Digitale bouwaanvraag – Bevraging van de Orde van Architecten 1
Introductie ...................................................................................................................................... 3
2
Uitgevoerde meting ........................................................................................................................ 4
3
Algemene kerncijfers ...................................................................................................................... 5
4
3.1
Uurtarief .................................................................................................................................. 5
3.2
Aantal ...................................................................................................................................... 5
Kerncijfers en benaderingen per fase ............................................................................................. 6 4.1
FASE 1: Voorbereiden van een aanvraag ................................................................................ 7
4.1.1
Nagaan van de gemeentelijke regeling inzake de bouwvergunning .............................. 7
4.1.2
Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier ........................................................ 7
4.1.3
Invullen van het aanvraagformulier voor het visum van de Orde van Architecten........ 9
4.1.4
Verkrijgen / afhalen van het visum bij de Orde van Architecten.................................... 9
4.1.5
Samenvatting FASE 1..................................................................................................... 10
4.2
FASE 2: Aanmaken van een aanvraag ................................................................................... 11
4.2.1
Invullen van het vergunningsaanvraagformulier .......................................................... 11
4.2.2
Invullen van de overige formulieren (exclusief het vergunningsaanvraagformulier) .. 11
4.2.3
Opmaken van een inplantingsplan ............................................................................... 12
4.2.4
Opmaken van een liggingsplan ..................................................................................... 12
4.2.5
Opmaken van een omgevingsplan ................................................................................ 13
4.2.6
Bundelen van inplantingsplan, liggingsplan en omgevingsplan ................................... 13
4.2.7
Afhalen van de betrokken kadasterkaart bij het kadaster ........................................... 14
4.2.8 Afdrukken van de tekeningen / Opladen van de nodige plannen in DBA bij 1 exemplaar van een aanvraag ........................................................................................................ 14 4.2.9
Afdrukken van de bijkomende foto's voor 1 exemplaar van een aanvraag ................. 15
4.2.10 Samenvoegen van alle nodige documenten voor het samenstellen van 1 exemplaar van een aanvraag .......................................................................................................................... 15 4.2.11
Verzamelen van de nodige handtekeningen op 1 exemplaar van een aanvraag ......... 16
4.2.12
Kopiëren van 1 exemplaar van een aanvraag (volledig dossier min de tekeningen) ... 17
4.2.13
Kopiëren van tekeningen van 1 exemplaar van een aanvraag ..................................... 17
4.2.14
Samenvatting FASE 2..................................................................................................... 19
4.3
FASE 3: Indienen van een aanvraag ...................................................................................... 20
4.3.1
Indienen van een aanvraag ........................................................................................... 20 1
4.3.2
Ontvangen van vraag rond bijkomende informatie voor onvolledige aanvragen ........ 21
4.3.3
Indienen van de aanvulling van een aanvraag .............................................................. 21
4.3.4
Samenvatting FASE 3..................................................................................................... 22
4.4 FASE 4: Ontvangen en archiveren van het afgiftebewijs en de (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring ..................................................................................................................... 23 4.4.1
Ontvangen en archiveren van het afgiftebewijs ........................................................... 23
4.4.2
Ontvangen en archiveren van de (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring ...... 23
4.4.3
Samenvatting FASE 4..................................................................................................... 24
4.5
5
FASE 5: Opvolgen van een ingediende aanvraag .................................................................. 25
4.5.1
Ophalen van het te behandelen dossier uit het werkarchief ....................................... 25
4.5.2
Ontvangen en archiveren van de vergunning / weigering naar de aanvrager ............. 25
4.5.3
Archiveren van een papieren dossier ........................................................................... 26
4.5.4
Samenvatting FASE 5..................................................................................................... 26
Samenvatting ................................................................................................................................ 27 5.1
Overzicht van informatieverplichtingen ............................................................................... 27
5.2
Variantie analyse ................................................................................................................... 27
6
Bijlage 1: Standaard Kosten Model ............................................................................................... 29
7
Bijlage 2: Bevraging van de Orde van Architecten ........................................................................ 34
2
1 Introductie Het project digitale bouwaanvraag wil de informatie-uitwisseling tussen alle mogelijke actoren bij het bouwaanvraagproces digitaliseren en stroomlijnen gaande van de aanvraag (burger, onderneming, architect) tot en met de statistische verwerking van de verschillende gegevens en de eventuele uitvoering van de werken, vertrekkende vanuit de beschikbare authentieke databronnen en aangevuld met de door de verschillende processen gegenereerde data. De ambities zijn de volgende: • • • • •
1
een digitaal, open uitwisselingssysteem realiseren voor alle betrokken partijen met betrekking tot informatie inzake bouwaanvragen; een uniforme en generieke aanpak voor digitale bouwaanvraag ontwikkelen; procedures vereenvoudigen en versnellen door digitale uitwisseling mogelijk te maken; de transparantie van de procedures vergroten; een structureel databeheer mogelijk maken voor informatie met betrekking tot bouwvergunningen door het uitbouwen van een nieuwe centrale authentieke databron.1
http://www.digitalebouwaanvraag.be/Default.aspx?tabid=15023
3
2 Uitgevoerde meting Voorliggend document beschrijft een meting naar de administratieve lasten die het aanvragen van een stedenbouwkundige vergunning inhoudt voor betrokken architecten en de impact die de digitale bouwaanvraag (DBA) hierop zal hebben. De meting werd uitgevoerd in opdracht van de dienst Wetsmatiging (dept. Bestuurszaken). Tijdens dit onderdeel van de berekening van de administratieve lasten en werden architecten via een enquête doorgestuurd door de Orde van Architecten bevraagd. Volgend op een eerste informatiesessie met de Orde van Architecten op 24 november 2011 werd, vergelijkbaar met de bevraging van de lokale besturen, een online enquête voorbereid om naar de betrokken architecten uit te sturen. Deze bevraging werd tussen 7 maart en 16 maart 2012 ingevuld. In het totaal werden 123 enquêtes voltooid. De verwerking van de resultaten gebeurde vervolgens in overleg met de dienst Wetsmatiging en het projectteam digitale bouwaanvraag. De resultaten, zoals hieronder beschreven, zijn gebaseerd op de waarden komende uit enerzijds de online bevraging en anderzijds de input van het projectteam zelf. Alle details uit die bevraging zijn terug te vinden in “Bijlage 2: Bevraging van de Orde van Architecten”.
4
3 Algemene kerncijfers 3.1 Uurtarief Tijdens de bevraging werd gepolst naar het gehanteerde uurtarief per niveau. Hierbij werd uitgegaan van een brutoloon inclusief vakantiegeld, eindejaarspremie, RSZ bijdragen, … Uit de enquête bleken de volgende waarden: • • • •
Een hoger niveau (management/projectleiders): € 71,8 Een midden niveau (experten): € 63,2 Een lager niveau (tekenaars): € 46,2 Een administratief profiel: € 43,2
Deze tarieven zullen doorheen de verdere berekeningen worden gehanteerd, zowel voor de nulmeting als voor de berekening van de toekomstige situatie (onder DBA).
3.2 Aantal Voor het aantal aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling en het aantal aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op jaarbasis werd vertrokken van hetzelfde aantal als uit de bevraging van de lokale besturen: • •
Aantal aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling op jaarbasis: 26.854 (= 33,1% * 81.2062) Aantal aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op jaarbasis: 54.352 (= 66,9% * 81.206)
Om het aantal aanvragen te bekomen waarbij een architect wordt betrokken, worden volgende assumpties gemaakt: • •
2
Aantal aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling waarbij architecten betrokken worden: 20% van het totaal of 5.371 aanvragen (≈ 20% * 26.854). Aantal aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling waarbij architecten betrokken worden: 100% van het totaal of 54.352 aanvragen.
