IMPLEMENTASI FRAMEWORK COBIT 5 DALAM EVALUASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT (SIMRS) DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN LAHAT Niza Erika1 , Megawaty2 , Siti Sauda3 Mahasiswa Universitas Bina Darma 1, Dosen Universitas Bina Darma2,3 Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang Email :
[email protected],
[email protected],
[email protected] 3 Abstract: The problem of the use of Hospital Management Information System (SIMRS) in hospitals Lahat today are not taking action so that the evaluation is not yet known how far the achievement of objectives and any problems that occurred in the performance of existing SIMRS. Of the problems it is necessary to evaluate measures in the management of SIMRS in district hospitals. Lahat named HOS-MIS. In this study using the model as a measurement capability of the respondents of the questionnaire were made based on the COBIT 5 framework with MEA domain (Monitor, Evaluate, and Domain) as a reference. The main respondents were involved in filling out the questionnaire were employees who daily directly operate SIMRS part outpatient care and hospitalization. In addition there are also respondents from other work units contained in the table RACI (Responsibility, Accountability, Consult, and Informed). Based on the recapitulation of the answers of the respondents, the obtained value of the level of capability at this time of 2.07 in the range of 0 - 5. To get the desired results, then made several proposals to improve performance as well as performance improvements SIMRS reference at District Hospital. Lahat in the future. Keywords: evaluation, SIMRS, COBIT 5, Monitor, Evaluate, and Assess (MEA) Abstrak: Permasalahan dari pemakaian Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) di RSUD Kabupaten Lahat saat ini adalah belum dilakukannya tindakan evaluasi sehingga belum diketahui seberapa jauh pencapaian tujuan dan apa saja masalah yang terjadi pada kinerja SIMRS yang ada. Dari permasalahan tersebut maka perlu dilakukan tindakan evaluasi dalam pengelolaan SIMRS yang ada di RSUD Kab. Lahat yang bernama HOS-MIS. Dalam penelitian ini menggunakan model kapabilitas sebagai alat ukur terhadap jawaban responden dari kuesioner yang dibuat berdasarkan framework COBIT 5 dengan domain MEA (Monitor, Evaluate, and Domain) sebagai acuan. Responden utama yang dilibatkan dalam pengisian kuesioner adalah pegawai yang kesehariannya secara langsung mengoperasikan SIMRS bagian pelayanan pasien rawat jalan dan rawat inap. Selain itu terdapat juga responden yang berasal dari unit kerja lain yang terdapat di tabel RACI (Responsibility, Accountability, Consult, and Informed). Berdasarkan rekapitulasi jawaban dari para responden, maka didapatkan nilai tingkat kapabilitas saat ini sebesar 2,07 pada rentang 0 - 5. Untuk mendapatkan hasil yang diharapkan, maka dibuatlah beberapa usulan untuk meningkatkan kinerja serta sebagai acuan perbaikan kinerja SIMRS di RSUD Kab. Lahat di masa yang akan datang. Kata Kunci : evaluasi, SIMRS, COBIT 5, Monitor, Evaluate, and Assess (MEA)
1.
PENDAHULUAN
sebagai sarana pendukung akan tetapi juga
1.1
Latar Belakang
menjadi bagian penentu kesuksesan suatu
Teknologi
informasi
diterapkan
ke
organisasi.
dalam sebuah organisasi dengan upaya untuk
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja
berbasis komputer merupakan salah satu bukti
suatu organisasi. Di dalam suatu organisasi
perkembangan teknologi informasi di dalam
teknologi informasi tidak hanya difungsikan
suatu organisasi. Sistem Informasi Manajemen Niza Erika │Jurnal Teknik Informatika Universitas Bina Darma Februari 2017
(SIM) berbasis komputer juga diterapkan di Rumah
Sakit
Umum
Perumusan Masalah
(RSUD)
Berdasarkan latar belakang diatas maka
Kabupaten Lahat. SIMRS yang bernama
perumusan masalahnya adalah “Bagaimana
HOS-MIS ini merupakkan suatu aplikasi
melakukan
sistem
pelayanan
Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) di Rumah
rumah sakit yang bertujuan untuk membantu
Sakit Umum Daerah Kabupaten Lahat dengan
pihak
menggunakan COBIT 5.0 ?”.
enterprise
rumah
Daerah
1.2
pengelolaan
sakit
dalam
meningkatkan
evaluasi
Sistem
Informasi
pelayanannya. SIMRS ini diterapkan di RSUD Kab. Lahat semenjak tahun 2013 sampai
1.3
Batasan Masalah
sekarang.
