1. Inleiding 2 2. Basisbeginselen Inloggen Bureaublad Menubalk Terugkerende functies 4

Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Basisbeginselen

2 3

2.1 Inloggen 2.2 Bureaublad 2.3 Menubalk 2.4 Terugkerende functies

3 3 4 4

3. Aan de slag met Troublefree Retail

5

3.1 Relaties 3.2 Artikelbeheer 3.3 Offerte 3.4 Order 3.5 Pakbon 3.6 Factuur 3.7 Voorraadbeheer

6 9 12 13 20 21 23

4. Haal meer uit Troublefree Retail

25

4.1 Relaties 4.2 Artikelbeheer 4.3 Order 4.4 Factuur 4.5 Instellingen

25 27 31 35 38

5. Overige modules

42

Redactie: Niels Korst 06 1750 2518 Versie: september 2009

-1-

Handleiding Troublefree Retail

1. Inleiding Hartelijk gefeliciteerd met uw keuze voor Troublefree Retail, hét pakket voor de veeleisende ondernemer. Met dit pakket kunt u op overzichtelijke en gebruikersvriendelijke wijze al uw orders en bijkomende zaken beheren. Deze handleiding helpt u op weg bij het gebruik van Troublefree Retail. Het eerste gedeelte (hoofdstuk 2 en 3) behandelt de basisbeginselen en kernmodules van het pakket. U kunt zo het programma gebruiken voor de meest gebruikte doeleinden. Het tweede gedeelte (hoofdstuk 4) bespreekt enkele extra mogelijkheden, waarmee u nog meer uit Troublefree Retail kunt halen. Ook biedt deze handleiding een overzicht van alle beschikbare modules, zodat u desgewenst uw eigen pakket kunt samenstellen. Mocht u tijdens het gebruik van Troublefree Retail aanlopen tegen problemen, dan biedt deze handleiding uitkomst. Blijkt dat niet voldoende, dan kunt u contact opnemen met Troublefree Software support: 0252 - 783195 of [email protected].

-2-


2. Basisbeginselen In dit hoofdstuk staan enkele basisbeginselen van Troublefree Retail beschreven. 2.1 Inloggen Voor u inlogt is het belangrijk dat u Mozilla Firefox - en niet Internet Explorer - als uw internetbrowser instelt. U kunt deze gratis downloaden via www.mozilla.com. In uw browser tikt u het adres van de website in: https://my.troublefree.nl. U komt vervolgens direct in het inlogscherm terecht.

Het inlogscherm.

U gebruikt hier uw inloggegevens (Username, Password en Bedrijf) om toegang te krijgen tot Troublefree Retail. Klikt u het vakje Onthouden aan, dan onthoudt het systeem uw bedrijfsnaam. Zo hoeft u deze niet elke keer opnieuw in te voeren. Let op: dit heeft geen invloed op de veiligheid van het systeem. 2.2 Bureaublad Na het inloggen komt u terecht op uw bureaublad, het startscherm van Troublefree Retail.

Het bureaublad.

-3-


U vindt hier een overzicht van enkele taken binnen de modules. Zo ziet u in één oogopslag welke zaken prioriteit hebben. Ook kunt u hier berichten en nieuws plaatsen voor andere gebruikers binnen uw bedrijf (via de module Nieuws). 2.3 Menubalk De menubalk is een herkenbaar onderdeel van het pakket. Deze bevindt zich boven in het scherm.

De menubalk.

In de menubalk vindt u alle beschikbare modules, die u kunt openen door deze aan te klikken. Later in deze handleiding worden de modules nader toegelicht. Aan de rechterkant van de menubalk vindt u de knop Uitloggen. Als u het pakket wilt afsluiten, is het raadzaam om dat via deze knop te doen. Zo logt u veilig uit en zijn uw gegevens niet toegankelijk voor anderen. 2.4 Terugkerende functies Het systeem kent enkele functies die binnen verschillende modules terugkeren.

Enkele terugkerende functies binnen Troublefree Retail: Opslaan, Verwijderen, Sluiten en de actieve relatie.

Rechtsboven in het scherm vindt u de knoppen Opslaan, Verwijderen en Sluiten. 

Opslaan: u slaat de doorgevoerde wijzigingen in het bestand (tussentijds) op. Vervolgens kunt u verder werken in hetzelfde bestand.



Verwijderen: u verwijdert het bestand. Let op: deze informatie wordt niet voorgoed verwijderd, maar op een andere locatie gearchiveerd.



Sluiten: u slaat de doorgevoerde wijzigingen in het bestand op en sluit het scherm af

Links in het scherm vindt u een kolom met de gegevens van de actieve relatie. Dit is de relatie die u het laatst hebt geopend. In deze kolom kunt u via een aantal snelkoppelingen direct acties ondernemen (bijv. gegevens aanpassen, een offerte maken of direct naar de openstaande facturen van deze relatie).

-4-


3. Aan de slag met Troublefree Retail Troublefree Retail is een pakket met vele mogelijkheden. In dit hoofdstuk wordt de kern beschreven, zodat u het voor de meest gebruikte doeleinden kunt inzetten. Hieronder ziet u een schematische weergave van de kern van het pakket. Alle onderdelen zijn zelfstandige modules binnen Troublefree Retail.

Schematische weergave van de kern van het pakket.

Uw uiteindelijke doel als ondernemer is het maken, verzenden en factureren van orders. Het centrum van het pakket is dan ook de module Order. Relaties (klanten) en artikelen (zoals producten, diensten of tarieven) zijn vaak de basis van een order. Een klant wil bepaalde artikelen afnemen. De modules Relaties en Artikelbeheer kunt u dan ook zien als de basismodules van dit pakket. Het is uiteraard niet verplicht deze modules te gebruiken. In de meeste gevallen gaat een offerte vooraf aan een order. Dit is echter een stap die in de praktijk wel eens overgeslagen wordt. Voor een vaste klant maakt u wellicht direct een order. Zodra u een order hebt gemaakt en verwerkt, kunt u deze leveren en factureren. Deze handelingen vinden plaats onder de module Order. De pakbon (als bewijs van levering) vindt u onder de module Pakbon, de factuur onder de module Factuur. De facturen binnen Troublefree Retail kunt u - of uw accountant - vervolgens exporteren naar een administratief pakket. Met behulp van de optionele module Aansluiting met King kunt u uw facturen bijvoorbeeld exporteren naar King Financieel. In het standaardpakket van Troublefree Retail vindt u ook de module Voorraadbeheer. Indien gewenst reserveert deze module uw artikelen direct bij het aanmaken van een order en voorziet u vervolgens van een uitgebreid besteladvies. Zo weet u bijtijds wanneer u nieuwe artikelen moet bestellen. In dit hoofdstuk vindt u een beschrijving van de modules uit het schema. U maakt via vragen en antwoorden kennis met de basis van het pakket. In hoofdstuk 4 leest u hoe u nog meer uit deze modules haalt. Ook vindt u in hoofdstuk 4 een beschrijving van de module Instellingen. Deze module is evenals de module Statistiek een standaardmodule. Met de module Instellingen kunt u de basisgegevens van het systeem naar eigen wens aanpassen, met de module Statistiek kunt u relevante managementinformatie bekijken. U vindt hier bijvoorbeeld grafieken en tabellen met betrekking tot omzet en kosten.