Totaalcijfers 2010 uit Bredero-toepassing
5
4 Kerncijfers en benaderingen per fase In dit onderdeel van het rapport worden de verschillende fasen met betrekking tot het voorbereiden, indienen en opvolgen van een aanvraag tot stedenbouwkundige vergunning toegelicht: • • • • •
Voorbereiden van een aanvraag; Aanmaken van een aanvraag; Indienen van een aanvraag; Ontvangen en archiveren van het afgiftebewijs en de (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring; Opvolgen van een ingediende aanvraag.
Conform het Standaard Kosten Model, worden deze fasen voorgesteld als informatieverplichtingen3 (IVP).
De hieronder gehanteerde gegevens betreffen een samenvatting van de door de architecten verleende waarden, met de nodige aanpassing en / of toelichting van de stuurgroep. Voor de berekening van de waarden zelf werd telkens het gemiddelde van de beschikbare datasets gehanteerd. Voor de individuele waarden per vraag verwijzen we naar “Bijlage 2: Bevraging van de Orde van Architecten”.
3
Een informatieverplichting houdt verband met het informeren van de overheid over de naleving van de inhoudelijke verplichting van regelgeving. Ze bestaat uit opeenvolgende administratieve handelingen.
6
4.1 FASE 1: Voorbereiden van een aanvraag Binnen deze fase worden volgende informatieverplichtingen onderscheiden: • •
IVP 1: Voorbereiden van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling; IVP 2: Voorbereiden van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling.
Voor deze fase werd wel gesteld dat de ontwikkeling van de DBA voorlopig geen impact zal hebben op de manier waarop mogelijke vragen van indieners van een aanvraag beantwoord worden. Bijgevolg werden handelingen hieromtrent voorlopig buiten beschouwing van de meting gelaten. Dit betreft eveneens het organiseren van een projectvergadering of het verlenen van vooradvies.
4.1.1 Nagaan van de gemeentelijke regeling inzake de bouwvergunning Het nagaan van de gemeentelijke regeling is van toepassing op beide types van aanvragen. 4.1.1.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding neerkomt op 104,4 minuten. Dit onderbouwt een stelling van het eindrapport van “De grote architectenenquête” van 2011, namelijk “Uit de commentaren van de architecten blijkt dat onder andere het uitzoeken van de gemeentelijke regeling inzake de bouwvergunning enorm tijdrovend is door de grote verschillen in ruimtelijk beleid van gemeente tot gemeente.” De gemiddelde verdeling per profiel voor deze handeling betreft: Hoog 63,6%
Midden 19,7%
Laag 9,7%
Admin 7,0%
In combinatie met de hierboven vermelde uurtarieven, komt de waarde voor deze handeling neer op € 65,59 per uur. Voor zowel aanvragen met eenvoudige als met uitgebreide dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 114,16. 4.1.1.2 Toekomstige situatie Het projectteam DBA maakt de assumptie dat de tijdsbesteding voor deze handeling bij de toepassing van de digitale bouwaanvraag zal halveren. Veel van de afhankelijkheden, die in huidige situatie moeten worden uitgezocht per lokaal bestuur, zullen immers ingebouwd zitten in de digitale toepassing en via richtvragen uitgewezen worden. De tijdsbesteding voor deze handeling daalt volgens bovenstaande assumptie tot 52,2 minuten. Hierbij komt de daling als last per handeling neer op € 57,08.
4.1.2 Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier Het verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier is van toepassing op beide types van aanvragen. 7
4.1.2.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat de verdeling voor het verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier als volgt is: Ter plaatse afhalen: Via internet afhalen: Per e-mail opvragen: Per post opvragen: Per telefoon opvragen:
12,3% 73,5% 7,0% 3,6% 3,6%
Naargelang de manier waarop een formulier wordt verkregen, houdt deze stap de volgende handelingen in voor de architecten: • • •
•
•
Ter plaatse afhalen: Dit betreft een standaardhandeling "Naar het gemeentehuis gaan voor een aanvraag" (37,0 minuten; € 2,0); Via internet afhalen: Dit betreft een standaardhandeling "Aanvraag van attesten of andere documenten bij stad of gemeente - Elektronisch aanvragen”(5,0 minuten); Per e-mail opvragen: Deze handeling wordt benaderd door een standaardhandeling "Aanvraag van attesten of andere documenten bij stad of gemeente - Elektronisch aanvragen” (5,0 minuten); Per post opvragen: Deze handeling wordt benaderd door een combinatie van standaardhandelingen, zijnde "Document printen of kopiëren" (2,0 minuten), "De gegevens versturen - Per post" (10,0 minuten; € 0,65) en "De gegevens ontvangen - Per post" (1,0 minuten); Per telefoon opvragen: Deze handeling wordt benaderd door een combinatie van standaardhandelingen, zijnde “Aanvraag van attesten of andere documenten bij stad of gemeente - Elektronisch aanvragen" (5,0 minuten) en "De gegevens ontvangen - Per post" (1,0 minuten).
Voor deze stap wordt gesteld dat een administratief profiel, aan een tarief van € 43,23 per uur, deze uitvoert. 4.1.2.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt gesteld dat deze handelingen niet langer van toepassing zijn. Het aanvraagformulier dient niet meer apart verkregen te worden aangezien men een dossier volledig aanmaakt en invult via de digitale toepassing. Dit resulteert in een kostenbesparing per stap van: Ter plaatse afhalen: Via internet afhalen: Per e-mail opvragen: Per post opvragen: Per telefoon opvragen:
€ 28,66 € 3,60 € 3,60 € 10,02 € 4,32
8
4.1.3 Invullen van het aanvraagformulier voor het visum van de Orde van Architecten Voor een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling dient nog een visum van de Orde van Architecten gehanteerd te worden. 4.1.3.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding om het aanvraagformulier voor het visum in te vullen, neerkomt op 13,2 minuten. De gemiddelde verdeling per profiel voor deze handeling betreft: Hoog 56,6%
Midden 24,2%
Laag 9,7%
Admin 9,6%
In combinatie met de hierboven vermelde uurtarieven, komt de waarde voor deze handeling neer op € 64,49 per uur. Voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 14,17. 4.1.3.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt gesteld dat deze handeling niet langer van toepassing is. De lastendaling per aanvraag komt bijgevolg neer op € 14,17.
4.1.4
Verkrijgen / afhalen van het visum bij de Orde van Architecten
4.1.4.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding om het visum bij de Orde van Architecten af te halen neerkomt op 61,2 minuten. Het projectteam DBA maakt de assumptie dat de verplaatsingskosten voor deze handeling buiten beschouwing worden gelaten. De gemiddelde verdeling per profiel voor deze handeling betreft: Hoog 62,5%
Midden 20,0%
Laag 9,4%
Admin 8,1%
In combinatie met de hierboven vermelde uurtarieven, komt de waarde voor deze handeling neer op € 65,33 per uur. Voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 66,68. 4.1.4.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt gesteld dat deze handeling niet langer van toepassing is. De lastendaling per aanvraag komt bijgevolg neer op € 66,68.