Berdasarkan rumusan masalah diatas,
Akan tetapi, semenjak tahun 2013
maka batasan masalah pada penelitian ini,
sampai sekarang belum dilakukanya tindakan
yaitu:
evaluasi untuk menilai pencapaian tujuan dan
1. Kegiatan evaluasi dilakukan pada SIMRS
pengungkapan masalah kinerja pada SIMRS ini. Maka daripada itu, haruslah dilakukan
di RSUD Kab. Lahat. 2. Kegiatan evaluasi fokus pada aktivitas
tindakan evaluasi terhadap kinerja SIMRS.
pendaftaran
Dalam pelaksanaan evaluasi ini, COBIT 5
Opname dan unit Rawat Jalan di SIMRS
digunakan sebagai framework. Framework
pada RSUD Kab. Lahat.
COBIT 5 dipilih, karena framework COBIT 5
pasien
3. Menggunakan
pada
unitSentral
tools/framework
COBIT
dapat diterapkan ke semua perusahaan dari
5.0 untuk mengevaluasi dengan domain
segala ukuran. Selain itu, framework COBIT 5
MEA (Monitor, Evaluate, and Assess)
menyediakan referensi model proses yang
sebagai acuan.
mewakili semua proses yang biasa ditemukan dalam
suatu
perusahaan
terkait
4. Penelitian
dengan
maka
uraian penulis
yang
dijabarkan
mengambil
Evaluasi
Sistem
Informasi
Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Lahat”. Sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas, domain yang khusus digunakan dari COBIT
kuesioner.
judul
penelitian “Implementasi framework COBIT dalam
model
ukur terhadap jawaban responden dari
Berdasarkan
5
menggunakan
kapabilitas pada COBIT 5.0 sebagai alat
kegiatan TI.
diatas
ini
1.4
Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.4.1 Tujuan Penelitian Penelitian
ini
bertujuan
untuk
Mengevaluasi Sistem Informasi Manajemen Informasi Rumah Sakit (SIMRS) di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Lahat.
5 adalah MEA (Monitor,
Evaluate, and Assess) sebagai acuan.
Niza Erika │Jurnal Teknik Informatika Universitas Bina Darma Februari 2017
2.2
1.4.2 Manfaat Penelitian
Metode Penelitian Penelitian
Dalam hal ini, penulis berharap manfaat
ini
dilakukan
dengan
dari hasil penelitian ini dapat dirasakan oleh
menggunakan metode penelitian evaluatif.
berbagai pihak seperti berikut ini :
Metode
1. Manfaat Bagi Penulis
persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu adanya
a.
Akhir/Skripsi sebagai salah satu
digunakan sebagai pembanding bagi data yang
syarat memperoleh gelar Sarjana
diperoleh, setelah data tersebut diolah dan
Komputer
merupakan kondisi nyata dari objek yang
di
Universitas
Bina
diteliti. Kesenjangan antara kondisi nyata tentang
dengan kondisi harapan yang dinyatakan
evaluasi Sistem Informasi dengan
dalam kriteria itulah yang dicari. Dari
menggunakan
COBIT
kesenjangan tersebut diperoleh gambaran
5.0 dengan domain MEA (Monitor,
apakah objek yang diteliti sudah sesuai,
Evaluate, and Assess).
kurang sesuai, atau tidak sesuai dengan
Menambah
wawasan
framework
kriteria (Arikunto, 2014:36).
Menambah ilmu dan wawasan untuk 2.2
para pembaca. b.
Sebagai acuan dalam penelitian yang
Populasi dan Sampel Teknik pengambilan sampel dalam
penelitian
akan datang. 3. Manfaat bagi RSUD Kabupaten Lahat a.
menuntut
kriteria, tolak ukur, atau standar, yang
menyelesaikan
2. Manfaat Bagi Pembaca a.
evaluatif
Tugas
Dapat
Darma Palembang. b.
penelitian
ini
adalah
Sampling
Jenuh.
Sampling Jenuh adalah teknik penentuan
Sebagai referensi dalam peningkatan
sampel
bila
semua
anggota
populasi
kualitas tata kelola Sistem Informasi
digunakan sebagai sampel. Teknik ini sering
Manajamen Rumah Sakit (SIMRS)
dilakukan bila jumlah populasi relatif kecil,
di RSUD Kabupaten Lahat.
kurang dari 30 orang (Sugiyono, 2007:78). Populasi dalam penelitian ini meliputi
2.
