Teamprofiel voor de functies Voorzitter en leden Raad van Commissarissen
1. Inleiding Nijestee is de grootste corporatie in de stad Groningen. Met 13.500 woningen biedt Nijestee wat te kiezen voor haar circa 30.000 bewoners in de sociale huursector, in zowat elke wijk van de stad. Nijestee werkt aan prettig wonen, samen met vele partners, zoals de gemeente, collega corporaties, hulpverleningsinstellingen en natuurlijk de bewoners. Nijestee is een maatschappelijke onderneming die serieus werk maakt van duurzaamheid en participatie. Daarnaast zorgt Nijestee voor haar legitimiteit door transparant en integer te acteren. Zij blijft dichtbij haar kerntaak en maakt zelfbewuste, weloverwogen keuzes. Nijestee heeft in 2003 een bestuurlijke herstart gemaakt na de ontvlechting van een fusie met enkele andere corporaties, waarbij onder andere een geheel nieuwe Raad van Commissarissen (RvC) is aangesteld. De RvC van Nijestee bestaat uit minimaal vijf en maximaal zeven personen met diverse specifieke deskundigheden. Kernwoorden bij Nijestee zijn:
nuchter, kritisch, inspirerend, vertrouwen, Good Governance en integriteit.
2. Omschrijving Nijestee Iedere drie jaar herijkt Nijestee haar strategische koers. Het actueel vigerende kader 2014-2016 is genaamd “Vooruit naar de oorsprong”. In dit kader worden 12 punten beschreven die leidend zijn voor het doen en laten van Nijestee: 1. We zien goed en plezierig wonen als basis van bestaan 2. We bieden mensen met lagere inkomens goede, passende woonruimte 3. We bieden bovenal voldoende en betaalbare woningen 4. We dragen merkbaar bij aan de leefbaarheid van onze buurten 5. We besteden extra aandacht aan mensen die zorg en begeleiding nodig hebben 6. We werken sober en doelmatig 7. We nodigen uit 8. We reageren snel en maken duidelijke afspraken 9. We zoeken een balans om energiekosten te besparen 10. We werken samen 11. We houden ons huishoudboekje op orde 12. We werken in en voor de stad In het Strategisch kader richt Nijestee haar blik op de periode 2014-2016. Hiermee werkt zij aan een perspectief dat uitdaagt en inspireert: Nijestee richt zich op een stip aan de horizon. De stad Groningen biedt de komende jaren volop kansen, die kansen wil Nijestee benutten. Ze wil de komende tijd meer loskomen van landelijke politieke agenda’s en in de stad de dingen blijven doen waar behoefte aan is: betaalbare woonruimte bieden aan groepen die dat nodig hebben. Daarbij speelt zij in op maatschappelijke ontwikkelingen. Gevestigde organisaties bepalen niet langer wat goed voor de samenleving is. Mensen nemen steeds vaker zelf initiatieven. Nijestee nodigt bewoners uit om van hun huis een thuis te maken in een straat die van hen is. Met de invoering van de verhuurders- en saneringsheffingen schroefden instanties als het CFV en WSW hun eisen aan onze financiële huishouding op. Ook Nijestee wil dat de volkshuisvestingssector gezond is en stabiel blijft. Nijestee wil ‘bij de rand’ weg: ze legt hogere financiële buffers aan en houdt voldoende geld in haar dagelijkse portemonnee, zodat ze te allen tijde kan voldoen aan de eisen van externe toezichthouders. De toekomst van Nijestee ligt in een veel sterkere binding met bewoners, waarbij bewoners ons niet als instituut ervaren, maar als betrouwbare partner waarmee ze samen werken aan goed wonen in gemêleerde buurten.
3. Omschrijving RvC 3.1 Wijze van werken RvC De Raad van Commissarissen (RvC) is de interne toezichthouder van Nijestee. De RvC toetst de activiteiten van bestuur, directie en de organisatie als geheel aan de eisen die vanuit de wetgever en de samenleving aan de corporatie worden gesteld. Daarnaast is zij sparringpartner voor de directeur-bestuurder. De RvC vervult daarmee een belangrijke schakel tussen de eigen organisatie en het extern toezicht. Werkwijze, taken, bevoegdheden en voorwaarden rond toetreding staan in het ‘Reglement voor de Raad van Commissarissen van Nijestee’. Dit document is op de website van Nijestee te vinden. De RvC is samen met het bestuur verantwoordelijk voor een goede governance structuur. Als richtsnoer hanteert de RvC het verantwoordingskader zoals aangereikt in de Governance Code en de Aedescode. De RvC komt jaarlijks minimaal vier keer bijeen met de bestuurder en de controller. Afhankelijk van de agendapunten kunnen andere directieleden of medewerkers worden uitgenodigd. Om de vier maanden bespreekt de RvC een rapportage. Met behulp van de Balanced Score Card (BSC) geeft het bestuur inzicht in de voortgang van de werkzaamheden en eventuele risico’s. Daarnaast hecht de RvC eraan om goed op de hoogte te blijven van de actualiteit in de stad en zich te verdiepen in de discussies die in de sector spelen. Minimaal een maal per jaar organiseert de RvC een themabijeenkomst over een actueel onderwerp. Naast de reguliere vergaderingen spreekt de voorzitter van de RvC maandelijks met de bestuurder en bestaat de afspraak dat er tussentijds contact is bij calamiteiten of bij negatieve berichtgeving in de pers. Jaarlijks sluit de RvC een prestatiecontract af met de bestuurder. Specialistisch werk wordt voorbereid in commissies, zoals een auditcommissie en een remuneratiecommissie.