-5-


3.1 Relaties De module Relaties is een van de basismodules van het pakket. Zonder relaties (klanten) kunt u geen orders maken. Omdat deze module aan het begin van de keten staat, wordt deze als eerste besproken. In deze paragaaf vindt u het antwoord op de volgende vragen: 1. Hoe maak ik een nieuwe relatie aan? 2. Hoe zoek ik een bestaande relatie op? 3. Hoe wijzig ik een bestaande relatie? 1. Hoe maak ik een nieuwe relatie aan? In de module Relaties klikt u in het startscherm op Nieuwe relatie. Vervolgens komt u in een leeg relatiescherm terecht en voert u de gegevens van de nieuwe relatie handmatig in. Vergeet hierna niet om de relatie op te slaan!

Het aanmaken van een nieuwe relatie.

In de bovenste helft van het scherm voert u de uitgebreide NAW-gegevens in. Het invoeren van adresgegevens gebeurt aan de hand van een automatische postcodecheck. Als de vakjes van de postcode en het huisnummer groen kleuren, dan hebt u een bestaand adres ingevoerd. Kleurt minstens een van beide vakjes rood, dan herkent de postcodecheck het adres niet. Als u toch zeker weet dat dit adres het juiste is, dan vult u onderaan het scherm handmatig de adresgegevens in. Let op: dit kunt u niet in de bovenste helft van het scherm doen. In het onderste deel van het scherm voert u aanvullende gegevens in. U vindt hier enkele tabbladen, die u naar eigen wens kunt gebruiken. Sommige tabbladen komen in uw contacten met relaties goed van pas (Gesprekken of Opmerking voor het vastleggen van informatie). Andere geven u belangrijke informatie over een relatie (Grafieken of Historie voor inzicht in het ‘klantgedrag’). Het tabblad Basisgegevens is handig om een aantal standaardzaken vast te leggen.

Het bepalen van het soort relatie.

U geeft hier onder andere aan welk label u aan deze relatie wilt hangen (Soort relatie). Dit bepaalt in de rest van het pakket in welke rol u deze relatie kunt selecteren.

-6-


2. Hoe zoek ik een bestaande relatie op? In het startscherm van de module Relaties kunt u op twee manieren een bestaande relatie opzoeken. Als u de beginletter van de relatie weet, dan klikt u het tabblad met de juiste letter aan. Vervolgens klikt u de relatie aan in de weergegeven lijst.

Het opzoeken van een bestaande relatie via de beginletter.

Een andere manier om een bestaande relatie op te zoeken is via een zoekopdracht.

Het opzoeken van een bestaande relatie via een zoekopdracht.

In de eerste zoekbalk voert u de naam van de relatie in. Als u slechts een deel van de naam weet, dan vult u alleen het bekende gedeelte in. De zoekopdracht levert dan alle relaties op waar deze letters achter elkaar in voorkomen. U kunt ook meerdere zoekwoorden gebruiken, bijvoorbeeld de postcode en het huisnummer. U vult deze gescheiden door een komma (zonder spaties) in het zoekveld in. U kunt uw zoekopdracht beperken door bijvoorbeeld het soort relatie (Type) of de relatiegroep (meer informatie in paragraaf 4.1) aan te geven. Dan levert de zoekopdracht alleen resultaten op binnen die geselecteerde gebieden. 3. Hoe wijzig ik een bestaande relatie? Als u een bestaande relatie wilt wijzigen, dan zoekt u deze op (zie vraag en antwoord hiervoor). Vervolgens komt u terecht in het scherm van de betreffende relatie.

Het wijzigen van een bestaande relatie.

-7-


U wijzigt in dit scherm de gewenste gegevens. Vergeet bij het verlaten van het scherm niet om uw gegevens ook op te slaan. Haal meer uit Troublefree Retail Wilt u ook weten hoe u onder andere… 

Relatiegroepen aanmaakt



Standaardgegevens invult

 Prijsafspraken vastlegt? Blader dan door naar hoofdstuk 4.

-8-


3.2 Artikelbeheer De module Artikelbeheer is evenals de module Relaties een van de basismodules van het pakket. Artikelen (in de vorm van producten, diensten of tarieven) zijn immers een belangrijk onderdeel van uw orders. In deze paragaaf vindt u het antwoord op de volgende vragen: 1. Hoe maak ik een nieuw artikel aan? 2. Hoe zoek ik een bestaand artikel op? 3. Hoe wijzig ik een bestaand artikel? 1. Hoe maak ik een nieuw artikel aan? In de module Artikelbeheer klikt u in het startscherm op Nieuw artikel. Vervolgens komt u in een leeg artikelscherm terecht en voert u de gegevens van het nieuwe artikel handmatig in. Vergeet hierna niet om het artikel op te slaan!

Het aanmaken van een nieuw artikel.

In de bovenste helft van het scherm voert u enkele basisgegevens in, zoals de omschrijving en de fabrikant van het artikel en een eventuele barcode. In het onderste deel van het scherm voert u aanvullende gegevens in. U vindt hier enkele tabbladen, die u naar eigen wens kunt gebruiken. Sommige tabbladen bieden u inzicht in de bestel- en orderhistorie van dit artikel. Met andere tabbladen kunt u artikelgerelateerde informatie toevoegen, zoals informatie over de verpakking of de prijs.

Het bepalen van de prijs van een artikel.

-9-


Onder het tabblad Prijs berekent u in de linkerkolom de verkoopprijs. U vult de inkoopprijs, de winstmarge, het BTWtarief en een eventuele korting in. Vervolgens wordt de verkoopprijs berekend. Let op: u kunt deze waarden met percentages (in de witte vakjes) of met de bedragen (in de rekensom in het grijs) invullen. Als u een variant op een bestaand artikel wilt aanmaken, dan kunt u deze klonen.

Het klonen van een bestaand artikel.

Onder het tabblad Klonen vindt u deze functie. Dit is vooral handig bij artikelen met grotendeels dezelfde gegevens als een bestaand artikel. Alle gegevens worden dan gekopieerd naar een nieuw artikel. 2. Hoe zoek ik een bestaand artikel op? In het startscherm van de module Artikelbeheer zoekt u via een zoekopdracht een bestaand artikel op.

Het opzoeken van een bestaand artikel via een zoekopdracht.

In de eerste zoekbalk voert u de naam van het artikel in. Als u slechts een deel van de naam weet, dan vult u alleen het bekende gedeelte in. De zoekopdracht levert dan alle artikelen op waar deze letters achter elkaar in voorkomen. U kunt ook meerdere zoekwoorden gebruiken, bijvoorbeeld het artikel en het merk. U vult deze gescheiden door een komma (zonder spaties) in het zoekveld in. U kunt uw zoekopdracht beperken door bijvoorbeeld de artikelgroep of de fabrikant aan te geven. Dan levert de zoekopdracht alleen resultaten op binnen de geselecteerde categorieën. Ook kunt u rechts van de zoekbalkjes de optie Op voorraad aanvinken. De zoekopdracht zal dan alleen artikelen opleveren die op voorraad zijn. Als u de gevonden artikelen gedetailleerd wilt bekijken, dan klikt u een van de resultaten aan. U komt dan terecht in het scherm van een bestaand artikel, met de knoppen Vorige en Volgende.