METODOLOGI PENELITIAN
pegawai yang kesehariannya secara langsung
2.1
Lokasi dan Waktu Penelitian
mengoperasikan
Waktu penelitian dilakukan pada bulan
pendaftaran pasien di unit Sentral Opname dan
Oktober 2016 sampai dengan bulan Februari
unit Rawat Jalan yang berjumlah 9 orang yang
2017. Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit
terdiri dari 4 orang di unit Sentral Opname dan
Umum
yang
5 orang di unit Rawat jalan dan 3 orang yang
beralamat di Jl. Letnan Alamsyah, Kabupaten
tergabung dalam tim SIMRS. Selain itu,
Lahat, Sumatera Selatan.
Responden juga berasal dari unit kerja lain
Daerah
Kabupaten
Lahat
SIMRS
pada
aktivitas
Niza Erika │Jurnal Teknik Informatika Universitas Bina Darma Februari 2017
yang terdapat di tabel RACI. Untuk lebih jelas
d. Wawancara
lagi dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 2.1 Mapping Organisation Roles
RACI
Roles
Organisation Roles Direktur
CIO
Ka.Sub.Bag. Umum dan Perlengkapan Kabid Keuangan
1
Ka.Sub. Bag. Program dan Perencanaan Ka.Sub. Bag Kepegawaian dan Diklat
1
HA (Head Architect) Audit
ke
non-formal dengan pengguna dan pihak pengelola sistem informasi manajemen
Jumlah
RACI Roles CEO
CFO
Peneliti mengadakan kegiatan tanya jawab
rumah sakit (SIMRS). 1
1
3.
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1
Hasil Penelitian
3.1.1 Hasil Wawancara Hasil wawancara yang dilakukan oleh
1
penulis terhadap narasumber yang bekerja di RSUD Kab. Lahat berupa beberapa point-
2.3
Metode Pengumpulan Data
point penting mengenai SIMRS, yaitu:
Adapun metode pengumpulan data yang
1. Kegiatan
monitoring
SIMRS
hanya
digunakan peneliti antara lain:
dilakukan pada saat membuka aplikasi
a. Observasi
setiap harinya oleh tim SIMRS yang
Peneliti
melakukan
memperoleh
data
observasi
untuk
dengan
cara
mengadakan pengamatan terhadap Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Lahat
bertugas mengecek apakah program dapat dijalankan. 2. Mengenai pelaksanaan tindakan perbaikan terkait pengoperasian SIMRS, staf tim SIMRS yang bertugas memonitoring akan
b. Studi Pustaka Peneliti melakukan pengumpulan data
mengecek
permasalahan
dengan mencari bahan dari internet,
terkait
jurnal, dan buku yang berkaitan dengan
mengatasinya.
SIMRS
dan
yang
akan
terjadi
langsung
3. Belum adanya laporan dalam bentuk
objek yang akan diteliti.
dokumentasi hasil monitoring kepada
c. Kuesioner Peneliti melakukan pengumpulan data
direktur RSUD Kab. Lahat, sebagai bahan
dengan kuesioner yang ditujukan kepada
acuan evaluasi kinerja SIMRS.
responden. Pernyataan yang dibuat di
4. Sumber daya manusia yang dibutuhkan
kuesioner mengacu pada kerangka kerja
dalam
COBIT
disediakan
5.0 dengan domain MEA
(Monitor, Evaluate, and Assess) dengan
pengoperasian walau
SIMRS
mayoritas
ini belum
memiliki kompetensi yang sesuai.
enam tingkatan kapabilitas yang dapat dicapai domain.
oleh
masing-masing
proses
3.1.2 Hasil Kuesioner Dalam
penelitian
ini,
peneliti
menggunakan capability level COBIT
5
Niza Erika │Jurnal Teknik Informatika Universitas Bina Darma Februari 2017
sebagai alat ukur terhadap jawaban responden
kepada semua pegawai yang terkait, dan
dari
mengatasi
kuesioner
yang
dibuat
berdasarkan
dan
melaporkan
masalah
framework COBIT 5. Kuesioner ini berisi
ketidakpatuhan yang terjadi. Pada proses
pernyataan-pernyataan berdasarkan domain
ini terdiri dari 4 pernyataan.