9
4.1.5
Samenvatting FASE 1 EENVOUDIG
UITGEBREID
0-meting
DBA
Impact
0-meting
DBA
Impact
Nagaan van de gemeentelijke regeling inzake de bouwvergunning
€ 613.152
€ 306.576
€ 306.576
€ 6.204.979
€ 3.102.489
€ 3.102.489
Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier - Ter plaatse afhalen
€ 18.898
€0
€ 18.898
€ 191.248
€0
€ 191.248
Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier - Via internet afhalen
€ 14.228
€0
€ 14.228
€ 143.983
€0
€ 143.983
Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier - Per email opvragen
€ 1.351
€0
€ 1.351
€ 13.670
€0
€ 13.670
Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier - Per post opvragen
€ 1.924
€0
€ 1.924
€ 19.466
€0
€ 19.466
Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier - Per telefoon opvragen
€ 841
€0
€ 841
€ 8.515
€0
€ 8.515
Invullen van het aanvraagformulier voor het visum van de Orde van Architecten
NVT
NVT
NVT
€ 770.340
€0
€ 770.340
Verkrijgen / afhalen van het visum bij de Orde van Architecten
NVT
NVT
NVT
€ 3.624.368
€0
€ 3.624.368
€ 650.394
€ 306.576
€ 343.818
€ 10.976.569
€ 3.102.489
€ 7.874.079
TOTAAL Delta
•
•
- 52,9%
- 71,7%
IVP 1: Voorbereiden van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling De introductie van DBA zorgt voor een daling van de administratieve lasten van € 650.394 voor de 0-meting tot € 306.576 voor de potentiële meting voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling. Dit betreft een daling van € 343.818 op jaarbasis, of een totale impact van 52,9%. De grootste impact wordt gerealiseerd door het halveren van de tijdsbesteding met betrekking tot het nagaan van de gemeentelijke regeling. Dit staat in voor 89,2% van de daling in de voorbereidingsfase. IVP 2: Voorbereiden van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling De introductie van DBA zorgt voor een daling van de administratieve lasten van € 10.976.569 voor de 0-meting tot € 3.102.489 voor de potentiële meting voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Dit betreft een daling van € 7.874.079 op jaarbasis, of een totale impact van 71,7%. De grootste impact wordt gerealiseerd door de halververing van de tijdsbesteding met betrekking tot het nagaan van de gemeentelijke regeling enerzijds en het wegvallen van het verkrijgen van het visum bij de Orde van Architecten anderzijds.
10
4.2 FASE 2: Aanmaken van een aanvraag Binnen deze fase gelden de volgende informatieverplichtingen voor de architecten: • •
IVP 3: Aanmaken van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling; IVP 4: Aanmaken van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling.
4.2.1
Invullen van het vergunningsaanvraagformulier
4.2.1.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding om het aanvraagformulier in te vullen neerkomt op 18,6 minuten voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling en 23,0 minuten voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Het betreft hier enkel het invullen van het vergunningsaanvraagformulier. De tijdsbesteding voor het invullen van andere bij te voegen formulieren werd apart bevraagd. De gemiddelde verdeling per profiel voor deze handeling betreft (eenvoudig en uitgebreid): Hoog 50,5%
Midden 30,1%
Laag 8,8%
Admin 10,5%
en
Hoog 55,0%
Midden 24,9%
Laag 10,3%
Admin 9,9%
In combinatie met de hierboven vermelde uurtarieven, komt de waarde voor het invullen van de aanvraagformulieren bij aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling neer op € 63,92 per uur en bij aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 64,18 per uur. Voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 19,78 en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 24,65. 4.2.1.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt gesteld dat deze handelingen quasi identiek blijven. Dezelfde last per handeling voor enerzijds aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling (€ 19,78) en anderzijds aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling (€ 24,65) wordt gehanteerd.
4.2.2
Invullen van de overige formulieren (exclusief het vergunningsaanvraagformulier) Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding voor het invullen van de overige formulieren (bijvoorbeeld, een statistisch formulier, een mobiliteitsstudie, …) neerkomt op 98,6 minuten voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling en 155,5 minuten voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. De gemiddelde verdeling per profiel voor deze handeling betreft (eenvoudig en uitgebreid): Hoog 51,3%
Midden 32,6%
Laag 7,8%
Admin 8,4%
en
Hoog 56,2%
Midden 24,9%
Laag 11,4%
Admin 7,6%
11
In combinatie met de hierboven vermelde uurtarieven, komt de waarde voor het invullen van de overige formulieren bij aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling neer op € 64,59 per uur en bij aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 64,55 per uur. Voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 106,19 en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 167,35. 4.2.2.1 Toekomstige situatie Het projectteam DBA maakt de assumptie dat de tijdsbesteding voor deze handeling bij de toepassing van de digitale bouwaanvraag initieel met 50% zal reduceren. Door frequenter gebruik zal de leercurve stijgen en kan de daling tot 80% bedragen. De gemiddelde tijdsbesteding komt in het (maximaal) potentieel neer op 19,7 minuten (≈ 98,6 minuten * 20%) voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling en 31,1 minuten (≈ 155,5 minuten * 20%) voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 21,24, zijnde een daling van € 84,95, en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 33,47, zijnde een daling van € 133,88.
4.2.3
Opmaken van een inplantingsplan
4.2.3.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding neerkomt op 157,9 minuten voor zowel aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling als voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Voor deze handeling worden dezelfde tarieven als van toepassing op de vorige handeling gehanteerd, zijnde € 64,59 per uur voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling en € 64,55 per uur voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 169,94 en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 169,86. 4.2.3.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt gesteld dat deze handeling quasi identiek blijven. Dezelfde last per handeling voor enerzijds aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling (€ 169,94) en anderzijds aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling (€ 169,86) wordt gehanteerd.
4.2.4
Opmaken van een liggingsplan
4.2.4.1 Huidige situatie Deze handeling is enkel van toepassing op aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding neerkomt op 33,2 minuten.
12
Voor deze handeling wordt hetzelfde tarief als van toepassing op de vorige handeling gehanteerd, zijnde € 64,55 per uur. De last per handeling komt bijgevolg neer op € 35,70. 4.2.4.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt gesteld dat deze handeling niet langer apart zal gebeuren. De opmaak van het liggingsplan zal samen met de opmaak van het inplantingsplan gebeuren en vergt dus geen aparte tijdsbesteding meer. De lastendaling per aanvraag komt bijgevolg neer op € 35,70.
4.2.5
Opmaken van een omgevingsplan
4.2.5.1 Huidige situatie Deze handeling is enkel van toepassing op aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Hierbij dient tevens vermeld te worden dat voor 80,4% van de aanvragen een apart omgevingsplan wordt opgemaakt (los van het inplantingsplan). De omvang van de doelgroep wordt bijgevolg gelijk aan 43.722 aanvragen (≈ 54.352 * 80,4%). Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding neerkomt op 42,7 minuten. Voor deze handeling wordt hetzelfde tarief als van toepassing op de vorige handeling gehanteerd, zijnde € 64,55 per uur. De last per handeling komt bijgevolg neer op € 45,97. 4.2.5.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt gesteld dat deze handeling niet langer apart zal gebeuren. De opmaak van het omgevingsplan zal samen met de opmaak van het inplantingsplan gebeuren en vergt dus geen aparte tijdsbesteding meer. De lastendaling per aanvraag komt bijgevolg neer op € 45,97.
4.2.6
Bundelen van inplantingsplan, liggingsplan en omgevingsplan
4.2.6.1 Huidige situatie Deze handeling is enkel van toepassing op aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding om deze plannen te bundelen, neerkomt op 34,3 minuten. Voor deze handeling wordt hetzelfde tarief als van toepassing op de vorige handeling gehanteerd, zijnde € 64,55 per uur. De last per handeling komt bijgevolg neer op € 36,87.
13
4.2.6.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt gesteld dat deze aparte handeling niet langer van toepassing is. Het inplantingsplan, het liggingsplan en het omgevingsplan staan immers geïntegreerd opgeladen in de digitale toepassing. De lastendaling per aanvraag komt bijgevolg neer op € 36,87.
4.2.7
Afhalen van de betrokken kadasterkaart bij het kadaster
4.2.7.1 Huidige situatie Deze handeling is enkel van toepassing op aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding om de kadasterkaart af te halen neerkomt op 80,2 minuten en de gemiddelde out-of-pocket kost op € 23,0. De gemiddelde verdeling per profiel voor deze handeling betreft: Hoog 47,9%
Midden 18,6%
Laag 15,9%
Admin 17,7%
In combinatie met de hierboven vermelde uurtarieven, komt de waarde voor deze handeling neer op € 61,07 per uur. Voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 104,64. 4.2.7.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt gesteld dat de kadasterkaart zal worden voorzien binnen de digitale toepassing. Bijgevolg dient de kaart niet langer apart te worden afgehaald en bedraagt de lastendaling per aanvraag € 104,64.