3.2 Samenstelling RvC De leden van de RvC worden voor een periode van vier jaar benoemd en mogen maximaal acht jaar aan de RvC deelnemen. Om de onafhankelijkheid van de leden te staven verwijzen we naar het overzicht van hoofd- en nevenactiviteiten in het jaarverslag. Alle leden van de RvC zijn lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) en maken al naar gelang de individuele behoefte gebruik van het professionaliseringsaanbod. De huurderorganisaties hebben het recht twee bindende voordrachten te doen voor de Raad van Commissarissen. In de RvC van Nijestee zijn twee leden op voorspraak van de huurders benoemd. Deze leden nemen het initiatief om minstens twee maal per jaar met de georganiseerde huurders overleg te voeren. Eenmaal per jaar vindt een overleg plaats van de voltallige RvC met de georganiseerde huurders en met de Ondernemingsraad (OR). Deze gesprekken vinden plaats zonder de aanwezigheid van de bestuurder. De RvC staat jaarlijks stil bij haar eigen functioneren. Bewaken van de juiste kennis en ervaring zijn continue aandachtspunten binnen de RvC: gevolgde opleidingen en het bijspijkeren van kennis vormen een vast onderwerp tijdens de jaarlijkse zelfevaluatie. De honorering van de commissarissen is conform de Wet Normering Topinkomens (WNT).
3.3 Integriteit De RvC is zich ten volle bewust van het belang om de integriteit in de eigen organisatie te bevorderen en te waarborgen. Wet- en regelgeving op het terrein van het bestrijden van normafwijkend gedrag, fraude en witwassen in de sector vereist een goed intern toezicht. Voorwaarde voor integriteit is relevante en juiste informatie. Het bestuur voorziet vanuit de lijnorganisatie zoveel mogelijk in die behoefte, maar de RvC maakt ook actief gebruik van externe informatiebronnen. Zo is de accountant aanwezig bij de behandeling van de jaarrekening in de RvC-vergadering. Daarnaast heeft de voorzitter van de RvC een gesprek onder vier ogen met de accountant en wordt de accountant jaarlijks gevraagd een apart onderdeel van de organisatie te onderzoeken. Nijestee voert actief beleid op de integriteit van de organisatie en haar medewerkers. In het Reglement voor de RvC staan bepalingen opgenomen over de omgang met vertrouwelijke informatie en onverenigbaarheid van functies. Voor de medewerkers van Nijestee zijn algemene gedragsregels opgesteld waar zij zich aan dienen te houden. De Gedragscode beschrijft onder andere de omgang met gevoelige informatie, nevenactiviteiten en richtlijnen tijdens het onderhandelingsproces bij vastgoedtransacties. Voor directieleden geldt een Directiestatuut en voor de bestuurder een Bestuursstatuut. In de procuratieregeling is vastgelegd welke bevoegdheden de bestuurder en de managers hebben om uitgaven te doen. Daarnaast kent Nijestee een Klokkenluidersregeling die medewerkers de gelegenheid biedt om vermoedens van misstanden te melden bij de interne vertrouwenspersoon. Ook kan een externe vertrouwenspersoon via de Arbodienst ingeschakeld worden. Het Integriteitsbeleid, de Gedragscode en andere relevante documenten van Nijestee zijn te vinden op de website: www.nijestee.nl
3.4 Teamprofiel RvC Profielschets voor de gehele RvC: Nijestee kiest nadrukkelijk voor een maatschappelijk betrokken RvC. Om de taken adequaat te kunnen uitoefenen moet de RvC zodoende maatschappelijk breed geïnformeerd zijn. Een betrokkenheid die vorm krijgt door middel van actieve participatie in maatschappelijk georiënteerde organisaties. Zo ontstaat contact met voor Nijestee relevante partijen. Hierbij valt te denken aan de doelgroep voor sociale verhuur, zorg, welzijn, onderwijs, openbaar bestuur en het bedrijfsleven. De leden van de RvC hebben een eigen netwerk en in ieder geval kennis van voor Nijestee relevante netwerken. Diverse leden van de RvC hebben hun netwerk in de Groningse regio. Elk lid van de RvC moet een generalist zijn met de benodigde kwaliteiten om verschillende aspecten integraal af te wegen, gericht op het belang van Nijestee als geheel. Naast deze kwaliteiten beschikt ieder lid over een specifieke deskundigheid die wordt ingezet ter verhoging van