- 10 -


Het nauwkeurig doorzoeken van de zoekresultaten met de knoppen Vorige en Volgende binnen een zoekopdracht.

Met deze knoppen kunt u door de gedetailleerde resultaten van de betreffende zoekopdracht heen klikken. 3. Hoe wijzig ik een bestaand artikel? Als u een bestaand artikel wilt wijzigen, dan zoekt u deze op (zie vraag en antwoord hiervoor). Daarna komt u terecht in het scherm van het betreffende artikel.

Het wijzigen van een bestaand artikel.

U wijzigt in dit scherm de gewenste gegevens. Vergeet hierna niet om uw gegevens ook op te slaan. Haal meer uit Troublefree Retail Wilt u ook weten hoe u onder andere… 

Artikelgroepen aanmaakt



De prijs als reseller vastlegt



Externe gegevens in uw eigen systeem importeert

 De voorraad van een artikel bijhoudt? Blader dan door naar hoofdstuk 4.

- 11 -


3.3 Offerte De module Offerte biedt u de mogelijkheid offertes op te stellen en te versturen aan uw relaties. Deze stap vindt in principe plaats voorafgaand aan het opstellen van een order, maar wordt in de praktijk ook wel eens overgeslagen. Omdat deze module eenzelfde opzet kent als de module Order, vindt u informatie hierover in de volgende paragraaf (3.4 Order). Waar u de term Order leest, kunt u deze ook vervangen door de term Offerte.

- 12 -


3.4 Order De module Order is het hart van Troublefree Retail. Zonder orders draait u immers geen omzet. In deze paragaaf vindt u het antwoord op de volgende vragen: 1. Hoe maak ik een order aan? 2. Hoe lever ik een order uit? 3. Hoe factureer ik een order? 4. Hoe zoek ik een order op? N.B. Deze module kent eenzelfde opzet als de module Offerte. 1. Hoe maak ik een order aan? U kunt op twee verschillende manieren een order aanmaken. U klikt in het startscherm van de module Order op Nieuwe Order maken of u klikt in de linkerkolom (met de actieve relatie) op Een order maken. In dat laatste geval worden de relatiegegevens direct in de order verwerkt.

Het aanmaken van een order.

Vervolgens komt u terecht in het basisscherm voor een nieuwe order. Hier voert u de benodigde gegevens in.

Het invoeren van gegevens voor een nieuwe order.

- 13 -


In het bovenste gedeelte koppelt u de order aan een relatie en kunt u aanvullende informatie invoeren. Onder het tabblad Basisgegevens vult u de gegevens van de betreffende relatie en een aantal bijkomende zaken (zoals betalingsen leveringswijze en leveringsdatum) in. Het tabblad Afspraak biedt u de mogelijkheid om afspraken met de klant vast te leggen. Vergeet daarbij niet de optie Afspraak gemaakt aan te vinken. Bij de optie Referentie geeft u een beschrijving van de order, waarmee u deze later kunt terugvinden. De groen gekleurde balkjes (Relatie en Afleveringsadres, in geval van bezorging) zijn verplicht. Voor het adres kiest u in het groene balkje uit de in het pakket bekende adressen voor deze relatie. De optie Medewerker is gekoppeld aan de inloggegevens en wordt automatisch ingevuld. In het onderste deel rondt u de order af. Onder het tabblad Regels invoeren voert u de artikelen voor de order in. U vult de gewenste artikelen en hoeveelheden in (kolommen Aantal, Eenheid en Omschrijving). Vervolgens wordt de totaalprijs berekend op basis van de ingevoerde artikelprijzen en kortingen. U kunt deze prijsgegevens ook handmatig nog aanpassen. Met de eerste kolom (Nr.) deelt u uw order op in verschillende categorieën. U schaart zo gelijksoortige artikelen onder eenzelfde noemer. Dit maakt uw order overzichtelijk.

Het overzichtelijk indelen van een order.

De categorieën krijgen in eerste instantie alleen een nummer. Dit verschijnt (tussen haakjes) boven de artikelen, waaraan u dit nummer hebt gekoppeld. Vervolgens kunt u achter dit nummer (boven de artikelen) klikken en zelf een gewenste tekst invoeren. Deze tekst is een beschrijving voor de onderliggende artikelen. Met de pijltjes links van de rijen verandert u binnen een categorie de volgorde van de artikelen. Deze omschrijving en volgorde vindt u vervolgens terug op de order. Als u alle artikelen hebt ingevoerd, dan kunt u de orderbevestiging afdrukken met de knop Print onderaan het scherm. Vergeet niet uw order op te slaan! 2. Hoe lever ik een order uit? Als u een order wilt uitleveren, dan klikt u op de knop Leveren rechts onderaan het scherm. U kunt ook kiezen voor de optie Leveren en factureren. Dit is bijvoorbeeld handig bij een balieklant, die de order afhaalt en direct betaalt.

- 14 -


Het leveren van een order.

In beide gevallen komt u terecht in een nieuw scherm. Hieronder beschrijven we het scherm, als u voor de optie Leveren hebt gekozen.

Het aanmaken van de pakbon.

U vindt in dit scherm de gegevens van de pakbon. Het bovenste gedeelte bevat enkele basisgegevens, het onderste gedeelte de artikelen van de order. U kunt desgewenst de gegevens in het bovenste gedeelte (bijv. het afleveradres) aanpassen. Als de pakbon akkoord is, dan klikt u bovenaan het scherm op de knop Opslaan en afdrukken. De pakbon wordt geprint en de laatste wijzigingen worden direct opgeslagen. 3. Hoe factureer ik een order? Als u een order wilt factureren, dan klikt u op de knop Factureren rechtsonder in het scherm. U kunt ook kiezen voor de optie Leveren en factureren.

- 15 -


Het factureren van een order.

Beide knoppen zijn rood, omdat u het factureren van een order niet meer ongedaan kunt maken. In beide gevallen komt u terecht in een nieuw scherm. Hieronder beschrijven we het scherm, als u voor de knop Factureren hebt gekozen.

Het aanmaken van de factuur.

U vindt in dit scherm de gegevens van de factuur. Het bovenste gedeelte bevat enkele basisgegevens over de factuur, het onderste gedeelte de artikelen van de order. U kunt desgewenst de gegevens in het bovenste gedeelte (bijv. de betalingswijze) aanpassen. Ook kunt u een aanbetaling verwerken in de factuur.

Het verwerken van een aanbetaling in de factuur.

- 16 -


U kiest een betalingswijze, waarna het te betalen bedrag automatisch in de regel eronder verschijnt. U past dit bedrag zelf aan en vervolgens verschijnt een nieuwe betalingswijze en het restbedrag. Zo splitst u het totaalbedrag op in een reeds betaald en een nog te betalen bedrag. Als de factuur akkoord is, dan klikt u bovenaan het scherm op de knop Opslaan en afdrukken. De factuur wordt geprint en de laatste wijzigingen worden direct opgeslagen. 4. Hoe zoek ik een order op? In het startscherm van de module Order kunt u een order opzoeken. Hiervoor voert u linksboven in het scherm een (deel van een) trefwoord in. Dit kan de naam van de relatie (Debiteur) of een korte beschrijving (Referentie) zijn.

Het opzoeken van een order met trefwoorden.