Monitor, Evaluate, and Assess (MEA), yaitu: 1. Monitor and Evaluate Performance and Conformance (MEA01) Pada
proses
ini
berisi
pernyataan
mengenai proses-proses berkaitan dengan kegiatan pengawasan dan evaluasi kinerja SIMRS
tentang
bagaimana
Gambar 3.1 Tabel Rekapitulasi Model Capability
kegiatan
monitoring dilakukan dan bagaimana hasil dari monitoring itu ditindaklanjuti. Pada proses ini terdiri dari 5 pernyataan.
para responden, maka didapatkan nilai tingkat kapabilitas saat ini sebesar 2,07 pada rentang
2. Monitor System of Internal Control (MEA02) Pada
Berdasarkan rekapitulasi jawaban dari
0-5. Nilai tingkat kapabilitas tertinggi terdapat pada domain MEA01 yaitu sebesar 2,69,
proses
ini
berisi
pernyataan
mengenai proses-proses berkaitan dengan
sedangkan nilai terendah terdapat pada domain MEA03 yaitu sebesar 1,44.
kegiatan pengawasan sistem pengendalian internal yaitu tentang bagaimana kegiatan
3.2
monitoring tersebut diawasi serta dinilai keefektifitasannya. Pada proses ini terdiri dari 8 pernyataan.
External Requirements (MEA03) proses
ini
berisi
pengawasan
dan
evaluasi
kepatuhan terhadap kebijakan, peraturan dan
ketetapan
lainnya
yang
harus
dipenuhi. Dalam hal ini meliputi tentang bagaimana
RSUD
mengidentifikasi peraturan,
dan
untuk mengetahui kondisi kinerja SIMRS
Kab.
perubahan ketetapan
Lahat.
Kegiatan
menghasilkan
pernyataan
mengenai proses-proses berkaitan dengan kegiatan
Model capability merupakan alat ukur
yang bernama HOS-MIS di RSUD Kab.
3. Monitor and Evaluate Compliance with
Pada
Pembahasan
Lahat kebijakan, lainnya,
pengukuran
penilaian
ini
tentang
akan kondisi
sekarang berdasarkan proses domain Monitor, Evaluate, and Assess yang terdiri dari and Evaluate
Performance
and
Conformance
(MEA01), Monitor System of Internal Control (MEA02), dan
Monitor and Evaluate
Compliance
External
with
Requirements
(MEA03). Pada pengukuran capability model ini digunakan pengambilan data melalui kuesioner. Responden yang dilibatkan untuk
mengkomunikasikan perubahan tersebut Niza Erika │Jurnal Teknik Informatika Universitas Bina Darma Februari 2017
pengisian kuesioner terutama adalah pegawai
grafik, sehingga hal ini dapat memudahkan
pada unit Sentral Opname dan unit Rawat
dalam hasil penelitian. Persamaan matematik
Jalan yang kesehariannya mengoperasikan
untuk menentukan nilai indeks ini adalah
secara langsung dan 3 orang yang tergabung
sebagai berikut:
dalam tim SIMRS. Responden juga berasal
indeks =
dari unit kerja lain yang terdapat di table
Σ Jawaban Kuesioner Σ Pertanyaan Kuesioner
SIMRS ini, data yang diperoleh dari kuesioner
Σ MEA01+ Σ MEA02+ Σ MEA03 Σ Domain Proses 2,69 + 2,07 + 1,44 Indeks= = 2,07 3
akan diolah dan dilakukan:
Sedangkan, skala pembulatan indeks
RACI.
Indeks= Untuk mendukung kegiatan evaluasi
1. Perhitungan rata-rata terhadap masingmasing attribut jawaban dari semua responden.
bagi pemetaan ketingkat model capability terdapat pada tabel berikut ini. Tabel 3.1 Skala Pembulatan Indeks
2. Penilaian tingkat model capability, proses tersebut diperoleh dengan melakukan perhitungan rata-rata semua attribut atau proses.
Skala Pembulatan 4,51 – 5,00
1,51 – 2,50
4 – Predictable Process 3 – Established Process 2 – Managed Process
0,51 – 1,50
1 – Performed Process
0,00 – 0,50
0 – Incomplete Process
3,51 – 4,50 2,51 – 3,50
3. Representasi kondisi kinerja SIMRS yang ada. Ukuran dalam model ini meliputi ukuran ordinal dan ukuran nominal. Ukuran
Tingkat Model Kapabilitas 5 – Optimising Process
ordinal merupakan angka yang diberikan dimana
angka
pengertian
tersebut
tingkatan.
mengandung
Ukuran
nominal
digunakan untuk mengurutkan objek dari tingkatan terendah sampai tertinggi. Ukuran ini tidak memberikan nilai absolut terhadap objek,
tetapi
hanya
memberikan
urutan
tingkatan dari tingkat terendah sampai dengan tingkat tertinggi saja. Selanjutnya merelasikan antara nilai tingkatan dan nilai absolut yang dilakukan dengan perhitungan dalam bentuk indeks dengan menggunakan formula matematik.