de kwaliteit van de RvC als geheel. Als team worden de volgende disciplines verwacht binnen de RvC: · Volkshuisvesting, stedelijke ontwikkeling, ruimtelijke ordening · Financiën, bedrijfseconomie, treasury · HRM & organisatieontwikkeling · Juridische zaken · Vastgoed (beheer), projectontwikkeling Vanuit de Governance Code voor Woningcorporaties wordt geëist dat de leden van de RvC geen conflicterende belangen hebben, waaronder in ieder geval behoren (zie limitatief overzicht in de betreffende Governance Code): · Bestuurders van andere corporaties in de regio; · Medewerkers van Nijestee of personen die regelmatig werkzaamheden voor Nijestee verrichten · Personen die lid zijn van het college van gedeputeerde staten van Groningen, het college van B&Wde gemeenteraad- , dan wel ambtenaren-, van de gemeente Groningen, dan wel werkzaam zijn bij WSW, ministerie of waterschap; · Personen die lid zijn van een orgaan die zich ten doel stelt de belangen van de provincie of de gemeente te behartigen;
Competenties van alle leden RvC De commissarissen: · Onderschrijven en bewaken de invulling van de missie en visie van Nijestee als Maatschappelijke Onderneming; · Hebben inzicht in en gevoel voor de maatschappelijke ontwikkelingen en verhoudingen; · Zijn voldoende beschikbaar om zich in te zetten voor een adequate invulling van de functie; · Zijn bereid aangesteld te worden voor een periode van vier jaar met een mogelijkheid tot verlenging; · Tonen affiniteit met de stad en de regio; Op het gebied van kennis en ervaring; De commissarissen: · Beschikken over academisch werk- en denkniveau; · Beschikken over basale kennis van volkshuisvesting en vastgoed; · Beschikken over basale kennis over financieel-economische en juridische vraagstukken; · Hebben het vermogen om strategische doelstellingen te beoordelen en in hun samenhang te bezien; · Hebben ruime bestuurlijke ervaring en bij voorkeur aantoonbare toezichthoudende kwaliteiten; · Beschikken over een juist evenwicht in betrokkenheid in het toezicht en bestuurlijke afstand; bekend met de issues van corporate governance; rolvast in de uitvoering; · Beschikken over een actief bestuurlijk netwerk; maatschappelijk actief; · Zijn bereid tot permanente bijscholing in relevante onderwerpen voor Nijestee en het toezicht houden; Op het gebied van houding; De commissarissen: · Hebben het vermogen om de adviserende en toezichthoudende rol in teamverband uit te kunnen oefenen; klankbord voor de directeur-bestuurder; · Tonen voorbeeldgedrag in integriteit, verantwoordelijkheidsgevoel en een onafhankelijke opstelling; · Tonen moed om een eigenstandige mening te verdedigen binnen een collegiale besluitvorming; · Kunnen en willen aansluiten bij de Groningse mentaliteit van ‘recht door zee’, informeel gedrag en onderling vertrouwen; · Zijn communicatief binnen de RvC, als wel naar andere gremia; · Komen op geen enkele wijze in een belangenconflict met Nijestee; Specifieke competenties van de voorzitter RvC; de voorzitter: · Voldoet aan de algemene competenties; · Bewaakt de competenties van de overige RvC-leden · Heeft specifieke ervaring en deskundigheid op het gebied van Volkshuisvesting, · Voert met betrokkenheid en met ‘hart voor de zaak’ de regie; Bij Nijestee (en bij Groningen) past hierbij een nuchtere attitude zonder poespas; · Heeft een bewezen sterk landelijk netwerk in de volkshuisvesting, op het gebied van bestuur of politiek, zonder een te groot ego; Statuur; · Is zeer goed in staat om met de directeur-bestuurder te sparren, hem scherp te houden en hem te inspireren; · Is een goede voorzitter van de vergadering in technische zin, maar ook iemand die gevoel heeft voor intermenselijke relaties binnen de RvC, dan wel binnen Nijestee; de voorzitter moet de anderen leden van de RvC, evenals de directeur-bestuurder, de ruimte bieden te excelleren in de vergadering; · Is specifiek goed in communicatieve vaardigheden, inclusief crisisbestendig gedrag. De contacten met de stakeholders is expliciet de verantwoordelijkheid van de directeur-bestuurder; · Is voor Nijestee een leidend figuur op het gebied van Governance en Integriteit; · Is de voortrekker in reflectie – zelfevaluatie van de RvC - evenals in de beoordeling van de directeurbestuurder; · Voert regie op de aangeleverde informatie voor de raad, zodat de vergaderingen effectief en efficiënt verlopen;