Vervolgens krijgt u een selectie van de orders die dit (deel van een) trefwoord bevatten. In principe zoekt u alleen op basis van de gegevens uit het orderoverzicht. Als u het vakje Uitgebreid aanvinkt, dan zoekt u ook op (delen van) artikelnamen. Wilt u een zoekopdracht met meerdere trefwoorden uitvoeren, dan vult u deze in het zoekveld in. U scheidt de trefwoorden door een komma (zonder spaties). Vervolgens krijgt u een selectie van orders die beide trefwoorden bevatten. Bij het uitvoeren van een zoekopdracht kunt u ook de zoekcriteria rechtsboven in het scherm aanpassen.

Het aanpassen van de zoekcriteria.

- 17 -


U geeft criteria aan, zoals de status van de order (van niet tot compleet afgehandeld), de leveringswijze of een periode, waarbinnen de orders geleverd worden. Dit is handig als u een koerier verwacht en u alle door hem af te leveren orders in één oogopslag wilt bekijken. U bepaalt zelf welke criteria u aangeeft. Zo maakt u een selectie op maat. Links van deze criteria vindt u de middelste kolom van het zoekgedeelte (Tonen: Vandaag, Morgen, Overmorgen, Alles). Deze kolom bevat snelkoppelingen naar de ingevoerde afleverdata. Een klik op de knop Vandaag levert een selectie van orders op, die u vandaag moet afleveren. In het orderoverzicht vindt u in de rechterkolom een aantal letters (C, L, F en G) in gekleurde vakjes. Deze letters en kleuren bevatten belangrijke informatie over de status van de betreffende order.

Belangrijke orderinformatie in een oogopslag met de letters C, L, F en G.

Hieronder staat de betekenis van deze letters en kleuren kort beschreven. 

C: Is de orderbevestiging verstuurd naar de klant? o Groen: Ja, de orderbevestiging is verstuurd naar de klant. o Rood: Nee, de orderbevestiging is (nog) niet verstuurd naar de klant.



L: Is de order geleverd? o Groen: Ja, de order is volledig geleverd. o Oranje: Ja, de order is deels geleverd (meer informatie vindt u in paragraaf 4.3). o Rood: Nee, de order is nog niet geleverd. o Grijs: Nee, de order is nog niet vrijgegeven voor levering (meer informatie vindt u in paragraaf 4.3).



F: Is de order gefactureerd? o Groen: Ja, de order is volledig gefactureerd. o Oranje: Ja, de order is deels gefactureerd (meer informatie vindt u in paragraaf 4.3). o Rood: Nee, de order is nog niet gefactureerd. o Grijs: Nee, de order is nog niet vrijgegeven voor facturering (meer informatie vindt u in paragraaf 4.3).



G: Zijn de artikelen uit de order gereserveerd? (meer informatie vindt u in de paragrafen 3.7 en 4.2). o Groen: Ja, de artikelen zijn gereserveerd. o Oranje: Ja, de artikelen zijn deels gereserveerd. o Rood: Nee, er is geen voorraad van deze artikelen. o Grijs: Er is geen voorraadbeheer voor deze artikelen.

- 18 -


Haal meer uit Troublefree Retail Wilt u ook weten hoe u onder andere… 

Deelleveringen en/of deelfacturen maakt



Aanbetalingen verwerkt



Snel meerdere orders levert en factureert



Uw orders overzichtelijk en up-to-date houdt

 De lay-out van uw orderbevestiging aanpast? Blader dan door naar hoofdstuk 4.

- 19 -


3.5 Pakbon De module Pakbon bevat een overzicht van de pakbonnen van alle ingevoerde orders. Een door de klant ondertekende pakbon is het bewijs van levering. Het is dan ook een onmisbaar onderdeel van Troublefree Retail. In deze paragaaf vindt u het antwoord op de volgende vraag: 1. Hoe zoek ik een pakbon op? N.B. In de module Order hebt u kunnen lezen hoe u een order uitlevert en een pakbon maakt. 1. Hoe zoek ik een pakbon op? In het startscherm van de module Pakbon zoekt u een pakbon op via een zoekopdracht.

Het opzoeken van een pakbon via een zoekopdracht.

U voert linksboven in het scherm een (deel van een) trefwoord in. Dit kan de naam van de relatie, het afleveradres of een korte beschrijving van de order (referentie) zijn. Vervolgens krijgt u een selectie van de pakbonnen die dit (deel van een) trefwoord bevatten. U zoekt enkel op basis van de gegevens uit het pakbonoverzicht. Wilt u een zoekopdracht met meerdere trefwoorden uitvoeren, dan vult u deze in het zoekveld in. U scheidt de trefwoorden door een komma (zonder spaties). Vervolgens krijgt u een selectie van pakbonnen die deze trefwoorden bevatten.

- 20 -


3.6 Factuur De module Factuur is een essentieel onderdeel. Zonder factuur vindt er immers geen betaling plaats. In deze paragaaf vindt u het antwoord op de volgende vragen: 1. Hoe zoek ik een factuur op? 2. Hoe werk ik de betalingen bij? N.B. In de module Order hebt u kunnen lezen hoe u een order factureert en een factuur maakt. 1. Hoe zoek ik een factuur op? In het startscherm van de module Factuur zoekt u een factuur op via een zoekopdracht. U kunt hiervoor boven het factuuroverzicht zowel (delen van) trefwoorden als criteria invoeren.

Het opzoeken van een factuur via een zoekopdracht.

Achter de optie Zoekterm voert u een (deel van een) trefwoord in. Dit kan het factuurnummer of de naam van de relatie zijn. U zoekt enkel op basis van de gegevens uit het factuuroverzicht. Wilt u een zoekopdracht met meerdere trefwoorden uitvoeren, dan vult u deze in het zoekveld in. U scheidt de trefwoorden door een komma, zonder spaties. Met de overige opties voert u criteria voor de zoekopdracht in. U geeft bijvoorbeeld aan of de gezochte factuur al betaald is en binnen welke periode de factuur is aangemaakt. Ook kunt u de gewenste relatie selecteren. Als u de juiste zoekopdracht hebt ingevoerd, dan klikt u rechts in het scherm op Go! Vervolgens krijgt u een selectie van de facturen die aan de zoekopdracht voldoen. 2. Hoe werk ik de betalingen bij? Het is in Troublefree Retail niet mogelijk om facturen te wijzigen, nadat u deze hebt aangemaakt. Wel kunt u binnen een factuur de betalingen bijwerken. Dit is handig als een balieklant (een deel) van het openstaande bedrag betaalt of als u een via telebankieren ontvangen betaling wilt verwerken. In het factuuroverzicht klikt u voor de gewenste factuur in de rechterkolom op de knop Wijzigen.

Het bijwerken van betalingen.

Vervolgens komt u terecht in het betalingsscherm van de betreffende factuur. Hier werkt u de betalingen bij door de bedragen aan te passen.

- 21 -


Het aanpassen van de bedragen.

U voert hier het betaalde bedrag en de betalingswijze in en klikt vervolgens op de knop Opslaan. Het betaalde en openstaande bedrag worden automatisch bijgewerkt. Haal meer uit Troublefree Retail Wilt u ook weten hoe u onder andere… 

Een herinnering stuurt voor niet-betaalde facturen



Een creditfactuur aanmaakt

 Meerdere facturen tegelijk afdrukt? Blader dan door naar hoofdstuk 4.