4.2.8
Afdrukken van de tekeningen / Opladen van de nodige plannen in DBA bij 1 exemplaar van een aanvraag
4.2.8.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling een gemiddelde tijdsbesteding van 27,9 minuten en een out-of-pocket kost van € 23,17 worden gehanteerd. Voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling bleek dat een gemiddelde tijdsbesteding van 39,6 minuten en een out-of-pocket kost van € 36,36 van toepassing zijn. De gemiddelde verdeling per profiel voor deze handeling betreft (eenvoudig en uitgebreid): Hoog 40,0%
Midden 27,4%
Laag 23,0%
Admin 9,7%
en
Hoog 39,1%
Midden 19,6%
Laag 23,5%
Admin 17,9%
In combinatie met de hierboven vermelde uurtarieven, komt de waarde voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling neer op € 60,79 per uur en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 58,98 per uur.
14
Voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 51,45 en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 75,29. 4.2.8.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt door het kernteam als assumptie gehanteerd dat deze handeling een gemiddelde tijdsbesteding van 10,0 minuten heeft. Voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 10,13, zijnde een daling van € 41,32, en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 9,83, zijnde een daling van € 65,46.
4.2.9
Afdrukken van de bijkomende foto's voor 1 exemplaar van een aanvraag
4.2.9.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling een gemiddelde van 5,2 bijkomende foto's worden opgevraagd. Het aantal voor deze handeling met betrekking tot aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling komt bijgevolg neer op 27.928 aanvragen (≈ 5.371 * 5,2). Voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling wordt een gemiddelde van 7,4 bijkomende foto’s opgevraagd. Het aantal voor deze handeling met betrekking tot aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling komt bijgevolg neer op 400.610 aanvragen (≈ 54.352 * 7,4). Deze handeling wordt benaderd door een standaardhandeling "Document printen of kopiëren" (2,0 minuten). Voor deze handeling worden dezelfde tarieven als van toepassing op de vorige handeling gehanteerd, zijnde € 60,79 per uur voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling en € 58,98 per uur voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 2,03 en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 1,97. 4.2.9.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt gesteld dat deze handeling niet langer van toepassing is. De lastendaling komt bijgevolg neer op € 2,03 voor een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling en op € 1,97 voor een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling.
4.2.10 Samenvoegen van alle nodige documenten voor het samenstellen van 1 exemplaar van een aanvraag 4.2.10.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding neerkomt op 38,8 minuten voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling en 56,0 minuten voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. De gemiddelde verdeling per profiel voor deze handeling betreft (eenvoudig en uitgebreid):
15
Hoog 44,0%
Midden 25,2%
Laag 12,3%
Admin 18,5%
en
Hoog 48,0%
Midden 20,7%
Laag 16,1%
Admin 15,2%
In combinatie met de hierboven vermelde uurtarieven, komt de waarde voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling neer op € 61,18 per uur en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 61,54 per uur. Voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 39,55 en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 57,40. 4.2.10.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt gesteld dat deze handeling niet langer van toepassing is. De lastendaling komt bijgevolg neer op € 39,55 voor een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling en op € 57,40 voor een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling.
4.2.11 Verzamelen van de nodige handtekeningen op 1 exemplaar van een aanvraag 4.2.11.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding voor het verzamelen van de nodige handtekeningen op 1 exemplaar van een aanvraag neerkomt op 71,7 minuten voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling en 79,2 minuten voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Deze relatief hoge tijdsbesteding houdt eveneens de nodige verplaatsingen in om de betrokken partijen in persoon te ontmoeten. De gemiddelde verdeling per profiel voor deze handeling betreft (eenvoudig en uitgebreid): Hoog 60,6%
Midden 21,9%
Laag 5,2%
Admin 12,3%
en
Hoog 73,1%
Midden 16,7%
Laag 3,2%
Admin 7,0%
In combinatie met de hierboven vermelde uurtarieven, komt de waarde voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling neer op € 65,04 per uur en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 67,51 per uur. Voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 77,70 en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 89,12. 4.2.11.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt de assumptie gehanteerd dat voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling de gemiddelde tijdsbesteding neerkomt op 2,0 minuten. Voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling komt de tijdsbesteding neer op 5,0 minuten. Voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 2,17, zijnde een daling van € 75,53 of 97,2%, en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 5,63, zijnde een daling van € 83,49 of 93,7%.
16
4.2.12 Kopiëren van 1 exemplaar van een aanvraag (volledig dossier min de tekeningen) 4.2.12.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling een gemiddelde van 4,5 exemplaren worden ingediend. Het aantal voor deze handeling met betrekking tot aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling komt bijgevolg neer op 24.169 aanvragen (≈ 5.371 * 4,5). Voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling worden gemiddeld 5,5 exemplaren ingediend. Het aantal voor deze handeling met betrekking tot aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling komt bijgevolg neer op 296.289 aanvragen (≈ 54.352 * 5,5). Uit de bevraging bleek dat voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling de gemiddelde tijdsbesteding neerkomt op 21,9 minuten en de out-of-pocket kost op € 69,5. Deze laatste kost komt overeen met de uitgaven voor het indienen van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling buiten het afdrukken van de nodige plannen (Materiaal, papier, kopieën, enz. exclusief portkosten). Voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling komt de gemiddelde tijdsbesteding neer op 25,1 minuten en de out-of-pocket kost op € 89,8. Deze laatste kost komt overeen met de uitgaven voor het indienen van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling buiten het afdrukken van de nodige plannen (Materiaal, papier, kopieën, enz. exclusief portkosten). De gemiddelde verdeling per profiel voor deze handeling betreft (eenvoudig en uitgebreid): Hoog 41,1%
Midden 19,3%
Laag 16,4%
Admin 23,2%
en
Hoog 42,4%
Midden 14,8%
Laag 15,2%
Admin 27,7%
In combinatie met de hierboven vermelde uurtarieven, komt de waarde voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling neer op € 59,29 per uur en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 58,72 per uur. Voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 91,11 en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 114,37. 4.2.12.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt gesteld dat deze handeling apart niet langer van toepassing is daar 1 opgeladen en ondertekende kopij volstaat. De duplicatie van digitale bestanden wordt bijgevolg vermeden. De lastendaling komt bijgevolg neer op € 91,11 voor een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling en op € 114,37 voor een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling.
4.2.13 Kopiëren van tekeningen van 1 exemplaar van een aanvraag 4.2.13.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling een gemiddelde van 4,5 exemplaren worden ingediend. Het aantal voor deze handeling met betrekking tot aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling komt bijgevolg neer op 24.169 aanvragen (≈ 5.371 * 4,5). Voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling worden gemiddeld 5,5 exemplaren ingediend. Het aantal voor deze handeling met betrekking tot aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling komt bijgevolg neer op 296.289 aanvragen (≈ 54.352 * 5,5). 17
Voor deze handelingen werden dezelfde tijdsbestedingen en out-of-pocket kosten als voor de handeling “Afdrukken van de tekeningen / Opladen van de nodige plannen in DBA bij 1 exemplaar van een aanvraag” gehanteerd, zijnde 27,9 minuten en € 23,17 voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling en 39,6 minuten en € 36,36 voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Voor deze handelingen werden dezelfde tarieven als voor de handeling “Afdrukken van de bijkomende foto's voor 1 exemplaar van een aanvraag” gehanteerd, zijnde € 60,79 per uur voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling en € 58,98 voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 51,45 en voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling op € 75,29. 4.2.13.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt gesteld dat deze handeling niet langer van toepassing is. De lastendaling komt bijgevolg neer op € 51,45 voor een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling en op € 75,29 voor een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling.