3.5 Taken De taken en bevoegdheden van de RvC als volgt vastgesteld: a. de vaststelling van de jaarstukken en jaarbegroting; b. de vaststelling en wijziging van strategische beleidsplannen; c. het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de stichting met andere rechtspersonen, personenvennootschappen of organisaties; d. de beëdiging van de dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers tegelijkertijd of binnen een kort tijdsbestek; e. een ingrijpende wijziging in de arbeidsomstandigheden en voorwaarden van een aanmerkelijk aantal werknemers; f. het aangaan van een fusie door de stichting; g. de wijziging van de statuten; h. de ontbinding van de stichting; i. het aanvragen van faillissement of surséance van betaling; j. het vaststellen en wijzigen van het beleggings- en investeringsbeleid met bijbehorende procedures; k. de uitgifte van schuldbrieven ten laste van de stichting; l. het aangaan van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt; m. het treffen van pensioenregelingen en het toekennen van pensioenrechten, anders dan ingevolge een groepsgewijze pensioenregeling ingevolge afspraken bij of krachtens de Collectieve Arbeids Overeenkomst (C.A.O.) voor personeel in dienst van woningcorporaties; n. het aangaan van transacties waarbij tegenstrijdige belangen van de leden van het bestuur en/of leden van de raad van commissarissen spelen die van materiële betekenis zijn voor de stichting en/of voor de betreffend leden van de raad van commissarissen; o. het aangaan van geldleningen en overeenkomsten boven een door de raad van commissarissen te bepalen waarde, voor zover de raad aan deze geldlening niet reeds eerder zijn goedkeuring heeft gehecht bij goedkeuring van de begroting of het beleidsplan; p. de vaststelling, wijziging en intrekking van het bestuursstatuut; q. de opdracht tot het uitvoeren van een visitatie of een daarvoor in de plaats te treden regeling, bij de stichting en de wijze van uitvoering van en verslaglegging over de visitatie; r. het goedkeuren van een investering ten behoeve van de volkshuisvesting, indien daar ten minste € 3 miljoen mee is gemoeid; s. het opstellen van een overzicht ten behoeve van de gemeente van voorgenomen werkzaamheden op het grondgebied van deze gemeente, waaruit afgeleid kan worden welke werkzaamheden zijn voorzien en welke bijdrage daarmee is beoogd aan de uitvoering van het volkshuisvestingsbeleid dat in die gemeente geldt. Het overzicht heeft betrekking op de eerstvolgende vijf kalenderjaren;
Los van de beschreven taken en bevoegdheden in de statuten, heeft de RvC de plicht om de minister actief te informeren over zaken die de minister behoort te weten om zijn taak goed uit te kunnen oefenen.
Groningen, 2 juni 2015.
Datum 1e vergadering februari
Planning en controlcyclus · Rapportage 3 voorgaande jaar
Thema en beleid · Reflectie (terugblik afgelopen jaar) · Communicatie
Overig · Prestatiecontract bestuurder · Managementletter
2e vergadering april
· · ·
Rapportage 1 lopende jaar Jaarverslag vorig jaar Gesprek met de accountant
· · ·
Portfoliobeleid Locaties Werkbezoek
·
Uitgangspunten begroting
3e vergadering juni
·
Actualiteitennotitie
· ·
·
Zelfevaluatie RvC
4e vergadering september (begin)
·
Rapportage 2 lopende jaar
·
·
Herijking Risicoprofiel Nijestee
·
Verduurzaming Actualiteit wetgeving/regelgeving (herijking) Stedelijke prestatieafspraken Voortgang verkoop
· ·
Ontwikkelingen in de organisatie Personeelsbeleid/compliance
·
Rapportages toezichthouders/ toezichtbrief
· ·
Participatie Vooruitblik volgend jaar
·
Jaarlijks overleg OR - voorzitter + ander RvC lid) Jaarlijks overleg RvC en Participatieraad Evt. (her)benoeming leden RvC Professionaliseringsplan RvC en bestuurder Jaarplan RvC volgend jaar
5e vergadering oktober (eind) 6e vergadering december.
· ·
Begroting volgend jaar Actualiteitennotitie
· · · ·