- 22 -


3.7 Voorraadbeheer De module Voorraadbeheer helpt u uw voorraad op peil te houden. In paragraaf 4.2 leest u hoe u met de module Artikelbeheer de voorraad van artikelen bijhoudt. De module Voorraadbeheer voorziet u vervolgens van adviezen. Zodra een artikel niet meer uit voorraad leverbaar is, stelt het systeem een besteladvies op. Zo hoeven uw orders niet lang te blijven liggen. In deze paragaaf vindt u het antwoord op de volgende vragen: 1. Hoe plaats ik een bestelling? 2. Hoe verwerk ik een ontvangen bestelling? 1. Hoe plaats ik een bestelling? Het startscherm van de module Voorraadbeheer toont alle besteladviezen. Om een bestelling te plaatsen verwerkt u een besteladvies op de juiste manier. Een besteladvies bevat onder andere de artikelcode, een omschrijving van het artikel, de opgegeven minimale voorraad en het geadviseerde bestelaantal.

Het verwerken van een besteladvies.

U kiest in de betreffende regel van het overzicht de juiste leverancier en past desgewenst het bestelaantal in de linkerkolom aan. Hierna klikt u linksboven in het scherm op de knop Vernieuwen, kiest u (nogmaals) de gewenste leverancier en klikt u op de knop Bestellen. Vervolgens kunt u de bestelling van de artikelen afronden.

Het bestellen van artikelen.

In het bovenste gedeelte van het scherm vindt u enkele algemene gegevens van de bestelling (zoals de in het systeem bekende contactgegevens van de leverancier en de besteldatum). In het onderste gedeelte maakt u de bestelling definitief. U past desgewenst de inkoopprijs handmatig in (bijv. op basis van een telefonische afspraak) en vult de verwachte leverdatum in. Hierna klikt u linksonder in het scherm op de knop Artikelen bestellen. De bestelling wordt dan automatisch in het systeem verwerkt. Vergeet niet om de bestelling ook naar de leverancier te e-mailen of af te drukken en deze vervolgens te faxen. U klikt hiervoor op de knop E-mailen of Afdrukken linksonder in het scherm.

- 23 -


2. Hoe verwerk ik een ontvangen bestelling? Heeft u een bestelling ontvangen, dan kunt u deze eenvoudig in Troublefree Retail verwerken. U klikt in het startscherm van de module Voorraadbeheer op Openstaande inkoop. U vindt hier een overzicht van alle lopende bestellingen. Per bestelling ziet u onder andere de bestel- en verwachte leverdatum, de totale bestelhoeveelheid en de reeds geleverde hoeveelheid.

Het opnemen van artikelen in de voorraad.

Als u artikelen binnenkrijgt, dan verwerkt u dit aantal in de kolom Nu geleverd. Dit kan de totale bestelling zijn, maar ook een deel ervan. Hierna klikt u linksonder in het scherm op de knop Artikelen opnemen in voorraad. Als referentie dient u het nummer van de pakbon (van de levering) in te voeren. Vervolgens worden de artikelen in het systeem verwerkt en worden deze automatisch over de openstaande orders verdeeld. Dit kan tot gevolg hebben dat in het orderoverzicht de kleur van de letter G verandert (zie paragraaf 3.4).

- 24 -


4. Haal meer uit Troublefree Retail In de vorige hoofdstukken hebt u de basistoepassingen van het systeem leren kennen. In dit hoofdstuk vindt u extra mogelijkheden binnen de beschreven modules. Zo haalt u nog meer uit Troublefree Retail! 4.1 Relaties 1. Hoe maak ik een relatiegroep aan? Het werken met relatiegroepen levert u als gebruiker enkele voordelen op. U hoeft niet voor iedere relatie steeds dezelfde gegevens in te voeren. De koppeling aan een relatiegroep volstaat dan. Ook kunt u de gegevens van een relatiegroep analyseren, zonder dit voor alle losse relaties te doen. En u kunt snel de contactgegevens van een relatiegroep selecteren, als u een mailing wilt versturen. Om een relatiegroep aan te maken klikt in het startscherm van de module Relaties op Relatiegroepen. Vervolgens komt u in een leeg relatiegroepscherm terecht en voert u de gegevens van de relatiegroep handmatig in. Vergeet hierna niet om de gegevens op te slaan!

Het aanmaken van een relatiegroep.

U kunt hier onder andere een omschrijving geven van de groep, een betalingstermijn of leveringswijze invoeren en een vaste korting voor de leden van deze groep vaststellen. Als u een relatiegroep hebt aangemaakt, dan koppelt u een relatie aan de gewenste relatiegroep.

Het koppelen van een relatie aan een relatiegroep.

In het hoofdscherm van de betreffende relatie kiest u linksboven voor de gewenste relatiegroep. Vervolgens worden de ingevoerde gegevens van de relatiegroep gekoppeld aan deze relatie.

- 25 -


2. Hoe voer ik standaardgegevens voor een relatie in? Onder het tabblad Basisgegevens kunt u standaardgegevens invoeren. Deze worden standaard meegenomen in de contacten met de klant (zoals via offertes, orders en facturen).

Het invoeren van standaardgegevens voor een relatie.

In de derde kolom voert u deze gegevens in. U geeft hier bijvoorbeeld aan op welke wijze u de artikelen vervoert of levert en of u in uw contacten met de klant de prijzen standaard exclusief of inclusief BTW communiceert. 3. Hoe voer ik een prijsafspraak in? Voor elke relatie kunt u een speciale prijsafspraak instellen. Zo kunt u voor een vaste klant een afwijkend kortingspercentage hanteren. In het scherm van de betreffende relatie kiest u hiervoor het tabblad Prijsafspraken.

Het invoeren van een prijsafspraak.

In de linkerkolom stelt u een vaste korting in die geldt voor alle artikelen. In de rechterkolom stelt u kortingen in voor losse artikelen, artikelgroepen of artikelen van een bepaalde fabrikant. Als u deze prijsafspraken hier vastlegt, dan worden de kortingen automatisch verwerkt in offertes en orders.

- 26 -


4.2 Artikelbeheer 1. Hoe maak ik een artikelgroep aan? Het werken met artikelgroepen levert u als gebruiker enkele voordelen op. U hoeft niet voor ieder artikel steeds dezelfde gegevens in te voeren. De koppeling aan een artikelgroep volstaat dan. Ook kunt u de gegevens van een artikelgroep (bijv. prijsverloop of verkoopgeschiedenis) analyseren, zonder dit voor alle losse artikelen te doen. Om een artikelgroep aan te maken klikt in het startscherm van de module Artikelbeheer op Artikelgroepen. Vervolgens komt u in een leeg artikelgroepscherm terecht en voert u de gegevens van de artikelgroep handmatig in. Vergeet hierna niet om de gegevens op te slaan!

Het aanmaken van een artikelgroep.

U kunt hier onder andere een omschrijving geven van de groep, een koppeling maken met een bovenliggende hoofdgroep, een BTW-tarief of standaardwinstmarge op de inkoopprijs instellen en een vaste korting voor de artikelen van deze groep vaststellen. Als u een artikelgroep hebt aangemaakt, dan koppelt u een artikel aan de gewenste artikelgroep.

Het koppelen van een artikel aan een artikelgroep.