Tabel 3.2 Hasil Pengukuran Tingkat Kapabilitas Proses TI Kondis i saat Tingkat ini Control Process Model RataTI Capabilit Rata y Per proses Monitor and Evaluate Established Performance and 2,69 Process Conformance (MEA01) Monitor System of Managed Internal Control 2,07 Process (MEA02) Monitor and Evaluate Compliance with Performed External 1,44 Process Requirements(MEA03 )
Dengan menggunakan model capability yang digambarkan ke dalam bentuk angka dan Niza Erika │Jurnal Teknik Informatika Universitas Bina Darma Februari 2017
Dari
diperoleh
subdomain untuk didapatkan rata-rata atau
gambaran tentang pelaksanaan SIMRS yang
yang biasa disebut dengan capability score
telah dilakukan. Pencapaian saat ini masih
domain yang terlihat pada gambar 3.3. Hasil
cukup jauh dari harapan yang akan dicapai.
pembagian ketiga score tersebut dengan
Hal
tabel
banyaknya subdomain adalah 2,07. Score
pencapaian berdasarkan domain. Grafik hasil
tersebut berada pada rentang 1,51 – 2,5 yang
pengukuran
terletak pada level capability yang kedua yaitu
tersebut
hasil
dapat
tingkat
perhitungan
dilihat
pada
kematangan
proses
evaluasi SIMRS menggunakan framework COBIT
Managed Process.
5 pada RSUD Kab. Lahat, dapat
dilihat pada gambar berikut ini:
4.
KESIMPULAN
4.1
Kesimpulan Berdasarkan hasil capability level,
tingkat kemampuan RSUD dalam mengelola SIMRS
berdasarkan
domain
Monitor,
Evaluate, and Assess (MEA) atau secara umum berada pada nilai 2,07 (Managed Process). Nilai ini masih cukup jauh dari nilai
Gambar 3.2 Grafik Penilaian Kuesioner per Subdomain MEA
pada level yang diharapkan. Pada level ini proses
sudah
diterapkan
dan
dikelola
(direncanakan, dimonitor, dan disesuaikan) secara tepat terhadap produk pekerjaannya, dikendalikan dan dipelihara. Akan tetapi, proses-proses tersebut belum beroperasi di dalam batasan-batasan yang secara terusmenerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis dan tujuan proyek saat ini.
Gambar 3.3 Capability Score Domain MEA
DAFTAR RUJUKAN
Grafik yang terdapat pada gambar 3.2
Arikunto, Suharsimi. 2014. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta.
merupakan penilaian yang mengacu pada Capability Level. Score ini berasal dari ratarata capability score atas control objective setiap subdomain. Ketiga score tersebut akan dijumlahkan dan dibagi dengan banyaknya
Diharja, Anas Akhir. 2013. Audit Tata Kelola Sistem Kepegawaian Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Sumatera Selatan dengan Kerangka Kerja COBIT Versi 5. Niza Erika │Jurnal Teknik Informatika Universitas Bina Darma Februari 2017
Universitas Palembang.
Bina
http://www.isaca.org/cobit. Oktober 2016.
Darma. Diakses
http://www.rsud.lahatkab.go.id/. 29 Oktober 2016.
29
Diakses
ISACA. 2011. COBIT 5 Process Reference Guide Exposure Draft. USA: IT Governance Intitute. ISACA. 2012. COBIT 5 A Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT. USA: IT Governance Institute. Kusnandar. 2013. Evaluasi Tata Kelola Sumber Daya Teknologi Informasi Menggunakan COBIT Versi 5 pada PT. Pertamina EP. Region Sumatera Prabumulih. Universitas Bina Darma. Palembang.
Putri Islamiah, Mega. 2014. Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance) Menggunakan Framework COBIT 5 (Studi Kasus: Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP)). Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatulah. Jakarta. Sari, Sepita. 2014. Penerapan Framework COBIT 5 Pada Audit Tata Kelola Teknologi Informasi di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten OKU. Universitas Bina Darma. Palembang. Sugiyono. 2007. Metode Penelitian Bisnis. Bandung: CV Alfabeta. Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: ANDI.
Niza Erika │Jurnal Teknik Informatika Universitas Bina Darma Februari 2017