18
4.2.14 Samenvatting FASE 2 EENVOUDIG
UITGEBREID
0-meting
DBA
Impact
0-meting
DBA
Impact
Invullen van het vergunningsaanvraagformulier
€ 106.218
€ 106.218
€0
€ 1.339.631
€ 1.339.631
€0
Invullen van de overige formulieren (exclusief het vergunningsaanvraagformulier)
€ 570.314
€ 114.063
€ 456.251
€ 9.095.575
€ 1.819.115
€ 7.276.460
Opmaken van een inplantingsplan Opmaken van een liggingsplan
€ 912.724
€ 912.724
€0
€ 9.232.236
€ 9.232.236
€0
€0
€0
€0
€ 1.940.302
€0
€ 1.940.302
Opmaken van een omgevingsplan Bundelen van inplantingsplan, liggingsplan en omgevingsplan
€0
€0
€0
€ 2.009.813
€0
€ 2.009.813
€0
€0
€0
€ 2.004.140
€0
€ 2.004.140
Afhalen van de betrokken kadasterkaart bij het kadaster
€0
€0
€0
€ 5.687.568
€0
€ 5.687.568
Afdrukken van de tekeningen / Opladen van de nodige plannen in DBA bij 1 exemplaar van een aanvraag Afdrukken van de bijkomende foto's voor 1 exemplaar van een aanvraag Samenvoegen van alle nodige documenten voor het samenstellen van 1 exemplaar van een aanvraag Verzamelen van de nodige handtekeningen op 1 exemplaar van een aanvraag
€ 276.330
€ 54.411
€ 221.918
€ 4.092.158
€ 534.242
€ 3.557.915
€ 56.588
€0
€ 56.588
€ 787.547
€0
€ 787.547
€ 212.440
€0
€ 212.440
€ 3.120.051
€0
€ 3.120.051
€ 417.323
€ 11.645
€ 405.678
€ 4.843.780
€ 305.794
€ 4.537.986
Kopiëren van 1 exemplaar van een aanvraag (volledig dossier min de tekeningen)
€ 2.201.923
€0
€ 2.201.923
€ 33.887.728
€0
€ 33.887.728
Kopiëren van tekeningen van 1 exemplaar van een aanvraag
€ 1.243.483
€0
€ 1.243.483
€ 22.307.692
€0
€ 22.307.692
TOTAAL
€ 5.997.342
€ 1.199.060
€ 4.798.281
€ 100.348.220
€ 13.231.019
€ 87.117.201
Delta
•
•
- 80,0%
- 86,8%
IVP 3: Aanmaken van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling De introductie van DBA zorgt voor een daling van de administratieve lasten van € 5.997.342 voor de 0-meting tot € 1.199.060 voor de potentiële meting voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling. Dit betreft een daling van € 4.798.281 op jaarbasis, of een totale impact van 80,0%. Het wegvallen van het kopiëren van een volledig dossier (inclusief tekeningen) vertegenwoordigt 71,8% hiervan. IVP 4: Aanmaken van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling De introductie van DBA zorgt voor een daling van de administratieve lasten van € 100.348.220 voor de 0-meting tot € 13.231.019 voor de potentiële meting voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Dit betreft een daling van € 87.117.201 op jaarbasis, of een totale impact van 86,8%. Het wegvallen van het kopiëren van een volledig dossier (inclusief tekeningen) vertegenwoordigt 64,5% hiervan.
19
4.3 FASE 3: Indienen van een aanvraag Binnen deze fase gelden de volgende informatieverplichtingen voor de architecten: • •
IVP 5: Indienen van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling; IVP 6: Indienen van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling.
Zowel aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling als aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling worden per post verzonden, per aangetekende zending verzonden of persoonlijk afgeleverd. Bij onvolledigheid kan een lokaal bestuur aanvullende stukken opvragen. Deze stukken worden op dezelfde manier ingediend als de aanvraag zelf.
4.3.1
Indienen van een aanvraag
4.3.1.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat de verdeling voor het indienen van een aanvraag als volgt is: Verzenden per post Aangetekend verzenden Persoonlijk afleveren
4,3% 11,5% 84,2%
Naargelang de manier waarop een aanvraag wordt ingediend, houdt deze stap de volgende handelingen in voor de architecten: • • •
Verzenden per post: Dit betreft een standaardhandeling "De gegevens versturen - Per post" (10,0 minuten; € 4,55); Aangetekend verzenden: Dit betreft een standaardhandeling “De gegevens versturen Aangetekend door een onderneming" (32,0 minuten; € 4,90 + € 4,55); Persoonlijk afleveren: Dit betreft een standaardhandeling "Naar het gemeentehuis gaan voor een aanvraag"(37,0 minuten; € 2,00).
De gemiddelde verdeling per profiel voor deze handeling betreft: Hoog 60,1%
Midden 20,0%
Laag 8,1%
Admin 11,7%
In combinatie met de hierboven vermelde uurtarieven, komt de waarde voor deze handeling neer op € 64,62 per uur. 4.3.1.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt gesteld dat deze handelingen niet langer van toepassing zijn. De indiening van een aanvraagdossier verloopt volledig via de digitale applicatie. Dit resulteert in een kostenbesparing per stap van: Verzenden per post Aangetekend verzenden Persoonlijk afleveren
€ 15,32 € 43,91 € 41,85
20
4.3.2
Ontvangen van vraag rond bijkomende informatie voor onvolledige aanvragen
4.3.2.1 Huidige situatie De gemiddelde tijdsbesteding voor het ontvangen van een vraag van een lokaal bestuur rond bijkomende informatie wordt benaderd door een waarde van 5,0 minuten. Dit zowel voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling als voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Voor deze handeling worden dezelfde tarieven als van toepassing op de vorige handeling gehanteerd, zijnde € 64,62 per uur. Voor zowel aanvragen met eenvoudige als met uitgebreide dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 5,38. 4.3.2.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt door het kernteam als assumptie gehanteerd dat deze handeling vervangen zal worden door correspondentie binnenin de digitale toepassing. De lastendaling per aanvraag komt bijgevolg neer op € 5,38.
4.3.3
Indienen van de aanvulling van een aanvraag
4.3.3.1 Huidige situatie Uit de bevraging van de lokale besturen bleek dat 6,6% van de ingediende aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling onvolledig bleken. Rekening houdend met de gehanteerde 5.371 aanvragen, wordt de omvang van de doelgroep voor deze handelingen gelijk aan 352 aanvragen (≈ 5.371 * 6,6%) met eenvoudige dossiersamenstelling. Uit de bevraging van de lokale besturen bleek dat 4,4% van de ingediende aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling onvolledig bleken. Rekening houdend met de gehanteerde 54.352 aanvragen, wordt de omvang van de doelgroep voor deze handelingen gelijk aan 2.393 aanvragen (≈ 54.352 * 4,4%) met uitgebreide dossiersamenstelling. Voor de betrokken tijdsbestedingen en uurtarieven wordt verwezen naar de handeling “Indienen van een aanvraag”. 4.3.3.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt door het kernteam als assumptie gehanteerd dat deze handeling vervangen zal worden door correspondentie binnenin de digitale toepassing.