In het hoofdscherm van het betreffende artikel kiest u linksboven voor de gewenste artikelgroep. Vervolgens worden de ingevoerde gegevens van de artikelgroep gekoppeld aan dit artikel.

- 27 -


2. Hoe voer ik een prijs als reseller in? Als u met resellers (wederverkopers) werkt, dan kunt u naast de normale verkoopprijs (zie paragraaf 3.2) ook een prijs als reseller invoeren. In het scherm van het betreffende artikel kiest u hiervoor het tabblad Prijs.

Het invoeren van een prijs als reseller.

In de tweede kolom voert u de gewenste prijsgegevens als reseller in. U vult de inkoopprijs, de winstmarge (als percentage of als bedrag) en het BTW-tarief in. Vervolgens wordt de verkoopprijs berekend. Let op: u kunt deze waarden handmatig aanpassen, ook als er geen wit vakje zichtbaar is. 3. Hoe pas ik snel gegevens van meerdere artikelen aan? Soms wilt u in een handomdraai de gegevens van meerdere artikelen aanpassen. Als u al uw prijzen wilt wijzigen, dan is het prettig als u niet elk artikel in het systeem hoeft te openen. In dat geval kiest u in het startscherm van de module Artikelbeheer voor Import/Export.

Het snel aanpassen van gegevens van meerdere artikelen.

Als u zelf handmatig wijzigingen wilt doorvoeren in de bestaande artikelgegevens, dan exporteert u de gegevens naar Excel. U kiest dan in het Import/Exportscherm voor de onderste toepassing (Artikelen exporteren).

- 28 -


Het exporteren van gegevens naar Excel.

U kunt kiezen of u artikelen uit een bepaalde artikelgroep of van een specifieke fabrikant wilt downloaden in een Excelbestand. U kunt ook kiezen alle artikelen te exporteren naar Excel. Vervolgens werkt u deze gegevens handmatig bij in het bestand. Vergeet hierna niet deze aanpassingen in Excel op te slaan! Het bijgewerkte bestand importeert u vervolgens weer in Troublefree Retail via de bovenste toepassing in het Import/Exportscherm (Bestand importeren).

Het importeren van gegevens uit Excel.

U kunt hier niet alleen een gewijzigd bestand (zie hierboven) uploaden, maar ook een geheel nieuw bestand. Denk bijvoorbeeld aan een lijst met nieuwe artikelen van een leverancier, die u direct in het systeem wilt importeren. Dit voorkomt dat u elk artikel handmatig moet invoeren.

Het koppelen van geïmporteerde gegevens aan uw systeem.

Na het uploaden van het bestand maakt u desgewenst een koppeling met de bestaande gegevens. Linksboven in het scherm maakt u een match. Als u bijvoorbeeld de prijzen van artikelen hebt bijgewerkt, dan maakt u een match op de artikelnaam of -code. Het systeem vervangt dan de oude prijzen van de artikelen door de nieuwe. Als u een geheel nieuwe lijst artikelen wilt importeren, dan maakt u geen match. U kiest voor de optie Alles als nieuw importeren. De artikelen worden dan toegevoegd aan de bestaande artikelen. 4. Hoe houd ik de voorraad van een artikel bij? Om de voorraad van een artikel bij te houden klikt u in het scherm van het betreffende artikel op het tabblad Voorraadbeheer.

- 29 -


Het bijhouden van de voorraad van een artikel .

In de linkerkolom vinkt u aan dat u van dit artikel de voorraad wilt bijhouden. Vervolgens geeft u de minimale en de maximale voorraad aan. De minimale voorraad bepaalt wanneer het systeem een besteladvies geeft voor dit artikel (zie paragraaf 3.7). Ook geeft u in deze kolom de bestelhoeveelheid (ook verpakkingseenheid genoemd) aan. In de middelste kolom houdt u de voorraad handmatig bij. De totale voorraad bestaat uit de vrije voorraad (in voorraad en vrij om te leveren) en de gereserveerde voorraad (in voorraad, maar al gereserveerd voor een order). Als u handmatig de vrije voorraad hebt aangepast, dan vinkt u de optie Bijwerken aan. Bij het opslaan van de gegevens werkt het systeem de voorraad automatisch bij. Ook kunt u in deze kolom de standaardleverancier van het artikel instellen (balkje in de rechterkolom). De onderste rij van dit tabblad geeft u informatie over de voorraad en bestellingen van dit artikel. Zo heeft u in een oogopslag zicht op de hoeveelheden. Deze tabellen kunt u niet aanpassen.

Zicht houden op de voorraad van een artikel.

Hieronder staat de betekenis van deze tabellen kort beschreven. 

Reserveringen: Deze artikelen zijn op voorraad, maar reeds gereserveerd door een order. De letter G in het orderoverzicht geeft deze informatie per order weer (zie paragraaf 3.4).



Backorder: Deze artikelen zijn niet op voorraad, maar wel ingevoerd in een order.



In bestelling: Deze artikelen zijn niet op voorraad, maar wel besteld.

Meer informatie over het bestellen van artikelen vindt u in paragraaf 3.7.

- 30 -


4.3 Order 1. Hoe lever en/of factureer ik orders in delen? U kunt desgewenst orders in delen leveren en/of factureren. Hiervoor opent u de betreffende order en het tabblad Regels invoeren in het onderste deel van het orderscherm.

Het aanmaken van deelleveringen en -facturen.

U ziet hier de artikelen van de order, zoals u deze hebt ingevoerd. Om een deellevering en/of deelfactuur aan te maken klikt u in de regel van een of meer gewenste artikelen links op het plusteken. Vervolgens rolt een extra menu uit.

Het invoeren van aantallen voor deelleveringen en -facturen.

In dit menu geeft u aan hoeveel artikelen u wilt leveren en/of factureren. Het systeem werkt vervolgens de nog te leveren aantallen artikelen van de order automatisch bij. Om de deellevering en/of deelfactuur daadwerkelijk uit te voeren kiest u onderaan het scherm een actie.

- 31 -


Het uitvoeren van deelleveringen en -facturen.

Voor een deellevering kiest u optie D (Alle nu te leveren artikelen leveren), voor een deelfactuur kiest u optie E (Alle nu te factureren artikelen factureren). De verdere afhandeling van de pakbon en/of factuur verloopt hetzelfde als bij het leveren/factureren van volledige orders (zie paragraaf 3.4). 2. Hoe verwerk ik een aanbetaling? Als een klant een aanbetaling doet voor een order, dan verwerkt u dit eenvoudig in Troublefree Retail. Hiervoor opent u de betreffende order en kiest u onderaan het scherm een actie.

Het verwerken van een aanbetaling.

U kunt kiezen om een aanbetaling van een bepaald percentage van de totale order (optie G) of van een bepaald bedrag (optie H) te verwerken. Vervolgens verschijnt de aanbetaling in de regels van de order en wordt de totale factuur verminderd met het reeds aanbetaalde bedrag. 3. Hoe lever en factureer ik snel meerdere orders? Als u uw orders goed hebt bijgewerkt, dan kunt u snel meerdere orders leveren en/of factureren. Hiervoor klikt u in het orderoverzicht op de eerste twee pictogrammen rechtsboven in de rode balk. Met het eerste pictogram factureert u orders, met het tweede levert u deze.

- 32 -


Snel leveren en factureren van meerdere orders.

