memeriksa fungsi dari interface aplikasi. Hasil blackbox testing dapat dilihat dalam Tabel 1. Test case 1 2 3 4
Pengguna Mahasiswa Mahasiswa Bag. Promosi Bag. Promosi
Tabel 1 Pengujian Aplikasi kondisi Respon sistem
Status
Mengisi data mahasiswa Mengisi kuesioner Mengisi data mahasiswa
Data berhasil tersimpan Data berhasil tersimpan Data berhasil tersimpan
OK OK OK
Mengubah data mahasiswa
Data berhasil diperbaharui
OK
17
5
Bag. Promosi
6
Bag. Promosi
7
Bag. Promosi
8
Bag. Promosi
9
Bag. Promosi Bag. Promosi
10
Menampilkan distribusi mahasiswa berdasarkan provinsi Menampilkan distribusi mahasiswa berdasarkan kota Menampilkan distribusi mahasiswa berdasarkan sekolah Menampilkan distribusi mahasiswa berdasarkan progdi Menampilkan data kinerja promosi Menampilkan data kuesioner
Data berhasil ditampilkan
OK
Data berhasil ditampilkan
OK
Data berhasil ditampilkan
OK
Data berhasil ditampilkan
OK
Data berhasil ditampilkan
OK
Data berhasil ditampilkan
OK
Setelah melakukan evaluasi pada aplikasi, aplikasi memberikan respon seperti yang diharapkan. Mahasiswa dapat melakukan pengisian data mahasiswa dan kuesioner kemudian data-data tersebut dapat tersimpan. Bagian promosi dapat melakukan pengisian data mahasiswa dan berhasil mengubah data mahasiswa. Data distribusi mahasiswa berdasarkan provinsi, kota, sekolah dan progdi berhasil ditampilkan. Data kinerja promosi dan kuesioner juga dapat ditampilkan. 5. Simpulan Setelah melakukan pengembangan sistem informasi promosi pada modul mahasiswa dan distribusi daerah asal mahasiswa didapatkan kesimpulan bahwa dengan adanya sistem informasi promosi, bagian promosi FTI UKSW dapat memperoleh data mahasiswa berupa data diri mahasiswa, data orang tua, dan data sekolah asal mahasiswa serta dapat mengetahui distribusi daerah asal mahasiswa sehingga dapat membantu dalam perancangan strategi promosi. Selain itu, sistem informasi promosi ini memungkinkan untuk menjaga loyalitas pelanggan melalui CRM yang diterapkan dalam sistem.
Daftar Pustaka [1] [2] [3]
[4] [5]
[6]
Alma, Buchari, 2009, Manajemen Pemasaran dan Pemasaran Jasa, Bandung: Alfabeta. Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi, 2013, Profil PT, http://pdpt.dikti.go.id/. Diakses tanggal 25 Februari 2014 Afifah, Riana, 2013, Angka Kelulusan UN Tahun Ini 99,48 Persen, http://edukasi.kompas.com/read/2013/05/24/08265868/Angka.Kelulusan.U N.Tahun.Ini.99.48.Persen. Diakses tanggal 25 Februari 2014 Wijaya, Agustinus F., 2013, Hasil Wawancara bagian promosi FTI UKSW Dewi, Christine, 2010, Rancang Bangun Sistem Informasi Promosi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Berbasis AHP (Analytical Hierarchy Process), Salatiga. Priatama, Yoga, 2010, Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Customer Relationship Management (CRM) Berbasis Web di PT. Teknik Mitra Bersama, Surakarta, Salatiga.
18
Buttle, Francis, 2007, Customer Relationship Management Concept and Tools, Malang: Bayumedia. [8] Brown, Stanley W, 2000, Customer Relationship Management, Singapore: John Wiley and Sons, Canada, Ltd. [9] Kotler, Philip., Gary Armstrong, 2008, Prinsip-Prinsip Pemasaran Edisi 12, Jakarta: Erlangga. [10] Gautama, Idris., Tommy Tendean, ..., Jimmy Holim, 2004, Pembangunan Customer Relationship Management(CRM) berbasis WEB pada PT. App Tour and Travel-Jakarta, http://repository.gunadarma.ac.id/bitstream/123456789/3312/1/Kommit200 4_Sistem_Informasi_004.pdf. Diakses tanggal 28 Oktober 2013. [11] Sampoerno, 2011, Universitas Kristen Satya Wacana (Intensitas, Strategi, dan Media Promosi Terhadap Camaru), Salatiga: Widya Sari Press. [12] Pressman, Roger S., 2002, Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi (Buku 1), Yogyakarta: Andi. [7]
19