21
4.3.4
Samenvatting FASE 3 EENVOUDIG
UITGEBREID
0-meting
DBA
Impact
0-meting
DBA
Impact
Indienen van een aanvraag - Verzenden per post
€ 3.538
€0
€ 3.538
€ 35.805
€0
€ 35.805
Indienen van een aanvraag Aangetekend verzenden
€ 27.123
€0
€ 27.123
€ 274.482
€0
€ 274.482
Indienen van een aanvraag - Persoonlijk afleveren
€ 189.251
€0
€ 189.251
€ 1.915.186
€0
€ 1.915.186
€ 1.897
€0
€ 1.897
€ 12.887
€0
€ 12.887
Indienen van de aanvulling van een aanvraag - Verzenden per post
€ 232
€0
€ 232
€ 1.576
€0
€ 1.576
Indienen van de aanvulling van een aanvraag - Aangetekend verzenden
€ 1.779
€0
€ 1.779
€ 12.085
€0
€ 12.085
Indienen van de aanvulling van een aanvraag - Persoonlijk afleveren
€ 12.410
€0
€ 12.410
€ 84.324
€0
€ 84.324
TOTAAL
€ 236.230
€0
€ 236.230
€ 2.336.345
€0
€ 2.336.345
Ontvangen van vraag rond bijkomende informatie voor onvolledige aanvragen
Delta
•
•
- 100,0%
- 100,0%
IVP 5: Indienen van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling De introductie van DBA zorgt voor een daling van de administratieve lasten van € 236.230 voor de 0-meting tot € 0 voor de potentiële meting voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling. Dit betreft een daling van € 236.230 op jaarbasis, of een totale impact van 100,0%. Het indienen van de initiële aanvraag (per post, aangetekende verzending of persoonlijk afgeleverd) vertegenwoordigt 93,1% hiervan. IVP 6: Indienen van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling De introductie van DBA zorgt voor een daling van de administratieve lasten van € 2.336.345 voor de 0-meting tot € 0 voor de potentiële meting voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Dit betreft een daling van € 2.336.345 op jaarbasis, of een totale impact van 100,0%. Het indienen van de initiële aanvraag (per post, aangetekende verzending of persoonlijk afgeleverd) vertegenwoordigt 95,3% hiervan.
22
4.4 FASE 4: Ontvangen en archiveren van het afgiftebewijs en de (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring Binnen deze fase gelden de volgende informatieverplichtingen voor de architecten: • •
IVP 7: Ontvangen en archiveren van het afgiftebewijs en de (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring voor een dossier met eenvoudige dossiersamenstelling; IVP 8: Ontvangen en archiveren van het afgiftebewijs en de (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring voor een dossier met uitgebreide dossiersamenstelling.
Zowel voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling als voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling worden het afgiftebewijs en de (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring ontvangen en gearchiveerd.
4.4.1
Ontvangen en archiveren van het afgiftebewijs
4.4.1.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding neerkomt op 13,1 minuten. De gemiddelde verdeling per profiel voor deze handeling betreft: Hoog 54,8%
Midden 16,8%
Laag 6,9%
Admin 21,5%
In combinatie met de hierboven vermelde uurtarieven, komt de waarde voor deze handeling neer op € 62,41 per uur. Voor zowel aanvragen met eenvoudige als met uitgebreide dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 13,58. 4.4.1.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt door het kernteam als assumptie gehanteerd dat deze handeling vervangen zal worden door correspondentie binnenin de digitale toepassing. De lastendaling per aanvraag komt bijgevolg neer op € 13,58.
4.4.2
Ontvangen en archiveren van de (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring
4.4.2.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding neerkomt op 12,1 minuten. De gemiddelde verdeling per profiel voor deze handeling betreft: Hoog 54,0%
Midden 17,2%
Laag 6,9%
Admin 21,9%
23
In combinatie met de hierboven vermelde uurtarieven, komt de waarde voor deze handeling neer op € 62,27 per uur. Voor zowel aanvragen met eenvoudige als met uitgebreide dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 12,55. 4.4.2.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt door het kernteam als assumptie gehanteerd dat deze handeling vervangen zal worden door correspondentie binnenin de digitale toepassing. De lastendaling per aanvraag komt bijgevolg neer op € 12,55.
4.4.3
Samenvatting FASE 4 EENVOUDIG
UITGEBREID
0-meting
DBA
Impact
0-meting
DBA
Impact
Ontvangen en archiveren van het afgiftebewijs
€ 72.953
€0
€ 72.953
€ 738.267
€0
€ 738.267
Ontvangen en archiveren van de (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring
€ 67.420
€0
€ 67.420
€ 682.276
€0
€ 682.276
TOTAAL
€ 140.373
€0
€ 140.373
€ 1.420.543
€0
€ 1.420.543
Delta
•
•
- 100,0%
- 100,0%
IVP 7: Ontvangen en archiveren van het afgiftebewijs en de (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring voor een dossier met eenvoudige dossiersamenstelling De introductie van DBA zorgt voor een daling van de administratieve lasten van € 140.373 voor de 0-meting tot € 0 voor de potentiële meting voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling. Dit betreft een daling van € 140.373 op jaarbasis, of een totale impact van 100,0%. IVP 8: Ontvangen en archiveren van het afgiftebewijs en de (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring voor een dossier met uitgebreide dossiersamenstelling De introductie van DBA zorgt voor een daling van de administratieve lasten van € 1.420.543 voor de 0-meting tot € 0 voor de potentiële meting voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Dit betreft een daling van € 1.420.543 op jaarbasis, of een totale impact van 100,0%.
24
4.5 FASE 5: Opvolgen van een ingediende aanvraag Binnen deze fase gelden de volgende informatieverplichtingen voor de architecten: • •
IVP 9: Opvolgen van een ingediende aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling; IVP 10: Opvolgen van een ingediende aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling.
Zowel voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling als voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling wordt het te behandelen dossier uit het werkarchief gehaald, wordt de beslissing van het lokale bestuur (vergunning / weigering) ontvangen en gearchiveerd en wordt het papieren dossier vervolgens (finaal) gearchiveerd.
4.5.1
Ophalen van het te behandelen dossier uit het werkarchief
4.5.1.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding neerkomt op 12,4 minuten. De gemiddelde verdeling per profiel voor deze handeling betreft: Hoog 56,9%
Midden 23,6%
Laag 5,1%
Admin 14,4%
In combinatie met de hierboven vermelde uurtarieven, komt de waarde voor deze handeling neer op € 64,33 per uur. Voor zowel aanvragen met eenvoudige als met uitgebreide dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 13,28. 4.5.1.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt door het kernteam als assumptie gehanteerd dat de tijdsbesteding voor deze handeling niet langer significant zal zijn. Het dossier staat binnen de applicatie digitaal quasi dadelijk ter beschikking. De lastendaling per aanvraag komt bijgevolg neer op € 13,28.
4.5.2
Ontvangen en archiveren van de vergunning / weigering naar de aanvrager
4.5.2.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding neerkomt op 18,5 minuten. De gemiddelde verdeling per profiel voor deze handeling betreft: Hoog 57,7%
Midden 20,7%
Laag 4,9%
Admin 16,8%
In combinatie met de hierboven vermelde uurtarieven, komt de waarde voor deze handeling neer op € 63,96 per uur. 25
Voor zowel aanvragen met eenvoudige als met uitgebreide dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 19,67. 4.5.2.2 Toekomstige situatie Onder toepassing van de DBA wordt door het kernteam als assumptie gehanteerd dat de tijdsbesteding voor deze handeling niet langer significant zal zijn. Het ontvangen en archiveren van de beslissing wordt automatisch door de digitale applicatie uitgevoerd. De lastendaling per aanvraag komt bijgevolg neer op € 19,67.
4.5.3
Archiveren van een papieren dossier
4.5.3.1 Huidige situatie Uit de bevraging bleek dat de gemiddelde tijdsbesteding neerkomt op 22,1 minuten. Voor deze handeling worden dezelfde tarieven als van toepassing op de handeling “Ophalen van het te behandelen dossier uit het werkarchief” gehanteerd, zijnde € 64,33 per uur. Voor zowel aanvragen met eenvoudige als met uitgebreide dossiersamenstelling komt de last per handeling neer op € 23,71. 4.5.3.2 Toekomstige situatie Bij gebrek aan een papier dossier onder toepassing van de DBA wordt gesteld dat deze handeling niet langer van toepassing is. De lastendaling per aanvraag komt bijgevolg neer op € 23,71.