Als u kiest om orders te leveren, dan krijgt u een selectie van orders die klaar zijn voor levering. Dit zijn orders waarvan de artikelen gereserveerd zijn (zie paragraaf 3.7). Als u kiest om orders te factureren, dan krijgt u een selectie van orders die klaar zijn voor facturering. Dit zijn reeds geleverde orders. In beide gevallen kunt u uit deze selectie de gewenste orders kiezen door deze in de rechterkolom aan te vinken. Tot slot kiest u voor de optie Geselecteerde regels leveren of Geselecteerde regels factureren. Voordat u op deze manier orders uitlevert en/of factureert, dient u deze in het scherm van de betreffende order eerst vrij te geven.

Het vrijgeven van een order.

In het bovenste deel van het scherm zet u een vinkje bij de optie Order vrijgeven voor levering en/of Order vrijgeven voor facturering. Vervolgens verandert de kleur van het vakje met de letters F en L in het orderoverzicht van grijs naar rood/oranje. 4. Hoe houd ik mijn orders overzichtelijk en up-to-date? Als u Troublefree Retail gebruikt, dan zult u vele orders maken. In uw orderoverzicht kunnen ook enkele onvolledige orders staan. Dit gebeurt als u (per ongeluk) tussentijds een op te stellen order wegklikt. Zo ontstaat een ‘vervuild’ bestand, dat u eenvoudig opschoont.

- 33 -


Het opschonen van het orderoverzicht.

In het startscherm van de module Order klikt u rechtsboven in de rode balk op het sleutelpictogram. Vervolgens kiest u de optie Orders opschonen. Het systeem verwijdert dan alle orders zonder artikelen. Let op: als u bewust een order onvolledig hebt opgeslagen, dan zal deze ook worden verwijderd. 5. Hoe pas ik de lay-out van mijn orderbevestiging aan? Om de lay-out van uw orderbevestiging aan te passen klikt u in het scherm van de betreffende order op het tabblad Lay-out en opmaak.

Het aanpassen van de lay-out van de orderbevestiging.

In het linkergedeelte maakt u een keuze uit enkele voorgeprogrammeerde sjablonen. Deze sjablonen verschillen in de weergave van de kop- en voetteksten op de orderbevestiging. In het rechtergedeelte vindt u enkele prijsopties. U geeft aan of u de totaal, de eenheids-, de regel- en/of de kopprijs op de orderbevestiging wilt weergeven. Ook bepaalt u of u de prijzen inclusief of exclusief BTW weergeeft. Als u de lay-out verder wilt aanpassen, dan kunt u contact opnemen met Troublefree Software support: 0252 - 783195 of [email protected].

- 34 -


4.4 Factuur 1. Hoe stuur ik een herinnering voor niet-betaalde facturen? Helaas komt het voor dat uw klanten de rekeningen niet altijd op tijd bepalen. Gelukkig hebt u met Troublefree Retail eenvoudig zicht op deze facturen. In het startscherm van de module Factuur klikt u hiervoor in de balk bovenaan het scherm op de knop Verlopen.

Het in beeld brengen van verlopen facturen.

U krijgt een overzicht van de verlopen facturen: niet-betaalde facturen waarvan de betalingstermijn is verstreken. Per factuur vindt u onder andere de naam van de relatie, een korte beschrijving, het nog te betalen bedrag en de dagen dat de betalingstermijn is verstreken. Zo onderscheidt u eenvoudig de echte wanbetalers van de relaties die het per ongeluk vergeten zijn. Met één druk op de knop stuurt u uw relatie een betalingsherinnering per e-mail.

Het versturen van een betalingsherinnering.

Als u op het zwarte pijltje achter Herinnering klikt, dan vraagt het systeem het voor deze relatie bekende e-mailadres te checken of - indien deze niet bekend is - deze in te voeren. Als u dit hebt gedaan, dan verstuurt het systeem een herinnering. U kunt de herinnering bekijken als u op de knop Herinnering klikt.

- 35 -


2. Hoe maak ik een creditfactuur aan? Het kan voorkomen dat een klant bij levering uw artikelen niet accepteert. Het is in het systeem niet mogelijk om in zo´n situatie een bestaande factuur te wissen. U moet dan ook een creditfactuur aanmaken. Hiervoor klikt u in het startscherm van de module Factuur op de knop Nieuwe factuur, waarna u de gewenste gegevens invult.

Het aanmaken van een creditfactuur.

U selecteert een relatie, voor wie de creditfactuur bestemd is. Ook voert u enkele betalingskenmerken in (betalingsvoorwaarden en -termijn) en u plaatst een vinkje achter de optie Creditfactuur (in het oranje). Vervolgens slaat u de factuur op, waarna het systeem de creditfactuur automatisch een nummer geeft. Na het opslaan verschijnt naast de knop Opslaan ook de knop Naar regels. Met deze knop kunt u aanvullende gegevens van de creditfactuur invoeren.

Het invoeren van de gegevens voor een creditfactuur.

U vult hier een omschrijving van de creditfactuur (bijvoorbeeld ‘Creditfactuur voor factuur 01234567’) en enkele prijsgegevens in. In de laatste kolom geeft u aan op welke post u deze creditfactuur wilt boeken. Als u alle gegevens hebt ingevuld, dan klikt u op de knop Opslaan rechtsonder in het scherm. De factuur verschijnt dan (in het oranje) in het factuuroverzicht. Vervolgens kunt u de oorspronkelijke factuur en de creditfactuur tegen elkaar wegstrepen door beide handmatig op betaald te zetten (zie paragraaf 3.6). 3. Hoe druk ik meerdere facturen tegelijk af? Voor de boekhouding moet u een papieren overzicht van alle facturen bijhouden. Het is dan handig om in één keer meerdere facturen tegelijk af te drukken. Hiervoor zoekt u in het startscherm van de module Factuur de gewenste facturen op (zie paragraaf 3.6 voor informatie over het opzoeken van facturen). Dit zijn bijvoorbeeld alle facturen van een bepaalde relatie en/of een bepaalde periode.

- 36 -


Het afdrukken van meerdere facturen tegelijk.

Als u de gewenste selectie hebt gemaakt, dan kiest u rechtsboven in het scherm de actie Alles afdrukken en klikt u op de knop Go. Alle facturen worden vervolgens in een pdf-bestand onder elkaar geopend. Deze pdf kunt u handmatig opslaan of afdrukken.

- 37 -


4.5 Instellingen De module Instellingen kent een aparte positie binnen Troublefree Retail. U vindt deze dan ook niet terug in het basisschema in hoofdstuk 3. Met deze module legt u onder andere enkele basisinstellingen voor het systeem vast en maakt u nieuwe gebruikers aan. Hieronder leest u meer over de mogelijkheden van deze module. In deze paragaaf vindt u het antwoord op de volgende vragen: 1. Hoe bewerk ik de basisgegevens van het systeem? 2. Hoe leg ik de basisinstellingen van het systeem vast? 3. Hoe achterhaal ik welke gebruiker wijzigingen heeft doorgevoerd? 4. Hoe maak ik een nieuwe gebruiker aan? 1. Hoe bewerk ik de basisgegevens van het systeem? Troublefree Retail maakt gebruik van zogenaamde stambestanden, bestanden met basisgegevens waar het systeem uit put. Dit zijn bijvoorbeeld mogelijke betalingstermijnen of BTW-codes. U bewerkt deze gegevens desgewenst eenvoudig door in de module Instellingen te kiezen voor de optie Stambestanden.

Het bewerken van stambestanden.

In de linkerkolom vindt u bestanden die u niet kunt wijzigen. Als u deze aanklikt, dan ziet u in het rechtergedeelte de bijbehorende basisgegevens. U kunt deze wel naar eigen wens aanpassen of verwijderen. Voor het aanpassen bewerkt u de bestaande regel, voor het verwijderen plaatst u een vinkje in de rechterkolom. Vervolgens klikt u op Opslaan. Denk goed na voor u gegevens verwijdert, want orders kunnen hieraan gekoppeld zijn. Ook kunt u nieuwe gegevens toevoegen. Hiervoor vult u het onderste (lege) veld in en klikt u op Opslaan. Vervolgens verschijnen deze gegevens in het overzicht erboven. 2. Hoe leg ik de basisinstellingen van het systeem vast? Sommige instellingen wilt u eenmaal vastleggen en er daarna niet meer naar om hoeven kijken. Denk bijvoorbeeld aan de gegevens van uw bedrijf, de gewenste printinstellingen of de standaardteksten voor orders en offertes. Onder de optie Settings in de module Instellingen kunt u deze gegevens (onder de tabbladen Home en Printinstellingen) vastleggen.

- 38 -


Het vastleggen van basisinstellingen.

Ook kunt u onder de optie Settings handmatig een back-up maken van het systeem. Troublefree Retail maakt automatisch back-ups en bewaart deze zeven dagen lang. Als u graag zelf ook een back-up aanmaakt, dan kiest u voor het tabblad Backup database. U kunt vervolgens de download handmatig starten. 3. Hoe achterhaal ik welke gebruiker wijzigingen heeft doorgevoerd? Als een gebruiker een wijziging heeft doorgevoerd, is het soms handig om te achterhalen wie dit is geweest. Met de optie Log in de module Instellingen kunt u dit eenvoudig doen. U voert een zoekopdracht uit om te zien welke gebruiker wanneer heeft ingelogd.

Het bekijken van de inloghistorie.

U voert hier criteria voor de zoekopdracht in. Dit kan een bepaalde periode zijn, waarbinnen u alle logins wilt bekijken, of u kunt het inloggedrag van een specifieke gebruiker bekijken. Vervolgens krijgt u een overzicht van de logins die aan deze criteria voldoen. Zo achterhaalt u welke gebruiker was ingelogd op het moment van de wijziging.

- 39 -


4. Hoe maak ik een nieuwe gebruiker aan? Als u een nieuwe gebruiker wilt aanmaken, dan kiest u voor de optie Gebruikers in de module Instellingen.

Het toevoegen van een nieuwe gebruiker.

U vindt onder het tabblad Home een overzicht van de bestaande gebruikers. Onderaan het scherm voegt u een gebruiker toe door de gebruikersnaam in te voeren en te klikken op de knop Toevoegen. Vervolgens verschijnt de nieuwe gebruiker in het overzicht. Om gegevens voor deze nieuwe gebruiker toe te voegen, klikt u in de linkerkolom van het overzicht op de gebruikersnaam.

Het invoeren van gegevens van de nieuwe gebruiker.

U koppelt de gebruiker aan een groep (zie de volgende alinea voor meer informatie over gebruikersgroepen) en een medewerker (optie Relatie) en u voegt desgewenst een e-mailadres en IP-adres toe. Als u het IP-adres op 0.0.0.0 laat staan, dan kan de gebruiker overal inloggen. U kunt ook kiezen om alleen het IP-adres van het werk in te voeren, zodat de gebruiker niet vanuit huis kan inloggen. Als u alle gegevens hebt ingevoerd, dan klikt u op de knop Opslaan. Het aanmaken van gebruikersgroepen is handig om voor meerdere gebruikers dezelfde rechten in te stellen. U kiest hiervoor het tabblad Groepen. U kunt hier op dezelfde wijze als voor losse gebruikers onderaan het overzicht een nieuwe groep aanmaken. Vervolgens klikt u in het overzicht op de betreffende groepsnaam om de gegevens van de groep in te voeren.

- 40 -


Het invoeren van gegevens van de nieuwe gebruikersgroep.

U geeft hier per module aan welke rechten de groep heeft. U kunt een groep geen toegang (geen rechten), gebruikerstoegang (gedeeltelijke rechten) of beheerderstoegang (volledige rechten) geven. Ook voegt u hier desgewenst een IP-adres toe voor de groep. Na het invoeren van de gegevens klikt u op de knop Opslaan onderaan het scherm. U kunt vervolgens gebruikers koppelen aan deze groep.

- 41 -


5. Overige modules In dit hoofdstuk vindt u een overzicht van alle optionele modules van Troublefree Retail. Deze kunt u desgewenst afzonderlijk van elkaar afnemen. Bent u geïnteresseerd in een van deze modules of wilt u extra informatie ontvangen, dan kunt u contact opnemen met Troublefree Software support: 0252 - 783195 of [email protected].

Abonnement: U heeft een helder overzicht van alle terugkerende facturen. Erg handig als u voor uw klanten abonnementen afsluit, die periodieke facturen met zich meebrengen.

Bestanden: U voegt foto’s toe aan artikelen. Erg handig voor nieuwe werknemers of voor klanten van een webshop (zie module Webshop).

E-mail: U heeft een overzicht van alle verstuurde e-mails vanuit de verschillende modules. De module is uitgerust met een zoekfunctie, waarmee u snel kunt nagaan of bepaalde e-mails al zijn verstuurd.

Fax: U heeft een overzicht van alle verstuurde faxen vanuit de verschillende modules. De module is uitgerust met een zoekfunctie, waarmee u snel kunt nagaan of bepaalde faxen al zijn verstuurd.

Labels: U maakt eenvoudig adreslabels aan. Erg handig als u snel aan al uw relaties - of een selectie ervan - een mailing wilt versturen.

Orderscherm: U heeft in één oogopslag overzicht over orders die u de komende dagen moet leveren. Ideaal om in een magazijn te gebruiken bij het klaarzetten van bestellingen, zeker met de handige touchscreentoepassing.

Point of sale: U verwerkt in een handomdraai een bestelling. Erg handig als u artikelen bij balieverkoop direct aan de klant meegeeft. De module - met touchscreentoepassing - stuurt bovendien kassalades, barcodescanners en pinapparaten aan.

Presentatie: U geeft artikelen uit het systeem weer in een visueel aantrekkelijke presentatie. Handig als u in de showroom op een plasmascherm aanbiedingen wilt presenteren.

Reparaties: U registreert alle defecte en door de klant geretourneerde artikelen. Een ideale toepassing voor garantieafhandeling.

SMS: U verstuurt handmatig en goedkoop berichten naar medewerkers en klanten.

Warehousing: U registreert met barcodescanners de in- en uitvoer van artikelen in uw magazijn. Handig - in aanvulling op de module Voorraadbeheer - om uw magazijn te beheren.

Webshop: U koppelt Troublefree Retail aan een webshop. Bestellingen van de webshop komen direct binnen in het systeem.

- 42 -


1. Inleiding 2 2. Basisbeginselen Inloggen Bureaublad Menubalk Terugkerende functies 4

Recommend Documents