4.5.4
Samenvatting FASE 5 EENVOUDIG
UITGEBREID
0-meting
DBA
Impact
0-meting
DBA
Impact
Ophalen van het te behandelen dossier uit het werkarchief
€ 71.322
€0
€ 71.322
€ 721.767
€0
€ 721.767
Ontvangen en archiveren van de vergunning / weigering naar de aanvrager
€ 105.657
€0
€ 105.657
€ 1.069.223
€0
€ 1.069.223
Archiveren van een papieren dossier
€ 127.322
€0
€ 127.322
€ 1.288.474
€0
€ 1.288.474
TOTAAL
€ 304.301
€0
€ 304.301
€ 3.079.464
€0
€ 3.079.464
Delta
•
•
- 100,0%
- 100,0%
IVP 9: Opvolgen van een ingediende aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling De introductie van DBA zorgt voor een daling van de administratieve lasten van € 304.301 voor de 0-meting tot € 0 voor de potentiële meting voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling. Dit betreft een daling van € 304.301 op jaarbasis, of een totale impact van 100,0%. Het finaal archiveren van een dossier neemt 41,8% van deze lastendaling in beslag. IVP 10: Opvolgen van een ingediende aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling De introductie van DBA zorgt voor een daling van de administratieve lasten van € 3.079.464 voor de 0-meting tot € 0 voor de potentiële meting voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. Dit betreft een daling van € 3.079.464 op jaarbasis, of een totale impact van 100,0%. Het finaal archiveren van een dossier neemt 41,8% van deze lastendaling in beslag. 26
5 Samenvatting 5.1 Overzicht van informatieverplichtingen Onderstaande tabel geeft de administratieve lasten per informatieverplichting (IVP) weer. De 0meting verwijst naar de huidige situatie en de potentiële meting verwijst naar de toekomstige situatie zijnde de introductie van de elektronische applicatie “Digitale Bouwaanvraag” (DBA). Inform atieverplichtingen
0 - Meting 2012
Potentiële AL
IVP 1: Voorbereiden van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling
€ 650.394
€ 306.576
IVP 2: Voorbereiden van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling
€ 10.976.569
€ 3.102.489
IVP 3: Aanmaken van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling
€ 5.997.342
€ 1.199.060
IVP 4: Aanmaken van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling
€ 100.348.220
€ 13.231.019
IVP 5: Indienen van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling IVP 6: Indienen van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling IVP 7: Ontvangen en archiveren van het afgiftebew ijs en de (ontvankelijkheidsen) volledigheidsverklaring voor een dossier met eenvoudige dossiersamenstelling IVP 8: Ontvangen en archiveren van het afgiftebew ijs en de (ontvankelijkheidsen) volledigheidsverklaring voor een dossier met uitgebreide dossiersamenstelling IVP 9: Opvolgen van een ingediende aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling IVP 10: Opvolgen van een ingediende aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling Totaal
€ 236.230
€0
€ 2.336.345
€0
€ 140.373
€0
€ 1.420.543
€0
€ 304.301
€0
€ 3.079.464
€0
€ 125.489.780
€ 17.839.145
Voor de detailweergave op het niveau van de handelingen wordt verwezen naar het rekenmodel in bijlage bij dit rapport.
5.2 Variantie analyse De totale lastendaling op jaarbasis van € 107.650.636, of 85,8%, bestaat uit 2 onderdelen: 1
2
€ 5.823.003, of 5,4%, voor aanvragen met eenvoudige dossiersamenstelling. De informatieverplichting “IVP 3: Aanmaken van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling” vertegenwoordigt 82,4% hiervan. € 101.827.633, of 94,6%, voor aanvragen met uitgebreide dossiersamenstelling. De informatieverplichting “IVP 4: Aanmaken van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling” vertegenwoordigt hier 85,6% hiervan.
27
Voor de analyse op het niveau van de handelingen verwijzen we enerzijds naar de samenvattingen van iedere fase, zoals hierboven vermeld. Anderzijds verwijzen we naar de “Bijlage 1: Standaard Kosten Model”. Per type aanvraag kan het volgende onderscheid naar administratieve lasten gemaakt worden: •
•
Een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling: De introductie van DBA zorgt voor een daling van de administratieve lasten per dossier van € 1.365 voor de 0-meting tot € 280 voor de potentiële meting. Dit betreft een daling per dossier met eenvoudige dossiersamenstelling van € 1.084 of 79,5%. Een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling: De introductie van DBA zorgt voor een daling van de administratieve lasten per dossier van € 2.174 voor de 0-meting tot € 301 voor de potentiële meting. Dit betreft een daling per dossier met uitgebreide dossiersamenstelling van € 1.873 of 86,2%.
Impact AL (€) per aanvraag € 2.500,00
2.174
Huidige situatie Potentieel (DBA)
€ 2.000,00 € 1.500,00
1.365
€ 1.000,00 280
301
€ 500,00 € 0,00 Aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling
Aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling
28
6 Bijlage 1: Standaard Kosten Model Onderstaande tabel geeft de administratieve lasten per administratieve handeling (AH) weer. De 0meting verwijst naar de huidige situatie en de potentiële meting verwijst naar de toekomstige situatie, zijnde de introductie van de elektronische applicatie “Digitale Bouwaanvraag” (DBA).
29
0 - Meting 2012 Groepen Indeling IVP 1: Voorbereiden van een aanvraag m et eenvoudige dossiersam enstelling Nagaan van de gemeentelijke regeling inzake de bouw vergunning Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier - Ter plaatse afhalen Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier - Via internet afhalen Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier - Per e-mail opvragen Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier - Per post opvragen Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier - Per telefoon opvragen IVP 2: Voorbereiden van een aanvraag m et uitgebreide dossiersam enstelling Nagaan van de gemeentelijke regeling inzake de bouw vergunning Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier - Ter plaatse afhalen Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier - Via internet afhalen Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier - Per e-mail opvragen Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier - Per post opvragen Verkrijgen van het vergunningsaanvraagformulier - Per telefoon opvragen Invullen van het aanvraagformulier voor het visum van de Orde van Architecten Verkrijgen / afhalen van het visum bij de Orde van Architecten IVP 3: Aanmaken van een aanvraag m et eenvoudige dossiersam enstelling Invullen van het vergunningsaanvraagformulier voor een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling Invullen van de overige formulieren (exclusief het vergunningsaanvraagformulier) voor een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling Opmaken van een inplantingsplan Afdrukken van de tekeningen / Opladen van de nodige plannen in DBA bij 1 exemplaar van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling Afdrukken van de bijkomende foto's voor 1 exemplaar van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling
Potentiële AL
Tx P
Q
AL
Tx P
Q
AL
€ 114,16
5.371
€ 613.152
€ 57,08
5.371
€ 306.576
€ 28,66
659
€ 18.898
€ 0,00
0
€0
€ 3,60
3.950
€ 14.228
€ 0,00
0
€0
€ 3,60
375
€ 1.351
€ 0,00
0
€0
€ 10,02
192
€ 1.924
€ 0,00
0
€0
€ 4,32
195
€ 841
€ 0,00
0
€0
€ 114,16
54.352
€ 6.204.979
€ 57,08
54.352
€ 3.102.489
€ 28,66
6.674
€ 191.248
€ 0,00
0
€0
€ 3,60
39.970
€ 143.983
€ 0,00
0
€0
€ 3,60
3.795
€ 13.670
€ 0,00
0
€0
€ 10,02
1.943
€ 19.466
€ 0,00
0
€0
€ 4,32
1.970
€ 8.515
€ 0,00
0
€0
€ 14,17
54.352
€ 770.340
€ 0,00
0
€0
€ 66,68
54.352
€ 3.624.368
€ 0,00
0
€0
€ 19,78
5.371
€ 106.218
€ 19,78
5.371
€ 106.218
€ 106,19
5.371
€ 570.314
€ 21,24
5.371
€ 114.063
€ 169,94
5.371
€ 912.724
€ 169,94
5.371
€ 912.724
€ 51,45
5.371
€ 276.330
€ 10,13
5.371
€ 54.411
€ 2,03
27.928
€ 56.588
€ 0,00
5.371
€0
30
Samenvoegen van alle nodige documenten voor het samenstellen van 1 exemplaar van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling Verzamelen van de nodige handtekeningen op 1 exemplaar van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling
€ 39,55
5.371
€ 212.440
€ 0,00
5.371
€0
€ 77,70
5.371
€ 417.323
€ 2,17
5.371
€ 11.645
Kopiëren van 1 exemplaar van een aanvraag (volledig dossier min de tekeningen) met eenvoudige dossiersamenstelling Kopiëren van tekeningen van 1 exemplaar van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling IVP 4: Aanm aken van een aanvraag m et uitgebreide dossiersam enstelling Invullen van het vergunningsaanvraagformulier voor een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling Invullen van de overige formulieren (exclusief het vergunningsaanvraagformulier) voor een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling Opmaken van een inplantingsplan
€ 91,11
24.169
€ 2.201.923
€ 0,00
5.371
€0
€ 51,45
24.169
€ 1.243.483
€ 0,00
5.371
€0
€ 24,65
54.352
€ 1.339.631
€ 24,65
54.352
€ 1.339.631
€ 167,35
54.352
€ 9.095.575
€ 33,47
54.352
€ 1.819.115
€ 169,86
54.352
€ 9.232.236
€ 169,86
54.352
€ 9.232.236
Opmaken van een liggingsplan
€ 35,70
54.352
€ 1.940.302
€ 0,00
54.352
€0
Opmaken van een omgevingsplan
€ 45,97
43.722
€ 2.009.813
€ 0,00
54.352
€0
Bundelen van inplantingsplan, liggingsplan en omgevingsplan Afhalen van de betrokken kadasterkaart bij het kadaster Afdrukken van de tekeningen / Opladen van de nodige plannen in DBA bij 1 exemplaar van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling Afdrukken van de bijkomende foto's voor 1 exemplaar van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling Samenvoegen van alle nodige documenten voor het samenstellen van 1 exemplaar van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling Verzamelen van de nodige handtekeningen op 1 exemplaar van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling
€ 36,87
54.352
€ 2.004.140
€ 0,00
54.352
€0
€ 104,64
54.352
€ 5.687.568
€ 0,00
54.352
€0
€ 75,29
54.352
€ 4.092.158
€ 9,83
54.352
€ 534.242
€ 1,97
400.610
€ 787.547
€ 0,00
54.352
€0
€ 57,40
54.352
€ 3.120.051
€ 0,00
54.352
€0
€ 89,12
54.352
€ 4.843.780
€ 5,63
54.352
€ 305.794
Kopiëren van 1 exemplaar van een aanvraag (volledig dossier min de tekeningen) met uitgebreide dossiersamenstelling Kopiëren van tekeningen van 1 exemplaar van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling IVP 5: Indienen van een aanvraag m et eenvoudige dossiersam enstelling
€ 114,37
296.289
€ 33.887.728
€ 0,00
54.352
€0
€ 75,29
296.289
€ 22.307.692
€ 0,00
54.352
€0
Indienen van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling - Verzenden per post
€ 15,32
231
€ 3.538
€ 0,00
0
€0
Indienen van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling - Aangetekend verzenden Indienen van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling - Persoonlijk afleveren
€ 43,91
618
€ 27.123
€ 0,00
0
€0
€ 41,85
4.522
€ 189.251
€ 0,00
0
€0
31
Ontvangen van vraag rond bijkomende informatie voor onvolledige aanvragen Indienen van de aanvulling van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling - Verzenden per post
€ 5,38
352
€ 1.897
€ 0,00
352
€0
€ 15,32
15
€ 232
€ 0,00
0
€0
Indienen van de aanvulling van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling - Aangetekend verzenden Indienen van de aanvulling van een aanvraag met eenvoudige dossiersamenstelling - Persoonlijk afleveren IVP 6: Indienen van een aanvraag m et uitgebreide dossiersam enstelling
€ 43,91
41
€ 1.779
€ 0,00
0
€0
€ 41,85
297
€ 12.410
€ 0,00
0
€0
Indienen van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling - Verzenden per post
€ 15,32
2.337
€ 35.805
€ 0,00
0
€0
Indienen van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling - Aangetekend verzenden Indienen van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling - Persoonlijk afleveren Ontvangen van vraag rond bijkomende informatie voor onvolledige aanvragen Indienen van de aanvulling van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling - Verzenden per post
€ 43,91
6.250
€ 274.482
€ 0,00
0
€0
€ 41,85
45.764
€ 1.915.186
€ 0,00
0
€0
€ 5,38
2.393
€ 12.887
€ 0,00
2.393
€0
€ 15,32
103
€ 1.576
€ 0,00
0
€0
Indienen van de aanvulling van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling - Aangetekend verzenden Indienen van de aanvulling van een aanvraag met uitgebreide dossiersamenstelling - Persoonlijk afleveren IVP 7: Ontvangen en archiveren van het afgiftebew ijs en de (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring voor een dossier m et eenvoudige sam enstelling Ontvangen en archiveren van het afgiftebew ijs Ontvangen en archiveren van de (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring IVP 8: Ontvangen en archiveren van het afgiftebew ijs en de (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring voor een dossier m et uitgebreide sam enstelling Ontvangen en archiveren van het afgiftebew ijs Ontvangen en archiveren van de (ontvankelijkheids- en) volledigheidsverklaring
€ 43,91
275
€ 12.085
€ 0,00
0
€0
€ 41,85
2.015
€ 84.324
€ 0,00
0
€0
€ 13,58
5.371
€ 72.953
€ 0,00
5.371
€0
€ 12,55
5.371
€ 67.420
€ 0,00
5.371
€0
€ 13,58
54.352
€ 738.267
€ 0,00
54.352
€0
€ 12,55
54.352
€ 682.276
€ 0,00
54.352
€0
32
IVP 9: Opvolgen van een ingediende aanvraag m et eenvoudige dossiersam enstelling Ophalen van het te behandelen dossier uit het w erkarchief Ontvangen en archiveren van de vergunning / w eigering naar de aanvrager
€ 13,28
5.371
€ 71.322
€ 0,00
5.371
€0
€ 19,67
5.371
€ 105.657
€ 0,00
5.371
€0
Archiveren van een papieren dossier
€ 23,71
5.371
€ 127.322
€ 0,00
5.371
€0
IVP 10: Opvolgen van een ingediende aanvraag m et uitgebreide dossiersam enstelling Ophalen van het te behandelen dossier uit het w erkarchief Ontvangen en archiveren van de vergunning / w eigering naar de aanvrager
€ 13,28
54.352
€ 721.767
€ 0,00
54.352
€0
€ 19,67
54.352
€ 1.069.223
€ 0,00
54.352
€0
Archiveren van een papieren dossier
€ 23,71
54.352
€ 1.288.474
€ 0,00
54.352
Totaal
€ 125.489.780
€0 € 17.839.145
33
7 Bijlage 2: Bevraging van de Orde van Architecten De resultaten van deze online bevraging worden in een Microsoft Excel bestand ter beschikking gesteld ter aanvulling van dit eindrapport.
34
